fühlten Sie sich schon einmal von der Unordnung in Ihrem Google Drive Konto überwältigt?_
Unzählige Benutzer haben solche Frustrationen in Online-Foren wie Reddit, Quora und dem Google Drive-Hilfeforum zum Ausdruck gebracht einige haben sogar in Erwägung gezogen, ihre Konten zu löschen und von vorne anzufangen .
Im Gegensatz zur physischen Unordnung, die leicht sichtbar ist, bleibt die digitale Unordnung oft vor der Sichtbarkeit verborgen und schlummert in den Tiefen Ihres Computers oder Cloud-Speichers.
Es ist leicht zu ignorieren, bis der Tag kommt, an dem Sie von der schieren Nummer von Ordnern, Dateien und Dateiduplikaten überwältigt sind, was es fast unmöglich macht, das zu finden, was Sie brauchen.
Wenn Sie mit einem Team arbeiten oder Ihr Google Drive mit der Familie freigeben, ist ein unordentlicher Workspace sehr wahrscheinlich, vor allem, wenn kein System vorhanden ist. Lassen Sie uns also besprechen, wie Sie ein System implementieren, das unabhängig von der Nummer der Benutzer ein gut organisiertes Google Drive garantiert.
Wie Sie Ihr Google Drive organisieren
Wir haben gesehen, wie schnell Google Drive unübersichtlich werden kann. Hier sind einige Strategien zur ihr Google Drive aufzuräumen und, was noch wichtiger ist, dafür sorgen, dass es so bleibt.
1. Erstellen von Ordnern (und Unterordnern) für verschiedene Dateien
Ordner und Unterordner sind die Grundlage für ein gut organisiertes Google Drive. Durch die Erstellung von logischen und hierarchischen Strukturen zu organisieren Sie Ihre Dateien und Ordner bieten sie eine klare und strukturierte Möglichkeit, Dateien zu sortieren.
Sie können damit beginnen, eine Top-Level-Struktur für Ihre Google Drive Ordner zu erstellen, die Ihre Gesamtorganisation oder Projektanforderungen widerspiegelt. Diese könnte auf Kategorien wie Arbeit, Persönliches, Nebenjob usw. basieren. Unterteilen Sie dann größere Ordner in Unterordner, um Ihre Dateien weiter zu organisieren.
📌Beispiel
Ihr Ordner "Arbeit" kann Unterordner wie "Projekte", "Dokumente", "Berichte" und "Präsentationen" enthalten Ebenso könnte Ihr persönlicher Ordner Unterordner für "Fotos", "Dokumente", "Musik" und "Videos" enthalten
über Google Drive Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie ein Google Docs ablegen sollen, erstellen Sie einen Ordner "Unsortiert" oder "Verschiedenes" als vorübergehenden Speicherort. Sobald Sie den richtigen Speicherort gefunden haben, können Sie die Datei dorthin verschieben.
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2. Implementieren Sie einheitliche Namenskonventionen
Eine standardisierte Namensstruktur kann Ihnen nicht nur helfen, Ihre Dateien effektiver zu organisieren, sondern auch Verwechslungen zu vermeiden, wenn Sie mit einem Team zusammenarbeiten. Kein Wunder, dass die meisten Universitäten wie Harvard und Purdue haben strenge Konventionen für die Benennung von Dateien.
Diese Konventionen legen alles fest, von der Anzahl der erlaubten Zeichen bis hin zu den Informationen, die enthalten sein müssen, so dass Studierende und Lehrkräfte leicht auf Dateien zugreifen können, auch wenn sie aus ihrem ursprünglichen Ordner verschoben wurden.
Auch wenn Sie vielleicht keine so strengen Protokolle brauchen, hier einige Tipps, die Sie bei der Benennung von Dateien beachten sollten:
- Fragen Sie sich zunächst, woran Sie denken (die Schlüsselwörter, die Ihnen in den Sinn kommen), wenn Sie eine Datei betrachten, und nehmen Sie diese in den Namen auf
- Gehen Sie bei der Namensgebung vom Allgemeinen zum Speziellen über. Beispiel: Marketing Plan_Budget_Quartal_Jahr_Version (Geben Sie Quartal, Jahr und Version an)
- Wenn Sie Dateien häufig aktualisieren, sollten Sie eine Nummer oder ein Datum in den Namen aufnehmen, um Änderungen nachverfolgen zu können
3. Erleichtern Sie die Suche mit Datei- und Ordnerbeschreibungen
Neben den Datei- und Ordnernamen nutzt die Suchfunktion von Google Drive auch Beschreibungen, um genaue Ergebnisse zu liefern. Indem Sie relevante Schlüsselwörter einbeziehen, verbessern Sie die Chancen, dass Ihre Dateien in den Ergebnissen erscheinen, wenn Sie nach bestimmten Begriffen suchen.
Sie können nicht alle Details in den Dateinamen aufnehmen, daher sind Beschreibungen der richtige Ort, um zusätzlichen Kontext zu liefern, der auch sicherstellt, dass Sie die Zugänglichkeitsstandards einhalten. Beschreibungen sind eine gute Möglichkeit, um Benutzern von Bildschirmlesegeräten mehr Informationen über den Inhalt Ihrer Dateien und Ordner zu geben und so Ihr Google Drive für alle zugänglicher zu machen.
Hier erfahren Sie, wie Sie Beschreibungen hinzufügen können:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner
- Gehen Sie zu Dateiinformationen > Details
- Fügen Sie eine detaillierte Beschreibung hinzu (bis zu 25.000 Zeichen)
über Google Drive 💡Pro-Tipp: Erstellen Sie eine Vorlage für das Verfassen von Beschreibungen, die wichtige Informationen wie Zweck, Beteiligte und relevante Schlüsselwörter enthält. Auf diese Weise enthalten Sie alle relevanten Informationen und stellen sicher, dass die richtigen Dateien in den Suchergebnissen auftauchen.
4. Markieren Sie Ihre wichtigen Dateien für schnellen Zugriff
Das Feature Sternchen ist eine hervorragende Möglichkeit, wichtige Dokumente zu priorisieren und schnell darauf zuzugreifen. Wenn Sie eine Datei mit einem Sternchen versehen, können Sie sie leicht in Ihrem Sternchen-Bereich finden, selbst wenn sie tief in Ihrer Ordnerstruktur vergraben ist.
über Google Drive Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner oder eine Datei, gehen Sie zu Organisieren, und wählen Sie Zu den Sternen hinzufügen. Wenn Sie Tastaturverknüpfungen bevorzugen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei/einen Ordner und geben Sie ein:
- Option + Befehl + S für Mac oder,
- Strg + Alt + S für Windows
Denken Sie daran, dass Sie nicht zu viele Dateien Sterne anlegen sollten! Das kann es schwierig machen, die wirklich wichtigen Dateien zu finden.
💡Pro-Tipp: Verwenden Sie in Team Workspaces Beschreibungen zusammen mit mit Sternen versehenen Dateien, um eine bessere Klassifizierung zu erreichen. Bitten Sie den Administrator Ihrer Organisation, Beschreibungen zu aktivieren. Ihr Administrator kann bis zu 150 Beschreibungen erstellen, und Sie können bis zu 5 Beschreibungen auf jede Datei anwenden. Dies ermöglicht eine genauere Kategorisierung.
Außerdem schlägt die KI-Klassifizierungsfunktion von Google automatisch Beschreibungen vor, was den Prozess noch einfacher macht.
über Google
5. Farbcode für Ihre Ordner zur einfachen Kategorisierung
Die Kennzeichnung von Dateien mit Prioritäten ist zwar hilfreich, aber die Farbcodierung Ihrer Ordner bietet einen groß angelegten Ansatz zur "visuellen Organisation" Durch die Verwendung unterschiedlicher Farben für verschiedene Ordner können Sie diese leicht voneinander unterscheiden, Zeit beim Auffinden von Dateien sparen und ein optisch ansprechendes Google Drive genießen.
Um einen Ordner farblich zu kodieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, gehen Sie zu Organisieren und wählen Sie eine Farbe aus dem Abschnitt Ordnerfarbe.
über Google Drive Hier sind einige Tipps für die Farbcodierung Ihrer Ordner:
- **Bestimmen Sie die Kategorien, die Sie farblich kodieren möchten, und weisen Sie jeder Kategorie eine eigene Farbe zu. Zum Beispiel könnten Sie blau für arbeitsbezogene Ordner und grün für persönliche Ordner verwenden
- Konsistente Anwendung der Farben: Achten Sie darauf, dass Sie den Dateien und Ordnern innerhalb jeder Kategorie stets dieselben Farben zuweisen. Dies hilft, eine klare und übersichtliche Struktur beizubehalten
6. Überprüfen und entrümpeln Sie Ihr Laufwerk
Der letzte Tipp zur Organisation von Google Drive besteht darin, Ihre Dateien regelmäßig zu überprüfen und alles zu löschen, was Sie nicht mehr benötigen. Auf diese Weise können Sie Dinge leichter finden und sicherstellen, dass Ihnen nicht der Platz ausgeht.
Eine Möglichkeit, dies zu erledigen, besteht darin, bestimmte Zeitfenster zum Entrümpeln Ihres Google Drive einzustellen. Das kann wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich sein, je nachdem, wie viel Sie nutzen und wie schnell sich neue Dateien ansammeln.
über Google Drive Hier finden Sie einige Tipps, die Ihnen den Einstieg erleichtern:
- Unnötige Dateien kennzeichnen: Wenn Sie eine Datei identifizieren, die nicht mehr benötigt wird, fügen Sie ein Tag wie
, oder an ihren Namen an. Suchen Sie während Ihrer Entrümpelungssitzungen nach diesen Tags und löschen Sie die markierten Dateien effizient - Überprüfen Sie den Dateiverlauf: Überprüfen Sie das Datum der letzten Änderung von Dateien, um ihre jüngste Aktivität zu beurteilen. Wenn auf eine Datei seit geraumer Zeit nicht mehr zugegriffen oder sie aktualisiert wurde, ist sie wahrscheinlich ein Kandidat für die Löschung
Wenn Sie zum ersten Mal entrümpeln, sollten Sie klein anfangen. Beginnen Sie mit einem überschaubaren Bereich in Ihrem Google Drive, z. B. einem bestimmten Ordner oder einem bestimmten Dateityp. So können Sie vermeiden, dass Sie sich überfordert fühlen, und die Aufgabe ist nicht so entmutigend.
💡Pro-Tipp: Wenn Sie unsicher sind, ob Sie eine Datei löschen sollen, können Sie einen "Archiv"-Ordner erstellen. Dies ist vergleichbar mit dem minimalistischen Ansatz, physische Elemente für einen bestimmten Zeitraum im Speicher zu halten. Verschieben Sie die Datei in den Ordner "Archiv" und überprüfen Sie sie nach ein paar Monaten.
Wenn Sie sie in dieser Zeit nicht gebraucht haben, ist sie wahrscheinlich überflüssig und kann gelöscht werden. Mit dieser Methode können Sie Ihre Google Drive-Dateien entrümpeln und organisieren und gleichzeitig das Risiko minimieren, dass wichtige Dateien versehentlich gelöscht werden.
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Limitierungen bei der Verwendung von Google Drive
Google Drive hat sich zu einem allgegenwärtigen Tool für Privatpersonen, Unternehmen und akademische Einrichtungen entwickelt. Trotz seiner Beliebtheit ist es jedoch nicht ohne Schwächen.
- Traditionelle Struktur des Speichers: Die Tatsache, dass Google Drive auf eine vertraute Datei- und Ordnerstruktur setzt, ist möglicherweise nicht optimal für moderne Arbeitsgewohnheiten, die oft eine flexiblere und dynamischere Organisation erfordern
- Versteckte Limits für den Speicher: Unlimited Speicher gibt es nicht. Google Drive verfügt über Limits für Dateigröße und Uploads, und große Dateien oder übermäßige Uploads können zu Einschränkungen führen
- Beschränkte Anpassungsmöglichkeiten: Die Benutzeroberfläche und Features von Google Drive sind möglicherweise nicht vollständig benutzerdefinierbar, was die Anpassungsfähigkeit an individuelle Präferenzen oder spezifische Anforderungen bei der Arbeit limitiert
- Einschränkungen bei der Beschreibung: Das Feature "Labels", das ein wertvolles Organisationstool sein kann, ist auf Workspaces beschränkt und erfordert die Genehmigung des Administrators, was die Zugänglichkeit für einzelne Benutzer limitiert
- Herausforderungen bei der Zusammenarbeit: Google Drive wird nicht mit einem "allumfassenden" Tool für die Zusammenarbeit geliefert. Diskussionen werden in jeder Datei isoliert geführt, was die Gefahr von Missverständnissen erhöht
Google hat zwar strenge Datenschutzrichtlinien, analysiert aber auch Ihre Inhalte (einschließlich E-Mails), um relevante Anzeigen zu schalten und Features vorzuschlagen - wenn Sie also darüber nachdenken, sind Ihre Daten wirklich nicht so privat.
über Google
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Erstellen und Verwalten Sie Ihre Dateien mit ClickUp
Wenn Sie nach einer Plattform suchen, mit der Sie nicht nur Dateien speichern, sondern auch ein System und Prozesse für Ihre Arbeit erstellen können, dann ist ClickUp eine gute Wahl.
Gebaut für die Zukunft der Arbeit, ClickUp ist eine All-in-One-Produktivitätsplattform, die es Ihnen ermöglicht, Dateien zu erstellen und zu verwalten, Projekte nachzuverfolgen und mit Kollegen (oder der Familie) von einer einzigen Oberfläche aus zusammenzuarbeiten, indem Sie Features wie direkte Chats, Kommentare in Dokumenten und sogar Videoclips nutzen.
ClickUp hat mir geholfen, das Chaos zu beseitigen und meine Agenturabläufe zu organisieren, so dass ich mich auf meine Wachstumsstrategie für die Agentur konzentrieren konnte.
Germano Matta, Geschäftsführender Gesellschafter, V4 Agency
Schauen wir uns an, wie ClickUp Ihnen hilft, Ihre Arbeit zu organisieren.
Organisieren Sie Informationen in verschachtelten Dokumenten und Wikis
Im Gegensatz zu Google Drive ist ClickUp ein virtueller Space, in dem Sie Ihre Dateien speichern können, ClickUp Dokumente ist ein Wissensmanagement-Tool, das eng in die Plattform integriert ist.
Das bedeutet, dass Sie einzelne Dokumente, aber auch verschachtelte Seiten und umfassende Wikis erstellen können, um Ihre Informationen logischer in Abschnitten und Kapiteln zu organisieren bessere Alternative zu Google Docs und Google Drive.
Erstellen Sie verschachtelte Seiten und Wikis und arbeiten Sie in Echtzeit mit ClickUp Docs daran mit
Mit ClickUp Docs können Sie:
- Eine Vielzahl von "Inhaltsblöcken" erstellen - von Listen und Tabellen bis hin zu Code-Blöcken
- Mit Kommentaren, Echtzeit-Bearbeitung und direkten Chats mit anderen zusammenarbeiten
- Tags zu Dokumenten hinzufügen, um sie zu kategorisieren
- Dokumente nach Titel, Datum der Ansicht oder Aktualisierung, Mitwirkenden und Speicherort filtern
- Archivieren Sie Dokumente, die Sie nicht mehr verwenden, aber nicht löschen möchten
Visualisieren mit Whiteboards ClickUp Whiteboard -das kostenlose digitale Whiteboarding-Tool- kann Ihnen helfen, Ihre Ideen zu visualisieren, Strategien zu entwerfen und Arbeitsabläufe gemeinsam zu kartieren.
Machen Sie die Zusammenarbeit visuell, ansprechend und mühelos mit ClickUp Whiteboard
Darüber hinaus können Sie Ihre Dokumente und Aufgaben zu Ihrem Whiteboard hinzufügen oder eine Aufgabe direkt vom Whiteboard aus erstellen - für eine ganzheitliche und reibungslose Benutzererfahrung, die Ihren Flow nicht unterbricht.
Verknüpfen Sie Ihre Dokumente mit Ihren Prozessen
Mit ClickUp können Sie nicht nur Dokumente erstellen, sondern diese auch mit Ihren betrieblichen Abläufen verknüpfen. Beispiel: Wenn Sie ein Projekt nachverfolgen, können Sie Links zu wichtigen Dokumenten für jede Aufgabe und Unteraufgabe hinzufügen.
Auf ähnliche Weise können Sie Ihre ClickUp Projekt in Ihr Dokument einfügen, damit Sie alles von der gleichen Stelle aus sehen können.
Bringen Sie Ihre Checklisten für Aufgaben in Ihr Dokument, um einen einfachen Zugriff auf Ihr ClickUp Projekt zu ermöglichen
Ein weiteres nützliches Feature ist ClickUp Automatisierungen . Hier können Sie Wenn-Dann-Workflow-Automatisierungen verwenden, um Routineaufgaben wie die Synchronisierung von Informationen, den Versand von E-Mails oder sogar die Zuweisung von Aufgaben zu automatisieren.
Beschleunigen Sie Abläufe wie das Hinzufügen von Mitarbeitern, das Planen von Status-Updates und mehr mit KI-gestützten ClickUp Automatisierungen
Finden Sie alles mit einer Universal Search
Wir haben gesehen, wie ClickUp Ihnen helfen kann, Dokumente, Projekte und Whiteboards von einem Ort aus zu erstellen und zu verwalten. Diese eng integrierte Schnittstelle bietet noch einen weiteren Vorteil ClickUp Verbundene Suche .
Diese KI-gestützte Suchfunktion kann alles für Sie finden, solange es sich in ClickUp befindet. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein Dokument, eine Aufgabe, einen direkten Chat oder einen Kommentar-Thread handelt.
Finden Sie alles - Dokumente, Dateien oder Aufgaben - mit ClickUp Connected Search
Das Beste daran ist, dass Sie die Möglichkeiten von ClickUp Connected Search erweitern können, indem Sie eine Verbindung zu Ihren anderen Apps herstellen. So finden Sie alle Informationen in einem Space und vermeiden Datensilos - ganz gleich, ob es sich um eine GitHub-Datei, eine Zoom-Aufnahme oder sogar eine Google Drive-Datei handelt.
Erweitern Sie Ihre Suche auf Ihren gesamten Tech-Stack, indem Sie sie mit ClickUp Integrationen integrieren
Integrieren Sie mit Ihrem gesamten Tech-Stack
ClickUp lässt sich in über 1000 Plattformen integrieren, von CRMs über Design-Tools und Automatisierungstools bis hin zu Plattformen für die Speicherung von Dateien. So können Sie ein integriertes System einrichten, das Ihre Workflows optimiert und die manuelle Synchronisierung von Daten überflüssig macht.
Und die gute Nachricht: Wenn Sie noch nicht bereit sind, Google Drive zu verlassen, aber dennoch ein Arbeitssystem in ClickUp einrichten möchten, dann können Sie Folgendes verwenden ClickUp-Google Drive-Integration um das Beste aus beiden Welten zu erhalten.
Bringen Sie Ihre Google Drive Dokumente und Dateien in ClickUp
Mit dieser Google Drive-Integration können Sie:
- Google Drive-Dateien zu ClickUp Aufgaben hinzufügen
- Ihr Google Drive von ClickUp aus durchsuchen
- Google Docs, Slides und mehr von ClickUp aus erstellen
Das bedeutet, dass Sie nicht zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln müssen, was Ihre Arbeitsabläufe vereinfacht und Zeit spart.
Besser arbeiten mit ClickUp und Google Drive
ClickUp und Google Drive können sich gegenseitig ergänzen, um Ihre Produktivität zu steigern und Ihre Workflows zu rationalisieren - damit Sie nicht nur Ihre Dateien speichern, sondern auch effektiver arbeiten können.
Zentralisiertes Projektmanagement, nahtlose Zusammenarbeit und KI-gestützte Workflow-Automatisierung sind nur einige der Vorteile.
Außerdem müssen Sie (und Ihr Team) nicht mehr zwischen verschiedenen Tools wechseln. Alles kann innerhalb von ClickUp geschehen.
Möchten Sie weitere Informationen darüber erhalten, wie ClickUp Ihnen hilft, besser zu arbeiten? Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an und überzeugen Sie sich selbst.