"Uns fehlen die Daten über das Benutzerverhalten, die wir für Werbeentscheidungen benötigen. Bitte fügen Sie diese hinzu, bevor wir den Bericht heute abschicken. "
ODER
"Ich denke, der Bericht könnte durch zusätzliche Daten aus verschiedenen Geschäftsbereichen verbessert werden. Könnten Sie sich das später einmal ansehen?"
Was ist besser? Nun, das kommt darauf an!
Der erste Satz erklärt genau, was von Ihnen erwartet wird und warum, ohne Raum für Missverständnisse zu lassen – dies ist eine Form der direkten Kommunikation. Der zweite Satz erscheint zwar unpräzise, eröffnet jedoch eine Unterhaltung und lässt Raum für Ideen und Verhandlungen durch indirekte Kommunikation.
Beide Kommunikationsstile haben ihren Platz am Arbeitsplatz. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, warum und wie.
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
Direkte Kommunikation findet statt, wenn Ihre Botschaft klar, direkt und eindeutig ist. Sie fördert Klarheit, minimiert Missverständnisse und verbessert die Zusammenarbeit
Direkte Kommunikation ist nicht durch den Kanal limitiert. Sie können den direkten Stil mit folgenden Methoden anwenden:
- In Echtzeit chatten
- Kommentare zu Dokumenten oder Whiteboards
- Aufgaben-Modul im Projektmanagement-Tool
Die besten Situationen für den Einsatz direkter Kommunikation sind:
- Anweisungen geben
- Dokumentieren Sie Prozesse und Abläufe
- Feedback geben
- Kommunizieren Sie Standard-Updates
Weitere Beispiele für direkte Kommunikation, Techniken zur Steigerung der Produktivität und Tipps zur Anpassung an beide Stile finden Sie weiter unten.
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Direkte Kommunikation verstehen
Direkte Kommunikation ist ein klarer und eindeutiger Austausch von Informationen oder Anweisungen. Die Botschaft wird klar und deutlich vermittelt, ohne auf Andeutungen, implizite Bedeutungen oder nonverbale Signale zurückzugreifen.
Zu den Schlüsselmerkmalen direkter Kommunikation gehören:
- Klarheit: Ausgedrückt in einfacher Sprache und prägnanter Form, wodurch Kommunikationslücken am Arbeitsplatz minimiert werden
- Spezifität: Enthält präzise und umsetzbare Details, um Missverständnisse zu vermeiden
- Transparenz: Offene Kommunikation mit klar formulierten Absichten und Zielen
- Durchsetzungsfähigkeit: Oft selbstbewusst und lehrreich
- Verantwortlichkeit: Beinhaltet die Übernahme der Eigentümerschaft für Ihre Worte und deren Auswirkungen auf den Empfänger
Theoretisch klingt der direkte Stil wie die beste Art zu arbeiten. Was könnte bei einer transparenten, selbstbewussten und klaren Kommunikation schon schiefgehen? Eine ganze Menge, wie sich in der Praxis zeigt. Daher ist indirekte Kommunikation ebenfalls äußerst nützlich.
Direkte vs. indirekte Kommunikation
Am Arbeitsplatz gibt es verschiedene Kommunikationsstile. Indirekte Kommunikation, ein Stil, der Körpersprache, visuelle Signale und implizite Botschaften in den Vordergrund stellt, kann in bestimmten Situationen ein wirkungsvolles tool sein. Sie zeichnet sich aus durch:
- Verantwortung des Empfängers: Der Empfänger spielt eine aktive Rolle beim Verstehen und Interpretieren der beabsichtigten Botschaft
- Gemeinsames Verständnis: Der Kontext und ein gemeinsamer Wortschatz erleichtern das Verständnis
- Bewusste Mehrdeutigkeit: Vermeiden Sie Konfrontationen oder Feindseligkeiten, indem Sie die Wirkung abfedern
Unterschied zwischen direkter und indirekter Kommunikation
Fassen wir die Unterschiede zusammen.
| Feature | Direkte Kommunikation | Indirekte Kommunikation |
|---|---|---|
| Lieferung | Klar, eindeutig und direkt | Subtil, impliziert und kontextabhängig |
| Zweck | Geben Sie klare Anweisungen auf effiziente Weise | Harmonie bewahren und Konfrontationen vermeiden |
| Tonfall | Durchsetzungsfähig und selbstbewusst | Vorsichtig oder suggestiv |
| Klarheit | Hoch; lässt wenig Raum für Fehlinterpretationen | Gering bis mittel; kann mehrdeutig sein |
| Risiko | Kann als unverblümt oder unsensibel empfunden werden | Kann zu Missverständnissen führen |
Beste Anwendungsfälle für direkte und indirekte Kommunikation
Es gibt keinen richtigen oder falschen Kommunikationsstil, sondern nur den für eine bestimmte Situation am besten geeigneten. Das bedeutet, dass es bestimmte Bedingungen und Situationen gibt, in denen ein Stil besser geeignet ist als ein anderer.
Die idealen Bedingungen für den Einsatz direkter Kommunikation sind:
- Wenn Klarheit und Präzision entscheidend sind
- Wenn Zeitdruck Effizienz erfordert
- Wenn der Empfänger nicht über den vollständigen Kontext verfügt
- Bei der Behandlung von Problemen, die Verantwortlichkeit oder sofortiges Feedback erfordern
Nehmen wir an, Sie geben einem Praktikanten Anweisungen zu einem wichtigen Bericht, an dem er gerade arbeitet. Hier ist direkte Kommunikation erforderlich. Das könnte etwa so aussehen:
"Ich benötige von Ihnen Grafiken und Diagramme für den Analyseabschnitt dieses Berichts in Google Tabellen. Verwenden Sie die Farben der Marke und verknüpfen Sie die Quelldaten in derselben Tabelle. Senden Sie mir diese bitte bis Ende dieser Woche zur Überprüfung zu."
Wenn Sie mit dem Parkservice eines Restaurants über das Parken Ihres Autos sprechen, könnten Sie sagen: "Bitte schalten Sie die Lichter aus, bevor Sie den Motor abstellen, da es ein Problem mit der automatischen Abschaltung gibt. " Im Wesentlichen benötigen Sie hier direkte Kommunikation, da der Parkservice Ihr Auto nicht kennt!
Die idealen Bedingungen für den Einsatz indirekter Kommunikation sind:
- Sensible oder konfliktträchtige Situationen
- Hierarchische Beziehungen oder kulturelle Normen, die Höflichkeit priorisieren
- Kleine Gruppen von Menschen, die eine gemeinsame Geschichte und einen umfassenden Kontext haben
- Wenn Sie langfristige Beziehungen pflegen und mögliche Beleidigungen vermeiden möchten
Jemandem direkt zu sagen, dass er "gefeuert ist", mag im Fernsehen gut ankommen, ist aber angesichts der Sensibilität dieser Nachricht kein idealer Kommunikationsstil am Arbeitsplatz. In solchen Situationen ist eine einfühlsame, indirekte Kommunikation hilfreich.
Brian Chesky, CEO von Airbnb, kündigte aufgrund der Pandemie Entlassungen an.
"Heute muss ich bestätigen, dass wir die Größe der Belegschaft von Airbnb reduzieren werden... Ich werde so viele Details wie möglich darüber freigeben, wie ich zu dieser Entscheidung gekommen bin, was wir für diejenigen tun, die das Unternehmen verlassen, und wie es weitergehen wird. "
"Heute muss ich bestätigen, dass wir die Größe der Belegschaft von Airbnb reduzieren werden... Ich werde so viele Details wie möglich darüber freigeben, wie ich zu dieser Entscheidung gekommen bin, was wir für diejenigen tun, die das Unternehmen verlassen, und wie es weitergehen wird. "
Wie Sie sehen, handelt es sich hierbei zwar um indirekte Kommunikation, aber nicht um Verschleierung oder Entziehung von Verantwortung. Ganz im Gegenteil.
In Fällen, in denen das Team über einen längeren Zeitraum zusammengearbeitet hat und über einen gemeinsamen Wortschatz verfügt, kann indirekte Kommunikation ebenfalls funktionieren. "Wir sind BYOD" oder "das Problem liegt nur in der EUD" würde für die Mitglieder der Gruppe vollkommen Sinn ergeben. Genauso wie ein Meme aus The Office! 😀
Wie kommunizieren wir also?
Kanäle der direkten Kommunikation am Arbeitsplatz
Jede Umgebung, in der Sie arbeiten, ist ein hervorragender Kanal für direkte Kommunikation. Das kann der Konferenzraum in Ihrem Büro sein oder ein Tool für die Zusammenarbeit wie ClickUp. So würde das funktionieren.
Persönliche Interaktion
Eine direkte Unterhaltung erfordert zwei Personen – einen Sprecher und einen Empfänger. Am effektivsten ist dies in einem persönlichen Gespräch. Dies ermöglicht:
- Echtzeit-Interaktion und Klärung, falls erforderlich
- Sofortiges Feedback vom Empfänger darüber, wie die Botschaft aufgenommen wird
- Aktive Annahme oder Ablehnung der Anweisung
Ein virtueller Chat
Wenn eine persönliche Interaktion nicht möglich ist, ist ein Online-Chat die nächstbeste Lösung. Dies ist zwangsläufig der Fall, wenn:
- Synchron, was die Unterhaltung erleichtert
- Unterstützt durch Dateien, Bilder, Notizen usw.
- Dokumentiert zum späteren Nachschlagen
ClickUp Chat ist ein großartiges Tool für diesen Zweck. Es ermöglicht Ihnen, Kanäle aus Ordnern zu erstellen, sodass Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Plattformen wechseln müssen. Sie können Personen taggen, Aufgaben verknüpfen, Notizen hinzufügen und mit Emojis antworten.
Behalten Sie den Überblick über Ihre gesamte Kommunikation in Ihrem Projektmanagement-Tool. Erstellen Sie Aufgaben direkt aus den Nachrichten, synchronisieren Sie sich schnell mit Ihren Teamkollegen, verfolgen Sie Aufgaben und vieles mehr.
Wenn Sie beispielsweise eine schnelle Aktualisierung zu einer Aufgabe benötigen, können Sie eine direkte Nachricht senden, z. B. "Hey Chad, kannst du mir bis Mittag den Status des Client-Angebots freigeben?" Wenn Chad antwortet und Jane um einige Daten bittet, kann Chad sie mit einem Tag versehen, und Sie können eine Aufgabe erstellen und ihr zuweisen!
Aufgaben im Projektmanagement
Der beste Weg, alle Informationen zu einem bestimmten Teil der Arbeit an einem Ort zu sammeln, ist die Verwendung einer einzigen Plattform. ClickUp Aufgaben bietet eine effektive Möglichkeit, dies zu erreichen. Sobald Sie alle Aufgaben erstellt haben, die erledigt werden müssen, können Sie:
- Erläutern Sie die Aufgabe im Abschnitt "Beschreibung"
- Fügen Sie eine Checkliste als Akzeptanzkriterien hinzu
- Weisen Sie Aufgaben zu, um zu zeigen, wer für was verantwortlich ist
- Verwenden Sie die verschachtelten Kommentare für die Kommunikation im Team
Kommentare als Unterhaltung
Wir haben oben die verschachtelten Kommentare in ClickUp Aufgaben gesehen. Darüber hinaus können Sie die Kommentarfunktion auch in ClickUp Whiteboards, Mindmaps und Dokumenten verwenden.
In einem Whiteboard mit einer Prozesskarte können Sie beispielsweise einen Kommentar zu einem fehlenden Schritt hinzufügen. In einer innerhalb von ClickUp freigegebenen Designdatei können Sie Feedback kommentieren, z. B. "Bitte aktualisieren Sie das Design entsprechend den neuesten Markenrichtlinien. "
Bei Bedarf können Sie mit ClickUp Assign Comments eine bestimmte Person auswählen und die Mitarbeiter oder alle am Projekt beteiligten Personen mit einem Tag versehen.
Sehen wir uns einige Beispiele dafür an, wie dies über diese Kommunikationskanäle hinweg aussehen könnte.
Beispiele für direkte Kommunikation
Direkte Kommunikation eignet sich perfekt für konkrete Anweisungen, insbesondere wenn der Empfänger etwas zum ersten Mal erledigt.
Anleitung: Das beste Beispiel für direkte Kommunikation ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung oder ein Flussdiagramm. Ein Leitfaden für Inhalte hilft Praktikanten dabei, ihre Arbeit konsistent und markengerecht zu veröffentlichen.
Richtlinien und Verfahren: Erstellen Sie mit Workplace-Kommunikationstools wie ClickUp Docs eine Mini-Wikipedia Ihrer internen Prozesse. Legen Sie fest, was in Ihrem Unternehmen akzeptabel ist und was nicht, damit alle darüber informiert sind.
Probieren Sie diese Vorlagen für Kommunikationspläne aus, um die Ankündigungen in Ihrem Unternehmen zu strukturieren.
Feedback: "Ihr letzter Bericht war gut recherchiert, aber das Format hat das Lesen erschwert. Bitte verwenden Sie für zukünftige Berichte die bereitgestellte Vorlage, um die Lesbarkeit zu verbessern. " Direktes Feedback wie dieses kommuniziert das Problem klar und liefert umsetzbare Schritte zur Verbesserung.
Teamzusammenarbeit: Nicht jede direkte Kommunikation findet zwischen zwei Personen statt. Nutzen Sie sie in Gruppendiskussionen, Meetings und bei Teamaktivitäten in Ihrem gesamten Unternehmen.
Ein Beispiel: Während eines Sprint-Planungs-Meetings könnten Sie sagen: "Lassen Sie uns zuerst die Aufgaben zur API-Integration priorisieren und John mit den Abhängigkeiten im Front-End beauftragen. Können wir uns Freitag als Frist für die Überprüfung der Fortschritte setzen?"
Regelmäßige Updates: Manchmal können Sie bestimmte Aktivitäten für alle Teammitglieder automatisieren, damit alle die Nachricht erhalten. Die Multi-Task-Symbolleiste von ClickUp hilft Ihnen dabei, mehrere Aufgaben zu verwalten, Verantwortlichkeiten zuzuweisen, Fristen festzulegen und Kommentare zu hinterlassen – und das alles auf einmal.
Nachdem Sie nun wissen, wie direkte Kommunikation in der Praxis aussieht, wollen wir uns ansehen, warum sie so wichtig ist.
Steigerung der Produktivität durch direkte Kommunikation
Direkte Kommunikation macht überflüssige Worte überflüssig. Sie hilft dem Sprecher, sich frei zu äußern, und dem Empfänger, schnell zu verstehen. Das spart beiden Zeit und Aufwand und führt letztendlich zu einer besseren Zusammenarbeit im Team und zu höherer Produktivität. So können Sie dies an Ihrem Arbeitsplatz umsetzen.
Daten verfügbar machen: Direkte Kommunikation ist einfacher, wenn sie auf harten Fakten basiert. Verwenden Sie hierfür die Dashboards von ClickUp. Sie könnten beispielsweise sagen: "Die Nummer der Leads, die wir diese Woche generiert haben, ist gleich geblieben, aber die Konversionsrate ist um 40 % gesunken. Wissen wir, was passiert ist?"
📖 Bonus-Lektüre: Wie Sie Informationen mit Teamkollegen freigeben können
Machen Sie Teammitglieder verantwortlich: Legen Sie für eine bessere Verantwortlichkeit SMART-Ziele fest. Richten Sie diese dann in ClickUp Goals ein, damit alle auf ihre Ziele zugreifen und den Fortschritt verfolgen können.
Redundanzen minimieren: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter sich im Standup nicht wiederholen. Verwenden Sie ClickUp Brain, um Standup-Berichte automatisch zu erstellen, und nutzen Sie die eingesparte Zeit für sinnvollere Interaktionen.
Tipps für Personen mit unterschiedlichen Kommunikationsstilen
Welchen Kommunikationsstil Sie verwenden, hängt fast ausschließlich von der Situation ab. Hier sind einige Dinge, die Sie bei der Wahl eines Kommunikationsstils beachten sollten.
Wenn Ihr primärer Stil die direkte Kommunikation ist
Achten Sie auf Ihren Tonfall: Direkt zu sein ist nur einen kleinen Schritt von Unhöflichkeit entfernt. Achten Sie daher auf einen professionellen und rücksichtsvollen Tonfall. Verwenden Sie eine höfliche Sprache. Verwenden Sie bitte und danke.
Aktiv zuhören: Direkte Kommunikatoren konzentrieren sich oft darauf, ihre Botschaft zu vermitteln, aber das reicht nicht aus. Üben Sie aktives Zuhören. Achten Sie genau darauf, was andere sagen, ohne sie zu unterbrechen.
Achten Sie auf Feedback: Beobachten Sie die nonverbalen Signale des Empfängers Ihrer Botschaft, wie z. B. Nicken oder Äußerungen. Lesen Sie die Situation und passen Sie Ihre Botschaft entsprechend an.
Passen Sie sich Ihrem Publikum an: Achten Sie auf Ihre Schritte, insbesondere im Umgang mit Personen aus Kulturen oder Kontexten, in denen indirekte Kommunikation die Norm ist. Achten Sie darauf, dass direkte Kommunikation nicht beleidigend wirkt.
Nutzen Sie indirekte Kommunikation, wenn dies angebracht ist: Übermäßige Kommunikation am Arbeitsplatz kann eine nützliche Technik sein. Durch Einbringen von Empathie lässt sich die Qualität der Interaktionen erheblich verbessern.
Sagen Sie beispielsweise statt "Das muss sofort erledigt werden" lieber "Ich weiß, dass die Frist knapp ist, aber Ihr Aufwand ist entscheidend, um sie einzuhalten. "
Dieser Ansatz bestätigt die Emotionen anderer und sorgt gleichzeitig für klare Erwartungen.
Wenn Sie indirekte Kommunikation bevorzugen
Reden Sie nicht um den heißen Brei herum: Indirekte Kommunikation bedeutet nicht, absichtlich vage zu bleiben oder keine Verantwortung zu übernehmen. Es geht vielmehr darum, mit Empathie und Feingefühl zu sprechen. Verwechseln Sie Indirektheit nicht mit Unklarheit.
Sagen Sie beispielsweise statt "Dieser Abschnitt muss noch überarbeitet werden" lieber "Ich denke, ein Fallbeispiel würde Ihr Argument hier noch besser untermauern"
Seien Sie selbstbewusst: Durchsetzungsfähigkeit ist kein Feature indirekter Kommunikation. Indirekte Kommunikatoren zögern, ihre Bedürfnisse oder Meinungen klar zu äußern. Üben Sie höfliche Durchsetzungsfähigkeit. Dies ist besonders wichtig in der horizontalen Kommunikation und im Umgang mit Vorgesetzten.
Passen Sie sich direkten Kommunikatoren an: Indirekte Kommunikatoren empfinden direkte Kommunikation manchmal als Angriff oder Hinterhalt. Hochfunktionierende Teams sind jedoch oft direkt.
Verstehen Sie, dass der andere Weg (direkt) nicht unbedingt der falsche Weg ist. Vermeiden Sie es, sich bei der Arbeit mit direkten Kommunikatoren auf Andeutungen oder subtile Hinweise zu verlassen. Nehmen Sie sie beim Wort und sprechen Sie klar und deutlich.
Effektive Kommunikation (direkt oder anderweitig) mit ClickUp
In der Welt der Wissensarbeit ist zwischenmenschliche Kommunikation die Grundlage für Erfolg. Anforderungen, Briefings, Klarstellungen, Ideen, Feedback, Prozesse, Updates – jeder Tag ist eine Ansammlung unzähliger direkter und indirekter Kommunikationsvorgänge.
Ein umfassendes Projektmanagement- und Kollaborationstool wie ClickUp ermöglicht dies nicht nur, sondern verbessert es sogar noch. ClickUp-Dokumente und ClickUp-Aufgaben helfen dabei, Dinge zu kommunizieren, bevor die Arbeit beginnt.
Kommentare und der ClickUp-Chat ermöglichen den Austausch von Ideen während des Projekts. Das ClickUp-Dashboard eignet sich hervorragend für Überprüfungen und Rückblicke. Mit der Zeit wird ClickUp zu Ihrer einzigen Quelle für organisatorisches Wissen und schafft einen Mehrwert für alle, die das System nutzen.
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