Wie man eine Datenbank mit Inhalten erstellt (mit Vorlagen)

Die Erstellung von Inhalten beginnt in der Regel ganz einfach: Sie oder Ihr Unternehmen haben ein Publikum, Ihr Publikum hat Fragen, und Sie möchten diese Fragen beantworten.

Vielleicht beginnen Sie mit einem Blog, einem Social-Media-Beitrag oder einer Landing Seite. Und dann kommt noch eine Seite dazu, und noch eine, und noch eine. Ehe Sie sich versehen, haben Sie eine Menge Inhalte.

Aber haben Sie sie auch organisiert? Und ist Ihr Organisationssystem skalierbar?

Wenn Ihre Antwort auf eine dieser Fragen irgendwo zwischen „na ja“ und „nein“ liegt, machen Sie sich keine Sorgen! Sie sind nicht allein! Schließlich ist es schwierig, Bedürfnisse zu antizipieren, bevor sie entstehen, insbesondere in einem so schnelllebigen und sich ständig weiterentwickelnden Bereich wie dem Inhalt-Marketing.

Tatsächlich haben sich die Marketing- und Kreativteams von ClickUp mit den Nebenwirkungen des rasanten Wachstums von Inhalten, Mitgliedern des Teams, Prozessen und allem, was dazwischen liegt, auseinandergesetzt. Daher haben wir natürlich ClickUp verwendet, um ein besser organisiertes System zu schaffen. Und das möchten wir mit Ihnen freigeben!

Was ist eine Datenbank für den Inhalt?

Eine Content-Datenbank ist ein System, mit dem eine Person oder ein Team Inhalte und deren Kontext (z. B. Startdatum, Status, Analysen) auf standardisierte Weise konsolidiert. Dies geschieht, um die Erstellung und Pflege von inhaltsbasierten Kampagnen zu vereinfachen.

Die meisten größeren Teams unterhalten eine Datenbank für jede Art von Inhalten, die sie für die Nachverfolgung benötigen – Landing Pages, Blogs, Anzeigen, Social-Media-Beiträge –, aber kleinere Teams oder Einzelpersonen können möglicherweise alle ihre Inhalte in einer einzigen Datenbank speichern und die Inhalte nach Typ kategorisieren.

Die Informationen und kostenlosen Vorlagen in diesem Blog dienen zwar als allgemeine Richtlinien, die Ihnen beim Aufbau und der Pflege Ihrer eigenen Datenbank helfen sollen, aber es wird immer ein gewisses Maß an Ausprobieren erforderlich sein, um herauszufinden, welche Komponenten Sie benötigen, um alle Ihre Inhalte an einem Ort zu verwalten.

Ein kurzes Wort zu den verschiedenen Arten von Datenbanken

Eine Unterscheidung, die Sie häufig hören werden, wenn es um Datenbanken geht, ist die zwischen relationalen und nicht-relationalen Datenbanken.

Einfach ausgedrückt speichert eine relationale Datenbank Informationen in Tabellen und erstellt Verbindungen zwischen in Zusammenhang stehenden tabellarischen Informationen. Diese Verbindungen zwischen verschiedenen Datenpunkten in unterschiedlichen Tabellen werden als Schema bezeichnet. Datenanalysten finden Informationen in einer relationalen Datenbank, indem sie mithilfe einer domänenspezifischen Sprache wie SQL nach Informationen suchen.

Nicht-relationale Datenbanken hingegen sind nicht unbedingt in Tabellen strukturiert. Sie sind für die Art der darin enthaltenen Inhalte optimiert, und eine nicht-relationale Datenbank kann mehrere Möglichkeiten zur Darstellung, Beschreibung und Suche von Informationen umfassen.

Da Sie mit ClickUp relationale Datenbanken für Ihre Arbeit ohne Programmieraufwand erstellen können, wird Ihre fertige Content-Datenbank eher einer herkömmlichen relationalen Datenbank ähneln: Beschreibungen und Kategorien werden standardisiert und Informationen werden in Tabellen angezeigt. Für die Inhalte dieses Blogs sind jedoch keine Kenntnisse in SQL oder anderen Programmiersprachen erforderlich.

Nachdem wir diese kurze Vorbemerkung hinter uns gebracht haben, können wir loslegen!

Wer nutzt Datenbanken für den Inhalt?

Bevor Sie Stunden mit dem Planen, Organisieren und Erstellen einer Datenbank verbringen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie und Ihr Team auch tatsächlich davon profitieren werden.

Sie fragen sich vielleicht: „Welche Teams nutzen eigentlich Content-Datenbanken?“

Die einfache Antwort lautet: so ziemlich jeder oder jedes Team, das große Mengen an Inhalten zu organisieren, zu verfolgen und zu aktualisieren hat – wobei der Schwerpunkt auf den Teilen „Nachverfolgung” und „Aktualisierung” liegt. Eine gute Datenbank hilft Ihnen nicht nur dabei, Inhalte zu finden, sondern ermöglicht es Ihnen auch, diesen Inhalten Metriken, Status und qualitative Info hinzuzufügen, damit Sie Folgendes bestimmen können:

Wenn Sie oder Ihr Team sich also eine dieser Fragen gestellt haben, lohnt es sich, zumindest über eine Datenbank für den Inhalt nachzudenken.

Content-Datenbanken sind nützlich, um Assets für jede Art von Team zu organisieren, aber in der Regel erfolgt die Nachverfolgung von Informationen zu folgenden Themen:

Dieser Beitrag erklärt zwar Datenbanken im Kontext eines Content-Marketing-Teams, die Informationen sind jedoch für alle relevant, die große Mengen an Inhalten verwalten möchten.

Da Teams immer stärker in ihrer Verteilung und Zahl sind, wird es immer schwieriger, im Kern des Geschäfts zu bleiben, da etwaige Mängel oder Störungen in den Abläufen verstärkt werden. Die ClickUp-Vorlage für Marketingteams bietet eine Lösung für eine bessere Zusammenarbeit, indem sie alle Marketingaufgaben konsolidiert, die Sichtbarkeit in der Marketingabteilung verbessert und eine schnelle Reaktion ermöglicht.

Warum eine Datenbank für den Inhalt aufbauen?

Unabhängig davon, ob Sie ein Team von einem oder ein hundertköpfiges Team sind, fallen Ihre Gründe für den Aufbau einer Datenbank für den Inhalt wahrscheinlich in eine oder mehrere der folgenden Kategorien:

Obwohl jeder dieser Faktoren eine Rolle bei der Entscheidung des ClickUp-Marketing-Teams spielte, Blog- und Landingpage-Datenbanken aufzubauen, war unser größtes Bedürfnis die Skalierbarkeit.

Da jedes Team schnell wuchs, brauchten wir eine Möglichkeit, die riesigen Mengen an Informationen, die sich in den Köpfen einiger weniger Personen befanden, einem brandneuen Team zugänglich zu machen, das mit den jahrelangen ClickUp-spezifischen Prozessen und Programmen nicht vertraut war.

Skalierbarkeit ist jedoch nur einer der Vorteile einer gut gepflegten Content-Datenbank. Sehen wir uns die anderen Vorteile genauer an:

1. Datenbanken sparen Ihrem Team Zeit.

Das Hauptziel von ClickUp ist es, Ihnen einen Tag pro Woche zu sparen. Seien wir ehrlich: „Zeit sparen” war schon immer unser oberstes Ziel. Aber das macht es nicht weniger wahr! Denn wenn Inhalte nicht auf standardisierte Weise gruppiert sind, bedeutet das entweder:

Wenn Sie hingegen alles in einer Datenbank speichern, ist das so, als hätten Sie alle Ihre Nadeln in einer einzigen Schublade mit der Beschreibung „Nadeln“, sodass Sie nicht mehr in Heuhaufen wühlen müssen, um Ihr Stickprojekt fertigzustellen.

Einfach ausgedrückt: Wenn Sie weniger Zeit mit der Suche nach Inhalten verbringen, haben Sie mehr Zeit, um diese zu erstellen und zu verbessern.

Wenn jeder weiß, wo er etwas finden kann, wird auch sichergestellt, dass Ihr Team keinen Aufwand leistet, indem es etwas, das bereits existiert, von Grund auf neu erstellt, weil es es nicht finden konnte. Denn seien wir ehrlich: Wir alle haben schon einmal einen Inhalt neu erstellt, weil es einfacher war, als sich auf die Suche danach zu begeben.

Darüber hinaus sorgt die Speicherung von Inhalten in einer Datenbank – insbesondere in einer Cloud-basierten Datenbank – dafür, dass jeder weiß, wo er die neueste Version eines Inhalts finden kann.

2. Datenbanken ermöglichen Skalierbarkeit.

Wenn man sie sich selbst überlässt, entwickelt fast jeder sein eigenes Organisationssystem.

Wenn Sie die einzige Person sind, die sie nutzen muss, ist das kein Problem. Wenn ein oder zwei andere Personen Ihr System erlernen müssen, ist das in der Regel auch kein Problem, selbst wenn es etwas willkürlich ist.

Wenn ein Team jedoch so stark wächst, dass sich zehn, dann zwanzig, dann hundert Personen an ein improvisiertes System anpassen müssen, das von einer Person und oft für eine Person erstellt wurde, haben Sie ein Problem.

Der Sinn einer gut strukturierten Content-Datenbank besteht darin, dieses Problem zu vermeiden, bevor es auftritt. Selbst wenn Sie derzeit ein Ein-Mann-Team sind und alle Ihre Inhalte auf eine für Sie passende Weise organisieren, sollten Sie überlegen, ob dieses System auch dann noch funktioniert, wenn Dutzende andere Personen es nutzen müssen.

Wenn Ihre Antwort „vielleicht” oder „😬” lautet, dann ist es vielleicht an der Zeit, Ihre Nachverfolgung des Inhalts etwas strukturierter und strategischer zu gestalten.

3. Datenbanken ermöglichen die Analyse und Verbesserung von Inhalten.

Einer der größten Vorteile einer gut strukturierten Datenbank besteht darin, dass sie nicht nur das Auffinden von Inhalten ermöglicht (in diesem Fall wäre es lediglich eine Inhaltsbibliothek), sondern auch den Kontext der Inhalte bereitstellt. Das heißt, Sie können quantitative Daten wie Traffic, Engagement, Status und Verlauf einsehen, die Ihnen dabei helfen, bestimmte Inhalte zu verbessern und die gesamte Inhaltsentwicklung zu optimieren.

Und wenn alle Zugriff auf eine Datenbank haben, können alle auf derselben Grundlage Ideen entwickeln, was zu neuen, aufschlussreichen Ansätzen für Inhalte führen kann.

Als Beispiel könnte ein Spezialist beispielsweise ein Social-Media-Audit durchführen und sich einen Blogbeitrag mit hohen Zugriffszahlen und hoher Interaktion in einer Datenbank mit Inhalt ansehen und feststellen, dass dieser Statistiken enthält, die zur Erstellung einer Reihe von LinkedIn-Beiträgen verwendet werden können. Ein E-Mail-Marketer könnte denselben Beitrag sehen und feststellen, dass er eine Prozessaufschlüsselung enthält, die sich hervorragend für eine Infografik in einem kommenden Newsletter eignet.

Durch die einfache Kontextualisierung von Inhalten und deren Bereitstellung für alle Beteiligten werden bessere Einblicke in die Gruppe gewonnen und die Atomisierung von leistungsstarken Inhalten gefördert.

Die Organisation und Nachverfolgung von Alles an einem Ort erleichtert es den Datenteams auch, die Leistung der Inhalte zu vergleichen, um zu beurteilen, was funktioniert und was nicht, und entsprechende Änderungen an den bezahlten oder organischen Content-Strategien vorzunehmen.

Was sollte eine Datenbank für den Inhalt enthalten?

Die Entscheidung, welche Informationen Sie in Ihre Content-Datenbank aufnehmen, hängt davon ab, welche Art von Inhalten Sie bei der Nachverfolgung verfolgen und warum Sie dies tun. Hier sind jedoch einige nützliche Richtlinien, die Sie befolgen sollten:

1. Beginnen Sie mit den Blöcken.

Zunächst müssen Sie herausfinden, welche Art von Assets – Webseiten, Social-Media-Beiträge, Blogs oder alles zusammen – Sie organisieren und verfolgen müssen. Dann müssen Sie entscheiden, wie Sie die Nachverfolgung dieser Assets durchführen wollen.

Wenn Sie die von Ihnen nachverfolgten Inhalte als eine Sammlung von Elementen betrachten, dann entspricht die Art und Weise der Nachverfolgung den Aufbewahrungsbehältern, die Sie zur Organisation des Materials verwenden. Sie sollten einen Aufbewahrungsbehälter auswählen, der leicht zu befüllen ist, alle erforderlichen Informationen aufnehmen kann und später leicht mit einer Beschreibung versehen und als Speicherort gefunden werden kann.

Wenn Sie ClickUp zum Aufbau einer Datenbank verwenden, empfehlen wir Ihnen, einzelne Inhalte in Aufgaben zu speichern. Wir werden dies jedoch im nächsten Abschnitt genauer erläutern.

2. Entscheiden Sie, wie Sie die Inhalte kategorisieren möchten.

Nachdem Sie sich entschieden haben, welche Art(en) von Inhalten Sie für die Nachverfolgung verwenden und wie Sie diese speichern, müssen Sie festlegen, wie Sie diese kategorisieren möchten.

Bei ClickUp führen wir eine separate Datenbank für Blogs und Landing Pages und kategorisieren diese nach Themenbereichen.

Blogs sind nach Themen gruppiert, daher haben wir ein benutzerdefiniertes Feld mit Optionen wie Agile, CRM, Tools, Work/Life usw. hinzugefügt.

Landing Pages werden nach Typ gruppiert, sodass dasselbe Benutzerdefinierte Feld in einer Landing-Page-Aufgabe Optionen wie *Feature, Wettbewerber, Team usw. enthält.

Wenn Sie Ihre eigenen Beschreibungen erstellen, unabhängig davon, ob Sie sich für eine Kategorisierung nach Themen entscheiden oder nicht, denken Sie daran, dass die konsistente Verwendung von Beschreibungen das Wichtigste ist. Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Team verstehen, was jede Beschreibung bedeutet, und achten Sie darauf, dass die Schreibweise und Großschreibung der Beschreibungen konsistent sind.

3. Entscheiden Sie, welche weiteren Infos Sie speichern müssen.

Nachdem Sie nun entschieden haben, was Sie in Ihrer Datenbank speichern und wie Sie diese organisieren möchten, können Sie mit der Eingabe der Details beginnen. In dieser Phase sollten Sie sich einige wichtige Fragen stellen:

Die Beantwortung dieser Fragen hilft Ihnen bei der Entscheidung, welche Informationen Sie in Ihre Datenbankaufgaben aufnehmen müssen. (Oder, wenn Sie ClickUp nicht verwenden, in welchen „Container” Sie Informationen über die Inhalte speichern möchten. )

Im nächsten Abschnitt werden wir uns einige der spezifischen Details ansehen, die wir während der Nachverfolgung in unserer Datenbank verfolgen.

4. Legen Sie die Prozesse fest, die innerhalb Ihrer Datenbank verwaltet werden sollen.

Eine Datenbank ist nur dann nützlich, wenn sie Ihnen und Ihrem Team dabei hilft, Informationen zu konsolidieren und bestehende Workflows zu optimieren.

Denn wenn Sie nichts mit Ihren Inhalten zu erledigen haben, warum sollten Sie dann Zeit darauf verwenden, sie in eine Datenbank einzugeben?

Wenn Sie entscheiden, welche Details Sie für die Nachverfolgung verwenden möchten, überlegen Sie auch, wie diese Ihnen und Ihrem Team dabei helfen können, die Datenbank mit bestehenden Prozessen zu verknüpfen, die mit den Inhalten zu tun haben.

Angenommen, Sie haben eine Datenbank für alle Ihre Seiten erstellt und benötigen jemanden in Ihrem Team, der alle sechs Monate nach dem Veröffentlichungsdatum die Beiträge auf ihre Richtigkeit überprüft. Sie möchten sicherstellen, dass jede Seite-Aufgabe den Status „Überprüfung erforderlich“ oder „Aktualisierung erforderlich“ sowie ein Fälligkeitsdatum enthält. Sie können sogar den Prüfer als Mitarbeiter für die Aufgabe hinzufügen, um dessen Zuständigkeiten klar zu kennzeichnen.

Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Inhalte leicht zu finden und in Workflows zu integrieren sind, spart Ihr Team Zeit und es wird viel einfacher, neue Mitglieder des Teams in der Nutzung der Datenbank und den internen Prozessen zu schulen.

Darüber hinaus können Sie durch die konsistente Nachverfolgung von Status, Beschreibungen und Metriken Automatisierungen einrichten, um die Datenbank zu pflegen und Prozesse zu vereinfachen. Mehr zum Thema Automatisierungen erfahren Sie in Kürze.

So erstellen Sie eine Datenbank für den Inhalt

Wenn Sie sich entscheiden, eine Content-Datenbank für sich und Ihr Team zu erstellen, stellen Sie zunächst sicher, dass alle am Projekt Beteiligten wissen, welche Probleme diese Datenbank lösen wird. Dazu können Sie eine einfache Liste erstellen, wie die unten gezeigte für eine Blog-Datenbank:

Probleme beim Blog-Inhalt:

Erstellen Sie aus diesen Schwachstellen eine ein- bis zweizeilige Beschreibung für die Datenbank:

„Diese Blog-Datenbank dient als zentrale Referenz für ClickUp-Blogs. Bitte vermeiden Sie es, Blog-Aufgaben an anderer Stelle in ClickUp zu erstellen, speichern Sie alle relevanten Blog-Informationen in der entsprechenden Aufgabe und aktualisieren Sie die Aufgaben-Info, wenn Sie eine Text- oder SEO-Bearbeitung durchführen.“

Dies gibt aktuellen und neuen Team-Mitgliedern einen Überblick darüber, wie die Datenbank verwendet werden sollte. Im obigen Beispiel sagen wir beispielsweise, dass alle Blog-Infos in der Datenbank gespeichert werden sollten.

Anhand der oben genannten Schwachstellen können Sie auch entscheiden, welche Informationen Sie in Ihre Datenbank aufnehmen und wie Sie diese speichern und organisieren möchten. Skizzieren Sie dazu, wie Sie die Datenbank zur Lösung der einzelnen Probleme einsetzen möchten:

Wenn Sie diesen Prozess für jeden wichtigen Schwachpunkt wiederholen, stellen Sie sicher, dass Ihre Datenbank die richtigen Probleme löst.

Um zu veranschaulichen, welches Ergebnis dieser Prozess erzielt, wollen wir eine der Aufgaben in der Blog-Datenbank von ClickUp genauer betrachten:

Auch wenn Ihre eigene Datenbank möglicherweise anders konfiguriert ist und andere Informationen enthält als das obige Beispiel, sollte dies ein guter Ausgangspunkt für Sie und Ihr Team sein. Mit der ClickUp-Vorlage für das Content-Management können Sie die Bereitstellung über mehrere Marketingkanäle hinweg einfach planen und ausführen. Außerdem bietet sie eine klare Sichtbarkeit über Ihren Plan zur Verteilung des Inhalts.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Frage, wie Sie all diese Informationen auf hoher Ebene überprüfen möchten. Es ist zwar wichtig, alle Informationen zu einem Inhalt an einem Ort zu konsolidieren, aber ebenso wichtig ist es, mehrere Inhalte schnell und einfach sortieren, filtern, gruppieren und suchen zu können. Hier kommen die Ansichten von ClickUp ins Spiel.

Obwohl Sie Ihre Datenbank in ClickUp auf vielfältige Weise visualisieren können, werden wir uns hier zwei der „datenbankfreundlichsten” Ansichten genauer ansehen:

1. Listenansicht

Die Listenansicht ist äußerst nützlich, um Ihre Inhalte schnell auf verschiedene Weise zu gruppieren und zu filtern, um bessere Einblicke zu gewinnen und Vergleiche zwischen verschiedenen Arten von Inhalten anzustellen. Standardmäßig gruppiert die Listenansicht Informationen nach Status, aber mit den detaillierten Filter- und Sortieroptionen von ClickUp können Sie Inhalte basierend auf beliebigen Variablen anzeigen.

Wie oben erwähnt, gruppieren wir oft nach Inhaltskategorien, aber die Datenbank könnte genauso gut nach Status, Mitarbeiter, Fälligkeitsdatum und mehr gruppiert werden.

Um die zahlreichen Gruppierungs-, Filter- und Sortieroptionen, die unter anderem in der Listenansicht verfügbar sind, richtig nutzen zu können, ist es unerlässlich, dass Sie klare und einheitliche Namenskonventionen für Ihre gesamte Datenbank festlegen und einhalten.

2. Tabellenansicht

Die Tabellenansicht bietet Ihnen einen Überblick über den Inhalt einer Datenbank. Diese Ansicht eignet sich ideal zum Speichern und Überprüfen von Inhaltsanalysen (wie Traffic, Klickraten und Konversionsraten) und zum schnellen Erfassen des Status vieler einzelner Inhalte.

Die Tabellenansicht ist auch äußerst nützlich, wenn Sie eine relationale Datenbank ohne Programmieraufwand für Ihre Inhalte erstellen. Dazu fügen Sie einfach Benutzerdefinierte Felder hinzu, die die Einbindung von Links ermöglichen. Diese sind dann in der Tabellenansicht zugänglich, sodass Benutzer mit nur einem Klick zu verwandten Informationen springen können.

Nutzen Sie ebenfalls die Features „Beziehung” und „Abhängigkeit” innerhalb von Aufgaben, um eine übersichtliche, programmierfreie relationale Datenbank zu organisieren.

Dies sind zwar die beiden Ansichten, die das ClickUp-Team am häufigsten zum Aufbau und zur Pflege von Datenbankinhalten verwendet, aber es sind keineswegs die einzigen nützlichen Ansichten für diesen Zweck.

Eine kleinere Datenbank, die stark auf Workflows ausgerichtet ist, kann von der Kanban-Board-Ansicht von ClickUp profitieren.

Eine Social-Media-Inhalt-Datenbank kann über die Kalender-Ansicht von ClickUp auch als Content-Kalender dienen.

Lassen Sie sich bei der Planung und Erstellung Ihrer Content-Datenbank also nicht auf eine bestimmte Ansicht festlegen – achten Sie lediglich darauf, dass Ihre Kategorien und Beschreibungen einheitlich sind, damit Sie sie später in jeder beliebigen Ansicht leicht filtern und gruppieren können.

So pflegen Sie eine Datenbank für Inhalte

Ihre Datenbank ist also fertiggestellt! Alle Ihre Inhalte sind übersichtlich in Aufgaben organisiert, die in leicht zu navigierenden Ansichten sortiert sind. Ihre Arbeit ist erledigt, oder?

Nicht ganz.

Jetzt, da Sie über eine voll funktionsfähige Content-Datenbank verfügen, ist es an der Zeit, sie einzusetzen! Schließlich soll eine Datenbank die Nachverfolgung, Analysierung und Aktualisierung von Inhalten vereinfachen. Das bedeutet jedoch, dass Sie und Ihr Team weiterhin die Nachverfolgung, Analysierung und Aktualisierung zu erledigen haben.

Bevor wir uns mit den Prozessen und Workflows befassen, wollen wir uns einige einfache Grundregeln ansehen, die die langfristige Pflege Ihrer Datenbank ermöglichen.

1. Sorgen Sie für Sichtbarkeit.

Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass Sie sicherstellen müssen, dass alle, die die Datenbank nutzen müssen, Zugriff darauf haben und wissen, wo sie sich befindet, wie man darin navigiert und wie (und wann) die darin enthaltenen Inhalte ordnungsgemäß aktualisiert werden.

Wenn neue Mitarbeiter Zugriff auf die Datenbank benötigen, sollten Sie Datenbankanweisungen in ihre Einarbeitungsunterlagen aufnehmen, um die Schulung zu optimieren.

Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Ihre internen Playbooks und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) mit eindeutigen Anweisungen zur richtigen Verwendung der Datenbank aktualisiert werden. Andernfalls riskieren Sie, dass wichtige Informationen bei der mündlichen Weitergabe von SOPs oder in einmaligen E-Mails und Slack-Nachrichten verloren gehen.

Schließlich verringert eine angemessene Sichtbarkeit die Wahrscheinlichkeit, dass Sie und Ihr Team doppelte Arbeit leisten, indem Sie denselben Inhalt in mehreren Aufgaben oder Listen erstellen.

2. Schaffen Sie Verantwortlichkeit.

Stellen Sie sicher, dass jeder seine Rolle bei der Pflege einer Datenbank kennt. Auf diese Weise vermeiden Sie Redundanzen oder, schlimmer noch, ein Tauziehen, bei dem eine Person etwas zu erledigen hat und eine andere Person es wieder rückgängig macht und so weiter.

All dies bedeutet, dass die Pflege einer Content-Datenbank eine Teamleistung sein sollte. Wenn Sie beispielsweise an der Pflege einer Blog-Datenbank für ein Technologieunternehmen arbeiten, könnten Sie die Verantwortlichkeiten wie folgt verteilen:

Sobald Sie festgelegt haben, wer für was verantwortlich ist, müssen Sie im nächsten Schritt herausfinden, wie die einzelnen Beteiligten wissen, wann sie was zu erledigen haben.

3. Automatisieren Sie Erinnerungen und Übergaben.

Automatisierungen können äußerst nützlich sein, da sie Ihrem Team Zeit sparen und menschliche Fehler minimieren. Bevor Sie jedoch etwas automatisieren, fragen Sie sich: „Was muss jedes Mal geschehen, wenn mein Team und ich einen bestimmten Inhalt erstellen?“

Dies ist eine wichtige Frage, da viele Schritte in einem Prozess variabel sind und sich daher je nach Inhaltstyp und Kontext ändern können. Variable Schritte und Prozesse sollten in der Regel manuell durchgeführt werden, da Automatisierungen in diesen Fällen mehr Probleme verursachen als lösen können.

Wenn die Schritte eines Prozesses feststehen und jedes Mal erfolgen, wenn Sie einen Inhalt erstellen, sind sie ideale Kandidaten für die Automatisierung.

Wir werden uns einige Automatisierungen ansehen, die das ClickUp-Team zur Pflege seiner Blog-Datenbank verwendet. Beachten Sie jedoch, dass diese Automatisierungen beschreibend und nicht vorschreibend sind. Verwenden Sie sie daher als allgemeine Beispiele und nicht als genaue Anleitungen für die Einrichtung Ihrer eigenen Automatisierungen.

Viele Datenbank-Automatisierungen im ClickUp-Blog dienen dazu, Prozesse zu verwalten, die sich über mehrere Wochen oder Monate erstrecken. Schließlich vergessen Menschen mit der Zeit Dinge – Automatisierungen hingegen nicht, wenn sie richtig konfiguriert sind. Schauen wir uns ein praktisches Beispiel dafür an:

Eine unserer wichtigsten Automatisierungen vereinfacht die verschiedenen Status von Aufgaben, die ein Blog durchläuft, und ermöglicht so eine einfache Referenzierung in der Blog-Datenbank mithilfe des benutzerdefinierten Felds „Datenbankstatus“:

Die Automatisierung des Fälligkeitsdatums stellt sicher, dass die Leistung des Blogbeitrags irgendwann in den nächsten sechs Monaten analysiert wird.

Eine weitere Automatisierung wird eingerichtet, um sicherzustellen, dass sich das benutzerdefinierte Feld „Datenbankstatus” nach Ablauf der sechs Monate in „Audit” ändert. Dies löst wiederum einen Auslöser für eine neue Unteraufgabe zur Leistungsbewertung aus, in der das SEO-Team die Leistung des Blogs analysiert und feststellt, ob Aktualisierungen erforderlich sind.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Automatisierungen dazu beitragen können, Prozesse zu standardisieren und zu verhindern, dass langwierige Workflows in Vergessenheit geraten.

4. Halten Sie es einfach!

Versuchen Sie, alles so einfach wie möglich zu halten, von Namenskonventionen bis hin zu Automatisierungen. Dies erleichtert die Suche ungemein und vereinfacht es Ihrem Team (und zukünftigen Mitarbeitern) erheblich, sich mit der Datenbank und den darin enthaltenen Workflows vertraut zu machen.

Wenn Sie Hilfe bei der Vereinfachung Ihres Workflows benötigen, verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für Kreativ- und Designarbeiten, um eine klare Aufschlüsselung Ihres Marketing-Workflows zu erstellen. Diese Vorlage unterstützt gängige Marketingaspekte wie Aufnahmeformulare, Anfragen für Inhaltsbeschreibungen und die Verwaltung von Asset-Bibliotheken, sodass Sie einen klaren Überblick über die Funktionsweise Ihres Content-Marketing-Prozesses erhalten.

Los geht's

Der schwierigste Teil eines solchen Projekts kann der Einstieg sein. Schließlich ist die Erstellung einer Datenbank für den Inhalt ein gewaltiges Unterfangen, das zu einer Analyseparalyse führen kann.

Wenn Sie Ihre Datenbank von Grund auf neu aufbauen, sei es mit ClickUp oder einem anderen Tool für Aufgaben- oder Projektmanagement, beginnen Sie mit der Planung Ihrer Datenbank anhand der in diesem Blog beschriebenen grundlegenden Schritte:

Da es etwas überwältigend sein kann, selbst diese ersten Schritte zu skizzieren und zu verfolgen, insbesondere wenn Sie mit einer großen Menge oder mehreren Arten von Inhalten zu tun haben, versuchen Sie, Ihre Gedanken mit den Mindmaps von ClickUp zu organisieren.

Zu erledigen ist es, Ihre Datenbank auf hoher Ebene zu skizzieren und gleichzeitig zu visualisieren, wie die einzelnen Teile miteinander in Beziehung stehen.

Sie können auch Docs in ClickUp verwenden, um Notizen zu speichern und in Echtzeit mit Ihrem Team an der Datenbankstruktur und -implementierung zusammenzuarbeiten. So stellen Sie sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind, und können leichter Aufgaben delegieren, wenn Sie mit dem Aufbau beginnen möchten.

Um einen Vorsprung bei all diesen Planungen zu gewinnen, laden Sie unsere kostenlosen Blog-Datenbank- und Landingpage-Datenbankvorlagen herunter . Diese Inhaltsvorlagen basieren auf den Blog- und Landingpage-Datenbanken des eigenen Marketingteams von ClickUp und haben sich daher in der Praxis bewährt.

Ein letzter Ratschlag, den Sie bei der Planung, Erstellung und Pflege Ihrer Content-Datenbank beachten sollten: Beziehen Sie Ihr gesamtes Team mit ein.

Wenn Sie Ihr gesamtes Team von Anfang an einbeziehen, stellen Sie sicher, dass:

Wenn Sie ein großartiges Tool für die Zusammenarbeit suchen, das gleichzeitig als perfekte Content-Datenbank dient, dann sind Sie bei ClickUp genau richtig. Starten Sie mit Ihrem Team mit unserem kostenlosen Free Forever-Plan und vereinen Sie Teamzusammenarbeit, Datenbank-Tools und Arbeitsmanagement an einem Ort.