die 8 besten KI File Organizer Tools für 2025

Das Verwalten von Dateien kann überwältigend sein, und chaotische Ordnerstrukturen sind nicht gerade hilfreich. Zum Glück gibt es einen intelligenteren Weg.

Probieren Sie einen KI File Organizer aus - Ihr digitaler Assistent für ein aufgeräumtes Leben

Diese Tools können Ihre Dateien nach Inhalt oder Typ analysieren, sortieren und kategorisieren und helfen Ihnen so, das Gesuchte in Sekundenschnelle zu finden.

Wussten Sie schon? Die meisten Menschen geben zu erledigen fast ein Jahr ihres Lebens für die Suche nach verlegten Elementen - Schlüssel, Brieftaschen, Papiere, was auch immer. Rechnet man die Zeit hinzu, die für die Suche nach Dateinamen, bestimmten Ordnern und neu hinzugefügten Dateien aufgewendet wird, könnte sich diese Zahl leicht verdoppeln.

⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung

Hier ist unsere Auswahl der besten KI-Dateiverwaltungsprogramme:

1. ClickUp (Am besten geeignet für das Erstellen und Organisieren von Dokumenten und die Zusammenarbeit)
   2. Google Drive (Am besten für nahtlose Cloud-basierte Dateiverwaltung)
      3. Microsoft OneDrive (Beste Lösung für Cloud-Speicher mit integrierter Zusammenarbeit)
         4. Dropbox (Am besten geeignet für einfaches Freigeben von Dateien und Backup)
            5. Trello mit Butler KI (Am besten für die Zusammenarbeit im Team mit automatisierten Workflows)
               6. Evernote (Am besten geeignet für Notizen mit erweiterter Organisation)
                  7. M-Files (Am besten geeignet für die Organisation von Dateien mit Metadaten)
                     8. Zoho WorkDrive (Am besten für die Zusammenarbeit im Team und das flexible Freigeben von Dateien) ## Worauf sollten Sie bei einem KI-Dateiorganizer achten?

Die Wahl des richtigen KI-Dateiverwaltungssystems ist der entscheidende Moment für Ihre Erfahrung. Er muss effizient und intelligent sein und, was am wichtigsten ist, Ihr Leben einfacher machen - und nicht noch komplizierter.

Welche Features sollten Sie also vorrangig nutzen? Hier ist Ihre Checkliste:

• Erweiterte Inhaltsanalyse: Analysiert Text, Metadaten und Bilder, um Dateien auf intelligente Weise nach Schlüsselwörtern, Themen oder Projektnamen zu kategorisieren
• Dynamische Erstellung von Ordnern: Automatische Erstellung von Ordnern auf der Grundlage des Inhalts der eingehenden Dateien, wodurch manueller Aufwand entfällt
• Anpassbares Tagging: Ermöglicht Benutzern das Hinzufügen personalisierter Tags für eine bessere Durchsuchbarkeit und maßgeschneiderte Organisation
• Intuitive Benutzeroberfläche: Bietet ein benutzerfreundliches Design mit Drag-and-Drop-Funktion für eine stressfreie Dateiorganisation
• Lernfähigkeit: Passt sich den Gewohnheiten des Benutzers an und verfeinert die Dateikategorisierung im Laufe der Zeit für eine intelligentere Organisation
• Überprüfungs- und Anpassungsoptionen: Benutzer können die KI-Vorschläge überprüfen und anpassen, um eine genaue Dateiplatzierung sicherzustellen
• Integration mit bestehenden Systemen: Nahtlose Verbindung mit Cloud-Plattformen wie Google Drive und OneDrive zur Unterstützung bestehender Workflows

Auch gelesen: 12 Wege, um Dateien und Ordner auf einem Mac zu organisieren

Die 8 besten KI File Organizer Tools

Sicherlich haben Sie schon von Minimalismus gehört - der Kunst, mit weniger zu leben und es zu lieben.

Aber was ist mit "digitalem Minimalismus"? Es ist genauso wichtig, wenn man über 80% der Menschen berichten stress und Angst, die mit Unordnung verknüpft sind.

Digitaler Minimalismus schafft Raum für das, was Ihnen wirklich wichtig ist - effiziente Arbeitsabläufe, bessere Konzentration und sinnvolles digitales Engagement. Wenn Sie also bereit sind, die Unordnung zu beseitigen, finden Sie hier Ihre bewährte Liste der 8 besten KI-Dateiverwalter:

1. ClickUp (am besten geeignet für die Erstellung und Organisation von Dokumenten und die Zusammenarbeit) ClickUp ist die App für alles, was mit Arbeit zu tun hat, die Projektmanagement, Wissensmanagement und Chatten kombiniert - alles angetrieben durch KI, die Ihnen hilft, schneller und intelligenter zu arbeiten.

ClickUp's KI-gestützter Dateiverwalter und software für die Zusammenarbeit an Dokumenten ermöglicht es Ihnen, Dokumente zu erstellen, zu organisieren und freizugeben - alles auf einer einzigen Plattform. **Das spart nicht nur Zeit, sondern steigert auch die Produktivität

ClickUp Docs: Kollaboration leicht gemacht

Mit ClickUp Dokumente können Sie:

• In Echtzeit mit Teammitgliedern über Inline-Kommentare zusammenarbeiten
• Änderungen nachverfolgen und bei Bedarf zu früheren Versionen zurückkehren
• Verknüpfen Sie verwandte Dokumente für eine reibungslose Navigation innerhalb der Projektdokumentation

mit ClickUp Docs nahtlos zusammenarbeiten, Änderungen nachverfolgen und verwandte Dokumente verknüpfen

Eine Hierarchie, die Sinn macht

Auch lesen: Best Practices für die Einstellung Ihrer Hierarchie in ClickUpClickUp's Projekt Hierarchie hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, ohne das große Ganze aus den Augen zu verlieren.

Sie beginnt mit Workspaces für allgemeine Kategorien wie "Arbeit" oder "Persönlich" und erstellt dann spezielle Spaces für Projekte. Jeder Space enthält Ordner, Listen und Aufgaben, die eine klare und intuitive Struktur bilden.

Intelligentere Dateiverwaltung mit ClickUp AI ClickUp Gehirn , das KI Feature, verändert die Art und Weise, wie Sie arbeiten, völlig:

• Verbundene Suche: Mit diesem Feature können Sie Dokumente sofort abrufen, sogar von integrierten Plattformen wie Google Drive oder Dropbox. Sie suchen nach der Präsentation von letzter Woche? Einfach
• KI-gestützte Kategorisierung: Dateien werden automatisch nach Typ, Inhalt oder Schlüsselwörtern sortiert, was stundenlangen manuellen Aufwand erspart
• Verbesserte Dokumentenprüfung: KI-generierte Zusammenfassungen heben die wichtigsten Erkenntnisse hervor und helfen Ihnen und Ihrem Team, sich auf umsetzbare Erkenntnisse zu konzentrieren

Automatisierung zur Rettung

Mit über 100 ClickUp Automatisierungen eliminiert die Plattform den Arbeitsaufwand:

• Aufgaben werden beim Hochladen von Dateien automatisch zugewiesen
• Status-Updates erfolgen automatisch, wenn die Aufgaben Fortschritte machen
• Erinnerungen stellen sicher, dass keine Fristen verpasst werden

🎖️ Der Schlüssel zum Erfolg

Durch die Einführung von ClickUp Automatisierungen sparte LuLu Press im Durchschnitt 1 Stunde pro Tag und Mitarbeiter und verzeichnete eine 12%ige Steigerung der Arbeitseffizienz.

Integrationsfreundlich

Und das Beste daran: Sie können ClickUp mit Google Drive, Dropbox und OneDrive verbinden und so eine nahtlose Organisation über alle Plattformen hinweg sicherstellen.

☕ Meinung der Benutzer: Benutzer lieben ClickUp weil es alles, was sie für das Projektmanagement brauchen, an einem Ort vereint, die Teamarbeit erleichtert, Arbeitsabläufe organisiert und Tools wie Kanban-Boards und Gantt-Diagramme bietet, die sich leicht an jedes Projekt anpassen lassen.

ClickUp beste Features

• ClickUp Docs für die Zusammenarbeit: Erstellen, Freigeben und Verknüpfen von Dokumenten mit Inline-Kommentaren und Nachverfolgung von Versionen
• Organisierte Hierarchie: Verwenden Sie Workspaces, Ordner und Listen, um Dateien strukturiert zu halten
• Erweiterte Suche: Sofortiges Auffinden von Dateien, auch in Google Drive und Dropbox
• KI-unterstützte Dateiverwaltung: Dateien automatisch sortieren und KI-generierte Zusammenfassungen erhalten
• Automatisierung: Vereinfachen Sie Workflows mit über 100 vordefinierten Automatisierungsoptionen
• Nahtlose Integrationen: Google Drive, Dropbox und OneDrive mühelos verbinden

ClickUp Limits

• Lernkurve: Neue Benutzer benötigen möglicherweise Zeit, um die Features zu erkunden
• Einschränkungen der mobilen App: Nicht so reibungslos und mit so vielen Features ausgestattet wie die Desktop Version

ClickUp Preise

• Free Forever: Kostenlos
• Unlimited: $7/Monat
• Business: $12/Monat pro Benutzer
• Enterprise: Benutzerdefinierte Preise
• ClickUp Brain: Zu jedem bezahlten Plan hinzufügen für $7 pro Mitglied pro Monat

ClickUp Bewertungen und Rezensionen

• G2: 4.7/5.0 (9.000+ Bewertungen)
• Capterra: 4.7/5.0 (4,000+ Bewertungen)

✨ Ideal für: Teams, die optimierte Workflows und organisierte Zusammenarbeit benötigen.

💡 Pro-Tipp: Brauchen Sie einen Produktivitätsschub? Schauen Sie sich unser Leitfaden zur digitalen Entrümpelung für Tipps zur Schaffung eines besser organisierten und effizienteren Workspace!

2. Google Drive (die beste Lösung für nahtlose Dateiverwaltung in der Cloud)

Google Drive Google Drive ist ein bekannter Name für Cloud-Speicher und bietet eine Mischung aus Einfachheit und Leistung, die es zur bevorzugten Plattform für über eine Milliarde Benutzer weltweit gemacht hat.

Von der Speicherung von Notizen zu Vorlesungen bis hin zur Verwaltung wichtiger Geschäftsdokumente - mit Google Drive haben Sie überall Zugriff auf alle Ihre Dateien.

☕ Meinung der Benutzer: Benutzer lieben Google Drive die Features für die Zusammenarbeit, die ein einfaches Freigeben mit jedem ermöglichen, der ein Gmail-Konto hat.

Google Drive beste Features

• Ordner und Unterordner organisieren: Erstellen Sie eine einfache Struktur mit Ordnern und Unterordnern wie Dokumentenordnern und Download-Ordnern für eine einfache Navigation und einen schnellen Zugriff auf Dateien
• Nahtlose Zusammenarbeit: Arbeiten Sie in Echtzeit mit freigegebenen Dateien und Ordnern, so dass mehrere Benutzer sie gleichzeitig bearbeiten und kommentieren können
• Erweiterte Suche: Finden Sie Dateien nach Name, Typ oder sogar Inhalt mit den leistungsstarken Suchfunktionen von Google
• Ordner durch Farbcodierung organisiert: Erstellen Sie ein einzigartiges Ordnersystem durch benutzerdefinierte Farben zur visuellen Unterscheidung von Projekten und Dateitypen
• Integration mit Google Workspace: Mühelose Synchronisierung mit Google Docs, Sheets, Slides und anderen Google-Diensten

Google Drive Limits

• Internet-Abhängigkeit: Offline-Bearbeitung ist möglich, aber die Synchronisierung von Aktualisierungen erfordert eine Internetverbindung
• Speicher-Limits: Kostenlose Konten sind auf 15 GB begrenzt, und das Limit von 750 GB für den täglichen Upload kann bei größeren Projekten einschränkend wirken
• Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes: Die Richtlinien von Google lassen ein gewisses Maß an Datenscans zu, was bei Benutzern, die mit sensiblen Informationen umgehen, nicht unbedingt gut ankommt

Google Drive Preise

• Free: 15 GB Speicher
• Basic: $1,99/Monat für 100 GB
• Standard: $12/Monat pro Benutzer für 2 TB
• Business Plus: $18/Monat pro Benutzer für 5 TB

Google Drive Bewertungen und Rezensionen

• Capterra: 4.8/5 (27.000+ Bewertungen)
• G2: 4.6/5 (42,500+) (Für Google Workspace, das Google Drive enthält)

✨ Ideal für: Einzelpersonen und Teams, die Wert auf einen einfachen Cloud-Speicher legen.

Auch gelesen: Wie man Google Drive organisiert

3. Microsoft OneDrive (Bester Cloud-Speicher mit integrierter Zusammenarbeit)

OneDrive Microsoft OneDrive ist der Protagonist des Microsoft-Ökosystems und bietet eine einfache Integration mit der Office-Suite.

Mit einfachen Worten, es vereinfacht die Dateiverwaltung und steigert die Produktivität.

Egal, ob Sie ein Student sind, der Aufgaben verwaltet, oder ein Profi, der Projekte verwaltet, OneDrive sorgt dafür, dass Ihre Dateien sicher und von überall aus zugänglich sind.

☕ Meinung der Benutzer: Benutzer lieben Microsoft OneDrive weil es sich nahtlos in Microsoft 365 integrieren lässt, Dateien sicher aufbewahrt und die Zusammenarbeit für Teams einfacher und produktiver macht.

Microsoft OneDrive beste Features

• Integrierte Dateiverwaltung: Synchronisieren Sie Dateien mühelos über verschiedene Geräte hinweg und greifen Sie über die Office-Suite auf sie zu, um die Zusammenarbeit zu verbessern
• Versionsverlauf: Stellen Sie frühere Versionen von Dateien wieder her, um Änderungen wiederherzustellen oder Fehler zu korrigieren, ohne dabei ins Schwitzen zu geraten
• Papierkorb für gelöschte Dateien: Rufen Sie versehentlich gelöschte Dateien innerhalb von 93 Tagen (oder länger, je nach Einstellungen des Administrators) wieder auf
• ansicht Entdecken: Einfaches Auffinden von Dateien anhand der letzten Aktivitäten oder freigegebener Inhalte, benutzerdefiniert für Ihre Berechtigungen
• Sicheres Freigeben von Dateien: Freigeben von Dateien mit bestimmten Berechtigungen und Ablaufdaten für zusätzliche Sicherheit

Microsoft OneDrive Limits

• Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes: Während der Verschlüsselung behält Microsoft die Schlüssel für die Entschlüsselung ein, was Fragen zum absoluten Datenschutz aufwirft
• Limitierungen bei der Synchronisierung: Dateipfadlängen und Zeichenbeschränkungen können für Benutzer mit komplexen Ordnerstrukturen eine Herausforderung darstellen
• Als Backup missverstanden: OneDrive synchronisiert zwar Dateien, ist aber keine echte Backup-Lösung, was für kritische Daten riskant sein kann

Microsoft OneDrive Preise

• Microsoft 365 Familie: 9,99 $/Monat oder 99,99 $/Jahr für bis zu 6 Benutzer, mit 1 TB Speicher pro Benutzer
• Microsoft 365 Personal: $6,99/Monat oder $69,99/Jahr für 1 TB Speicher
• Microsoft 365 Basic: $1,99/Monat oder $19,99/Jahr für 100 GB Speicher
• OneDrive for Business (Plan 1): $5/Benutzer/Monat für 1 TB pro Benutzer

Microsoft OneDrive Bewertungen und Rezensionen

• G2: 4.5/5 (9.600+ Bewertungen)
• Capterra: 4.5/5 (12.000+ Bewertungen)

✨ Ideal für: Fachleute, die tief in das Microsoft-Ökosystem integriert sind.

Auch gelesen: Wie man Benutzerhandbücher und Garantien ordnet

4. Dropbox (am besten für einfaches Freigeben von Dateien und Backup)

/via_ Dropbox Dropbox ist seit 2007 eine feste Größe in der Welt der Cloud-Speicher und bietet eine einfache und effektive Möglichkeit, neue Dateien freizugeben und zu verwalten oder Dateien zu löschen.

Ganz gleich, ob Sie Urlaubsfotos speichern oder an einem Projekt im Team zusammenarbeiten, Dropbox sorgt mit seiner intuitiven Oberfläche und seinen vielseitigen Features für eine unkomplizierte Handhabung.

☕ Meinung der Benutzer: Benutzer schätzen Dropbox für seine langjährige Zuverlässigkeit, das nahtlose Freigeben von Dateien und die plattformübergreifende Zugänglichkeit, was es zu einem einfachen Tool für die Verwaltung und Wiederherstellung von Dateien macht.

Dropbox beste Features

• Plattformübergreifende Verfügbarkeit: Greifen Sie auf Dropbox unter Windows, Mac, iOS, Android und sogar Linux zu, ohne etwas zu verpassen
• Automatisches Backup von Dateien: Genießen Sie nahtlose, kontinuierliche Dateibackups in der Cloud, um Ihre Daten zu sichern
• Offline-Zugriff: Kostenpflichtige Benutzer können offline auf ihre Dateien zugreifen, was ideal für Gebiete mit schlechter Verbindung ist
• Support für digitale Signaturen: Elektronisches Unterschreiben von Dokumenten direkt in Dropbox (gegen Aufpreis erhältlich)
• Zusammenarbeit mit Dropbox Paper: Arbeit an Dokumenten in Echtzeit mit Funktionen zur Versionskontrolle und Bearbeitung

Dropbox Limits

• Beschränkter kostenloser Speicher: Bietet nur 2 GB kostenlosen Speicher, was im Vergleich zur Konkurrenz wenig ist
• Bedenken bezüglich der Sicherheit: Keine Zero-Knowledge-Verschlüsselung, was bei einigen Benutzern Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes hervorruft
• Unterdurchschnittliche Suchfunktionen Fähigkeiten: Keine metadatenbasierte Suche, was es schwierig macht, Dateien in großen Repositorys zu finden
• Preislich für Teams: Die Preise können sich schnell summieren, insbesondere für Geschäfte mit mehreren Benutzern

Dropbox Preise

• Plus: 9,99 $/Monat für 2 TB (1 Benutzer)
• Essentials: 16,58 $/Monat für 3 TB (1 Benutzer)
• Business: $15/Benutzer/Monat ab 9 TB (mindestens 3 Benutzer)
• Business Plus: $24/Benutzer/Monat ab 15 TB (mindestens 3 Benutzer)

Dropbox-Bewertungen und Rezensionen

• G2: 4.4/5 (28.000+ Bewertungen)
• Capterra: 4.5/5 (21.000+ Bewertungen)

✨ Ideal für: Benutzer, die unkompliziertes Freigeben von Dateien und sichere Backups wünschen.

Auch gelesen: Wie kann ich meine Arbeit besser organisieren? Praktische Tipps und Tricks

5. Trello mit Butler KI (am besten für die Zusammenarbeit im Team mit automatisierten Workflows)

via Trello Trello ist ein visuelles Tool zur Verwaltung von Aufgaben, das sich in der Projektorganisation einen Namen gemacht hat.

Wenn Sie Butler KI hinzufügen, erhalten Sie ein automatisiertes Kraftpaket, das sich wiederholende Aufgaben eliminiert, sodass Sie und Ihr Team sich auf das konzentrieren können, was am wichtigsten ist - die eigentliche Arbeit.

☕ Meinung der Benutzer: Menschen schätzen Trello weil es einfach zu bedienen ist, benutzerdefinierte Workflows ermöglicht und die Verwaltung von Aufgaben und die Zusammenarbeit im Team mühelos macht - und das alles unterstützt durch hilfreichen Support.

Trello beste Features

• Visuelle Organisation von Aufgaben: Verwalten Sie Aufgaben mit Boards, Listen und Karten, die sich einfach per Drag & Drop verschieben lassen
• KI-Automatisierung: Automatisieren Sie Aktionen wie das Verschieben von Karten, Zuweisen von Aufgaben und Einstellen von Fälligkeitsdaten ohne Code
• Benutzerdefinierte Ansichten: Wechseln Sie zwischen Kalender, Zeitleiste, Dashboard und mehr, um Ihre Projekte auf vielfältige Weise zu visualisieren
• Power-Up-Integrationen: Verbinden Sie sich mit Tools wie Slack, Google Drive und Jira, um Ihre Workflows zu zentralisieren
• Zusammenarbeit leicht gemacht: Aufgaben zuweisen, Boards freigeben und nahtlos kommunizieren - alles in Echtzeit

Trello Limitierungen

• Grundlegende Analysefunktionen: Die Features zur Berichterstellung sind im Vergleich zu anderen Tools für das Projektmanagement limitiert
• Unübersichtliche Boards für große Projekte: Wenn die Aufgaben wachsen, kann es schwierig werden, die Boards zu verwalten
• Erweiterte Features erfordern Upgrades: Viele Premium-Funktionen, wie z. B. Gantt-Diagramme, erfordern Power-Ups oder höherstufige Pläne

Trello Preise

• Free: $0/Monat
• Standard: $5/Benutzer/Monat
• Premium: $10/Benutzer/Monat
• Enterprise: $17,50/Benutzer/Monat

Trello Bewertungen und Rezensionen

• G2: 4.4/5 (13.600+ Bewertungen)
• Capterra: 4.5/5 (23.000+ Bewertungen)

✨ Ideal für: Teams, die Workflows im Projektmanagement automatisieren.

Auch gelesen: die 10 besten Box-Alternativen für Enterprise Content Management

6. Evernote (am besten für Notizen mit erweiterter Organisation)

/via_ Evernote Evernote ist eine ausgefeilte App für Benutzer, die Wert auf organisierte, detaillierte und zugängliche Informationen legen.

Seine leistungsstarken Features und sein intuitives Design machen es ideal für die private und berufliche Nutzung. Benutzer können die nativen Funktionen der KI nutzen, um ihre Notizen zu schreiben, zu bearbeiten und freizugeben.

☕ Meinung der Benutzer: Benutzer lieben Evernote's die Möglichkeit, Notizen effizient zu konsolidieren und zu organisieren und so Ereignisse nachzuverfolgen, Projekte zu verwalten und Teams mit gut strukturierten Notizbüchern und Tags zusammenzuhalten.

Evernote beste Features

• Erweiterte Suchfunktionen: Nutzen Sie die optische Zeichenerkennung (OCR), um Text in Bildern, PDFs und gescannten Dokumenten zu suchen
• Notizbuchstapel und Tags: Organisieren Sie Notizen mit einem flexiblen System von Notizbüchern, Stapeln und Tags, das auf Ihren Workflow zugeschnitten ist
• Anpassbares Dashboard: Kostenpflichtige Pläne ermöglichen die benutzerdefinierte Anpassung von Widgets für eine personalisierte Startseite
• Plattformübergreifende Synchronisierung: Greifen Sie auf Notizen auf mehreren Geräten zu, von Desktops bis zu mobilen Apps, damit Sie immer synchronisiert sind
• Scannen und Digitalisieren von Dokumenten: Konvertieren Sie physische Dokumente in durchsuchbare, digitalisierte Dateien direkt in der App

Evernote Beschränkungen

• Hoher Preis für Premium Features: Erweiterte Funktionen sind auf kostenpflichtige Pläne beschränkt, die teurer sind als die der Konkurrenz
• Einschränkungen bei der Synchronisierung von Geräten in kostenlosen Plänen: Kostenlose Benutzer sind auf die Synchronisierung von zwei Geräten beschränkt
• Oberflächenaktualisierungen spalten die Meinungen: Die jüngsten Umgestaltungen haben bei langjährigen Benutzern zu Unzufriedenheit geführt

Evernote-Preise

• Free: $0/Monat - Synchronisierung von zwei Geräten, 60 MB Uploads, eingeschränkte Features
• Persönlich: $10,83/Monat (jährliche Abrechnung)
• Professionell: $14,17/Monat (jährliche Abrechnung)
• Teams: $20,83/Monat (jährliche Abrechnung)

Evernote-Bewertungen und Rezensionen

• G2: 4.4/5 (2.000+ Bewertungen)
• Capterra: 4.4/5 (8,200+ Bewertungen)

✨ Ideal für: Detailorientierte Benutzer, die fortgeschrittene Funktionen für die Erstellung von Notizen benötigen.

Weitere Informationen zum Thema Organisieren: Organisieren von Dateien und Ordnern: Strategien zur Verbesserung Ihres Workflows

7. M-Files (am besten für metadatengesteuerte Dateiorganisation)

via M-Files M-Files ist ein Beispiel dafür, was man erhält, wenn man ein Dokumentenverwaltungssystem mit der Leistungsfähigkeit der KI kombiniert. Es nimmt Ihre unordentlichen digitalen Dateien, versieht sie mit Metadaten und organisiert sie in einer zugänglichen, übersichtlichen Umgebung.

Ganz gleich, ob Sie in Ordnern ertrinken oder immer noch auf der Suche nach der "neuesten Version" eines Dokuments sind, M-Files hält Ihnen den Rücken frei.

☕ Meinung der Benutzer: M-Files gewinnt Benutzer durch die Vereinfachung von Workflows, die Verbesserung der Zusammenarbeit von Teams bei Aufgaben und die Gewährleistung der Sicherheit von Dokumenten durch die anpassbaren Features für Berechtigungen.

M-Files beste Features

• Metadatengesteuerte Dateiorganisation: Vergessen Sie Ordner - M-Files versieht Dokumente mit Metadaten wie Kundennamen, Datum und Status, sodass Sie alles mit einer schnellen Suche finden können
• Automatisierung von Workflows: Automatisieren Sie die Lebenszyklen von Dokumenten mit Tools, die Aufgaben zuweisen, Beteiligte benachrichtigen und sicherstellen, dass nichts in der Schwebe bleibt
• Versionskontrolle: Behalten Sie eine einzige definitive Version jedes Dokuments bei, um Duplikate zu vermeiden und Versionsverwechslungen vorzubeugen
• Optische Zeichenerkennung (OCR): Suchen Sie selbst in gescannten Dokumenten nach bestimmten Texten und machen Sie Ihre Archive so durchsuchbar wie Google
• Einfache Integrationen: Nahtlose Synchronisierung mit Tools wie Microsoft Teams, Salesforce und DocuSign für einen optimierten Workflow

M-Files Beschränkungen

• Lernkurve für Metadaten-Tagging: Traditionalisten könnten Schwierigkeiten haben, sich an das Metadaten-System zu gewöhnen
• Probleme mit der Geschwindigkeit: Größere Dateien oder ein höheres Nutzungsvolumen können die Plattform gelegentlich ausbremsen
• Benutzerdefinierte Preise: Die Preisgestaltung ist nicht transparent, was bei der Budgetierung ein Problem darstellen kann

M-Files Preise

• Benutzerdefinierte Preise

M-Files Bewertungen und Rezensionen

• G2: 4.3/5 (140+ Bewertungen)
• Capterra: 4.3/5 (190+ Bewertungen)

✨ Ideal für: Businesses, die metadatengesteuerte, dokumentenlastige Workflows verwalten.

Auch gelesen: Optimierung des Document Management Workflow: Best Practices zur Verbesserung der Organisation

8. Zoho WorkDrive (Optimal für die Zusammenarbeit im Team und flexibles Freigeben von Dateien)

via Zoho WorkDrive Egal, ob Sie ein Startup mit drei Mitarbeitern leiten oder ein großes Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern verwalten, Zoho WorkDrive ist für den modernen Arbeitsplatz konzipiert.

Mit teamorientierten Features wie freigegebenen Ordnern, anpassbaren Zugriffskontrollen und einer integrierten Office-Suite stellt es sicher, dass Ihr Team alles hat, was es braucht, um Projekte nahtlos voranzutreiben.

Außerdem erfolgt eine mühelose Synchronisierung über alle Geräte hinweg, sodass Sie überall arbeiten können - ja, sogar in Ihrem bevorzugten Coffee Shop.

☕ Meinung der Benutzer: Zoho WorkDrive ist beliebt bei den Benutzern für sein benutzerfreundliches Design, den starken Datenschutz und die leistungsstarken Tools für die Zusammenarbeit.

Zoho WorkDrive Beste Features

• Team Ordner: Müheloses Freigeben von Dateien in Teams mit rollenbasierten Berechtigungen, Echtzeit-Updates und einem "ungelesenen Bereich", um neue Aktivitäten zu verfolgen
• Integrierte Office-Suite und Apps: Erstellen Sie ausgefeilte Präsentationen, Tabellenkalkulationen oder Verträge mit Writer, Sheet und Show - direkt von Ihrem WorkDrive Workspace aus
• Sicheres externes Freigeben: Schützen Sie freigegebene Links mit Kennwörtern, Ablaufdaten und Limits zum Herunterladen. Nachverfolgung der Ansichten und Downloads für zusätzliche Kontrolle
• Delegierte Administrator-Befugnisse: Team-Administratoren können den Workload durch Zuweisung von Administrator-Rollen freigeben und so einen reibungslosen Betrieb sicherstellen, ohne dass eine Person überlastet wird
• TrueSync Desktop-App: Synchronisieren Sie Dateien über mehrere Geräte hinweg, arbeiten Sie offline, und führen Sie selektive Synchronisierungen für maximale Flexibilität durch

Zoho WorkDrive Limits

• Keine Zero-Knowledge-Verschlüsselung: Ihre Daten sind nicht vollständig verschlüsselt, obwohl das kommende BYOK Feature mehr Sicherheit verspricht
• Überwältigende Benutzeroberfläche: Die mit vielen Features ausgestattete Benutzeroberfläche kann sich für Einsteiger wie ein Labyrinth anfühlen
• Limitierte erweiterte Synchronisierung: Noch keine Synchronisierung auf Blockebene oder selektive Synchronisierungsoptionen - aber Updates sind in Arbeit
• Versteckte Features: Kritische Tools wie "Papierkorb" und "Freigegebene Elemente" sind auf dem Dashboard nicht leicht zugänglich
• Limits für den Datei-Upload: Die Pläne begrenzen die Datei-Uploads auf maximal 250 GB pro Datei im Business-Plan

Preise für Zoho WorkDrive

• Starter: $2.50/Benutzer/Monat
• Team: $4.50/Benutzer/Monat
• Geschäft: $9/Benutzer/Monat

Zoho WorkDrive Bewertungen und Rezensionen

• G2: 4.3/5 (232 Bewertungen)
• Capterra: 4.7/5 (59 Bewertungen)

✨ Ideal für: Teams, die zusammenarbeiten und flexible Tools zum Freigeben von Dateien benötigen.

Auch gelesen: 10 beste Software zum Freigeben von Dateien für Online-Dokumente

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"_Organisation bedeutet nicht Perfektion. Es geht um Effizienz. Es geht darum, Stress und Unordnung zu reduzieren, Zeit und Geld zu sparen und die allgemeine Lebensqualität zu verbessern", sagt die Verfasserin Christina Scalise.

Mit Features wie der KI-gestützten Dateiverwaltung und einer intuitiven Projekt-Hierarchie sorgt ClickUp dafür, dass Ihre Dateien organisiert und zugänglich sind, sodass Sie weniger Zeit mit Suchen und mehr Zeit mit Arbeiten verbringen.

Verabschieden Sie sich vom digitalen Horten sich für ClickUp anzumelden und sichern Sie Ihre Dateien.