Die Verwendung einer Projektmanagement-Software zur Erstellung einer Agenda kann entmutigend sein, aber wir haben die Lösung für Sie! Auf den ersten Blick mag es unnötig erscheinen, aber was ist die Alternative? Mit Stift und Papier Ihre Pläne notieren? Wir sind nicht mehr im Jahr 1990!
Es gibt einen Grund, warum so viele Top-Teams für ihre Meetings und Agenden auf ClickUp setzen. ClickUp verfügt über ein umfangreiches Array an Features, die Ihnen bei allem helfen, von den einfachsten Zeitplänen bis hin zu komplexen Reiseplänen für Team-Meetings. Legen wir los!
die 12 besten ClickUp-Features zum Planen eines Meetings
Hier sind die besten Features, um mit ClickUp ein Meeting zu planen oder eine Agenda für dieses Meeting zu erstellen:
1. Notepad
Der erste Schritt zu allem ist die Erstellung eines Plans, oder zumindest sollte es so sein. Viele von uns scheuen sich davor, einen Plan zu erstellen, weil es wie ein großer, unnötiger Prozess erscheint, aber mit ClickUp machen wir es ganz einfach! Mit dem Notepad können Sie Ihre Gedanken schnell notieren, sobald sie Ihnen in den Sinn kommen. Was ist, wenn Sie im ClickUp-Team Ihrer Arbeit sind und Sie nicht möchten, dass Ihre Kollegen Ihre Pläne für das Abendessen sehen? Das ist das Tolle an Notepad – es ist komplett privat für Sie. Außerdem können Sie es als Chrome-Erweiterung hinzufügen und jederzeit beim Surfen im Internet verwenden. Es verbindet sich mit Ihrem Hauptkonto bei ClickUp! Dies ist ein großartiger Ort, um mit der Erstellung Ihrer Agenda zu beginnen, und bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Gedanken sofort zu notieren, sobald sie Ihnen in den Sinn kommen.
2. Fälligkeitsdaten für Listen und Aufgaben
Sie können Fälligkeitsdaten für eine gesamte Liste oder eine einzelne Aufgabe festlegen. Dies ist ein unverzichtbares Feature, wenn Sie bestimmte Aufgaben erledigen müssen, bevor Ihr Meeting beginnt. Stellen Sie die Verantwortlichkeit sicher und sorgen Sie dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind, was die zu erledigenden Aufgaben angeht, indem Sie Fälligkeitsdaten festlegen! Eine Idee ist, Ihre Meeting-Agenda zur Aufgabenbeschreibung hinzuzufügen, siehe unten!
3. Aufgabenbeschreibung
Sobald Sie wissen, wann Ihr Meeting stattfinden soll, und einige grundlegende Ideen gesammelt haben, ist es an der Zeit, eine Agenda zu erstellen und Ihr Team um Input zu bitten. Hier bei ClickUp fügen wir die Agenda in die Aufgabenbeschreibung ein, und Sie können sie mit der Rich-Text-Bearbeitung ganz nach Ihren Wünschen anpassen. Die Teammitglieder können dann ihre Ideen in Kommentaren einbringen und zur Agenda hinzufügen.
4. Zugewiesene Kommentare
Nachdem alle ihre Ideen hinzugefügt haben, können Sie die Kommentare verwenden, um Aktionselemente oder Aufgaben für jede Person mit zugewiesenen Kommentaren zu erstellen. Die übrigen Features eignen sich hervorragend, um die Verantwortlichkeiten zu klären und sicherzustellen, dass alles, was für das Meeting erforderlich ist, rechtzeitig erledigt wird!
5. Erweiterung für Chrome
Angenommen, Sie surfen im Internet und stellen fest, dass Sie eine Aufgabe aus einer Website erstellen müssen, die Sie gerade ansehen, damit Sie diese in Ihrem nächsten Meeting besprechen können... ClickUp hat die Lösung dafür! Mit unserer Chrome-Erweiterung können Sie schnell eine Aufgabe aus der Website erstellen, die Sie gerade ansehen. Sie können sogar eine Standardliste festlegen, damit Sie Aufgaben ganz einfach zu Ihrer Meeting-Liste hinzufügen können.
6. Vorlagen für Aufgaben
Mit unseren brandneuen Aufgabenvorlagen können Sie Aufgaben, die Sie immer wieder verwenden, ganz einfach speichern. Das ist perfekt für Meetings. Hier bei ClickUp beginnen wir jedes Meeting mit einem wöchentlichen Standup, daher sind Aufgabenvorlagen ideal, um sicherzustellen, dass wir jedes Mal denselben allgemeinen Prozess befolgen. Dies gewährleistet auch Konsistenz, unabhängig davon, wer gerade im Dienst oder in der Leitung ist. Nutzen Sie dieses leistungsstarke Feature, wenn Sie Ihr nächstes Meeting planen.
7. Wiederholende Aufgaben
In fast jedem Büro gibt es bestimmte Aufgaben, die regelmäßig erledigt werden müssen. Wiederholende Aufgaben eignen sich hervorragend dafür und sind eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass dieselben Aufgaben nach einem festgelegten Zeitplan erledigt oder nach ihrem Abschluss wieder geöffnet werden. Unsere wiederkehrenden Aufgaben sind äußerst robust und ermöglichen eine scheinbar unbegrenzte Anzahl von Kombinationen. Dies ist ein Feature, das ClickUp wirklich von der Konkurrenz abhebt und Ihnen ermöglicht, Aufgaben, die Sie jede Woche erledigen müssen, ganz einfach zu planen.
8. Abhängigkeiten
Viele von uns haben Aufgaben, die wir erst erledigen können, wenn unser Meeting vorbei ist oder die Tagesordnung erstellt ist... Hier kommen Abhängigkeiten ins Spiel! Sie ermöglichen es Ihnen, Aufgaben zu erstellen, die auf andere Aufgaben warten oder diese blockieren, sodass keine Unklarheiten darüber bestehen, wann Sie beginnen können.
9. Tags
Tags sind eine hervorragende Möglichkeit, alle Aufgaben zu verfolgen, die mit Ihrem Meeting zu tun haben, auch wenn sie sich in verschiedenen Listen befinden. Sie können alle Ihre Standup-Aufgaben ganz einfach mit „Standup“ taggen und über Filter auf alle Listen zugreifen.
10. Kalender
Sie können alle Ihre Aufgaben mit Fälligkeitsdaten ganz einfach in Ihrem Kalender sehen. Als Bonus bieten wir eine bidirektionale Synchronisierung mit Google Kalender, sodass Sie Ihre ClickUp-Aufgaben auch in Ihrem Google Kalender sehen können, egal ob online oder in der mobilen App.
11. Checklisten
Sie können Checklisten je nach Bedarf innerhalb von Aufgaben oder im Notepad verwenden. Wenn bei ClickUp nur eine Person ein Meeting für das Team leitet, verwendet sie häufig eine Checkliste in ihrem Notepad, da dies eine einfache Möglichkeit ist, effiziente Meeting-Notizen zu machen. Die Checklisten sind „intelligent“, sodass Sie sie physisch abhaken und verschachteln können, wenn zwei Aufgaben miteinander in Verbindung stehen.
Wenn es sich um ein gemeinschaftliches Meeting handelt, ist es oft eine gute Idee, eine Checkliste innerhalb einer Aufgabe zu verwenden, damit jeder Mitarbeiter seine Checklistenelemente abhaken kann.
12. Verwenden Sie Slack
Nutzt Ihr Team Slack, um zu kommunizieren und unnötige E-Mails zu vermeiden? Oder ist Ihr Remote-Team über mehrere Zeitzonen verteilt und Slack ein unverzichtbares Tool, um Notizen und Fortschritte zu aktualisieren? Dann kann ClickUp Ihnen auch hier helfen. Wenn in Slack-Unterhaltungen eine großartige Idee oder Aufgabe auftaucht, können Sie diese Slack-Nachricht automatisch in eine Aufgabe oder einen Kommentar umwandeln. Erfahren Sie mehr darüber, wie Slack mit ClickUp funktioniert.
Fazit
Die Liste wird immer länger, und das hat seinen Grund! Wir haben eine Vielzahl von Features, die auf die Erstellung von Tagesordnungen und die Planung von Meetings ausgerichtet sind. Die Features sind alle extrem anpassbar, sodass wir Ihnen unabhängig von Ihren Anforderungen die passende Lösung bieten können!