Sie haben gerade eine Kalender-Einladung für ein Meeting verschickt, aber als Sie auf "Senden" drücken, kommt Ihnen ein Gedanke: "Hätte es nicht auch eine E-Mail sein können?
Und dann ist da noch die Kehrseite: Ihr Posteingang quillt über vor Nachrichten, die sich in einem kurzen Chat hätten klären lassen.
Dieses Dilemma kennen wir alle - wann sollte man ein Meeting ansetzen und wann einfach eine E-Mail senden?
Das Gleichgewicht zwischen Klarheit, Zusammenarbeit und Effizienz hängt oft von der Wahl der richtigen Kommunikationsmethode ab. Wenn Sie es falsch machen, riskieren Sie, wertvolle Zeit zu verschwenden oder Missverständnisse zu verursachen.
In diesem Blog werden wir die uralte Debatte über Meetings oder E-Mails erörtern. Wir helfen Ihnen, klügere Entscheidungen zu treffen, die Zeit sparen und die Zusammenarbeit im Team verbessern. 👥
⏰ 60-Sekunden Zusammenfassung
- Meetings verschwenden oft Zeit und können aufgrund von Ineffizienz zu Burnout führen
- Einige Szenarien eignen sich besser für E-Mails: kein klarer Zweck, Informations-Updates, einfaches Feedback und Routine-Check-ins
- Meetings sind notwendig, wenn es eine gezielte Agenda gibt oder wenn es um Teambildung, schnelle Entscheidungsfindung, komplexe Diskussionen oder Zusammenarbeit geht
- Die Einführung einer "E-Mail-first"-Kultur reduziert die kognitive Belastung und erhöht die Effizienz durch asynchrone Flexibilität und Nachvollziehbarkeit
- Zu den Strategien für einen E-Mail-first-Ansatz gehören die Neudefinition von Meeting-Richtlinien, die Schulung von Mitarbeitern im Verfassen effektiver E-Mails und die Verwendung von Vorlagen
- Tools wie ClickUp verbessern die Kommunikation durch die Integration von E-Mail- und Aufgabenmanagement und verringern die Notwendigkeit unnötiger Meetings
Evaluieren, wann ein Meeting eine E-Mail sein könnte
Meetings sind oft die bevorzugte Kommunikationsmethode, sollten aber nicht zum Standard werden. Übermäßig viele oder schlecht geplante Meetings können die Produktivität beeinträchtigen und Arbeitsabläufe stören, was letztendlich zu Burnout führen kann.
Untersuchungen zeigen, dass Meetings ineffektiv sind 72% der Zeit , und 78 % der Befragten fühlen sich von der schieren Zahl der Meetings, an denen sie teilnehmen sollen, überfordert.
Dies führt unweigerlich zu einer erheblichen Zeitverschwendung, die besser für die eigentliche Arbeit genutzt werden könnte.
Die Teilnahme an unnötigen Meetings vergeudet wertvolle Arbeitszeit und demotiviert Teammitglieder, die das Gefühl haben, dass ihre Anwesenheit keinen Wert schafft.
Anzeichen dafür, dass ein Meeting eine E-Mail sein könnte
Nicht jeder Grund, ein Meeting einzuberufen, ist es wert - eine klare, gut formulierte E-Mail kann diese Aufgabe oft genauso gut erledigen.
Hier sind Szenarien, die kein Meeting erfordern:
💌 Wenn das Meeting keinen definierten Zweck hat: Meetings ohne eine bestimmte Tagesordnung führen oft zu ziellosen Diskussionen und meeting-Erholungs-Syndrom . Wenn es keine umsetzbaren Ziele gibt, ist eine E-Mail besser
💌 Wenn das Ziel nur darin besteht, zu informieren: Projektaktualisierungen oder fertiggestellte Aufgaben lassen sich effizienter durch kurze E-Mail-Zusammenfassungen freigeben, die die Mitglieder des Teams in ihrer eigenen Zeit durchsehen können
💌 Wenn das Feedback keine Diskussion erfordert: Schriftliches Feedback ermöglicht es den Empfängern, Vorschläge in ihrem eigenen Tempo zu verarbeiten. Sofern es sich nicht um ein komplexes oder sensibles Feedback handelt, kann eine detaillierte E-Mail genauso effektiv sein
💌 Wenn sich wiederkehrende Check-Ins überflüssig anfühlen: Wöchentliche oder tägliche Meetings, bei denen wenig zu besprechen ist, können Zeitverschwendung sein. Routinemäßige Aktualisierungen sind oft besser für E-Mails geeignet
🧠 Fun Fact: Das Konzept der formellen Meetings geht auf das antike Griechenland zurück, wo Foren abgehalten wurden, um öffentliche Angelegenheiten zu diskutieren und Ideen freizugeben.
Wenn ein Meeting notwendig ist
E-Mails können zwar viele kommunikation im Team manche Situationen erfordern tatsächlich ein Meeting von Angesicht zu Angesicht, um Klarheit zu schaffen und schnelles Handeln zu ermöglichen.
Hier sind die Schlüssel, die eine Zusammenkunft Ihres Teams rechtfertigen:
- Wenn Sie eine zielgerichtete Agenda haben: Meetings mit klaren Zielen und definierten Ergebnissen, wie die Festlegung einer Marketingstrategie oder die Abstimmung von Zeitleisten für Projekte, profitieren von Diskussionen in Echtzeit
- Wenn es um die Kameradschaft im Team geht: Um Beziehungen und Moral aufzubauen, sind mehr persönliche oder virtuelle Interaktionen erforderlich. Regelmäßige Teambesprechungen, Feiern oder Check-Ins fördern engere Beziehungen bei der Arbeit
- Wenn eine schnelle Entscheidungsfindung erforderlich ist: Zeitkritische Entscheidungen lassen sich am besten in Meetings treffen, in denen die Beteiligten Optionen bewerten, Risiken abwägen und schnell zu einer Einigung kommen können
- Wenn die Diskussion komplex ist: Differenzierte Themen mit widersprüchlichen Standpunkten oder strategische Wendepunkte werden besser in Meetings behandelt, wo Fragen beantwortet, Bedenken geklärt und die nächsten Schritte abgestimmt werden können
- Wenn Zusammenarbeit und Brainstorming-Sitzungen erforderlich sind: Kreative Problemlösungen und Ideengenerierung gedeihen in interaktiven Einstellungen und ermöglichen spontane Beiträge, die per E-Mail nur schwer zu erreichen sind
🔍 Wussten Sie schon? Im Jahr 2022 werden schätzungsweise 333 Milliarden E-Mails wurden täglich weltweit gesendet und empfangen. Diese Zahl soll bis zum Jahr 2026 auf 392,5 Milliarden tägliche E-Mails ansteigen.
Der Wandel hin zu einer Kultur, die E-Mails bevorzugt
Die Einführung einer E-Mail-Kultur bedeutet nicht nur, dass Meetings abgeschafft werden. Sie trägt dazu bei, ein Ökosystem am Arbeitsplatz zu schaffen, in dem die Kommunikation zielgerichtet und konzentriert ist.
Vorteile von E-Mails gegenüber Meetings
🤝 Asynchrone Flexibilität
E-Mails ermöglichen es den Mitgliedern des Teams, dann zu antworten, wenn es in ihren Workflow passt, und verringern so den Druck der Echtzeit-Interaktion
Dies ist besonders wertvoll für globale Teams, die über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeiten.
📝 Dokumentation und Rückverfolgbarkeit
E-Mails dienen als schriftliche Aufzeichnung für künftige Bezugnahme, die Klarheit über Aufgaben, Entscheidungen und Verpflichtungen schafft.
Im Gegensatz zu Meetings, bei denen Schlüsselpunkte vergessen oder falsch interpretiert werden können, gewährleisten E-Mails die Nachvollziehbarkeit mit einem Papierpfad. Sie können auch verwenden email writing tools zur Verringerung Ihres Workloads.
⏰ Zeiteffizienz
Eine gut formulierte E-Mail dauert oft nur wenige Minuten, spart aber Stunden an gemeinsamer Zeit, die für die Koordinierung und Teilnahme an einem Meeting aufgewendet werden müsste.
Außerdem können sich Teams auf die eigentliche Arbeit konzentrieren, anstatt unnötige Diskussionen zu führen.
🧘🏾♀️ Reduzierte kognitive Belastung
Häufiger Kontext-Wechsel zwischen zu viele Meetings stört die Konzentration.
Ein Ansatz, bei dem die E-Mail im Vordergrund steht, minimiert Unterbrechungen und ermöglicht es den Mitgliedern des Teams, ihre geistige Energie auf das Abschließen von Aufgaben zu verwenden.
Strategien für die Einführung eines Ansatzes, bei dem die E-Mail an erster Stelle steht und die Meetings an zweiter Stelle
Sehen wir uns nun an, wie Sie diesen Ansatz übernehmen können. 👇
- Neudefinition von Meeting-Richtlinien: Legen Sie klare Richtlinien fest, wann Meetings notwendig sind und wann E-Mail der bevorzugte Kommunikationskanal ist. Schreiben Sie zum Beispiel Tagesordnungen und Materialien für die Zeit vor dem Meeting vor, um unnötige Diskussionen zu vermeiden
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Verfassen effektiver E-Mails: Schlechte-Mail-Projektmanagement und Kommunikation führen oft zu unnötigen Meetings. Helfen Sie Teammitgliedern, prägnante, umsetzbare E-Mails mit klaren Betreffzeilen zu schreiben, um Hin- und Her-Klärungen zu reduzieren
- Nutzen Sie Vorlagen und Automatisierung: Standardisieren Sie die Routinekommunikation mit E-Mail-Vorlagen für Status-Updates oder Meeting-Recaps. Automatisieren Sie außerdem Erinnerungen, um Folgetermine für Meetings zu vermeiden
- Führen Sie eine "24-Stunden-Regel" für Meeting-Anfragen ein: Bitten Sie Mitglieder des Teams, mindestens 24 Stunden lang zu versuchen, Probleme per E-Mail oder über asynchrone Tools zu lösen, bevor sie ein Meeting beantragen. Dies fördert eine durchdachte, proaktive Kommunikation
- Nachverfolgung von Kommunikationsergebnissen: Bewerten Sie regelmäßig, ob Aufgaben effizient abgeschlossen werden, indem Sie den E-Mail-First-Ansatz anwenden. Wenn Probleme auftreten, ermitteln Sie, ob ein Meeting die Klarheit oder Abstimmung verbessert hätte
🔍 Wussten Sie schon? Die Richtlinien für Two-Pizza Meetings besagen, dass produktive Meetings sollten nicht mehr Teilnehmer haben, als zwei Pizzen satt machen können. Und ja, diese Regel wird oft Jeff Bezos, dem Gründer von Amazon, zugeschrieben.
Tools zur Verbesserung der Kommunikation
Um die richtige Balance zwischen Teamarbeit und Effizienz zu finden, brauchen Sie tools für die Kommunikation am Arbeitsplatz die die Kommunikation einfach und effektiv machen. Das Ziel ist es, eine Plattform zu finden, die Ihnen hilft, E-Mails besser zu verwalten und gleichzeitig Meetings auf ein Minimum zu beschränken.
Ein solches tool ist ClickUp die Alles App für die Arbeit.
Betrachten Sie es als Ihren allumfassenden Hub, in dem Aufgaben, E-Mails und Unterhaltungen im Team zusammenkommen.
Sie müssen Aufgaben zuweisen? Erledigt. Sie möchten den Fortschritt des Projekts nachverfolgen? Kein Problem. Sie möchten die schriftliche Kommunikation ohne endlose E-Mail-Threads oder Meetings übersichtlich halten? ClickUp hat alles für Sie.
Werfen wir einen genaueren Blick auf die Features von ClickUp. ✅
ClickUp E-Mail-Projektmanagement
Erstellen und verwalten Sie mit ClickUp E-Mail-Projektmanagement Workflows zur Automatisierung von E-Mails ClickUp E-Mail Projekt Management macht die Verwaltung von Kommunikation und Aufgaben viel einfacher.
Anstatt ständig zwischen Ihrem E-Mail Client und ClickUp zu wechseln, können Sie E-Mails direkt von Ihrem ClickUp-Workspace aus senden, empfangen und nachverfolgen. Dies passt perfekt zu einem E-Mail-first-Ansatz, bei dem Sie die Dinge effizient und organisiert halten möchten, ohne sich bei jeder kleinen Aktualisierung auf Meetings zu verlassen.
Wenn Sie z. B. ein Update an einen Client senden, um Feedback bitten oder eine kurze Frage zu einem Projekt stellen müssen, können Sie dies alles direkt von der Aufgabe aus erledigen.
Ich drücke eine Schaltfläche und E-Mails werden versendet, alles wird vereinfacht und mit nur einem Tastendruck oder der Auswahl einer Option werden alle erforderlichen Vorgänge erledigt, wodurch selbst die schwierigsten Aufgaben vereinfacht werden.
Barnie Pretorius, Bereichsverwalter bei Jasper Consulting
Sie müssen nicht mehr in Ihren Posteingang springen, eine E-Mail verfassen und dann zu ClickUp zurückkehren, um die Aufgabe zu aktualisieren. Alles bleibt an einem Ort.
Eines der nützlichsten Features ist die Umwandlung eingehender E-Mails in ClickUp Aufgaben . Wenn Sie eine Projektaktualisierung oder ein Element erhalten, das sofort erledigt werden muss, müssen Sie sich nicht um das Kopieren und Einfügen von Details kümmern.
Konvertieren Sie die E-Mail einfach in eine Aufgabe, weisen Sie sie der richtigen Person zu und legen Sie eine Frist fest - direkt in der E-Mail selbst.
Spaßfakt: Die erste E-Mail wurde 1971 von Ray Tomlinson an sich selbst geschickt. Sie lautete in etwa "QWERTYUIOP"
ClickUp Integrationen
Stellen Sie Ihre Meetings und E-Mails zusammen, indem Sie ClickUp Integrationen verwenden
Binden Sie als nächstes alle vorhandenen Tools von Drittanbietern mit ClickUp-Integrationen . Es gibt mehr als 1.000 Integrationen, darunter Zoom, Google Mail, Outlook, Calendly und mehr.
Mit den Integrationen können Sie Daten aus den Tools, die Ihr Team bereits verwendet, ohne zusätzlichen Aufwand einbinden.
Wir haben eine Outlook-Integration für alle Mitglieder des Teams eingerichtet, damit sie Aufgaben aus Outlook direkt in ClickUp verschieben können - das hat die Sichtbarkeit in den Teams verbessert und die Zahl der verlorenen oder vergessenen Aufgaben, die im Posteingang versinken, verringert
Marc Bonney, Leiter der Abteilung Engagement und Business Innovation bei LiveBetter Community Services
📖 Auch gelesen: Wie Sie den richtigen Meeting-Rhythmus für Ihr Team wählen
ClickUp Meetings
Manchmal lassen sich Meetings einfach nicht vermeiden. Aber wenn Sie eine haben müssen, ClickUp Meetings hilft, sie so reibungslos und effizient wie möglich zu gestalten.
Wenn Sie ein Meeting planen, wird es mit dem ClickUp Kalender Ansicht so dass jeder genau weiß, wann und wo das Meeting stattfindet. Sie können das Meeting auch mit bestimmten Aufgaben oder Projekten verknüpfen, um zu klären, was besprochen werden muss und um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg bleiben.
Organisieren Sie Meetings, Aufgaben und Termine an einem Ort mit der ClickUp Kalender-Ansicht
Mit der Kalender-Ansicht können Sie den Zeitplan Ihres Teams - Meetings, Aufgaben und Termine - schnell an einem Ort visualisieren.
Sie können Meetings oder Termine einfach per Drag-and-Drop anpassen und mögliche Terminkonflikte schnell erkennen. So können Sie Ihren Workload besser ausbalancieren und Ihre Meetings auf die Prioritäten Ihres Teams abstimmen
Anpassen von Meetings und Terminen mit dem Drag-and-Drop-Feature in der ClickUp Kalender-Ansicht
Auch die Vorbereitung auf das Meeting ist einfach.
Sie können eine Agenda einstellen in ClickUp Dokumente damit Ihr Team weiß, was es zu erwarten hat, und sich vorbereiten kann. Während des Meetings können Sie Notizen machen, Aufgaben zuweisen und Entscheidungen an einem Ort festhalten.
Vorbereiten, zusammenarbeiten und wichtige Entscheidungen an einem Ort festhalten - mit ClickUp Docs
Pro-Tipp: Setzen Sie sich in Meetings aufrecht hin und halten Sie die Schultern zurück, um selbstbewusst und engagiert zu wirken. Diese Körpersprache zeigt, dass Sie aktiv an der Unterhaltung beteiligt sind, und lässt Sie sympathischer und engagierter erscheinen.
ClickUp Chat
Führen Sie Unterhaltungen, Aufgaben und Projekte an einem Ort zusammen - mit ClickUp Chat
Es gibt Zeiten, in denen man weder ein Meeting noch eine E-Mail braucht, insbesondere wenn ClickUp Chat bringt Kommunikation und Arbeitsmanagement zusammen.
Im Chat können Sie @Teammitglieder erwähnen, Dateien anhängen und Chats direkt mit Aufgaben verknüpfen. Sie können auch Threads innerhalb einer Unterhaltung erstellen, um verwandte Diskussionen zusammenzuhalten und sicherzustellen, dass alles organisiert und leicht zu verfolgen bleibt.
Für komplexere Diskussionen können Sie eine Chat-Nachricht mit nur einem Klick in eine Aufgabe oder einen Kommentar zu einer Aufgabe umwandeln.
Hier sind Unterhaltungen, Aufgaben und Projekte nicht nur miteinander verbunden, sondern konvergieren.
Vorlagen
Neben den oben genannten Features bietet ClickUp eine Fülle von vorlagen für Kommunikationspläne .
Zum Beispiel die ClickUp Vorlage für Team Kommunikation und Meeting Matrix vereinfacht die Zuweisung von Aufgaben im Zusammenhang mit bestimmten Projekten und gibt klare Richtlinien für das Abschließen von Aufgaben oder das Nachfassen von Maßnahmen vor. Das Beste daran ist, dass Sie Unterhaltungen organisieren und schnell erkennen können, ob Ineffizienzen oder verpasste Gesprächsthemen nicht angesprochen wurden.
Darüber hinaus bietet die ClickUp Vorlage für einen Kommunikationsplan entwickelt einen leicht verständlichen Leitfaden, der den Kommunikationsstil und die Etikette Ihrer Marke sowohl intern als auch extern umreißt.
Es ist phänomenal, wie viel Zeit wir in Meetings einsparen, seit wir auf ClickUp umgestiegen sind. Was uns früher drei Stunden pro Woche für die Planung und Aktualisierung von Ereignissen gekostet hat, dauert jetzt nur noch etwas über eine Stunde. Die beteiligten Teams haben jetzt mehr Zeit, um sich auf wichtigere Prioritäten im Marketing zu konzentrieren._
Alaina Maracotta, Veranstaltungsmarketing bei Vida Health
Best Practices zur Minimierung von Meetings
Seien wir ehrlich: Meetings können sich manchmal wie ein Zeitfresser anfühlen. Obwohl sie für bestimmte Aufgaben unerlässlich sind, muss nicht jede Diskussion von Angesicht zu Angesicht (oder virtuell) stattfinden.
Wenn Sie Meetings auf ein Minimum reduzieren, bleibt mehr Zeit für konzentriertes, produktives Arbeiten - aber wie finden Sie die richtige Balance?
Im Folgenden werden Best Practices vorgestellt, mit denen Sie die Ermüdung durch Meetings verringern und gleichzeitig mit Ihrem Team verbunden und abgestimmt bleiben können. 📅
🚫 Fördern Sie die Absage unnötiger Meetings
Manchmal ist es am besten, Meetings abzusagen, die keinen Wert bringen.
Wenn das Meeting keinen klaren Zweck oder kein gewünschtes Ergebnis hat, warum es dann ansetzen?
Konzentrieren Sie sich auf das, was wirklich wichtig ist, anstatt alle Teilnehmer zu einer ausführlichen Besprechung einzuladen. Wenn es sich um ein kurzes Telefonat oder ein Update handelt, das leicht über das Internet freigegeben werden kann chatten oder per E-Mail sagen Sie das Meeting ab und ersparen Sie allen Beteiligten Zeit. Wenn Sie Ihr Team ohne unnötige Meetings auf derselben Seite halten, bleibt es produktiv und konzentriert sich auf seine eigentlichen Aufgaben.
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Sie müssen kein Meeting einberufen, um sofortiges Feedback zu erhalten oder die Dinge voranzutreiben.
Asynchrone tools wie E-Mail, Projektmanagement-Software, plattformen für virtuelle Meetings und Messaging-Apps ermöglichen es Ihrem Team, in seinem eigenen Tempo zusammenzuarbeiten und zu reagieren, so dass jeder auf dem Laufenden bleibt, ohne sich Zeit für Meetings nehmen zu müssen
ClickUp, die Alles-App für die Arbeit, bringt all diese Funktionen an einem Ort zusammen. Sie können Fortschritte nachverfolgen, kommunizieren und Aufgaben verwalten, ohne das Hin und Her von Einladungen zu planen. Dieses Setup eignet sich perfekt für schnelle Aktualisierungen oder Folgefragen, die keine langwierigen Diskussionen erfordern.
📓Selbstbedienungsdokumentation nutzen
Die Selbstbedienungsdokumentation ist eine enorme Zeitersparnis für Teams.
Wenn alle erforderlichen Informationen leicht zugänglich sind, ist es unnötig, ein Meeting anzusetzen, nur um grundlegende Fragen zu beantworten. Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, Probleme selbständig zu lösen und das zu finden, was es braucht, ohne auf eine Antwort oder ein Meeting zu warten.
Außerdem sorgt eine klare und aktuelle Dokumentation dafür, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen, wodurch Verwirrung minimiert und unnötige Rückfragen vermieden werden.
👍🏾 Ermächtigen Sie Ihr Team, unnötige Einladungen abzulehnen
Geben Sie Ihrem Team die Freiheit, Einladungen zu Meetings abzulehnen, bei denen es nicht erforderlich ist, dass sie mitwirken, oder bei denen es unwahrscheinlich ist, dass sie zu einem gewünschten Ergebnis führen.
Ermutigen Sie sie, zu prüfen, ob das Meeting ihren Prioritäten entspricht, bevor sie die Einladung annehmen. Eine E-Mail könnte effizienter sein, wenn es bei einem Meeting nur darum geht, sich zu melden oder ein paar Fragen zu beantworten.
Wenn die Mitglieder eines Teams das Gefühl haben, dass sie unnötige Meetings ablehnen können, konzentrieren sie sich auf ihre eigenen Aufgaben und tragen effektiver zu den Zielen des Teams bei.
👀 Bonus: Entdecken Sie die auswirkungen von Tagen ohne Meeting auf die Produktivität Ihres Teams.
Einführung von ClickUp als Ihr End-to-End Meeting- und E-Mail-Manager
Abschließend möchte ich anmerken, dass Sie ein System benötigen, das die Zeit respektiert und die Absicht der Klarheit fördert. Vor allem müssen Sie sicherstellen, dass jede Kommunikationskette einen klaren Sinn hat.
Mit ClickUp können Teams weltweit zwischen asynchronen Updates und Zusammenarbeit in Echtzeit wechseln. Die umfassenden Features für die interne Kommunikation ermöglichen es Ihnen, alles zu zentralisieren - vom E-Mail-Projektmanagement über Aufgaben bis hin zur Dokumentation und Terminplanung.
Sind Sie bereit, den Lärm zu reduzieren und die Produktivität zu verbessern? Registrieren Sie sich bei ClickUp noch heute kostenlos an!