Manchmal ist das Timing einer Nachricht genauso wichtig wie ihr Inhalt.
Ganz gleich, ob Sie sicherstellen wollen, dass eine Nachricht als Erstes am Morgen gesehen oder zu einer bestimmten Zeit zugestellt wird, um eine maximale Wirkung zu erzielen, die Zeitplanung bietet eine wertvolle Kontrolle.
Google Chat verfügt zwar nicht über ein eigenes Feature zur Zeitplanung, aber es gibt clevere Umgehungslösungen, die Ihnen dabei helfen.
Dieser Blog bietet eine umfassende Anleitung zur Planung von Nachrichten in Google Chat und stellt eine clevere Alternative für eine effiziente und nahtlose Kommunikation vor.
⏰ 60 Sekunden Zusammenfassung
- Google Chat verfügt nicht über ein integriertes Feature für die Nachrichtenplanung
- Die Planung kann mit Google Kalender Erinnerungen, Google Aufgaben Erinnerungen oder Apps von Drittanbietern durchgeführt werden
- Die Planung ist hilfreich für die Kommunikation über Zeitzonen hinweg, rechtzeitige Aktualisierungen und automatisierte Erinnerungen
- Die Verwendung externer Tools für die Planung kann zu Unterbrechungen des Workflows führen
- Die Planungsoptionen in Google Chat sind in der benutzerdefinierten Anpassung limitiert
Nachrichten in Google Chat planen
Das Planen von Nachrichten in Google Chat erfordert einen manuellen Ansatz. Mit etwas Kreativität können Sie es aber dennoch zum Laufen bringen. Bevor wir uns mit dem Wie beschäftigen, sollten Sie sich erst einmal einstellen. Dazu müssen Sie Folgendes erledigen:
- Öffnen Sie Google Chat und melden Sie sich an (wenn Sie noch kein Google Mail-Konto haben, melden Sie sich an)
- Klicken Sie auf Neuer Chat und suchen Sie nach der Google ID, die Sie kontaktieren möchten. Die Chatbox öffnet sich, und Sie müssen Ihre Nachricht nur noch zum richtigen Zeitpunkt eingeben
Haben Sie es satt, Aufgaben aus dem Chat zu kopieren und daraus Aufgaben zu erstellen? Wir haben Sie gehört!
Hier ist die Lösung. 👇🏼
Nachdem Sie sich nun eingeloggt haben, finden Sie hier einige kreative Möglichkeiten, Nachrichten mit diesem tool zu planen:
Verwendung der Kombination aus Kalender und E-Mail
Dies ist die einfachste Lösung, die viele bevorzugen. Außerdem sind dafür nur drei Klicks und ein paar Nachrichten erforderlich.
Schritt 1: Verfassen eines Nachrichtenentwurfs
Melden Sie sich mit der gleichen Google ID bei Google Mail an. Wählen Sie dann Verfassen und geben Sie die Nachricht ein.
💡 Pro-Tipp: Fügen Sie keine Empfänger im Abschnitt An: hinzu. Auf diese Weise fliegt die Nachricht nicht aus Ihrem Posteingang, selbst wenn Sie versehentlich auf Senden drücken.
Schritt 2: Planen Sie ein Ereignis in Ihrem Kalender
Öffnen Sie nun Ihren Google Kalender und klicken Sie auf Erstellen. Sie können entweder ein Ereignis oder eine Aufgabe auswählen.
Fügen Sie im Dialogfeld den Namen des Ereignisses hinzu, legen Sie das Datum und die Uhrzeit fest, fügen Sie den Text ein, den Sie in den E-Mail-Entwurf eingegeben haben, und klicken Sie auf Speichern.
Expertenrat: Wenn Sie Google Tasks häufig verwenden, haben Sie möglicherweise mehrere Listen mit Aufgaben. Um Ihre Aufgaben zu organisieren, wählen Sie die richtige Liste für Ihre Nachricht (z. B. Arbeitsliste, Projektliste oder sogar die Liste "Nachrichtenentwürfe")
Schritt 3: Schalten Sie Benachrichtigungen ein
Sie können Benachrichtigungen über einen Browser oder eine mobile App aktivieren. Auf diese Weise erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn es an der Zeit ist, Ihre Ereignisse und Aufgaben im Kalender zu bearbeiten.
In diesem Fall werden Sie von der App benachrichtigt, wenn Sie Ihre Nachrichten senden müssen.
Planen von Nachrichten durch Erinnerungen
Eine andere Möglichkeit, dies zu erledigen, ist die Verwendung eines Tools zur Aufgabenverwaltung, um die Nachricht zu planen. Damit haben Sie zwar keine Ansicht über Ihren Zeitplan, aber es ist eine weitere schnelle und einfache Lösung.
Dazu müssen Sie Folgendes erledigen:
Schritt 1: Erstellen Sie eine Aufgabe
Öffnen Sie Google Tasks auf Ihrem Handy oder in Ihrer Web App. Wählen Sie dann Eine Aufgabe hinzufügen
Schritt 2: Entwerfen Sie Ihre Nachricht
Fügen Sie einen Titel für die Aufgabe hinzu und verfassen Sie Ihre Nachricht. Sie können auch die E-Mail IDs der Empfänger angeben.
Nehmen wir an, Sie müssen in diesem Fall wichtige Nachrichten an die Geschäftsleitung senden. Sie erhalten die neuesten Informationen um 15 Uhr und müssen sie vor der Telefonkonferenz um 15.30 Uhr an die Geschäftsleitung senden. Halten Sie einen Entwurf mit einem Space für die Details bereit, um die Dinge zu beschleunigen.
Schritt 3: Einstellen der Erinnerung
Fügen Sie schließlich die Uhrzeit hinzu, zu der Sie erinnert werden sollen. In diesem Fall ist es 15:15 Uhr am selben Tag. Sobald das erledigt ist, können Sie sich auf andere Aufgaben oder regelmäßige Nachrichten konzentrieren, bis es so weit ist.
➡️ Weiterlesen: 12 Beispiele für Kommunikationsstrategien am Arbeitsplatz
Aufwertung mit Tools von Drittanbietern
Abgesehen von manuellen Workarounds können Sie mit Google Chat auch Apps wie Send it Later und sogar ClickUp als Tools von Drittanbietern. Mit diesen Apps können Sie Sendungen planen und sogar wiederkehrende Check-ins einrichten.
Im Folgenden finden Sie einige Schritte, um sie zu finden und zu installieren:
Schritt 1: Gehen Sie zu Apps erkunden
Sobald Sie wieder auf Ihrer Google Chat-Startseite sind, klicken Sie auf Apps erkunden
Schritt 2: Suchen Sie nach dem, was Sie brauchen
Wenn Sie eine App zum Planen oder Verwalten von Nachrichten benötigen, suchen Sie sie in der Leiste. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass die besten Apps im Bereich "Beliebteste Apps" zu finden sind.
Schritt 3: Installieren anklicken
Wählen Sie die gewünschte App aus und klicken Sie auf Installieren. In ein paar Sekunden wird sie in Ihrem Chat-Fenster verfügbar sein.
Bonus-Schritt: Wenn Sie die App Send it Later heruntergeladen haben, erfahren Sie hier, wie Sie sie nutzen können:
- Erlauben Sie den Zugriff auf die App
- Gehen Sie in die gewünschte Chatbox und geben Sie/later
- Aktualisieren Sie die Uhrzeit und die Nachricht. Wählen Sie dann Nachricht terminieren
➡️ Weiterlesen: Wie man Google Chat für eine effektive Team-Kommunikation nutzt
Wann sollten Sie Nachrichten einplanen
Da Sie nun wissen, wie Sie Nachrichten in Google Chat planen können, sollten Sie auch wissen, wann Sie diese am besten planen sollten.
Hier sind fünf Schlüssel-Situationen und Anwendungen:
- Zusammenarbeit über Zeitzonen hinweg: Kommunizieren Sie mit Teams in verschiedenen Zeitzonen, ohne deren Zeitpläne zu stören. So lassen sich Verzögerungen vermeiden und schnelle Antworten gewährleisten. Geplante Nachrichten helfen dabei, einen stetigen Flow der Kommunikation über Regionen hinweg aufrechtzuerhalten
- Zeitkritische Aktualisierungen: Senden Sie wichtige Aktualisierungen zum richtigen Zeitpunkt, um Aufmerksamkeit zu erregen und schnelle Maßnahmen zu ergreifen. Das Timing dieser Aktualisierungen stellt sicher, dass sie gesehen und ohne unnötige Nachfassaktionen befolgt werden
- Einstellung von Erinnerungen für Teams: Automatisieren Sie Erinnerungen für Meetings, Fristen oder Aufgaben, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand bleiben. So wird sichergestellt, dass nichts versäumt wird, und Sie erhalten einen konsequenten Anstoß zur Verantwortlichkeit
- Planung außerhalb der Arbeitszeit: Planen Sie Nachrichten nach der Arbeitszeit, ohne die Empfänger zu stören oder Fristen zu verpassen. Auf diese Weise können Sie die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben ausgleichen und gleichzeitig sicherstellen, dass sich Aufgaben nicht verzögern
- Koordinierung der Batch-Kommunikation: Planen Sie sich wiederholende Aktualisierungen oder Ankündigungen im Voraus, um Zeit zu sparen und die Konsistenz zu wahren. So können Sie sich auf andere Prioritäten konzentrieren und gleichzeitig die rechtzeitige Zustellung sicherstellen
Einschränkungen bei der Verwendung von Google Chat für die Planung von Nachrichten
Das Planen von Nachrichten ist ein großartiges Kommunikations-Feature. Google Chat hat jedoch Limits, die die Dinge verkomplizieren können und oft kreative Umgehungen erfordern, die nicht jeder bereit ist, zu akzeptieren.
Hier ist eine Übersicht über das Kleingedruckte:
- Keine integrierte Zeitplanung: Alles, was mit der Nachrichtenplanung bei Google Chat zu tun hat, muss manuell erfolgen. Dies führt zu unnötigen Schritten und limitiert den Komfort
- Abhängigkeit von Integrationen: Für die Planung sind Tools von Drittanbietern erforderlich. Dies erhöht die Komplexität, bringt Probleme bei der Integration mit sich und verlangsamt die Workflows
- Unterbrechung der Arbeitsabläufe: Keine Integration mit Arbeitstools und Unterbrechung der Produktivität. Außerdem sind die Benutzer gezwungen, Kommunikation und Aufgabenverwaltung in verschiedenen Fenstern zu erledigen
- Keine Unterhaltungen mit Threads: Google Chat verwandelt Ihre Nachrichten in Unterhaltungen und nicht in Threads. Wichtige Punkte können dabei untergehen, was Diskussionen zu einem Scroll-Fest macht
- Limitierte Flexibilität und Kontrolle: Es bietet nur minimale Anpassungsmöglichkeiten und verwaltet die Rollen der Benutzer. Das macht die Kommunikation weniger komfortabel, insbesondere bei der Planung mit größeren Teams
➡️ Weiterlesen: Die 10 besten Google Chat-Alternativen zur Verbesserung der Team-Kommunikation
Verbesserung der Team-Kommunikation mit ClickUp
Fehlende Integrationen von Google Chat und Abkopplung von aufgabenorientierten team-Kommunikation führen häufig dazu, dass sich Geschäfte langfristig nach Alternativen umsehen müssen.
Sie werden nicht lange Ausschau halten müssen.
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ClickUp Chats Wie man Nachrichten im Google Chat plant
ClickUp Chat ist die intelligentere Art, mit Ihrem Team direkt dort in Verbindung zu treten, wo Sie arbeiten. Das Tool ermöglicht es Ihnen, Chats direkt mit Aufgaben oder Projekten zu verknüpfen. Dies garantiert, dass Ihre Unterhaltungen organisiert bleiben und wichtige Details immer in Reichweite sind.
Mit Chat können Sie auch Nachrichten sortieren. Mit nur einem Klick fasst die eingebaute KI die wichtigsten Informationen sofort zusammen. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass alle auf der gleichen Seite sind, egal wie voll Ihr Posteingang ist.
Ein weiterer Vorteil ist die integrierte Erinnerung, mit der sich Antworten mühelos einplanen lassen. Mit den Optionen für E-Mail-Benachrichtigungen können Sie Informationen weitergeben, ohne den Schwung zu verlieren.
➡️ Weiterlesen: Chatten ist kaputt. Wir bringen es in Ordnung. Wenn Sie innerhalb von Dokumenten, Aufgaben oder Chats taggen und kommunizieren wollen, bietet ClickUp ein nettes Feature, um auch das zu erledigen.
ClickUp's Assign Comments Wie man Nachrichten im Google Chat plant
ClickUp Kommentare zuweisen hilft Ihnen, sofort Elemente für Aktionen zu erstellen und sie anderen oder sich selbst zuzuweisen. Und das Beste daran? Das Auflösen oder Neuzuordnen von Kommentaren ist direkt im Kommentar möglich. Kein Suchen mehr und keine verlorenen Kommentare mehr.
Sie fragen sich, wie Sie Aufgaben durch Kommentare verwalten können? Zugewiesene Kommentare werden automatisch organisiert und sind ganz einfach zu finden. Außerdem können Sie Ihr Feedback überall abgeben.
➡️ Weiterlesen: Die 15 besten Software-Tools für die Zusammenarbeit im Team Das geschriebene Wort führt oft zu Verwirrung und ist geradezu mühsam, wenn es um komplexe Aufgaben geht. Doch bevor Sie einen Videoanruf planen, sollten Sie prüfen, wie ClickUp ein Tool anbietet, das aufzeichnet, was Sie sagen und erledigen müssen. ClickUp Clips ist ein All-in-One-Tool für Bildschirmaufnahmen, das entwickelt wurde, um komplexe Informationen zu visualisieren und zu vereinfachen. Es bietet einfache Möglichkeiten, Ihren Bildschirm aufzunehmen und Ihre Stimme freizugeben, und seine anpassbaren Freigabeoptionen für den Bildschirm machen die Erstellung von Tutorials mühelos.
Jeder Clip wird automatisch KI-transkribiert, so dass Schlüsselmomente leicht zu erkennen und wieder aufzurufen sind. Dank der anklickbaren Zeitstempel können Sie nahtlos durch die Videos navigieren. Außerdem können Sie Ausschnitte kopieren und den Inhalt überall wiederverwenden.
Jedes Video lässt sich auch leicht in Aufgaben, Dokumente und Chats einbetten. Kurz gesagt: ClickUp Clips eignet sich perfekt für die Kommunikation, von detaillierten Anleitungen bis hin zu schnellem Feedback.
ClickUp Clips Wie man Nachrichten im Google Chat plant
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- ClickUp Vorlage für interne Kommunikationsstrategie und Aktionsplan drives team kommunikationsziele mit einem klaren, umsetzbaren Plan. Das Feature ist eine lebendige Zeitleiste, die eine Karte der Projektphasen und der wichtigsten Aufgaben enthält. Kurz gesagt: Alles, was zu erledigen ist und wie man den Flow von Informationen verwaltet, wird rationalisiert
➡️ Weiterlesen: 15 kostenlose Vorlagen für Projektkommunikationspläne: Excel, Word, & ClickUp So gut diese Features auch aussehen, ist Ihr Team zu sehr an Google Chat gewöhnt, um komplett umzusteigen? Kein Grund zur Sorge. ClickUp bietet auch ein Google-Chat-Integration um Nachrichten zu verwalten und zu organisieren.
Wenn Sie ClickUp zu Ihren Chats hinzufügen, können Sie automatisch Aufgaben-Updates an Ihren Google Hangouts-Chat senden. Es liefert auch umfangreiche Benachrichtigungen von jedem Space, Projekt oder jeder Liste in dasselbe Chat-Fenster.
Mit ClickUp die Kommunikationseffizienz verbessern
Die Planung von Nachrichten ist ein entscheidender Faktor, um in Verbindung zu bleiben und Aufgaben effizient zu verwalten. Zu erledigen ist im Google Chat zwar mühsam, aber unsere kreativen Workarounds helfen, die Lücke zu schließen.
Die Terminplanung optimiert alles, vom Marketing bis zum Engpassmanagement. Google Chat mag zwar geeignet sein, aber die fehlende Integration mit Tools zur Verwaltung der Arbeit macht es umständlich.
Das ist der Punkt, an dem sich ClickUp auszeichnet.
Seine KI-gesteuerte Nachrichtenübermittlung, Aufgabenverwaltung und gut integrierte Zusammenarbeit machen es intelligenter und effizienter. Außerdem verfügt es über mehr als 1.000 Features (einschließlich Google Chat). Möchten Sie die Art und Weise, wie Sie Ihre Kommunikation planen und verwalten, neu gestalten? Registrieren Sie sich bei ClickUp noch heute!