In einer Zeit, in der wir ständig mit Informationen überflutet werden, kann die Idee einer mundgerechten Version der gleichen Informationen für die Benutzer bahnbrechend sein.
Doch was ist nötig, um Informationslücken in einer Organisation effizient zu erledigen? Können Lernen, Schulungen und Informationen erfolgreich über Teams und Funktionen hinweg verbreitet werden?
Schnellreferenzhandbücher sind hier sehr hilfreich. Sie dienen als leicht verdauliche Informationskapseln, die auch unterwegs konsumiert werden können.
In diesem Leitfaden befassen wir uns mit Referenzleitfäden, ihrer Bedeutung und wie Sie einen solchen Leitfaden für Ihr Team erstellen können. Lassen Sie uns beginnen. 👷
Was ist ein Referenzhandbuch?
Ein Referenzhandbuch ist ein Dokument, das Endbenutzern eine komprimierte Sammlung von Anweisungen oder Informationen über Ihr Produkt bietet
Im Gegensatz zu Benutzerhandbüchern ist das Ziel dieses Dokuments, die Suche nach Informationen zu erleichtern und Abfragen so schnell wie möglich zu lösen.
Es ist kurz und übersichtlich und macht dem Leser die wichtigsten Informationen zugänglich.
Referenzhandbücher enthalten im Allgemeinen einfache, schrittweise Anleitungen für Benutzer zur Durchführung einer bestimmten Aufgabe. Aufgrund ihrer Kürze spielen sie eine wichtige Rolle bei der Beschleunigung der Einführung von Produkten oder Dienstleistungen.
Im Gegensatz zu detaillierten Handbüchern konzentrieren sich diese Leitfäden darauf, Informationen freizugeben, die leicht konsumierbar und umsetzbar sind.
📖 Auch gelesen: Die 10 besten Software-Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten . Daher ist es ein Leichtes, Elemente wie Screenshots, Icons und UI-Bilder in Ihren Leitfaden einzubauen, um ihn optisch ansprechend zu gestalten.. Außerdem sind Produktpräsentationen und Videos mit Anleitungen durch visuelle Elemente viel ansprechender.
4. Format
Der Zweck Ihrer Kurzanleitung bestimmt das am besten geeignete Format für sie.
Instanz, die nur einen einzigen Prozessleitfaden enthält, kann eine einfache Struktur erfordern. Die Erstellung einer Anleitung hingegen würde mehrere Abschnitte umfassen.
5. Knappheit
Ein effektives Nachschlagewerk ist fast immer überschaubar und hat höchstens zwei Seiten.. Die Praxis der Kürze ist eine gute Übung, um Ihre Produkt- oder Prozessinformationen zu vereinfachen. Dadurch werden sie auch für technisch unbedarfte Personen zugänglich.
👀 Bonus: Lernen Sie, wie man technische Spezifikationen schreiben vereinfacht diesen Prozess, indem es eine All-in-One-Plattform zur Verfügung stellt, mit der Sie Ihre Kurzanleitungen problemlos organisieren, gestalten und bereitstellen können.
Folgen Sie diesen Schritten, um den perfekten Leitfaden für Ihr Publikum zu erstellen.
Schritt 1: Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe
Ein gutes und hilfreiches Nachschlagewerk versucht, die Probleme Ihrer Zielgruppe zu lösen und alle ihre Abfragen zu beantworten, noch bevor sie gestellt werden.
Dies bestimmt die Informationen, die Sie freigeben, und die Ebene, auf der Sie sie freigeben. Ein Leitfaden für Teams, die mit dem Verkauf oder der Akquise von Kunden befasst sind, enthält andere Informationen als ein Leitfaden mit einer Produktübersicht.
Die Identifizierung Ihrer Zielgruppe beginnt damit, dass Sie die Stakeholder des Leitfadens kennen. Falls Sie noch keine genaue Vorstellung davon haben, lohnt es sich, herauszufinden, wer von Ihrem Leitfaden am meisten betroffen sein wird. Dies können Sie erreichen, indem Sie vorhandene Daten erheben, Ihre Branchen-/Arbeitskollegen befragen und einige Nachforschungen anstellen.
Bei der Identifizierung Ihrer Zielgruppe können Sie Folgendes verwenden ClickUp Gehirn ist ein KI-Assistent, der in die ClickUp-Plattform integriert ist. Dieses Tool analysiert Schlüssel-Daten wie Markttrends, Kundenrezensionen und Aktivitäten der Wettbewerber.
Nutzen Sie ClickUp Brain, um Daten zu analysieren und die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe effektiv zu ermitteln
Mit Hilfe von Zielgruppen-Personas ermittelt ClickUp Brain die spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen der verschiedenen Stakeholder und ermöglicht es Ihnen, Ihre Inhalte effektiv zu gestalten.
Schritt 2: Zweck und Gliederung festlegen
Mit der endgültigen Zielgruppe im Hinterkopf ist es nun an der Zeit, Ihren Referenzleitfaden zu erstellen.
Zu erledigen sind einige Fragen, die Sie vorher beantworten sollten:
- Welche Informationen haben Vorrang?
- Wie viel Kontexteinstellung ist erforderlich, bevor Sie zum eigentlichen Inhalt kommen?
- Gibt es bestimmte Best Practices, die bei der Erstellung einer Gliederung zu beachten sind?
Es empfiehlt sich, einen Rahmen zu schaffen, der die wichtigsten Abfragen der Zuhörer zuerst beantwortet. Anstatt ein breites Spektrum an Informationen abzudecken, überlegen Sie, ob Sie sich nicht auf ein Thema, einen Gegenstand oder eine Abfrage konzentrieren sollten..
Beim Aufbau der Struktur Ihres Leitfadens hilft ClickUp Brain, indem es KI-gesteuerte Vorschläge für den Zweck und die Gliederung anbietet. Es gibt Empfehlungen zu wichtigen Themen und wie der Inhalt am besten gegliedert werden kann, um Klarheit und Fokus zu schaffen.
Anpassung von ClickUp Brain an Ihre Bedürfnisse und Präferenzen für eine präzise Inhaltserstellung
Schritt 3: Inhalte für die Lesbarkeit formatieren
Ihre Inhalte sollten Ihr Publikum dort treffen, wo es sich befindet. Das bedeutet, dass Sie, sofern Sie sich nicht an ein Publikum mit technischem Hintergrund wenden, Branchenjargon aus Ihrem Referenzhandbuch heraushalten sollten.
Aber es geht nicht nur um die Sprache - Ihr Nachschlagewerk muss überschaubar und auf jeden Fall für sich genommen wertvoll sein.
Wenn Ihr Leitfaden ohne das Studium anderer Ressourcen unzusammenhängend ist, hat er keinen Wert.
Zu erledigen ist, was Sie tun können, damit der Inhalt Ihres Leitfadens nützlich und verständlich ist:
- Vermeiden Sie Zweideutigkeiten: Führen Sie kein Thema oder Verfahren ein, wenn es nicht zu Ihrem bestehenden Inhalt passt
- Vereinfachen Sie: Verwenden Sie eine einfache und allgemein verständliche Sprache. Beschreiben Sie bei der Beschreibung von Prozessen, anstatt sich auf Fachausdrücke zu verlassen
- Formatieren Sie für mehr Klarheit: Lange, umfangreiche Absätze können überwältigend sein. Gliedern Sie Sätze in kleinere Absätze und Konzepte in Aufzählungspunkten, wo immer dies möglich ist. Wählen Sie Schriftarten, die lesbar und leicht zu lesen sind
- Aktuell halten: Die Überprüfung der Informationen ist ein wesentlicher Bestandteil dieses Prozesses - vor allem, wenn Sie Referenzhandbücher für Prozesse erstellen, die sich häufig ändern
Die Erstellung von Referenzleitfäden geht nicht immer schnell, vor allem dann nicht, wenn es sich um Details zu Prozessen oder Produkten handelt, die von verschiedenen Interessengruppen akzeptiert werden müssen.
In solchen Szenarien ist die Wahl einer Plattform, die Ihnen die Freiheit zur benutzerdefinierten Anpassung und Zusammenarbeit bei gleichzeitiger Sicherheit des Dokumentenzugriffs bietet, nicht verhandelbar. ClickUp Docs kann dabei helfen.
ClickUp Dokumente
Erhöhen Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit mit ClickUp Docs
Was macht es zur klaren Wahl? Nun, mit Docs können Sie:
- Das Dokument nach Ihren Wünschen formatieren - von Styling-Optionen und verschachtelten Seiten bis zum Einbetten von Lesezeichen und Tabellen
- Suchen, sortieren und filtern durch dieClickUp Docs Hub um jedes Dokument zu finden, das Sie benötigen, ohne die zeitraubende Aufgabe des endlosen Scrollens
- Sie können mit Ihrem Team in Echtzeit bearbeiten, Text in Aufgaben umwandeln und vieles mehr
Zugriff auf umfangreiche Formatierungsoptionen und Slash-Befehle, um wichtige Punkte in ClickUp Docs hervorzuheben
📖 Lies auch: Wie man KI für die Dokumentation nutzt (Anwendungsfälle & Aufforderungen) ermöglicht das Erfassen, Aufzeichnen und Freigeben von sofortigen Bildschirmaufnahmen mit der Option, Sprachaufnahmen zu integrieren.
Es lässt sich nahtlos in die ClickUp-Oberfläche einbetten und ermöglicht eine schnelle und bequeme Bildschirmaufnahme, wenn Sie Prozesse oder Features demonstrieren müssen. Sie können Ihre Inhalte mühelos freigeben, indem Sie zwischen öffentlichen oder privaten Freigabe- und Download-Optionen wählen.
Wenn Sie ein Video zur Schulung erstellen um Ihr Handbuch zu ergänzen, kann die Einbindung von Clips die Lernerfahrung erheblich bereichern.
Außerdem können Sie mit ClickUp Brain Clips unterwegs transkribieren und so die Zugänglichkeit Ihrer Referenzhandbücher verbessern. Alle Aufzeichnungen werden gespeichert und sind leicht über die ClickUp Clips Hub und stellt sicher, dass Ihr Publikum die gewünschten Informationen findet.
Greifen Sie auf den ClickUp Clips Hub zu, um Ihre Clips einfach zu durchsuchen und abzurufen, wann immer Sie sie brauchen
Stöbern Sie im Repository von ClickUp nach Vorlagen wie dieser, um mit Ihrer Kurzanleitung zu beginnen. 👇
ClickUp Vorlage für Produktbeschreibungen
Die ClickUp Vorlage für das Produktbriefing ist ein vorgefertigtes ClickUp Dokument, das Ihnen sofort hilft, die wichtigsten Elemente für Ihre Produktentwicklung in einem zusammenhängenden Dokument zu organisieren.
Die ClickUp Produkt Brief Vorlage ist die Antwort auf das Ave Maria eines jeden Produktmanagers. Wenn der Erfolg eines Produkts von funktionsübergreifenden Teams in verschiedenen Phasen der Entwicklung abhängt, ist ein Konsens entscheidend.
Diese Vorlage ermöglicht es Produktmanagern, jedes Team durch Benchmarking von Zielen, Erfolgskriterien, Release-Plänen und funktionalen Spezifikationen in einem einzigen, leicht zugänglichen Dokument aufeinander abzustimmen. Unabhängig davon, ob ein Produkt von Grund auf neu entwickelt oder neu erfunden wird, finden Produktmanager eine Plattform, um Projekte zusammenhängend zu besprechen, nachzuverfolgen und effizient zu verwalten.
ClickUp bietet eine Menge an einem Ort, z. B. Projektmanagement, Brainstorming-Optionen, Aufgabenmanagement, Projektplanung, Dokumentationsmanagement, usw. Es hat definitiv das Leben vergleichsweise einfacher gemacht, da es leicht zu bedienen ist, die Benutzeroberfläche gut gestaltet ist und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams und mit anderen Teams einfacher ist. Wir waren in der Lage, die Arbeit besser zu verwalten, die Arbeit einfach zu verfolgen und zu berichten, und auf der Grundlage des Fortschritts waren tägliche Huddle-Sitzungen und die Zukunftsplanung einfach.
Ansh Prabhakar, Business Process Improvement Analyst, Airbnb
Best Practices zur Erstellung einer Kurzanleitung
Kurzreferenzhandbücher müssen genau das sein - schnell. Je nach Leitfaden, den Sie erstellen, kann dies bedeuten, dass Sie komplexe Prozesse aufschlüsseln oder technisches Fachchinesisch meiden.
Hier finden Sie einige geprüfte und überprüfte Best Practices, die Sie bei der Erstellung Ihrer ersten (oder nächsten) Kurzanleitung anwenden sollten. 🗒️
1. Verstehen Sie Ihre Zielgruppe und deren Bedürfnisse
Die besten Referenzhandbücher werden zum ultimativen Kontrollpunkt, wenn Ihr Publikum Ihr Produkt verstehen und navigieren möchte. Dazu müssen Sie nur alle möglichen Abfragen vorhersehen.
Die Durchsicht von Online-Foren, Umfragen oder sogar die Konsultation von Teams, die regelmäßig mit Ihren Kunden interagieren, können eine Fundgrube für Erkenntnisse sein. Vor allem über die Hindernisse, denen sie bei der Nutzung Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung begegnen.
Auf diese Weise können Sie eine Checkliste erstellen und die Gliederung für Ihre Kurzanleitung entwerfen.
2. Optimieren Sie das Format Ihres Leitfadens im Hinblick auf Lesbarkeit und Zugänglichkeit
Ein wichtiger Faktor, den Sie bei der Gestaltung Ihrer Kurzanleitung berücksichtigen sollten, ist die Benutzerfreundlichkeit. Schließlich soll sie die Einarbeitungszeit der Benutzer in das Produkt exponentiell verkürzen.
Das kann bedeuten, dass Sie auf eine sauber verpackte Produktpräsentation verzichten und sich auf das Wesentliche beschränken, z. B. auf die Namen der Features. Beantworten Sie zuerst die Fragen Ihrer Benutzer, und kommunizieren Sie in einer Sprache, die sie verstehen
Verzichten Sie auf den Fachjargon und übernehmen Sie bessere Formatierungspraktiken, indem Sie kurze und knackige Sätze und Aufzählungspunkte verwenden, wo immer dies erforderlich ist. Fügen Sie Bilder hinzu, um den Leser weiter zu fesseln. Die Zugänglichkeit von Informationen ist der Schlüssel.
3. Fügen Sie nur relevante Informationen ein
Wenn ein Produkt sehr umfangreich ist, kann man leicht den Überblick über die relevanten Informationen verlieren.
Konzentrieren Sie sich bei der Erstellung von Produktreferenzhandbüchern auf jeweils einen Aspekt, um sicherzustellen, dass Ihre Zielgruppe alle notwendigen Informationen erhält, um sich selbstständig mit dem Produkt zurechtzufinden. Das bedeutet, dass Sie Informationen über andere oder verwandte Funktionen aus dem Leitfaden heraushalten.
4. Optimieren Sie Ihren Inhalt kontinuierlich
Referenzhandbücher sollten so dynamisch bleiben wie Ihre Produkte oder Prozesse. Das ist jedoch nicht der einzige Grund, warum Sie sie von Zeit zu Zeit überprüfen und anpassen müssen.
Eine gute Praxis für diese Leitfäden ist es, den Zweck zu überprüfen, den sie für Ihr Publikum erfüllen. Referenzleitfäden müssen bei Bedarf weiterentwickelt werden, um den sich ändernden Produkten, den Bedenken und Erwartungen der Benutzer und den Erkenntnissen über die Benutzerfreundlichkeit Rechnung zu tragen.
Welche Arten von Kurzreferenzhandbüchern gibt es?
Es ist völlig klar, dass das Verständnis der Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe die Grundlage für die Erstellung des richtigen Leitfadens für sie ist. Eine Ansicht Ihres Schwerpunktthemas aus der Vogelperspektive kann unmöglich spezifischere Abfragen zu diesem Thema beantworten.
Hier ist eine kleine Einführung in die Welt der Kurzanleitungen, damit Sie eine fundierte Wahl treffen können. ✅
Schnellstart-Leitfäden
Diese Leitfäden sind einfach und übersichtlich und sollen Ihren Benutzern den Einstieg erleichtern. Klare Anweisungen und leicht verständliche Illustrationen machen den "Einführungsleitfaden" perfekt.
Beispiel: Installationsanleitungen, die die Installation und Deinstallation von Software abdecken.
Anleitungen zur Produktübersicht
Dies ist das perfekte Tool, um neuen Benutzern einen umfassenden Überblick über die Möglichkeiten eines Produkts zu geben. Dieser Leitfaden hebt die wichtigsten Features hervor und bietet gleichzeitig die perfekte Plattform, um den Wert des Produkts zu vermitteln.
Produktübersichten sind die ideale Wahl in Szenarien, in denen ein Kunde ein Produkt kennenlernt oder das Team, das für das Produkt zuständig ist, eine Präsentation für potenzielle Kunden vorbereitet
Beispiel: Ein Katalog, der das Angebot eines EdTech-Produkts, z. B. eines Coding-Kits, umfasst.
👀 Bonus: Vorlagen für technische Dokumentation entdecken bietet Unternehmen eine Vorlage für einen Referenzleitfaden zur Verwaltung von Produkt-Roadmaps. Alternativ kann auch die ClickUp Brand Guidelines Vorlage bietet Marketing Teams eine gebrauchsfertige Ressource für die Erstellung umfassender Markenrichtlinien.
Einfach zu navigieren und benutzerdefiniert, hier sind weitere Beispiele für Vorlagen, die Sie erkunden können:
ClickUp Vorlage für Schreibrichtlinien
ClickUp's Vorlage für Schreibrichtlinien wurde entwickelt, um ein einheitliches Schreiben in Ihrer Organisation zu gewährleisten.
Eine starke Stimme und ein starker Ton sind für jede Marke unerlässlich. Die ClickUp Writing Guidelines Vorlage ermöglicht es Marken, eine konsistente und akkurate Identität über alle Kommunikations-Touchpoints hinweg aufrechtzuerhalten. Dazu gehören Blog-Posts, Artikel, Social Media Updates und technische Dokumentation .
Wenn Sie sicherstellen, dass jeder Inhalt die Werte und Botschaften Ihrer Marke widerspiegelt, schaffen Sie ein kohärentes Erlebnis für Ihr Publikum. Durch die Verwendung benutzerdefinierter Status und Felder innerhalb der Vorlage können Sie Schreibprojekte in jeder Phase effektiv verwalten und nachverfolgen. Durch die Integration von KI, Automatisierung und mehr wird die Zusammenarbeit in Projekten mühelos.
ClickUp Vorlage für Produktdokumentation
ClickUp's Vorlage für die Projektdokumentation wurde entwickelt, um Ihnen zu helfen, Ihre Projektdokumentation organisiert und leicht zugänglich zu halten.
Die ClickUp Vorlage für die Produktdokumentation stellt sicher, dass jedes Projekt der Produktentwicklung rationalisiert bleibt. Diese Vorlage bietet eine zentrale Plattform für die Definition von Projektplänen, die Einstellung von Budgets und die Nachverfolgung der Roadmap, was letztlich zum Erfolg der Produktspezifikationen führt.
Die beteiligten Teams können damit Fortschritte nachverfolgen, auf relevante Dokumente zugreifen und Zeitleisten und Budgets im Auge behalten. Neben der Bereitstellung einer Plattform für projektdokumentation diese Vorlage ermöglicht es Produktteams, Kommunikationsfehler, ungenaue Informationen oder Daten und Engpässe im Projekt zu vermeiden - sowohl bekannte als auch unvorhergesehene.
Erstellen Sie mit ClickUp Schnellreferenzen, die Klicken
Kurzreferenzhandbücher sind der Schlüssel zur Vereinfachung der Lernkurve bei gleichzeitiger Kostenreduzierung.
Im Gegensatz zu langwierigen Handbüchern sind sie so konzipiert, dass sie leicht aktualisiert werden können. So hat Ihr Team immer Zugriff auf die neuesten Informationen, ohne dass umfangreiche Dokumente überarbeitet oder zeitaufwändige Workshops durchgeführt werden müssen
Tools wie ClickUp bieten viele Vorteile, darunter die rationelle Erstellung von Inhalten. Darüber hinaus bieten die Vorlagen eine solide Grundlage für Ihre Leitfäden, was Zeit spart und Konsistenz gewährleistet. Erste Schritte mit ClickUp noch heute!