Ein ausfüllbares Formular in Microsoft Word klingt einfach, weil es technisch gesehen auch einfach ist.
Aktivieren Sie die Registerkarte „Entwickler“, fügen Sie Textfelder, Kontrollkästchen, Datumsauswahlfelder oder Dropdown-Menüs ein und sperren Sie das Dokument anschließend, damit andere es ausfüllen können, ohne Ihr sorgfältig erstelltes Layout zu verändern.
Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Vorgang. Wir zeigen Ihnen, wie Sie für jede Antwort das richtige Inhaltssteuerelement auswählen, die Bereiche schützen, die nicht bearbeitet werden dürfen, und das Formular vor der Veröffentlichung testen.
Eine kleine Achtung vorweg: Der schwierige Teil beginnt erst, wenn die Formulare zurückkommen. Eine fertiggestellte Word-Datei ist noch in Ordnung. Aber wenn es sich um 20 separate Dokumente handelt, die heruntergeladen, umbenannt, geöffnet und nach Antworten durchsucht werden müssen, wird es mühsam.
TL;DR: Die Formular-Tools von Word weisen einige Eigenheiten auf, die auf der Registerkarte „Entwickler“ allein nicht sofort ersichtlich sind.
- Erstellen Sie das Formular in der Desktop-Version von Word. Word im Web kann zwar einige Felder in ungeschützten Formularen ausfüllen, aber keine Formulare erstellen und unterstützt nicht alle Steuerelementtypen.
- Verwenden Sie für neue Formulare moderne Inhaltssteuerelemente, es sei denn, Sie benötigen ausdrücklich ein Legacy-Feature.
- Speichern Sie die Vorlage als .dotx-Vorlage, damit niemand das Original überschreibt.
- Testen Sie das Formular in der Version von Word, die Ihre Befragten voraussichtlich verwenden werden.
- Rechnen Sie nicht damit, dass die Option „Als PDF speichern“ die ausfüllbaren Felder von Word beibehält.
- Für Pflichtfelder und bedingte Fragen ist VBA oder ein anderes Formular-Tool erforderlich.
Wenn diese Limite für Ihren Anwendungsfall keine Rolle spielen, kann Word das Formular selbst verarbeiten.
Was Sie vor dem Start benötigen
Zum Erstellen eines Formulars benötigen Sie die Desktop-Version von Word.
Diese Unterscheidung kann Ihnen einiges an Kopfzerbrechen ersparen. Microsoft versteckt seine Tools zur Formularerstellung unter der Registerkarte „Entwickler“, die in der Desktop-Version von Word zwar verfügbar ist, aber standardmäßig deaktiviert ist.
Word für das Web bildet hier eine Ausnahme. Laut Microsoft lassen sich in der Browser-Version keine ausfüllbaren Formulare erstellen. Sie können ein in der Desktop-Version von Word erstelltes Formular öffnen, und Felder für Nur-Text und Rich Text funktionieren, sofern das Dokument nicht geschützt ist. Dropdown-Menüs, Datumsauswahlfelder und Kontrollkästchen funktionieren hingegen nicht. Ein mit der Option „Formulare ausfüllen“ geschütztes Dokument wird im Browser schreibgeschützt geöffnet. Testen Sie daher vor dem Versenden immer in Word für das Web.
| Word-Version | Registerkarte „Entwickler“ | Kann man ein ausfüllbares Formular erstellen? |
|---|---|---|
| Word für Windows | Ja, sobald diese Option aktiviert ist | Ja |
| Word für Mac | Ja, sobald diese Option aktiviert ist | Ja |
| Word im Web | Nein | Felder für Nur-Text und Rich Text in ungeschützten Dokumenten können ausgefüllt werden. Dropdown-Menüs, Datumsauswahlfelder und Kontrollkästchen werden nicht unterstützt. Geschützte Formulare werden schreibgeschützt geöffnet. |
Verwenden Sie für diese Anleitung Word für Windows, falls Sie es haben. Die Windows-Version von Microsoft bietet Ihnen die größte Auswahl an Inhaltssteuerelementen, darunter Felder für einfachen und formatierten Text, Kontrollkästchen, Dropdown-Listen, Kombinationsfelder, Datumsauswahlfelder und Bildsteuerelemente.
Bevor Sie mit der Erstellung beginnen, aktivieren Sie die Registerkarte „Entwickler“:
- Windows: Gehen Sie zu Datei > Optionen > Menüband benutzerdefiniert und aktivieren Sie dann unter „Hauptregisterkarten“ die Option Entwickler.
- Mac: Gehen Sie zu Word > Einstellungen > Menüband und Symbolleiste > benutzerdefiniertes Menüband > HauptRegisterkarten, aktivieren Sie Entwickler und klicken Sie auf Speichern.
Sobald die Registerkarte „Entwickler“ in der Multifunktionsleiste angezeigt wird, können Sie mit der Erstellung des Formulars beginnen.
So fügen Sie ein ausfüllbares Formular-Feld in Word ein (Schritt für Schritt)
Um ein ausfüllbares Feld in Word einzufügen, beginnen Sie mit den Fragen und bauen Sie das Formular dann um diese herum auf.
1. Verfassen Sie die Fragen, bevor Sie auch nur ein einziges Steuerelement bearbeiten.
Entwerfen Sie das gesamte Formular zunächst als Nur-Text. Jede Frage, jede Anleitung, jede Überschrift und jeder Abschnittswechsel muss eingefügt werden, bevor Sie auch nur ein einziges Feld einfügen.
Sie können den Wortlaut später anpassen, ohne die Steuerelemente neu erstellen zu müssen. Wenn Sie die Fragen jedoch im Voraus festlegen, ersparen Sie sich den Zyklus des Hin- und Herziehens von Feldern, des Zurücksetzens von Eigenschaften und des doppelten Tests des gleichen Formulars. Außerdem werden Sie dadurch gezwungen, sich zu entscheiden, ob ein bestimmtes Feld überhaupt vorhanden sein muss.
Die Formularspezialistin Caroline Jarrett bezeichnet dies als die „Unterhaltungsebene“ der Formulargestaltung:
Letztendlich besteht ein Formular eigentlich aus einer Reihe von Fragen und Antworten.
Letztendlich besteht ein Formular im Grunde aus einer Reihe von Fragen und Antworten.
Ihr dreistufiges Modell unterteilt ein Formular in die Bereiche „Beziehung“, „Unterhaltung“ und „Darstellung“. Achten Sie zuerst auf die Unterhaltung, bevor Sie sich um die äußere Gestaltung kümmern. Und wenn Ihre Organisation bereits über eine Information verfügt, zeigen Sie diese zur Bestätigung an, anstatt erneut danach zu fragen.
2. Erstellen Sie ein Layout, das seine Form beibehält
Möchten Sie die Beschreibungen links und die Antworten rechts haben? Verwenden Sie eine zweispaltige Tabelle und blenden Sie die Rahmen aus, wenn Sie erledigt haben.
Tabulatoren, Leerzeichen und Reihen von Unterstrichen sehen gut aus, solange das Formular noch leer ist. Sobald jedoch jemand eine lange Antwort eingibt, verschiebt sich die gesamte Seite. Eine Tabelle gibt Word eine echte Struktur, an der es sich orientieren kann. Die Zeilen erweitern sich, wenn die Antworten länger werden, und jede Beschreibung bleibt fest an ihrem Feld haften.
Allerdings funktionieren einfachere Formulare oft besser ohne Tabelle. Ein vertikales Layout, bei dem die Frage über dem Feld steht, ist leichter zu pflegen und in der Regel barrierefreier. Microsoft empfiehlt, Tabellen in barrierefreien Word-Dokumenten nach Möglichkeit zu vermeiden. Wenn Sie dennoch eine Tabelle benötigen, halten Sie diese einfach und verzichten Sie auf zusammengeführte, geteilte oder verschachtelte Zellen.
Verwenden Sie bei mehrseitigen Formularen Abschnittsumbrüche an den Stellen, an denen sich Kopfzeilen, Fußzeilen, die Ausrichtung oder die Seitennummerierung ändern müssen.
3. Fügen Sie für jede Antwort das passende Element zum Inhalt hinzu
Klicken Sie an die Stelle, an der die Antwort stehen soll, gehen Sie dann zu Entwickler > Steuerelemente und fügen Sie das Steuerelement ein, das der von Ihnen erwarteten Antwort entspricht.
Microsoft unterstützt Inhaltssteuerelemente, darunter Textfelder, Kontrollkästchen, Kombinationsfelder, Dropdown-Listen, Datumsauswahlfelder und Bildsteuerelemente.
Lassen Sie den Antworttyp das Steuerelement für Sie auswählen.
| Steuerelement | Verwenden Sie es für | Achten Sie auf |
|---|---|---|
| Nur-Text | Namen, ID-Nummern, Referenznummern, Kurzantworten | Am besten geeignet, wenn die Ausfüllenden keine Formatierung des Textes benötigen |
| Rich Text | Kommentare und längere Antworten mit mehreren Absätzen | Ermöglicht Formate, die das Layout verändern können |
| Dropdown-Liste | Eine feste Auswahl mit einer Antwortmöglichkeit | Die Befragten können nur eine von einem Anbieter vorgegebene Option auswählen. |
| Kombinationsbox | Vorgeschlagene Antworten sowie die Möglichkeit, eine weitere Antwort einzugeben | Freitextantworten lassen sich später schwerer standardisieren |
| Kontrollkästchen | Ja/Nein-Fragen oder Listen, bei denen alle zutreffenden Antworten ausgewählt werden können | Verwenden Sie für jede Auswahlmöglichkeit ein eigenes Steuerelement; über „Einfügen > Symbol“ wird lediglich ein Zeichen eingefügt. |
| Datumsauswahl | Daten | Word im Web unterstützt nicht alle Arten von Inhaltssteuerelementen, darunter auch Datumsauswahlfelder. |
| Bild | Fotos, Logos oder gescannte Bilder | Große Bilder können die Größe des Dokuments schnell erhöhen |
| Ältere Formularfelder | Ältere Vorlagen, Zeichen-Limite oder Felder, die als Auslöser für Berechnungen dienen | Sie funktionieren anders als moderne Inhaltssteuerelemente und erfordern in der Regel einen Schutz des Formulars. |
Microsoft behält alte Steuerelemente aus Kompatibilitätsgründen mit älteren Word-Versionen bei, und diese verfügen noch über einige Funktionen, die moderne Steuerelemente nie übernommen haben. So können beispielsweise alte Textfelder eine maximale Zeichenlänge vorschreiben, und die Eigenschaft „CalculateOnExit“ kann abhängige Felder neu berechnen, sobald ein Feld verlassen wird.
Bei einem neuen Formular sollten Sie sich jedoch an moderne Inhaltssteuerelemente halten, es sei denn, Sie haben einen bestimmten Grund, auf das Legacy-System zurückzugreifen. Eine Mischung aus beiden macht das Schutz- und Verhalten bei der Bearbeitung schwerer vorhersehbar.
4. Benennen Sie jedes Steuerelement und ersetzen Sie die Standardanweisungen
Wählen Sie ein Steuerelement aus und wählen Sie Entwickler > Eigenschaften.
Beginnen Sie mit dem Feld Titel. Geben Sie jedem Steuerelement einen kurzen, aussagekräftigen Namen: „Name des Mitarbeiters“, „Startdatum“, „Status des Projekts“.
Die Barrierefreiheitsprüfung von Microsoft empfiehlt, dass Inhaltssteuerungsfelder mit Titeln versehen werden, da assistive Technologien diese Titel verwenden, um Benutzern mitzuteilen, was ein Feld enthält und welche Eingabe dort erwartet wird.
Aktivieren Sie anschließend den Entwurfsmodus und ersetzen Sie den allgemeinen Text „Klicken oder tippen Sie hier, um Text einzugeben“ durch eine hilfreiche Anleitung.
Microsoft ermöglicht es Ihnen, den benutzerdefinierten Text innerhalb eines Inhaltssteuerelements anzupassen:
- Geben Sie Ihren vollständigen offiziellen Namen ein
- Wählen Sie eine Abteilung aus der Auswahl
- Wählen Sie ein Startdatum aus
- Beschreiben Sie das Problem in 2–3 Sätzen
Die eigentliche Frage sollte außerhalb des Feldes stehen. Der Platzhaltertext verdeutlicht die erwartete Antwort und verschwindet, sobald jemand mit der Eingabe beginnt.
Legen Sie gleich die Sperroptionen als Einstellungen fest:
- „Inhaltssteuerelement kann nicht gelöscht werden“ sorgt dafür, dass das Feld auf der Seite verbleibt. Aktivieren Sie diese Option für jede Frage, die beantwortet werden soll. Die Befragten können zwar weiterhin Text in das Feld eingeben, aber sie können es nicht markieren und die Entf-Taste drücken – was die häufigste Ursache dafür ist, dass eine Frage in einem ausfüllbaren Formular unbemerkt verloren geht, bevor es zurückgesendet wird. Dies entspricht der Eigenschaft „LockContentControl“ in der Microsoft-Dokumentation.
- „Der Inhalt kann nicht bearbeitet werden“ friert den bereits im Feld enthaltenen Wert ein. Aktivieren Sie diese Option für Werte, die Sie vorab ausgefüllt haben und die genau so bleiben sollen, wie sie sind: eine Antrags-ID, eine Referenznummer, ein festes Datum. Die Befragten können den Wert sehen, aber nicht ändern. Dies entspricht der Eigenschaft „LockContents“.
Aktivieren Sie die Option „Inhalt kann nicht bearbeitet werden“ nicht für ein Feld, das ausgefüllt werden soll.
Legen Sie für Datumsauswahlfelder jetzt das Format fest. Der 03.04.2026 ist in einem Land der 4. März und in einem anderen der 3. April. In Word können Sie das Format in den Eigenschaften des Steuerelements festlegen.
5. Speichern Sie die Vorlage als Vorlage.
Sobald die Felder eingefügt sind, speichern Sie die Vorlage als Word-Vorlage (.dotx).
Word kann ein Dokument als .dotx-Vorlage speichern, wodurch neue Dokumente erstellt werden, während die Vorlage selbst unverändert bleibt. Das ist besser, als eine leere .docx-Datei herumzureichen, bis jemand sie ausfüllt und das Original überschreibt (was immer mal wieder vorkommt).
Bewahren Sie die .dotx-Datei an einem Ort auf, auf den die Befragten keinen Zugriff haben, und führen Sie die Verteilung der dadurch erstellten .docx-Kopien durch. Das gleiche Prinzip gilt immer dann, wenn Sie wiederverwendbare Dokumentvorlagen erstellen.
Eine Besonderheit beim Drucken: Microsoft gibt eine Notiz heraus, dass die Boxen um Inhaltssteuerelemente nicht gedruckt werden.
Wenn die Papierversion eine sichtbare Box, eine Linie oder einen Schreibbereich benötigt, fügen Sie diesen mithilfe von Rändern der Tabellen, Absatzrändern oder einem anderen druckbaren Element in das Dokument ein.
6. Sperren Sie die Struktur und versuchen Sie dann, Ihr eigenes Formular zu zerstören
Sobald das Formular fertig ist, sichern Sie die Bereiche, die die Ausfüllenden nicht ändern dürfen.
Wählen Sie für Inhaltssteuerelemente eine Gruppe aus und verwenden Sie Entwickler > Gruppieren > Gruppieren. Microsoft bezeichnet das Gruppieren als eine Möglichkeit, eine Gruppe von Inhaltssteuerelementen zu schützen und gleichzeitig ihre Felder ausfüllbar zu lassen.
Verwenden Sie für das gesamte Formular die Option „Bearbeitung einschränken“. Gehen Sie unter Windows zu „Entwickler > Bearbeitung einschränken“, wählen Sie die gewünschten Beschränkungen für die Bearbeitung aus und klicken Sie anschließend auf „Ja, Schutz durchsetzen“. Microsoft bietet Ihnen außerdem die Möglichkeit, nur die ausgewählten Abschnitte zu schützen. Dies ist nützlich, wenn ein Teil des Dokuments weiterhin bearbeitbar bleiben soll.
Auf dem Mac gehen Sie zu Entwickler > Formular schützen. Sobald der Schutz aktiviert ist, testen Sie die Datei so, wie es ein Ausfüllender tun würde, um sicherzustellen, dass die Felder weiterhin Eingaben akzeptieren, während die umgebenden Beschreibungen, Überschriften und das Layout geschützt bleiben.
Wenn Sie Legacy-Formularfelder verwenden, ist dieser Schritt besonders wichtig. Diese Steuerelemente wurden für den älteren Formular-Workflow von Word entwickelt und setzen voraus, dass der Schutz aktiviert ist.
Testen Sie anschließend genau die Version, die Sie versenden möchten. Gehen Sie mit der Registerkarte durch jedes Feld. Geben Sie eine Antwort ein, die dreimal so lang ist, wie es vernünftigerweise zu erwarten wäre. Versuchen Sie, ein Steuerelement zu löschen, jedes Dropdown-Menü auszuklappen, ein Datum auszuwählen und jedes Kontrollkästchen anzukreuzen. Drucken Sie das Formular aus und exportieren Sie es anschließend als PDF.
Falls die Befragten das Formular möglicherweise in Word für das Web öffnen, testen Sie es auch dort. Laut Microsoft unterstützt die Browser-Version nicht alle Arten von Inhaltssteuerelementen.
So wandeln Sie ein vorhandenes Word-Dokument in ein ausfüllbares Formular um
Ein bestehendes Word-Dokument in ein ausfüllbares Formular umzuwandeln, ist größtenteils eine Aufräumarbeit. Behalten Sie die Fragen und das Layout bei, die noch funktionieren. Entfernen Sie alles, was vorgibt, ein Eingabefeld zu sein. Ersetzen Sie es durch echte Elemente des Inhalts.
So geht’s am schnellsten:
- Speichern Sie zunächst eine leere Kopie. Lassen Sie das Original unverändert, insbesondere wenn es bereits als Formular verwendet wird. Arbeiten Sie mit einer Kopie oder speichern Sie es als .dotx-Vorlage, bevor Sie auch nur ein einziges Feld ändern.
- Löschen Sie die Platzhalterfelder. Zeilen mit Unterstrichen, leere Klammern, von Hand eingegebene Kontrollkästchen, durch Tabulatoren verbundene Lücken: All das muss weg. Wenn das Layout auf Tabulatoren oder Leerzeichen basiert, korrigieren Sie dies, bevor Sie Steuerelemente hinzufügen, da sonst jede längere Antwort etwas aus der Position verschiebt.
- Ersetzen Sie jeden Platzhalter durch das entsprechende Steuerelement. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der sich zuvor die Leerstelle befand. Verwenden Sie dann „Entwickler“ > „Steuerelemente“, um ein Textfeld, ein Kontrollkästchen, ein Dropdown-Menü, eine Datumsauswahl oder ein anderes Steuerelement hinzuzufügen. Der Formular-Workflow von Microsoft basiert darauf, Inhaltssteuerelemente zu einem bestehenden Dokument hinzuzufügen, sodass die Datei, die Sie bereits haben, auch die Datei ist, mit der Sie am Ende arbeiten.
- Legen Sie die Einstellungen nach und nach fest. Geben Sie jedem Steuerelement einen eindeutigen Titel, ersetzen Sie den Standard-Platzhaltertext, konfigurieren Sie Optionen zum Ausklappen und Datumsformate und legen Sie fest, ob die Ausfüllenden das Steuerelement selbst löschen können.
- Sichern und testen Sie die konvertierte Version. Sperren Sie die Bereiche, die die Befragten nicht bearbeiten dürfen, und gehen Sie das Formular dann so durch, als hätten Sie es noch nie zuvor gesehen. Lange Antworten sind besonders gut geeignet, um zu schmale Tabellen, veraltete Abstandstricks und Seitenumbrüche aufzudecken, die nicht mehr funktionieren.
Durch das Kopieren eines Inhaltssteuerelements erhalten Sie ein zweites, unabhängiges Steuerelement. Geben Sie auf Seite eins einen Namen eines Clients ein, und das kopierte Feld auf Seite vier bleibt leer, bis es separat ausgefüllt wird.
Damit sich wiederkehrende Felder gemeinsam aktualisieren, müssen die Steuerelemente eine gemeinsame Quelle nutzen. Word unterstützt die Zuordnung von Inhaltssteuerelementen zu XML-Daten, wodurch mehrere Steuerelemente denselben Wert lesen können. Als einfachere Alternative stehen Ihnen unter Einfügen > Schnellteile > Dokumenteigenschaft integrierte Eigenschaften wie „Titel“ und „Verfasser“ zur Verfügung, die synchronisiert bleiben, egal wo Sie sie platzieren.
Hinweis: Unter „Schnellteile“ > „Dokumenteneigenschaften“ steht Ihnen eine vordefinierte Auswahl an Eigenschaften zur Verfügung, wobei „Kundenname“ nicht darunter ist. Sie können eine andere Eigenschaft, wie beispielsweise „Titel“ oder „Betreff“, so anpassen, dass sie einen wiederkehrenden Wert enthält. Beachten Sie dabei jedoch, dass Sie damit auch die tatsächlichen Metadaten dieser Dokumenteneigenschaft ändern.
Beschreiben Sie die Felder eindeutig, damit die nächste Person, die die Bearbeitung des Formulars durchführt, weiß, warum beispielsweise im Feld „Titel“ der Name eines Clients gespeichert wird.
Nutzen Sie diese Verknüpfung, wenn sich ein Name, der Titel eines Projekts oder eine Nummer eines Kontos in einem langen Formular wiederholt.
Und wenn das Dokument, das Sie umwandeln möchten, ein gängiges Format hat, suchen Sie zunächst nach einer vorgefertigten Vorlage, bevor Sie etwas neu erstellen. Unsere Zusammenstellung von Vorlagen für Formular-Aufnahmen für Word deckt mehrere Standardformate ab. Eine davon könnte Ihnen die Neugestaltung komplett ersparen.
Warum es schwierig ist, Antworten aus ausfüllbaren Word-Formularen zu sammeln
Ein ausfüllbares Word-Formular liefert Ihnen zwar das Dokument, bietet jedoch kaum Unterstützung dabei, was geschieht, nachdem jemand es abgeschlossen hat.
Word verfügt weder über eine Schaltfläche zum Absenden noch über einen Bestätigungsbildschirm, ein Antwort-Dashboard oder einen zentralen Ort, an dem alle Antworten gesammelt werden. Die Microsoft-eigene Anleitung beschränkt sich darauf, dass Benutzer das Formular ausfüllen, speichern oder ausdrucken, während Microsoft Forms einen speziellen Workflow zum Sammeln von Antworten enthält.
Bei diesem fehlenden Rückweg beginnt die manuelle Arbeit.
Sie senden dieselbe .docx-Datei an 30 Personen, und müssen sich dennoch überlegen, wie diese 30 Dateien zurückkommen sollen. Eine Person hängt das fertiggestellte Dokument als Anhang an eine E-Mail an, eine andere fügt die Antworten in den Textkörper der Nachricht ein. Anschließend führen Sie die Nachverfolgung durch, wer geantwortet hat, speichern jede Datei und suchen alles heraus, was Sie vergleichen möchten.
Fragen Sie, was nach dem Einsenden des Formulars geschieht: Muss jemand die Antworten mit anderen Antworten vergleichen?
Wenn ja, sind die Antworten die Ergebnisse, und ein Formular-Generator kann diese an einem Ort sammeln. Wenn das fertiggestellte Dokument selbst unterschrieben, abgelegt, ausgedruckt, archiviert oder jemandem übergeben werden muss, ist Word die bessere Wahl. Denken Sie an Haftungsausschlüsse, Einwilligungserklärungen, Prüfprotokolle, Vertragsanhänge und andere Unterlagen, die ihr seitenbasiertes Format beibehalten müssen.
Der Ratschlag „Verwenden Sie einfach einen Formular-Generator“ ist hier also zu allgemein und daher nicht hilfreich. Word ist nach wie vor sinnvoll, wenn Sie das fertiggestellte Dokument behalten müssen. Der Nachteil ist, dass Sie die Antworten in der Regel an anderer Stelle erfassen, vergleichen und darauf reagieren müssen.
Kann man ein Word-Formular in ein ausfüllbares PDF-Dokument umwandeln?
Ja, mit einer Einschränkung: Als PDF speichern reicht nur zur Hälfte aus, um alles zu erledigen.
Die Inhaltssteuerelemente von Word und die PDF-Formularfelder sind zwei unterschiedliche Systeme. Wenn Sie ein Word-Formular als PDF exportieren, wird das Layout zwar übernommen, die interaktiven Felder bleiben jedoch in der Regel unberücksichtigt. Das W3C warnt davor, dass Verfasser-Tools mit Formular-Features ausfüllbare Formularfelder bei der PDF-Konvertierung möglicherweise nicht vollständig beibehalten, insbesondere bei komplexen Formularen.
Wenn also ein ausfüllbares PDF das Endergebnis sein soll, planen Sie drei Schritte ein: Gestalten Sie die Seite in Word, exportieren Sie sie als PDF und fügen Sie anschließend die interaktiven Felder in einem PDF-Editor hinzu.
In Adobe Acrobat Pro können Sie beispielsweise über Alle Werkzeuge > Formular vorbereiten statische Formularfelder automatisch erkennen und in bearbeitbare Textfelder umwandeln. Anschließend fügen Sie Kontrollkästchen, Schaltflächen, Signaturfelder und alles andere hinzu, was Acrobat übersehen hat.
Bei einem kurzen Formular dauert das Überprüfen der Felder nur wenige Minuten. Bei einem umfangreichen, mehrseitigen Formular sollten Sie ausreichend Zeit einplanen, um jedes Feld, seine Beschreibung und die Reihenfolge der Registerkarten zu überprüfen, bevor Sie es versenden.
Wenn Sie von vornherein wissen, dass die endgültige Datei ein ausfüllbares PDF sein wird, gestalten Sie das Word-Dokument bereits mit Blick auf die Konvertierung. Achten Sie auf ein übersichtliches Layout und lassen Sie genügend Platz für jede Antwort. Fügen Sie sichtbare Boxen oder Zeilen mit Tabellen- oder Absatzrahmen ein, damit diese bei der PDF-Konvertierung erhalten bleiben.
Was ist der einfachste Weg, ein ausfüllbares Formular zu erstellen?
Für die meisten Nutzer ist ein Webformular-Generator am einfachsten: keine Registerkarte „Entwickler“, kein Schutzschritt, und alle Antworten landen an einem Ort. Word ist nur dann die einfachere Wahl, wenn die fertige Seite selbst das Endergebnis ist.
Die Optionen lassen sich wie folgt zuordnen:
| Vorgehensweise | Am besten geeignet für | Wo es an seine Grenzen stößt |
|---|---|---|
| Word-Formular (Microsoft Word) | Dokumente, die unterschrieben, ausgedruckt, abgelegt oder als Anhang an ein anderes Dokument angehängt werden | Kein integrierter Workflow für die Übermittlung oder das Antwort-Dashboard |
| Ausfüllbares PDF (Adobe Acrobat Pro) | Formulare, bei denen das Layout der Seite geräteunabhängig beibehalten werden muss | Das Setup der Felder erfordert zusätzliche Arbeit, und die Antworten werden weiterhin als separate Dateien übermittelt. |
| Web-Formular-Generatoren (Google Forms, Microsoft Forms, Typeform, Jotform, ClickUp Forms) | Anfragen, Anträge, Erfassungen, Umfragen und alles, was Sie zum Erfassen oder Sortieren benötigen | Weniger geeignet für Fälle, in denen die fertige Seite selbst den Datensatz darstellt |
| Gemeinsam genutzte Tabelle (Google Tabellen, Microsoft Excel) | Kleine Gruppen, die vorhersehbare Daten in bekannte Spalten eingeben | Es kann leicht passieren, dass Zellen überschrieben, Formeln beschädigt oder Antworten für andere Editors sichtbar werden. |
Innerhalb der Kategorie „Webformulare“ sind die Unterschiede recht einfach zu verstehen.
Google Forms und Microsoft Forms eignen sich gut für die einfache Datenerfassung. Google Forms kann Antworten an Google Tabellen senden, während Microsoft Forms Antworten in Excel öffnen kann.
Typeform legt den Schwerpunkt auf das Erlebnis der Befragten. Jotform geht in puncto Zahlungen und Integrationen noch einen Schritt weiter. Und schließlich glänzt ClickUp Forms dann, wenn aus einer Übermittlung eine Aufgabe werden soll, da jede Antwort eine Aufgabe erstellen und in einen bestehenden Workflow einfließen kann.
Fünf Fehler, die ein Word-Formular unbrauchbar machen
Manche Fehler in Word-Formularen treten erst auf, wenn die Datei bereits Ihre Hände verlassen hat. Ein Feld verhält sich anders als erwartet, das Layout verschiebt sich oder der Schutz blockiert etwas, das Sie noch bearbeiten müssen.
Diese Punkte sollten Sie unbedingt beachten, bevor Sie das Formular versenden.
1. Speichern Sie das fertige Formular als altes Dokument im Format .doc.
Ein Formular kann im .docx-Format einwandfrei funktionieren, verliert jedoch genau die Features, die Sie erstellt haben, sobald es jemand in einem älteren Word-Format speichert.
Moderne Inhaltssteuerelemente erfordern das Open-XML-Format von Word, also die Dateiendungen .docx, .dotx oder ein anderes aktuelles Format. Das alte .doc-Format von Word 97–2003 ist dafür völlig ungeeignet.
Die Lösung: Speichern Sie das Arbeitsformular als .docx-Datei und die Mastervorlage als .dotx-Datei. Wenn jemand nach einer .doc-Datei fragt, betrachten Sie dies als Kompatibilitätsanfrage. Möglicherweise müssen Sie das Formular mit älteren Feldtypen neu erstellen, um dieser Anfrage nachzukommen.
2. Verwendung eines Kombinationsfelds, wenn Sie eindeutige Antworten benötigen
Ein Kombinationsfeld und ein Dropdown-Menü sehen auf der Seite fast identisch aus, erfassen jedoch unterschiedliche Arten von Daten.
Über ein ausklappendes Menü können die Befragten aus den von Ihnen vorgegebenen Optionen auswählen. Eine Kombinationsbox ermöglicht es ihnen, eine Option auszuwählen oder eine eigene Antwort einzugeben.
Diese Freiheit wird zum Problem, wenn Sie einheitliche Werte erwarten. Wenn Sie nach „Abteilung“ fragen, erhalten Sie von drei Personen möglicherweise „Marketing“, „Mktg“ und „Growth Marketing“.
Die Lösung: Verwenden Sie ein Dropdown-Menü, wenn die gültigen Antworten bekannt sind. Verwenden Sie die Box für Fragen, bei denen eine Antwort außerhalb der Liste tatsächlich zulässig ist.
3. Rich-Text-Funktionen für jedes Textfeld aktivieren
Rich Text unterstützt Formatierungen und mehrere Absätze, was mehr Flexibilität bietet, als viele Formularfelder erfordern. Es ist möglich, fettgedruckten Text, verschiedene Schriftarten oder andere Formatierungen einzufügen, für deren Unterstützung das Formular ursprünglich nicht ausgelegt war.
Die Lösung: Verwenden Sie standardmäßig „Nur-Text“ für Namen, IDs, kurze Erläuterungen und andere vorgegebene Antworten. Greifen Sie nur dann auf „Rich Text“ zurück, wenn der Befragte tatsächlich Formatierungen oder längere, strukturierte Inhalte benötigt.
4. Zehn leere Zeilen vorab einfügen für den Fall, dass etwas zweimal vorkommt
Ausgabenelemente, Abhängigkeiten, Vermögenswerte, Teilnehmer und frühere Arbeitgeber: In all diesen Fällen wissen Sie nicht, wie viele Einträge jemand benötigen wird.
Ein Stapel leerer Zeilen verschwendet Space für einen Befragten und lässt einem anderen dennoch zu wenig Space. Word verfügt für genau diesen Fall über das Steuerelement „Wiederholter Abschnitt “. Es kann einen Block wiederholen, der andere Steuerelemente enthält, darunter auch eine Zeile der Tabelle.
Die Lösung: Verwenden Sie einen sich wiederholenden Abschnitt, wenn dieselbe Fragengruppe eine unbekannte Anzahl von Malen vorkommen kann. Ermöglichen Sie den Befragten, bei Bedarf einen weiteren Eintrag hinzuzufügen, und vermeiden Sie so das Rätselraten bezüglich der maximalen Anzahl.
5. Das Formular mit einem Passwort schützen und das Passwort vergessen
Der Schutz kann verhindern, dass andere das Formular zerlegen. Er kann aber auch dazu führen, dass Sie Ihre eigene Vorlage sechs Monate später nicht mehr bearbeiten können.
Microsoft gibt an, dass Word ein verlorenes Dokumentkennwort nicht wiederherstellen kann. Wenn die Datei Ihrer Organisation gehört, kann die IT-Abteilung möglicherweise helfen – allerdings nur, wenn vor dem Verlust des Kennworts ein Wiederherstellungstool eingerichtet wurde.
Die Lösung: Wenn Sie ein Passwort hinzufügen, speichern Sie es im von Ihrem Team genehmigten Passwort-Manager oder Dokumentationssystem. Bewahren Sie außerdem eine ungeschützte Masterdatei an einem Ort mit kontrolliertem Zugriff auf.
Das Formular sollte für den Ausfüllenden schwer zu manipulieren und für den Eigentümer leicht zu verwalten sein. Wenn das Erreichen des ersten Ziels das zweite unmöglich macht, ist der Schutz zu weit gegangen.
So erfassen wir Formularantworten in ClickUp
Wir nutzen ClickUp Forms, wenn nach der Übermittlung eines Formulars weitere Schritte erforderlich sind. Jede Antwort landet direkt in der Liste, wo das Team sie zuweist, bespricht und nachverfolgt.
So funktioniert dieses Setup bei uns:
- ClickUp-Formulare: Jede über ClickUp-Formulare durchgeführte Übermittlung erstellt eine Aufgabe in der von uns ausgewählten Liste, wobei die Antworten aus dem Formular als Anhang hinzugefügt werden.
- ClickUp Aufgaben: Von dort aus können wir die Anfrage zuweisen, Prioritäten und Fälligkeitstermine festlegen, Unteraufgaben hinzufügen und sie durch den Workflow leiten.
- ClickUp Docs: Wenn für eine Anfrage eine Standardarbeitsanweisung (SOP), ein Briefing, eine Richtlinie oder eine Entscheidungshistorie benötigt wird, verknüpfen wir das entsprechende Dokument mit der Aufgabe.
Sobald sich die Übermittlungen häufen, können wir Brain², die integrierte KI für die Arbeit von ClickUp, nutzen, um wiederkehrende Anfragen zu erkennen, Änderungen zusammenzufassen und Muster in der Eingangs-Liste aufzudecken.
Die Einrichtung erfolgt in wenigen Schritten: Erstellen Sie das Formular, wählen Sie die Zielliste aus, fügen Sie die Fragen hinzu und konfigurieren Sie die Einstellungen für die Übermittlung.
Hier sehen Sie den Erfassungsprozess bei ClickUp Forms im Detail:
Wenn für jede Anfrage dieselbe Checkliste, dieselben Unteraufgaben oder dieselben Zusatzfelder erforderlich sind, wenden wir eine Aufgabenvorlage auf eingehende Übermittlungen an, sodass jede davon sofort bearbeitet werden kann. Bei komplexeren Eingaben nutzen wir bedingte Logik, um relevante Folgefragen anzuzeigen oder der daraus resultierenden Aufgabe basierend auf früheren Antworten Felder hinzuzufügen.
Am besten geeignet für: Erfassungsformulare, Anfragen, Genehmigungen und wiederkehrende Übermittlungen, die einen Eigentümersitz, Folgearbeiten oder Kontext aus dem restlichen Workspace erfordern.
Überspringen Sie diese Anleitung, wenn: Sie lediglich ein einmaliges Dokument benötigen, das Sie ausdrucken, unterschreiben, ablegen oder als fertiges Dokument zurücksenden möchten.
Erstellen Sie das Formular an der richtigen Stelle
Word bietet Ihnen mehr Möglichkeiten, als es auf den ersten Blick scheint. Mit den richtigen Inhaltssteuerelementen, Schutz-Einstellungen und dem richtigen Setup für Vorlagen können Sie übersichtliche Formulare erstellen.
Ein kurzer Test vor dem Versenden deckt in der Regel die Problemstellen auf: Felder, die sich nicht wie erwartet verhalten, Antworten, die das Layout verschieben, oder Steuerelemente, die in einer anderen Word-Version anders funktionieren.
Es empfiehlt sich außerdem, die ungeschützte Vorlage getrennt von der Kopie zu speichern, die die Benutzer tatsächlich ausfüllen werden.
Wenn diese Übermittlungen anschließend in einen laufenden Workflow integriert werden sollen, probieren Sie ClickUp kostenlos aus und verwandeln Sie jede Antwort in eine nachverfolgbare Aufgabe, die Ihr Team zuweisen und weiterverfolgen kann.
Häufig gestellte Fragen zu ausfüllbaren Formularen in Word
Kann man ein Feld in einem Word-Formular als Pflichtfeld festlegen?
Nicht über die Standardeinstellungen für Inhaltssteuerelemente. Word bietet für moderne Inhaltssteuerelemente keinen einfachen „Erforderlich“-Schalter, der verhindert, dass ein Feld leer gelassen wird. Wenn Sie Pflichtfelder benötigen, müssen Sie eine Validierung mit VBA hinzufügen. Das „ContentControlOnExit“-Ereignis von Word kann einen Wert überprüfen, wenn jemand ein Steuerelement verlässt, und den Benutzer daran hindern, fortzufahren, wenn der Eintrag nicht Ihren Regeln entspricht.
Kann ein ausfüllbares Word-Formular eine elektronische Signatur enthalten?
Ja. Mit der Desktop-Version von Word können Sie eine Signaturzeile hinzufügen, in der jemand unterschreiben kann, indem er seinen Namen eintippt, ein Bild hinzufügt oder auf einem unterstützten Gerät mit Stift schreibt. Eine digitale Signatur leistet mehr, als nur einen Namen auf die Seite zu setzen. Sobald Sie ein Dokument digital signieren, macht Word es schreibgeschützt, um den signierten Inhalt vor späteren Änderungen zu schützen.
Können Befragte Dateien über ein Word-Formular hochladen?
Allerdings nicht in derselben Weise wie bei einem Webformular. Word verfügt über ein Bild-Inhalt-Steuerelement, mit dem man ein Bild an einer bestimmten Stelle einfügen kann. Es gibt kein vergleichbares universelles Steuerelement zum Anhängen einer PDF-Datei, einer Tabellenkalkulation, einer ZIP-Datei oder einer anderen beliebigen Datei. Wenn Anhänge Teil des Erfassungsvorgangs selbst sind, benötigen Sie eine andere Methode zur Erfassung.
Kann man einem Word-Formular bedingte Fragen hinzufügen?
Nicht mit den normalen Formularerstellungselementen von Word. Ein Dropdown-Menü kann zwar verschiedene Antworten enthalten, doch die Auswahl einer Antwort führt nicht automatisch dazu, dass ein anderer Satz von Fragen angezeigt wird. Dieses Verhalten können Sie mit VBA realisieren, da Word Ereignisse für das Betreten, Verlassen, Hinzufügen und Aktualisieren von Inhaltssteuerelementen bereitstellt. In diesem Fall müssen Sie jedoch neben dem Formular auch die VBA-Logik pflegen, was einen zusätzlichen Wartungsaufwand bedeutet.
Was sollten Sie anstelle von Word für eine Umfrage verwenden?
Verwenden Sie ein Webformular. Microsoft Forms wurde für Umfragen, Quizze und Abstimmungen entwickelt und ermöglicht es Ihnen, die Antworten in Echtzeit zu verfolgen. Google Forms bietet dieselben Funktionen und kann die Antworten zur Analyse an Google Tabellen senden. Word ist die bessere Wahl, wenn Sie das fertige Dokument behalten möchten.
Was sollten Sie verwenden, wenn jede Antwort weitere Arbeit erfordert?
Nutzen Sie ClickUp Forms. Jede Übermittlung kann automatisch zu einer Aufgabe werden, wobei die Liste, der Mitarbeiter, die Priorität und benutzerdefinierte Felder bereits voreingestellt sind. Damit eignet sich die Lösung besonders gut für Erfassungsformulare, kreative Anfragen, Fehlerberichte, IT-Anfragen und andere Fälle, in denen jemand auf die Antwort reagieren muss.
Wie erstelle ich in Word eine Zeile, in die man Text eingeben kann, ohne dass sie sich verschiebt?
Verwenden Sie eine Tabelle mit einer Zelle und nur einem unteren Rahmen und fügen Sie darin ein Inhaltssteuerelement für Nur-Text ein. Microsoft empfiehlt, den unteren Rahmen für ausfüllbare Zeilen zu aktivieren, da der Rahmen vom eingegebenen Text getrennt bleibt. Vermeiden Sie es, die Zeile aus Unterstrichen zu bilden. Da es sich dabei um Zeichen handelt, kann das Tippen um sie herum die Zeile verschieben oder den Zeilenumbruch verändern. Unterstrichene Tabulatoren eignen sich besser für gedruckte Vorlagen, aber für ein Feld, das jemand am Bildschirm abschließt, ist die Methode mit dem Tabellenrahmen zuverlässiger.