Benötigt Ihr Unternehmen einen Prototyp für eine Maschine oder einige Laptops für neue Mitarbeiter? Selbst wenn es sich nur um eine kleine Bestellung handelt, ist die richtige Reihenfolge entscheidend.
Das ist mehr als nur eine E-Mail.
Sie müssen Details wie Produktbeschreibungen, Preise, Genehmigungssignaturen und Kostenstellen-Infos sammeln und diese dann im Rahmen des Bestellanforderungsprozesses an Lieferanten oder interne Teams senden. All dies ist der Schlüssel für einen reibungslosen Ablauf!
Hier kommt eine Vorlage für ein Formular zur Bestellanforderung ins Spiel. Es handelt sich um eine schnelle, sofort einsatzbereite Lösung für die Erteilung von Bestellungen und die Nachverfolgung von Lieferungen, die für jeden Beschaffungsprozess unverzichtbar ist.
Um Ihnen Zeit und Aufwand bei der Suche zu sparen, haben wir eine Liste der zehn besten Vorlagen mit den wichtigsten Features und Verwendungszwecken zusammengestellt.
Was sind Vorlagen für Bestellformulare?
Eine Vorlage für ein Formular zur Bestellanforderung ist eine gebrauchsfertige Lösung mit vorab ausgefüllten Feldern, die den Bestellvorgang in Ihrem Unternehmen vereinfacht. Sie ist in erster Linie für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen gedacht, kann aber auch für Investitionsausgaben, Büromaterial und Wartungsanfragen verwendet werden.
Die wichtigsten Zwecke dieser Vorlagen sind:
- Erfassen Sie wichtige Details (Informationen zum Anforderer, erforderliche Elemente und geschätzte Kosten), um das Beschaffungsmanagement und die Rechnungsbearbeitung zu optimieren
- Optimierung der Genehmigungen durch Abteilungsleiter und Beschaffungsmanager für die Beschaffung
- Stärkung der internen Kommunikation und der Beziehungen zum Lieferantenmanagement
Ihre Einführung bietet außerdem mehrere Vorteile, wie z. B. die Reduzierung menschlicher Fehler, die Verbesserung der Nachvollziehbarkeit von Ausgaben und die Steigerung der Gesamteffizienz der Beschaffung.
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🤓 Wissenswertes: Sind Sie verwirrt zwischen Bestellanforderungen und Bestellungen? Obwohl beide ähnliche Informationen enthalten, sind sie nicht dasselbe. Bestellanforderungen sind interne Dokumente, die zur Genehmigung eines Kaufs verwendet werden, während Bestellungen externe Dokumente sind, mit denen Waren und Dienstleistungen bei Lieferanten bestellt werden.
Was macht eine gute Vorlage für ein Formular zur Bestellanforderung aus?
Bei der Auswahl Ihrer Vorlage für ein Bestellformular sollten Sie darauf achten, dass sie einige wesentliche Elemente enthält. Eine effektive Lösung sollte Folgendes bieten:
- Intuitive und leicht zugängliche Benutzeroberfläche: Wählen Sie Vorlagen mit übersichtlichen, benutzerfreundlichen Layouts, um menschliche Fehler zu reduzieren und die Dateneingabe zu vereinfachen. Die Verwendung von Vorlagen, auf die von jedem mobilen Gerät aus zugegriffen werden kann, verbessert zudem die Flexibilität und kann Genehmigungen beschleunigen
- Anpassbare Felder: Wählen Sie nur Lösungen mit Feldern, die sich leicht anpassen und bearbeiten lassen. Mit Anpassungen können Sie die Vorlage an die spezifischen Anforderungen Ihrer Abteilung oder Organisation anpassen
- Umfassende Datenerfassung: Filteroptionen mit detaillierten Abschnitten und Feldern für Budget-Codes, Lieferantendaten und Kostenaufschlüsselungen. Dies erhöht die Transparenz und gibt Ihnen die Freiheit, detaillierte Informationen für eine genauere Beschaffung hinzuzufügen
- Automatisierte Workflows: Bevorzugen Sie Vorlagen mit Nachverfolgung von Genehmigungen und automatisierten Benachrichtigungen. Die einfache Nachverfolgung jeder Anforderung trägt zur Effizienzsteigerung bei und eliminiert unnötigen manuellen Aufwand
- Integrationsmöglichkeiten: Entscheiden Sie sich für Tools und Lösungen, die mit externen Systemen kompatibel sind. Eine vernetzte Datenbank, Cloud-Speicher oder Beschaffungssoftware gewährleisten eine nahtlose Freigabe von Daten
➡️ Weiterlesen: 10 praktische Vorlagen für Informationsanfragen (RFI)
🔍 Wussten Sie schon? Bestellanforderungen folgen einem standardisierten Workflow, um den Einkauf zu optimieren und die Sichtbarkeit zu verbessern. Die Prozesse können zwar je nach Unternehmen variieren, aber hier sind die sieben häufigsten Schritte:
- Formular für Bestellanforderungen einreichen
- Der Vorgesetzte genehmigt das Formular für die Bestellanforderung
- Die Lagerabteilung überprüft die Lagerbestände
- Die Einkaufsabteilung prüft die Anforderung
- Bestellung generieren
- Lieferung und Bewertung der Reihenfolge
- Zahlung von Rechnungen
10 Vorlagen für Bestellformulare
Nachdem Sie nun wissen, worauf Sie bei einer Vorlage für ein Formular für Bestellanforderungen achten müssen, können Sie sich mit den Optionen befassen. Hier finden Sie zehn Vorlagen, mit denen Sie Zeit sparen und Ihre Workflows im Beschaffungswesen verbessern können.
1. ClickUp-Vorlage für Bestellformulare
Benötigen Sie eine Lösung, die Ihre Anforderungen kartiert und nachverfolgt? Probieren Sie die ClickUp-Vorlage für Bestellformulare aus, um Ihre Geschäftsanforderungen in einem vorgefertigten Formular zu erfassen.
Es visualisiert Eingaben mit mehreren speziellen Ansichten, die nach Status und Abteilung gruppiert sind. Die Vorlage verfügt sogar über ein Kanban-Board, um jede Lieferbestellung basierend auf Verantwortung und Fortschritt zu verwalten.
Schlüssel-Features
- Überprüfen oder verfolgen Sie mit einem einzigen Klick die Reihenfolge der Bestellungen, deren Fälligkeitsdatum näher rückt, dank benutzerdefinierter Ansichten
- Ordnen Sie Anfragen detailliert zu, um Transparenz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten, und fügen Sie zusätzliche Details wie Lieferanten- und Anforderer-Informationen hinzu
Ideal für: Teams, die den Einkaufsprozess über mehrere Abteilungen hinweg verwalten
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2. Vorlage für Team-Anfragen von ClickUp
Die Vorlage für Team-Anfragen von ClickUp ist eine einfache Lösung für die internen Anforderungen Ihres Teams. Die Ordnervorlage verfügt über eine Liste mit drei Ansichten, in denen relevante Informationen wie Status der Anfrage, Prioritätsstufen, Mitarbeiter, Anforderer und Kategorie auf einer Karte dargestellt werden.
Die Datenfelder vereinfachen die Verwaltung von allem – von der Beauftragung von IT-Experten für Reparaturen bis hin zum Kauf neuer Anlagen. Die Vorlage visualisiert sogar, wann die Anfrage gestellt wurde, um die Erfüllung zu verbessern.
Schlüssel-Features
- Organisieren und strukturieren Sie die Anforderungen Ihres Teams, indem Sie ganz einfach mehrere Vorlagen (z. B. Dienstleistungen, Anlagenanforderungen usw.) im selben Space erstellen
- Erkennen und priorisieren Sie Kaufanforderungen mit klaren, farbcodierten Aufgabenkategorien und Prioritätsstufen
Ideal für: Unternehmen, die ihren internen Anforderungsprozess für Dienstleistungen oder Vermögenswerte verbessern möchten
3. Vorlage für Projektanfragen und -genehmigungen von ClickUp
Die nächste Vorlage für ein Formular zur Kaufanforderung ist die Vorlage "ClickUp Project Request and Approval Template"(ClickUp-Vorlage für Projektanfragen und -genehmigungen), die das Management von Projektanfragen vereinfacht.
Es verarbeitet jede Projektanforderung mit den wesentlichen Status der Aufgaben im Bereich von In Bearbeitung bis Genehmigt. Es ordnet auch Attribute wie die Auswirkungen und Kosten, die für eine Projektanforderung erforderlich sind, auf einer Karte zu.
Kurz gesagt, die Vorlage ist ein einfacher, aber systematischer Ansatz für Manager und Teamleiter zur Bearbeitung und Genehmigung von Projekten.
Schlüssel-Features
- Speichern Sie wichtige Informationen und visualisieren Sie Projektdaten mit detaillierten, anpassbaren Datenfeldern
- Fügen Sie Kontext hinzu und verbessern Sie die Nachverfolgung von Anfragen mit integrierten Unteraufgaben, Kommentaren und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben
Ideal für: Unternehmen, die für jede Projektanforderung einen strukturierten Genehmigungsprozess befolgen
4. ClickUp-Vorlage für Budgetvorschläge
Wenn Sie Bestellanforderungen mit der Kostenkontrolle abgleichen müssen, ist die Vorlage für Budgetvorschläge von ClickUp die ideale Lösung für Sie. Es handelt sich in erster Linie um eine Dokumentvorlage zur Optimierung der Erstellung und Überprüfung von Angeboten.
Die Vorlage umfasst fünf vorgefertigte Unterseiten, darunter Logistik und Personal, um alle Aspekte der Kosten für Geschäfte oder Projekte abzudecken.
Durch die Aufteilung Ihres Budgets in übersichtliche Segmente können Sie auch klarere Kaufanforderungen berücksichtigen. Außerdem werden Anfragen an die richtige Person weitergeleitet und alle Käufe bereitgestellt, egal ob es sich um IT-Assets, externe Dienstleistungen oder sogar Materialpreislisten handelt.
Schlüssel-Features
- Geben Sie Ihrem Angebot und Ihrer Bestellung mit den zahlreichen Unterseiten der Vorlage eine umfassende und klare Struktur
- Finden Sie wichtige Informationen ganz einfach dank anpassbarer Datenfelder und umfangreicher Formatierungs-Features
Ideal für: Unternehmen und Fachleute, die Einkäufe im Rahmen klarer Vorgaben und Budgets ausgleichen möchten
5. ClickUp-Vorlage für Bestellungen und Bestände
Die Vorlage für Bestellungen und Bestände von ClickUp hilft Unternehmen dabei, Einkäufe an den Nachschubbedarf anzupassen. Sie verfügt über eine Aufgabenliste für Bestände, mit der Produkte, Käufer und Prioritäten nachverfolgt werden können. Jede Aufgabe wird nach Bestandsphase gruppiert – von der Bestellung bis zum Lagerbestand.
Diese Vorlage enthält auch eine Aufgabenliste für Bestellungen mit Angaben zu den erforderlichen Produkten, Preisen und Mengen sowie Karten für Lieferungen von Lieferanten. Wenn die Lagerbestände sinken, können Teams sofort eine Bestellung aufgeben und diese zur Nachlieferung an Lieferanten freigeben.
Schlüssel-Features
- Visualisieren und optimieren Sie den Bestand in jeder Phase des Geschäfts mit vierzehn verschiedenen Status, einschließlich Zahlung und Verbrauch
- Ermöglichen Sie relevanten Beteiligten, die Ausführung von Bestellungen zu aktualisieren oder Notizen zu Wareneingängen mit Funktionen zur Bearbeitung in Echtzeit anzuhängen
Ideal für: Funktionen in der Lieferkette oder eine Einkaufsabteilung, die direkte und indirekte Materialien für den Betrieb verwaltet
➡️ Weiterlesen: 10 kostenlose Vorlagen für Lieferantenlisten zur Verwaltung von Kontakten
6. ClickUp-Vorlage für Produktbestellformulare
Die ClickUp-Vorlage für Produktbestellformulare wurde für reguläre Komponenten oder einzigartige Prototypen entwickelt, um eine effiziente Beschaffung zu gewährleisten. Die Lösung beginnt mit einer Formularansicht, über die Kunden Bestellungen direkt aufgeben können. Sie erfasst sogar Kontaktdaten für die Rückverfolgbarkeit und füllt Ihren Tracker sofort aus.
Diese Vorlage verfügt über spezielle Ansichten für neue Bestellungen, sodass das Team sofort mit der Arbeit beginnen kann. Teamleiter verfügen über eine Liste mit Problemen bei Bestellungen, um Engpässe und Problemfälle schnell zu beheben.
Schlüssel-Features
- Reduzieren Sie zeitaufwändige Aktualisierungen der Reihenfolge mit vordefinierten Produkten, Kategorien und speziellen Problemen bei der Bestellung
- Überprüfen Sie die Kundenzufriedenheit, durchschnittliche Lieferzeiten und Versandkosten mit KI-gestützten Einblicken und einfach zu automatisierenden Datenfeldern
Ideal für: Fachleute, die eine effiziente Möglichkeit zur Nachverfolgung von Reihenfolgen und zur Lösung von Workflows für Produktanforderungen benötigen
7. ClickUp-Rechnungsvorlage
Suchen Sie nach einer einfachen Möglichkeit, Zahlungen für gelieferte Bestellungen abzuwickeln? Die ClickUp-Rechnungsvorlage ist genau das Richtige für Sie.
Die anpassbaren Felder helfen Ihnen dabei, wichtige Details wie Anforderungsnummern, Lieferanteninformationen und Genehmigungsbedingungen zu standardisieren. Eine integrierte Tabelle dient zur Nachverfolgung von Elementbeschreibungen, Mengen und Kosten und sorgt so für eine klare und nachvollziehbare Kommunikation.
Diese Vorlage für ein Formular zur Bestellanforderung enthält außerdem spezielle Abschnitte für das Firmenlogo, Rechnungsinformationen, Rechnungsdetails und Fälligkeitsdaten, wodurch die Genehmigung und Bearbeitung von Rechnungen vereinfacht wird.
Schlüssel-Features
- Sorgen Sie für eine schnelle Nachverfolgung von Zahlungen und einen reibungslosen Abschluss von Bestellanforderungen, indem Sie beliebige Inhalte in Aufgaben umwandeln
- Dokumente sofort freigeben oder in verschiedene Formate mit unterschiedlichen Berechtigungen exportieren
Ideal für: Unternehmen und Teams, die bei der Reihenfolge und Rechnungsbearbeitung einen minimalen Dokumentationsaufwand und Informationsverlust bevorzugen
8. PDF-Vorlage für Kaufanforderungsformulare von PDF Filler
Suchen Sie nach einer prägnanten Vorlage für ein Formular zur Bestellanforderung? Die PDF-Vorlage für Bestellanforderungen von PDF Filler bietet genau das.
Das Online-PDF enthält Felder für Angaben zur Abteilung, zum Lieferanten und zum Anforderer. Es enthält außerdem eine Tabelle zur Erfassung von Mengen, Elementbeschreibungen und Preisen. Dieses bearbeitbare PDF muss nur ausgefüllt und mit allen erforderlichen Informationen freigegeben werden.
Diese Vorlage hilft anfordernden Abteilungen dabei, wichtige Informationen weiterzugeben, um die Beschaffungs- und Lieferantenaufgaben zu verbessern.
Schlüssel-Features
- Bereiten Sie die Einbindung neuer Lieferanten effektiver vor, indem Sie mit einem speziellen Kontrollkästchen bestätigen, ob es sich um einen wiederkehrenden Lieferanten handelt
- Optimieren Sie die Genehmigung mit einem übersichtlichen Space für Informationen zum Genehmiger und für die Signatur
Ideal für: Unternehmen, die schnelle und bearbeitbare Formulare in ihrem Beschaffungsprozess priorisieren
9. PDF-Vorlage für Bestellanforderungen von Planergy
Die PDF-Vorlage für Bestellanforderungen von Planergy ist eine Lösung, die den Prozess der Bestellanforderung mithilfe einer Software optimiert. Sie gewährleistet eine reibungslose Zusammenarbeit mit detaillierten Feldern, automatischer Erstellung von Bestellungen und Optionen zum Hinzufügen von Notizen oder Anhängen von Dokumenten.
Es verfügt außerdem über anpassbare Datenfelder und bedingte Logik, die an spezifische Anforderungen angepasst werden können.
Schlüssel-Features
- Sparen Sie Zeit und Aufwand durch die automatische Erstellung von Bestellungen und den Workflow für deren Genehmigung
- Vereinfachen Sie die Kommunikation mit integrierten Feldern für interne Notizen und Lieferantendaten
Ideal für: Kleine Unternehmen, die schnell detaillierte Bestellungen erstellen möchten
10. Vorlage für Bestellformulare von FormDocs
Die letzte Vorlage ist die Vorlage für Bestellanforderungen von FormDocs, einer zuverlässigen Marke im Bereich der elektronischen Formularerstellung. Diese effiziente Lösung öffnet sich mit übersichtlichen Abschnitten für Bestellanforderungen, Unternehmens-, Lieferanten- und Versandinformationen. Außerdem werden Anforderungsdaten, Fälligkeitsdaten und Budgetcodes für eine reibungslose Rechnungsstellung auf einer Karte dargestellt.
Die Vorlage enthält eine detaillierte Tabelle zur Erfassung von Menge, detaillierter Beschreibung, Preisen und Gesamtkosten. Die G. L. Kontonummer hilft bei der Zuordnung der Budgetausnutzung zu klaren Kostenstellen.
Schlüssel-Features
- Richten Sie Lieferanten mit einem speziellen Bereich für Sonderanweisungen auf Ihre Produktanforderungen aus
- Beschleunigen Sie die Reihenfolge und die Rechnungsstellung mit den Abschnitten für die Signatur des Anforderers und des Genehmigers
Ideal für: Unternehmen, die mit FormDocs arbeiten und ihren Prozess für Kaufanforderungen verbessern möchten
➡️ Weiterlesen: 3 Schlüsseltypen von Beschaffungsverträgen, die Sie kennen müssen
Verbessern Sie Ihre internen Beschaffungsprozesse mit ClickUp
Eine Vorlage für ein Formular zur Bestellanforderung ist für die Beschaffung unverzichtbar, unabhängig davon, ob Sie Büromaterial oder Lieferungen bestellen. Sie hilft dabei, alle wichtigen Details zu erfassen, verbessert die Kommunikation, beschleunigt Genehmigungen und reduziert Fehler – so läuft alles effizienter.
Die richtige Vorlage sorgt für Ordnung und hilft Ihnen, Aufgaben und Reihenfolgen nach jeder Anfrage zu priorisieren.
Die Partnerschaft mit ClickUp ist hierfür eine hervorragende Lösung. Das integrierte Aufgabenmanagement, die detaillierten Analysen und die anschaulichen Visualisierungen in jeder Vorlage unterstreichen dies perfekt. Sind Sie bereit, Ihren internen Beschaffungsprozess zu verbessern? Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an!