Eine der größten Herausforderungen für alle Führungskräfte besteht darin, die Autonomie der Mitarbeiter mit dem Bedürfnis nach Struktur und Anleitung in Einklang zu bringen.
Eine Umfrage der Senior Analysten Priyanka Mehrotra und Stacia Grar zeigt dieses Spannungsfeld auf 88% der Befragten bevorzugen einen Ansatz mit viel Vertrauen und wenig Mikromanagement, aber 70 % wünschen sich dennoch regelmäßige Rücksprachen mit den Vorgesetzten.
Dies führt uns zu der Frage: Wie können Manager diese scheinbar widersprüchlichen Bedürfnisse miteinander in Einklang bringen und die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter sicherstellen?
Eine Möglichkeit, dies zu erledigen, besteht darin, regelmäßig Check-in-Fragen zu stellen, die sich auf die Bedürfnisse und Karriereziele Ihres Teams konzentrieren. Indem sie den Schwerpunkt von den Ergebnissen (dem Abschließen von Aufgaben) auf die Ausrichtung auf Ziele verlagern, können Manager ein Gefühl der Verbindung aufrechterhalten, ohne Mikromanagement zu betreiben. Die Mitarbeiter fühlen sich unterstützt, behalten aber auch die Eigentümerschaft über ihre Arbeit.
In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, wie Sie bei Meetings mitarbeiterzentrierte Check-Ins durchführen können, und erhalten 100 einsatzbereite Fragen für verschiedene Szenarien.
Was sind Check-In-Fragen?
Check-in-Fragen sind offene oder geschlossene Fragen, die dazu dienen, das emotionale, geistige und körperliche Wohlbefinden von Personen zu beurteilen, häufig in Einstellungen wie Team Meetings oder 1:1-Leistungsbewertungen. Lustige Check-in-Fragen sind auch eine gute Möglichkeit, eine Beziehung aufzubauen und Spannungen abzubauen, insbesondere in neuen Einstellungen eines Teams oder während projekt Meetings und Kickoffs .
Hier sind einige Situationen, in denen Sie Check-in-Fragen verwenden können.
Wöchentliche Check-ins
Als Manager ist es wichtig, regelmäßig mit Ihren Mitgliedern im Team in Kontakt zu bleiben. Ein wöchentliches Check-in gibt Ihnen einen guten Überblick darüber, was Ihre Mitglieder gerade durchmachen und wie sich das auf ihre Arbeit und Produktivität auswirkt. Einige Ideen, die Sie ausprobieren können, sind:
- Motivierte Montagsgespräche: Einstellung von Vorsätzen und Zielen für die Woche
- Wohlfühl-Mittwoch: Abwechselnd Fragen stellen, um das Wohlbefinden der Mitglieder des Teams zu beurteilen
- Donnerstags-Dankbarkeit: Fragen Sie die Teammitglieder in den StandUp Meetings am Donnerstag, wofür sie dankbar sind
Retrospektive Meetings
Retrospektive Meetings sind strukturierte Sitzungen, in denen Teams über fertiggestellte Projekte nachdenken und Verbesserungsmöglichkeiten ermitteln können. In diesen Meetings können Sie Check-in-Fragen stellen, während:
- Eröffnung des Meetings: Nutzen Sie Check-in-Fragen, um einen sicheren Space für ehrliches Feedback zu schaffen
- Schließen Sie das Meeting: Reflektieren Sie das Gelernte, damit Sie es in Ihrer zukünftigen Arbeit anwenden können
Workshops
Bei der Durchführung von Workshops sind viele Teilnehmer möglicherweise neu für Sie und die anderen Teilnehmer. Wenn Sie sich mit ihnen vertraut machen, können Sie ihnen helfen, sich wohl zu fühlen und den Ton für den Rest der Sitzung anzugeben. Sie können Folgendes versuchen:
- Vor dem Workshop einchecken:Eisbrecher zum Aufbau von Kontakten und zur Beurteilung der geistigen Kapazität der Teilnehmer, neue Informationen aufzunehmen
- Kontrolle nach dem Workshop: Holen Sie Feedback von den Teilnehmern ein und bewerten Sie die Wirksamkeit Ihres Workshops
Die Einbeziehung von Check-in-Fragen in Team Meetings kann Ihnen dabei helfen, den Puls der Stimmung Ihrer Mitarbeiter zu ermitteln und ein unterstützendes Arbeitsumfeld zu schaffen.
Auch lesen: Wie man professionell sagt: "Ich checke gerade ein
Vorteile der Verwendung von Check-in-Fragen
Schauen wir uns an, wie genau Check-in-Fragen und lustige Eisbrecher können die Dynamik im Team, die Produktivität und die allgemeine Arbeitszufriedenheit verbessern. Das ist es, was sie erreichen sollen:
- Aufbrechen von Cliquen: Regelmäßige Check-ins können helfen, hierarchische Barrieren zu beseitigen und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern
- Förderung der Verletzlichkeit: Durch die Schaffung eines sicheren Spaces können Teammitglieder ihre Ängste, Zweifel und Herausforderungen freigeben, ohne verurteilt zu werden
- Förderung der Empathie: Durch das Freigeben von persönlichen Erfahrungen und Herausforderungen können die Mitglieder des Teams ein tieferes Verständnis füreinander entwickeln
- Steigerung der Produktivität: Durch frühzeitiges Ansprechen von Problemen können Teams potenzielle Engpässe und Verzögerungen vermeiden
- Stress- und Angstabbau: Das Freigeben von Bedenken und Sorgen kann Stress und Ängste abbauen
- Stärkung des Zusammenhalts im Team: Regelmäßige Besprechungen können die Kameradschaft und das Gefühl eines gemeinsamen Ziels fördern und die Unternehmenskultur verbessern
100 ansprechende Check-In-Fragen
Und jetzt kommt das Beste: Hier sind 100+ Check-In-Fragen für jede Art von Team-Meeting. Dazu gehören Fragen für tägliche Stand-ups, wöchentliche Check-ins, Ziele, Meetings unter vier Augen und vieles mehr.
Eisbrecher und Spaß
Der einfachste Weg, die unvermeidlichen Unannehmlichkeiten von Meetings zu vermeiden? Eröffnen Sie sie mit lustigen Aufwärmübungen und teambildenden Aktivitäten, bevor Sie zu den Fachgesprächen übergehen. Hier sind einige Ideen für den Anfang:
- Wenn Ihr Arbeitstag als Film gedreht würde, wer würde die Hauptrolle spielen?
- Wenn Sie einen Tag lang das Leben eines anderen Menschen leben könnten, wessen Leben würden Sie wählen?
- Welches Emoji repräsentiert Ihre Persönlichkeit am besten?
- Bevorzugen Sie Stille, Musik oder Hintergrundgeräusche, wenn Sie intensiv arbeiten?
- Was ist die skurrilste oder ungewöhnlichste Erfahrung bei der Arbeit, die Sie gemacht haben?
- Welches ist Ihr bevorzugtes GIF, das zur Arbeit passt?
- Was ist Ihr ausgefallenstes Gadget oder Schreibzeug für die Arbeit?
- Wenn Sie einen neuen Feiertag erfinden könnten, wie würde er lauten?
- Was ist das Dümmste, das Sie je bei der Arbeit erledigt haben?
- Haben Sie eine bevorzugte Büropflanze?
Persönliche Erfolge und Wohlbefinden
Wer feiert nicht gerne seine Erfolge und spricht über sie? Selbst kleine Erfolge können eine große Motivation darstellen und den richtigen Ton für handlungsorientierte Meetings angeben.
Wenn Sie es einfach, aber authentisch halten wollen, können Sie Ihr Team sogar nach seinem Tag und seiner Stimmung fragen und ihm damit zeigen, dass Sie sich wirklich für es interessieren.
- Was ist diese Woche positiv aufgefallen?
- Was ist ein persönliches Ziel, auf das Sie hinarbeiten?
- Welches Thema oder Hobby, das nichts mit der Arbeit zu tun hat, hat Sie in letzter Zeit interessiert?
- Wie fühlen Sie sich heute, körperlich und emotional?
- Was stresst Sie in letzter Zeit?
- Was erledigen Sie, um Ihre Work-Life-Balance zu verbessern?
- Wann haben Sie das letzte Mal eine Pause gemacht und sich wirklich entspannt?
- Wie gehen Sie mit negativen Emotionen um?
- Was ist Ihr bevorzugtes Trainingsprogramm?
- Wie präsent fühlen Sie sich im Moment?
- Wie sehr fühlen Sie sich mit etwas verbunden, das größer ist als Sie selbst?
- Welcher Finanztipp hat in Ihrem Leben einen großen Unterschied gemacht?
Fortschritte und Updates bei der Arbeit
Es kann schwierig sein, über die eigenen Schwierigkeiten und Probleme bei der Arbeit zu sprechen. Offene, einfühlsame Gespräche über den Fortschritt der Aufgaben und aktuelle Informationen können als Brücke dienen und es jedem ermöglichen, sich die Unterstützung zu holen, die er braucht, um seine Arbeit bestmöglich zu erledigen. Hier sind einige hilfreiche Fragen:
- Wie setzen Sie die Prioritäten bei Ihrem Workload?
- Fühlen Sie sich produktiver, wenn Sie von zu Hause aus oder im Büro arbeiten?
- Welche Strategien verwenden Sie, um Ihre Zeit zu managen?
- Was funktioniert wie erwartet, und was nicht?
- Was würden Sie ändern, wenn Sie dieses Projekt noch einmal erledigen könnten?
- Gibt es irgendwelche Hindernisse, die Sie daran hindern, weiterzumachen?
- Brauchen Sie zusätzliche Ressourcen oder Unterstützung?
- Was war für Sie bei der Arbeit immer wieder eine Herausforderung?
- Was würde Ihr Arbeitsleben einfacher machen?
Teamdynamik und Zusammenarbeit
Teamorientierte Check-ins sind eine gute Möglichkeit, die Dynamik im Team zu stärken und eine bessere Verbindung zu Ihren Kollegen herzustellen. Probieren Sie diese Fragen für den Anfang aus:
- Bewerten Sie die Stimmung im Team auf einer Skala von 1 bis 10.
- Geben Sie ein GIF frei, um Ihr Team zu beschreiben.
- Was können wir zu erledigen, um eine positivere und integrativere Teamkultur zu schaffen?
- Rufen Sie jemanden aus dem Team zu sich.
- Gibt es etwas, was Ihre Mitglieder im Team zu erledigen haben, damit Sie effektiver arbeiten können?
- Nutzen wir die Stärken der einzelnen Mitglieder des Teams?
- Wird die Stimme eines jeden gehört?
- Wie können wir Erfolge gemeinsam feiern?
- Wie können wir unterschiedliche Perspektiven in unserem Team fördern?
- Fühlen Sie sich vom Team wertgeschätzt?
- Wie können wir das Vertrauen und den Respekt unter den Mitgliedern des Teams verbessern?
- Fühlen Sie sich von Ihren Managern und Führungskräften unterstützt?
Ziele und Prioritäten
Stimmen Sie Ihre wichtigsten Ziele und Prioritäten mit Ihrem Team ab, indem Sie diese Liste mit praktischen Fragen nutzen:
- Was sind Ihre drei wichtigsten Prioritäten für diese Woche?
- Was ist ein schneller Erfolg, der Ihnen ein gutes Gefühl gegeben hat?
- Machen Sie Fortschritte auf dem Weg zu Ihren langfristigen Zielen?
- Wie werden Sie den Erfolg Ihres Projekts messen?
- Was möchten Sie in den kommenden Wochen vorrangig angehen?
- Wie können wir unseren Fortschritt in Bezug auf die Ziele des Teams besser nachverfolgen?
- Was hindert Sie daran, Ihre Ziele zu erreichen?
- Wie belohnen Sie sich für das Erreichen Ihrer Ziele?
- Wie bleiben Sie für Ihre Ziele verantwortlich?
- Wie stellen Sie sicher, dass Ad-hoc-Aufgaben Ihre langfristigen Ziele nicht entgleisen lassen?
Feedback und Wachstum
Wollen Sie sich und Ihr Team jeden Tag weiterentwickeln? Führen Sie einen regelmäßigen Zyklus für Feedback ein. Check-Ins während Ihrer täglichen, wöchentlichen und monatlichen StandUps bieten eine hervorragende Gelegenheit, dies zu erledigen.
- Was sind Ihre bevorzugten Methoden, um Feedback zu geben und zu erhalten?
- Bekommen Sie genug Feedback?
- Was bevorzugen Sie an Ihrem Job am meisten und am wenigsten?
- Was ist ein Bereich, den Sie diese Woche verbessern können?
- Was würden Sie nächste Woche gerne anders erledigen?
- Was haben Sie diese Woche über sich selbst gelernt?
- Stimmt Ihre derzeitige Rolle mit Ihren Karrierezielen überein?
- Was ist eine Fähigkeit, die Sie bei der Arbeit nicht nutzen, aber gerne nutzen würden?
- Hatten Sie in letzter Zeit das Gefühl, dass Sie bei etwas versagt haben? Wie können wir Ihnen helfen, das zu ändern?
Aufgaben- und Terminmanagement
Diese Check-in-Fragen können ein Geschenk des Himmels sein, wenn es darum geht, Hindernisse für Projekte vorherzusehen und Risiken anzugehen, die deren rechtzeitigen Abschluss beeinträchtigen.
- Wie sieht Ihr Workload aus?
- Gibt es Aufgaben, die Sie delegieren oder aufschieben können?
- Sind Sie auf dem richtigen Weg, den Termin einzuhalten?
- Motivieren (oder demotivieren) Sie Ihre Fristen?
- Was können Sie zu erledigen, um Ihre Produktivität zu verbessern?
- Was nimmt den größten Teil Ihrer Zeit in Anspruch?
- Wie schaffen Sie den Spagat zwischen Meetings und intensiver Arbeit?
- Wie vermeiden Sie Multitasking?
- Was hindert Sie daran, eine Aufgabe zu beginnen oder zu beenden?
- Was ist eine Aufgabe, die Sie viel Zeit gekostet hat?
- Was sollten wir in dem Projekt beibehalten, pausieren oder nicht mehr erledigen?
Innovation und Kreativität
Ich bin es leid zu sagen: "Hat jemand eine Idee?"
Starten Sie stattdessen ein kreatives Brainstorming in Ihren Meetings mit diesen neuen Fragen.
- Welche Kampagne würden Sie starten oder welches Feature würden Sie entwickeln, wenn Sie unbegrenzte Ressourcen hätten?
- Wie können Sie eine Kultur der Innovation fördern?
- Was ist ein Experiment, das Sie gerne ausprobieren würden, auch wenn die Wahrscheinlichkeit des Scheiterns größer ist?
- Welche Brainstorming-Technik finden Sie hilfreich?
- Welches ist Ihr bevorzugtes kreatives Ventil?
- Was ist eine Zukunftstechnologie, die Sie aufregt?
- Was können wir zu erledigen, um den Markt zu verändern?
- Welche Achtsamkeitsübung hat Ihre Kreativität verbessert?
- Gibt es ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung eines Wettbewerbers, die wir Ihrer Meinung nach zuerst hätten einführen können?
- Wie können wir uns von unseren Mitbewerbern abheben?
Kommunikation und Zusammenarbeit
👀Wussten Sie schon?
Arbeitnehmer sind 12 Mal engagieren sich eher, wenn sie ihren Teamleitern vertrauen?
Diese Fragen ermöglichen es Ihnen, mit Ihrem Team mit mehr Einfühlungsvermögen zu kommunizieren und Transparenz und Vertrauen aufzubauen.
- Gibt es irgendwelche Kommunikationspannen, die wir angehen müssen?
- Wie können wir die Brainstorming-Sitzungen in unserem Team verbessern?
- Ziehen Sie synchrone oder asynchrone Unterhaltungen vor?
- Sprechen wir Konflikte offen und ehrlich an?
- Welche tools können wir nutzen, um in Verbindung zu bleiben?
- Wie können wir aktives Zuhören üben?
- Was ist Ihr Kommunikationsstil - schriftlich, verbal oder visuell?
- Gibt es Situationen, in denen Sie zögern, sich zu äußern?
- Was können wir zu erledigen, um Ablenkungen zu minimieren und die Produktivität bei Team Meetings zu maximieren?
- Gibt es bestimmte Mitglieder des Teams, mit denen Sie sich gerne mehr verbinden würden?
- Wie können wiralle dazu ermutigen, an Meetings teilzunehmen?
Lernen und Entwicklung
Endlich, sehnen sich die Mitarbeiter wirklich nach einer Chance, zu lernen und zu wachsen . Investitionen in die Menschen - ihre Wünsche und Motivationen - tragen dazu bei, Bindungen zwischen Mitgliedern des Teams, Führungskräften und dem Unternehmen aufzubauen.
Sie müssen also Ihre Mitarbeiter fragen:
- Welche neue Fähigkeit würden Sie gerne erlernen?
- Suchen Sie nach Feedback und Mentorenschaft?
- Was können Sie zu erledigen, um Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten zu verbessern?
- Was wollten Sie schon immer mal ausprobieren, haben es aber noch nicht getan?
- Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?
- Was lesen Sie gerade oder lernen Sie darüber?
- Was haben Sie kürzlich gelernt?
- Wie halten Sie sich über die neuesten Trends und Technologien auf dem Laufenden?
- Haben Sie darüber nachgedacht, eine professionelle Marke aufzubauen?
- Welche Tools verwenden Sie, um Ihre Fortschritte zu überwachen und verantwortlich zu bleiben?
- Welche Online-Plattform oder Community war für Ihre berufliche Entwicklung am hilfreichsten?
- Haben Sie jemals ein Belohnungssystem oder eine Herausforderung eingerichtet, um sich zum Lernen zu motivieren?
- Was ist Ihre Meinung zum Erfahrungslernen? Wird es überbewertet oder ist es nützlich?
💡Pro-Tipp: Achten Sie darauf, wann und wo Sie Ihre Check-in-Fragen stellen. Check-Ins zum Kennenlernen, Fragen zur aktuellen Arbeit und zur Kommunikation usw. können in einer Einstellung der Gruppe gestellt werden. Fragen zu Feedback und Gesundheit sollten dagegen in einer privaten Einstellung gestellt werden, unter vier Augen.
Check-ins und Meetings mit Tools aufwerten
Da Remote-Arbeit (und Online-Meetings) immer häufiger vorkommen, kann Technologie dabei helfen, die virtuelle Müdigkeit zu bekämpfen, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und die Abläufe von Meetings mit Tools wie KI-gesteuerten Notizen oder der Erstellung von Tagesordnungen zu optimieren.
Sehen wir uns an, wie Sie Software für das Arbeitsmanagement nutzen können, z. B ClickUp um Meetings und Check-Ins zu vereinfachen und die Unterhaltung sowohl organisiert als auch organisch zu gestalten.
Verbessern Sie die Zusammenarbeit mit digitalen Whiteboard-Tools
Wenn Sie Ihre Brainstorming-Sitzungen online abhalten, können Ihnen Whiteboard-Tools helfen, Ideen visuell zu kartieren, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und kreatives Denken anzuregen - egal, ob Sie freihändig zeichnen, um ein kreatives Konzept zu erklären, oder Flussdiagramme erstellen, um systematisierte Workflows zu entwerfen. ClickUp Whiteboards ermöglicht es Ihnen zum Beispiel, Figuren zu zeichnen, Formen hinzuzufügen, Haftnotizen zu erstellen und Objekte zu verknüpfen, um Ihre Gedanken zu visualisieren. Sie können auch Bilder, Links und Dokumente aus Ihrem ClickUp-Workspace zu Ihren Whiteboards hinzufügen, um beim Brainstorming alle Ihre Informationsquellen an einem Ort zu haben.
Veranstalten Sie interaktive virtuelle Meetings mit ClickUp Whiteboards
Das Beste daran? Remote-Teams können gemeinsam am Whiteboard arbeiten, wodurch jedes Meeting zu einem interaktiven und gemeinschaftlichen Erlebnis wird.
Organisieren Sie Ihr Meeting
Den meisten Umfragen zufolge nehmen die Mitarbeiter im Durchschnitt an 10 bis 15 Meetings pro Woche. Bei Managern kann sich diese Zahl verdoppeln und bis zu 30 Meetings pro Woche erreichen.
Wie erledigen Sie also die Nachverfolgung Ihrer Meetings? Dazu gehört die Teilnahme am eigentlichen Meeting und die Erledigung aller administrativen Arbeiten, wie z. B meeting-Agenden , Protokolle und Notizen.
Die Lösung - ein Tool, mit dem Sie ein System zur Nachverfolgung und Verwaltung Ihrer Meetings erstellen können. Zum Beispiel mit ClickUp Meetings können Sie Tagesordnungen für Meetings festlegen, Zusammenfassungen von Meetings dokumentieren und Elemente für Aktionen nachverfolgen - alles von einem Ort aus.
Dokumentieren Sie Ihre Meeting-Agenda, Aktions-Elemente und mehr mit ClickUp Meetings
Zu erledigen sind u.a.:
- Organisieren Sie Ihre Team Meetings effizient, indem Sie separate Listen im Ordner "Meetings" erstellen
- Erstellen Sie eine Aufgabe für jede Liste mit Meetings, damit Sie Aktualisierungen und Änderungen direkt nachverfolgen könnenmeeting-Notizen innerhalb dieser Aufgabe verfolgen können
- Verwenden Sie Wiederholende Aufgaben für Meetings, die in regelmäßigen Abständen stattfinden, wie tägliche StandUps und vierteljährliche Überprüfungen
- Verwenden Sie dieClickUp Kalender Ansicht um Ihre Meetings im traditionellen Kalender Format zu visualisieren
- Fügen Sie Ihre Notizen in eineClickUp Notepad damit Sie sie nach dem Meeting leicht in Aufgaben oder Elemente umwandeln können
Aber das ist noch nicht alles! Sie können die ClickUp Agenda Vorlage um Ziele für Meetings festzulegen, die Tagesordnung zu skizzieren, die Anwesenheit zu verfolgen und wichtige Entscheidungen zu dokumentieren - alles an einem Ort.
ClickUp Vorlage für die Tagesordnung
Die ClickUp Agenda-Vorlage besteht aus drei Teilen:
- Informationen zum Meeting: Hier umreißen Sie den Zweck des Meetings, die Logistik und die Teilnehmeran dem Meeting teilnehmen *Tagesordnung: Hier listen Sie Ihre Gesprächsthemen zusammen mit dem Namen des Teilnehmers auf, der diese Punkte während des Meetings ansprechen wird
- Details nach dem Meeting: Hier fügen Sie eine Aufzeichnung des Meetings und Notizen zum Meeting hinzu und geben an, wann das nächste Meeting stattfinden wird
Indem Sie dieses Dokument duplizieren und für jedes Ihrer Meetings - 1:1 und für Gruppen - eine Agenda erstellen, können Sie Zeit sparen und Meetings zielgerichtet gestalten.
Dokumentieren Sie Ihr Meeting-Protokoll
Bei der Zahl der Meetings, an denen Sie jede Woche teilnehmen, ist es unvermeidlich, dass Sie etwas vergessen. Deshalb meeting-Protokolle -eine schriftliche Aufzeichnung der Ereignisse während des Meetings- sind zu einem Standardprotokoll für Meetings geworden.
Beginnen Sie mit einer Vorlage wie ClickUp Meeting-Protokoll Vorlage damit Sie ein standardisiertes Format für alle Ihre Team Meetings haben. Mit dieser Vorlage können Sie Unterseiten für jedes Meeting erstellen oder alle Protokolle in einem einzigen Dokument zusammenfassen - ganz gleich, welche Methode Sie bevorzugen.
ClickUp Vorlage für Meeting-Protokolle
Diese Vorlage enthält die folgenden Abschnitte:
- Teilnehmer: Die Teilnehmer, die bei dem Meeting anwesend waren
- Elemente der Maßnahmen: Aufgaben, die zusammen mit den DRIs und Fristen bestätigt wurden
- Für später aufheben: Themen oder Ideen, die weiter diskutiert werden müssen
- Allgemeine Aktualisierungen: Ankündigungen, die während des Meetings gemacht wurden
- Blockierer: Alle Hindernisse oder Herausforderungen, die den Fortschritt des Projekts behindern könnten
Durch die Verwendung eines standardisierten Formats für Ihre Meeting-Protokolle können Sie sicherstellen, dass alle wichtigen Informationen, von den Elementen der Aktion bis zu den Entscheidungen, leicht zugänglich sind.
Beschleunigen Sie die Abläufe in Meetings mit KI
Wie wir bereits gesehen haben, KI-Tools für Notizen in Meetings können automatisch Elemente notieren und Zusammenfassungen von Meetings erstellen. Zu erledigen ist lediglich, dass Sie wichtige Informationen heraussuchen und in Ihr Dokument zum Meeting-Protokoll einfügen.
Aber das ist noch nicht alles. Sie können eine GenAI-Engine wie ClickUp Brain verwenden, um Ihre Meeting-Protokolle zusammenzufassen oder bestimmte Handlungselemente herauszuziehen. Wenn Sie zum Beispiel viele Check-Ins durchführen, können Sie ClickUp Brain bitten, eine einzeilige Zusammenfassung der letzten fünf Check-Ins zu erstellen, damit Sie einen Überblick über die Stimmung im Team erhalten.
Fassen Sie Ihre Meeting-Updates und Aktions-Elemente mit ClickUp Brain zusammen
Sie können ClickUp Brain auch verwenden, um kreative Check-in-Fragen für Meetings zu entwerfen oder KI-Eingabeaufforderungen zu nutzen, um Workflow-Automatisierungen für Routineaufgaben wie die Planung von wiederholenden Meetings oder die Einladung von Meeting-Teilnehmern zu erstellen.
Nutzen Sie ClickUp Brain, um Ihre Meeting-Check-in-Fragen zu formulieren
Setzen Sie Unterhaltungen außerhalb Ihres Meeting tools fort
Wenn wichtige Punkte während des Meetings nicht vollständig besprochen werden konnten, können Sie eine Gruppenunterhaltung einrichten oder Kommentare zum Dokument mit den Notizen zum Meeting hinzufügen, um den Dialog fortzusetzen. Auf diese Weise können Sie auch detaillierte Informationen freigeben und tiefgreifende Unterhaltungen asynchron führen, ohne stundenlange Meetings abzuhalten.
Sie können zum Beispiel für jedes Meeting einen Kanal in Ihrem Team-Kommunikationstool erstellen, z. B ClickUp Chat zum Freigeben von Ressourcen, zur Nachverfolgung von Elementen und für Ad-hoc-Unterhaltungen über die nächsten Schritte.
Führen Sie asynchrone Meetings und Status-Updates mit ClickUp Chat durch
ClickUp Chat hilft Ihnen wirklich, Probleme sofort zu lösen. Angenommen, Sie fragen einfach jemanden aus Ihrem Team, wie sein Tag verläuft, und er erzählt Ihnen, dass er ein bisschen in Eile ist, weil etwas Persönliches dazwischen gekommen ist.
Da ClickUp Chat mit dem gesamten Workflow in ClickUp verbunden ist, können Sie KI-Zusammenfassungen verwenden, um den Workload des Tages durchzugehen, sich mit anderen Teammitgliedern und/oder Stakeholdern zu beraten, die Prioritäten neu zu setzen, den Zeitplan zu ändern und/oder Aufgaben neu zuzuweisen - und das alles direkt im Chat. Nichts kann übersehen werden, denn alles ist miteinander verbunden. Und das alles begann mit einem einfachen Check-in.
Das Urteil? Überlassen Sie intelligenten Meeting-Tools die Arbeit für Ihre Check-in-Meetings, damit Sie sich auf die eigentliche Unterhaltung konzentrieren und diese nutzen können, um wirkungsvolle Ergebnisse zu erzielen.
Dos und Don'ts für wirksame Check-Ins
Jetzt ist es an der Zeit, einige Check-In-Knigge zu beachten, damit Ihre Fragen in Team Meetings wirkungsvoller sind und nicht als unsensibel oder aufdringlich empfunden werden.
Beginnen wir mit den Dos:
- Fragen positiv formulieren, um eine offene und ehrliche Kommunikation zu fördern
- Schaffen Sie eine sichere und unterstützende Umgebung, in der sich die Mitglieder des Teams wohl fühlen und ihre Gedanken und Gefühle freigeben können
- Passen Sie Ihren Check-in-Stil an die Bedürfnisse und Vorlieben des Einzelnen an
- Halten Sie Check-Ins kurz und konzentriert, um Zeitverschwendung zu vermeiden
- Gehen Sie bei Bedarf auf Bedenken oder Probleme ein, die während des Check-Ins angesprochen wurden
Und nun zu den "Don'ts":
- Vermeiden Sie es, zu detaillierte oder aufdringliche Fragen zu stellen
- Konzentrieren Sie sich nicht nur auf die Arbeit. Fügen Sie persönliche Gespräche hinzu, um Beziehungen und Wohlbefinden zu fördern
- Sorgen Sie dafür, dass niemand die Unterhaltung dominiert und jeder seine Gedanken frei äußern kann
- Scheuen Sie sich nicht vor schwierigen Unterhaltungen. Sprechen Sie Konflikte direkt an und geben Sie konstruktives Feedback
- Seien Sie nicht abweisend und nehmen Sie die Bedenken und Ideen der Mitglieder des Teams ernst
💡Pro-Tipp:
Formulieren Sie Fragen, die Ihnen dabei helfen, sich in Ihre Teammitglieder einzuarbeiten, nicht sie zu überprüfen.
Hier ist der Unterschied zwischen beiden:
- Check-ins sind einfühlsam, nicht wertend und auf das Team ausgerichtet: "Wie geht es Ihnen mit dem Projekt? Gibt es etwas Bestimmtes, das Sie besprechen möchten, oder irgendwelche Herausforderungen, mit denen Sie konfrontiert sind?"
- Check-ups sind direkt und ergebnisorientiert: "Wie ist der aktuelle Status des Projekts? Haben Sie es abgeschlossen?"
Vermenschlichen Sie Ihre Team Meetings mit ClickUp
Eine gut formulierte Check-in-Frage kann Team Meetings neu beleben und ein positives Arbeitsumfeld und eine starke Teamdynamik fördern. Indem Sie nachdenkliche, nicht wertende Fragen stellen, können Sie einen Space für offene Kommunikation, Empathie und eine echte Verbindung mit jedem Mitglied des Teams schaffen.
Durch die Kombination von Check-in-Fragen für das Team mit Tools wie Whiteboards und Apps zur Erfassung von Notizen können Sie die Zeit für Meetings optimieren, die Zusammenarbeit verbessern und bessere Ergebnisse erzielen. Aus diesem Grund empfehlen wir, ein All-in-One-Tool für das Arbeitsmanagement wie ClickUp auszuprobieren.
Es hilft Ihnen, Ihre Meetings zu organisieren, sie kollaborativ zu gestalten und die Abläufe in Meetings zu automatisieren, damit Sie sich auf die Moderation sinnvoller Diskussionen und die Entscheidungsfindung konzentrieren können.
Sind Sie neugierig, weitere Informationen zu erhalten? Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an und sehen Sie, wie es das Meeting-Management vereinfacht.