Sie haben gerade eine Kalender-Einladung für ein Meeting verschickt, aber als Sie auf „Senden” geklickt haben, kam Ihnen ein Gedanke: Hätte man stattdessen auch eine E-Mail verschicken können?
Dann gibt es noch die Kehrseite: Ihr Posteingang ist überfüllt mit Nachrichten, die in einem kurzen Chatten hätten gelöscht werden können.
Es ist ein Dilemma, mit dem wir alle konfrontiert sind: Wann sollte man ein Meeting ansetzen und wann reicht eine E-Mail?
Um ein Gleichgewicht zwischen Klarheit, Zusammenarbeit und Effizienz herzustellen, kommt es oft darauf an, die richtige Kommunikationsmethode zu wählen. Wenn Sie dabei einen Fehler machen, riskieren Sie, wertvolle Zeit zu verschwenden oder Missverständnisse zu verursachen.
In diesem Blog beschäftigen wir uns mit der uralten Debatte „Meeting oder E-Mail?“. Wir helfen Ihnen dabei, klügere Entscheidungen zu treffen, die Zeit sparen und die Zusammenarbeit im Team verbessern. 👥
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
- Meetings sind oft Zeitverschwendung und können aufgrund ihrer Ineffizienz zu Burnout führen
- Einige Szenarien eignen sich besser für E-Mails: kein klarer Zweck, informative Updates, einfaches Feedback und routinemäßige Check-ins
- Meetings sind notwendig, wenn es eine fokussierte Agenda oder einen Bedarf an Teambildung, schneller Entscheidungsfindung, komplexen Diskussionen oder Zusammenarbeit gibt
- Die Einführung einer E-Mail-First-Kultur reduziert die kognitive Belastung und erhöht die Effizienz, indem sie asynchrone Flexibilität und Rückverfolgbarkeit bietet
- Zu den Strategien für einen E-Mail-First-Ansatz gehören die Neudefinition von Meeting-Richtlinien, die Schulung von Mitarbeitern im Verfassen effektiver E-Mails und die Verwendung von Vorlagen
- Tools wie ClickUp verbessern die Kommunikation, indem sie E-Mail- und Aufgabenmanagement integrieren und so die Notwendigkeit unnötiger Meetings reduzieren
Beurteilen, wann ein Meeting durch eine E-Mail ersetzt werden könnte
Meetings sind oft die bevorzugte Kommunikationsmethode, sollten aber nicht die Standardwahl sein. Übermäßige oder schlecht geplante Meetings können die Produktivität beeinträchtigen, Workflow stören und letztendlich zu Burnout führen.
Untersuchungen zeigen, dass Meetings in 72 % der Fälle ineffektiv sind und 78 % der Befragten sich von der schieren Anzahl der Meetings, an denen sie teilnehmen sollen, überfordert fühlen.
Dies führt unweigerlich zu einer erheblichen Zeitverschwendung, die besser für konzentrierte Arbeit genutzt werden könnte.
Wenn Sie von Ihren Mitarbeitern verlangen, an unnötigen Meetings teilzunehmen, verschwenden Sie wertvolle Arbeit und demotivieren Team-Mitglieder, die das Gefühl haben, dass ihre Anwesenheit keinen Wert bringt.
Anzeichen dafür, dass ein Meeting auch per E-Mail erledigt werden könnte
Nicht jeder Grund für ein Meeting ist es wert, dass man es abhält – eine klare, gut geschriebene E-Mail kann oft genauso effektiv zu erledigen sein.
Hier sind einige Szenarien, die möglicherweise kein Meeting erfordern:
💌 Wenn das Meeting kein klares Ziel hat: Meetings ohne konkrete Tagesordnung führen oft zu ziellosen Diskussionen und dem Meeting-Recovery-Syndrom. Wenn es keine umsetzbaren Ziele gibt, ist eine E-Mail besser geeignet
💌 Wenn das Ziel lediglich darin besteht, zu informieren: Projektaktualisierungen oder fertiggestellte Aufgaben können effizienter durch prägnante E-Mail-Zusammenfassungen freigegeben werden, die die Mitglieder des Teams in ihrer Freizeit lesen können
💌 Wenn Feedback keine Diskussion erfordert: Schriftliches Feedback ermöglicht es den Empfängern, Vorschläge in ihrem eigenen Tempo zu verarbeiten. Sofern das Feedback nicht komplex oder sensibel ist, kann eine detaillierte E-Mail genauso effektiv sein
💌 Wenn wiederkehrende Check-ins überflüssig erscheinen: Wöchentliche oder tägliche Meetings mit wenig Diskussionsstoff können Zeitverschwendung sein. Routinemäßige Updates eignen sich oft besser für E-Mails
🧠 Wissenswertes: Das Konzept formeller Meetings geht auf das antike Griechenland zurück, wo Foren abgehalten wurden, um öffentliche Angelegenheiten zu diskutieren und Ideen zu freigeben.
wann ist ein Meeting notwendig?*
E-Mails können zwar viele Kommunikationsanforderungen von Teams erfüllen, aber in manchen Situationen sind persönliche Meetings für Klarheit und schnelles Handeln wirklich erforderlich.
Hier sind die Schlüssel-Umstände, die ein Treffen Ihres Teams rechtfertigen:
- wenn Sie eine fokussierte Agenda haben: *Meetings mit klaren Zielen und definierten Ergebnissen, wie z. B. die Fertigstellung einer Marketingstrategie oder die Abstimmung von Projekt-Zeitleisten, profitieren von Diskussionen in Echtzeit
- wenn es um den Teamzusammenhalt geht:* Um eine gute Beziehung und Moral aufzubauen, sind mehr persönliche oder virtuelle Interaktionen erforderlich. Regelmäßige Teambesprechungen, Feiern oder Check-ins fördern stärkere Arbeit-Beziehungen
- Wenn Sie schnelle Entscheidungen treffen müssen: Zeitkritische Entscheidungen werden am besten in Meetings getroffen, in denen die Beteiligten Optionen bewerten, Risiken abwägen und schnell zu einer Einigung gelangen können
- wenn die Diskussion komplex ist: *Nuancierte Themen mit widersprüchlichen Standpunkten oder strategischen Wendepunkten lassen sich besser in Meetings behandeln, wo Fragen beantwortet, Bedenken geklärt und die nächsten Schritte abgestimmt werden können
- Wenn Zusammenarbeit und Brainstorming-Sitzungen erforderlich sind: Kreative Problemlösungen und Ideenfindung gedeihen in interaktiven Einstellungen, die spontane Beiträge ermöglichen, die per E-Mail nur schwer zu erreichen sind
🔍 Wussten Sie schon? Im Jahr 2022 wurden weltweit täglich schätzungsweise 333 Milliarden E-Mails versendet und empfangen. Diese Zahl wird bis 2026 voraussichtlich auf 392,5 Milliarden E-Mails pro Tag ansteigen.
Der Wandel hin zu einer E-Mail-First-Kultur
Die Einführung einer E-Mail-First-Kultur bedeutet nicht einfach nur, dass Sie Meetings abschaffen. Sie trägt dazu bei, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem die Kommunikation zielgerichtet und fokussiert ist.
Vorteile von E-Mails gegenüber Meetings
🤝 Asynchrone Flexibilität
E-Mails ermöglichen es den Mitgliedern des Teams, zu antworten, wenn es in ihren Workflow passt, wodurch der Druck der Echtzeit-Interaktion verringert wird.
Dies ist besonders wertvoll für globale Teams, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten.
📝 Dokumentation und Nachverfolgbarkeit
E-Mails dienen als schriftliche Aufzeichnung für spätere Referenzzwecke und sorgen für Klarheit in Bezug auf Aufgaben, Entscheidungen und Committments.
Im Gegensatz zu Meetings, bei denen wichtige Punkte vergessen oder falsch interpretiert werden können, gewährleisten E-Mails die Nachvollziehbarkeit durch einen schriftlichen Nachweis. Sie können auch E-Mail-Schreibtools verwenden, um Ihre Arbeitsbelastung zu reduzieren.
⏰ Zeiteffizienz
Eine gut formulierte E-Mail dauert oft nur wenige Minuten zu schreiben, spart aber insgesamt Stunden an Zeit, die für die Koordination und Teilnahme an einem Meeting aufgewendet werden müssten.
Außerdem können sich Teams auf ihre Arbeit konzentrieren, anstatt unnötige Diskussionen zu führen.
🧘🏾♀️ Geringere kognitive Belastung
Häufige Kontextwechsel zwischen zu vielen Meetings stören die Konzentration.
Ein E-Mail-First-Ansatz minimiert Störungen und ermöglicht es den Teammitgliedern, ihre mentale Energie darauf zu konzentrieren, ihre Aufgaben abzuschließen.
*strategien für einen Ansatz, bei dem E-Mails Vorrang vor Meetings haben
Schauen wir uns nun an, wie Sie diesen Ansatz umsetzen können. 👇
- Neudefinition der Richtlinien für Meetings: Legen Sie klare Richtlinien fest, wann Meetings notwendig sind und wann E-Mails der bevorzugte Kommunikationskanal sind. Verlangen Sie beispielsweise Tagesordnungen und Materialien vor der Besprechung, um unnötige Diskussionen zu vermeiden
- schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Verfassen effektiver E-Mails:* Mangelhaftes E-Mail-Projektmanagement und schlechte Kommunikation führen oft zu unnötigen Meetings. Helfen Sie Ihren Teammitgliedern dabei, prägnante, umsetzbare E-Mails mit klaren Betreffzeilen zu verfassen, um unnötige Rückfragen zu vermeiden
- nutzen Sie Vorlagen und Automatisierung: *Standardisieren Sie die routinemäßige Kommunikation mit E-Mail-Vorlagen für Status-Updates oder Besprechungszusammenfassungen. Automatisieren Sie außerdem Erinnerungen, um Nachfassaktionen nach Meetings zu vermeiden
- Führen Sie eine „24-Stunden-Regel” für Besprechungsanfragen ein: Bitten Sie die Teammitglieder, Probleme mindestens 24 Stunden lang per E-Mail oder asynchronen Tools zu lösen, bevor sie ein Meeting anfragen. Dies fördert eine durchdachte, proaktive Kommunikation
- nachverfolgung von Kommunikationsergebnissen: *Bewerten Sie regelmäßig, ob Aufgaben mit dem E-Mail-First-Ansatz effizient abgeschlossen werden. Wenn Probleme auftreten, prüfen Sie, ob ein Meeting zu mehr Klarheit oder Abstimmung geführt hätte
🔍 Wussten Sie schon? Die Zwei-Pizza-Meeting-Richtlinie besagt, dass produktive Meetings nicht mehr Teilnehmer haben sollten, als mit zwei Pizzen versorgt werden können. Und ja, diese Regel wird oft Jeff Bezos, dem Gründer von Amazon, zugeschrieben.
*tools zur Verbesserung der Kommunikation
Um das richtige Gleichgewicht zwischen Teamarbeit und Effizienz zu finden, benötigen Sie Workplace Communication Tools, die die Kommunikation einfach und effektiv machen. Das Ziel ist es, eine Plattform zu finden, die Ihnen hilft, E-Mails besser zu verwalten und gleichzeitig Meetings auf ein Minimum zu reduzieren.
Ein solches tool ist ClickUp, die Alles-App für die Arbeit.
Betrachten Sie es als Ihren hub, an dem Aufgaben, E-Mails und Team-Unterhaltungen zusammenlaufen.
Möchten Sie Aufgaben zuweisen? Erledigt. Möchten Sie den Fortschritt des Projekts nachverfolgen? Kein Problem. Möchten Sie die schriftliche Kommunikation klar halten, ohne endlose E-Mail-Threads oder Meetings? ClickUp hat die Lösung für Sie.
Schauen wir uns die Features von ClickUp einmal genauer an. ✅
*clickUp E-Mail-Projektmanagement
ClickUp E-Mail Projektmanagement erleichtert die Verwaltung von Kommunikation und Aufgaben erheblich.
Anstatt ständig zwischen Ihrem E-Mail-Client und ClickUp hin und her zu wechseln, können Sie E-Mails direkt aus Ihrem ClickUp-Workspace heraus senden, empfangen und deren Nachverfolgung durchführen. Dies passt perfekt zu einem E-Mail-First-Ansatz, bei dem Sie effizient und organisiert arbeiten möchten, ohne sich für jede kleine Aktualisierung auf Meetings verlassen zu müssen.
Wenn Sie als Beispiel einem Client ein Update senden, Feedback einholen oder eine kurze Frage zu einem Projekt stellen möchten, können Sie dies alles direkt aus der Aufgabe heraus tun.
Ich drücke einen Knopf und E-Mails werden versendet, alles wird vereinfacht und durch einfaches Drücken einer Schaltfläche oder Auswahl einer Option werden alle erforderlichen Prozesse ausgeführt, wodurch selbst die schwierigsten Aufgaben vereinfacht werden.
Ich drücke eine Schaltfläche und E-Mails werden versendet, alles wird vereinfacht und durch einfaches Drücken einer Schaltfläche oder durch Auswahl einer Option werden alle erforderlichen Prozesse erledigt, wodurch selbst die schwierigsten Aufgaben vereinfacht werden.
Sie müssen nicht mehr in Ihren Posteingang springen, eine E-Mail verfassen und dann zu ClickUp zurückkehren, um die Aufgabe zu aktualisieren. Alles bleibt an einem Ort.
Eine der nützlichsten Features ist die Umwandlung eingehender E-Mails in ClickUp Aufgaben. Wenn Sie ein Projekt-Update oder eine Aufgabe erhalten, die sofortige Aufmerksamkeit erfordert, müssen Sie sich keine Gedanken mehr über das Kopieren und Einfügen von Details machen.
Wandeln Sie die E-Mail einfach in eine Aufgabe um, weisen Sie sie der richtigen Person zu und legen Sie eine Frist fest – direkt aus der E-Mail heraus.
🧠 Wissenswertes: Die erste E-Mail wurde 1971 von Ray Tomlinson an sich selbst verschickt. Sie lautete in etwa „QWERTYUIOP“
ClickUp-Integrationen
Integrieren Sie anschließend alle vorhandenen tools von Drittanbietern mit ClickUp Integrations. Es gibt über 1.000 Integrationen, darunter Zoom, Gmail, Outlook, Calendly und viele mehr.
Durch Integrationen können Sie Daten aus den tools, die Ihr Team bereits verwendet, ohne zusätzlichen Aufwand einbinden.
Wir haben für alle Teammitglieder eine Outlook-Integration eingerichtet, damit sie Aufgaben direkt aus Outlook in ClickUp übertragen können. Dies hat die Sichtbarkeit zwischen den Teams verbessert und die Anzahl verlorener oder vergessener Aufgaben reduziert, die sonst in den Tiefen des E-Mail-Posteingangs verschwinden würden.
Wir haben für alle Teammitglieder eine Outlook-Integration eingerichtet, damit sie Aufgaben direkt aus Outlook in ClickUp übertragen können. Dies hat die Sichtbarkeit zwischen den Teams verbessert und die Anzahl verlorener oder vergessener Aufgaben reduziert, die sonst in den Tiefen des E-Mail-Posteingangs verschwinden würden.
📖 Lesen Sie auch: So wählen Sie die richtige Meeting-Frequenz für Ihr Team
*clickUp Meetings
Manchmal sind Meetings einfach unvermeidbar. Wenn Sie jedoch ein Meeting abhalten müssen, hilft Ihnen ClickUp Meetings dabei, es so reibungslos und effizient wie möglich zu gestalten.
Wenn Sie ein Meeting planen, wird es mit der ClickUp-Kalender-Ansicht synchronisiert, sodass jeder genau weiß, wann und wo es stattfindet. Sie können das Meeting auch mit bestimmten Aufgaben oder Projekten verknüpfen, um zu verdeutlichen, was besprochen werden muss, und sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg bleiben.
Mit der Kalender-Ansicht können Sie außerdem den Zeitplan Ihres Teams – Meetings, Aufgaben und Fristen – schnell und übersichtlich an einem Ort visualisieren.
Sie können Meetings oder Termine ganz einfach per Drag-and-Drop anpassen und potenzielle Terminkonflikte schnell erkennen. So können Sie Ihre Arbeitsbelastung leichter ausgleichen und Ihre Meetings an den Prioritäten Ihres Teams ausrichten
Auch die Vorbereitung auf das Meeting ist ganz einfach.
Sie können vorab eine Agenda in ClickUp Dokumenten erstellen, damit Ihr Team weiß, was es erwartet, und sich entsprechend vorbereiten kann. Während des Meetings können Sie Notizen machen, Aufgaben zuweisen und Entscheidungen an einem Ort festhalten.
💡 Profi-Tipp: Sitzen Sie während Meetings aufrecht mit zurückgenommenen Schultern, um selbstbewusst und engagiert zu wirken. Diese Körpersprache zeigt, dass Sie sich aktiv an der Unterhaltung beteiligen, wodurch Sie zugänglicher und engagierter wirken.
ClickUp chatten
Es gibt Situationen, in denen Sie weder ein Meeting noch eine E-Mail benötigen, insbesondere wenn ClickUp Chatten Kommunikation und Arbeit zusammenführt.
Beim Chatten können Sie Teamkollegen mit @ erwähnen, Dateien anhängen und Chats direkt mit Aufgaben verknüpft. Sie können auch Threads innerhalb einer Unterhaltung erstellen, um verwandte Diskussionen zusammenzufassen, sodass alles übersichtlich und leicht zu verfolgen bleibt.
Bei komplexeren Diskussionen können Sie eine Chatten-Nachricht mit nur einem Klick in eine Aufgabe oder einen Kommentar zu einer Aufgabe umwandeln.
Hier bilden sich Unterhaltungen, Aufgaben und Projekte nicht nur in einer Verbindung – sie konvergieren.
Vorlagen
Neben den oben genannten Features bietet ClickUp eine Vielzahl von Vorlagen für Kommunikationspläne.
Die ClickUp-Vorlage für Teamkommunikation und Besprechungsmatrix vereinfacht beispielsweise die Zuweisung von Aufgaben im Zusammenhang mit bestimmten Projekten und enthält klare Richtlinien für die Erledigung von Aufgaben oder Folgemaßnahmen. Das Beste daran ist, dass Sie Unterhaltungen organisieren und schnell ungelöste Ineffizienzen oder versäumte Gesprächspunkte erkennen können.
Darüber hinaus bietet die ClickUp-Vorlage für Kommunikationspläne einen leicht verständlichen Leitfaden, der den Kommunikationsstil und die Etikette Ihrer Marke sowohl intern als auch extern umreißt.
Es ist phänomenal zu sehen, wie viel Zeit wir seit der Umstellung auf ClickUp bei Meetings eingespart haben. Was früher drei Stunden pro Woche für die Planung von Ereignissen und Aktualisierungen in Anspruch genommen hat, dauert jetzt nur noch etwas mehr als eine Stunde. Die beteiligten Teams haben nun mehr Zeit, sich auf wichtigere Marketing-Prioritäten zu konzentrieren.
Es ist phänomenal zu sehen, wie viel Zeit wir seit der Umstellung auf ClickUp bei Meetings eingespart haben. Was früher drei Stunden pro Woche für die Planung von Ereignissen und Aktualisierungen in Anspruch genommen hat, dauert jetzt nur noch etwas mehr als eine Stunde. Die beteiligten Teams haben nun mehr Zeit, sich auf wichtigere Marketing-Prioritäten zu konzentrieren.
*best Practices zur Minimierung von Meetings
Seien wir ehrlich: Meetings können manchmal wie Zeitverschwendung empfunden werden. Sie sind zwar für bestimmte Aufgaben unerlässlich, aber nicht jede Diskussion muss persönlich (oder virtuell) stattfinden.
Durch die Minimierung von Meetings gewinnen Sie Zeit für konzentrierteres und produktiveres Arbeiten – aber wie finden Sie die richtige Balance?
Lassen Sie uns bewährte Methoden erkunden, mit denen Sie die Meeting-Müdigkeit reduzieren und gleichzeitig mit Ihrem Team in Verbindung bleiben und sich abstimmen können. 📅
🚫 Fördern Sie die Absage unnötiger Meetings
Manchmal ist es am besten, Meetings abzusagen, die keinen Wert bringen.
Wenn das Meeting kein klares Ziel oder gewünschtes Ergebnis hat, warum sollte man es dann überhaupt ansetzen?
Anstatt alle zu einem ausführlichen Meeting zusammenzurufen, konzentrieren Sie sich auf das, was wirklich wichtig ist. Wenn es sich um einen kurzen Anruf oder ein Update handelt, das leicht per Chatten oder E-Mail freigegeben werden kann, sagen Sie das Meeting ab und sparen Sie allen Zeit. Wenn Sie Ihr Team ohne unnötige Meetings auf dem gleichen Stand halten, bleibt es in Sachen Produktivität und Konzentration auf seine Kernaufgaben.
📫 Setzen Sie sich für asynchrone Tools ein
Sie müssen kein Meeting ansetzen, um sofortiges Feedback zu erhalten oder Dinge voranzubringen.
Asynchrone tools wie E-Mail, Projektmanagement-Software, virtuelle Meeting-Plattformen und Messaging-Apps ermöglichen es Ihrem Team, in seinem eigenen Tempo zusammenzuarbeiten und zu reagieren, sodass alle auf dem Laufenden bleiben, ohne Zeit für Meetings aufwenden zu müssen.
ClickUp, die Alles-App für die Arbeit, vereint all diese Funktionen an einem Ort. Sie können den Fortschritt nachverfolgen, kommunizieren und Aufgaben verwalten, ohne sich um die Terminplanung kümmern zu müssen. Diese Konfiguration eignet sich perfekt für schnelle Updates oder Folgefragen, die keine langwierigen Diskussionen erfordern.
📓Nutzen Sie Selbstbedienungsdokumentation
Selbstbedienungsdokumentation spart den Teams enorm viel Zeit.
Wenn alle erforderlichen Informationen leicht zugänglich sind, ist es unnötig, ein Meeting anzusetzen, nur um grundlegende Fragen zu beantworten. Befähigen Sie Ihr Team, Probleme selbstständig zu lösen und das zu finden, was es braucht, ohne auf eine Antwort oder ein Folgetreffen warten zu müssen.
Außerdem sorgt eine klare und aktuelle Dokumentation dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind, wodurch Verwirrung minimiert und unnötige Rückschritte vermieden werden.
👍🏾 Befähigen Sie Ihr Team, unnötige Einladungen abzulehnen
Es ist wichtig, Ihrem Team die Freiheit zu geben, Meeting-Einladungen abzulehnen, die keine Beiträge erfordern oder wahrscheinlich nicht zum gewünschten Ergebnis führen.
Ermutigen Sie sie, vor der Annahme der Einladung zu prüfen, ob das Meeting mit ihren Prioritäten übereinstimmt. Eine E-Mail könnte effizienter sein, wenn das Meeting nur dazu dient, sich zu informieren oder ein paar Fragen zu beantworten.
Wenn Mitglieder des Teams sich befähigt fühlen, unnötige Meetings abzulehnen, bleiben sie auf ihre eigenen Aufgaben konzentriert und tragen effektiver zu den Zielen des Teams bei.
👀 Bonus: Entdecken Sie, wie sich Meeting-freie Tage auf die Produktivität Ihres Teams auswirken.
Nutzen Sie ClickUp als Ihren End-to-End-Manager für Meetings und E-Mails
Als geschlossene Notiz lässt sich sagen, dass Sie ein System benötigen, das Zeit respektiert und Klarheit fördert. Vor allem müssen Sie sicherstellen, dass jede Kommunikationskette einen klaren Zweck hat.
Mit ClickUp wechseln Teams weltweit zwischen asynchronen Updates und Echtzeit-Zusammenarbeit. Dank der umfassenden internen Kommunikationsfeatures können Sie alles zentralisieren, von E-Mail-Projektmanagement und Aufgaben bis hin zu Dokumentation und Terminplanung.
Sind Sie bereit, Ablenkungen zu reduzieren und Ihre Produktivität zu steigern? Melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an!