Die Zunahme von Remote-Arbeit und hybriden Arbeitsverhältnissen hat neue Formen der Arbeit populär gemacht. Eine davon ist Hot Desking, eine dynamische Workspace-Strategie, die das Potenzial hat, die Art und Weise, wie Sie Ihr Büro nutzen, zu revolutionieren.
Hot Desking ermöglicht es den Mitarbeitern, ihren Workspace nach ihren täglichen Bedürfnissen auszuwählen, fördert die Flexibilität und maximiert den Space im Büro.
Mit diesem System können Unternehmen ihre Betriebskosten um bis zu 30 % senken und die etwa 40% des ungenutzten Spaces an einem bestimmten Tag.
In diesem Blog befassen wir uns mit Hot Desking, seiner Entwicklung und seiner effektiven Umsetzung an Ihrem Arbeitsplatz, um ein kollaboratives Umfeld zu schaffen.
Was ist Hot Desking und wie funktioniert es?
Hot Desking ist eine flexible Arbeitsplatzgestaltung, bei der kein Mitarbeiter einen fest zugewiesenen Schreibtisch hat. Stattdessen werden die Arbeitsplätze nach dem Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" oder über ein Reservierungssystem bereitgestellt.
Dieser Ansatz ermutigt die Mitarbeiter, sich im Büro zu bewegen und von verschiedenen Speicherorten aus zu arbeiten, was die Zusammenarbeit und Effizienz fördert.
Hot Desking sieht in jeder Einstellung anders aus. In manchen Umgebungen melden sich die Mitarbeiter jeden Morgen bei einem System an, um einen Schreibtisch für den Tag zu reservieren. In anderen ist es eher informell, und die Mitarbeiter wählen bei ihrer Ankunft einen beliebigen freien Schreibtisch.
Diese Flexibilität ist besonders vorteilhaft in Büros mit hybriden Arbeitsmodellen , bei denen die Beschäftigten ihre Zeit zwischen der Arbeit von zu Hause und dem Büro aufteilen.
Hot Desking wird oft mit Hoteling gleichgesetzt. Beide unterscheiden sich jedoch erheblich voneinander.
Hotdesking vs. Hoteling
Hot Desking und Hoteling sind flexible Arbeitsformen, unterscheiden sich jedoch erheblich in der Art und Weise, wie Mitarbeiter ihren Space reservieren und nutzen. Schauen wir uns ihre Unterschiede an:
| Feature | Hot Desking | Hoteling |
|---|---|---|
| Schreibtischzuweisung | Wer zuerst kommt, mahlt zuerst, oder informelle tägliche Reservierungen. | Im Voraus über ein Buchungssystem reserviert. |
| Flexibilität | Hoch, da die Tische vor Ort ausgewählt werden. | Mäßig, erfordert Planung. |
| Space Utilization | Maximiert die Nutzung des Spaces durch tägliche Belegung der Schreibtische. | Effiziente Verwaltung des Space, aber es besteht die Möglichkeit, dass Schreibtische unbesetzt bleiben. |
| Technologie | Minimal, erfordert oft nur ein Einchecken an verfügbaren Arbeitsplätzen. | Erfordert ein Reservierungssystem und oft ein Check-in-System. |
| Eignung | Funktioniert am besten in völlig flexiblen und dynamischen Umgebungen. | Besser für Umgebungen, in denen Mitarbeiter bestimmte Annehmlichkeiten oder Speicherorte benötigen. |
Die Vorteile des Hot Desking-Modells
Hot Desks verändern die traditionelle Bürodynamik, indem sie sie fließender machen und auf die Bedürfnisse einer modernen Belegschaft eingehen. Lassen Sie uns die wichtigsten Vorteile von Hot Desking herausfinden:
Maximale Nutzung des Spaces
Die Einführung von Hot Desking verbessert die Büronutzung und verwandelt den ehemals ungenutzten Desktop Space in dynamische Arbeitsbereiche. Dieser Ansatz passt sich den täglichen Anwesenheitsschwankungen an und sichert, dass kein Space vergeudet wird. Dies ist besonders bei hybriden Arbeitsmodellen von Vorteil, bei denen nicht alle Mitarbeiter täglich im Büro sind.
Flexibilität bieten und Autonomie fördern
Hot Desking erhöht die Flexibilität und stärkt die Autonomie der Mitarbeiter, indem es dem Einzelnen die Möglichkeit gibt, den Ort seiner Arbeit je nach seinen täglichen Bedürfnissen und Vorlieben zu wählen. Diese Freiheit steigert die Arbeitszufriedenheit und die Arbeitsmoral, da die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie ihre Zeit und ihre Arbeitsumgebung effektiv verwalten können.
Kosten sparen
Für Businesses sind die Kosteneinsparungen durch Hot Desking beträchtlich. Durch die Verringerung des Bedarfs an einer festen Nummer von Schreibtischen werden Immobilienkosten gesenkt und die Ausgaben für ungenutzten Space minimiert. Diese effiziente Nutzung von Ressourcen spart Geld und ermöglicht es Ihnen, mehr in Ihre Mitarbeiter und andere wichtige Entwicklungsbereiche zu investieren.
Die Herausforderungen von Hot Desking
Hot Desking bietet zwar zahlreiche Vorteile, birgt aber auch Herausforderungen, die eine sorgfältige Planung erfordern prozessmanagement und strategische Planung.
Mangel an persönlichem Workspace
Einer der Hauptnachteile von Hot Desking ist das Potenzial eines fehlenden persönlichen Arbeitsplatzes. Mitarbeiter könnten sich unwohl fühlen, wenn sie keinen festen Platz haben, den sie ihr Eigen nennen können, wo sie persönliche Gegenstände ablegen oder Fotos von geliebten Menschen aufstellen können.
Herausforderungen bei der Anpassung an nicht zugewiesene Plätze
Die Umstellung auf ein Modell mit nicht zugewiesenen Plätzen kann für Mitarbeiter, die an einen eigenen Schreibtisch gewöhnt sind, schwierig sein. Die Umstellung bedeutet, dass sie jeden Tag einen neuen Platz finden und sich an verschiedene Tischnachbarn und unterschiedliche Geräuschpegel gewöhnen müssen.
Instanz, die gerne in einer ruhigen Ecke sitzt, um sich zu konzentrieren, könnte sich in einem belebten Bereich wiederfinden und Schwierigkeiten haben, sich zu konzentrieren.
Ohne klare Richtlinien und angemessene Unterstützung führt dies zu geringerer Produktivität und Unzufriedenheit.
Probleme mit der Instandhaltung
Beim Hot Desking wird die Wartung der Geräte und die Gewährleistung der Sauberkeit komplexer. Wenn mehrere Personen denselben Workspace zu unterschiedlichen Zeiten nutzen, kann es leicht passieren, dass die Schreibtische unordentlich werden und die Ausrüstung verloren geht.
Eine regelmäßige Reinigung und ein Check-in- und Check-out-System für die Ausrüstung sind hier nützlich, aber das System erfordert ein sorgfältiges Management und die Mitarbeit aller Mitarbeiter.
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Ist Hot Desking das Richtige für Sie?
Hot Desking gedeiht in einer Kultur, die Wert auf Flexibilität, Innovation und Autonomie legt. Die Art Ihres Geschäfts und die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter spielen ebenfalls eine entscheidende Rolle bei der Entscheidung, ob Hot Desking geeignet ist.
Die folgende Checkliste hilft Ihnen bei der Entscheidung, ob dieses flexible Hot-Desking-Modell mit den Anforderungen Ihres Unternehmens und den Präferenzen Ihrer Mitarbeiter übereinstimmt.
1. Unternehmenskultur bewerten
- Fördert Ihre Unternehmenskultur Flexibilität und Innovation?
- Sind Ihre Mitarbeiter in der Lage, sich an Veränderungen in ihrem Arbeitsumfeld anzupassen?
- Besteht eine starke Vertrauensbasis, die es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Zeit und ihren Space effektiv zu verwalten?
2. Verstehen Sie die Präferenzen Ihrer Mitarbeiter
- Haben Sie Ihre Mitarbeiter befragt, um ihre Ansichten über flexible Sitzgelegenheiten zu erfahren?
- Bevorzugen die meisten Ihrer Mitarbeiter unterschiedliche Arbeitsumgebungen oder legen sie Wert auf einen persönlichen, einheitlichen Workspace?
3. Untersuchen Sie das Wesen der Arbeit
- Welcher Art sind die Aufgaben, die von Ihren Mitarbeitern ausgeführt werden? Sind sie kooperativ und erfordern ständige Interaktion, oder sind sie eher unabhängig?
- Erfordert die Arbeit ein spezielles technisches Setup oder eine bestimmte Ausrüstung, die möglicherweise schwer zu verlegen oder täglich freizugeben ist?
4. Evaluieren Sie Remote-Arbeit und hybride Arbeitsmodelle
- Arbeiten Sie nach einem hybriden Modell, bei dem die Mitarbeiter ihre Zeit zwischen Zuhause und dem Büro aufteilen?
- Wie oft arbeiten die Mitarbeiter aus der Ferne, und wie könnte sich dies auf den Bedarf an ständigem Schreibtischraum auswirken?
5. Spaces und Kostenüberlegungen
- Verfügen Sie über mehr Schreibtischfläche als regelmäßig genutzt wird, was zu hohen Unterhaltskosten führt?
- Könnte Ihre Organisation von einer Reduzierung des privaten Spaces finanziell profitieren?
7 Best Practices zur Einrichtung von Hot Desking
Die effektive Einführung von Hot Desking erfordert eine strategische Planung und ein tiefes Verständnis für die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter. Im Folgenden finden Sie sieben Best Practices, die sicherstellen, dass Ihr Hot Desking Setup Produktivität und Zusammenarbeit fördert:
1. Verwenden Sie intelligente Buchungslösungen
Die Investition in eine zuverlässige office-Management-Lösung ist entscheidend für die effiziente Verwaltung von Hot Desking. Mit dieser Technologie können Mitarbeiter Schreibtische im Voraus reservieren, was den morgendlichen Stress reduziert und sicherstellt, dass jeder einen Space hat, der seinen Bedürfnissen für den Tag entspricht.
Ein Beispiel: Eine mobile App zeigt verfügbare Schreibtische, ihre Speicherorte und die angebotenen Annehmlichkeiten an und macht den Prozess nahtlos und intuitiv.
2. Optimieren Sie die Auswahl der Schreibtische für Ihre Mitarbeiter
Berücksichtigen Sie die richtigen Features für verschiedene arten von Arbeitsumgebungen in Ihrem Büro. Einige Mitarbeiter benötigen vielleicht zwei Monitore, während andere einen Steharbeitsplatz bevorzugen.
Ein vielfältiges Setup für verschiedene Aufgaben oder persönliche Vorlieben steigert die Produktivität und den Komfort. Diese durchdachte Aufteilung zeigt, dass Sie sich verpflichtet fühlen, auf die unterschiedlichen Bedürfnisse einzugehen.
3. Entwerfen Sie einen effektiven Plan
Richten Sie Ihren Plan so ein, dass ihre Space-Planung zu maximieren und die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit. Ordnen Sie die Schreibtische so an, dass der Zugang zu freigegebenen Ressourcen wie Druckern und Meeting-Räumen erleichtert wird.
Erwägen Sie die Schaffung von Zonen - zum Beispiel eine ruhige Zone für konzentriertes Arbeiten und eine dynamische Zone in der Nähe von kollaborativen Whiteboards -, um den Mitarbeitern zu helfen, ihre Schreibtische auf der Grundlage ihrer täglichen Aufgaben zu wählen.
4. Schüren Sie die Begeisterung für das Konzept
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter für Hot Desking begeistern, kann dies den Übergang erleichtern. Heben Sie die Vorteile hervor, wie z. B. nicht jeden Tag am selben Schreibtisch zu sitzen, die Möglichkeit zu haben, in der Nähe verschiedener Kollegen zu sitzen, oder die Freiheit zu haben, einen Arbeitsplatz zu wählen, der am besten zu ihrer Stimmung oder Aufgabe passt.
Initiativen wie "Wettbewerbe um den besten Schreibtisch" oder "Feature-Freitage" halten diesen Enthusiasmus ebenfalls aufrecht.
5. Klare Richtlinien aufstellen
Erstellen Sie einen Leitfaden für bewährte Praktiken, der häufige Fragen behandelt und die Erwartungen umreißt. Dieser Leitfaden könnte Tipps enthalten zu organisation des Arbeitsplatzes umgang mit der Schreibtischausrüstung, Lärmbelästigung und Aufbewahrung persönlicher Elemente.
Gelöschte Richtlinien verhindern Missverständnisse und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
6. Maintainer Sauberkeit
Die regelmäßige Reinigung der Workspaces ist besonders in einer Umgebung mit freigegebenen Arbeitsplätzen wichtig. Führen Sie ein Haushaltsführungsprotokoll ein, das die Schreibtische zwischen den Benutzungen desinfiziert und den Mitarbeitern Reinigungsmittel für den persönlichen Gebrauch zur Verfügung stellt.
Eine Politik der sauberen Schreibtische fördert die Gesundheit und steigert die Attraktivität des Hot Desking insgesamt.
7. Sammeln Sie Feedback für Verbesserungen
Das Sammeln von Daten und Feedback Ihrer Mitarbeiter wird Ihnen helfen, die Hot Desking-Erfahrung zu verbessern. Nutzen Sie Umfragen oder Feedback-Apps, um Einblicke darüber zu erhalten, was funktioniert und was nicht.
Anhand dieser Daten können Sie fundierte Anpassungen vornehmen, die die Effizienz des Workspace und die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessern.
Hot Desking für verschiedene Arbeitsmodelle
Hot Desking ist eine vielseitige Lösung, die sich gut an verschiedene Arbeitsumgebungen anpassen lässt, einschließlich hybrider Modelle und Remote-First- oder verteilter Belegschaften. Schauen wir uns diese Modelle im Detail an:
Hot Desking in einem hybriden Arbeitsmodell
In einer hybriden Arbeitsumgebung, in der die Mitarbeiter ihre Zeit zwischen Zuhause und dem Büro aufteilen, maximiert Hot Desking den freigegebenen Space und reduziert die Kosten
Es ermöglicht Mitarbeitern, die an unterschiedlichen Tagen ins Büro kommen, einen professionellen Workspace, ohne dass das Unternehmen für jeden Mitarbeiter einen eigenen Schreibtisch vorhalten muss.
Durch die Einführung eines Reservierungssystems wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter bei Bedarf einen Schreibtisch erhalten und einen Speicherort wählen können, der ihren täglichen Aufgaben entspricht. Ganz gleich, ob sie einen Platz in der Ecke zur Konzentration oder einen gemeinschaftlichen Space für Projekte im Team benötigen, diese Flexibilität macht den Übergang zwischen Zuhause und dem Büro reibungsloser.
Hot Desking mit Remote-First oder verteilten Mitarbeitern
Für Unternehmen mit einer Remote-First-Politik oder einer verteilten Belegschaft unterstützt Hot Desking gelegentliche Bürobesuche oder temporäre Zeiträume, wenn Remote-Mitarbeiter in der Stadt sind.
Es bietet eine Anlaufstelle für diese Mitarbeiter, ohne dass das Unternehmen in festen Space für jede Person investieren muss.
Hot Desking umfasst in diesem Zusammenhang auch die Einstellung von Satellitenbüros an verschiedenen Speicherorten, in denen Mitarbeiter einen Schreibtisch buchen können, wenn sie in einer strukturierteren Umgebung arbeiten oder sich mit Teamkollegen treffen müssen.
Dieser Ansatz trägt dazu bei, das Gemeinschaftsgefühl und die Verbindung zwischen den Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten, aufrechtzuerhalten, indem sie bei Bedarf Zugang zu den Büroressourcen erhalten und gleichzeitig die Flexibilität in den Vordergrund stellen.
💡 Profi-Tipp: Möchten Sie Ihre Arbeit von zu Hause aus verändern? Sehen Sie sich die wichtigste Tipps für die Arbeit von zu Hause aus zur Verbesserung von Funktion und Produktivität.
Hot Desking mit ClickUp effektiv verwalten ClickUp clickUp, ein All-in-One-Tool zur Verwaltung von Aufgaben, bietet eine umfassende Lösung für die effiziente Verwaltung von Hot Desking in Unternehmen. Büroleiter können ein dynamisches Schreibtischbuchungssystem erstellen und überwachen, indem sie die erweiterten Features wie benutzerdefinierte Felder, Automatisierung, Dashboards und verschiedene Ansichten nutzen.
ClickUp eignet sich perfekt für die Einstellung einer hybriden Belegschaft, da es eine Echtzeit-Zusammenarbeit mit dokumenten und Whiteboards . Mit ClickUp Docs sind Richtlinien und Details zu Projekten immer auf dem neuesten Stand und für Mitarbeiter im Büro und unterwegs zugänglich.
ClickUp Whiteboards erleichtern Brainstorming-Sitzungen, die online genauso dynamisch sind wie vor Ort. Hier erfahren Sie, wie ClickUp Ihre Hot-Desking-Erfahrung effektiv verbessert:
1. Vereinfachen Sie die Tischreservierung
mit den benutzerdefinierten Feldern von ClickUp lassen sich Schreibtischattribute wie Verfügbarkeit und Ausstattungsmerkmale anpassen
Mit Benutzerdefinierte Felder von ClickUp und Automatisierung schaffen Sie ein nahtloses Tischbuchungssystem. Richten Sie Aufgaben als Schreibtische ein und verwenden Sie benutzerdefinierte Felder für Details wie Speicherort, Ausstattung und Verfügbarkeit.
automatische Benachrichtigungen und Buchungsbestätigungen für den Schreibtisch mit ClickUp Automation einrichten
Konfigurieren Sie ClickUp Automatisierung um den Status der Arbeitsplätze als gebucht oder verfügbar zu aktualisieren, Erinnerungen an Mitarbeiter über ihre Buchungen zu senden und sogar Arbeitsplätze neu zuzuweisen, wenn sie storniert werden. Dieses System vereinfacht den Buchungsprozess und stellt sicher, dass die Auslastung der Arbeitsplätze optimiert wird.
2. Optimieren Sie den Space
überwachen Sie die Hot-Desking-Nutzung und Trends auf einen Blick mit den Echtzeit-Dashboards in ClickUp ClickUp Dashboards bietet Echtzeit-Einblicke in die Schreibtischnutzung und zeigt Nutzungsmuster und potenzielle Engpässe auf.
mit dem Gantt-Diagramm von ClickUp lassen sich Zeitleisten für die Belegung von Hot Desks planen und visualisieren
Konfigurieren von Ansichten wie ClickUp Gantt Diagramme oder Board visualisiert die Verfügbarkeit und Belegung von Arbeitsplätzen im Zeitverlauf. Dies macht es insgesamt einfacher, die Arbeitsplätze effektiv zu verwalten und bei Bedarf anzupassen.
3. Fördern Sie die Zusammenarbeit
mit ClickUp Docs können Sie Hot Desking-Richtlinien und FAQs sofort erstellen und in Teams freigeben
Mit ClickUp Dokumente mit ClickUp Docs kann Ihr Team gemeinsam Richtlinien und wichtige Dokumente in Echtzeit erstellen, bearbeiten und freigeben. Dieses Feature ist besonders nützlich in einem hybriden Setup, in dem Richtlinien häufig geändert werden, um sie an neue Herausforderungen und Möglichkeiten anzupassen.
unterstützt Hot Desking mit virtueller Zusammenarbeit durch ClickUp Whiteboards ClickUp Whiteboards fördern die Zusammenarbeit in Echtzeit und stellen sicher, dass Mitglieder von Teams vor Ort und aus der Ferne gleichermaßen eingebunden und informiert sind, unabhängig davon, wo sie arbeiten
4. Verbessern Sie die Kommunikation
ermöglichen Sie Echtzeit-Kommunikation ohne Sorge um den Speicherort über ClickUp Chat
Verwenden Sie ClickUp Chatten um eine klare und konstante Kommunikation zwischen Ihren Teammitgliedern aufrechtzuerhalten, unabhängig davon, von welchem Arbeitsplatz oder Speicherort aus sie arbeiten.
Mit Echtzeit-Nachrichten, Kommentaren und @-Erwähnungen bleibt jeder auf dem Laufenden. Sie können auch einen Team-Kanal im Chat erstellen, um Abfragen zum Hot Desking zu verwalten, z. B. Änderungen der Schreibtischzuweisung oder Anforderungen an die Zusammenarbeit.
5. Sammeln Sie Feedback mit Formularen
sammeln Sie Feedback zu Hot-Desking-Erfahrungen direkt über ClickUp Forms_ ClickUp Formulare sammelt Mitarbeiter-Feedback zur Hot-Desking-Erfahrung. Nutzen Sie die Automatisierung, um diese Antworten in einen speziellen Ordner zu leiten, wo Sie sie analysieren können, um die Mitarbeiterzufriedenheit und verbesserungswürdige Bereiche zu verstehen.
Dieses Feedback ist entscheidend für die Anpassung von Richtlinien und Praktiken, um die Bedürfnisse Ihres Teams besser zu erfüllen. Darüber hinaus kann das gesammelte Feedback in ClickUp in Aufgaben umgewandelt und den entsprechenden Eigentümern zugewiesen werden.
6. Zeitersparnis für Administratoren durch Vorlagen
ClickUp Vorlage für Office Space Management
ClickUp's Vorlage für Office Space Management verändert die Art und Weise, wie Sie Hot Desking handhaben, indem es ein umfassendes Toolset für die effiziente Organisation und Verwaltung Ihrer privaten Büros bereitstellt.
Diese Vorlage ist sofort einsatzbereit und vollständig anpassbar und macht es Ihnen leicht, Ihren Space effektiver zu verwalten.
Mit dieser Vorlage können Sie:
- Planen und visualisieren Sie, wo alle Mitarbeiter sitzen werden, um die Produktivität zu maximieren und sicherzustellen, dass kein Space verschwendet wird
- Nachverfolgung von Meeting-Räumen, Gerätebuchungen und anderen Ressourcen an einem zentralen Ort
- Aufgaben für die Wartung, Reinigung und Aktualisierung von Spaces erstellen, um sicherzustellen, dass alles in optimalen Bedingungen genutzt werden kann
- Nutzen Sie verschiedene Ansichten wie die "Donnerstagsverfügbarkeiten", um auf einen Blick zu sehen, wer sich im Büro aufhält und wo er Platz genommen hat, damit Sie planen und bei Bedarf anpassen können
Mit der richtigen Hot-Desk-Buchungssoftware kann Hot-Desking für Sie arbeiten
Hot Desking hat die Bürodynamik tiefgreifend verändert, indem es die Space-Nutzung verbessert und die Flexibilität fördert. Dies wiederum fördert die Autonomie der Mitarbeiter und senkt die Kosten erheblich. Außerdem ist es eine großartige Möglichkeit zur Verwaltung arbeit von zu Hause aus und gemischte Teams.
Dies ist jedoch nicht ohne Herausforderungen. Die erfolgreiche Bewältigung dieser Hürden erfordert eine durchdachte Strategie und kontinuierliches Feedback.
ClickUp bietet eine hervorragende Buchungssoftware für die effiziente Implementierung und Verwaltung von Hot Desking. Darüber hinaus ist ClickUp auch ein All-in-One-Tool, das Ihnen mit seinen Kollaborations- und Kommunikationsfunktionen hilft, eine dynamischere und produktivere Umgebung zu schaffen.
Beginnen Sie damit, Ihr Büromanagement mit ClickUp umzugestalten und nutzen Sie noch heute das einfache und effiziente Hot Desking! Melden Sie sich jetzt kostenlos an !