Wie man verschiedene Arten von Kommunikationskanälen nutzt

Haben Sie schon einmal mit einem Teamkollegen über eine wichtige Aufgabe in einem Projekt gesprochen, nur um dann festzustellen, dass Sie beide diese Aufgabe vergessen haben? Das kann passieren, wenn man an mehreren Projekten in einem Team arbeitet, oder?

Bei dezentralen, verteilten und hybriden Arbeitsplätzen könnten Sie unter dem leiden, was heute offiziell als Informationsüberlastung bezeichnet wird. Das ist heutzutage keine Seltenheit mehr, denn wir werden ständig mit Benachrichtigungen im Team-Chat, persönlichen Nachrichten, E-Mails, Anrufen usw. bombardiert

Wie können Sie also einen effektiven Kommunikationskanal für Ihr Team einrichten, ohne dass es zu viel wird? In diesem Leitfaden werden die verschiedenen Arten von Kommunikationskanälen beschrieben, wie sie funktionieren und wann man sie einsetzen sollte.

Kommunikationskanäle verstehen

Ein Kommunikationskanal ist ein Medium, das Ihnen hilft, Informationen freizugeben oder Ihre Ideen oder Erwartungen an den Absender zu übermitteln. Bei diesem Absender kann es sich um ein Mitglied Ihres Teams, andere Teams in Ihrem Unternehmen, Vorgesetzte, Partner oder Clients handeln.

Diese Kanäle können von schriftlicher Kommunikation wie E-Mail, Chat, Instant Messaging und SMS bis hin zu digitaler Kommunikation wie Audioanrufe, Videoanrufe, Gruppenmeetings und mehr reichen.

Welches ist nun der effektivste Kommunikationskanal? Die Antwort ist ganz einfach: derjenige, mit dem beide Parteien gut zurechtkommen und den sie regelmäßig nutzen, um keine Aktualisierung zu verpassen.

Die Wahl des richtigen Kommunikationskanals ermöglicht Ihnen die Handhabung:

Interne Kommunikation

Vom Freigeben von Projekt-Updates bis hin zur Bekanntgabe von Unternehmensrichtlinien - interne Kommunikationskanäle ermöglichen den Informationsaustausch innerhalb einer Organisation. Diese Kommunikationskanäle für Teams fördern die Zusammenarbeit, stärken die Arbeitsmoral und richten Teams auf gemeinsame Ziele aus.

Da ihr Hauptziel darin besteht, die Kommunikation zwischen Teams und mit anderen Abteilungen zu unterstützen, bieten die richtigen Tools robuste Sicherheits- und Datenschutzoptionen. Sie sind für alle Mitglieder eines Teams innerhalb eines Unternehmens einfach zu nutzen.

Externe Kommunikation

Diese Kommunikationskanäle am Arbeitsplatz oder Optionen für die Kundenkommunikation sind für die Interaktion mit Kunden, Partnern, der Öffentlichkeit und allen Personen außerhalb des Unternehmens unerlässlich. Sie helfen dabei, den Ruf der Marke aufzubauen, Kundenbeziehungen zu verwalten und Produkte oder Dienstleistungen bei Ihren potenziellen Kunden zu bewerben.

Auch zu lesen: Wie man die Kommunikation an einem hybriden Arbeitsplatz verbessert Typen von Kommunikationskanälen

Je nach persönlichen Vorlieben und Medien gibt es heute ein ganzes Array von Kommunikationskanälen. Obwohl es eine Vielzahl von Möglichkeiten gibt, werden sie im Allgemeinen nach der Art der Kommunikation klassifiziert, z. B:

1. persönliche oder persönliche Kommunikationskanäle

Die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht beinhaltet eine direkte Interaktion zwischen Personen. Sie kann die reichhaltigste Form der Kommunikation sein, da wir Informationen mit verbalen und nonverbalen Hinweisen austauschen können.

Zu den entscheidenden Elementen der Face-to-Face-Kommunikation gehören:

• Sprechen: Die Produktion der gesprochenen Sprache
• Zuhören: Die Fähigkeit, gesprochene Botschaften zu verstehen und darauf zu reagieren
• Nonverbale Hinweise: Körpersprache, Gesichtsausdruck und Tonfall, die das gesprochene Wort ergänzen. Oft können wir anhand dieser subtilen Faktoren erkennen, dass jemand nicht ehrlich ist oder nicht die richtigen Informationen vermittelt

2. Verbale Kommunikationskanäle

Bei der verbalen Kommunikation verwendet man die gesprochene Sprache, um Informationen, Ideen oder Gedanken zu vermitteln. Sie kann auch persönlich oder über mehrere Kanäle erfolgen, z. B. über Telefonanrufe oder Audionachrichten.

Eine wirksame verbale Kommunikation erfordert eine klare Artikulation, aktives Zuhören und die Anpassung an unterschiedliche Zielgruppen.

3. Schriftliche Kommunikationskanäle

Die schriftliche Kommunikation umfasst die Verwendung von geschriebenen Worten zur Übermittlung von Informationen. Dazu gehören Briefe, E-Mails, Berichte, Memos und andere schriftliche Dokumente. Eine wirksame schriftliche Kommunikation erfordert Klarheit, Prägnanz und korrekte Grammatik.

4. Digitale Kommunikationskanäle

Früher waren die meisten unserer Unterhaltungen persönliche Interaktionen oder Kommunikation von Angesicht zu Angesicht, bei der alle Mitglieder des Teams im selben Space anwesend waren.

Aber heute, mit der explosionsartigen Zunahme von Remote- und Hybrid-Arbeitsplätzen, gibt es mehrere Herausforderungen bei der Kommunikation am Arbeitsplatz zumal es keinen Ersatz für die mündliche Kommunikation im persönlichen Gespräch gibt.

Digitale Kommunikationskanäle helfen dabei, diese Lücke zu schließen, indem sie einzigartige Möglichkeiten der Zusammenarbeit und des Aufbaus von Beziehungen trotz der Arbeit an einem anderen Ort bieten. Diese Kanäle bieten Schnelligkeit, Effizienz und globale Reichweite und tragen dazu bei, eine Zentralisierte Kommunikation hub für Ihren Arbeitsplatz. Diese Kanäle umfassen:

a. Tools für Videokonferenzen

Videokonferenzen sind eine hervorragende Option für diejenigen, die an einem entfernten und verteilten Arbeitsplatz die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht vermissen. Diese Tools haben geografische Distanzen überbrückt und ermöglichen persönliche Interaktionen in einer virtuellen Einstellung

Diese Plattformen verfügen über kollaborative Features wie das Freigeben von Bildschirmen, Whiteboards und virtuelle Hintergründe, die die Zusammenarbeit und Produktivität verbessern. So kann zum Beispiel ein Design-Team in Echtzeit an einem Projekt zusammenarbeiten, visuelle Elemente freigeben und sofortiges Feedback geben, als ob sie sich im selben Raum befänden.

Beliebte tools: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex, GoToMeeting

b. Telefonanrufe

Gemäß einer Jüngsten Umfrage war der einfache Telefonanruf der bevorzugte Kommunikationskanal: 52 % der Mitarbeiter vor Ort, 42 % der Mitarbeiter an entfernten Standorten und 51 % der Mitarbeiter in gemischten Arbeitsverhältnissen zogen ihn anderen Kanälen vor.

Telefongespräche bieten eine direkte und persönlichere Verbindung, die es den Anrufern ermöglicht, eine Unterhaltung in Echtzeit zu führen und sofortiges Feedback zu erhalten. Dies ist besonders bei dringenden Angelegenheiten oder sensiblen Diskussionen nützlich, die mit schriftlicher Kommunikation nicht zu bewältigen sind.

Nehmen wir zum Beispiel an, ein Kunde hat ein Problem mit dem Preismodell. In diesem Fall kann der Vertriebsmitarbeiter ihn kurz anrufen, um zu verstehen, was er möchte, und umgehend Änderungen vornehmen, anstatt sich auf E-Mails oder andere schriftliche Formate zu verlassen.

c. Instant Messaging

Für diejenigen, die die schriftliche Kommunikation bevorzugen, bieten Instant-Messaging-Plattformen eine gute Möglichkeit. Mit diesen Tools können Sie schnell eine Nachricht in einem Gruppen- oder persönlichen Chat versenden und gleichzeitig Multimedia-Optionen wie Video, Foto, Audio, Dateifreigabe und andere Formate nutzen.

Sie sind ideal für die Übermittlung wichtiger Informationen, das Freigeben von Projektterminen mit einer Einzelperson oder als Teil eines Projekts Kollaborativen Kommunikation aktualisieren.

Zum Beispiel kann eine einfache Nachricht an den Eigentümer der Aufgabe oder an das Team genügen, wenn ein Projektleiter eine Aktualisierung einer bestimmten nicht dringenden Aufgabe benötigt. Die Empfänger können antworten, wenn sie gerade Zeit haben, was ideal für Situationen ist, die keine hohe Dringlichkeit erfordern.

Beliebte tools: ClickUp Chat,Slack, WhatsApp, Microsoft Teams, Google Chat

d. Soziale Medien

Soziale Medienplattformen wie Instagram, LinkedIn usw. werden hauptsächlich für die externe Kommunikation genutzt. Sie können einem Unternehmen dabei helfen, seinen Bekanntheitsgrad zu steigern, Informationen freizugeben und mit seinem Einzelziel in Kontakt zu treten. Auf der anderen Seite können die Kunden über diese sozialen Kanäle schnell mit der Marke in Kontakt treten, was beiden Seiten hilft.

Ein Beispiel: Ein Technologieunternehmen kann LinkedIn nutzen, um Branchenwissen freizugeben und zu präsentieren. So können sie ihre Einzelziele erreichen und Top-Talente anziehen.

Beliebte tools: Instagram, Facebook, X, LinkedIn, TikTok

e. E-Mails

E-Mail ist einer der effektivsten Kommunikationskanäle und wird nach wie vor gerne für die berufliche Kommunikation genutzt. 18 % der Berufstätigen bevorzugen E-Mail gegenüber anderen Kommunikationskanälen , wobei die Nummer bei den Fernarbeitern bei 25 % liegt.

Sie bietet eine formale und asynchrone Methode zum Freigeben von Informationen, Dokumenten und Aktualisierungen. E-Mails können zwar anfällig für Informationsüberflutung sein, lassen sich aber durch klare Betreffzeilen, prägnante Inhalte und eine gute Organisation effektiver gestalten.

Zum Beispiel kann E-Mail als Kanal von jedem Team für seine individuellen Anforderungen genutzt werden:

• Das Marketing kann ihn für die Kontaktaufnahme und das Freigeben von Markenbotschaften mithilfe von Newslettern oder gezielten E-Mail-Kampagnen nutzen
• Vertriebsteams können ihn für die persönliche Interaktion mit Kunden und zum Freigeben wichtiger Dokumente über einen formellen Kanal nutzen
• Teams der Personalabteilung können damit wichtige Ereignisse ankündigen, Unternehmensrichtlinien verteilen oder die direkte Kommunikation mit ihren Mitarbeitern freigeben

f. Textnachrichten

Text oder Mobile Messaging bietet eine schnelle und informelle Möglichkeit, mit Mitarbeitern, Kunden oder Partnern zu kommunizieren. Sie ist effektiv, da sie es Ihnen ermöglicht, eine Person zu erreichen, die möglicherweise keinen Zugang zum Internet hat, oder dringende und kurze Nachrichten zu übermitteln, insbesondere Erinnerungen an Termine, Aktualisierungen eines Projekts oder andere wichtige Details.

Ein Beispiel: Ein Projektleiter kann eine Textnachricht an ein Mitglied seines Teams senden, das er über andere Kanäle zu erreichen versucht hat, das aber nicht reagiert.

g. Mobiles App-Messaging

Viele Geschäfte ziehen es vor, ihre eigenen Kommunikationskanäle, wie eine mobile App, zu nutzen, um Informationen intern freizugeben oder mit Kunden. Diese Apps können für Kundensupport, Nachverfolgung der Reihenfolge und personalisierte Kommunikation verwendet werden.

Ein Beispiel: Ein Einzelhandelsgeschäft kann seine App nutzen, um Kunden auf der Grundlage ihrer Kaufhistorie personalisierte Produktempfehlungen zu senden. Sie kann auch spezielle Updates zur Reihenfolge der Kundenbestellungen senden, um sie über das Lieferdatum und den Fortschritt der Lieferung zu informieren.

Kommunikationskanäle in der Organisationsstruktur

Obwohl es mehrere Kommunikationskanäle gibt, ist die Unternehmenskommunikation in drei Schlüsselbereiche gegliedert:

Formelle Kommunikationskanäle

Dies sind die offiziellen Kommunikationskanäle der Organisation, die einer Reihe von Protokollen und Verfahren folgen, die sicherstellen, dass die Informationen genau und systematisch verbreitet werden. Die formelle Kommunikation kann in folgenden Formularen erfolgen:

• Abwärts gerichtete Kommunikation: Sie umfasst den Flow von Informationen von der oberen Führungsebene zu den untergeordneten Mitarbeitern. Dazu gehören Memos, E-Mails, Firmennewsletter und Meetings
• Aufwärtskommunikation: Sie ermöglicht es den Mitarbeitern, ihren Vorgesetzten Feedback, Vorschläge und Bedenken freizugeben. Leistungsbeurteilungen, Boxen für Verbesserungsvorschläge und eine Politik der offenen Tür erleichtern die Kommunikation nach oben
• Horizontale Kommunikation: Diese Art der Kommunikation findet zwischen Mitarbeitern der gleichen Hierarchieebene statt und fördert die Zusammenarbeit und das Freigeben von Informationen innerhalb der Abteilungen
• Diagonale Kommunikation: Diese Art der Kommunikation findet zwischen verschiedenen Abteilungen und Ebenen der Organisation statt und fördert die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch innerhalb der AbteilungFunktionsübergreifende Zusammenarbeit ### Informelle Kommunikationskanäle

Informelle Kommunikationskanäle sind Medien, die nie in der offiziellen oder formellen Methode definiert wurden, sondern spontan entstehen, wenn die Organisation wächst oder sich das Arbeitsumfeld verändert.

Für diese Kanäle gibt es keine Regeln und Vorschriften, was den Mitarbeitern hilft, informelle Gespräche zu führen, sich zu verbinden und zu einer positiven Organisationskultur beizutragen.

Einige informelle Kommunikationskanäle sind:

• Unterhaltungen in der Cafeteria: Zwanglose Interaktionen zwischen Mitarbeitern können zum Austausch von Informationen und Ideen führen
• Teamausflüge: Firmenereignisse und teambildende Aktivitäten, die Gelegenheiten für informelle Kommunikation bieten
• Gruppenchats: Teamgruppen oder unternehmensweite Gruppen auf WhatsApp oder Slack, in denen Teams Unterhaltungen jenseits des Arbeitsalltags führen können
• Gelegentliche Mentorensitzungen: Beziehungen zwischen erfahrenen und neuen Mitarbeitern können das Freigeben von Wissen und die Karriereentwicklung über das Arbeitsverhältnis hinaus erleichtern

Inoffizielle Kommunikationskanäle

Es gibt inoffizielle Kommunikationskanäle, die über Diskussionen am Arbeitsplatz hinausgehen können, z. B. über Sport, Politik, Unterhaltung, Persönliches und mehr. Diese Kanäle können sein:

• Gesellige Zusammenkünfte: Mündliche Diskussionen oder informelle Unterhaltungen bei einem gesellschaftlichen Ereignis, an dem Mitarbeiter des Unternehmens, Investoren, Partner, Lieferanten oder Personen außerhalb des Unternehmens teilnehmen können
• Büroklatsch: Gerüchte oder unbestätigte Informationen, die häufig innerhalb oder außerhalb des Unternehmens verbreitet werden und in der Regel nur schwer bis zur Quelle zurückverfolgt werden können

Beliebte inoffizielle Kommunikationskanäle: WhatsApp, X, Instagram, etc.

Diese inoffiziellen Kanäle können zwar dazu beitragen, die Stimmung im Büro zu verstehen, sie können aber auch einige negative Folgen haben, wie z. B.:

• Verbreitung von Angst oder Fehlinformationen
• Schaffung von Konflikten
• Untergrabung des Vertrauens am Arbeitsplatz

Schlimmer noch, sie können sich sogar negativ auf die Unternehmenskultur und das gesamte Teamumfeld auswirken.

Daher sollten Unternehmen versuchen, die Auswirkungen inoffizieller Kanäle zu minimieren, indem sie eine offene Kommunikation, Transparenz und die rechtzeitige Verbreitung genauer Informationen fördern.

Tools für die Business-Kommunikation

Kommunikation ist das Lebenselixier jeder erfolgreichen Organisation und ein entscheidender Faktor bei der Definition von Organisationen, die effektiv zusammenarbeiten. In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt, in der Teams oft geografisch verstreut sind und Projekte eine Zusammenarbeit in Echtzeit erfordern, können herkömmliche Kommunikationsmethoden jedoch zu kurz greifen.

Aus diesem Grund ist Unified communication tools können für Ihr Unternehmen einen Wendepunkt darstellen. Tools wie ClickUp können Ihnen helfen, Kommunikationssilos aufzubrechen und die Zusammenarbeit in Ihrem gesamten Unternehmen zu fördern.

Stellen Sie sich eine Plattform vor, die Aufgaben, Diskussionen, das Freigeben von Dateien und Echtzeit-Updates nahtlos integriert - und das alles auf einer einzigen, intuitiven Oberfläche. ClickUp bietet all dies, rationalisiert Ihren Kommunikations-Workflow und steigert die Produktivität Ihres Teams.

kommunizieren Sie ganz einfach mit Ihrem Team und Ihren Stakeholdern über eine Aufgabe oder ein Projekt in der ClickUp Chat-Ansicht

Vereinfachen Sie die Kommunikation im Geschäft mit ClickUp

Zu den wichtigsten Features von ClickUp für die Business-Kommunikation gehören:

• Konsolidieren Sie alle Ihre Chats auf einer Plattform:ClickUp Chat-Ansicht macht das Wechseln zwischen verschiedenen Kommunikationskanälen überflüssig. Erstellen Sie Chat-Ansichten direkt innerhalb von Aufgaben, Dokumenten, Listen oder Projekten und fördern Sie Diskussionen und Entscheidungen in Echtzeit genau dort, wo die Arbeit stattfindet. Sie benötigen ein Brainstorming zu einer bestimmten Marketingkampagne? Öffnen Sie eine Chat-Ansicht innerhalb Ihres Marketing-Projekts und tauschen Sie in Echtzeit Ideen mit Ihrem Team aus

mit ClickUp Whiteboards können Sie Ideen einfach kartieren und detaillierte Flussdiagramme für Ihre Team-Diskussionen erstellen

• Brainstorming mit einer virtuellen Leinwand für Ihre Diskussionen: MitClickUp Whiteboardsmüssen Sie sich für Ihre Brainstorming-Diskussionen nicht mehr in einem Raum aufhalten. Sie erhalten die gleiche Erfahrung auf einer virtuellen Leinwand, die es Ihnen ermöglicht, Ideen zu erfassen, sie in Mindmaps oder Workflows zu verwandeln und diese Ideen als Aufgaben an Ihre Teams weiterzugeben. So können Ihre Teams zusammenarbeiten und ihren kreativen Eifer beibehalten, selbst in einer entfernten Umgebung

verwenden Sie @mentions, um Kommentare zuzuweisen und schnelle Aktualisierungen von Ihren Teammitgliedern innerhalb des Gruppenchats oder des Dokuments zu erhalten

• Markieren Sie wichtige Nachrichten und Kommentare mit @Markierungen: Bei mehreren Kommunikationsthreads und Chats gehen oft Dinge verloren, was zu verpassten Aktionen führen kann. Mit @mentions können Sie bestimmte Teammitglieder direkt in Kommentaren, Aufgaben oder Chats benachrichtigen. Kommentare zuweisen an Kollegen und verwandeln so Diskussionen in umsetzbare Elemente mit klarer Eigentümerschaft. Kein Rätselraten mehr, wer für was zuständig ist - ClickUp hält alle auf derselben Seite und sorgt dafür, dass Termine eingehalten werden

erstellen Sie eine Komplettlösung und halten Sie Ihren Bildschirm mit ClickUp Clips fest, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen

• Erstellen Sie detaillierte Komplettlösungen und Wikis: DieClickUp Clips feature ermöglicht es Ihnen, kurze Bildschirmfotos aufzunehmen und sie direkt in Aufgaben, Kommentaren oder Chats freizugeben. Müssen Sie einen komplexen Prozess demonstrieren oder ein Design-Mockup vorführen? Nehmen Sie einen kurzen ClickUp Clip auf und geben Sie ihn für Ihr Team frei, um sofort Klarheit und Feedback zu erhalten. Dies macht langwierige schriftliche Erklärungen überflüssig und fördert einen visuellen und ansprechenden Kommunikationsstil
• Nutzen Sie KI, um Diskussionen zusammenzufassen: Benötigen Sie sofortige Antworten oder schnelle Zusammenfassungen einer langen E-Mail oder eines Chats? Mit ClickUp Gehirnerledigen Sie genau das. Mit ihm erhalten Sie alle Informationen in prägnanter Form. Und nicht nur das: Der KI-Assistent kann Ihnen sogar dabei helfen, effektive Antworten zu schreiben, sei es eine E-Mail oder eine einfache Chat-Nachricht. Und das alles nur im Kontext Ihrer Arbeit

ClickUp bietet auch eine robuste Bibliothek von Vorgefertigten Kommunikationsvorlagen zur Rationalisierung der internen Kommunikation. Diese Vorlagen bieten eine solide Grundlage für die Gestaltung einer effektiven Kommunikation, sparen wertvolle Zeit und sorgen für Konsistenz in Ihrem Unternehmen.

Verwenden Sie diese Vorlagen, um einen durchgängigen Kommunikationsplan für Ihr Unternehmen zu erstellen. Dieser Plan sollte einen strukturierten Rahmen enthalten, um Ihre Kommunikationsziele zu definieren, die wichtigsten Interessengruppen zu bestimmen und die Kommunikationskanäle zu umreißen.

Diese Vorlage herunterladen

ClickUp Vorlage für einen Kommunikationsplan

Die ClickUp Vorlage für einen Kommunikationsplan ermöglicht es Ihnen:

• Vorlagen und Workflows für Mitteilungen zu erstellen, um Ihr gewünschtes Zielpublikum effektiv anzusprechen
• Identifizieren Sie die besten Kanäle, um Ihr Publikum je nach Kontext und Nachrichtenübermittlung zu erreichen
• Planen und organisieren Sie die gesamte OrganisationKommunikationsstrategien* Nachverfolgung und Messung des Erfolgs Ihres Kommunikationsaufwands

Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf der gleichen Seite stehen, was zu einer reibungsloseren Durchführung des Projekts führt.

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ClickUp Vorlage für interne Kommunikation

Nutzen Sie ClickUp für Ihre interne Kommunikation, um das Gesamterlebnis für Ihre Teams zu verbessern, indem Sie ClickUp's Vorlage für interne Kommunikation . Mit dieser Vorlage können Sie:

• Einen konsistenten Ansatz in Ihrer internen Kommunikation mit vordefinierten Vorlagen und Anweisungen für die Nachrichtenübermittlung zu schaffen
• Den Aufwand für die interne Kommunikation zu zentralisieren
• Sicherstellen, dass jeder wichtige Informationen sofort erhält

Diese Vorlage kann für Ihre gesamte interne Kommunikation verwendet werden, insbesondere für Unternehmensnachrichten, Projekt-Updates oder Abteilungsankündigungen. So bleibt Ihr gesamtes Team auf dem Laufenden und orientiert sich.

Sie können auch verwenden ClickUp's Vorlage für Mitarbeiterkommunikation um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter die richtige Botschaft erhält und keine Fehler in Ihrem Team entstehen.

Auswahl der richtigen Kommunikationskanäle

Für welchen Kommunikationskanal sollten Sie sich also entscheiden? Diese Entscheidung ist nicht ganz einfach. Zu erledigen sind mehrere Faktoren, wie z. B.:

• Dringlichkeit: Dringende Nachrichten erfordern sofortige Kanäle wie Telefonanrufe oder Instant Messaging, um eine Antwort in Echtzeit zu erhalten
• Komplexität: Komplexe Informationen erfordern oft persönliche Meetings oder Videokonferenzen für detaillierte Erklärungen und schnelle Fragen und Antworten
• Größe und Speicherort des Publikums: Um Informationen für ein großes Publikum freizugeben, könnten E-Mail oder soziale Medien ideal sein, während kleinere, geografisch verstreute Teams vielleicht Videokonferenzen bevorzugen
• Erwünschtes Ergebnis: Egal, ob Sie informieren, überzeugen oder zusammenarbeiten wollen, der gewählte Kanal sollte mit Ihren Zielen übereinstimmenZiel der Kommunikation *Organisationskultur: Berücksichtigen Sie die Kommunikationspräferenzen und -normen Ihrer Organisation, um die besten Kommunikationskanäle auszuwählen. So ist es zum Beispiel nicht unbedingt ideal, Informationen über die Leistung oder Gehaltsentscheidungen per E-Mail zu versenden. Stattdessen sollten Sie einen direkten Kanal für das Feedback nutzen, z. B. eine mündliche Diskussion mit den Beteiligten. Erst dann ist es in Ordnung, die Entscheidung per E-Mail oder über andere formelle Kommunikationskanäle freizugeben

Wie Sie den besten Kanal für die externe Kommunikation wählen

Der ideale Kanal für externe Zielgruppen, insbesondere für die Kundenkommunikation, sollte von den Präferenzen des Kunden oder Dritter abhängen. Hier sind einige Tipps:

• Empathie: Verstehen Sie die Kommunikationspräferenzen Ihrer Zielgruppe und passen Sie sich entsprechend an. Während einige Kunden einen Anruf bevorzugen, um sich über bestimmte Informationen zu informieren, bevorzugen andere die Kommunikation per E-Mail oder Chat
• Aktives Zuhören: Achten Sie auf verbale und nonverbale Hinweise, um eine effektive Übermittlung der Nachricht zu gewährleisten, und notieren Sie die Vorlieben des Kunden
• Nachrichtenübermittlung: Ähnlich wie bei der internen Kommunikation sollten auch die externen Kommunikationskanäle je nach Art der freizugebenden Nachricht festgelegt werden. Eine wichtige Produktaktualisierung könnte über ein Videokonferenz-Tool oder ein Webinar freigegeben werden, gefolgt von einer ausführlichen E-Mail, in der die Details erläutert werden

Indem Sie diese Faktoren sorgfältig berücksichtigen und Ihren Kommunikationsansatz auf die jeweilige Situation abstimmen, verbessern Sie das Verständnis, bauen Beziehungen auf und erreichen die gewünschten Ergebnisse bei den beteiligten Parteien.

Die Vor- und Nachteile der verschiedenen Kommunikationskanäle

Jeder Kommunikationskanal ist zwar leistungsfähig genug, um Ihnen bei der Zusammenarbeit zu helfen und Sie rechtzeitig auf dem Laufenden zu halten, aber er muss richtig eingesetzt werden. Wenn es also um die Auswahl des richtigen Kanals geht, ist es hilfreich, die Vor- und Nachteile der einzelnen Tools zu kennen.

Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die Vorteile jedes Kanals, die wir in diesem Leitfaden besprochen haben:

• Meetings von Angesicht zu Angesicht: Ideal für den Aufbau von Beziehungen, die Lösung von Konflikten und die Übermittlung komplexer Informationen
• Videokonferenzen: Effektiv für entfernte Teams, gemeinschaftliche Projekte und Präsentationen
• Telefonanrufe: Geeignet für schnelle Diskussionen, dringende Angelegenheiten und persönliche Verbindungen
• E-Mail: Geeignet für formelle Kommunikation, das Freigeben von Dokumenten und asynchrone Zusammenarbeit
• Instant Messaging: Am besten geeignet für schnellen, informellen Austausch und Zusammenarbeit in Echtzeit
• Soziale Medien: Effektiv, um ein breites Publikum zu erreichen, Markenbewusstsein aufzubauen und mit Kunden in Kontakt zu treten

Abgesehen von den Vorteilen müssen Sie jedoch auch die Nachteile jedes dieser Kanäle berücksichtigen, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können:

• Unterhaltungen von Angesicht zu Angesicht: sind zeitaufwändig, haben eine begrenzte Reichweite, sind anfällig für Ablenkungen und bergen das Potenzial für Missverständnisse, wenn man nicht über die gewünschten Kommunikationsfähigkeiten verfügt. Da Informationen hauptsächlich mündlich freigegeben werden, kann es außerdem sein, dass sie nicht genau notiert werden, was zu Missverständnissen führt
• Videokonferenzen: Die übermäßige Abhängigkeit von der Technologie für die Kommunikation könnte zu technischen Schwierigkeiten, potenziellen Verzögerungen und dem Fehlen der persönlichen Verbindung führen, die wir bei Gesprächen von Angesicht zu Angesicht bekommen können
• Telefonanrufe: Fehlende visuelle Hinweise, potenzielle Unterbrechungen, begrenztes Freigeben von Informationen oder Probleme mit dem Netzwerk, die das Kundenerlebnis und die Erwartungen beeinträchtigen können
• E-Mail: Formaler Kommunikationskanal mit der Gefahr der Informationsüberflutung, zeitaufwändig in der Verwaltung, kein unmittelbares Feedback
• Sofortnachrichten: Mangelnde Formalität, begrenztes Freigeben von Informationen, Gefahr von Missverständnissen oder Übersehen von Absichten aufgrund der Konzentration auf schriftliche Kommunikation
• Soziale Medien: Zeitaufwändig zu verwalten, Potenzial für negatives Feedback, Algorithmusänderungen, Limitierungen der Plattform, viele Ablenkungen

Zentralisieren Sie Ihre Kommunikation mit ClickUp

Moderne Kommunikationskanäle können Teams dabei helfen, unabhängig von Speicherort und Zeitzone am digitalen und dezentralen Arbeitsplatz effektiv zu kommunizieren. Zu viele Kanäle können jedoch auch zu einer Informationsflut oder einem ständigen Gefühl des Nörgelns führen.

Daher ist es sinnvoll, die gesamte interne und externe Kommunikation auf einer Plattform zusammenzufassen, damit Ihr Team die Aktualisierungen ohne zusätzliche Benachrichtigungen erhält.ClickUp ist so konzipiert, dass es sich an Ihren Workflow anpasst und sicherstellt, dass jedes Element, jede Information und jedes Dokument einfach für die entsprechenden Beteiligten freigegeben werden kann. Es hat mehrere Vorlagen für Kommunikationspläne und benutzerdefinierte Anpassungen, die es Ihnen ermöglichen, den Plan an die individuellen Bedürfnisse Ihres Teams anzupassen. Anmeldung für ClickUp und erleben Sie den Unterschied, den ein zentrales Kommunikationssystem ausmachen kann.