Verwendung von Kontrolldiagrammen im Projektmanagement

In den 1900er Jahren wurden Kanarienvögel als Wächter in Kohlebergwerken eingesetzt. Wenn das Kohlenmonoxid - für den Menschen nicht nachweisbar - gefährlich hohe Werte erreichte, hörten die Vögel auf zu singen. Dies diente als rechtzeitige Achtung und verschaffte den Bergleuten genügend Zeit zur Flucht.

Kontrolldiagramme sind wie Kanarienvögel. Wenn alles unter Kontrolle ist, zeigt das Diagramm, in dem quantitative Größen gegen die Zeit aufgetragen werden, ein unbedrohliches Bild. Unerwartete Schwankungen oder außergewöhnliche Abweichungen, die Ihr Projekt gefährden, lassen die Alarmglocken schrillen. Erstmals 1924 von Walter A. Shewhart entwickelt entwickelt, wurden Regelkarten zur Unterscheidung zwischen zufälligen Schwankungen - die normal sind - und störenden Schwankungen im Herstellungsprozess von Telekommunikationsgeräten bei Bell Labs eingesetzt. Heute werden diese Diagramme in der Qualitätskontrolle, im Gesundheitswesen, in Forschung und Entwicklung und in der Dienstleistungsbranche eingesetzt.

Projektmanagement-Profis (PMPs) verwenden sie für das Qualitätsmanagement und die Prozesskontrolle. Sie helfen dabei, die Leistung zu überwachen, Abweichungen mit besonderen Ursachen zu erkennen und sicherzustellen, dass das Projektmanagement Korrekturmaßnahmen ergreifen kann, um die Abweichungen innerhalb der vordefinierten Limits zu halten. Langfristig dienen sie als Tool zur kontinuierlichen Verbesserung und zur datengestützten Entscheidungsfindung.

In diesem Artikel wird der Einsatz von Diagrammen im Projektmanagement anhand von Beispielen aus der Praxis erläutert. Wir werden sehen, wie sie Ihnen helfen können, proaktive statt reaktive Projektmanagement-Strategien zu entwickeln und einen Schritt voraus zu sein.

Kontrolldiagramme verstehen

Eine Regelkarte, auch statistische Prozessregelkarte (SPC) oder Shewhart-Karte genannt, ist ein leistungsfähiges grafisches tool, das zur Überwachung und Kontrolle der Prozessqualität und der projektdurchführung . Er sorgt dafür, dass die Abläufe unter stabilen, gleichmäßigen Bedingungen ablaufen, und trägt so zur Maximierung der Effizienz und zur Aufrechterhaltung des gesamten Flows Ihres Geschäfts bei.

beispiel 1: Nehmen wir an, der Schulbus soll jeden Morgen um 7:00 Uhr vor Ihrer Haustür stehen. An manchen Tagen kommt er ein bisschen zu spät, an anderen ein bisschen zu früh. In jedem Fall erreicht er die Schule, bevor die Morgenglocke läutet, so dass Sie sich keine Sorgen machen müssen

Kontrolldiagramm mit den Ankunftszeiten der Schulbusse. Es gibt einige Schwankungen, aber nicht zu viele

Was passiert nun, wenn der Bus an einem Tag 20 Minuten zu früh ankommt? Oder 20 Minuten zu spät? Das ist eine große Abweichung von der üblichen Routine, die Ihren eigenen morgendlichen Zeitplan empfindlich stören wird.

Der Grundgedanke hinter den Regelkarten ist also, dass jeder Prozess Variationen beinhaltet, aber nur einige dieser Variationen zu katastrophalen Fehlern führen. Durch die visuelle Nachverfolgung aller Prozessvariationen kann ein Diagramm dazu beitragen, Variationen zu erkennen und Probleme in Projekten frühzeitig anzugehen. Dieser proaktive Ansatz unterstützt einen reibungsloseren, zuverlässigeren Geschäftsbetrieb.

Jedes Diagramm enthält fünf Elemente.

• Datenpunkte: Dies sind die einzelnen Messungen oder Werte, die jeweils eine Momentaufnahme Ihres Prozesses zu einem bestimmten Zeitpunkt darstellen. In dem obigen Diagramm sind die Ankunftszeiten der Schulbusse Ihre Datenpunkte
• Zeitachse (x-Achse): Die horizontale Achse stellt in der Regel die Zeit dar und zeigt, wann die einzelnen Datenpunkte erfasst wurden. So können Sie erkennen, wie sich Ihr Prozess im Laufe der Zeit verändert
• Messachse (y-Achse): Die vertikale Achse stellt die Variable dar, die Sie nachverfolgen, z. B. die Zahl der Fehler, Verspätungen beim Abflug, Gewichts- oder Volumenabweichungen oder jede andere für Ihren Prozess relevante Metrik
• Mittellinie (Zentrallinie): Diese horizontale Linie stellt den Durchschnitt aller Ihrer individuellen Datenpunkte dar. Sie ist Ihre Basislinie für das Verständnis des normalen Prozessverhaltens
• Obere und untere Kontrollgrenze: Die obere Kontrollgrenze (UCL) ist eine Linie, die über dem Mittelwert liegt, die untere Kontrollgrenze (LCL) eine Linie, die unter dem Mittelwert liegt. Beide Limits werden in der Regel bei drei Standardabweichungen festgelegt. Zusammen bilden die UCL und die LCL ein Band um den Mittelwert. Ihr Prozess ist unter Kontrolle, solange Ihre Datenpunkte innerhalb dieses Bandes bleiben. Wenn Punkte aus dem durch die Kontrollgrenzen geschaffenen Band herausfallen, signalisiert dies ein potenzielles Problem

Zu erledigen: Wie erstellt man ein Diagramm?

Die Erstellung eines Diagramms ist einfach. Zu erledigen ist Folgendes:

• Erfassen Sie Ihre Daten: Sammeln Sie zunächst die Daten, die Sie überwachen möchten. Das kann alles sein, von den täglichen Verkaufszahlen bis hin zu der Zeit, die zum Abschließen von Aufgaben benötigt wird
• Daten aufzeichnen: Tragen Sie die Datenpunkte entlang einer Zeitleiste in ein Diagramm ein. Die x-Achse stellt in der Regel die Zeit dar, während die y-Achse für die Variable steht, die Sie messen wollen. Wenn Sie die Datenpunkte gegen die Zeit auftragen, erhalten Sie ein Zeitreihendiagramm - die erste Phase einer Regelkarte
• Berechnen Sie den Mittelwert: Ermitteln Sie den Durchschnitt Ihrer Datenpunkte und ziehen Sie bei diesem Wert eine horizontale Linie durch Ihr Diagramm. Diese Linie stellt die zentrale Tendenz Ihres Prozesses dar
• Bestimmen Sie die Kontrollgrenzen: Berechnen Sie die oberen und unteren Kontrollgrenzen, um festzustellen, wann ein Prozess aus der Bahn gerät. Zeichnen Sie Linien bei diesen Werten oberhalb und unterhalb der Mittellinie
• Interpretieren Sie das Diagramm: Beobachten Sie, wie sich Ihr Kontrolldiagramm in Bezug auf die festgelegten Limits verhält, wenn Sie Daten hinzufügen. Ihr Prozess ist stabil, wenn Ihre Datenpunkte innerhalb dieser Limits bleiben. Wenn sie über die Limits hinausgehen, ergreifen Sie Maßnahmen, um den Prozess zu korrigieren, bevor er außer Kontrolle gerät

Schlüssel Metriken und Daten in der Regelkarte

Sobald Sie eine projektsteuerung diagramm zu erstellen, haben Sie die Hälfte des Weges geschafft. Nun ist es an der Zeit, die Ergebnisse zu analysieren. Verwenden Sie diese Metriken, um Ihre Leistung zu bewerten:

• Bereich (R): Der Bereich ist die Differenz zwischen dem höchsten und dem niedrigsten Datenpunkt Ihrer Stichprobe. Sie können ihn verwenden, um einen schnellen Eindruck von der Variabilität innerhalb jeder Datenuntergruppe zu erhalten
• Abweichung (x - xˉ): Die Abweichung bezieht sich auf die Differenz zwischen einem einzelnen Datenpunkt und dem durchschnittlichen Wert (Mittelwert). Sie gibt an, wie weit der betreffende Punkt vom Mittelwert entfernt ist
• Standardabweichung (σ): Sie misst die Streuung aller Datenpunkte um den Mittelwert. Sie berechnet den durchschnittlichen Betrag, um den jeder Datenpunkt vom Mittelwert abweicht, und gibt einen Eindruck von der Gesamtvariabilität der Daten
• Varianz (σ2): Die Varianz misst, wie stark die Datenpunkte vom Durchschnitt (Mittelwert) abweichen. Sie wird berechnet, indem man die Differenzen zwischen den einzelnen Punkten und dem Durchschnitt quadriert und den Durchschnitt dieser quadrierten Differenzen bildet. Einfacher ausgedrückt, zeigt die Varianz, wie groß die Schwankungen in Ihrem Prozess sind

Sie können auch die Siebener-Regel im PMP verwenden, ein einfaches, aber leistungsfähiges Maß zur Identifizierung von Mustern von Prozessen, die nicht unter Kontrolle sind.

Die Regel der Sieben besagt, dass, wenn sieben aufeinanderfolgende Datenpunkte auf eine Seite der Mittellinie fallen - entweder alle darüber oder alle darunter -, der Prozess möglicherweise ein Problem aufweist, das untersucht werden muss.

In den letzten sieben Tagen ist der Schulbus immer etwas zu spät gekommen. Was ist die Ursache für diese Verspätung? Sie müssen den Grund finden - eine "zuordenbare Ursache"

Die Siebener-Regel ist wichtig, weil:

• Dieses Muster deutet oft auf eine subtile Verschiebung selbst innerhalb der Limits hin, die schließlich zu einem größeren Problem führen könnte
• Sie hilft festzustellen, ob externe Faktoren Ihren Prozess beeinflussen oder ob es eine konsistente Verschiebung im Verhalten des Prozesses gibt

Sehen wir uns nun die Diagramme an, mit denen Sie Umfang, Kosten, Zeitleiste, Qualität, Ressourcen und Risiken Ihrer Projekte steuern können.

Arten von Diagrammen mit Beispielen

Es gibt viele Arten von Diagrammen, die jeweils auf eine bestimmte Art von Kontrollanforderungen zugeschnitten sind.

1. Variable Diagramme

Möchten Sie bestimmte Aspekte Ihres Prozesses, wie z. B. Gewicht, Temperatur oder Zeit, durch präzise Messungen steuern? Ein variables Diagramm ist genau das statistische tool, das Sie brauchen.

Diese Art von Diagramm hilft Ihnen bei der Überwachung von Prozessen, bei denen Sie etwas messen, das jeden Wert innerhalb eines Bereichs annehmen kann, wie das Gewicht eines Produkts oder die Zeit, die zum Abschließen einer Aufgabe benötigt wird.

_Beispiel 2: Ihr Produktionsbetrieb stellt benutzerdefinierte Blechteile für industrielle Clients mit genauen Spezifikationen her, insbesondere in Bezug auf die Dicke. Um die Qualität zu gewährleisten, verwenden Sie ein variables Diagramm zur Überwachung der Dicke der Teile

jede Stunde messen Sie eine Stichprobe von Teilen und tragen die durchschnittliche Dicke in das Diagramm ein. Wenn die Messungen innerhalb des angegebenen Bereichs liegen, haben Sie Ihren Prozess unter Kontrolle und können eine gleichbleibende Qualität gewährleisten. Zeigt das Diagramm jedoch eine Abweichung, müssen Sie Ihre Maschinen anpassen, um die Produktion fehlerhafter Teile zu vermeiden

Variables Diagramm mit stündlichen Daten zur Metalldicke. Sind die letzten drei Datenpunkte von Bedeutung?

2. Attribut-Diagramme

Haben Sie es in Ihrem Prozess mit Pass/Fail-Ergebnissen oder dem Zählen von Fehlern zu tun? Hier kommt eine Attributregelkarte ins Spiel. Im Gegensatz zu variablen Diagrammen, die bestimmte Werte messen, konzentrieren sich Attributdiagramme auf vorhandene oder fehlende Qualitäten, z. B. ob ein Produkt die Normen erfüllt oder wie viele Fehler in einer Charge auftreten.

beispiel 3: Ihr Unternehmen stellt elektronische Komponenten für Geschäfte her. Sie prüfen jede Charge auf Fehler, wie fehlerhafte Verdrahtung oder fehlende Teile. Mit Hilfe einer Attributregelkarte können Sie nachverfolgen, wie viele Komponenten der Regelkarte die Prüfung bestehen und wie viele fehlerhaft sind

bleibt die Zahl der Fehler in einem akzeptablen Bereich, ist Ihr Prozess unter Kontrolle. Steigen die Fehler jedoch an, wird dies im Diagramm hervorgehoben und Sie werden aufgefordert, das Problem zu untersuchen und zu beheben, bevor es sich auf Ihre Lieferungen auswirkt

Das Attributdiagramm zeigt die Nummer der fehlerhaften Beispiele pro Charge. Die Nummer bleibt ziemlich konstant - Ihr Prozess scheint reibungslos zu verlaufen

3. Zusätzliche Diagramme

Spezielle Kontrolldiagramme, wie Kumulative Summe (CUSUM) und Exponentiell gewichteter gleitender Durchschnitt (EWMA) Diagramme, sind perfekt, um kleine Verschiebungen und Trends zu erkennen.

über ResearchGate

_Beispiel 4: Ihr Unternehmen stellt Impfstoffe für Pharmaunternehmen her. Schon geringe Abweichungen in der Konzentration der Inhaltsstoffe können zu Produktfehlern oder Problemen mit den Behörden führen

mit Hilfe eines CUSUM-Diagramms können Sie die kumulative Summe der Abweichungen von einem einzelnen Konzentrationsziel kontinuierlich überwachen. Anhand dieses Diagramms lassen sich selbst kleinste Verschiebungen bei den Impfstoffbestandteilen im Laufe der Zeit feststellen. Wenn das Diagramm eine Abweichung vom Einzelziel anzeigt, können Sie sofort Maßnahmen ergreifen, um das Problem zu beheben, bevor es sich auf eine ganze Charge auswirkt

beispiel 5: Sie möchten im Rahmen des Finanzrisikomanagements die Volatilität von Aktienkursen vorhersagen. Indem Sie die täglichen Renditen von 100 börsennotierten Unternehmen über einen Zeitraum von 5 Jahren sammeln, können Sie die Daten verwenden, um ein EWMA-Modell zu erstellen und die Ergebnisse in einem EWMA-Diagramm**_ anzuzeigen

ihr EWMA-Diagramm kann Aufschluss über die Entwicklung der Aktienkurse geben und Sie auf der Grundlage der historischen Volatilität auf wahrscheinliche Zeiträume der Volatilität hinweisen

Die Verwendung des richtigen Diagramms kann Ihnen helfen, die Prozessleistung nachzuverfolgen und zu analysieren, Verbesserungsbereiche zu identifizieren und datengestützte Entscheidungen in Ihrem Projektmanagement zu treffen.

Kontrolldiagramme im Projektmanagement verwenden

Mit Hilfe von Kontrolldiagrammen können Sie jeden Prozess automatisch überwachen und so sicherstellen, dass Sie sofort auf alarmierende Veränderungen jenseits der Kontrollpunkte reagieren. Dieser Ansatz befreit Sie von der Notwendigkeit des Mikromanagements.

Hier erfahren Sie, wie Sie Kontrolldiagramme im Projektmanagement effektiv einsetzen können:

• Definieren Sie wichtige Metriken und bestimmen Sie, welche Aspekte Ihres Projekts Sie überwachen müssen
• Sammeln Sie regelmäßig Daten, die in Ihr Diagramm einfließen, um Leistungstrends genau zu bewerten und rechtzeitig Anpassungen vorzunehmen
• Suchen Sie nach Mustern oder Verschiebungen in Ihrem Diagramm, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, bevor die Probleme eskalieren

Lassen Sie sich anhand von praktischen Beispielen durch den Einsatz von Regelkarten im Projektmanagement führen:

1. Nachverfolgung von Zeitleisten für Projekte: Angenommen, Sie leiten ein Softwareentwicklungsprojekt. Mit Hilfe von Diagrammen können Sie überwachen, wie lange die einzelnen Entwicklungsphasen im Vergleich zur geplanten Zeitleiste dauern. Wenn Sie feststellen, dass die tatsächliche Dauer durchweg die Limits überschreitet, ist dies ein Zeichen dafür, dass Ihre Planung oder Ihre Ressourcen angepasst werden müssen
2. Budgetüberwachung: Bei einem Bauprojekt hilft ein Diagramm bei der Nachverfolgung der Budgetausgaben gegenüber dem geplanten Budget. Wenn die Ausgaben beginnen, die Limits zu überschreiten, kann dies ein Hinweis auf überhöhte Ausgaben oder versteckte Kosten sein, was eine Überprüfung Ihrer Budgetmanagementstrategien erforderlich macht

Verfolgen Sie den Fortschritt eines Sprints auf einen Blick mit einem kumulativen Flow-Diagramm in ClickUp

Beachten Sie, dass jedes Diagramm eine bestimmte Funktion hat: die Überwachung der Prozessstabilität und -variation für einen einzelnen Prozess. Wenn Sie die Leistung eines Prozesses anhand von Verlaufsdaten untersuchen und Engpässe identifizieren möchten, ist eine Kumulatives Flow-Diagramm das den Workflow Ihres Projekts in Form von sich im Laufe der Zeit ansammelnden Aufgaben visualisiert, wäre nützlicher.

Erstellen von Kontrolldiagrammen mit ClickUp

Kontrolldiagramme sind zwar für das Projektmanagement von unschätzbarem Wert, aber ihre Erstellung ist oft mühsam. Das ist der Grund software zur Projektsteuerung wie zum Beispiel ClickUp ein. Sie können auch robuste KI-Tools für die Datenvisualisierung zur Erstellung und Visualisierung von Regelkarten.

ClickUp Whiteboards ClickUp Whiteboards ist eine

datenvisualisierungstool mit dem Sie jedes beliebige Diagramm von Grund auf entwerfen und benutzerdefinieren können. Sie können Graphen und Diagramme zeichnen und anordnen, die Ihren spezifischen Metriken und Bedürfnissen für das Projekt entsprechen.

Darüber hinaus können Sie auch Whiteboards verwenden, um mit Ihrem Team ein Brainstorming durchzuführen und gemeinsam an der Gestaltung von Regelkarten zu arbeiten, verschiedene Datenpunkte zu visualisieren, potenzielle Probleme zu diskutieren und Ihre Diagramme in Echtzeit anzupassen.

Außerdem können Sie Daten aus verschiedenen Quellen in Ihre Whiteboards integrieren und so umfassende Diagramme erstellen, die die Leistung Ihres Projekts genau widerspiegeln.

Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen und erstellen Sie dynamische Kontrolldiagramme mit ClickUp Whiteboards

ClickUp Dashboards

Wenn Sie es schwierig finden, verschiedene Metriken und Diagramme gleichzeitig zu verwalten und zu navigieren, ClickUp Dashboards ist genau das richtige tool für Sie. Es bietet eine umfassende Ansicht von aggregierten Daten aus mehreren Quellen und vereinheitlicht diese für eine schnellere projektkoordination .

Sie können Ihre Dashboards so benutzerdefinieren, dass die Diagramme in einer Weise angezeigt werden, die Ihren Wünschen entspricht. Wählen Sie aus verschiedenen Diagrammtypen und Layout-Optionen, um die wichtigsten Informationen hervorzuheben.

Außerdem spiegeln sie Echtzeitdaten wider. Das bedeutet, dass Sie eine Ansicht aktueller Diagramme aus der Vogelperspektive haben, die die neuesten Projektdaten widerspiegeln und Ihnen dabei helfen, Trends und Schwankungen zu überwachen, sobald sie auftreten.

Organisieren Sie Daten, verfolgen Sie KPIs und erhalten Sie eine umfassende Ansicht des Fortschritts eines Projekts mit ClickUp Dashboards

ClickUp Gantt-Diagramm-Ansicht ClickUp's Gantt-Diagramm-Ansicht hilft Ihnen bei der Nachverfolgung von Zeitleisten und Meilensteinen in Projekten. Die Einbindung von Regelkarten in Gantt Diagramme hilft bei

projektüberwachung der Dauer und der Abschlussrate von Aufgaben im Vergleich zu den geplanten Zeitplänen.

Die zentrale Rolle der Gantt Diagramme besteht darin, die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben aufzuzeigen und darzustellen, wie sich Verzögerungen bei einer Aufgabe auf andere auswirken können. Sie können diese Diagramme auch zum Vergleich mit Regelkartendaten verwenden, um etwaige Abweichungen zwischen geplanter und tatsächlicher Leistung zu erkennen.

Beurteilen Sie die Abhängigkeiten von Aufgaben und verfolgen Sie die Meilensteine eines Projekts mit der ClickUp Gantt-Diagramm-Ansicht

Der Einsatz von ClickUp zur Erstellung von Diagrammen kann Ihnen helfen:

• Verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick über die Leistung Ihres Projekts, indem Sie Whiteboards, Dashboards und Gantt-Diagramme kombinieren
• Trends, Abweichungen und potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie das gesamte Projekt behindern
• Ihren Workflow zu optimieren, indem Sie die Erstellung, Nachverfolgung und Analyse von Regelkarten erleichtern

*Auch gelesen: 10 kostenlose Vorlagen für Checklisten zur Qualitätskontrolle in Excel & ClickUp

Die Vor- und Nachteile von Kontrolldiagrammen im Projektmanagement

Verwendung von diagramme für das Projektmanagement zur Steuerung verschiedener Prozesse hat Vor- und Nachteile.

Einige Vorteile, von denen Sie profitieren können, sind:

• Leistungskontrolle: Jedes Diagramm bietet ein klares Bild, das Ihnen hilft, die Leistung eines Projekts im Laufe der Zeit zu verstehen und Trends und Abweichungen zu erkennen
• Qualitätskontrolle: Sie tragen dazu bei, dass die Qualität Ihrer Arbeitsergebnisse den geforderten Standards entspricht, indem sie alle Abweichungen aufzeigen, die sich auf das Endergebnis auswirken könnten
• Prozessverbesserung: Durch die Analyse der Daten aus den Diagrammen können Sie Bereiche ermitteln, in denen Prozesse optimiert werden können. Diese kontinuierliche Feedbackschleife fördert laufende Verbesserungen
• Datengestützte Entscheidungen: Kontrolldiagramme liefern objektive, datengestützte Einblicke und verringern die Abhängigkeit von Vermutungen. Dies hilft dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen, die durch tatsächliche Leistungsdaten gestützt werden

Neben diesen Vorteilen gibt es jedoch auch bestimmte Limits, die Sie vor der Erstellung eines Diagramms berücksichtigen müssen, wie z. B:

Sie können Tools und Techniken wie Gantt-Diagramme und Dashboards für eine umfassende Ansicht des Projekts kombinieren. Halten Sie sich außerdem über Änderungen in den Diagrammen auf dem Laufenden, um rechtzeitig eingreifen zu können.

Optimieren Sie die Projektleistung mit Regelkarten in ClickUp

Regelkarten helfen Ihnen, Ihre Projekte und einzelnen Aufgaben im Griff zu behalten. Sie gehören heute zu den grundlegenden Qualitäts-Tools für jedes Projektmanagement. Sie können leicht analysieren, wann ein bestimmter Aspekt des Projektmanagements außer Kontrolle geraten ist, und sofort Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass die Projekttermine nicht beeinträchtigt werden. Sie können verschiedene Diagramme für unterschiedliche Zwecke verwenden und sie bei Bedarf sogar kombinieren.

Der Einsatz von Projektmanagement-Plattformen wie ClickUp macht das Erstellen und Integrieren von Diagrammen zum Kinderspiel. Mit Features wie Dashboards, Whiteboards und Gantt-Diagrammen können Sie eine umfassende visuelle Darstellung aller Projektprozesse in Echtzeit erhalten.

Dank dieser Integration können Sie schnell proaktive Entscheidungen treffen und so sicherstellen, dass Ihre Projekte reibungslos voranschreiten und die angestrebten Ziele pünktlich erreichen. Anmeldung für ClickUp und optimieren Sie die Leistung Ihrer Projekte in kürzester Zeit.