Eine uneinheitliche Kommunikation kann die Arbeit verlangsamen, eine falsche Ausrichtung verursachen und die Beziehungen zu den Kunden beeinträchtigen.
Es kommt häufig vor, dass Geschäfte aufgrund langsamer, inkonsistenter Antwortmuster, die aus schlechten internen Kommunikationspraktiken resultieren, Kunden verlieren. Diese Pannen können den Ruf Ihrer Marke bei den Kunden erheblich schädigen.
Business Messaging schafft hier Abhilfe, indem es die interne und externe Kommunikation zusammenführt. Intern hilft es Ihnen, mit klarer Kommunikation über Abteilungen und Mitglieder Ihres Teams hinweg organisiert zu bleiben. Extern ermöglicht es Ihnen, Beziehungen zu Kunden, Lieferanten, Medien und der Öffentlichkeit aufzubauen und zu pflegen.
In diesem Blog erfahren Sie alles, was Sie über Business Messaging wissen müssen, einschließlich Beispiele für Geschäftsnachrichten, die Schritte zur Implementierung von internem und externem Business Messaging und die Tools, die Ihnen dabei helfen, dies zu erledigen.
Was ist Business Messaging?
Business Messaging bezieht sich auf die breite Serie von Prozessen, die ein Geschäft einsetzt, um mit seinen Kunden plattformübergreifend zu kommunizieren. Ziel ist es, Geschäften eine Omnichannel-Präsenz zu verschaffen, die es ihnen ermöglicht, Kunden auf ihren bevorzugten Kommunikationskanälen problemlos zu bedienen.
Das Richtige business Messaging Apps nutzen verschiedene Messaging-Kanäle, um Werbe-E-Mails, Aktualisierungen von Produkt-Features und Benachrichtigungen über Transaktionen an Kunden zu versenden.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Kommunikationsmethoden wie E-Mails ermöglicht Business Messaging Echtzeit-Unterhaltungen mit Einzelzielen auf Messaging-Plattformen, mit denen diese bereits vertraut sind.
Business Messaging mag dem Chatten ähnlich sein, aber die beiden dienen in einem geschäftlichen Kontext ganz unterschiedlichen Zwecken.
Worin unterscheidet sich Business Messaging von Chats?
| Aspekt | Chat | Business Messaging |
|---|---|---|
| Zweck und Anwendungsbereich | Informelle und zwanglose Kommunikation; wird in der Regel für persönliche oder leichte Unterhaltungen am Arbeitsplatz verwendet | Zweckorientierte Kommunikation; wurde für spezifische geschäftliche Anforderungen wie Kundendienst, Unternehmensaktualisierungen und Marketing entwickelt |
| Plattformintegration | Einfache Apps zum Chatten, in der Regel nicht in Geschäftssysteme integriert | Oft mit umfassenderen Business tools wie CRMs, Analysen und Multi-Channel-Messaging-Systemen integriert, um eine umfassende Kommunikationsstrategie zu ermöglichen |
| Automatisierung und KI | Begrenzte KI- und Automatisierungsfeatures | Fortgeschrittene Plattformen beinhalten KI- und Automatisierungsfeatures wie Chatbots und automatisierte Antworten, die es Unternehmen ermöglichen, hohe Interaktionsvolumina zu bewältigen und gleichzeitig die vom Kunden erwartete Qualität zu gewährleisten |
| Compliance und Sicherheit | Fehlende formale Compliance- und Datenschutzmaßnahmen | Befolgt strenge Vorschriften wie GDPR und CAN-SPAM, um eine sichere und konforme Kommunikation zu gewährleisten, insbesondere für Unternehmen, die mit sensiblen Kundendaten umgehen |
Vorteile von Business Messaging
Schnellerer Kundensupport
Im Gegensatz zu herkömmlichen Kanälen wie Telefon oder E-Mail können Support-Teams mit Business Messaging-Protokollen mehrere Unterhaltungen effizient abwickeln und so einen effizienten Echtzeit-Support bieten. Während KI-gesteuerte Bots routinemäßige Kundenanfragen schnell bearbeiten, können Servicemitarbeiter kritische Probleme lösen, was die Wartezeiten verkürzt und die Kundenzufriedenheit erhöht.
Ferngesteuerte Teams können folgende Funktionen nutzen tools für die asynchrone Kommunikation um die Mitarbeiter des Kundensupports in die Lage zu versetzen, von jedem Ort der Welt aus gemeinsam an kniffligen Problemen zu arbeiten und diese schnell für die Kunden zu lösen.
💡Pro-Tipp: Einsetzen zentralisierte Kommunikationsstrategien aufbrechen von Datensilos und Zusammenführung des Kundenkontextes aus verschiedenen Nachrichtenkanälen an einem Ort mit Hilfe einer einheitlichen Support-Agent-Management-Plattform.
Erhöhte Kundenbindung
Business Messaging wird auf der Grundlage des Verhaltens und der Präferenzen der Benutzer personalisiert. Auf diese Weise können Sie Kunden an den wichtigsten Berührungspunkten einbinden und ihr Interesse an Produkten oder Dienstleistungen aufrechterhalten, wodurch sich der Wert des Kunden auf Lebenszeit erhöht.
Geringere Kosten
Entgegen der landläufigen Meinung ist Business Messaging kostengünstiger als herkömmliche Telefonanrufe oder persönlicher Support, da es Ihnen die direkte Interaktion mit mehreren Kunden gleichzeitig ermöglicht. Zum Beispiel können routinemäßige Abfragen durch Bots und Selbstbedienungsoptionen automatisiert werden, so dass sich die Mitarbeiter auf komplexere Aufgaben konzentrieren können, z. B. auf Videoanrufe, um die Kunden bei der Fehlerbehebung zu unterstützen. Dies macht ein großes Kundensupport-Team überflüssig und reduziert Schulungs-, Einarbeitungs- und andere Betriebskosten.
Analysen und Berichterstellung
Eine ideale Business Messaging-Software bietet fortschrittliche Projektmanagement-Features für eine effektive Ressourcennutzung und Nachverfolgung von Meilensteinen. Außerdem gibt es Dashboards für einen umfassenden Überblick über den Projektstatus und Integrationen für einen nahtlosen Daten Flow zwischen unterschiedlichen Systemen.
In Kombination helfen diese Features bei der Nachverfolgung wichtiger Metriken und KPIs und ermöglichen schnellere und strategischere Entscheidungen.
Weiterlesen: KPIs vs. Metriken: Was sie sind und wie man sie nachverfolgt
Business Messaging: Anwendungsfälle und Beispiele
Kommunikation im Kundenservice
Nutzungsfall: Reihenfolge und Produktinformation
Beispiel: E-Commerce-Plattformen können ein Live-Chat Feature zusätzlich zu anderen Funktionen implementieren kommunikationskanäle die es den Kunden ermöglichen, sofort eine Verbindung mit einem Support-Mitarbeiter herzustellen. Ein Instant-Messaging-Kanal hilft Agenten bei der Lösung von Anfragen zur Reihenfolge oder zu Produktinformationen. Diese direkte Kommunikation über mehrere Kanäle verkürzt die Reaktionszeiten und ermöglicht eine schnellere Lösung einfacher Abfragen.
Benachrichtigungen über Bestätigungen und Versand
Anwendungsfall: Reihenfolge der Bestätigung und Nachverfolgung des Versands
Beispiel: Online-Händler senden ihren Kunden automatisierte Textnachrichten und E-Mails zur Bestätigung der Reihenfolge, zum voraussichtlichen Liefertermin und zur Nachverfolgung. Wenn das Produkt versandt wird, erhält der Kunde eine Nachricht mit einem Link zur Nachverfolgung seiner Sendung in Echtzeit.
Marketing-Aktionen
Anwendungsfall: Details zu Sonderangeboten und Rabatten
Beispiel: Online-Marken benachrichtigen Kunden über einen bevorstehenden Ausverkauf am Black Friday. Sie schaffen ein Gefühl der Dringlichkeit und Knappheit, um bestehende und neue Kunden anzuziehen und Gewinne während der Ferienzeit zu erzielen.
Sicherheitswarnungen und Überprüfungen
Anwendungsfall: Transaktionswarnungen
Beispiel: Banken verwenden SMS- und Push-Benachrichtigungen, um Echtzeitwarnungen an Kunden zu senden, wenn verdächtige Aktivitäten auf ihren Konten festgestellt werden. Wenn ein Unbefugter versucht, sich von einem nicht erkannten Gerät aus anzumelden, sendet das System automatisch einen Code zur Überprüfung an die registrierte Nummer des Kunden zur Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Verbesserung der Kundenerfahrung
Anwendungsfall: Personalisierte Dienste
Beispiel: Vor der Ankunft erhalten die Gäste des Hotels eine Willkommensnachricht mit Informationen über die Annehmlichkeiten, den Check-in-Vorgang und Empfehlungen für Besichtigungen in der Umgebung. Während ihres Aufenthalts können die Gäste per Messaging den Zimmerservice oder die Zimmerreinigung anfordern oder Spa-Termine buchen. Durch diese persönliche Kommunikation in Echtzeit fühlen sich die Gäste während ihres gesamten Aufenthalts wertgeschätzt und umsorgt.
Schritte zur Implementierung von Business Messaging
Erfüllen Sie die Voraussetzungen für Business Messaging
Bevor Sie Business Messaging implementieren, sollten Sie diese grundlegenden Schritte befolgen, um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten:
- Recherchieren Sie, welche Kommunikationsplattformen Ihre Kunden bevorzugen und wie sie mit Geschäften in Kontakt treten. Ermitteln Sie, ob sie eher auf SMS, E-Mail oder Social Media-Nachrichten reagieren
- Ermitteln Sie die richtigen Kanäle, um Ihre Zielgruppe zu erreichen. Überlegen Sie, ob Sie SMS für Sofortbenachrichtigungen, WhatsApp für direkten Kundensupport oder E-Mail für Marketingzwecke benötigen
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Messaging-Strategie den GDPR-, CAN-SPAM- oder TCPA-Vorschriften entspricht, um sensible Kundendaten und den Datenschutz zu schützen
Legen Sie Ziele fest und kategorisieren Sie die Art der Nachrichten
Legen Sie zunächst fest, was Sie mit Ihrer Business-Messaging-Strategie erreichen möchten. Ist Ihr Ziel ein besserer Kundensupport, ein stärkeres Engagement oder ein höherer Umsatz??
Die Einstellung spezifischer, messbarer Ziele gibt eine klare Richtung für Ihren Messaging-Aufwand vor. Sobald die Ziele festgelegt sind, können Sie die Nachrichten in die folgenden Kategorien einteilen
- Operativ: Dies sind wichtige Aufgaben in der Business-Kommunikation, einschließlich E-Mails zur Begrüßung, Aktualisierungen der AGB usw.
- Transaktionell: Diese Kategorie umfasst Kundeninteraktionen im Zusammenhang mit Auftragsbestätigungen, Versandinformationen und Warnungen bei verspäteter Lieferung
- Marketing-Aktionen: Verwenden Sie diese Nachrichten, um Ihren Kunden verkaufsfördernde Inhalte zu senden, wie Informationen über Rabatte und Sonderangebote
Wählen Sie die richtige Plattform
Die Auswahl der richtigen Software für Business Messaging ist eine der besten kommunikationsstrategien die Sie in Ihrem Team und mit Ihren Kunden effektiv umsetzen können.
Eine robuste Business Messaging-Plattform ist auch in der Lage, Mehrkanal-Kommunikation zu handhaben, sich nahtlos in bestehende Tools zu integrieren, fortschrittliche Features wie Automatisierung zu bieten und Nachverfolgung in Echtzeit zu ermöglichen. ClickUp ist eine integrierte Plattform für Projektmanagement und Unternehmenskommunikation, die alle Formulare der Geschäftskommunikation unterstützt und damit eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen jeder Größe ist.
Durch die Kombination ClickUp CRM und ClickUp-Kundendienst können Sie ein umfassendes System für die Verwaltung Ihrer Geschäftsnachrichten erstellen.
ClickUp CRM kann Kundendaten speichern, Interaktionen nachverfolgen und Verkaufspipelines verwalten, während die Features des Kundensupports eingehende Anfragen bearbeiten, Probleme nachverfolgen und Lösungen anbieten können. Zusammen ermöglichen Ihnen diese Tools, Ihre Kommunikationsprozesse zu rationalisieren, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und die Gesamteffizienz Ihres Geschäfts zu steigern.
Mit diesen beiden leistungsstarken Tools können Sie bei der Bearbeitung von Support-Tickets ganz einfach auf die Kundenhistorie und frühere Interaktionen verweisen, um konsistente und personalisierte Antworten zu gewährleisten. Sie können Ihnen dabei helfen, verbesserungswürdige Bereiche in Ihrem Kundenservice und Ihren Vertriebsprozessen zu identifizieren, was zu besseren Geschäftsergebnissen führt.
Und das ist noch nicht alles. Sehen wir uns an, wie die robusten Features von ClickUp die interne Abstimmung und den reibungslosen Ablauf des Business Messaging unterstützen können.
Verschaffen Sie sich einen visuellen Überblick über Ihr Projekt mit dem Feature Projektmanagement von ClickUp
Integration von Business Messaging in ClickUp
Bringen Sie Teams zusammen mit ClickUp Chat-Ansicht ClickUp Chat-Ansicht ist von zentraler Bedeutung für den Aufbau einer effektiven externen Business Messaging-Strategie. Sie ermöglicht es Ihnen, laufende Projekte zu besprechen, Dateien hinzuzufügen und Echtzeit-Updates freizugeben, ohne zwischen verschiedenen Apps wechseln zu müssen, was sie zu einer kundenorientierten
software für die interne Kommunikation im Geschäft für Teams.
Es ist einfach, Gruppen- oder Einzelnachrichten zu versenden und mit @Mentions jeden in die Unterhaltung einzubeziehen. Im Gegensatz zu eigenständigen Messaging-Apps sorgt Chat View für konzentrierte Diskussionen und stellt sicher, dass Unterhaltungen direkt mit umsetzbaren Aufgaben verbunden sind.
Instanz können Sie z. B. ganz einfach einen potenziellen Fehler mit dem Kundensupport-Team besprechen, eine Aufgabe aus dem Chat heraus erstellen über ClickUp Aufgaben und weisen Sie sie dem Produktteam zu. Das macht die interne Abstimmung reibungsloser und verbessert die Reaktionszeit, die Kunden von Ihrem Geschäft erwarten.
Nutzen Sie ClickUp Chat, um Teams zu helfen, sich zu verbinden und in Echtzeit zusammenzuarbeiten
Verwalten Sie Projekte von Ihrem Posteingang aus mit ClickUp Email Project Management
Manchmal müssen Sie ein Projekt mit mehreren Interessengruppen, wie z. B. Kunden, Lieferanten oder Partnern, besprechen und dabei alles mit dem jeweiligen Projekt oder der jeweiligen Aufgabe in Verbindung halten. Anstatt zwischen Ihrer E-Mail App und Ihrem Projektmanagement tool zu wechseln, ClickUp E-Mail-Projektmanagement-Software macht die Verwaltung interner und externer Kommunikation über Ihren Posteingang einfach.
Wandeln Sie E-Mails in Aufgaben um und weisen Sie sie Teammitgliedern aus Ihrem Posteingang zu - mit der ClickUp E-Mail-Projektmanagement-Software
Indem Sie E-Mails direkt mit relevanten Aufgaben und Projekten verknüpfen, können Sie einfach auf Unterhaltungen verweisen und alle auf derselben Seite halten. Darüber hinaus können Sie mit den Features zur Automatisierung von E-Mails in ClickUp Routineaufgaben rationalisieren und zeitnahe Antworten an Kunden sicherstellen.
Das spart Zeit und trägt dazu bei, ein positives und professionelles Image zu wahren.
💡Pro-Tipp: Fügen Sie einzelne E-Mail-Adressen zu einer Liste hinzu, um die Verteilung zu optimieren kommunikation am Arbeitsplatz und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten rechtzeitig auf dem Laufenden gehalten werden.
Feedback mit ClickUp Clips klar freigeben ClickUp's Clips bieten eine leistungsstarke Möglichkeit zur Verbesserung Ihrer externen Geschäftskommunikation durch die Erstellung visuell ansprechender und gemeinsam nutzbarer Inhalte. Diese kurzen Videoclips können verwendet werden, um komplexe Konzepte zu erklären, Produkte oder Dienstleistungen zu präsentieren und Kunden oder Partner schnell zu informieren
Sie haben einen verwirrten Kunden mit einem komplexen Problem im Chat? Nehmen Sie einen Clip auf und führen Sie ihn Schritt für Schritt durch die Lösung.
Je nach Anwendungsfall können Sie ClickUp Clips in E-Mails, Beiträge in sozialen Medien oder auf Ihrer Website einbetten. Durch die Möglichkeit, öffentlich teilbare Links für Ihre Clips zu generieren, können Sie diese ganz einfach an ein größeres Publikum verteilen und Ihre Reichweite erhöhen.
Nutzen Sie Bildschirmaufnahmen mit ClickUp Clips, um Feedback freizugeben und komplexe Themen zu erklären
Sie können Clips auch in Aufgaben umwandeln und Eigentümer für weitere Aktionen zuweisen. Dies eignet sich hervorragend, um Ihr Team intern auf Business-Nachrichten auszurichten.
💡Pro-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Gehirn um Ihre Clips automatisch zu transkribieren, Hervorhebungen zu scannen, Zeitstempel anzuklicken und Ausschnitte zu kopieren, die Sie überall verwenden können.
Transkribieren von Sprach- und Video-Notizen mit KI durch ClickUp Clips
Senden Sie automatisierte Benachrichtigungen mit ClickUp Automations ClickUp Automatisierung dreht sich alles um die Beseitigung langweiliger, sich wiederholender Aufgaben in Ihrem Business Messaging-Prozess.
Durch die Einstellung automatisierter Workflows können Sie bestimmte Aktionen auf der Grundlage vordefinierter Bedingungen auslösen, z. B. das Versenden von Follow-up-E-Mails, die Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder auf der Grundlage von Kunden-E-Mails oder die Aktualisierung von Kundendatensätzen.
Diese Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch das Risiko von Fehlern und stellt sicher, dass alle Nachrichten korrekt und rechtzeitig versendet werden. Zusätzlich, ClickUp's Integration mit anderen Tools ermöglicht Ihnen die Automatisierung von Prozessen über mehrere Plattformen hinweg, wodurch die Effizienz weiter gesteigert und der Ruf Ihrer Marke durch Erweiterung verbessert wird.
Erstellen Sie benutzerdefinierte Automatisierungen mit ClickUp Automations
Vorteile der Verwendung von ClickUp für Business Messaging
- Zentralisierung der Kommunikation aus allen Kanälen, ob intern oder mit Kunden, auf einer Plattform
- Skalieren Sie mit dem Wachstum Ihres Geschäfts, denn ClickUp entwickelt sich mit Ihnen und bietet fortschrittliche Features ohne Leistungseinbußen
- Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Teams mit Kundenkontakt durch klare, nachvollziehbare Kommunikation auf der gleichen Seite sind
Implementierung und Schulung Ihres Teams
Bieten Sie eine umfassende Schulung an, um sicherzustellen, dass Ihr Team mit den Nachrichtenkanälen vertraut ist und den richtigen Ton, Stil und das richtige Timing der Nachrichten versteht.
Sie können versuchen vorlagen für Kommunikationspläne um sicherzustellen, dass alle Beteiligten richtig kommunizieren. Die Vorlage skizziert einen Kommunikationsplan zum Freigeben von Projektdetails, Zielen, einer Zusammenfassung und einer Konkurrenzanalyse, um die Entwicklung effektiver Kommunikationsstrategien für Geschäfte zu unterstützen.
Verwenden Sie die ClickUp Vorlage für Kommunikationspläne um einen aufschlussreichen und umsetzbaren Plan zur Verbesserung der internen und externen Kommunikation zu erstellen.
ClickUp's Vorlage für einen Kommunikationsplan
Sie hilft Ihnen, die Ziele Ihrer Business-Kommunikation zu definieren und die besten Kanäle zu identifizieren, um Ihre Einzelziele zu erreichen. Mit Features zur Einstellung und Nachverfolgung von Fortschritten können Sie die Ergebnisse Ihrer Kommunikationsaufwände verfolgen und die Planung verbessern. Verwenden Sie diese Vorlage, um klare, konsistente Kommunikationslinien für Kunden und funktionsübergreifende Teams festzulegen.
Förderung der Kundenbindung durch Business Messaging
Sobald Ihr Business Messaging-System eingerichtet ist, sollten Sie sich darauf konzentrieren, es zu nutzen, um die Kundenbindung zu verbessern, den Umsatz zu steigern und die Unterhaltung mit Ihren Benutzern zu verbessern:
- Personalisierung: Maßgeschneiderte Business-Nachrichten auf der Grundlage von Kundenpräferenzen und früheren Interaktionen, um ein personalisiertes Erlebnis zu schaffen
- Zwei-Wege-Kommunikation: Ermutigen Sie Ihre Kunden, über Business-Nachrichtenkanäle mit Ihrem Geschäft in Kontakt zu treten. Ermöglichen Sie ihnen beispielsweise, per SMS, WhatsApp oder Live-Chat direkt Fragen zu stellen oder Feedback zu geben
- Automatisierte Nachfassaktionen: Richten Sie automatisierte Follow-up-Nachrichten für abgebrochene Warenkörbe oder Bewertungen nach dem Kauf ein, um Kunden zu binden
Verbessern Sie Ihr Business Messaging mit ClickUp
Ein effektives Business Messaging-Protokoll sorgt dafür, dass interne Teams aufeinander abgestimmt sind und Kunden gebunden werden. Durch die Integration von Business Messaging in Ihre Geschäftsabläufe können Sie einen schnelleren Kundensupport bieten und die Interaktion mit Ihren Kunden persönlicher gestalten.
Mit Features wie Chat-Ansicht, E-Mail-Integration und Clips zentralisiert ClickUp die gesamte Kommunikation und das Projektmanagement auf einer einzigen, benutzerfreundlichen Plattform. So kann Ihr Team Aufgaben nachverfolgen, Kunden effektiv einbinden und die Kommunikation über alle Kommunikationsplattformen Ihres Geschäfts hinweg auf dem neuesten Stand halten.
Sind Sie bereit, Ihr Business Messaging zu verbessern? Melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an .