„Uns fehlen die Daten über das Verhalten der Benutzer, die für Werbeentscheidungen erforderlich sind. Bitte fügen Sie diese hinzu, bevor wir den Antrag heute einreichen.“
ODER
„Ich denke, der Bericht könnte von zusätzlichen Daten aus verschiedenen Geschäftsbereichen profitieren. Könnten Sie sich das später einmal ansehen?“
Was ist besser? Nun, das kommt darauf an!
Der erste Satz erklärt genau, was von Ihnen erwartet wird und warum, ohne Raum für Unklarheiten zu lassen – dies ist eine Form der direkten Kommunikation. Der zweite Satz erscheint zwar ungenau, eröffnet jedoch eine Unterhaltung und lässt Raum für Ideen und Verhandlungen durch indirekte Kommunikation.
Beide Kommunikationsstile haben ihren Platz am Arbeitsplatz. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, warum und wie.
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
Direkte Kommunikation findet statt, wenn Ihre Botschaft klar, direkt und eindeutig ist. Sie fördert Klarheit, minimiert Missverständnisse und verbessert die Zusammenarbeit.
Direkte Kommunikation hat keine Limite. Sie können den direkten Stil wie folgt anwenden:
- Echtzeit-Chatten
- Kommentare zu Dokumenten oder Whiteboards
- Aufgabenmodul im Tool für Projektmanagement
Die besten Situationen für den Einsatz direkter Kommunikation sind:
- Anweisungen geben
- Dokumentieren Sie Prozesse und Verfahren
- Feedback geben
- Kommunikation von Standard-Updates
Weitere Informationen zu Beispielen für direkte Kommunikation, Techniken zur Produktivität und Tipps zur Anpassung an beide Stile finden Sie weiter unten.
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Direkte Kommunikation verstehen
Direkte Kommunikation bezeichnet einen klaren und eindeutigen Austausch von Informationen oder Anweisungen. Die Botschaft wird klar und deutlich vermittelt, ohne sich auf Andeutungen, implizite Bedeutungen oder nonverbale Signale zu stützen.
Zu den wichtigsten Schlüsseln direkter Kommunikation gehören:
- Klarheit: Drücken Sie sich in einfacher Sprache und prägnant aus, um Kommunikationslücken am Arbeitsplatz zu minimieren.
- Spezifität: Enthält präzise und umsetzbare Details, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Transparenz: Offene Kommunikation mit klar formulierten Absichten und Zielen
- Durchsetzungsfähigkeit: Oft selbstbewusst und lehrreich
- Verantwortlichkeit: Beinhaltet, Eigentümerschaft für Ihre Worte und deren Auswirkungen auf den Empfänger zu übernehmen.
Theoretisch klingt der direkte Stil wie die beste Arbeitsweise. Was könnte bei einer transparenten, selbstbewussten und klaren Kommunikation schon schiefgehen? Tatsächlich eine ganze Menge. In der Praxis ist daher auch indirekte Kommunikation äußerst nützlich.
Direkte vs. indirekte Kommunikation
Am Arbeitsplatz gibt es verschiedene Kommunikationsstile. Indirekte Kommunikation, ein Stil, bei dem Körpersprache, visuelle Signale und implizite Botschaften im Vordergrund stehen, kann in bestimmten Situationen ein wirkungsvolles tool sein. Sie zeichnet sich aus durch:
- Verantwortung des Empfängers: Der Empfänger spielt eine aktive Rolle beim Verstehen und Interpretieren der beabsichtigten Botschaft.
- Gemeinsames Verständnis: Der Kontext und ein gemeinsamer Wortschatz erleichtern das Verständnis.
- Bewusste Mehrdeutigkeit: Vermeiden Sie Konfrontationen oder Feindseligkeiten, indem Sie die Situation entschärfen.
Unterschied zwischen direkter und indirekter Kommunikation
Fassen wir die Unterschiede zusammen.
| Feature | Direkte Kommunikation | Indirekte Kommunikation |
|---|---|---|
| Lieferung | Klar, eindeutig und direkt | Subtil, impliziert und kontextabhängig |
| Zweck | Geben Sie klare Anweisungen auf effiziente Weise. | Wahren Sie Harmonie und vermeiden Sie Konfrontationen. |
| Tonfall | Durchsetzungsfähig und selbstbewusst | Vorsichtig oder suggestiv |
| Klarheit | Hoch; lässt wenig Raum für Fehlinterpretationen | Gering bis mittel; kann mehrdeutig sein |
| Risiko | Kann als unverblümt oder unsensibel empfunden werden. | Kann zu Missverständnissen führen |
Beste Anwendungsfälle für direkte und indirekte Kommunikation
Es gibt keinen richtigen oder falschen Kommunikationsstil, sondern nur den für eine bestimmte Situation am besten geeigneten. Das bedeutet, dass es bestimmte Bedingungen und Situationen gibt, in denen ein Stil besser geeignet ist als ein anderer.
Die idealen Bedingungen für den Einsatz direkter Kommunikation sind:
- Wenn Klarheit und Präzision entscheidend sind
- Wenn Zeitdruck Effizienz erfordert
- Wenn der Empfänger nicht über den vollständigen Kontext verfügt
- Wenn Sie Probleme ansprechen, die Verantwortlichkeit oder sofortiges Feedback erfordern
Nehmen wir an, Sie geben einem Praktikanten Anweisungen zu einem wichtigen Bericht, an dem er gerade arbeitet. Hier ist direkte Kommunikation erforderlich. Das könnte etwa so aussehen:
„Ich benötige von Ihnen Grafiken und Diagramme für den Analyseabschnitt dieses Berichts in Google Tabellen. Verwenden Sie die Markenfarben und verknüpfen Sie die Quelldaten in derselben Tabelle. Senden Sie mir diese bitte bis Ende dieser Woche zur Überprüfung zu.“
Wenn Sie mit dem Parkservice eines Restaurants über das Parken Ihres Autos sprechen, könnten Sie sagen: „Bitte schalten Sie die Lichter aus, bevor Sie den Motor abstellen, da es ein Problem mit der automatischen Abschaltung gibt.“ Im Grunde genommen benötigen Sie hier direkte Kommunikation, da der Parkservice Ihr Auto nicht kennt!
Die idealen Bedingungen für die Verwendung indirekter Kommunikation sind:
- Sensible oder konfliktträchtige Situationen
- Hierarchische Beziehungen oder kulturelle Normen, die Höflichkeit in den Vordergrund stellen
- Kleine Gruppen von Menschen, die eine gemeinsame Geschichte und einen umfassenden Kontext haben
- Wenn Sie langfristige Beziehungen pflegen und mögliche Beleidigungen vermeiden möchten
Jemandem direkt zu sagen „Sie sind gefeuert“ mag im Fernsehen gut ankommen, ist aber angesichts der Sensibilität dieser Nachricht kein idealer Kommunikationsstil am Arbeitsplatz. In solchen Situationen ist einfühlsame indirekte Kommunikation hilfreich.
Brian Chesky, CEO von Airbnb, kündigte aufgrund der Pandemie Entlassungen an.
„Heute muss ich bestätigen, dass wir die Größe der Belegschaft von Airbnb verkleinern werden... Ich werde so viele Details wie möglich darüber freigeben, wie ich zu dieser Entscheidung gekommen bin, was wir für diejenigen tun, die das Unternehmen verlassen, und wie es weitergehen wird. “
„Heute muss ich bestätigen, dass wir die Größe der Belegschaft von Airbnb verkleinern werden... Ich werde so viele Details wie möglich darüber freigeben, wie ich zu dieser Entscheidung gekommen bin, was wir für diejenigen tun, die das Unternehmen verlassen, und wie es weitergehen wird.“
Wie Sie sehen, handelt es sich hierbei zwar um eine indirekte Methode, jedoch nicht um Verschleierung oder die Abgabe von Verantwortung. Ganz im Gegenteil.
In Fällen, in denen das Team schon über einen längeren Zeitraum zusammenarbeitet und über ein gemeinsames Vokabular verfügt, kann auch indirekte Kommunikation funktionieren. „Wir sind BYOD“ oder „das Problem liegt nur im EUD“ würde für die Mitglieder der Gruppe vollkommen Sinn ergeben. Das Gleiche gilt für ein Meme aus „The Office“! 😀
Wie kommunizieren wir also?
Kanäle der direkten Kommunikation am Arbeitsplatz
Jede Umgebung, in der Sie arbeiten, ist ein hervorragender Kanal für direkte Kommunikation. Das kann der Konferenzraum in Ihrem Büro sein oder ein Kollaborationstool wie ClickUp. So würde das funktionieren.
Persönliche Interaktion
Eine direkte Unterhaltung erfordert zwei Personen – einen Sprecher und einen Empfänger. Am effektivsten ist es, wenn man sich dabei von Angesicht zu Angesicht unterhält. Das ermöglicht:
- Interaktion und Klärung in Echtzeit, falls erforderlich
- Sofortiges Feedback vom Empfänger darüber, wie die Botschaft aufgenommen wird
- Aktive Annahme oder Ablehnung der Anweisung
Ein virtuelles Chatten
Wenn eine persönliche Interaktion nicht möglich ist, ist Chatten über das Internet die nächstbeste Lösung. Dies muss zwangsläufig sein:
- Synchron, was Unterhaltungen einfacher macht
- Unterstützt durch Dateien, Bilder, Notizen usw.
- Dokumentieren Sie, um später darauf zurückgreifen zu können.
ClickUp Chat ist ein großartiges Tool für diesen Zweck. Es ermöglicht Ihnen, Kanäle aus Ordnern zu erstellen, sodass Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Plattformen wechseln müssen. Sie können Personen taggen, Aufgaben verknüpfen, Notizen hinzufügen und mit Emojis antworten.
Behalten Sie den Überblick über Ihre gesamte Kommunikation in Ihrem Projektmanagement-Tool. Erstellen Sie Aufgaben direkt aus den Nachrichten, synchronisieren Sie sich schnell mit Ihren Teamkollegen, verfolgen Sie Aufgaben und vieles mehr.
Wenn Sie beispielsweise eine schnelle Aktualisierung zu einer Aufgabe benötigen, könnten Sie eine direkte Nachricht senden, wie: „Hey Chad, kannst du mir bis Mittag den Status des Kundenangebots freigeben?“ Wenn Chad antwortet und Jane um einige Daten bittet, kann Chad sie taggen, und Sie können eine Aufgabe erstellen und ihr zuweisen!
Aufgaben im Projektmanagement
Am besten ist es, alle Informationen zu einem bestimmten Teil der Arbeit an einem Ort zu sammeln. ClickUp Aufgaben bieten hierfür eine effektive Möglichkeit. Sobald Sie für Alles, was Sie zu erledigen haben, Aufgaben erstellt haben, können Sie:
- Erläutern Sie die Aufgabe im Abschnitt „Beschreibung“.
- Fügen Sie eine Checkliste als Akzeptanzkriterium hinzu.
- Weisen Sie Aufgaben an Personen zu, um zu zeigen, wer für was verantwortlich ist.
- Verwenden Sie die verschachtelten Kommentare für die Kommunikation zwischen den Teams.
Kommentare als Unterhaltungen
Wir haben oben die verschachtelten Kommentare in ClickUp Aufgaben gesehen. Darüber hinaus können Sie die Kommentarfunktion auch in ClickUp Whiteboards, Mindmaps und Dokumenten verwenden.
Beispielsweise können Sie auf einem Whiteboard mit einer Prozesskarte einen Kommentar zu einem fehlenden Schritt hinzufügen. In einer innerhalb von ClickUp geteilten Designdatei können Sie Feedback kommentieren, z. B. „Bitte aktualisieren Sie das Design entsprechend den neuesten Markenrichtlinien. “
Bei Bedarf können Sie mit ClickUp Assign Comments eine bestimmte Person auswählen und die Mitarbeiter oder alle am Projekt beteiligten Personen taggen.
Schauen wir uns einige Beispiele an, wie dies über diese Kommunikationskanäle hinweg aussehen könnte.
Beispiele für direkte Kommunikation
Direkte Kommunikation eignet sich perfekt für die Erteilung spezifischer Anweisungen, insbesondere wenn der Empfänger etwas zum ersten Mal tut.
Anleitung: Das beste Beispiel für direkte Kommunikation ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung oder ein Flussdiagramm. Ein Guide zum Inhalt hilft Praktikanten dabei, ihre Arbeit konsistent und markengerecht zu veröffentlichen.
Richtlinien und Verfahren: Erstellen Sie mit Hilfe von Arbeitsplatz-Communication-Tools wie ClickUp Docs eine Mini-Wikipedia Ihrer internen Prozesse. Legen Sie fest, was in Ihrem Unternehmen akzeptabel ist und was nicht, damit es für alle sichtbar ist.
Probieren Sie diese Kommunikationsplan-Vorlagen aus, um die Ankündigungen in Ihrem Unternehmen zu strukturieren.
Feedback: „Ihr letzter Bericht war gut recherchiert, aber aufgrund des Formats schwer zu lesen. Bitte verwenden Sie für zukünftige Berichte die bereitgestellte Vorlage, um die Lesbarkeit zu verbessern. “ Direktes Feedback wie dieses kommuniziert das Problem klar und liefert umsetzbare Schritte zur Verbesserung.
Teamzusammenarbeit: Nicht jede direkte Kommunikation findet zwischen zwei Personen statt. Nutzen Sie sie in Gruppendiskussionen, Meetings und Teamzusammenarbeitsaktivitäten in Ihrem gesamten Unternehmen.
Während eines Sprint-PlanungsMeetings könnten Sie beispielsweise sagen: „Lassen Sie uns zuerst die API-Integrationsaufgaben priorisieren und John mit den Frontend-Abhängigkeiten beauftragen. Können wir uns Freitag als Frist für die Überprüfung des Fortschritts setzen?“
Regelmäßige Updates: Manchmal können Sie bestimmte Aktivitäten automatisieren, damit alle Teammitglieder die Nachricht erhalten. Mit der Multi-Task-Symbolleiste von ClickUp können Sie mehrere Aufgaben verwalten, Verantwortlichkeiten zuweisen, Fristen festlegen und Kommentare hinterlassen – alles auf einmal.
Nachdem Sie nun verstanden haben, wie direkte Kommunikation in der Praxis aussieht, wollen wir uns ansehen, warum sie so wichtig ist.
Steigerung der Produktivität durch direkte Kommunikation
Direkte Kommunikation vermeidet Unklarheiten. Sie hilft dem Sprecher, sich frei zu äußern, und dem Empfänger, schnell zu verstehen. Das spart beiden Zeit und Aufwand und führt letztendlich zu einer besseren Zusammenarbeit im Team und einer höheren Produktivität. So können Sie dies an Ihrem Arbeitsplatz umsetzen.
Daten verfügbar machen: Direkte Kommunikation ist einfacher, wenn sie auf harten Daten basiert. Verwenden Sie hierfür ClickUp Dashboards. Sie könnten beispielsweise sagen: „Die Anzahl der Leads, die wir diese Woche generiert haben, ist gleich geblieben, aber die Konversionsrate ist um 40 % gesunken. Wissen wir, was passiert ist?“
📖 Bonus-Lektüre: Wie man Informationen mit Teamkollegen freigibt
Machen Sie Teammitglieder verantwortlich: Setzen Sie SMART-Ziele, um die Verantwortlichkeit zu verbessern. Richten Sie diese dann in ClickUp Goals ein, damit jeder auf seine Ziele zugreifen und den Fortschritt verfolgen kann.
Redundanzen minimieren: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter sich im StandUp nicht wiederholen. Verwenden Sie ClickUp Brain, um automatisch StandUp-Berichte zu erstellen, und nutzen Sie die eingesparte Zeit für sinnvollere Interaktionen.
Tipps für Personen mit unterschiedlichen Kommunikationsstilen
Welchen Kommunikationsstil Sie verwenden, hängt fast ausschließlich von der Situation ab. Hier sind also ein paar Dinge, die Sie bei der Wahl eines Kommunikationsstils beachten sollten.
Wenn Ihr primärer Stil die direkte Kommunikation ist
Achten Sie auf Ihren Tonfall: Direktheit ist nur einen Katzensprung davon entfernt, unhöflich zu sein. Behalten Sie daher einen professionellen und rücksichtsvollen Tonfall bei. Verwenden Sie höfliche Sprache. Verwenden Sie „bitte“ und „danke“.
Aktiv zuhören: Direkte Kommunikatoren konzentrieren sich oft darauf, ihre Botschaft zu vermitteln, aber das reicht nicht aus. Üben Sie sich im aktiven Zuhören. Achten Sie genau darauf, was andere sagen, ohne sie zu unterbrechen.
Achten Sie auf Feedback: Beobachten Sie die nonverbalen Signale des Empfängers Ihrer Botschaft, wie z. B. Nicken oder Äußerungen. Lesen Sie die Stimmung im Raum und passen Sie Ihre Botschaft entsprechend benutzerdefiniert an.
Passen Sie sich Ihrem Publikum an: Nehmen Sie den Schritt zurück, insbesondere im Umgang mit Personen aus Kulturen oder Kontexten, in denen indirekte Kommunikation die Norm ist. Achten Sie darauf, dass direkte Kommunikation nicht beleidigend wirkt.
Nutzen Sie indirekte Kommunikation, wenn dies angebracht ist: Übermäßige Kommunikation am Arbeitsplatz kann eine nützliche Technik sein. Durch Einfühlungsvermögen lässt sich die Qualität der Interaktionen erheblich verbessern.
Sagen Sie beispielsweise statt „Das muss sofort erledigt werden“ lieber „Ich weiß, dass die Frist knapp ist, aber Ihr Aufwand ist entscheidend, um sie einzuhalten“.
Dieser Ansatz bestätigt die Emotionen anderer und macht gleichzeitig die Erwartungen klar.
Wenn Sie indirekte Kommunikation bevorzugen
Reden Sie nicht um den heißen Brei herum: Bei indirekter Kommunikation geht es nicht darum, absichtlich vage zu bleiben oder keine Verantwortung zu übernehmen. Tatsächlich geht es darum, mit Empathie und Feingefühl zu sprechen. Verwechseln Sie indirekt nicht mit unklar.
Als Beispiel formulieren Sie Ihr Feedback beispielsweise so: „Dieser Abschnitt könnte noch etwas Arbeit vertragen“, sagen Sie lieber: „Ich denke, wenn Sie hier eine Fallstudie hinzufügen, würde das Ihre Argumentation stärken. “
Seien Sie selbstbewusst: Durchsetzungsfähigkeit ist kein Feature indirekter Kommunikation. Indirekte Kommunikatoren zögern, ihre Bedürfnisse oder Meinungen klar zu äußern. Üben Sie höfliche Durchsetzungsfähigkeit. Dies ist besonders wichtig in der horizontalen Kommunikation und im Umgang mit Vorgesetzten.
Passen Sie sich direkten Kommunikatoren an: Indirekte Kommunikatoren empfinden direkte Kommunikation manchmal als Angriff oder Hinterhalt. Hochleistungsfähige Teams kommunizieren jedoch oft direkt.
Verstehen Sie, dass die andere (direkte) Art nicht unbedingt falsch ist. Vermeiden Sie es, sich auf Andeutungen oder subtile Hinweise zu verlassen, wenn Sie mit direkten Kommunikatoren zusammenarbeiten. Nehmen Sie sie beim Wort und sprechen Sie in klaren und eindeutigen Worten.
Effektive Kommunikation (direkt oder anderweitig) mit ClickUp
In der Welt der Wissensarbeit ist zwischenmenschliche Kommunikation die Grundlage für Erfolg. Anforderungen, Briefings, Klarstellungen, Ideen, Feedback, Prozesse, Updates – jeder Tag besteht aus einer Vielzahl direkter und indirekter Kommunikation.
Ein umfassendes Projektmanagement- und Kollaborationstool wie ClickUp ermöglicht dies nicht nur, sondern verbessert es sogar noch. ClickUp Dokumente und ClickUp Aufgaben helfen dabei, Dinge zu kommunizieren, bevor die Arbeit beginnt.
Kommentare und ClickUp Chat ermöglichen den Austausch von Ideen während des Projekts. Das ClickUp Dashboard eignet sich hervorragend für Überprüfungen und Rückblicke. Mit der Zeit wird ClickUp zu Ihrer einzigen Quelle für organisatorisches Wissen und schafft einen Wert für alle, die das System nutzen.
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