Lassen Sie uns über etwas sprechen, das über die Effizienz Ihres Teams entscheiden kann: den Dienstplan. Ein Dienstplan ist ein Zeitplan, der einzelnen Personen innerhalb einer Gruppe oder Organisation bestimmte Aufgaben oder Verantwortlichkeiten zuweist
Wenn Sie schon einmal das Chaos einer kurzfristigen Planung oder die hektische Suche nach Ersatz für Schichten erlebt haben, wissen Sie, wie wichtig es ist, dies richtig zu machen. Die Erstellung eines Dienstplans steigert die Produktivität, beugt Burnout vor und sorgt für eine gute Abstimmung innerhalb Ihres Teams, wenn sie gut genutzt wird. 🗓️✨
Sind Sie bereit zu erfahren, wie Sie einen Dienstplan erstellen, der funktioniert? In diesem Beitrag werden die wichtigsten Schritte zur Erstellung eines Dienstplans erläutert, mit dem alles reibungslos läuft und das Potenzial Ihres Teams maximiert wird. 📈
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
- Warum das wichtig ist: Ein gut geplanter Dienstplan sorgt für Produktivität in Ihrem Team, eine faire Verteilung der Workload und Harmonie am Arbeitsplatz
- So erstellen Sie einen Dienstplan: Die Schritte zur Erstellung eines Dienstplans umfassen die Ermittlung des Personalbedarfs, die Auswahl einer geeigneten Dienstplanungsstrategie und die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Erfassen Sie Mitarbeiterdaten wie Verfügbarkeit und Präferenzen, legen Sie klare Schichtzeiten fest und planen Sie für Notfälle
- Die Herausforderung: Zu den häufigsten Herausforderungen zählen kurzfristige Terminkonflikte, unfaire Verteilung der Schichten und uneinheitliche Urlaubsregelungen, die zu Frustrationen und Betriebsstörungen führen können
- So beheben Sie das Problem: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in den Planungsprozess ein, legen Sie klare Richtlinien für die Freizeitgestaltung fest und planen Sie Schichten im Voraus, um Unsicherheiten zu reduzieren.
- Tools wie ClickUp können dabei helfen, die Planung zu automatisieren und zu optimieren, um Fehler zu minimieren
Dienstpläne verstehen
Ein Dienstplan ist ein strukturierter Plan, der festlegt, wer wann und wo für was verantwortlich ist – im Wesentlichen das Rückgrat einer effizienten Personalplanung. Der Zweck ist einfach: Abläufe zu rationalisieren, Ressourcen zu optimieren und die Verantwortlichkeit zu verbessern.
Durch die klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten werden Verwirrung vermieden, Ungleichgewichte bei der Workload reduziert und eine nahtlose Abdeckung gewährleistet. Diese Klarheit sorgt für eine gute Abstimmung zwischen den Teams und einen reibungslosen Ablauf. Denken Sie daran, dass es wichtig ist, den Dienstplan regelmäßig zu aktualisieren, um Änderungen zu berücksichtigen und seine Genauigkeit sicherzustellen
Ein Dienstplan ähnelt zwar herkömmlichen Zeitplänen, geht jedoch über die reinen Arbeitszeiten hinaus. Er enthält detaillierte Angaben zu den einzelnen Aufgaben, die während der Schichten zu erledigen sind, und sorgt so für eine bessere Strukturierung und Verwaltung der Aufgaben.
In einem Projektmanagement-Team könnte ein Dienstplan beispielsweise die Arbeitszeiten jedes Teammitglieds festlegen und bestimmte Aufgaben wie die Kommunikation mit Clients, die Berichterstellung über den Fortschritt und die Nachverfolgung des Budgets zuweisen. In einem Einzelhandelsgeschäft könnte der Dienstplan die Schichten detailliert aufführen und Verantwortlichkeiten wie das Öffnen des Geschäfts, die Bestandsverwaltung und die Überwachung des Kundendienstes festlegen, um einen reibungslosen Tagesablauf zu gewährleisten.
🔎 Wussten Sie schon? Das Wort "roster" wurde im 18. Jahrhundert aus dem Niederländischen "rooster" ins Englische übernommen und bezeichnete eine Liste oder ein Register, das häufig für militärische oder organisatorische Zwecke verwendet wurde.
Komponenten eines effektiven Dienstplans
Ganz gleich, ob Sie einen Wochenplan oder einen längerfristigen Dienstplan erstellen, diese Schlüsselkomponenten sorgen dafür, dass Ihr Dienstplan effektiv und effizient ist:
- Mitarbeiterdetails: Fügen Sie eine Liste aller Mitarbeiter mit ihren Rollen, Fähigkeiten und Verfügbarkeiten hinzu. Wenn Sie wissen, wer für bestimmte Aufgaben qualifiziert ist, können Sie die richtige Person für die richtige Rolle zuweisen
- Schichtzeiten: Legen Sie die Start- und Endzeiten für jede Schicht klar fest. So weiß jeder, wann er zur Arbeit erscheinen muss
- Rollen und Verantwortlichkeiten: Legen Sie die Aufgaben jeder Person während ihrer Schicht detailliert fest. Dies sorgt für Klarheit, hilft, Überschneidungen bei den Aufgaben zu vermeiden, und stellt sicher, dass alle wichtigen Funktionen abgedeckt sind, sodass eine angemessene Abdeckung gewährleistet ist
- Notfallpläne: Unerwartete Abwesenheiten kommen vor, planen Sie daher immer Backup-Personal oder vielseitig geschulte Mitarbeiter ein, die bei Bedarf einspringen können
- Einhaltung der Arbeitsgesetze: Stellen Sie sicher, dass Ihr Dienstplan den lokalen Arbeitsgesetzen entspricht, z. B. hinsichtlich maximaler Arbeitszeiten, vorgeschriebener Pausen und Überstundenregelungen
- Flexibilität und Aktualisierungen: Ein effektiver Dienstplan ist anpassungsfähig. Überprüfen und passen Sie ihn regelmäßig anhand von Feedback, Personaländerungen oder unerwarteten Anforderungen an
- Zugänglichkeit: Machen Sie den Dienstplan leicht zugänglich. Hängen Sie ihn an einem schwarzen Brett aus, geben Sie ihn digital frei oder stellen Sie ihn über eine Dienstplanungssoftware zur Verfügung
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Schritte zur Erstellung eines Dienstplans: Eine Kurzanleitung
Bei der Erstellung eines Dienstplans sorgt ein strukturierter Ansatz für reibungslose Abläufe, eine höhere Mitarbeitermotivation, mehr Verantwortlichkeit und klare Zuständigkeiten für Ihr Team. Hier sind die wichtigsten Schritte für den Einstieg:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Personalbedarf
Bevor Sie mit der Erstellung eines Dienstplans beginnen, müssen Sie genau verstehen, was Ihr Unternehmen benötigt. Sehen Sie sich Ihre Abläufe genau an, um die Aufgaben zu identifizieren, die täglich, wöchentlich oder sogar saisonal erledigt werden müssen.
Überlegen Sie, wie viele Mitarbeiter für jede Aufgabe erforderlich sind und ob bestimmte Rollen besondere Fähigkeiten oder Zertifizierungen erfordern. Wenn Sie beispielsweise ein Restaurant betreiben, benötigen Sie während der Stoßzeiten eine ausgewogene Anzahl an Köchen, Servern und Hosts.
Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten:
- Berücksichtigen Sie besondere Rollen: Erfordern bestimmte Aufgaben spezielle Fähigkeiten oder Zertifizierungen?
- Verstehen Sie die Workload: Welche kritischen Aufgaben müssen fertiggestellt werden und wie viele Mitarbeiter benötigen Sie dafür?
- Spitzenzeiten identifizieren: Gibt es bestimmte Stunden, Tage oder Jahreszeiten, in denen die Nachfrage höher ist?
Wenn Sie diese Anforderungen genau ermitteln, stellen Sie sicher, dass Ihr Dienstplan nicht nur Schichten füllt, sondern Ihr Team und Ihren Betrieb effektiv unterstützt.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie Vorlagen für Arbeitspläne, um die Dienstplanerstellung zu vereinfachen. So helfen sie Ihnen dabei:
- Optimieren Sie den Prozess durch einen klaren Rahmen 📅
- Sparen Sie Zeit mit vorgefertigten Strukturen, die sich leicht anpassen lassen ⏳
- Passen Sie sich an unterschiedliche Team-Anforderungen an, ohne bei Null anzufangen 🔄
- Sorgen Sie für Konsistenz und Genauigkeit in allen Schichten 📊
Schritt 2: Wählen Sie eine Strategie für die Dienstplanerstellung
Sobald Sie wissen, was Sie brauchen, ist es an der Zeit zu entscheiden, wie diese Anforderungen erfüllt werden sollen. Hier kommt Ihre Dienstplanungsstrategie ins Spiel.
Hier sind einige gängige Schichtpläne:
- Flexibler Dienstplan: Die Mitarbeiter haben innerhalb vereinbarter Limits Kontrolle über ihre Arbeitszeiten, was ihnen Flexibilität und Work-Life-Balance ermöglicht
- Fester Dienstplan: Die Mitarbeiter arbeiten jeden Tag oder jede Woche zu denselben festgelegten Zeiten, was für Konsistenz und Routine sorgt. Ideal für Geschäfte mit konstanten Arbeitszeiten und Personalbedarf
- Rotierender Dienstplan: Die Mitarbeiter wechseln innerhalb eines festgelegten Zeitraums zwischen verschiedenen Schichten (zum Beispiel Tag-, Abend- und Nachtschicht), um Fairness zu gewährleisten. Ideal für Branchen, die rund um die Uhr arbeiten, wie das Gesundheitswesen oder die Fertigung
Entdecken Sie auch einzigartige Optionen wie den 2-2-3-Zeitplan (zwei Tage Arbeit, zwei Tage frei, drei oder weniger Arbeitstage) oder den 9/80-Zeitplan (80 Stunden an neun Tagen mit einem freien Tag alle zwei Wochen), die sich aufgrund ihrer Vorteile für die Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit zunehmender Beliebtheit erfreuen.
Die richtige Strategie hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens und den Präferenzen Ihres Teams ab. Passen Sie sie daher unbedingt an beide an.
Schritt 3: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Selbst der effizienteste Dienstplan wird scheitern, wenn er nicht den Regeln entspricht. Die Einhaltung der Arbeitsgesetze ist unverzichtbar. Informieren Sie sich daher über die örtlichen Vorschriften zu maximalen Arbeitszeiten, vorgeschriebenen Pausen und Überstundenlimits, um sicherzustellen, dass Ihr Dienstplan fair und rechtmäßig ist
Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten:
- Kennen Sie die Gesetze: Informieren Sie sich über die lokalen Arbeitsgesetze in Bezug auf Arbeitszeiten, Überstunden und Pausen
- Schützen Sie Ihr Team: Vermeiden Sie Überlastung Ihrer Mitarbeiter, indem Sie maximale Stundenlimits einhalten
- Berücksichtigen Sie Verträge: Stellen Sie sicher, dass Ihr Zeitplan mit den Arbeitsverträgen übereinstimmt, egal ob Vollzeit, Teilzeit oder freiberuflich
Schritt 4: Wählen Sie eine Software für die Terminplanung und Anwesenheitsverwaltung aus
In schnelllebigen Arbeitsumgebungen ist es nicht mehr praktikabel, sich bei der Erstellung von Dienstplänen auf Stift und Papier oder einfache Vorlagen und Tabellen zu verlassen.
Entscheiden Sie sich für zuverlässige und dynamische Tools zur Personaloptimierung, die Fehler reduzieren, Zeit sparen und die Genauigkeit Ihrer Dienstpläne gewährleisten. Diese Tools erleichtern die Anpassung an Änderungen und steigern die Produktivität Ihres Teams.
Als App für alles, was mit Arbeit zu tun hat, ist ClickUp perfekt für alle Ihre Anforderungen an das Zeitmanagement.
Mit seinen robusten Funktionen für die Planung und Aufgabenverwaltung können Sie Schichten automatisieren, Anwesenheiten nachverfolgen und Dienstpläne schnell aktualisieren, wodurch der Workflow Ihres Teams optimiert und die Gesamteffizienz gesteigert wird.
ClickUp für das Personalmanagement
Die HR-Management-Lösungen von ClickUp bieten Features, mit denen Mitarbeiter Benachrichtigungen erhalten, Feedback geben und ihre Zeitpläne in Echtzeit einsehen können, wodurch eine nahtlose Kommunikation gewährleistet ist. Sie können Mitarbeitern mithilfe von Kommentaren Aufgaben zuweisen und Aufgabentypen und Prioritäten festlegen, damit alle den Überblick behalten.
Insgesamt vereinfacht es das Personalmanagement durch die Nachverfolgung der Leistung, des Engagements und der Entwicklung Ihrer Mitarbeiter. Sie können sogar Ihre Rekrutierungs- und Einarbeitungsprozesse optimieren, um sicherzustellen, dass Ihre neuen Mitarbeiter das Beste aus ihrer Schulung herausholen.
Hier sind einige zusätzliche Features von ClickUp, mit denen Sie Ihren Dienstplanungsprozess optimieren können:
Ansicht "Kalender" in ClickUp
Die Kalenderansicht von ClickUp hilft Ihnen dabei, Ihre Arbeit zu visualisieren, Aufgaben neu zu planen und reibungslos nachzuverfolgen. Zeigen Sie Ihre Arbeit in täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Ansichten an und legen Sie sogar erweiterte Filter fest, um wichtige Ereignisse hervorzuheben.
ClickUp sendet sogar Erinnerungen für Ereignisse, damit Sie nichts verpassen. Außerdem wird Ihr Kalender mit Google Kalender synchronisiert, sodass alle Ihre Ereignisse an einem Ort gespeichert sind. Auf diese Weise hilft es Ihnen:
- Visualisieren Sie den Zeitplan Ihres Teams ganz einfach mit täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Ansichten
- Verschieben Sie Aufgaben mühelos per Drag & Drop
- Erhalten Sie automatische Erinnerungen an bevorstehende Ereignisse und Termine
- Nahtlose Synchronisierung mit Google Kalender, um alle Ereignisse an einem Ort zu konsolidieren
Ansichten in ClickUp
Mit ClickUp Views können Sie individuelle Zeitpläne und Teamprojekte effizient verwalten. Sie können Projekt-Zeitleisten ganz einfach für Clients und Teammitglieder freigeben, sodass keine Schichten verpasst oder doppelt gebucht werden.
Die Workload-Ansicht sorgt dafür, dass Sie die Kapazitäten Ihres Teams kennen, sodass Sie sehen können, wer unter- und wer überlastet ist. So können Sie auch besser erkennen, in welchem Bereich zusätzliche Ressourcen benötigt werden.
Zeiterfassung mit ClickUp
Mit der Zeiterfassung für Projekte von ClickUp können Sie Zeiten erfassen, Zeitschätzungen festlegen und Berichte zu Ihrer Zeit anzeigen. Mit diesem Feature können Sie die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit von jedem Gerät aus verfolgen und den Einträgen Notizen als Referenz hinzufügen.
Außerdem können Sie benutzerdefinierte Timesheets erstellen und freigeben, um die Aktivitäten Ihrer Teammitglieder im Laufe der Zeit zu überprüfen.
ClickUp-Automatisierungen
Sie fragen sich, wie Sie optimierte Workflows entwickeln können? Nutzen Sie die Automatisierungen von ClickUp, um sich wiederholende Aufgaben zu eliminieren und die Produktivität zu steigern.
Mit anpassbaren Auslösern, Aktionen und Integrationen können Sie Ihre Prozesse automatisieren und so alles ohne manuellen Aufwand auf Kurs halten. So können sich Teams auf strategischere Arbeiten konzentrieren, während Fehler reduziert und die Effizienz verbessert werden.
ClickUp-Vorlagen
ClickUp bietet auch mehrere Vorlagen für die einfache Erstellung eines Dienstplans. Diese Vorlagen sind vollständig anpassbar und dynamisch, sodass Sie sie an die spezifischen Anforderungen Ihres Teams anpassen und bei Bedarf ändern können.
Verwenden Sie die Vorlage für Dienstpläne von ClickUp, um die Zeitpläne Ihres Teams zu überprüfen, die Verfügbarkeit sicherzustellen und Urlaubsanträge zu verfolgen. Diese All-in-One-Vorlage sorgt dafür, dass jeder seine Aufgaben im Blick hat, verbessert die Kommunikation und führt Aufzeichnungen über die geleistete Arbeitszeit.
Sie können ihn in 5 verschiedenen Ansichten öffnen, darunter das Personalauszahlung Board, den Wochenkalender, den Personalplan und den Arbeitsfortschritt, um den Überblick zu behalten und verschiedene Aspekte der Zeitpläne zu überprüfen.
Auf diese Weise hilft es Ihnen:
- Optimierung der Teamplanung und Vermeidung von Schichtüberschneidungen
- Effiziente Nachverfolgung der Verfügbarkeit und Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeiter
- Führen Sie klare Aufzeichnungen über geleistete Arbeitsstunden und abgeschlossene Aufgaben
- Verbessern Sie die Kommunikation im Team und halten Sie alle auf dem gleichen Stand
In diesem Zusammenhang ist eine weitere Vorlage hervorzuheben: die Schichtplanvorlage von ClickUp, die Schichten visuell organisiert und Teams an mehreren Speicherorten in Echtzeit aktualisiert. Diese Vorlage stellt sicher, dass alle über die Schichtzuweisungen informiert sind, wodurch Terminkonflikte reduziert und die Teamkoordination verbessert werden.
Mit ClickUp können wir die gesamte Kommunikation zwischen allen Bereichen unseres Unternehmens an einem zentralen Ort veröffentlichen. So ist es einfach und bequem, Benachrichtigungen zu erhalten und Zeitpläne, Routen und Lieferungen für unser Unternehmen zu verwalten.
Mit ClickUp können wir die gesamte Kommunikation zwischen allen Bereichen unseres Unternehmens an einem zentralen Ort veröffentlichen. So ist es einfach und bequem, Benachrichtigungen zu erhalten und Zeitpläne, Routen und Lieferungen für unser Unternehmen zu verwalten.
Schritt 5: Liste mit Mitarbeiterdaten
Bevor Sie Schichten zuweisen, müssen Sie sich unbedingt einen Überblick über die Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Präferenzen Ihres Teams verschaffen.
Erstellen Sie eine umfassende Aufzeichnung, die die Rolle jedes Mitarbeiters, seine Qualifikationen, bevorzugten Arbeitszeiten und etwaige Einschränkungen wie Teilzeitverpflichtungen oder persönliche Verpflichtungen enthält.
ClickUp-Dokumente
Verwenden Sie ClickUp Docs, um diese Liste zu erstellen. Es bietet Features wie verschachtelte Seiten, Optionen für Stil und Formatierung sowie die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern in Echtzeit. Auf diese Weise können Sie Teammitglieder ganz einfach um ihre Ansichten und Präferenzen bitten und die Informationen zugänglich und transparent halten.
Mit diesen Informationen können Sie Schichten effektiver zuweisen und sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter eine Rolle erhält, für die er qualifiziert ist und die ihm liegt.
Schritt 6: Schichtzeiten festlegen
Der nächste Schritt bei der Erstellung eines Dienstplans ist die Festlegung klarer Schichtzeiten. Legen Sie Start- und Endzeiten für jede Schicht fest und stellen Sie sicher, dass diese mit den Betriebszeiten und Spitzenzeiten Ihres Unternehmens übereinstimmen
Achten Sie darauf, realistische Schichtlängen festzulegen – zu kurze Schichten können die Produktivität beeinträchtigen, zu lange Schichten können zu Burnout führen. Versetzen Sie die Schichtbeginn- und -endzeiten gegebenenfalls, um reibungslose Übergänge zu gewährleisten und Überschneidungen zwischen verschiedenen Arbeitsschichten oder Lücken in der Abdeckung zu vermeiden.
Schritt 7: Bereiten Sie sich auf Unvorhergesehenes vor
Egal, wie gut Sie planen, es läuft nicht immer alles wie erwartet. Mitarbeiter können sich krank melden, Notfälle können auftreten oder unerwartete Anforderungen können zu Personalengpässen führen. Deshalb ist es wichtig, Notfallpläne zu haben
Identifizieren Sie Backup-Mitarbeiter oder schulen Sie Mitarbeiter so, dass sie bei Bedarf verschiedene Rollen übernehmen können. Führen Sie eine Liste mit Bereitschafts- oder Teilzeitmitarbeitern, die kurzfristig einspringen können.
Schritt 8: Überprüfen und anpassen
Nehmen Sie sich nach der Erstellung Ihres Dienstplans Zeit für eine gründliche Überprüfung. Achten Sie dabei auf Lücken in der Abdeckung, sich überschneidende Schichten oder eine unfaire Verteilung der Arbeit. Überprüfen Sie außerdem, ob die Workload ausgewogen ist und ob in Spitzenzeiten ausreichend Personal zur Verfügung steht
Zögern Sie nicht, Anpassungen vorzunehmen, wenn Sie Feedback von Ihrem Team erhalten oder sich die Anforderungen Ihres Geschäfts ändern. Ein guter Dienstplan ist nicht statisch, sondern entwickelt sich weiter, um den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden und gleichzeitig Fairness und Effizienz zu gewährleisten.
Schritt 9: Freigeben des Dienstplans
Schließlich ist es an der Zeit, den Dienstplan für Ihr Team freizugeben. Verteilen Sie ihn rechtzeitig, damit die Mitarbeiter genügend Zeit haben, ihre Schichten zu überprüfen und eventuelle Bedenken zu äußern.
Stellen Sie sicher, dass der Dienstplan leicht zugänglich ist, indem Sie ihn digital über eine Schichtplanungssoftware freigeben, an einem schwarzen Brett aushängen oder per E-Mail versenden. Ermutigen Sie außerdem Ihre Mitarbeiter, Feedback zu geben, und gehen Sie umgehend auf Bedenken ein, um Verwirrung oder Missverständnisse bezüglich der Schichten zu vermeiden. Diese proaktive Kommunikation trägt dazu bei, dass alle auf dem gleichen Stand sind und potenzielle Probleme während des Arbeitstages reduziert werden.
➡️ Lesen Sie auch: Kostenlose Vorlagen für Mitarbeiter-Timesheets in Excel, Word und ClickUp
Häufige Herausforderungen und Best Practices für die Dienstplanerstellung
Dienstpläne sind zwar äußerst effektiv, bringen jedoch einige Herausforderungen mit sich, die sich auf die Koordination Ihres Teams auswirken können. Hier sind einige häufig auftretende Probleme, die Sie berücksichtigen sollten:
Nichtverfügbarkeit von Mitarbeitern
Es ist oft schwierig, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter mit ihren Präferenzen, wie bevorzugten Schichten oder freien Tagen, in Einklang zu bringen. Mitarbeiter können bestimmte freie Tage beantragen, die mit den betrieblichen Anforderungen kollidieren, und die Berücksichtigung aller Wünsche kann zu Personalmangel oder Terminkonflikten führen.
Überlastung oder Unterlastung von Schichten
Die gleichmäßige Verteilung der Arbeit auf die Schichten ist oft eine Herausforderung. Eine Überlastung bestimmter Arbeitsschichten, beispielsweise während der Stoßzeiten, oder eine Unterlastung anderer Schichten führt zu Ineffizienzen und Burnout bei den Mitarbeitern. Es ist wichtig, das richtige Gleichgewicht zwischen zu vielen oder zu wenigen Mitarbeitern zu finden.
Mitarbeiterermüdung und Burnout
Häufige Spätschichten, Nachtschichten oder aufeinanderfolgende Arbeitstage führen zu Ermüdung und Burnout bei den Mitarbeitern. Wenn Mitarbeiter nicht genügend Ruhezeiten haben oder zwischen verschiedenen Arbeitsmodellen wechseln müssen, leiden ihre Produktivität und ihr Wohlbefinden.
📉 Eine Umfrage von Deloitte ergab, dass 77 % der Menschen in ihrem aktuellen Job schon einmal einen Burnout erlebt haben. 91 % der Befragten geben außerdem an, dass sich dies negativ auf die Qualität ihrer Arbeit auswirkt, während 83 % erwähnen, dass sich dies negativ auf ihre persönlichen Beziehungen auswirkt.
Unerwartete Abwesenheiten oder Notfälle
Mitarbeiter, die sich krank melden, persönliche Notfälle haben oder unerwartet freinehmen müssen, können den gesamten Schichtplan durcheinanderbringen.
Ohne einen Notfallplan stören kurzfristige Änderungen den Betriebsablauf und führen zu unbesetzten Schichten, was wiederum zu weniger Arbeitsstunden und einer höheren Belastung für die verbleibenden Mitarbeiter führt.
Komplexität von Vorgängen an mehreren Speicherorten
Für Unternehmen mit mehreren Standorten wird die Koordination eines Dienstplans über mehrere Standorte hinweg immer komplizierter. Sie müssen Personalausstattung und -bedarf, Zeitzonen und die Logistik der Personalverwaltung an verschiedenen Standorten berücksichtigen.
Hier finden Sie wichtige Tipps und einige Best Practices, die Ihnen dabei helfen, einen Dienstplan zu erstellen, der für alle funktioniert:
- Arbeiten Sie bei der Planung mit Ihren Mitarbeitern zusammen: Die Einbindung Ihres Teams in den Planungsprozess fördert das Gefühl der Eigenverantwortung und Fairness. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter nach ihrer Verfügbarkeit, ihren Präferenzen und Einschränkungen, bevor Sie den Dienstplan erstellen
- Namen nach Fertigstellung des Plans zuweisen: Konzentrieren Sie sich beim Erstellen eines Dienstplans zunächst darauf, betriebliche Anforderungen wie die Abdeckung während Spitzenzeiten und die Ausgewogenheit der Workloads zu erfüllen. Sobald der Rahmen steht, weisen Sie den Mitarbeitern anhand ihrer Rollen und Fähigkeiten bestimmte Schichten zu
- Legen Sie klare Richtlinien für die Freizeitgestaltung fest: Die Festlegung und Kommunikation klarer Regeln für das Urlaubsmanagement ist für Fairness und Transparenz unerlässlich. Legen Sie Richtlinien fest, wie weit im Voraus Mitarbeiter Urlaub beantragen müssen und wie viele Mitarbeiter gleichzeitig abwesend sein dürfen
- Holen Sie regelmäßig Feedback von Ihren Mitarbeitern ein: Ihr Dienstplan ist ein lebendiges Dokument, das sich mit den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihres Teams weiterentwickelt. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, ihre Meinung dazu zu äußern, was gut funktioniert und was nicht. Anhand des Feedbacks können Sie Probleme wie ungleichmäßige Workloads oder ungünstige Arbeitszeiten erkennen und Verbesserungen für zukünftige Dienstpläne vornehmen
- Weisen Sie erfahrenen Teammitgliedern wichtige Schichten zu: Weisen Sie Ihre kompetentesten und erfahrensten Mitarbeiter kritischen oder stressigen Schichten zu. Diese Mitarbeiter bewältigen arbeitsreiche Zeiträume effizienter und gewährleisten einen hochwertigen Service. Kombinieren Sie neuere oder weniger erfahrene Teammitglieder in ruhigeren Schichten mit erfahrenen Mitarbeitern, um ihnen Lernmöglichkeiten zu bieten, ohne sie zu überfordern
Vereinfachen Sie die Planung von Dienstplänen mit ClickUp
Ein gut strukturierter Dienstplan ist für einen produktiven Arbeitsplatz unerlässlich. Indem Sie die Bedürfnisse Ihres Teams verstehen, es in den Prozess einbeziehen und sich auf klare Kommunikation und strategische Planung konzentrieren, können Sie einen Dienstplan erstellen, von dem alle profitieren.
ClickUp vereinfacht diesen Prozess mit leistungsstarken Features wie anpassbaren Vorlagen und benutzerfreundlichen Planungstools. Damit können Sie Ihren Dienstplan effizient und einfach verwalten.
Ganz gleich, ob Sie komplexe oder einfache Zeitpläne verwalten, die Flexibilität von ClickUp steigert die Effizienz, reduziert Fehler und sorgt dafür, dass Ihr Team auf Kurs bleibt.
Worauf warten Sie noch? Melden Sie sich bei ClickUp an, um Ihre Dienstplanerstellung zu vereinfachen und die Effizienz am Arbeitsplatz noch heute zu steigern! 🚀