KI für gemeinnützige Organisationen nutzen

Moderne und leistungsstarke Technologien sind für gemeinnützige Organisationen oft aus einem einfachen Grund unerreichbar: Sie sind teuer.

Die neueste Technologie kann nicht nur teuer in der Anschaffung sein, sondern auch in der Schulung der Mitarbeiter, der Wartung, der Aktualisierung und der langfristigen Pflege. Daher neigen gemeinnützige Organisationen dazu, bewährte, einfache tools zu verwenden, mit denen jeder vertraut ist.

Künstliche Intelligenz ändert das!

Kernprodukte der KI wie ChatGPT und Google Gemini sowie KI-integrierte Tools wie ClickUp ermöglichen gemeinnützigen Organisationen außergewöhnliche Vorteile.

Dieser Blogbeitrag ist eine Einführung in den Einsatz von KI für gemeinnützige Organisationen, damit Sie die Vorteile der besten heute verfügbaren Technologie nutzen können.

Das Potenzial von KI im gemeinnützigen Sektor verstehen

Wenn Sie einen Computer benutzen, sind Sie wahrscheinlich schon mit KI am Arbeitsplatz in Berührung gekommen. ChatGPT erfreut sich als Alternative zur Google-Suche immer größerer Beliebtheit. Die Microsoft 365-Toolsuite verfügt über CoPilot. Canva, ein beliebtes Design-Tool für gemeinnützige Organisationen, hat KI in seine Plattform integriert.

Zu angemessenen Kosten bieten diese leistungsstarken Features mehrere Vorteile, darunter:

Gesteigerte Effizienz: KI-Tools für gemeinnützige Organisationen helfen Teams, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen. Sofortige Berichtsübersichten, Workflow-Automatisierung, triggerbasierte Benachrichtigungen usw. steigern die Produktivität und die organisatorische Effizienz erheblich.

Tiefere Einblicke in Spender: Gemeinnützige Organisationen verfügen weder über den technischen Hintergrund noch über die Budgets, um fortschrittliche Analysetools zu implementieren. KI hilft dabei, Daten zu verarbeiten, Erkenntnisse zu gewinnen und personenbezogene Berichte zu erstellen, ohne dass dafür hohe Investitionen erforderlich sind.

Effektive Öffentlichkeitsarbeit: KI kann bei der Durchsuchung großer Datenbanken nach ähnlichen Personengruppen äußerst leistungsstark sein. Auf dieser Grundlage können Sie gezieltere E-Mails, Textnachrichten, Benachrichtigungen und vieles mehr versenden.

Skalierbarkeit: Dank intelligenter Automatisierung können gemeinnützige Organisationen eine Vielzahl von Aufgaben ohne Limite hinsichtlich der Ressourcen ausführen. Sie können die Erstellung von Inhalten, Social-Media-Beiträgen, Spenderberichten usw. skalieren, ohne das Team um neue Mitarbeiter zu erweitern.

Wenn das interessant klingt, finden Sie hier zehn Möglichkeiten, wie Sie sofort loslegen können.

10 Möglichkeiten, KI für gemeinnützige Organisationen einzusetzen

Der Schlüssel zur optimalen Nutzung eines KI-Tools liegt in seiner strategischen und durchdachten Anwendung. Anstatt also zufällig verschiedene Tools auszuprobieren, ist es hilfreich, die richtigen Produkte für die richtigen Anwendungsfälle einzusetzen. Hier finden Sie einige Ideen und Beispiele, wie Sie ClickUp für gemeinnützige Organisationen einrichten können.

1. Spenderanalyse: Verbesserung der Spenderbindung und -motivation

In jeder gemeinnützigen Organisation sind Spender die wichtigsten Stakeholder. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Sie halten die gemeinnützige Organisation für die von ihr versprochenen Veränderungen verantwortlich. Es ist entscheidend, sie zu begeistern und ihre Unterstützung zu gewinnen. KI kann dabei helfen.

ClickUp-Dashboards eignen sich hervorragend für die Einrichtung von Echtzeit-Spenderanalysen. Erstellen Sie Widgets für Spendenbeiträge, den Lebenszyklus jedes Spenders, die Wirksamkeit von Outreach-Kampagnen und vieles mehr. Sie können auch benutzerdefinierte Spenderportale erstellen und Spender einladen, sich über die Ansicht des aktuellen Standes aller von ihnen geförderten Projekte zu informieren!

2. Forschungsförderung und Antragstellung

Finanzierungsteams von gemeinnützigen Organisationen führen die Nachverfolgung, Bewertung und Antragstellung für verschiedene Fördermittel das ganze Jahr über durch. Oft geschieht dies manuell mit Hilfe von Tabellenkalkulationen oder Lesezeichen in Browsern. KI kann diesen Prozess effizienter gestalten.

Fördermittel verfolgen: Erstellen Sie mit ClickUp ein konsolidiertes Dashboard aller verfügbaren Fördermittel. Mit ClickUp Docs können Sie alle Fördermittel auflisten. Sie können sie auch als ClickUp-Aufgaben mit eigener Beschreibung, Bewerbungsfristen, Checklistenelementen usw. einrichten.

Vorschläge individuell anpassen: In der Regel haben gemeinnützige Organisationen einen Vorschlag, den sie jedem Förderantrag als Anhang beifügen möchten. Das ist zwar effizient, aber nicht effektiv. KI hilft dabei, auf der Grundlage Ihres ursprünglichen Vorschlags benutzerdefinierte Vorschläge zu erstellen, die den Anforderungen der jeweiligen Förderorganisation entsprechen.

Erstellung von Anträgen: Non-Profit-Teams haben nicht die Kapazitäten, jedes Mal Anträge zu tippen. Als Ergebnis sind sie gezwungen, eine Vorauswahl der wenigen Fördermittel zu treffen, für die sie Zeit haben. KI ändert dies durch Automatisierung der Erstellung von Anträgen auf der Grundlage vordefinierter Parameter.

Prozesse operationalisieren: Sobald Sie diese Prozesse erstellt haben, können Sie sie auch mit maschinellem Lernen und AI operationalisieren. Auf der Grundlage früherer Förderanträge können Sie Standardarbeitsanweisungen (SOPs) erstellen, damit Ihre gesamte Organisation ihre Prozesse effizienter gestalten kann.

Die SOP-Vorlage für gemeinnützige Organisationen von ClickUp ist ein leistungsstarker Ausgangspunkt für eine solche Operationalisierung. Mit dieser vollständig anpassbaren, anfängerfreundlichen Vorlage können Sie Workflows, Prozesse, Checklisten und visuelle Hilfsmittel für Ihre Teams einrichten, damit diese ihre Arbeit besser und schneller erledigen können.

Diese Vorlage herunterladen

3. Programmmanagement und Wirkungsmessung

Non-Profit-Organisationen führen mehrere Projekte gleichzeitig durch und benötigen eine umfassende Methode, um alle Projekte zu verwalten. Ein KI-gestütztes Tool wie ClickUp kann dabei helfen:

4. Automatisierung sozialer Medien: Reichweite vergrößern und Inhalte optimieren

Zwar nutzen gemeinnützige Organisationen bereits einige kostenlose Tools, um Inhalte in sozialen Medien zu veröffentlichen, doch KI kann Ihnen einen Vorsprung verschaffen. Ein Tool wie ClickUp Brain kann:

5. Generative Inhalte: Erstellung personalisierter Nachrichten und Kampagnen

Jeder, der schon einmal KI ausprobiert hat, hat sie höchstwahrscheinlich zum Erstellen von Inhalten verwendet. „Schreibe einen Blogbeitrag zu diesem Thema” ist eine der beliebtesten KI-Schreibaufforderungen unter Marketingfachleuten und Content-Erstellern.

Das ist zwar zu erledigen, aber es gibt auch eine Vielzahl anderer Inhalte, die Sie mit generativen KI-Tools erstellen können. Hier erfahren Sie, wie Sie KI-Tools in Ihrem Content-Pipeline-Management einsetzen können.

6. Chatbots: Verbesserung der Kommunikation mit Spendern und Freiwilligen

KI-Chatbots sind ein bisschen wie Ihr neuer Praktikant. Sie können den Kundenservice überwachen, Antworten auf Fragen finden, einfache Aufgaben erledigen und bei Bedarf an einen Vorgesetzten weiterleiten.

In einer gemeinnützigen Organisation können KI-Chatbots auf vielfältige Weise hilfreich sein. Dank ihrer Fähigkeiten zur Verarbeitung natürlicher Sprache können sie Benutzereingaben in einfachem Englisch aufnehmen und auf die gleiche Weise antworten.

7. Verwaltungsaufgaben optimieren: Steigerung der Produktivität mit den Features für Automatisierung von ClickUp

KI kann besser automatisieren. Mit einem Tool wie ClickUp Automations können Sie alle Ihre Workflows optimieren, um Ihre Mitarbeiter effektiv zu unterstützen.

Wenn Sie eine gemeinnützige Organisation für Tierrettung sind, haben wir ein vorgefertigtes Framework, mit dem Sie Ihre Verwaltungsaufgaben optimieren können. Probieren Sie die ClickUp-Vorlage für gemeinnützige Tierrettungsorganisationen aus, um Freiwillige, Spenden, Tieraufnahmen, Tierarzttermine, Adoptionen, Social-Media-Kampagnen und vieles mehr zu verfolgen.

8. Veranstaltungsplanung und -management: Automatisierung von Logistik und Kommunikation mithilfe der Projektmanagement-Funktionen von ClickUp

Ob Freiwilligenengagement, Spendertreffen, Fundraising-Aufwand oder Outreach-Programme – gemeinnützige Organisationen veranstalten im Laufe eines Jahres zahlreiche Ereignisse. Die Organisation dieser Ereignisse kann für die Event-Teams zu einer enormen logistischen Belastung werden. Die KI-Funktionen eines Eventmanagement-Tools können diesen Aufwand verringern.

Überfordert von allem, was Sie für Ihr nächstes Ereignis zu erledigen haben? Keine Sorge! Nutzen Sie die Vorlage für die Veranstaltungsplanung für gemeinnützige Organisationen von ClickUp, um sich für einen administrativen Erfolg zu rüsten.

9. Freiwilligenmanagement: Effiziente Nachverfolgung und Planung mit den Aufgabenmanagement-Tools von ClickUp

Haben Sie schon einmal eine Situation erlebt, in der Ihre Freiwilligen ratlos und frustriert waren? Eines der Schlüsselprobleme beim Freiwilligenmanagement ist, dass die Kluft zwischen Absicht und guter Arbeit erheblich sein kann. Ihre Freiwilligen mögen interessiert und enthusiastisch sein, aber wenn sie nicht genau wissen, was sie zu erledigen haben und wie sie es zu erledigen haben, kann das Engagement zu einem Misserfolg werden.

Vermeiden Sie dies mit den Features zur Workload-Verwaltung von ClickUp. Erstellen Sie Benutzerprofile für Freiwillige.

Tatsächlich kann ein Projektmanagement-Tool wie ClickUp auch als beste HR-Software für gemeinnützige Organisationen dienen, um Mitarbeiter, Auftragnehmer und Freiwillige gleichermaßen zu verwalten.

Mit der Vorlage für das Freiwilligenmanagement von ClickUp können Sie Bewerbungen verwalten, die Einarbeitung nachverfolgen, Engagement-Programme starten, Aufgaben zuweisen, Leistungen überprüfen und vieles mehr!

10. Betrugserkennung: Schutz der organisatorischen Integrität

Benutzer vertrauen gemeinnützigen Organisationen implizit, wenn sie persönliche Daten angeben. Es ist Ihre Pflicht, den Datenschutz der Benutzer zu schützen. Diese Erwartungen an die Sicherheit gelten auch für das proprietäre Wissen, das innerhalb Ihrer gemeinnützigen Organisation entsteht.

Mit KI können Sie Daten mit den richtigen Berechtigungen schützen. Ermöglichen Sie Benutzern, Dokumente nach Bedarf anzuzeigen, zu kommentieren oder zu bearbeiten. Ob es sich um Ihre Liste der Spender oder die Projektergebnisse handelt – schützen Sie Ihre Daten auf ClickUp. Nutzen Sie KI, um ungewöhnliche Aktivitäten wie unbefugten Datenzugriff zu erkennen, und nutzen Sie die Audit-Protokolle zur Fehlerbehebung.

Wie Sie oben gesehen haben, kann KI viel Gutes bewirken. Sie kann jedoch auch Schaden anrichten. Hier finden Sie einen kurzen Überblick darüber, wie Sie dies vermeiden können.

Wie man KI NICHT einsetzt

Ein entscheidender Faktor bei der Nutzung von KI für gemeinnützige Organisationen ist der richtige Einsatz. Hier finden Sie einige Tipps und Best Practices, die Sie befolgen sollten.

Vertrauen Sie KI nicht bedingungslos

Obwohl KI extrem leistungsfähig ist und jeden Tag besser wird, kann man ihr noch nicht vollständig vertrauen. Generative KI neigt immer noch zu Halluzinationen. KI-Tools machen immer noch Fehler.

Nutzen Sie also Ihr gutes Urteilsvermögen bei allen Ergebnissen der KI. Richten Sie Qualitätskontrollprozesse für KI ein.

Eliminieren Sie nicht den Menschen

Es gibt verschiedene KI-Tools für die Automatisierung einer Vielzahl von Prozessen. Allerdings hat diese Technologie noch ihre Limite. So kann sie beispielsweise Fragen auf der Grundlage Ihrer vorhandenen Wissensbasis beantworten. Informationen, über die sie nicht verfügt, kann sie jedoch nicht klären oder vertiefen.

Legen Sie daher immer eine Eskalationsstufe mit einem Menschen fest.

Ignorieren Sie mögliche Verzerrungen nicht.

Jede KI ist in dem Maße voreingenommen, wie die Daten, mit denen sie trainiert wurde. Von der Kreditkarte von Apple bis hin zu LinkedIn – jeder KI-Mechanismus war zu Beginn voreingenommen. Organisationen aktualisieren Algorithmen regelmäßig aus ethischen Gründen.

Seien Sie sich also stets möglicher Vorurteile bewusst. Hinterfragen Sie die Empfehlungen und Erkenntnisse der KI in Bezug auf Vielfalt und Inklusion.

Vergessen Sie die Daten nicht

Es ist ein großer Fehler, den Erkenntnissen und Dashboards der KI zu vertrauen, ohne die zugrunde liegenden Daten zu verstehen. Nehmen wir an, Ihr Dashboard zeigt an, dass Ihre Freiwilligen durchschnittlich eine Stunde pro Woche für Aufgaben aufwenden. Vertrauen Sie dieser Angabe nicht vollständig. Sehen Sie sich die Daten genauer an, um festzustellen, ob alle ihre Zeit fehlerfrei erfasst haben.

Vertiefen Sie sich daher bei Ihren Entscheidungen immer gründlich in die Datenquellen.

Erwarten Sie nicht, dass jeder weiß, wie man KI einsetzt.

Gemeinnützige Organisationen haben vielfältige Teams. Über Generationen, Geschlechter, Sprachkenntnisse und technologische Kompetenz hinweg gibt es alle möglichen Arten von Menschen, die mit gemeinnützigen Organisationen interagieren. Nicht alle von ihnen wissen intuitiv, wie man KI einsetzt.

Schulen Sie also Ihre Benutzer. Erstellen Sie benutzerdefinierte Schulungsprogramme für /AI-Benutzer, die auf deren Anforderungen zugeschnitten sind. Bieten Sie Sitzungen zur Auffrischung an, um sie auf dem neuesten Stand zu halten.

Vor diesem Hintergrund wollen wir uns nun ansehen, mit welchen Herausforderungen Sie wahrscheinlich konfrontiert werden und wie Sie diese bewältigen können.

Herausforderungen beim Einsatz von KI für gemeinnützige Organisationen

Seien wir ehrlich: Non-Profit-Organisationen gehören als Branche nicht zu den Vorreitern bei der Einführung neuer Technologien. Das ist das Ergebnis der verschiedenen Herausforderungen, denen sie bei der Implementierung von Technologien in ihre Prozesse gegenüberstehen. Sehen wir uns einige davon an.

Fehlende Budgets

Non-Profit-Organisationen verfügen oft nicht über die finanziellen Mittel für groß angelegte Initiativen zur technologischen Transformation. Sie sind gezwungen, mit kostenlosen Versionen verschiedener Software auszukommen oder kostengünstigere Software zu verwenden.

Mögliche Lösung: Probieren Sie Tools wie ClickUp aus, bei denen KI in einen umfassenden virtuellen Workspace integriert ist. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, mehrere Tools zu verwenden, die zusammen viel mehr kosten.

Mangelnde Ressourcen

Jede Software, die eine komplexe Implementierung erfordert, ist für gemeinnützige Organisationen tabu. Sie verfügen nicht über die IT-Teams, um ein solches Projekt zu bewältigen.

Mögliche Lösung: Wählen Sie ein SaaS-Tool, das den Implementierungsaufwand minimiert. Mit ClickUp können Sie beispielsweise einfach Ihre E-Mail-ID eingeben und sofort mit Ihrem Projektmanagement beginnen.

Unfähigkeit, Kontrollen einzurichten

Die Einrichtung von Governance- und Kontrollmechanismen für Sicherheit, Datenschutz, Authentifizierung, Autorisierung usw. kann komplex sein. Beispielsweise möchten Sie vielleicht ein Dashboard für einen Spender einrichten, aber die zugrunde liegenden Daten nicht freigeben.

Mögliche Lösung: Probieren Sie eine Lösung wie ClickUp Dashboards aus, die dies automatisch ermöglicht. Mit einem einfachen Klick auf eine Schaltfläche können Sie Ihre Daten schützen und nur die Informationen präsentieren, die der Spender benötigt.

Unfähigkeit, den fließenden Verkehr zu steuern

Non-Profit-Organisationen benötigen verschiedene Arten von Freiwilligen. Einige sind vielleicht Langzeitfreiwillige, die bestimmte Aufgaben übernehmen. Andere helfen vielleicht nur bei einem Ereignis oder einem Projekt mit. Um diesen Flow zu verwalten, verfügen Sie in der Regel über eine Datenbank mit Tausenden von Freiwilligen, auf die Sie je nach Kontext zurückgreifen können.

Die Verwaltung dieser Beziehungen, wie beispielsweise die Gewährung des Zugriffs nur für die Dauer des Projekts oder die Einarbeitung neuer Freiwilliger, kann schnell zu einem Sumpf aus Verwirrung werden. Verhindern Sie dies mit einem robusten Tool für das Projektmanagement, das auf KI basiert.

Mögliche Lösung: Verwenden Sie ClickUp als CRM für gemeinnützige Organisationen und listen Sie Freiwillige anstelle von Kunden auf. Richten Sie benutzerdefinierte Felder ein, um alle erforderlichen Informationen zu erfassen. Nutzen Sie KI, um die richtige Zielgruppe für projektbezogene Outreach-Maßnahmen zu identifizieren. Automatisieren Sie die Zugriffsverwaltung auf der Grundlage vordefinierter Regeln.

Erfüllen Sie Ihre gemeinnützigen Ziele mit ClickUp

Ich glaube, dass /AI die Welt mehr verändern wird als alles andere in der Geschichte der Menschheit. Mehr noch als die Elektrizität.

Unabhängig davon, ob Sie Lee vollständig zustimmen oder nicht, werden Sie zugeben, dass KI transformativ ist. Sie hilft Organisationen, mehr Dinge schneller und besser zu erledigen. Sie ist eine Superkraft für gemeinnützige Organisationen, denen trotz ihres Engagements für die wichtigsten Probleme der Welt bereits Budgets und Ressourcen fehlen.

Eine robuste Technologieplattform für das Projektmanagement, integriert mit leistungsstarken KI-Features und Vorlagen für gemeinnützige Organisationen, hilft dabei, Prozesse zu optimieren, Workflows zu automatisieren und Mitarbeiter und Projekte zu verwalten – alles an einem Ort. ClickUp wurde genau für diesen Zweck entwickelt.

Lassen Sie sich nicht von teuren und komplizierten KI-Tools abschrecken. Probieren Sie ClickUp noch heute kostenlos aus.