Die Verwendung von Projektmanagement-Software zur Erstellung einer Tagesordnung kann entmutigend sein, aber wir haben die Lösung für Sie! Auf den ersten Blick mag es unnötig erscheinen, aber was ist die Alternative? Mit Stift und Papier Ihre Pläne notieren? Wir sind nicht mehr im Jahr 1990!
Es gibt einen Grund, warum so viele Top-Teams für ihre Meetings und Tagesordnungen auf ClickUp setzen. ClickUp verfügt über eine Vielzahl von Features, die Ihnen bei allem helfen, von den einfachsten Zeitplänen bis hin zu komplexen Ablaufplänen für Teambesprechungen. Legen wir los!
Die 12 besten ClickUp-Features zur Planung eines Meetings
Hier sind die besten Features, um mit ClickUp ein Meeting zu planen oder eine Agenda für dieses Meeting zu erstellen:
1. Notepad
Der erste Schritt zu allem ist die Erstellung eines Plans, oder zumindest sollte es so sein. Viele von uns scheuen sich davor, einen Plan zu erstellen, weil es wie ein großer, unnötiger Prozess erscheint, aber mit ClickUp machen wir es einfach! Mit dem Notepad können Sie Ihre Gedanken schnell notieren, sobald sie Ihnen in den Sinn kommen. Was ist, wenn Sie in Ihrem ClickUp-Team bei der Arbeit sind und nicht möchten, dass Ihre Kollegen Ihre Pläne für das Abendessen sehen? Das ist das Tolle am Notepad – er ist komplett privat für Sie. Außerdem können Sie ihn als Chrome-Erweiterung hinzufügen und jederzeit beim Surfen im Internet verwenden. Er ist mit Ihrem Hauptkonto bei ClickUp verbunden! Dies ist ein großartiger Ort, um mit der Erstellung Ihrer Agenda zu beginnen, und bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Gedanken sofort zu notieren, sobald sie Ihnen kommen.
2. Liste der Fälligkeitsdaten für Listen und Aufgaben
Sie können Fälligkeitstermine für eine gesamte Liste oder eine einzelne Aufgabe festlegen. Dieses Feature ist unverzichtbar, wenn bestimmte Aufgaben vor Beginn Ihres Meetings zu erledigen sind. Sorgen Sie für Verantwortlichkeit und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten über die Fälligkeitstermine informiert sind! Eine Möglichkeit besteht darin, Ihre Meeting-Agenda zur Aufgabenbeschreibung hinzuzufügen (siehe unten)!
3. Beschreibung der Aufgabe
Sobald Sie wissen, wann Ihr Meeting stattfinden wird, und einige grundlegende Ideen entwickelt haben, ist es an der Zeit, eine Tagesordnung zu erstellen und Ihr Team um Input zu bitten. Hier bei ClickUp fügen wir die Tagesordnung in die Beschreibung der Aufgabe ein, und Sie können sie sogar mit Rich-Text-Bearbeitung nach Ihren Wünschen bearbeiten. Die Teilnehmer können dann ihre Ideen in Form von Kommentaren einbringen und zur Tagesordnung hinzufügen.
4. Zugewiesene Kommentare
Nachdem alle ihre Ideen hinzugefügt haben, können Sie die Kommentare verwenden, um Aktionspunkte oder Aufgaben für jede Person mit zugewiesenen Kommentaren zu erstellen. Die übrigen Features eignen sich hervorragend, um die Verantwortlichkeit sicherzustellen und dafür zu sorgen, dass alles, was für das Meeting erforderlich ist, rechtzeitig erledigt wird!
5. Chrome-Erweiterung
Angenommen, Sie surfen im Internet und stellen fest, dass Sie eine Aufgabe aus einer Website erstellen müssen, die Sie gerade ansehen, damit Sie diese bei Ihrem nächsten Meeting besprechen können... ClickUp hat dafür eine Lösung! Mit unserer Chrome-Erweiterung können Sie schnell eine Aufgabe aus der Website erstellen, die Sie gerade ansehen. Sie können sogar eine Standard-Liste festlegen, damit Sie Aufgaben ganz einfach zu Ihrer Meeting-Liste hinzufügen können.
6. Vorlagen für Aufgaben
Mit unseren brandneuen Aufgabenvorlagen können Sie Aufgaben, die Sie immer wieder verwenden, ganz einfach speichern. Das ist perfekt für Meetings. Hier bei ClickUp beginnen wir jedes Meeting mit einer Besprechung unseres wöchentlichen StandUps, daher sind Aufgabenvorlagen ideal, um sicherzustellen, dass wir jedes Mal denselben allgemeinen Prozess befolgen. Dies gewährleistet auch Konsistenz, unabhängig davon, wer gerade Dienst hat oder die Leitung innehat. Nutzen Sie dieses leistungsstarke Feature, wenn Sie Ihren nächsten Termin planen.
7. Wiederholende Aufgaben
In fast jedem Büro gibt es bestimmte Aufgaben, die regelmäßig erledigt werden müssen. Wiederholende Aufgaben eignen sich hervorragend dafür und sind eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass dieselben Aufgaben nach einem festgelegten Zeitplan erledigt oder nach ihrem Abschluss wieder geöffnet werden. Unsere wiederholenden Aufgaben sind äußerst robust und ermöglichen eine scheinbar unbegrenzte Anzahl von Kombinationen. Dieses Feature hebt ClickUp deutlich von der Konkurrenz ab und ermöglicht es Ihnen, Aufgaben, die Sie jede Woche erledigen, ganz einfach zu planen.
8. Abhängigkeiten
Viele von uns haben Aufgaben, die wir erst erledigen können, wenn unser Meeting vorbei ist oder die Tagesordnung erstellt ist... Hier kommen Abhängigkeiten ins Spiel! Sie ermöglichen es Ihnen, Aufgaben zu haben, die auf andere Aufgaben warten oder diese blockieren, sodass keine Unklarheiten darüber bestehen, wann Sie beginnen können.
9. Tags
Tags sind eine hervorragende Möglichkeit für die Nachverfolgung aller Aufgaben, die mit Ihrem Meeting zusammenhängen, auch wenn sie sich in verschiedenen Listen befinden. Sie können alle Ihre StandUp-Aufgaben ganz einfach mit „StandUp” taggen und über Filter auf alle Listen zugreifen.
10. Kalender
Sie können alle Ihre Aufgaben mit Fälligkeitsdaten ganz einfach in Ihrem Kalender einsehen. Als Bonus bieten wir eine bidirektionale Synchronisierung mit Google Kalender, sodass Sie Ihre ClickUp-Aufgaben auch in Ihrem Google Kalender sehen können, egal ob online oder in der mobilen App.
11. Checklisten
Sie können Checklisten je nach Bedarf innerhalb von Aufgaben oder im Notepad verwenden. Bei ClickUp verwendet oft die Person, die ein Meeting für das Team leitet, eine Checkliste in ihrem Notepad, da dies eine einfache Möglichkeit ist, effiziente Meeting-Notizen zu machen. Die Checklisten sind „intelligent“, sodass Sie sie physisch abhaken und verschachteln können, wenn zwei Aufgaben miteinander in Verbindung stehen.
Wenn es sich um ein gemeinschaftliches Meeting handelt, ist es oft eine gute Idee, eine Checkliste innerhalb einer Aufgabe zu verwenden, damit jeder Mitarbeiter seine Checklistenelemente abhaken kann.
12. Verwenden Sie Slack
Nutzt Ihr Team Slack, um zu kommunizieren und unnötige E-Mails zu vermeiden? Oder ist Ihr Remote-Team vielleicht über mehrere Zeitzonen hinweg verbunden und Slack ein wichtiges Tool, um sich mit Notizen und Fortschritten auf dem Laufenden zu halten? Auch hier kann ClickUp Ihnen helfen. Wenn in Slack-Unterhaltungen eine großartige Idee oder Aufgabe auftaucht, können Sie diese Slack-Nachricht automatisch in eine Aufgabe oder einen Kommentar umwandeln. Erfahren Sie mehr darüber, wie Slack mit ClickUp zusammenarbeitet.
Fazit
Diese Liste wird immer länger, und das hat einen Grund! Wir bieten eine Vielzahl von Features für die Erstellung von Tagesordnungen und die Planung von Meetings. Die Features sind alle extrem anpassbar, sodass wir Ihnen unabhängig von Ihren Anforderungen die passende Lösung bieten können!