Die wichtigste und kritischste Rolle eines Projektmanagers oder einer Führungskraft in einem Unternehmen besteht darin, Hindernisse aus dem Weg zu räumen und die Teams zu befähigen, gute Arbeit zu leisten.
Im Wesentlichen ist ein guter Projektmanager ein hervorragender Problemlöser. Dazu benötigen sie die richtigen Tools und Frameworks, um ein Problem effektiv zu analysieren, mögliche Lösungen zu erkunden und die am besten geeignete auszuwählen.
In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen ein solches Tool vor: den A3-Bericht.
Was ist ein A3-Bericht?
Definition: Ein A3-Bericht ist ein Ansatz zur Problemlösung und kontinuierlichen Verbesserung, der einen einfachen und geführten Prozess zur Bewältigung komplexer geschäftlicher Herausforderungen bietet.
Wenn Sie den Begriff "A3-Bericht" gesehen und die Verbindung zum Papierformat ISO A3 hergestellt haben, sind Sie auf dem richtigen Weg. Die von Toyota entwickelte und in der schlanken Fertigung weit verbreitete A3-Problemlösung bietet eine Methode zur Rationalisierung von Informationen und zur Entscheidungsfindung.
Zweck eines A3-Berichts
Im Grunde genommen ist ein A3-Bericht ein Tool zur Problemlösung. In diesem Rahmen erfüllt der A3-Bericht verschiedene Zwecke.
✅ Struktur: Ein A3-Bericht bietet einen strukturierten Ansatz zur Problemlösung mit klaren Grenzen. Er hilft Teams, das Problem aus allen möglichen Blickwinkeln zu betrachten. Gleichzeitig hilft er dabei, unnötige Informationen zu eliminieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
✅ Einschränkungen: Im Wesentlichen sollten Sie in der Lage sein, das Problem auf einem A3-Blatt zusammenzufassen. Dies hilft Ihnen, mögliche Ursachen zu priorisieren und Ressourcen entsprechend zuzuweisen.
✅ Umsetzbarkeit: Obwohl es als "Bericht" bezeichnet wird, zieht der A3-Ansatz eine klare Linie zwischen dem Problem (Analyse) und der richtigen Lösung (Aktionsplan).
✅ Wiederholbarkeit: Der A3-Bericht ist ein Tool, das in vielen verschiedenen Bereichen eingesetzt werden kann. Egal, ob Sie im Bauwesen, in der Fertigung, im Social-Media-Management oder in der Softwareentwicklung tätig sind, der A3-Bericht kann Ihnen helfen!
Auf einer hohen Ebene ist ein A3-Bericht ein Arbeitsblatt zur Problemlösung. Auf einer detaillierten Ebene bietet er mehr Klarheit und Sichtbarkeit. Schauen wir uns das einmal genauer an.
Die Struktur des A3-Berichts verstehen
Ein guter A3-Prozess bietet eine Struktur, um den Kontext zu untersuchen, Ziele zu identifizieren, gründliche Analysen durchzuführen und Entscheidungen zu treffen. So sieht das in der Praxis aus.
Schlüsselkomponenten eines A3-Berichts
Am besten beginnen Sie einen A3-Bericht mit den grundlegenden Informationen, wie zum Beispiel:
- Seriennummer
- Name des Berichterstellers
- Namen der Stakeholder
- Datum des Berichts usw.
Nachdem das geklärt ist, hier sind die Schlüsselkomponenten eines A3-Berichts:
1. Kontext/Hintergrund
Dieser Abschnitt enthält alle wichtigen Informationen, die Sie benötigen, bevor Sie sich mit dem eigentlichen Problem befassen.
Schauen wir uns das anhand eines Beispiels an.
Stellen Sie sich vor, Sie sind eine Marketingagentur, die sich mit der sinkenden Rentabilität eines bestimmten Kundenauftrags befasst. Der Abschnitt "Geschäftskontext" des A3-Berichts enthält Informationen wie:
- Historische Umsatz- und Rentabilitätsentwicklungen
- Name und Details des Clients
- Kurze Geschichte der Beziehungen
- Alle früheren Verträge, Service Level Agreements (SLAs) oder Vorlagen für Leitbilder
- Personen, die an der Kundenbindung beteiligt sind
2. Aktuelle Situation
Hier zerlegen Sie das Problem in seine Einzelteile. Erläutern Sie in diesem Abschnitt die Ereignisse, Veränderungen und Aktivitäten der jüngsten Vergangenheit, die zu dem Problem geführt haben könnten.
In diesem Beispiel würde die aktuelle Situation Informationen wie die folgenden enthalten:
- Externe Faktoren wie steigende Arbeitskosten, Inflation usw.
- Gibt es in letzter Zeit personelle Änderungen im Konto des Clients?
- Prozesse bei der Erbringung von Dienstleistungen
- Der Rückgang der Rentabilität
💡Profi-Tipp: Wenn Sie noch keine Erfahrung damit haben, sollten Sie eine unserer Vorlagen für Problemstellungen verwenden.
3. Ziele
Nachdem Sie nun den gesamten Kontext kennen, ist es an der Zeit, Ziele festzulegen. In der Regel spiegelt das Ziel das Ergebnis der idealen Lösung wider.
In diesem Beispiel könnte Ihr Ziel darin bestehen, die Rentabilität im nächsten Quartal um 10 % zu steigern. Das muss jedoch nicht so einfach sein. Sie können auch Ziele zur Senkung der Arbeitskosten, zur Automatisierung von Prozessen oder zur Steigerung des Umsatzes festlegen.
4. Ursachenanalyse (RCA)
Hier kommen Sie endlich zum Grund, warum Ihr Problem auftritt. Warum sinkt beispielsweise die Rentabilität dieses Client-Engagements?
Einige Vorlagen für Gap-Analysen bieten Ihnen zwar eine detaillierte Ansicht, aber zunächst einmal finden Sie hier die Schritte zur Durchführung einer RCA.
- Brainstorming: Beginnen Sie damit, gemeinsam alle möglichen Ursachen zusammenzutragen
- Beweise sammeln: Sammeln Sie für jede der von Ihnen identifizierten Ursachen Beweise, um deren Beziehung zum Problem aufzuzeigen
- Beseitigung: Entfernen Sie alle identifizierten Ursachen, die keinen wesentlichen Einfluss auf das Problem haben
- Details: Gehen Sie bei den 2–3 wichtigsten Ursachen genauer ins Detail, um die Hintergründe besser zu verstehen
Im obigen Beispiel könnte Ihr Abschnitt zur Ursachenanalyse wie folgt aussehen.
| Brainstorming | Beweissammlung | Eliminierung | Details |
|---|---|---|---|
| Alle möglichen Ursachen | Daten für die Analyse | Grenzen Sie die Ursache ein | Analysieren Sie Daten, um Ursachen zu validieren |
| Gestiegene ArbeitskostenGestiegene TechnologiekostenLangsame Bereitstellung von DienstleistungenKomplexität der AnforderungenInflationWettbewerb | AufwandsabrechnungProzesskarten für kritische ArbeitsabläufeArt der Änderung von AnforderungenWettbewerberanalyse | Inflation, Wettbewerb und komplexe Anforderungen haben nur marginale Auswirkungen. Konzentrieren Sie sich also auf: Arbeitskosten Technologiekosten Liefer effizienz | Die Gehälter sind im Vergleich zum Vorjahr um 30 % gestiegen, während die Kundenbindung nur um 5 % zugenommen hat. Trotz höherer Gehälter verzögert sich die Leistungserbringung um 2 Tage |
💡Bonus: Erfahren Sie, wie Sie eine Ursachenanalyse durchführen.
5. Vorgeschlagene Gegenmaßnahmen
Der Name sagt genau, worum es geht. Sie wissen, was das Problem ist, was die Ursache ist und inwieweit es sich auf das Problem auswirkt. Jetzt ist es an der Zeit, Lösungen zu entwickeln. Die folgende Struktur ist dabei hilfreich.
| Ursache | Gegenmaßnahme | Ergebnisse | Verantwortung |
|---|---|---|---|
| Geben Sie die Ursache klar an | Erläutern Sie, was Ihrer Meinung nach diese Ursache beheben wird | Listen Sie auf, welche Ziele damit erreicht werden können | Benennen Sie die Personen, die für Maßnahmen und Ergebnisse verantwortlich sind |
6. Ausführungsplan
Skizzieren Sie in dieser Phase, wie Sie die von Ihnen identifizierten Gegenmaßnahmen umsetzen werden. Wenn Sie beispielsweise planen, die Größe Ihres Teams zu reduzieren, um die Ursache für die Arbeitskosten zu beseitigen, wird Ihr Ausführungsplan untersuchen, wie dies aussehen könnte.
Ergebnisse: Alles, was erledigt werden muss, um den Plan auszuführen. Das wäre:
- Team verkleinern
- Weisen Sie Team-Mitgliedern zusätzliche Aufgaben zu
- Steigern Sie die Ressourcennutzung auf 100 %
Zeitleiste: Planen Sie die Ergebnisse über den Zeitraum, für den Sie Ziele festgelegt haben. Verwenden Sie ein Gantt-Diagramm, um sich überschneidende Ergebnisse effektiv zu verwalten.
RACI: Stellen Sie sicher, dass Sie eine klare Vorstellung davon haben, wer verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert ist (RACI). Wenn Sie ein Tool wie ClickUp verwenden, weisen Sie jeder Aufgabe Ausführende und Beobachter zu. Planen Sie vielleicht sogar regelmäßig automatisierte Fortschrittsberichte ein.
Überprüfungen: Planen Sie regelmäßige Review-Meetings, um sicherzustellen, dass Gegenmaßnahmen abgeschlossen werden. Verwenden Sie die Vorlagen für Nachbesprechungen oder Nachberichte, um die Abläufe zu dokumentieren.
7. Nachverfolgen
Wenn Sie sich Beispiele für kontinuierliche Verbesserungen ansehen, werden Sie feststellen, dass die meisten, wenn nicht sogar alle, eine Nachverfolgung oder eine Retrospektive enthalten, um sicherzustellen, dass das Wachstum schrittweise erfolgt. Der A3-Bericht ist da nicht anders. Listen Sie in diesem Abschnitt die Folgeaktionen für jeden Stakeholder auf. Geben Sie auch an, wann der nächste Bericht zur Nachverfolgung der Fortschritte fällig ist.
Die oben dargestellte Struktur, die übersichtlich in sieben Abschnitte unterteilt ist, mag wie ein klinischer Prozess erscheinen. In den meisten Fällen ist es jedoch nicht so klar und eindeutig.
Die Rolle des Storytelling in A3-Berichten
Ein guter A3-Bericht dient auch dazu, allen relevanten Stakeholdern, seien es Teammitglieder, Führungskräfte oder Clients, die Art des Problems und die Robustheit der vorgeschlagenen Lösungen zu präsentieren.
Um diese Präsentation überzeugend zu gestalten, ist Storytelling unerlässlich. Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie eine Geschichte innerhalb der Grenzen eines A3-Berichts erzählen.
- Klarheit geht vor kreativer Ausschmückung
- Heben Sie die Verbindungen zwischen Kontext und Problem, Problem und Lösung oder Lösung und Ergebnissen hervor
- Verknüpfen Sie alle Informationen mit den von Ihnen festgelegten Zielen
- Geben Sie gegebenenfalls Nummern an
💡Bonus: Beginnen Sie mit den Grundlagen des Verfassens eines Berichts
Die vielen Facetten von A3
Der A3-Bericht wurde in erster Linie als Mittel zur Problemlösung entwickelt. Das ist jedoch nicht seine einzige Verwendung.
A3 als Tool für organisationales Lernen
A3-Berichte dienen als Dokumentationsunterlagen, aus denen Teams der Zukunft lernen können. Im Beispiel einer Kreativagentur mit sinkender Rentabilität kann der A3-Bericht als Wissensdatenbank dienen für:
- Zukünftige Teams, auf denen Sie aufbauen und Ergebnisse steigern können
- Andere Client-Teams, die für ihre Konten repliziert werden sollen
- Neue Mitarbeiter, um den Hintergrund und Kontext der Kundenbeziehung zu verstehen
In gewisser Weise löst ein guter A3-Bericht nicht nur das aktuelle Problem, sondern auch mehrere zukünftige Probleme. Darüber hinaus ist die Verwendung des A3-Berichtsrahmens selbst eine organisatorische Praxis, die dazu beitragen kann, die Effektivität der täglichen Abläufe zu standardisieren, zu beschleunigen und zu verbessern.
A3 als Rahmenwerk für Prozessverbesserungen
Jeder A3-Bericht enthält Folgeaktionen, die darauf ausgelegt sind, die Ergebnisse im Laufe der Zeit schrittweise zu verbessern. Diese Folgeaktionen bilden dann eine Art Feedback-Schleife für die nächste Iteration.
Nehmen wir im Beispiel der Agentur an, dass Sie die Rentabilität durch Senkung der Arbeitskosten um 10 % gesteigert haben. Es gibt jedoch noch Möglichkeiten, die Technologiekosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Ein A3-Bericht wird dies hervorheben und die Teams dazu ermutigen, langfristig weiter Gas zu geben.
A3 im Kontext von Lean und Six Sigma
Der A3-Bericht hat seinen Ursprung in der Welt der schlanken Fertigung in Japan. Aufgrund dieses Hintergrunds tragen A3-Berichte zur Entwicklung eines schlanken Denkens bei, beispielsweise zur Beseitigung von Verschwendung, zur Steigerung des Werts und zur kontinuierlichen Verbesserung.
Genug der Theorie, sehen wir uns an, wie Sie Ihren eigenen A3-Bericht erstellen können.
Erstellen Ihres A3-Berichts
Das Tolle am A3-Bericht ist, dass Sie keine ausgefallene Software oder Briefpapier benötigen. Eine einfache leere Seite reicht völlig aus. Verwenden Sie ein Projektmanagement-Tool wie ClickUp, nutzen Sie vorhandene Daten und erstellen Sie Ihren Bericht im Handumdrehen!
1. Richten Sie Ihren A3-Bericht ein
Öffnen Sie eine leere Seite (im Format A3, falls vorhanden, aber das ist nicht zwingend erforderlich) oder öffnen Sie ClickUp Docs und erstellen Sie ein neues Dokument.
Richten Sie den Prozess ein, indem Sie die sieben Abschnitte hinzufügen, jeweils einen für Kontext, aktuelle Situation, Ziele, Ursachenanalyse, vorgeschlagene Gegenmaßnahmen, Ausführungsplan und Nachverfolgung. Verwenden Sie Formatierungselemente wie Banner, um die Abschnitte zu trennen und das Überfliegen zu erleichtern.
Wenn Ihnen das zu viel erscheint, probieren Sie die Vorlage für den täglichen Aktionsplan von ClickUp aus. Verwenden Sie die vorgefertigten Elemente dieser vollständig anpassbaren Vorlage, um die Abschnitte Ihres A3-Berichts schnell einzurichten.
2. Fügen Sie die relevanten Informationen hinzu
Füllen Sie die Daten in den einzelnen Abschnitten aus. Taggen Sie Personen innerhalb der Plattform und laden Sie sie ein, ihre Beiträge zu Ursachen, Beweisen usw. hinzuzufügen. Sie können das Dokument auch sicher an externe Stakeholder weitergeben, die konsultiert werden müssen.
3. Verknüpfen Sie entsprechende Datenquellen
Wenn Sie Projekte mit ClickUp verwalten, verfügen Sie bereits über eine Fundgrube an Daten, die Sie nutzen können. Wenn Sie beispielsweise der Meinung sind, dass die Ressourcenauslastung in Ihrem Projekt gering ist, können Sie diese Theorie ganz einfach anhand der Workload-Berichte überprüfen.
Verknüpfen Sie während der Erstellung Ihres A3-Berichts diese anpassbaren Dashboards mit Ihrem Dokument. Fügen Sie Screenshots hinzu, verknüpfen Sie andere ClickUp-Dokumente oder betten Sie externe Dateien in Ihren Bericht ein. Ermöglichen Sie es den Mitarbeitern, sich durchzuklicken und Trends zu verstehen, wenn sie dies wünschen.
4. Erstellen Sie Aktionselemente
Sobald der A3-Bericht eingereicht, geprüft und genehmigt wurde, können Sie direkt aus Ihrem Bericht heraus Aufgaben für jede Gegenmaßnahme erstellen. Weisen Sie Personen zu, legen Sie Fristen fest, fügen Sie Checklisten hinzu und vieles mehr!
5. Kommen Sie mit Bewertungen zurück
Nachdem Sie Ihre Gegenmaßnahmen umgesetzt haben, holen Sie alle Beteiligten zur Überprüfung zurück zu diesem Dokument. Notieren Sie sich das Feedback und andere Hinweise für die nächste Iteration. Sie können einfach Abschnitte innerhalb desselben Dokuments hinzufügen oder ein Unterdokument für Rückblicke öffnen.
Wir haben bisher gesehen, was bei der Erstellung von A3-Berichten zu erledigen ist. Sehen wir uns nun an, was Sie nicht tun sollten.
Häufige Fehler, die Sie in A3-Berichten vermeiden sollten
🚫 Vage Definitionen: Der Schlüssel zur Lösung eines Problems liegt in seiner klaren Definition. Teams dokumentieren Probleme jedoch oft vage und mehrdeutig, was die Lösungsfindung behindert.
Definieren Sie stattdessen das Problem klar und deutlich. Es ist auch hilfreich, wenn Sie das Problem in irgendeiner Weise quantifizieren können.
🚫 Zu viele Ursachen: Es ist verlockend, alle möglichen Ursachen in Ihren Bericht aufzunehmen. Allerdings haben nicht alle denselben Einfluss auf das Problem. Daher ist es ein großer Fehler, keine Prioritäten zu setzen oder das Denken zu straffen.
Konzentrieren Sie sich stattdessen auf zwei bis drei Ursachen, nicht mehr. Stellen Sie sicher, dass diese den größten Einfluss auf das Problem haben.
🚫 Unsachgemäße Planung: Der Ausführungsplan muss sowohl gründlich als auch vernünftig sein. Setzen Sie sich keine hochgesteckten Ziele, um alles über Nacht zu ändern. Dies kann störend und kontraproduktiv sein.
Erstellen Sie stattdessen Aktionspläne, die sich nahtlos in bestehende Workloads und kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen integrieren lassen.
🚫 Mangelnde Abstimmung: Wie demokratisch Sie diesen Prozess auch gestalten, es wird immer Menschen geben, die mit Ihrem A3-Bericht nicht einverstanden sind. Diese Meinungsverschiedenheiten führen zu mangelndem Engagement und schließlich zum Scheitern der Gegenmaßnahmen.
Schaffen Sie stattdessen eine Kultur, in der sich alle engagieren, auch wenn sie unterschiedlicher Meinung sind.
Implementierung der A3-Problemlösung
Ein A3-Bericht ist ein Dokument, das den Prozess festhält. Die A3-Problemlösung ist jedoch eine organisatorische Praxis, die einen gemeinsamen Kontext schafft und Entscheidungen leitet. Die Implementierung der A3-Problemlösung erfordert ein gewisses Maß an Veränderung im Denkprozess. Hier sind einige Tipps, wie Sie dies erreichen können.
Optimieren Sie Ihre Problemlösungsprozesse
Es ist immer einfacher, auf etwas aufzubauen, als bei Null anzufangen. Richten Sie daher im Rahmen Ihres schlanken Projektmanagements Systeme ein. Mit ClickUp können Sie beispielsweise Aufgaben, Projekte, Workloads, Verkäufe, Finanzen und vieles mehr verwalten. Im Laufe der Zeit ergeben sich daraus wertvolle Erkenntnisse, die die Problemlösung einfacher und schneller machen können.
Schritte zur Integration von A3-Berichtspraktiken in Ihrem Unternehmen
Nachdem Sie sich für die A3-Problemlösung als eines Ihrer Modelle entschieden haben, integrieren Sie es gründlich in Ihre Organisation.
Evangelisieren: Stellen Sie sicher, dass jeder in Ihrem Unternehmen mit dem A3-Problemlösungsprozess vertraut ist. Bieten Sie Schulungen zu A3-Problemlösungsansätzen an. Beziehen Sie diese in die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ein. Nehmen Sie sie sogar in Ihre Managementrichtlinien auf, um sie in die Praxis umzusetzen.
Aktivieren: Erstellen Sie Ressourcen, die jeder nutzen kann. Verfassen Sie Best Practices oder Standardarbeitsanweisungen (SOPs) für die Verwendung der A3-Berichte und geben Sie diese frei. Integrieren Sie sie in Ihre Six-Sigma-Vorlagen, um den Zugriff zu vereinfachen.
Ermutigen: Fordern Sie Abteilungsleiter oder Projektmanager dazu auf, ihre Erkenntnisse mit ihren Kollegen zu teilen. Richten Sie eine Problemlösungssoftware ein, auf die alle zugreifen und von der alle lernen können. Veröffentlichen Sie A3-Berichte, auf die andere Teams zugreifen und sich davon inspirieren lassen können.
Herausforderungen mit A3-Berichten meistern
Seien wir ehrlich: Die Erstellung eines effektiven A3-Berichts ist viel Arbeit. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, in denen die Instinkte der Geschäftsleitung oder der lautstarken Mitglieder des Teams oft ohne Frage akzeptiert werden.
📌 Wenn Sie beispielsweise einfach zu Ihrem CEO gehen und sagen: "Die Rentabilität meiner Clients sinkt", könnte dieser sofort zu der Lösung greifen, Personal abzubauen oder die Preise zu erhöhen.
Das eigentliche Problem könnte jedoch woanders liegen. Ein guter A3-Bericht kann Sie davor bewahren, aufgrund unvollständiger Daten falsche Entscheidungen zu treffen.
Strategien, um Stakeholder vom Wert von A3 zu überzeugen
Ein gut geschriebener A3-Bericht ist an sich schon ein wirkungsvolles Mittel, um Stakeholder von seinem Wert zu überzeugen. In einer Ansicht wird das Problem genau auf seine Lösung abgebildet. Wenn das nicht funktioniert, finden Sie hier einige zusätzliche Strategien.
Visuell darstellen: Fügen Sie Tabellen, Diagramme, Hervorhebungen und sogar Bilder hinzu, um das Dokument für die Beteiligten ohne großen Aufwand verständlich zu machen.
Sichern Sie sich ab: Verwenden Sie echte Daten und Erkenntnisse, um Ihre Argumente zu unterstützen. Verwenden Sie Dashboards und Grafiken, um sie wirkungsvoll zu präsentieren. Behalten Sie den Kontext Ihrer Managementsysteme im Blick.
Zugriff ermöglichen: Erleichtern Sie Stakeholdern die Überprüfung oder Mitwirkung. Es ist auch hilfreich, wenn das Dokument unterwegs auf Mobilgeräten abgerufen werden kann.
💡Profi-Tipp: ClickUp-Dashboards sind eine hervorragende Möglichkeit, datengesteuerte, visuell ansprechende Berichte zu erstellen, auf die alle Mitglieder Ihres Teams zugreifen und die sie anpassen können.
Probleme lösen und Produktivität maximieren mit ClickUp
Unabhängig von der Branche, der geografischen Lage, der Art der Arbeit oder der spezifischen Rolle müssen wir alle Probleme lösen können.
Auf individueller Ebene müssen Sie Wege finden, um so viel wie möglich zu automatisieren und zu optimieren, um Zeit für andere Aufgaben freizusetzen. Auf organisatorischer Ebene müssen Sie Verschwendung minimieren, die Effizienz steigern und einen höheren Wert schaffen.
So hochgestochen das auch klingen mag, Probleme zu lösen ist kein Wunder, das mit einem Schlag vollbracht wird. Es ist eine Sammlung kleiner Schritte, die über einen längeren Zeitraum hinweg unternommen werden. Diese kleinen Schritte strategisch und systematisch zu gehen – mithilfe eines Tools namens A3-Bericht – ist das, was ein erfolgreiches Geschäft von den anderen unterscheidet.
Integrieren Sie mit ClickUp Problemlösungs-Frameworks und -Techniken in Ihre organisatorischen Workflows. Verbinden Sie Probleme mithilfe anpassbarer Dashboards mit Daten und entwerfen Sie die richtigen Lösungen. Setzen Sie diese mit der Aufgabenverwaltung effektiv um. Teilen Sie Daten sicher und arbeiten Sie sinnvoll mit ClickUp zusammen.