KI für gemeinnützige Organisationen nutzen

Moderne und leistungsstarke Technologien sind für gemeinnützige Organisationen oft aus einem einfachen Grund unerreichbar: Sie sind teuer.

Die neueste Technologie kann nicht nur teuer in der Anschaffung sein, sondern auch in der Schulung der Mitarbeiter, der Wartung, der Aktualisierung und der langfristigen Aufrechterhaltung. Daher neigen gemeinnützige Organisationen dazu, bewährte, einfache Tools zu verwenden, mit denen jeder vertraut ist.

Künstliche Intelligenz verändert das!

Kernprodukte im Bereich KI wie ChatGPT und Google Gemini sowie KI-integrierte Tools wie ClickUp ermöglichen gemeinnützigen Organisationen außergewöhnliche Vorteile.

Dieser Blogbeitrag ist eine Einführung in den Einsatz von KI für gemeinnützige Organisationen, damit Sie die Vorteile der besten heute verfügbaren Technologie nutzen können.

Das Potenzial von KI im gemeinnützigen Sektor verstehen

Wenn Sie einen Computer benutzen, sind Sie wahrscheinlich schon mit KI am Arbeitsplatz in Berührung gekommen. ChatGPT wird als Alternative zur Google-Suche immer beliebter. Die Microsoft 365-Suite von Tools verfügt über CoPilot. Canva, ein beliebtes Design-Tool für gemeinnützige Organisationen, hat KI in seine Plattform integriert.

Zu angemessenen Kosten bieten diese leistungsstarken Features mehrere Vorteile, darunter:

Effizienzsteigerung: KI-Tools für gemeinnützige Organisationen helfen Teams, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen. Sofortige Berichtsübersichten, Automatisierung von Workflows, triggerbasierte Benachrichtigungen usw. steigern die Produktivität und die Effizienz der Organisation erheblich.

Tiefere Einblicke in Spender: Non-Profit-Organisationen verfügen weder über den technischen Hintergrund noch über die Budgets, um fortschrittliche Analysetools zu implementieren. KI hilft dabei, Daten zu verarbeiten, Erkenntnisse zu gewinnen und personenbezogene Berichte ohne hohe Investitionen zu erstellen.

effektive Reichweite*: KI kann bei der Durchsuchung großer Datenbanken nach ähnlichen Personengruppen äußerst leistungsstark sein. Auf dieser Grundlage können Sie besser zielgerichtete E-Mails, Textnachrichten, Benachrichtigungen und vieles mehr versenden.

*skalierbarkeit: Dank intelligenter Automatisierung können gemeinnützige Organisationen eine Vielzahl von Aufgaben ohne Ressourcenbeschränkungen ausführen. Sie können die Erstellung von Inhalten, Social-Media-Beiträgen, Spenderberichten usw. skalieren, ohne das Team zu vergrößern.

Wenn das interessant klingt, finden Sie hier zehn Möglichkeiten, wie Sie sofort loslegen können.

10 Möglichkeiten zum Einsatz von KI für gemeinnützige Organisationen

Der Schlüssel zur optimalen Nutzung eines KI-Tools liegt in seiner strategischen und durchdachten Anwendung. Anstatt also zufällig verschiedene Tools auszuprobieren, um ihre Größe zu ermitteln, ist es hilfreich, die richtigen Produkte für die richtigen Anwendungsfälle einzusetzen. Hier sind einige Ideen und Beispiele, wie Sie ClickUp für gemeinnützige Organisationen einrichten können.

1. Spenderanalyse: Stärkung der Spenderbindung und -bindung

In jeder gemeinnützigen Organisation sind Spender die wichtigsten Stakeholder. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Sie halten die gemeinnützige Organisation für die versprochenen Veränderungen verantwortlich. Es ist entscheidend, sie einzubinden und ihre Unterstützung zu erhalten. KI kann dabei helfen.

ClickUp Dashboards sind eine großartige Möglichkeit, um Spendenanalysen in Echtzeit einzurichten. Erstellen Sie Widgets für Spendenbeiträge, den Lebenszyklus jedes Spenders, die Effektivität von Outreach-Kampagnen und vieles mehr. Sie können auch benutzerdefinierte Spenderportale erstellen und Spender einladen, die Arbeit an allen von ihnen geförderten Projekten in der Ansicht "In Bearbeitung" zu verfolgen!

2. Recherche und Beantragung von Fördermitteln

Teams, die sich um die Finanzierung von gemeinnützigen Organisationen kümmern, verfolgen, bewerten und beantragen das ganze Jahr über verschiedene Fördermittel. Oft wird dies manuell mit Hilfe von Tabellenkalkulationen oder Lesezeichen in Browsern erledigt. KI kann dies effizienter gestalten.

Fördermittel verfolgen: Erstellen Sie mit ClickUp ein konsolidiertes Dashboard aller verfügbaren Fördermittel. Mit ClickUp Docs können Sie alle Fördermittel in einer Liste auflisten. Sie können sie auch als ClickUp-Aufgaben mit eigener Beschreibung, Bewerbungsfristen, Checklistenelementen usw. einrichten.

Angebote anpassen: In der Regel haben gemeinnützige Organisationen ein Angebot, das sie jedem Förderantrag beifügen möchten. Das ist zwar effizient, aber nicht effektiv. KI hilft Ihnen dabei, auf der Grundlage Ihres ursprünglichen Angebots benutzerdefinierte Angebote zu erstellen, die auf die Anforderungen der jeweiligen Förderorganisation zugeschnitten sind.

Erstellung von Anträgen: Teams in gemeinnützigen Organisationen haben nicht die Kapazitäten, jedes Mal Anträge zu schreiben. Das Ergebnis ist, dass sie sich auf die wenigen Fördermittel beschränken müssen, für die sie Zeit haben. KI ändert dies, indem sie die Erstellung von Anträgen auf der Grundlage vordefinierter Parameter automatisiert.

Prozesse operationalisieren: Sobald Sie diese Prozesse erstellt haben, können Sie sie auch mit maschinellem Lernen und KI operationalisieren. Auf der Grundlage früherer Förderanträge können Sie Standardarbeitsanweisungen (SOPs) erstellen, damit Ihre gesamte Organisation ihre Prozesse effizienter gestalten kann.

Die Vorlage für SOPs für gemeinnützige Organisationen von ClickUp ist ein leistungsstarker Ausgangspunkt für eine solche Operationalisierung. Mit dieser vollständig anpassbaren, anfängerfreundlichen Vorlage können Sie Workflows, Prozesse, Checklisten und visuelle Hilfsmittel für Ihre Teams einrichten, damit diese ihre Arbeit besser und schneller erledigen können.

Diese Vorlage herunterladen

3. Programmmanagement und Wirkungsmessung

Non-Profit-Organisationen führen mehrere Projekte gleichzeitig durch und benötigen eine umfassende Lösung, um alle Projekte zu verwalten. Ein KI-gestütztes Tool wie ClickUp kann dabei helfen:

4. Automatisierung sozialer Medien: Reichweite vergrößern und Inhalte optimieren

Während gemeinnützige Organisationen bereits einige kostenlose Tools zum Posten von Inhalten in sozialen Medien nutzen, kann KI Ihnen einen Vorsprung verschaffen. Ein Tool wie ClickUp Brain kann:

5. Generative Inhalte: Personalisierte Nachrichten und Kampagnen erstellen

Jeder, der KI schon einmal ausprobiert hat, hat sie höchstwahrscheinlich zur Erstellung von Inhalten verwendet. "Schreibe einen Blogbeitrag zu diesem Thema" ist eine der beliebtesten KI-Schreibaufforderungen unter Marketingfachleuten und Erstellern von Inhalten.

Das ist zwar möglich, aber es gibt noch eine Vielzahl anderer Inhalte, die Sie mit generativen KI-Tools erstellen können. Hier erfahren Sie, wie Sie KI-Tools in Ihrem Content-Pipeline-Management einsetzen können.

6. Chatbots: Verbesserung der Kommunikation mit Spendern und Freiwilligen

KI-Chatbots sind ein bisschen wie Ihr neuer Praktikant. Sie können den Kundenservice überwachen, Antworten auf Fragen finden, einfache Aufgaben erledigen und bei Bedarf an einen Vorgesetzten weiterleiten.

In einer gemeinnützigen Organisation können KI-Chatbots auf vielfältige Weise hilfreich sein. Dank ihrer Fähigkeiten zur Verarbeitung natürlicher Sprache können sie Benutzereingaben in einfachem Englisch aufnehmen und auf die gleiche Weise antworten.

7. Optimierung administrativer Aufgaben: Steigerung der Produktivität mit den Automatisierungs-Features von ClickUp

KI kann besser automatisieren. Mit einem Tool wie ClickUp Automations können Sie alle Ihre Workflows optimieren, um Ihre Mitarbeiter effektiv zu unterstützen.

Wenn Sie eine gemeinnützige Organisation zur Rettung von Haustieren sind, haben wir ein vorgefertigtes Framework zur Optimierung Ihrer Verwaltungsaufgaben. Probieren Sie die Vorlage "Non-profit Pet Rescue" von ClickUp aus, um Freiwillige, Spenden, Tieraufnahmen, Tierarzttermine, Adoptionen, Social-Media-Kampagnen und vieles mehr zu verfolgen.

8. Planung und Management von Ereignissen: Automatisierung von Logistik und Kommunikation mithilfe der Projektmanagement-Funktionen von ClickUp

Ein Freiwilligen-Event, ein Spender-Treffen, Fundraising-Aktivitäten oder ein Outreach-Programm – gemeinnützige Organisationen führen jedes Jahr mehrere Veranstaltungen durch. Die Verwaltung dieser Events kann für die Teams eine enorme logistische Belastung darstellen. Die KI-Funktionen eines Event-Management-Tools können diese Aufgabe erleichtern.

Sind Sie überwältigt von allem, was Sie für Ihr nächstes Ereignis erledigen müssen? Keine Sorge! Nutzen Sie die Vorlage für die Planung gemeinnütziger Veranstaltungen von ClickUp, um sich für einen administrativen Erfolg zu rüsten.

9. Freiwilligenmanagement: Effiziente Nachverfolgung und Planung mit den Aufgabenmanagement-Tools von ClickUp

Hatten Sie schon einmal eine Situation, in der Ihre Freiwilligen ratlos und frustriert waren? Eines der Schlüsselprobleme des Freiwilligenmanagements ist, dass die Kluft zwischen Absicht und guter Arbeit erheblich sein kann. Ihre Freiwilligen sind vielleicht interessiert und enthusiastisch, aber wenn sie nicht genau wissen, was zu tun ist und wie sie es tun sollen, kann das Engagement scheitern.

Vermeiden Sie dies mit den Workload-Management-Features von ClickUp. Erstellen Sie Benutzerprofile für Freiwillige.

Tatsächlich kann ein Projektmanagement-Tool wie ClickUp auch als beste HR-Software für gemeinnützige Organisationen eingesetzt werden, um Mitarbeiter, Auftragnehmer und Freiwillige gleichermaßen zu verwalten.

Mit der Vorlage für das Freiwilligenmanagement von ClickUp können Sie Bewerbungen verwalten, die Einarbeitung nachverfolgen, Engagement-Programme starten, Aufgaben zuweisen, Leistungen überprüfen und vieles mehr!

10. Betrugserkennung: Schutz der organisatorischen Integrität

Benutzer vertrauen gemeinnützigen Organisationen implizit, wenn sie persönliche Daten angeben. Es ist Ihre Pflicht, den Datenschutz der Benutzer zu gewährleisten. Diese Erwartungen an die Sicherheit gelten auch für das proprietäre Wissen, das innerhalb Ihrer gemeinnützigen Organisation entsteht.

Mit KI können Sie Daten mit den richtigen Berechtigungen schützen. Ermöglichen Sie Benutzern das Anzeigen, Kommentieren oder Bearbeiten von Dokumenten nach Bedarf. Ob es sich um Ihre Spenderliste oder Projektergebnisse handelt, schützen Sie Ihre Daten in ClickUp. Verwenden Sie KI, um ungewöhnliche Aktivitäten wie unbefugten Datenzugriff zu erkennen, und nutzen Sie die Audit-Protokolle zur Fehlerbehebung.

Wie Sie oben gesehen haben, kann KI viel Gutes bewirken. Allerdings kann sie auch Schaden anrichten. Hier ein kurzer Überblick, wie Sie das vermeiden können.

Wie man KI NICHT einsetzen sollte

Ein entscheidender Faktor für den erfolgreichen Einsatz von KI in gemeinnützigen Organisationen ist die richtige Anwendung. Hier finden Sie einige Tipps und Best Practices, die Sie befolgen sollten.

Vertrauen Sie KI nicht bedingungslos

KI ist zwar extrem leistungsfähig und wird von Tag zu Tag besser, aber man kann sich noch nicht vollständig auf sie verlassen. Generative KI neigt immer noch zu Halluzinationen. KI-Tools machen immer noch Fehler.

Nutzen Sie also Ihr gutes Urteilsvermögen bei allen Ergebnissen der KI. Richten Sie Qualitätskontrollprozesse für KI ein.

Den Menschen nicht ersetzen

Es gibt verschiedene KI-Tools für die Automatisierung einer Vielzahl von Prozessen. Allerdings gibt es auch hier noch Limits. So kann KI beispielsweise Fragen auf der Grundlage Ihrer vorhandenen Wissensbasis beantworten. Informationen, über die sie nicht verfügt, kann sie jedoch nicht klären oder vertiefen.

Legen Sie daher immer eine Eskalationsstufe mit einem Menschen fest.

Mögliche Verzerrungen nicht ignorieren

Jede KI ist in dem Maße voreingenommen, wie die Daten, mit denen sie trainiert wurde, voreingenommen sind. Von der Kreditkarte von Apple bis hin zu LinkedIn – jeder KI-Mechanismus war anfangs voreingenommen. Organisationen aktualisieren Algorithmen regelmäßig aus ethischen Gründen.

Seien Sie sich also stets möglicher Vorurteile bewusst. Hinterfragen Sie die Empfehlungen und Erkenntnisse der KI in Bezug auf Diversität und Inklusion.

Vergessen Sie die Daten nicht

Es ist ein großer Fehler, den Erkenntnissen und Dashboards der KI zu vertrauen, ohne die zugrunde liegenden Daten zu verstehen. Angenommen, Ihr Dashboard zeigt an, dass Ihre Freiwilligen durchschnittlich eine Stunde pro Woche für Aufgaben aufwenden. Vertrauen Sie dieser Angabe nicht vollständig. Sehen Sie sich die Daten genauer an, um festzustellen, ob alle ihre Zeit ohne Fehler erfasst haben.

Tauchen Sie daher bei Ihren Entscheidungen immer tiefer in die Datenquellen ein.

Erwarten Sie nicht, dass jeder weiß, wie man KI einsetzt

Non-Profit-Organisationen haben vielfältige Teams. Über Generationen, Geschlechter, Sprachkenntnisse und technologische Kenntnisse hinweg gibt es alle möglichen Menschen, die mit Non-Profit-Organisationen interagieren. Nicht alle wissen intuitiv, wie man KI einsetzt.

Schulen Sie also Ihre Benutzer. Erstellen Sie benutzerdefinierte Schulungsprogramme für KI-Benutzer, die auf deren Anforderungen zugeschnitten sind. Bieten Sie Auffrischungssitzungen an, um sie auf dem neuesten Stand zu halten.

Vor diesem Hintergrund wollen wir uns nun ansehen, welche Herausforderungen auf Sie zukommen könnten und wie Sie diese bewältigen können.

Herausforderungen beim Einsatz von KI für gemeinnützige Organisationen

Seien wir ehrlich: Non-Profit-Organisationen gehören als Branche nicht zu den Vorreitern bei der Einführung neuer Technologien. Dies ist das Ergebnis verschiedener Herausforderungen, denen sie bei der Implementierung von Technologien in ihre Prozesse gegenüberstehen. Sehen wir uns einige davon an.

Fehlende Budgets

Non-Profit-Organisationen verfügen oft nicht über die Budgets für groß angelegte Initiativen zur technologischen Transformation. Sie sind gezwungen, mit kostenlosen Versionen verschiedener Software auszukommen oder günstigere Software zu verwenden.

Mögliche Lösung: Probieren Sie Tools wie ClickUp aus, bei denen KI in einen umfassenden virtuellen Workspace integriert ist. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, mehrere Tools zu verwenden, die zusammen viel mehr kosten.

Mangelnde Ressourcen

Jede Software, die eine komplexe Implementierung erfordert, ist für gemeinnützige Organisationen tabu. Sie verfügen nicht über die IT-Teams, um ein solches Projekt zu verwalten.

Mögliche Lösung: Wählen Sie ein SaaS-Tool, das den Implementierungsaufwand minimiert. Mit ClickUp können Sie beispielsweise einfach Ihre E-Mail-ID eingeben und sofort mit Ihrem Projektmanagement beginnen.

Unfähigkeit, Kontrollen einzurichten

Die Einrichtung von Governance und Kontrollen für Sicherheit, Datenschutz, Authentifizierung, Autorisierung usw. kann komplex sein. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise ein Dashboard für einen Spender einrichten, aber die zugrunde liegenden Daten nicht freigeben.

Mögliche Lösung: Probieren Sie eine Lösung wie ClickUp Dashboards aus, die dies automatisch ermöglicht. Mit einem einfachen Klick auf eine Schaltfläche können Sie Ihre Daten schützen und nur die Informationen präsentieren, die der Spender benötigt.

Unfähigkeit, den fließenden Verkehr zu steuern

Non-Profit-Organisationen benötigen verschiedene Arten von Freiwilligen. Einige sind vielleicht Langzeitfreiwillige mit bestimmten Aufgaben. Andere helfen vielleicht nur bei einem Ereignis oder Projekt mit. Um diesen Flow zu verwalten, verfügen Sie in der Regel über eine Datenbank mit Tausenden von Freiwilligen, auf die Sie je nach Kontext zurückgreifen können.

Die Verwaltung dieser Beziehungen, wie beispielsweise die Gewährung des Zugriffs nur für die Dauer des Projekts oder die Einarbeitung neuer Freiwilliger, kann schnell zu einem Chaos führen. Verhindern Sie dies mit einem robusten Projektmanagement-Tool, das auf KI basiert.

Mögliche Lösung: Verwenden Sie ClickUp als CRM für gemeinnützige Organisationen und listen Sie Freiwillige anstelle von Kunden auf. Richten Sie benutzerdefinierte Felder ein, um alle erforderlichen Informationen zu erfassen. Verwenden Sie KI, um die richtige Zielgruppe für projektbezogene Outreach-Maßnahmen zu identifizieren. Automatisieren Sie die Zugriffsverwaltung anhand vordefinierter Regeln.

Erreichen Sie Ihre gemeinnützigen Ziele mit ClickUp

Ich glaube, dass [KI] die Welt mehr verändern wird als alles andere in der Geschichte der Menschheit. Mehr als Elektrizität

Ob Sie Lee nun vollständig zustimmen oder nicht, Sie werden zugeben, dass KI transformativ ist. Sie hilft Organisationen, mehr Dinge schneller und besser zu erledigen. Sie ist eine Superkraft für gemeinnützige Organisationen, die trotz der Verfolgung der wichtigsten Probleme der Welt bereits mit knappen Budgets und Ressourcen zu kämpfen haben.

Eine robuste technologische Plattform für das Projektmanagement, integriert mit leistungsstarken KI-Features und Vorlagen für gemeinnützige Organisationen, hilft Ihnen dabei, Prozesse zu optimieren, Workflows zu automatisieren und Mitarbeiter und Projekte zu verwalten – alles an einem Ort. ClickUp wurde genau dafür entwickelt.

Lassen Sie sich nicht von teuren und komplizierten KI-Tools überwältigen. Testen Sie ClickUp noch heute kostenlos.