Wie man eine Datenbank mit Inhalten erstellt (mit Vorlagen)

Die Erstellung von Inhalten beginnt in der Regel ganz einfach: Sie oder Ihr Unternehmen haben ein Publikum, Ihr Publikum hat Fragen, und Sie wollen diese Fragen beantworten.

Vielleicht beginnen Sie mit einem Blog, einem Beitrag in den sozialen Medien oder einer Landing Page. Und dann noch eine, und noch eine, und noch eine. Ehe Sie sich versehen, haben Sie eine Menge Inhalte.

aber haben Sie diese auch zu erledigen? Und ist Ihr Organisationssystem skalierbar?_

Wenn Ihre Antwort auf eine dieser Fragen irgendwo zwischen "meh" und "nein" liegt, machen Sie sich keine Sorgen! Sie sind nicht allein! Schließlich ist es schwer, Bedürfnisse vorauszusehen, bevor sie entstehen, insbesondere in einem so schnelllebigen und sich ständig weiterentwickelnden Bereich wie dem Content Marketing.

In der Tat, die ClickUp Marketing und Kreativteams haben mit den Nebenwirkungen des schnellen Wachstums von Inhalten, Mitgliedern, Prozessen und allem, was dazwischen liegt, zu kämpfen. Natürlich haben wir ClickUp benutzt, um ein besser organisiertes System zu schaffen. Und wir möchten es mit Ihnen teilen!

Was ist eine Inhaltsdatenbank?

Eine Inhaltsdatenbank beschreibt ein System, mit dem eine Person oder ein Team Inhalte und deren Kontext (z. B. Startdatum, Status, Analysen) auf standardisierte Weise konsolidiert. Zu erledigen ist dies, um den Aufbau und die Pflege von inhaltsbasierten Kampagnen zu erleichtern.

Die meisten größeren Teams unterhalten eine Datenbank für jede Art von Inhalt, den sie nachverfolgen müssen - Landing Pages, Blogs, Anzeigen, beiträge in sozialen Medien -, aber kleinere Teams oder Einzelpersonen können vielleicht alle ihre Inhalte in einer einzigen Datenbank speichern und sie nach Typ kategorisieren.

Die Informationen und kostenlosen Vorlagen in diesem Blog sind als allgemeine Richtlinien gedacht, die Ihnen beim Aufbau und der Pflege Ihrer eigenen Datenbank helfen sollen. Es wird immer eine gewisse Testversion geben, um herauszufinden, welche Komponenten Sie benötigen, um alle Ihre Inhalte an einem Ort zu verfolgen.

Ein kurzes Wort zu den Datenbanktypen

Eine Unterscheidung, die Sie oft hören, wenn Sie über Datenbanken sprechen, ist relationale versus nicht-relationale Datenbanken .

Vereinfacht gesagt, speichert eine relationale Datenbank Informationen in Tabellen und verbindet damit verbundene tabellarische Informationen. Diese Verbindungen zwischen verschiedenen Datenpunkten in unterschiedlichen Tabellen werden als Schema bezeichnet. Datenanalysten finden Informationen in einer relationalen Datenbank, indem sie mit einer domänenspezifischen Sprache wie SQL nach Informationen suchen.

Nicht-relationale Datenbanken hingegen sind nicht unbedingt in Tabellen strukturiert. Sie sind für die Art des Inhalts, den sie enthalten, optimiert, und eine nicht-relationale Datenbank kann aus mehreren Möglichkeiten der Darstellung, Beschreibung und Suche nach Informationen bestehen.

Da ClickUp es Ihnen ermöglicht, relationale Datenbanken ohne Code für Ihre Arbeit zu erstellen, wird Ihre fertige Inhaltsdatenbank eher einer traditionellen relationalen Datenbank ähneln: Beschreibungen und Kategorien werden standardisiert, und Informationen werden in Tabellen angezeigt. Für die Arbeit in diesem Blog sind jedoch keine Kenntnisse in SQL oder einer anderen Programmiersprache erforderlich.

Nach dieser kurzen Erklärung können wir gleich loslegen!

Wer nutzt Inhaltsdatenbanken?

Bevor Sie Stunden mit der Planung, Organisation und Erstellung einer Datenbank verbringen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie und Ihr Team tatsächlich davon profitieren werden.

Sie fragen sich vielleicht: "Welche Teams nutzen eigentlich Inhaltsdatenbanken?"

Die einfache Antwort lautet: So ziemlich jedes Team mit großen Mengen an Inhalten, die es organisieren, nachverfolgen und aktualisieren muss - wobei die Betonung auf nachverfolgen und aktualisieren liegt. Eine gute Datenbank hilft Ihnen nicht nur beim Auffinden von Inhalten, sondern ermöglicht es Ihnen auch, Metriken, Status und qualitative Infos zu diesen Inhalten hinzuzufügen, damit Sie sie bestimmen können:

• Was muss aktualisiert werden?
• Welche Inhalte gut funktionieren
• Warum bestimmte Inhalte besser abschneiden als andere
• Wo gibt es Möglichkeiten für neue Inhalte?
• Wie sich Inhalte über einen längeren Zeitraum hinweg bewähren

Wenn Sie oder Ihr Team sich also eine dieser Fragen stellen, dann lohnt es sich, eine Inhaltsdatenbank in Betracht zu ziehen.

Inhaltsdatenbanken sind nützlich für die Organisation von Inhalten für jede Art von Team, aber sie verfolgen normalerweise Informationen für:

1. Marketing- und Kreativteams2. Agenturen3. Teams für professionelle Dienstleistungen
2. Fachleute aus dem Bildungswesen In diesem Beitrag werden Datenbanken im Kontext eines Content-Marketing-Teams erläutert, die Informationen sind jedoch auf jeden anwendbar, der versucht, große Mengen an Inhalten zu verwalten.

Organisieren Sie alle Mitglieder Ihres Marketing Teams durch kollaborative Workflows und das Freigeben von Dokumenten

Je mehr Teams verteilt sind und je zahlreicher sie sind, desto schwieriger wird es, den Kern des Geschäfts im Auge zu behalten, da Fehler oder Störungen in den Abläufen noch verstärkt werden. Die ClickUp Marketing Teams Vorlage bietet eine Lösung für eine bessere Zusammenarbeit durch die Konsolidierung aller Marketingaufgaben, die Verbesserung der Sichtbarkeit in der gesamten Marketingabteilung und die Ermöglichung einer schnellen Reaktion.

Warum eine Datenbank mit Inhalten aufbauen?

Unabhängig davon, ob Sie ein Team von einem oder hundert Personen sind, werden Ihre Gründe für den Aufbau einer Inhaltsdatenbank wahrscheinlich in eine oder mehrere der folgenden Kategorien fallen:

1. Organisieren von Assets
2. Nachverfolgung der wichtigsten Metriken
3. Kuratieren und Kontrollieren der Verteilung von Assets
4. Korrelation zwischen Vermögenswerten und Leistung

Während jeder dieser Faktoren eine Rolle bei der Entscheidung des ClickUp Marketing Teams spielte, Blog- und Landing Page-Datenbanken zu erstellen, war unsere größte Anforderung die Skalierbarkeit.

Da jedes Team schnell wächst, brauchten wir eine Möglichkeit, die riesigen Mengen an Informationen, die in den Köpfen einiger weniger Leute lebten, einem brandneuen Team zur Verfügung zu stellen, das mit den jahrelangen ClickUp-spezifischen Prozessen und Programmen nicht vertraut war.

Aber Skalierbarkeit ist nur einer der Vorteile einer gut gepflegten Inhaltsdatenbank. Lassen Sie uns auf die anderen eingehen:

1. Datenbanken sparen Ihrem Team Zeit.

Die Hauptaufgabe von ClickUp besteht darin jede Woche einen Tag zu sparen also, seien wir ehrlich: "Sparen Sie Zeit" war schon immer unsere Nummer eins. Aber das macht es nicht weniger wahr! Denn wenn Inhalte nicht auf standardisierte Weise gruppiert sind, bedeutet das, dass sie es auch nicht sind:

• Auf nicht standardisierte Weise gruppiert (was die Suche nach etwas wie die Suche nach einer Nadel im Heuhaufen macht)
• Über eine ganze Plattform oder eine Reihe von Plattformen verteilt (was die Suche wie die Suche nach einer Nadel in einem Feld von Heuhaufen macht)
• Im Kopf einer Person gespeichert, oder schlimmer noch, auf der Festplatte ihres Computers (was wohl so ist, als würde man einen Bauern fragen, ob er sich daran erinnert, in welchen Heuhaufen er die Nadel gesteckt hat)

Alles in einer Datenbank zu speichern, ist so, als hätte man alle Nadeln in einer einzigen Schublade mit der Beschreibung "Nadeln", so dass man sich nicht durch Heuhaufen wühlen muss, um sein Stickereiprojekt zu beenden.

Einfach ausgedrückt: Wenn Sie weniger Zeit mit der Suche verbringen, haben Sie mehr Zeit, an der Entwicklung und Verbesserung Ihres Projekts zu arbeiten.

Wenn jeder weiß, wo etwas zu finden ist, ist auch sichergestellt, dass Ihr Team keinen doppelten Aufwand betreibt, indem es etwas, das bereits existiert, von Grund auf neu erstellt, weil es es nicht finden konnte. Denn seien wir ehrlich: Wir alle haben schon einmal einen Inhalt neu erstellt, weil es einfacher war, als auf eine Schnitzeljagd zu gehen und ihn zu suchen.

Außerdem stellt die Speicherung von Inhalten in einer Datenbank - insbesondere in einer Cloud-basierten - sicher, dass jeder weiß, wo er die neueste Version von etwas findet.

2. Datenbanken machen Skalierbarkeit möglich.

Wenn man sie sich selbst überlässt, wird so ziemlich jeder sein eigenes Organisationssystem erfinden.

Wenn Sie die einzige Person sind, die es benutzen muss, ist das in Ordnung. Wenn ein oder zwei andere Ihr System erlernen müssen, selbst wenn es ein wenig planlos ist, ist das normalerweise in Ordnung.

Aber wenn ein Team so wächst, dass zehn, dann zwanzig, dann hundert Leute sich an ein improvisiertes System anpassen müssen, das von einer Person und oft für eine Person entwickelt wurde, dann haben Sie ein Problem.

Die Idee einer gut strukturierten Inhaltsdatenbank ist es, dieses Problem zu verhindern, bevor es auftritt. Selbst wenn Sie nur ein Team sind und alle Ihre Inhalte auf eine Weise organisieren, die für Sie funktioniert, sollten Sie überlegen, ob dieses System auch noch funktioniert, wenn Dutzende von anderen Personen es benutzen müssen.

Wenn Ihre Antwort "vielleicht" oder "😬" lautet, ist es vielleicht an der Zeit, Ihre Nachverfolgung von Inhalten etwas strukturierter und strategischer zu gestalten.

3. Datenbanken ermöglichen es, Inhalte zu analysieren und zu verbessern.

Einer der größten Vorteile einer gut strukturierten Datenbank besteht darin, dass sie nicht nur das Auffinden von Inhalten ermöglicht (sonst wäre es ja nur eine Bibliothek), sondern auch, dass sie dem Inhalt einen Kontext gibt. Das heißt, Sie können quantitative Daten wie Traffic, Engagement, Status und Verlauf einsehen, die Ihnen helfen können, bestimmte Inhalte zu verbessern und die Entwicklung von Inhalten insgesamt zu verbessern.

Und wenn jeder Zugang zu einer Datenbank hat, kann jeder auf der Grundlage desselben Kontexts Ideen entwickeln, was zu einigen aufschlussreichen neuen Ansätzen für Inhalte führen kann.

Zum Beispiel, wenn Sie eine prüfung sozialer Medien ein Spezialist könnte sich einen Blogbeitrag mit hohem Traffic und hohem Engagement in einer Inhaltsdatenbank ansehen und feststellen, dass er Statistiken enthält, die zur Erstellung einer Reihe von LinkedIn-Posts verwendet werden können. Ein E-Mail-Vermarkter sieht vielleicht denselben Beitrag und erkennt, dass er eine Prozessaufschlüsselung enthält, die sich hervorragend als Infografik für einen kommenden Newsletter eignen würde.

Die einfache Kontextualisierung von Inhalten und deren Bereitstellung für alle ermöglicht einen besseren Einblick in die Gruppe und ermutigt die atomisierung von leistungsstarken Inhalten.

Die Organisation und Nachverfolgung von allem an einem Ort erleichtert es den Teams auch, die Leistung von Inhalten zu vergleichen, damit sie beurteilen können, was funktioniert und was nicht, und entsprechende Änderungen an bezahlten oder organischen Inhaltsstrategien vornehmen können.

Was sollte eine Inhaltsdatenbank enthalten?

Welche Informationen Sie in Ihre Content-Datenbank aufnehmen sollten, hängt davon ab, welche Art von Inhalten Sie nachverfolgen und warum Sie sie nachverfolgen, aber hier sind einige gute Richtlinien, die Sie beachten sollten:

1. Beginnen Sie mit den Bausteinen.

Zunächst müssen Sie herausfinden, welche Art von Inhalten - Webseiten, Beiträge in sozialen Medien, Blogs oder alles zusammen - Sie organisieren und nachverfolgen müssen. Dann müssen Sie entscheiden, wie Sie diese Assets nachverfolgen wollen.

Wenn der Inhalt, den Sie nachverfolgen, als eine Sammlung von Elementen betrachtet werden kann, dann ist die Art der Nachverfolgung die Art der Speicher, die Sie zur Organisation des Materials verwenden. Sie sollten einen Speicher wählen, der leicht zu verpacken ist, in den alle erforderlichen Informationen passen und der sich später leicht beschreiben und auffinden lässt.

Wenn Sie ClickUp verwenden, um eine Datenbank aufzubauen, empfehlen wir, Aufgaben zu verwenden, um einzelne Inhalte zu speichern. Aber darauf gehen wir im nächsten Abschnitt näher ein.

Eine Blog-Datenbank-Aufgabe in ClickUp

2. Entscheiden Sie, wie Sie den Inhalt kategorisieren wollen.

Sobald Sie entschieden haben, welche Art (oder Arten) von Inhalten Sie nachverfolgen und wie Sie diese speichern, müssen Sie entscheiden, wie Sie diese kategorisieren wollen.

Im Fall von ClickUp haben wir eine separate Datenbank für Blogs und Landing Pages, die wir jeweils nach Kategorien kategorisieren.

Blogs werden nach Themen geclustert, daher fügen wir ein benutzerdefiniertes Feld mit Optionen wie Agile, CRM, Tools, Work/Life usw. ein.

Landing Pages sind nach Typ geclustert, so dass das gleiche Benutzerdefinierte Feld in einer Landing Page Aufgabe Optionen wie Feature, Competitor, Team, usw. enthält.

Wenn Sie Ihre eigenen Beschreibungen entwerfen, unabhängig davon, ob Sie sich für eine thematische Kategorisierung entscheiden oder nicht, denken Sie daran, dass die einheitliche Verwendung von Beschreibungen das Wichtigste ist. Vergewissern Sie sich, dass Sie und Ihr Team verstehen, was die einzelnen Beschreibungen bedeuten, und achten Sie auf eine einheitliche Schreibweise und Großschreibung der Bezeichnungen.

3. Entscheiden Sie, welche anderen Infos Sie speichern müssen.

Nachdem Sie nun entschieden haben, was Sie in Ihrer Datenbank speichern und wie Sie es organisieren wollen, können Sie damit beginnen, die Details auszufüllen. In dieser Phase sollten Sie sich ein paar Schlüssel-Fragen stellen:

1. Wo befindet sich mein Inhalt?
2. In welchem "Zustand" befindet sich mein Inhalt? (Müssen sie aktualisiert werden? Werden sie überprüft?)
3. Wer ist für die Pflege dieses Inhalts verantwortlich?
4. Wie ist die Leistung meines Inhalts?

Die Beantwortung dieser Fragen wird Ihnen dabei helfen zu entscheiden, welche Informationen Sie in Ihre Datenbankaufgaben aufnehmen müssen. (Oder, wenn Sie ClickUp nicht verwenden, den "Container", den Sie zum Speichern von Informationen über den Inhalt verwenden.)

Im nächsten Abschnitt werden wir uns einige der spezifischen Details ansehen, die wir in unserer Datenbank verfolgen.

4. Erstellen Sie eine Karte der Prozesse, die in Ihrer Datenbank verwaltet werden sollen.

Eine Datenbank ist nur dann sinnvoll, wenn sie Ihnen und Ihrem Team hilft, Informationen zu konsolidieren und bestehende Arbeitsabläufe zu optimieren.

denn wenn Sie mit Ihren Inhalten nichts zu erledigen haben, warum sollten Sie sich die Zeit nehmen, sie in eine Datenbank aufzunehmen?

Wenn Sie entscheiden, welche Details Sie nachverfolgen wollen, sollten Sie auch überlegen, wie Sie und Ihr Team die Datenbank mit bestehenden Prozessen verknüpfen können, die den Inhalt betreffen.

Ein Beispiel: Sie haben eine Datenbank für alle Ihre Seiten erstellt und brauchen jemanden in Ihrem Team, der die Beiträge alle sechs Monate ab dem Veröffentlichungsdatum auf die Richtigkeit der Informationen überprüft. Sie möchten sicherstellen, dass jede Aufgabe auf der Seite den Status "Überprüfung erforderlich" oder "Aktualisierung erforderlich" und ein Fälligkeitsdatum enthält. Sie können den Überprüfer sogar als Mitarbeiter in die Aufgabe aufnehmen, um seine Zuständigkeiten klar zu kennzeichnen.

Benutzerdefinierte Status in einer ClickUp Aufgabe

Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Inhalte leicht auffindbar sind und in die Workflows integriert werden können, spart Ihr Team Zeit und kann neue Mitglieder leichter in die Nutzung der Datenbank und in die internen Prozesse einweisen.

Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die konsequente Nachverfolgung von Status, Beschreibungen und Metriken die Einrichtung von Automatisierungen zur Pflege der Datenbank und zur Vereinfachung von Prozessen. Mehr zum Thema automatisierungen in Kürze .

Wie man eine Inhaltsdatenbank aufbaut

Wenn Sie sich entscheiden, eine Inhaltsdatenbank für sich und Ihr Team zu erstellen, stellen Sie zunächst sicher, dass alle am Projekt Beteiligten die Probleme kennen, die diese Datenbank lösen soll. Zu erledigen ist dies mit einer einfachen Liste, wie z. B. der unten abgebildeten für eine Blog-Datenbank:

Schmerzpunkte des Blog-Inhalts:

1. aufgaben und Informationen in einem Blog sind nicht an einem Ort zu finden
2. die Nachverfolgung von Metriken und KPIs in Blogs ist uneinheitlich
3. die Teams für soziale Medien und bezahlte Medien haben keine Sichtbarkeit der verfügbaren Blogs

Erstellen Sie auf der Grundlage dieser Probleme eine Beschreibung in ein bis zwei Sätzen für die Datenbank:

"Diese Blog-Datenbank soll als zentrale Referenz für ClickUp-Blogs dienen. Bitte vermeiden Sie es, Blog-Aufgaben an anderer Stelle in ClickUp zu erstellen, speichern Sie alle relevanten Blog-Informationen in der entsprechenden Aufgabe und aktualisieren Sie die Info zur Aufgabe, wenn Sie Textbearbeitungen oder SEO durchführen."

Dies gibt aktuellen und neuen Mitgliedern des Teams einen Hinweis darauf, wie die Datenbank verwendet werden sollte. In dem obigen Beispiel heißt es zum Beispiel, dass alle Blog-Infos in der Datenbank gespeichert werden sollten.

Sie können die oben genannten Probleme auch nutzen, um zu entscheiden, welche Informationen in Ihre Datenbank aufgenommen werden sollen und wie sie gespeichert und organisiert werden sollen. Zu erledigen ist dies, indem Sie skizzieren, wie Sie die Datenbank zur Lösung der einzelnen Probleme einsetzen wollen:

• Problem: Blog-Aufgaben und -Informationen sind nicht an einem Ort zu finden
• Lösungen_:
  • erstellen Sie eine Liste aller aktiven Blogseiten und stellen Sie sicher, dass jedes Blog als Aufgabe zur Datenbank hinzugefügt wird, indem Sie entweder bestehende Blogaufgaben verschieben oder neue Aufgaben erstellen. Löschen Sie während dieses Prozesses alle Duplikate
  • erstellen Sie ein klares und einheitliches Benennungs- und Tag-System für Blog-Aufgaben, um die Auffindbarkeit zu erleichtern
  • stellen Sie sicher, dass die Blog-SOPs aktualisiert werden und die oben genannten Informationen enthalten

Die Wiederholung dieses Prozesses für jeden wichtigen Problembereich garantiert, dass Ihre Datenbank die richtigen Probleme löst.

Um das Ergebnis dieses Prozesses zu veranschaulichen, lassen Sie uns eine der Aufgaben in der Blog-Datenbank von ClickUp analysieren:

Aufschlüsselung einer Blog-Datenbank-Aufgabe in ClickUp

1. Status und Mitarbeiter: Zeigt an, wo sich das Blog im Ideenfindungs-, Erstellungs- und Überarbeitungsprozess befindet und wer gerade (oder zuletzt) an dem Blog arbeitet
2. Aufgabenbezeichnung: Eine konsistente und leicht zu merkende Beschreibung, die die Organisation und die Durchsuchbarkeit erleichtert
3. Benutzerdefinierte Felder: Nachverfolgung und Speicherung von Schlüsselinformationen, die uns sagen, wo der Inhalt zu finden ist ("Post URL" in der obigen Abbildung) und was damit zu erledigen ist ("Database Status"). Diese Details und Beschreibungen sollten einheitlich für alle Assets implementiert werden und für jeden leicht zu finden und zu referenzieren sein
4. Infos zur Zeitleiste: Verfolgen Sie immer, wann ein Asset erstellt wurde und wann es aktualisiert oder überprüft werden muss (Nachverfolgung im "Fälligkeitsdatum" im obigen Beispiel). Wenn Sie mit Auftragnehmern oder stundenweise beschäftigten Mitarbeitern arbeiten, können Sie auch die Nachverfolgung in der Datenbank vornehmen, um die abrechenbaren Stunden zu berechnen
5. Kommentarverlauf: Ermuntern Sie Ihr Team, die gesamte Kommunikation zu einem Inhalt an einer Stelle zu speichern. Wenn ein neuer Beteiligter in den Prozess eingeführt wird, kann er so auf den historischen Kontext zugreifen, ohne alle, die an dem Blog gearbeitet haben, befragen zu müssen. In ClickUp Aufgaben sind Kommentare eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die gesamte Kommunikation an einem Ort stattfindet, während die Unterhaltung über die einzelnen Blogs getrennt bleibt.

Verwenden Sie die ClickUp Vorlage für die Verwaltung von Inhalten, um benutzerdefinierte Kalender für mehrere Kanäle anzuzeigen

Auch wenn Ihre eigene Datenbank möglicherweise anders konfiguriert ist und andere Informationen als im obigen Beispiel enthält, sollte dies ein guter Ausgangspunkt für Sie und Ihr Team sein. Mit der ClickUp Content Management Vorlage können Sie die Bereitstellung über mehrere Marketingkanäle problemlos planen und durchführen. Außerdem bietet es eine klare Sichtbarkeit Ihres Plans für die Verteilung von Inhalten.

Eine weitere wichtige Überlegung ist, wie Sie all diese Informationen auf hoher Ebene überprüfen wollen. Es ist zwar wichtig, alle Informationen zu einem Inhalt an einem Ort zusammenzufassen, aber ebenso wichtig ist es, schnell und einfach nach mehreren Inhalten sortieren, filtern, gruppieren und suchen zu können. Das ist der Punkt, an dem ClickUp Ansichten kommen in.

Während Sie Ihre Datenbank in ClickUp auf beliebig viele Arten visualisieren können, werden wir hier zwei der "datenbankfreundlichsten" Ansichten näher betrachten:

1. Listenansicht

Die Listenansicht ist äußerst nützlich, um Ihre Inhalte schnell zu gruppieren und auf verschiedene Weise zu filtern, um bessere Einblicke zu erhalten und Vergleiche zwischen verschiedenen Arten von Inhalten anzustellen. Standardmäßig werden in der Listenansicht Informationen nach Status gruppiert, aber mit den granularen Filter- und Sortieroptionen von ClickUp können Sie Inhalte auf der Grundlage beliebiger Variablen anzeigen.

Gruppierungsoptionen für die Listenansicht in ClickUp

Wie oben erwähnt, gruppieren wir häufig nach Inhaltskategorien, aber die Datenbank könnte genauso gut nach Datenbankstatus, Mitarbeiter, Fälligkeitsdatum und mehr gruppiert werden.

Um die vielen Gruppierungs-, Filter- und Sortieroptionen, die in der Listenansicht (unter anderem) zur Verfügung stehen, richtig nutzen zu können, ist es unerlässlich, dass Sie klare und konsistente Namenskonventionen in Ihrer Datenbank einrichten und beibehalten.

Standardisierte Namensgebung für Landing Pages in der Listenansicht von ClickUp

2. Tabelle Ansicht

Die Tabellenansicht bietet Ihnen eine übersichtliche Ansicht des Inhalts einer Datenbank. Diese Ansicht eignet sich ideal zum Speichern und Überprüfen von Inhaltsanalysen (z. B. Traffic, Klickraten und Konversionsraten) und um schnell zu sehen, in welchem Status sich viele einzelne Inhalte befinden.

Die Ansicht "Tabelle" ist auch äußerst nützlich, wenn Sie eine relationale Datenbank ohne Code für Ihre Inhalte erstellen möchten. Fügen Sie dazu einfach benutzerdefinierte Felder ein, die die Aufnahme von Links ermöglichen, auf die dann von der Ansicht "Tabelle" aus zugegriffen werden kann, so dass Benutzer mit nur einem Klick zu verwandten Informationen springen können.

Verwenden Sie in ähnlicher Weise die beziehung und abhängigkeit features innerhalb von Aufgaben, um eine übersichtliche, codefreie relationale Datenbank zu organisieren.

Eine Landing Page-Datenbank, visualisiert in der Ansicht von ClickUp in Form einer Tabelle

Obwohl dies die beiden Ansichten sind, die das ClickUp Team am häufigsten verwendet, um Datenbankinhalte zu erstellen und zu pflegen, sind sie keineswegs die einzigen nützlichen Ansichten, um dies zu erledigen.

Eine kleinere Datenbank, die stark workflow-orientiert ist, könnte profitieren von ClickUp's Kanban Board Ansicht .

Eine Datenbank für Social-Media-Inhalte kann auch als Kalender für Inhalte verwendet werden ClickUp's Ansicht des Kalenders .

Fühlen Sie sich also nicht an eine bestimmte Ansicht gebunden, wenn Sie Ihre Inhaltsdatenbank planen und aufbauen - denken Sie nur daran, Ihre Kategorien und Beschreibungen konsistent zu halten, damit sie später in jeder Ansicht, die Sie wählen, leicht gefiltert und gruppiert werden können.

Wie man eine Inhaltsdatenbank pflegt

Ihre Datenbank ist also fertiggestellt! Alle Ihre Inhalte sind ordentlich in Aufgaben gegliedert, die in übersichtlichen Ansichten sortiert sind. Ihre Arbeit ist erledigt, richtig?

Nicht ganz.

Jetzt, wo Sie eine voll funktionsfähige Inhaltsdatenbank haben, ist es an der Zeit, sie in die Tat umzusetzen! Schließlich soll eine Datenbank die Nachverfolgung, Analyse und Aktualisierung von Inhalten erleichtern. Aber das bedeutet, dass Sie und Ihr Team die Nachverfolgung, die Analyse und die Aktualisierung immer noch zu erledigen haben.

Bevor wir uns mit den Prozessen und Workflows befassen, sollten wir ein paar einfache Grundregeln beachten, die die Pflege Ihrer Datenbank auf lange Sicht ermöglichen.

1. Sorgen Sie für Sichtbarkeit.

Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass jeder, der die Datenbank nutzen muss, Zugang zu ihr hat und weiß, wo sie sich befindet, wie man darin navigiert und wie (und wann) man die darin enthaltenen Inhalte richtig aktualisiert.

Wenn neue Mitarbeiter Zugriff auf die Datenbank benötigen, sollten Sie die Datenbankanweisungen in ihre Einführungsunterlagen aufnehmen, um die Schulung zu optimieren.

Und stellen Sie sicher, dass alle Ihre internen Verfahrensanweisungen und standardarbeitsanweisungen (SOPs) mit ausdrücklichen Anweisungen für die ordnungsgemäße Nutzung der Datenbank aktualisiert werden. Andernfalls riskieren Sie, mit wichtigen Informationen ein Telefonspiel zu spielen, da SOPs mündlich oder in einmaligen E-Mails und Slacks weitergegeben werden.

Und schließlich wird durch die Sicherstellung einer angemessenen Sichtbarkeit die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Sie und Ihr Team doppelte Arbeit leisten, indem sie denselben Inhalt in mehreren Aufgaben oder Listen erstellen.

2. Schaffen Sie Verantwortlichkeit.

Stellen Sie sicher, dass jeder seine Rolle bei der Pflege einer Datenbank kennt. Auf diese Weise lassen sich Redundanzen oder - schlimmer noch - ein Tauziehen vermeiden, bei dem eine Person etwas erledigt und eine andere es wieder rückgängig macht und so weiter.

All dies bedeutet, dass die Pflege einer Datenbank mit Inhalten ein Aufwand für das Team sein sollte. Wenn Sie zum Beispiel an der Pflege einer Blog-Datenbank für ein Technologieunternehmen arbeiten, könnten Sie die Verantwortlichkeiten wie folgt verteilen:

• Content Manager: Überwacht die Planung und Erstellung der Datenbank; stellt in regelmäßigen Abständen sicher, dass alle Inhalte und zugehörigen Informationen auf dem neuesten Stand sind
• SEO-Spezialist: Überprüft in regelmäßigen Abständen Blogs, um sicherzustellen, dass die Links funktionieren. Sucht nach weiteren Möglichkeiten für den Linkaufbau
• Copywriter: Aktualisiert den Inhalt von Blogs als Reaktion auf Änderungen der Angebote von Mitbewerbern oder auf die Veröffentlichung neuer Features
• Designer: Wird in den Prozess eingebunden, um Blog-Bilder zu aktualisieren, die aufgrund von Feature- oder Plattform-Änderungen nicht mehr aktuell sind

Sobald Sie festgelegt haben, wer wofür verantwortlich ist, besteht der nächste Schritt darin, herauszufinden, wie jeder Beteiligte weiß, wann er was zu erledigen hat.

3. Automatisieren Sie Erinnerungen und Übergaben.

Automatisierungen können äußerst nützlich sein, da sie Ihrem Team Zeit sparen und menschliche Fehler minimieren. Doch bevor Sie etwas automatisieren, sollten Sie sich fragen: "Was muss jedes Mal passieren, wenn mein Team und ich einen bestimmten Inhalt erstellen?"

Dies ist eine wichtige Frage, denn viele Schritte in einem Prozess sind variabel, d. h. sie können sich je nach Inhaltstyp und Kontext ändern. Variable Schritte und Prozesse sollten in der Regel manuell durchgeführt werden, da Automatisierungen in diesen Fällen mehr Probleme verursachen als lösen können.

Wenn die Schritte in einem Prozess feststehen und jedes Mal ablaufen, wenn Sie einen Inhalt erstellen, eignen sie sich hervorragend für eine Automatisierung.

Im Folgenden werden einige Automatisierungen vorgestellt, die das ClickUp Team zur Pflege seiner Blog-Datenbank verwendet. Beachten Sie jedoch, dass sie eher beschreibend als vorschreibend sind und daher eher als allgemeine Beispiele denn als exakte Anleitung für die Einstellung Ihrer eigenen Automatisierungen dienen

Viele ClickUp Blog-Datenbank-Automatisierungen dienen der Verwaltung von Prozessen, die sich über mehrere Wochen oder Monate erstrecken. Schließlich vergessen Menschen Dinge im Laufe der Zeit - wenn sie richtig konfiguriert sind, tun das Automatisierungen nicht. Schauen wir uns ein praktisches Beispiel dafür an:

Eine unserer primären Automatisierungen vereinfacht die verschiedenen Aufgaben-Status, die ein Blog durchläuft, für eine einfache Referenz in der Blog-Datenbank mithilfe des benutzerdefinierten Feldes Datenbankstatus:

• Wenn der Status einer Aufgabe in einem Blog von Offen auf In Bearbeitung wechselt, wechselt das benutzerdefinierte Feld für den Datenbankstatus von Geplant auf In Entwicklung.

ClickUp Automatisierung, bei der eine Änderung des Status die Aktualisierung benutzerdefinierter Felder bewirkt

• Das benutzerdefinierte Feld für den Datenbankstatus bleibt In Development, bis der Blogbeitrag erstellt, veröffentlicht und von unserem SEO Team überprüft wurde.
• Wenn der Status der Aufgabe des Blogbeitrags auf Closed geändert wird, nachdem erdurch das SEO Team überprüft wurdegeändert wurde, werden mehrere Automatisierungen ausgelöst:
• Das benutzerdefinierte Feld für den Status der Datenbank ändert sich in Überwachung
• Alle beauftragten Mitarbeiter werden aus der Aufgabe entfernt
• Das Fälligkeitsdatum der Aufgabe wird auf sechs Monate in der Zukunft verschoben.

Erstellen Sie benutzerdefinierte, codefreie ClickUp Automatisierungen in Sekunden.

Die Automatisierung des Fälligkeitsdatums sorgt dafür, dass die Leistung des Blogposts irgendwann in den nächsten sechs Monaten analysiert wird.

Eine weitere Automatisierung sorgt dafür, dass nach Ablauf der sechs Monate das benutzerdefinierte Feld für den Status der Datenbank auf Audit geändert wird. Dies wiederum löst eine Automatisierung aus, um eine neue Unteraufgabe zur Leistungsbewertung zu erstellen, bei der das SEO-Team die Leistung des Blogs analysiert und feststellt, ob Aktualisierungen erforderlich sind.

Benutzerdefinierte ClickUp Automatisierung für die Erstellung von Unteraufgaben

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Automatisierungen dazu beitragen können, dass Prozesse standardisiert werden und langwierige Arbeitsabläufe nicht in Vergessenheit geraten.

4. Keep it simple!

Versuchen Sie, alles so einfach wie möglich zu halten, von den Namenskonventionen bis zu den Automatisierungen. Das erleichtert das Auffinden von Dingen ungemein und macht es viel einfacher, Ihr Team (und alle zukünftigen Mitarbeiter) mit der Datenbank und den darin enthaltenen Workflows vertraut zu machen.

Erstellen Sie einen abschließenden Workflow für Ihre Kreativ- und Design-Teams mit dieser hilfreichen ClickUp-Vorlage

Wenn Sie Hilfe bei der Vereinfachung Ihres Workflows benötigen, verwenden Sie die ClickUp Kreativ- und Design-Vorlage um eine klare Aufschlüsselung Ihres Marketing Workflows zu erstellen. Diese Vorlage unterstützt gängige Marketingaspekte wie Formulare, Anfragen für Inhalte und die Verwaltung von Asset-Bibliotheken, so dass Sie einen direkten Einblick in die Abläufe Ihres Content-Marketing-Prozesses erhalten.

Gestartet

Das Schwierigste an einem Projekt wie diesem ist oft der Anfang. Schließlich ist die Erstellung einer Datenbank mit Inhalten ein riesiges Unterfangen, das zu einer Analyse-Lähmung führen kann.

Wenn Sie Ihre Datenbank von Grund auf neu aufbauen, entweder mit ClickUp oder einem anderen Tool für das Aufgaben- oder Projektmanagement, beginnen Sie mit dem Planen Ihrer Datenbank mit Hilfe des grundlegende Schritte, die in diesem Blog besprochen werden :

1. Entscheiden Sie, was Sie nachverfolgen müssen und wie Sie es nachverfolgen werden
2. Bestimmen Sie, wie Ihr Inhalt kategorisiert werden soll
3. Bestimmen Sie, welche Details (wie Daten, Mitarbeiter oder Daten und Analysen) Sie in Ihrer Datenbank speichern müssen
4. Bestimmen Sie diegrundlegende Inhalte-Workflows (z. B. Aktualisierungen des Inhalts, Abrufe von Besucherzahlen und Konversionsraten und SEO), die Sie in der Datenbank verwalten müssen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenbank so konfiguriert werden kann, dass diese Workflows nachverfolgt werden können.

Da die Gliederung und Nachverfolgung selbst dieser ersten Schritte ein wenig überwältigend sein kann, vor allem, wenn Sie mit einer großen Menge oder mehreren Arten von Inhalten zu tun haben, versuchen Sie, Ihre Gedanken mit ClickUp's Mindmaps .

Zu erledigen ist damit die Möglichkeit, Ihre Datenbank auf einer hohen Ebene zu skizzieren und gleichzeitig zu visualisieren, wie die einzelnen Teile zueinander in Beziehung stehen.

Eine Mind Map zur Visualisierung von Beziehungen zwischen ClickUp Blog Aufgaben

Sie können auch verwenden Dokumente in ClickUp um Notizen zu speichern und in Echtzeit mit Ihrem Team an der Datenbankstruktur und -implementierung zusammenzuarbeiten. So ist sichergestellt, dass alle auf der gleichen Seite stehen, und es ist einfacher, Aufgaben zu delegieren, wenn Sie mit dem Aufbau beginnen wollen.

Zusammenarbeit in Echtzeit in ClickUp Docs

Um einen Vorsprung bei all diesen Plänen zu bekommen, unsere kostenlose Blog-Datenbank herunterladen und Landing Page datenbank-Vorlagen. Diese vorlagen für den Inhalt basieren auf den Blog- und Landing-Page-Datenbanken des ClickUp Marketing-Teams und sind daher erprobt und getestet.

Ein letzter Ratschlag, den Sie bei der Planung, dem Aufbau und der Pflege Ihrer Inhaltsdatenbank berücksichtigen sollten: Beziehen Sie Ihr gesamtes Team ein.

Wenn Sie Ihr gesamtes Team von Anfang an mit einbeziehen, ist dies gewährleistet:

• Sie berücksichtigen bei der Planung alle Gesichtspunkte
• Sie teilen sich die mühsame Arbeit des Aufbaus auf
• Sie teilen sich die Arbeit, die mit der Pflege und Aktualisierung der Datenbank verbunden ist.

Wenn Sie ein großartiges Tool für die Zusammenarbeit suchen, das gleichzeitig ein perfektes Datenbank-Tool für Inhalte ist, dann sind Sie hier genau richtig ClickUp . Starten Sie mit Ihrem Team mit unserem Free Forever-Plan und bringen Sie Ihre Teamzusammenarbeit, Datenbanktools und Ihr Arbeitsmanagement an einen Ort.