Effizienz vs. Effektivität: Ein Leitfaden zur Optimierung Ihres Workflows

Angenommen, Sie müssen zehn Aufgaben abschließen. Ähnliche Aufgaben zu bündeln, zu delegieren, zu automatisieren und die Liste so schnell wie möglich abzuhaken, bedeutet Effizienz. Die Auswahl der wichtigsten Aufgaben, in die Sie Ihre Energie zuerst investieren, ist Effektivität.

In der Theorie klingt das einfach. In Organisationen, die große Projekte mit mehreren Mitarbeitern durchführen, kann es jedoch eine Herausforderung sein, zwischen Effizienz und Effektivität abzuwägen.

In diesem Blogbeitrag bieten wir Ihnen Hilfe an.

Was ist Effizienz?

Unter Effizienz versteht man die Fähigkeit, mit einem Minimum an Zeit und Ressourcen mehr zu erledigen. Wenn Sie Effizienz anstreben, würden Sie:

Minimierung der Verschwendung von Zeit und Material. Zu erledigen wäre zum Beispiel bei einer effizienten Montagelinie alles, um die Zeitspanne zwischen zwei aufeinander folgenden Prozessen zu eliminieren und den Einsatz unnötiger Ressourcen zu vermeiden.

Verbesserung der Prozesse durch Rationalisierung des Flows der Arbeit und Beseitigung von Engpässen. Ein Beispiel: Ein Projektmanager für Dienstleistungen stellt sicher, dass Informationen an alle Mitglieder des Teams durch Standups, Retrospektiven usw. weitergegeben werden.

Maximierung der Produktivität durch Tools und Automatisierung. Ein Beispiel: Ein Softwareentwicklungsteam würde eine automatisierte Qualitätssicherung einrichten, um sicherzustellen, dass mehr Tests pro Stunde durchgeführt werden.

Alles messen. Ein Schlüsselaspekt der Effizienz sind Metriken. Teams verwenden Schlüssel-Leistungsindikatoren (KPIs) für jeden Teil des Prozesses, um sicherzustellen, dass der Output maximiert wird.

Effektivität ist zwar nicht genau das Gegenteil, aber doch etwas anderes. Das müssen wir verstehen.

Was ist Effektivität?

Effektivität ist die Fähigkeit einer Organisation, die richtigen Dinge zu erledigen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Wenn Sie Effektivität anstreben, müssen Sie:

• Klare Ziele setzen, die die Entscheidungsfindung während des gesamten Projekts leiten werden
• Priorisieren Sie Aufgaben, die zur Erreichung der Ziele beitragen, die Sie sich selbst gesetzt haben
• Fokussieren Sie sich auf die Erstellung von Werten, indem Sie wichtigen Arbeiten Vorrang vor dringenden Aufgaben geben und langfristige strategische Ziele vorantreiben
• Das große Ganze von Business-Wert, Kundenerfahrung, Innovation und Shareholder Value sehen

Schlüsselunterschiede zwischen Effizienz und Effektivität

Einfach ausgedrückt, bedeutet Effizienz, Dinge gut oder richtig zu erledigen. Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu erledigen. Wie funktioniert das in der realen Welt? Das wollen wir herausfinden.

Fokus auf Ressourcen vs. Ergebnisse

Effizienz konzentriert sich auf die Maximierung von Ressourcen. Es geht darum, aus jeder Einheit des Inputs ein Maximum an Output zu erzielen.

Wenn Sie zum Beispiel einen Kuchen backen, wäre es effizient, wenn Sie jedes Zuckerkorn oder jeden Tropfen Butter für das Endprodukt verwenden würden.

Bei der Effektivität geht es darum, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Es geht um die Verbesserung der Qualität und des Nutzens des Produkts.

Ein Beispiel: Im Streben nach Effektivität würden Sie Zucker durch Stevia ersetzen, um eine größere Anzahl von Kunden mit Ernährungsproblemen anzusprechen, auch wenn das teuer ist.

Kurzfristig vs. langfristig

Effizienz konzentriert sich in der Regel auf kurzfristige Ergebnisse. Sie zielt darauf ab, jeden kleinen Aspekt/Teil des Prozesses zu optimieren, um Verschwendung zu vermeiden. Ein effizienter Vertriebsmitarbeiter könnte jede Minute seines Tages für Anrufe nutzen, um effizient zu sein.

Effektivität konzentriert sich auf langfristige Ergebnisse. Sie zielt darauf ab, die Wirkung auf den Kunden zu verbessern, um den Wert zu maximieren. Ein effektiver Vertriebsmitarbeiter würde seine Recherchen zu erledigen, das Angebot benutzerdefiniert gestalten und die richtige Art von Interessenten anrufen.

Granular vs. großes Bild

Bei der Effizienz geht es um die kleinsten Details. Es geht um jedes Zuckerkorn und jeden Tropfen Butter. In der Regel konzentrieren sich Unternehmen auf die Verbesserung der Effizienz kleinerer Einheiten einer Organisation, z. B. eines Einzelnen oder eines Teams.

Bei der Effektivität geht es um das große Ganze, d. h. um die Steigerung der Wirkung des Ganzen. Um die Effektivität zu messen, konzentrieren sich die Geschäfte auf die Bedürfnisse der Kunden, den Wert, die Nachhaltigkeit und den Wettbewerbsvorteil. In diesem Fall konzentrieren sich die Unternehmen darauf, sicherzustellen, dass alle beweglichen Teile gut zusammenpassen.

Metriken und Messung

Die Effizienz wird auf der Ebene der Prozesse/Projektdurchführung genau überwacht und gemessen. Teams verwenden KPIs wie Stundenleistung, Durchlaufzeit, Zykluszeit, Ressourcenauslastung usw.

Die Effektivität wird ebenfalls genau überwacht, allerdings auf der Ebene des Geschäfts. Teams verwenden Metriken wie Kundenzufriedenheit (CSAT), Konversionsrate, Produkt-/Feature-Akzeptanzrate, usw.

Fassen wir zusammen.

Unterschiede zwischen Effizienz und Effektivität

Wenn man sich die Unterschiede ansieht, könnte man meinen, dass man das eine dem anderen vorziehen sollte. Wenn Sie das zu erledigen versuchen, wäre das ein Fehler. Für den Erfolg jeder Organisation sind sowohl Effizienz als auch Effektivität wichtig.

Warum sowohl Effizienz als auch Effektivität wichtig sind

Effizienz und Effektivität sind zwei wichtige Aspekte eines jeden Geschäfts. Sie helfen dabei, die richtigen Dinge auf die richtige Weise zu erledigen. Und das ist eine starke Kombination. Lassen Sie uns das am Beispiel eines Softwareentwicklungsprojekts erläutern.

Weder effizient noch effektiv

Wenn ein Entwicklungsteam weder effizient noch effektiv ist, verzögern sich die Projekte, die Qualität der Software ist uneinheitlich, die Beteiligten im Geschäft sind unzufrieden und das Projekt wird wahrscheinlich scheitern.

Effizient, aber nicht effektiv Technische Effizienz würde sicherstellen, dass Sie pünktlich und innerhalb des Budgets liefern. Ihre Teams werden gut ausgelastet und sind produktiv.

Da sie jedoch nicht effektiv sind, könnten sie den wichtigsten Aufgaben keine Priorität einräumen. Sie hätten Features entwickelt, die den Anforderungen des Kunden nicht gerecht werden. Dies führt zur Unzufriedenheit des Kunden und damit zum Scheitern des Projekts.

Effektiv, aber nicht effizient

Wenn Teams effektiv sind, setzen sie die richtigen Prioritäten. Sie arbeiten an Problemen, die dringend und wichtig sind. Sie schaffen Business-Wert für jeden Benutzer.

Aufgrund ihrer Ineffizienz benötigen sie jedoch möglicherweise zu viel Zeit und geben zu viel von ihren Budgets aus. Sie sind nicht in der Lage, Engpässe zu überwinden, was sogar dazu führen kann, dass das Projekt nie abgeschlossen wird.

Effizient und effektiv

Ein effizientes und effektives Team würde:

• Die Features entwickeln, die die Kunden brauchen und wollen
• Die richtigen Probleme mit hochwertiger Software lösen
• Sich auf die Schaffung eines herausragenden Benutzererlebnisses konzentrieren
• Pünktlich und im Rahmen des Budgets liefern und schneller auf den Markt kommen
• Optimale Nutzung der Fähigkeiten und der Zeit des Entwicklungsteams

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Effizienz und Effektivität sich gegenseitig ergänzen. Professionelle Teams müssen beides konsequent optimieren. Und so geht's.

Strategien zur Steigerung von Effizienz und Effektivität

Oft wirkt sich die Verbesserung des einen negativ auf das andere aus. Wenn Sie sich zum Beispiel zu sehr auf die Verringerung der Verschwendung konzentrieren, stellen Sie möglicherweise Produkte her, die den Kundenanforderungen nicht gerecht werden.

Zucker ist natürlich billiger als Stevia. Aber für einen Kunden, der einen Keto-Kuchen möchte, ist ein Kuchen mit Zucker ineffektiv - im Grunde ist die gesamte Produktion verschwenderisch.

Gute Business-Leader verstehen das. Deshalb bemühen sie sich, das richtige Gleichgewicht zwischen optimaler Effizienz und Effektivität zu finden. Um dies gut zu erledigen, brauchen Sie ein robustes Projektmanagement tool wie ClickUp .

Tools und Techniken für mehr Effizienz

Bevor Sie etwas optimieren, sollten Sie verstehen, was es bedeutet. Richten Sie die richtigen Systeme ein, um die aktuelle Leistung auf gesunde Art und Weise zu verfolgen.

Planen Sie Ihre Arbeit

Machen Sie Effizienz zu einem wichtigen Ziel in Ihrem organisationsplanung . Teilen Sie Ihr Projekt in kleine, überschaubare Teile auf. Weisen Sie Benutzer zu und verfolgen Sie den Fortschritt mit Hilfe eines Aufgabenverwaltungssystems wie ClickUp Aufgaben . Konsolidieren Sie alle relevanten Informationen, verknüpfen Sie Ressourcen, fügen Sie Checklisten hinzu, und verwenden Sie verschachtelte Kommentare, um diese Aufgaben zur einzigen Quelle der Wahrheit im Projekt zu machen.

clickUp Tasks als Ihre zentrale Anlaufstelle für alle relevanten Informationen

Zeiterfassung

Die Zeit, die für das Abschließen einer Aufgabe benötigt wird, ist ein Schlüsselindikator für die Effizienz. Egal, ob Sie im Baumanagement oder in der Softwareentwicklung tätig sind, verfolgen Sie den Zeitaufwand für jede Aufgabe.

Verwenden Sie ClickUp Projekt Zeiterfassung um zu schätzen, wie lange eine Aufgabe voraussichtlich dauern wird. Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, vergleichen Sie die Schätzungen mit den tatsächlichen Werten, um Lücken zu erkennen. Nutzen Sie die Erkenntnisse aus berichterstellung zur Zeiterfassung um die Effizienz künftiger Projekte zu steigern.

Wenn Sie z. B. geschätzt haben, dass die Entwicklung eines bestimmten Features 2 Stunden dauert, tatsächlich aber 4 Stunden benötigt haben, ist Ihr Prozess nicht so effizient, wie Sie dachten.

Der Grund dafür könnte ein unsachgemäßer Information Flow sein, das Fehlen notwendiger Tools oder das Fehlen der richtigen Fähigkeiten. Die Identifizierung der Grundursache hilft, diese Effizienzlücke zu minimieren.

zeiterfassung > effizient werden mit ClickUp

Ergebnisse überwachen

Effizienz wird in kleinen, aber beständigen Verbesserungen der Metriken gemessen. Um diese Verbesserungen zu erzielen, müssen Unternehmen die Leistung in Echtzeit mit KPI-basierter Berichterstellung überwachen und nachverfolgen.

Verwenden Sie ClickUp Dashboards um die Berichte zu erstellen, die Sie benötigen, und die Zeitleiste, für die Sie sie benötigen. Egal, ob Sie monatliche Timesheets, wöchentliche Ressourcennutzung oder tägliche Produktivität benötigen, richten Sie die entsprechenden Widgets ein und geben Sie sie auf sichere Weise für alle relevanten Beteiligten frei.

clickUp Dashboard für die Berichterstattung über die Effizienz von Projekten

Bonus: Nachverfolgung des Fortschritts eines Projekts

Automatisierung

Sobald Sie alle Daten haben, die Sie benötigen, automatisieren Sie alles, was keinen menschlichen Aufwand erfordert. Mit ClickUp's 100+ projektmanagement-Automatisierung vorlagen können Sie ineffiziente Workflows rationalisieren. Ganz gleich, ob es sich um die automatische Änderung des Status, die Neuzuweisung von Benutzern oder den Versand von E-Mails/Benachrichtigungen handelt, richten Sie alles so ein, dass es unabhängig und effizient funktioniert.

Wenn Sie das gewisse Extra brauchen, nutzen Sie ClickUp Brain, um Projekt-Updates zu generieren, die richtigen Antworten zu erhalten, automatisierte Workflows zu erstellen, hochwertige Inhalte zu schreiben und vieles mehr.

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Sobald Sie sich um die granulare Effizienz gekümmert haben, ist es an der Zeit, sich mit der Effektivität im großen Rahmen zu befassen.

Mehr dazu wie man die Effizienz des Workflows verbessert ist hier.

Methoden zur Steigerung der Effektivität

Ziele setzen

Um effektiv zu sein, müssen Sie wissen, was Sie erreichen wollen. Den richtigen Start erwischen Sie mit ClickUp Ziele . Legen Sie Einzelziele für Sprints, Vertrieb, Marketing, Talentakquise, Betrieb und mehr fest. Organisieren Sie sie in Ordnern und fassen Sie den Fortschritt über mehrere Einzelziele zusammen, um eine bessere Sichtbarkeit der Effizienz zu erreichen.

Mit ClickUp Goals Termine und Verantwortlichkeiten mit einer übersichtlichen Zeitleiste umfassend visualisieren

Kollaborieren

Um die Effektivität zu steigern, müssen Informationen und Wissen von einem Mitglied des Teams zum anderen fließen.

Dokumentieren: Verwenden Sie ClickUp Docs, um alle relevanten Informationen an einem Ort zu sammeln und alle Teams auf dieselbe Seite zu bringen. Erstellen Sie Standardarbeitsanweisungen (SOPs), an die sich Teams halten können. Geben Sie diese sicher für alle Mitglieder des Teams frei. Bitten Sie um Kommentare und Vorschläge. Aktualisieren Sie Ihre Business-Prozesse auf dem Weg.

wissen freigeben mit ClickUp Docs

Visualisieren

Nutzen Sie ClickUp Whiteboards, um komplexe Prozesse und Workflows auf Karten abzubilden. Arbeiten Sie im Team zusammen, um Prozesse zu erstellen, die sowohl die Effektivität als auch die Effizienz optimieren. Aktualisieren Sie es von Zeit zu Zeit.

sehen Sie Ihre Prozesse in Aktion > Verbessern Sie die Effektivität mit ClickUp

Kommunizieren

Für alles andere sollten Sie eine Plattform für die Zusammenarbeit in Echtzeit einrichten, die sich an alle kommunikationsstile am Arbeitsplatz .

Verwenden Sie ClickUp Chatten ermöglicht Nachrichten im Kontext und verbindet die Kommunikation mit Projektkanälen. Teilnahme an Gesprächen mit einem Klick, automatische Zusammenfassungen und Elemente für Aktionen.

ClickUp Chat für alle Ihre Kommunikationsbedürfnisse

Analysieren Sie Leistungsdaten

Zur Verbesserung prozess-Effizienz und Effektivität parallel zu betrachten, verschiedene Datenpunkte zu betrachten und die Punkte zu verbinden.

Wenn Sie zum Beispiel feststellen, dass Ihre Kundenakquisitionskosten hoch sind, schauen Sie sich die Marketing effizienz-Metriken die Sie eingestellt haben. Wenn sich Ihre Projekte verzögern, überprüfen Sie workload-Management und Berichterstellung über die Produktivität.

Zu erledigen ist es wichtig, dass Sie nicht auf die üblichen Missverständnisse hereinfallen. Lassen Sie uns das untersuchen.

Gängige Missverständnisse

Effizienz und Effektivität bilden die Grundlage für das Leistungsmanagement eines jeden Unternehmens. Dennoch werden sie auf unterschiedliche Weise verstanden, umgesetzt und optimiert. Dabei kann es vorkommen, dass man bestimmten falschen Vorstellungen Glauben schenkt.

Hier erfahren Sie, wie Sie das erkennen und vermeiden können.

🙅🏻‍♀️ Effizienz ist gleich Erfolg

Unternehmen streben regelmäßig nach Effizienz als Mittel zum Erfolg im Geschäft. Effizienzsteigerungen können zwar die Kosten senken und den Output maximieren, aber sie versprechen keinen Erfolg.

🙅🏻‍♀️ Effektivität ist alles, was zählt

Effektivität ist dem Erfolg näher als Effizienz, da sie sich auf den Wert des Geschäfts und die Kundenzufriedenheit konzentriert. Das ist jedoch nicht alles, was zählt, denn wie effektiv man auch sein mag, ein ineffizienter Betrieb kann teuer und unrentabel werden, so dass er sich in Luft auflöst.

🙅🏻‍♀️ Effizienz/Effektivität ist schwarz oder weiß

Business denkt oft, dass Effizienz oder Effektivität eine Frage von Ja oder Nein ist. Entweder man ist effizient oder nicht. Das ist ein Irrglaube.

Jeder Prozess und jedes Geschäft befindet sich zu jedem Zeitpunkt in einer bestimmten Phase der Effizienz/Effektivität. Sie können Ihre Prozesse optimieren, um den Grad Ihrer Effizienz und Effektivität zu verbessern. Es gibt immer eine Möglichkeit, die Effizienz oder Effektivität zu maximieren, und das sollte der Schlüssel zu Ihren kontinuierlichen Verbesserungsstrategien sein.

Wie würde das in der Praxis aussehen?

Praktische Anwendungen am Arbeitsplatz

In der Regel sind Projektmanager, Betriebsleiter, Prozessingenieure usw. die Personen, die sich mit Effizienz beschäftigen. Es muss aber nicht auf diese Rollen beschränkt sein. Jeder Mitarbeiter und jedes Team kann die Effizienz und Effektivität in seinem Arbeitsbereich verbessern. Nachstehend einige Beispiele.

Verbesserung individueller Workflows

Checken Sie Ihre E-Mails zu oft? Werden Sie durch Textnachrichten von Teammitgliedern abgelenkt? Wie viele Stunden Ihres Tages verbringen Sie in Meetings? Jeder Einzelne kann seine Arbeit durchsehen, um Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz zu finden.

Persönliche Zieleinstellungen, Bewertungen, Tagebuchführung, Selbstbeobachtung usw. können dazu beitragen, die Effizienz zu verbessern.

Bewertung der Leistung eines Teams

Manager können Effizienz- und Effektivitätsparameter verwenden, um Teambewertungen durchzuführen. In Retrospektiven, persönlichen Meetings und Gruppengesprächen können Manager ihre Teams dabei unterstützen, individuell und kollektiv besser zu arbeiten.

Eine Kultur der Ausgewogenheit schaffen

Wenn sich Manager allein auf die Effizienz konzentrieren, setzen sie möglicherweise hohe Standards für Produktivität und Output ihres Teams. Dies kann im besten Fall zu Unzufriedenheit und im schlimmsten Fall zu Burnout bei den Mitarbeitern führen. Andererseits kann die alleinige Konzentration auf die Effektivität zu Verschwendung führen.

Gute Manager denken über Folgendes nach wie sie die Verteilung des Workflows in ihren Teams verbessern können . Sie finden ein Gleichgewicht zwischen dem Einsatz von weniger Ressourcen und dem Erreichen des gewünschten Ergebnisses, wodurch eine insgesamt leistungsfähigere Organisation entsteht.

Effizienz und Effektivität erreichen: Optimieren Sie Ihre Workflows mit ClickUp

Effizienz vs. Effektivität ist die falsche Sichtweise. Weder ist das eine besser als das andere, noch bringt das eine das gewünschte Ergebnis. Vielmehr liegt der Erfolg in der Goldlöckchen-Zone zwischen Effizienz und Effektivität.

Um diese zu erreichen, bedarf es sinnvoller Ziele, durchdachter Prozesse und robuster Tools wie ClickUp.

In den Bereichen Brainstorming, Projektmanagement, Berichterstellung, Automatisierung und KI bietet ClickUp alles, was Sie brauchen, um effizient und effektiv zu arbeiten. Wenn Sie es konsequent nutzen, hilft ClickUp Ihnen, Einsichten und Chancen zu entdecken, die in der Komplexität der täglichen Arbeit verborgen sind.

Probieren Sie es selbst aus. Melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an .