Benötigt Ihr Geschäft einen Prototypen für eine Maschine oder einige Laptops für neue Mitarbeiter? Auch wenn es sich nur um eine kleine Bestellung handelt, ist es wichtig, diese aufzugeben.
Das ist mehr als nur das Versenden einer E-Mail.
Sie müssen Details wie Produktbeschreibungen, Preise, Signaturen und Info zu den Kostenstellen sammeln und diese dann im Rahmen des Bestellanforderungsprozesses an Lieferanten oder interne Teams senden. All dies ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf!
Hier kommt eine Vorlage für ein Bestellformular ins Spiel. Es handelt sich um eine schnelle, sofort einsatzbereite Lösung für die Auftragserteilung und Nachverfolgung von Lieferungen, die für jeden Beschaffungsprozess unverzichtbar ist.
Um Ihnen Zeit und Aufwand beim Suchen zu sparen, haben wir eine Liste der zehn besten Vorlagen mit den wichtigsten Features und Verwendungszwecken zusammengestellt.
Was sind Vorlagen für Bestellformulare?
Eine Vorlage für ein Bestellformular ist eine gebrauchsfertige Lösung mit vorab ausgefüllten Feldern, die den Bestellprozess Ihres Geschäfts vereinfacht. Sie ist in erster Linie für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen gedacht, kann aber auch für Investitionen, Bürobedarf und Wartungsanfragen verwendet werden.
Die wichtigsten Zwecke dieser Vorlagen sind:
- Erfassen Sie wichtige Details (Informationen zum Anforderer, benötigte Elemente und geschätzte Kosten), um das Beschaffungsmanagement und die Rechnungsbearbeitung zu optimieren.
- Optimierung der Genehmigungen durch Abteilungsleiter und Beschaffungsmanager für die Beschaffung
- Stärkung der internen Kommunikation und der Beziehungen zum Lieferantenmanagement
Ihre Verwendung bietet außerdem mehrere Vorteile, wie z. B. die Reduzierung menschlicher Fehler, die Verbesserung der Rückverfolgbarkeit von Ausgaben und die Steigerung der Gesamteffizienz im Beschaffungswesen.
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🤓 Wissenswertes: Sind Sie verwirrt zwischen Kaufanträgen und Bestellungen? Obwohl beide ähnliche Informationen enthalten, sind sie nicht dasselbe. Kaufanträge sind interne Dokumente, die zur Beantragung der Genehmigung für einen Kauf verwendet werden, während Bestellungen externe Dokumente sind, mit denen Waren und Dienstleistungen bei Lieferanten bestellt werden.
Was macht eine gute Vorlage für ein Bestellformular aus?
Bei der Auswahl Ihrer bevorzugten Vorlage für Bestellformulare ist es wichtig, dass diese einige wesentliche Elemente enthält. Hier sind die Merkmale, die jede effektive Lösung aufweisen sollte:
- Intuitive und leicht zugängliche Benutzeroberfläche: Wählen Sie Vorlagen mit übersichtlichen, benutzerfreundlichen Layouts, um menschliche Fehler zu reduzieren und die Dateneingabe zu vereinfachen. Die Verwendung von Vorlagen, auf die von jedem mobilen Gerät aus zugegriffen werden kann, verbessert außerdem die Flexibilität und kann Genehmigungen beschleunigen.
- Benutzerdefinierte Felder: Wählen Sie nur Lösungen mit Feldern, die sich leicht anpassen und bearbeiten lassen. Durch Anpassungen können Sie die Vorlage an die spezifischen Anforderungen Ihrer Abteilung oder Organisation anpassen.
- Umfassende Datenerfassung: Filteroptionen mit detaillierten Abschnitten und Feldern für Budgetcodes, Lieferantendaten und Kostenaufschlüsselungen. Dies erhöht die Transparenz und gibt Ihnen die Freiheit, detaillierte Informationen für genauere Lieferungen hinzuzufügen.
- Automatisierte Workflows: Bevorzugen Sie Vorlagen mit Nachverfolgung der Genehmigungen und automatisierten Benachrichtigungen. Die Möglichkeit, jede Anfrage einfach nachzuverfolgen, trägt zur Effizienzsteigerung bei und macht unnötigen manuellen Aufwand überflüssig.
- Integrationsmöglichkeiten: Entscheiden Sie sich für Tools und Lösungen, die mit externen Systemen kompatibel sind. Eine vernetzte Datenbank, Cloud-Speicher oder Beschaffungssoftware gewährleisten einen nahtlosen Datenaustausch.
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🔍 Wussten Sie schon? Kaufanträge folgen einem standardisierten Workflow, um den Einkauf zu optimieren und die Sichtbarkeit zu verbessern. Auch wenn die Prozesse je nach Geschäft variieren können, sind dies die sieben häufigsten Schritte:
- Reichen Sie das Bestellformular ein.
- Der Vorgesetzte genehmigt das Bestellformular.
- Die Lagerabteilung überprüft die Lagerbestände.
- Die Einkaufsabteilung prüft die Anfrage.
- Bestellung generieren
- Lieferung und Bewertung der Bestellung
- Rechnungszahlung
10 Vorlagen für Bestellformulare
Nachdem Sie nun wissen, worauf Sie bei einer Vorlage für ein Bestellformular achten müssen, ist es an der Zeit, sich mit den Optionen auseinanderzusetzen. Hier finden Sie zehn Vorlagen, mit denen Sie Zeit sparen und Ihre Workflows verbessern können.
1. ClickUp-Vorlage für Bestellformulare
Benötigen Sie eine Lösung, die Ihre Anforderungen abbildet und eine Nachverfolgung ermöglicht? Probieren Sie die ClickUp-Vorlage für Bestellformulare aus, ein vorgefertigtes Formular zur Erfassung Ihrer geschäftlichen Anforderungen.
Die Eingaben werden in mehreren speziellen Ansichten visualisiert, die nach Status und Abteilung gruppiert sind. Die Vorlage verfügt sogar über ein Kanban-Board, um jede Lieferbestellung basierend auf Verantwortung und Fortschritt zu verwalten.
Wichtigste Features
- Überprüfen oder verfolgen Sie Bestellungen, deren Fälligkeitsdatum näher rückt, mit einem einzigen Klick dank benutzerdefinierter Ansichten.
- Ordnen Sie Anfragen detailliert zu, um Transparenz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten, und fügen Sie zusätzliche Details wie Informationen zum Lieferanten und zum Anforderer hinzu.
Ideal für: Teams, die den Einkaufsprozess über mehrere Abteilungen hinweg verwalten
➡️ Weiterlesen: 10 kostenlose Bestellformularvorlagen in Excel & ClickUp
2. ClickUp-Vorlage für Teamanträge
Die Vorlage „Team Requests“ von ClickUp ist eine einfache Lösung für die internen Anforderungen Ihres Teams. Die Ordnervorlage enthält eine Liste mit drei Ansichten, in denen relevante Informationen wie Anforderungsstatus, Prioritäten, Mitarbeiter, Anforderer und Kategorie dargestellt werden.
Die Felder vereinfachen die Verwaltung von Alles – von der Beauftragung von IT-Experten für Reparaturen bis hin zum Kauf neuer Vermögenswerte. Die Vorlage zeigt sogar an, wann die Anfrage gestellt wurde, um die Erfüllung zu verbessern.
Wichtigste Features
- Organisieren und strukturieren Sie die Anforderungen Ihres Teams, indem Sie ganz einfach mehrere Vorlagen (z. B. Dienstleistungen, Anlagenanforderungen usw.) im selben Space erstellen.
- Erkennen und priorisieren Sie Kaufanforderungen mit klaren, farbcodierten Aufgabenkategorien und Prioritäten.
Ideal für: Geschäftsbetriebe, die ihren internen Anforderungsprozess für Dienstleistungen oder Vermögenswerte verbessern möchten
3. ClickUp-Vorlage für Projektanfragen und -genehmigungen
Die nächste Vorlage für ein Bestellformular ist die ClickUp-Vorlage für Projektanfragen und -genehmigungen, die das Projektmanagement für Projektanfragen vereinfacht.
Es verarbeitet jede Projektanforderung mit wesentlichen Statusen für Aufgaben, die von In Bearbeitung bis Genehmigt reichen. Außerdem werden Attribute wie die Auswirkungen und Kosten einer Projektanforderung abgebildet.
Kurz gesagt, die Vorlage ist ein einfacher, aber systematischer Ansatz für Manager und Teamleiter, um Projekte zu bearbeiten und zu genehmigen.
Wichtigste Features
- Speichern Sie wichtige Informationen und visualisieren Sie Projektdaten mit detaillierten, anpassbaren Feldern.
- Fügen Sie Kontext hinzu und verbessern Sie die Nachverfolgung von Anfragen mit integrierten Unteraufgaben, Kommentaren und Aufgabenabhängigkeiten.
Ideal für: Business-Unternehmen, die für jedes Projekt einen strukturierten Genehmigungsprozess befolgen
4. ClickUp-Vorlage für Budgetvorschläge
Wenn Sie Ihre Kaufanträge an die Kostenkontrolle anpassen müssen, ist die Budgetvorschlagsvorlage von ClickUp die ideale Lösung für Sie. Es handelt sich dabei in erster Linie um eine Dokumentvorlage zur Optimierung der Erstellung und Überprüfung von Vorschlägen.
Die Vorlage umfasst fünf vorgefertigte Unterseiten, darunter Logistik und Personal, um alle Aspekte der Kosten des Geschäfts oder des Projekts abzudecken.
Die Aufteilung Ihres Budgets in klare Segmente hilft Ihnen außerdem dabei, klarere Kaufanfragen zu bearbeiten. Außerdem werden Anfragen so an die richtige Person weitergeleitet und alle Käufe bereitgestellt, egal ob es sich um IT-Assets, externe Dienstleistungen oder sogar Materialpreislisten handelt.
Wichtigste Features
- Verleihen Sie Ihren Angeboten und Bestellungen mit den zahlreichen Seiten der Vorlage eine umfassende und klare Struktur.
- Finden Sie wichtige Informationen ganz einfach mit anpassbaren Datenfeldern und umfangreichen Format-Features.
Ideal für: Geschäftsleute und Fachleute, die ihre Einkäufe im Rahmen klarer Vorgaben und Budgets ausgleichen möchten.
5. ClickUp-Vorlage für Bestellungen und Lagerbestände
Die ClickUp-Vorlage für Bestellungen und Lagerbestände hilft Unternehmen dabei, Einkäufe an den Nachschubbedarf anzupassen. Sie enthält eine Liste für den Lagerbestand, mit der Produkte, Käufer und Prioritäten nachverfolgt werden können. Jede Aufgabe ist nach Lagerbestandsphase gruppiert – von der Bestellung bis zum Lagerbestand.
Diese Vorlage enthält auch eine Liste mit Bestellaufgaben, in der die erforderlichen Produkte, Preise und Mengen aufgeführt sind und die Lieferungen der Lieferanten zugeordnet werden. Wenn die Lagerbestände sinken, können Teams sofort eine Bestellung aufgeben und diese an die Lieferanten freigeben, um sie zur Nachlieferung zu nutzen.
Wichtigste Features
- Visualisieren und optimieren Sie Ihren Lagerbestand in jeder Phase des Geschäfts mit vierzehn verschiedenen Status, einschließlich Zahlung und Verbrauch.
- Ermöglichen Sie relevanten Stakeholdern, die Ausführung von Bestellungen zu aktualisieren oder Wareneingangsnotizen mit Echtzeit-Bearbeitungs-Features anzuhängen.
Ideal für: Funktionen in der Lieferkette oder eine Einkaufsabteilung, die direkte und indirekte Materialien für den Betrieb verwaltet.
6. ClickUp-Vorlage für Produktbestellformulare
Die ClickUp-Vorlage für Produktbestellformulare wurde für reguläre Komponenten oder einzigartige Prototypen entwickelt, um eine effiziente Beschaffung zu ermöglichen. Die Lösung beginnt mit einer Formularansicht, über die Kunden Bestellungen direkt aufgeben können. Sie erfasst sogar Kontaktdaten zur Rückverfolgbarkeit und füllt Ihren Tracker sofort aus.
Diese Vorlage enthält spezielle Ansichten für neue Bestellungen, sodass das Team sofort mit der Arbeit beginnen kann. Teamleiter verfügen über eine Liste mit Bestellproblemen, um Engpässe und Problemfälle schnell zu lösen.
Wichtigste Features
- Reduzieren Sie zeitaufwändige Bestellaktualisierungen mit vordefinierten Produkten, Kategorien und speziellen Bestellausgaben.
- Überprüfen Sie die Kundenzufriedenheit, durchschnittliche Lieferzeiten und Versandkosten mit KI-gestützten Erkenntnissen und einfach zu automatisierenden Datenfeldern.
Ideal für: Fachleute, die eine effiziente Möglichkeit benötigen, Bestellungen zu verfolgen und Workflows für Produktanforderungen zu lösen.
7. ClickUp-Rechnungsvorlage
Suchen Sie nach einer einfachen Möglichkeit, Zahlungen für gelieferte Bestellungen abzuwickeln? Die ClickUp-Rechnungsvorlage ist genau das Richtige für Sie.
Die anpassbaren Felder helfen dabei, wichtige Details wie Anforderungsnummern, Lieferanteninformationen und Genehmigungsbedingungen zu standardisieren. Eine integrierte Tabelle übernimmt die Nachverfolgung von Artikelbeschreibungen, Mengen und Kosten für eine klare und nachvollziehbare Kommunikation.
Diese Vorlage für ein Bestellformular enthält außerdem spezielle Abschnitte für das Firmenlogo, Rechnungs-Info, Rechnungsdetails und Fälligkeitsdaten, wodurch die Genehmigung und Bearbeitung von Rechnungen vereinfacht wird.
Wichtigste Features
- Sorgen Sie für eine schnelle Nachverfolgung der Zahlungen und einen reibungslosen Abschluss von Kaufanträgen, indem Sie beliebige Inhalte in Aufgaben umwandeln.
- Freigeben oder exportieren Sie Dokumente sofort in verschiedene Formate mit vielfältigen Berechtigungen.
Ideal für: Unternehmen und Teams, die bei der Bestell- und Rechnungsbearbeitung möglichst wenig Dokumentationsaufwand und Informationsverlust wünschen.
8. PDF-Vorlage für Bestellanforderungen-Formular von PDF Filler
Suchen Sie nach einer prägnanten Vorlage für ein Bestellformular? Die PDF-Vorlage für Bestellformulare von PDF Filler bietet Ihnen genau das.
Das Online-PDF enthält Felder für Angaben zur Abteilung, zum Lieferanten und zum Antragsteller. Es enthält außerdem eine Tabelle zur Erfassung von Mengen, Artikelbeschreibungen und Preisen. Dieses bearbeitbare PDF muss nur ausgefüllt und mit allen diesen Informationen freigegeben werden.
Diese Vorlage hilft anfordernden Abteilungen dabei, wichtige Informationen weiterzugeben, um die Beschaffungs- und Lieferantenaufgaben zu verbessern.
Wichtigste Features
- Bereiten Sie sich mit einer speziellen Box, mit der Sie bestätigen können, ob es sich um einen wiederkehrenden Lieferanten handelt, effektiver auf die Einbindung von Lieferanten vor.
- Optimieren Sie die Genehmigung mit einem übersichtlichen Feld für die Angaben zum Genehmiger und seine Signatur.
Ideal für: Geschäftsbetriebe, die bei ihrem Beschaffungsprozess Wert auf schnelle und editierbare Formulare legen.
9. PDF-Vorlage für Bestellformulare von Planergy
Die PDF-Vorlage für Bestellformulare von Planergy ist eine Lösung, die einen softwarebasierten Ansatz verfolgt, um den Bestellprozess zu optimieren. Sie gewährleistet eine reibungslose Zusammenarbeit mit detaillierten Feldern, Automatisierung der Erstellung von Bestellungen und Optionen zum Hinzufügen von Notizen oder Anhängen von Dokumenten.
Es verfügt außerdem über anpassbare Datenfelder und bedingte Logik, die an spezifische Anforderungen angepasst werden können.
Wichtigste Features
- Sparen Sie Zeit und Aufwand dank automatischer Erstellung von Bestellungen und Workflows zur Genehmigung.
- Vereinfachen Sie die Kommunikation mit integrierten Feldern für interne Notizen und Lieferantendaten.
Ideal für: Kleine Geschäfte, die schnell detaillierte Bestellungen erstellen möchten.
10. Vorlage für Bestellformulare von FormDocs
Die letzte Vorlage ist die Vorlage für Bestellformulare von FormDocs, einer zuverlässigen Marke im Bereich der elektronischen Formularausfüllung. Diese effiziente Lösung bietet übersichtliche Abschnitte für Bestellungen, Unternehmens-, Lieferanten- und Versandinformationen. Außerdem werden Bestelldaten, Fälligkeitsdaten und Budget-Codes für eine reibungslose Rechnungsstellung erfasst.
Die Vorlage enthält eine detaillierte Tabelle zur Erfassung von Menge, detaillierter Beschreibung, Preisen und Gesamtkosten. Die G. L.-Kontonummer hilft dabei, die Budgetauslastung klaren Kostenstellen zuzuordnen.
Wichtigste Features
- Passen Sie Lieferanten an Ihre Produktanforderungen an, indem Sie einen speziellen Space für besondere Anweisungen einrichten.
- Beschleunigen Sie die Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung mit Feldern für die Signaturen von Antragstellern und Genehmigern.
Ideal für: Unternehmen, die mit FormDocs arbeiten und ihren Bestellprozess verbessern möchten.
Verbessern Sie Ihre internen Beschaffungsprozesse mit ClickUp
Eine Vorlage für ein Bestellformular ist ein Muss für die Beschaffung, egal ob Sie Büromaterial oder Lieferungen bestellen. Sie hilft dabei, alle wichtigen Details zu erfassen, verbessert die Kommunikation, beschleunigt Genehmigungen und reduziert Fehler – so läuft alles effizienter ab.
Die richtige Vorlage sorgt für Ordnung und hilft Ihnen, Aufgaben und Bestellungen nach jeder Anfrage zu priorisieren.
Die Partnerschaft mit ClickUp ist eine hervorragende Lösung für dieses Problem. Die integrierte Aufgabenverwaltung, die detaillierten Analysen und die anschaulichen Visualisierungen in jeder Vorlage zeigen dies deutlich. Sind Sie bereit, Ihren internen Beschaffungsprozess zu verbessern? Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an!