Haben Sie schon einmal Probleme gehabt, Feedback zu sammeln, Anfragen zu verwalten oder Umfragen durchzuführen? Es ist schwierig, die richtigen Informationen zu sammeln und zu organisieren.
Deshalb sind Asana-Formulare so hilfreich. Mit diesem Feature können Sie den Prozess der Sammlung von Erkenntnissen aus Ihrem Team, von Kunden oder Interessenten optimieren. Es ist eine einfache Möglichkeit, all Ihre Rückmeldungen und eingehenden Anfragen zusammen mit den übrigen Daten des Projekts zu organisieren.
Schauen wir uns Schritt für Schritt an, wie man ein Asana-Formular erstellt.
So erstellen Sie ein Formular in Asana
Mit Asana-Formularen können Sie schnell Feedback sammeln und Anfragen entgegennehmen. Das Beste daran? Sie können Ihre Asana-Formulare in sechs einfachen Schritten erstellen, bearbeiten, einrichten und veröffentlichen.
1. Formular erstellen
Befolgen Sie diese Schritte, um ein Formular in Asana zu erstellen:
- Greifen Sie auf ein Projekt in Ihrem Asana-Konto zu.
- Gehen Sie zum Menü „Benutzerdefiniert“.
- Navigieren Sie zu „Hinzufügen“ und klicken Sie auf „Formulare“. Passen Sie den Inhalt Ihres Formulars nach Ihren Anforderungen benutzerdefiniert an.
- Auf „Veröffentlichen“ klicken
Die Formulare sind Teil Ihrer Asana-Projekte. Wenn ein Befragter ein Formular ausfüllt und absendet, erscheint das Formular als neue Aufgabe innerhalb des Projekts. Standardmäßig hat das Formular denselben Namen wie das Projekt, zu dem es gehört, aber Sie können den Namen und die Beschreibung bearbeiten.
2. Fügen Sie dem Formular Überschriften hinzu
Fügen Sie Überschriften hinzu, um die Fragen in Abschnitte zu unterteilen. Dadurch wird das Formular übersichtlicher und die Befragten werden besser durch das Formular geführt.
So gehen Sie vor:
- Klicken Sie auf die Registerkarte „Formular-Inhalt“.
- Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Inhalt“.
- Klicken Sie auf die Überschrift
- Ziehen Sie Ihre Überschrift per Drag & Drop an die gewünschte Position innerhalb des Formulars.
Alternativ können Sie mit der Maus über Ihr Formular fahren und auf „+ Überschrift hinzufügen“ klicken.
3. Greifen Sie auf Ihre Formulare zu
Mit dem Formular-Widget auf Ihrer Asana-Startseite können Sie an einem Ort auf Ihre zuletzt verwendeten und bevorzugten Formulare zugreifen.
Sie können ein neues Formular direkt über das Widget erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche „+ Neu hinzufügen“ klicken.
Wenn Sie weitere Widgets zur Startseite hinzufügen möchten, klicken Sie oben rechts auf „Benutzerdefiniert”.
4. Formular-Einstellungen verwalten
Auf der Registerkarte „Einstellungen“ (neben der Registerkarte „Formularinhalt“) können Sie folgende Aktionen durchführen:
- Wählen Sie ein Feld für den Titel der Aufgabe aus.
- Legen Sie einen Standard-Mitarbeiter für jede Formular-Übermittlung fest.
- Kopieren Sie alle Antworten zur Aufgabe.
- Steuern Sie, wer auf das Formular zugreifen kann.
- Bestätigungsmeldung hinzufügen
- Fügen Sie eine Schaltfläche zum Hinzufügen einer weiteren Übermittlung hinzu.
5. Anhänge zum Formular zulassen
Bei einigen Fragen müssen die Befragten möglicherweise Anhänge wie Bilder, PDF-Dateien und andere Dokumente einreichen.
Wenn jemand ein Formular mit Anhängen einreicht, werden die Anhänge automatisch mit der in Ihrem Asana-Projekt erstellten Aufgabe verknüpft.
Um einen Anhang zu einem Formular hinzuzufügen, klicken Sie unter Ihrer Liste der Fragen auf das Symbol „Anhang“.
Nachdem Sie Ihre Frage hinzugefügt haben, haben Sie folgende Optionen:
- Ändern/bearbeiten Sie den Namen der Frage und fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
- Mehrere Anhänge zulassen
- Umschalten Sie auf das Pflichtfeld.
6. Vorschau Ihres Formulars
Während Sie Ihr Formular erstellen, können Sie eine Vorschau anzeigen, indem Sie auf „Formular anzeigen“ klicken und sehen, wie es für die Befragten aussieht.
7. Freigeben Sie Ihr Formular
Sobald Sie Ihr Formular erstellt haben, klicken Sie auf „Formular teilen“. Wählen Sie die Zugriffsberechtigungen für das Formular aus: „Jeder mit dem Link“ (öffentliches Teilen) oder „Nur Organisation“ (Privat teilen). Klicken Sie auf „Erledigt“.
Sie können Asana-Formulare auch in Websites einbetten. Zu erledigen ist das Klicken auf „Formular teilen“. Klicken Sie auf „Code kopieren“, um den Einbettungscode-Schnipsel zu kopieren. Fügen Sie den Einbettungscode-Schnipsel in die Zielwebsite ein, auf der Sie das Formular anzeigen möchten.
Sie können auch einfach auf „Link kopieren“ klicken und den Formularlink in eine E-Mail oder Chat-Nachricht einfügen, um ihn schneller freizugeben.
Einschränkungen bei der Verwendung von Asana zum Erstellen von Formularen
Asana-Formulare bieten eine strukturierte Möglichkeit, Informationen von Mitgliedern des Teams oder Stakeholdern zu sammeln, haben jedoch einige Nachteile:
- Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten: Das Feature für Formulare von Asana bietet grundlegende Anpassungsoptionen, wie das Hinzufügen eines Firmenlogos und das Ändern der Kopfzeile. Wenn Sie die Farbe Ihres Formulars ändern oder mehrere benutzerdefinierte Felder hinzufügen möchten, um es an Ihre Anforderungen anzupassen, sind Ihnen jedoch Grenzen gesetzt.
- Keine Erstellung von Aufgaben basierend auf Formularantworten: Wenn ein Formular eingereicht wird, wird eine neue Aufgabe für das Projekt erstellt, in dem sich das Formular befindet. Leider können Sie keine Aufgaben direkt basierend auf den Formularantworten erstellen. Sie können die Antworten also nicht zur Automatisierung des Workflows nutzen.
- Begrenzte Verzweigungs-/Bedingungslogik: Asana-Formulare bieten bis zu fünf Verzweigungsebenen, was einschränkend sein kann, wenn Sie eine komplexere Bedingungslogik benötigen. Es ist schwierig, nuancierte Datenerfassungsszenarien oder dynamische Formularinteraktionen zu verwalten.
Lesen Sie auch: Asana vs. ClickUp: Welches Teammanagement-Tool ist 2024 besser?
Formulare mit ClickUp erstellen
Wenn die Datenerfassung über Formulare ein zentraler Bestandteil Ihres Workflows ist, benötigen Sie ein leistungsstarkes tool, das sich leicht anpassen lässt, Ihnen hilft, die erfassten Antworten aktionsorientierter zu nutzen, Ihnen die Erstellung intuitiver, logikgesteuerter Formulare ermöglicht und für alle Branchen geeignet ist.
ClickUp ist ein solches Tool, das alle Anforderungen erfüllt. Vielleicht kennen Sie ClickUp bereits aufgrund seiner Features für Aufgabenmanagement und Teamzusammenarbeit, aber es verfügt auch über einen fortschrittlichen Formular-Generator, mit dem Sie Probleme bei der Datenerfassung beseitigen können.
Sehen wir uns an, wie Sie in ClickUp ein Formular erstellen und benutzerdefiniert anpassen können.
1. Verwenden Sie die Formularansicht von ClickUp, um Formulare zu erstellen und zu bearbeiten.
Der erste Schritt besteht darin, ein Formular in Ihrem ClickUp-Workspace mithilfe der Formular-Ansicht von ClickUp zu erstellen.
So gehen Sie vor:
1. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte … oder das Symbol „Neu erstellen +“ neben dem Bereich, zu dem Sie die Ansicht des Formulars hinzufügen möchten.
2. Wählen Sie „Neu erstellen“ und dann „Formular“.
Sie haben Ihr neues Formular erstellt und können den Speicherort des Formulars in der Seitenleiste finden. Fügen Sie dem Formular einen Namen und eine Beschreibung hinzu, damit Sie es leicht wiederfinden können.
Auf der linken Seite finden Sie die Aufgabenfelder, darunter Priorität, Startdatum, Fälligkeitsdatum, Anhang, Zeitschätzung und Mitarbeiter, um nur einige zu nennen. Ziehen Sie die gewünschten Felder aus dem linken Bereich und legen Sie sie in Ihrem Formular ab.
ClickUp unterstützt dank benutzerdefinierter Felder ebenfalls umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten. Mit ihnen können Sie Ihr Formular für verschiedene Zwecke anpassen. Zu den benutzerdefinierten Feldern von ClickUp gehören unter anderem Text, Langtext, Website, Dropdown, E-Mail, Telefon, Datum, Kontrollkästchen, Zahl, Geld und Labels.
Die benutzerdefinierten Anpassungsmöglichkeiten sind damit noch nicht erschöpft. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke, um Ihre Formularoptionen zu ändern (verfügbar im Business Plus-Plan und höher). Hier ein kurzer Überblick über die Konfigurationsmöglichkeiten der Formularoptionen:
- Avatar: Wählen Sie ein Bild aus, das oben in Ihrem Formular angezeigt werden soll.
- Beauftragter: Wählen Sie Standard-Mitarbeiter für jede Übermittlung von Formularen aus.
- Antwortnachricht: Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Nachricht für Benutzer, die ein Formular abschließen.
- Farben: Wählen Sie die Farbe Ihrer Formular-Schaltflächen aus.
- Branding: Blenden Sie das ClickUp-Branding in Ihren Formularen aus.
- Eine weitere Antwort einreichen: Fügen Sie einen Link zur Übermittlung einer weiteren Antwort auf der Seite der Bestätigungsseite für das Formular ein, damit Benutzer mehrere Antworten für das gleiche Formular übermitteln können.
Das Beste an der Formular-Ansicht von ClickUp ist ihre Flexibilität. Sie unterstützt bedingte Logik und aktualisiert die Fragen dynamisch auf der Grundlage der Antworten. Mit bis zu 25 Regeln pro Entscheidungsfeld ermöglicht Ihnen diese Funktion die Erfassung präziserer Daten (verfügbar in den Tarifen Business Plus und Enterprise-Plan).
Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, die automatisch ein Feld „Fälligkeitsdatum“ anzeigt, wenn der Befragte „Dringend“ als Priorität auswählt.
Ein weiterer Vorteil dieses Tools ist seine Vielseitigkeit. Ganz gleich, ob Sie als Pädagoge Informationen sammeln oder als Teil eines Softwareteams Feature-Anfragen und Bugfixes verwalten – Sie können die ClickUp-Formularansicht an Ihre Branche anpassen.
2. Erstellen Sie aus Ihren Formularen nachverfolgbare Aufgaben
ClickUp-Formulare optimieren den Aufnahmeprozess Ihres Unternehmens für verschiedene Routineaufgaben, darunter das Sammeln von Produktfeedback, die Bearbeitung von Projektanfragen und kreativen Anfragen, die Verwaltung von IT-Übermittlungen, die Weiterleitung von Verkaufskontakten und die Durchführung von Mitarbeiterzufriedenheitsumfragen. Aber das ist erst der Anfang.
Sobald Sie die Antworten in den Formularfeldern erfasst haben, können Sie diese in nachverfolgbare ClickUp-Aufgaben umwandeln, die in Ihrem Workflow eingebettet sind, und Teammitglieder zuweisen, damit diese die entsprechenden Maßnahmen ergreifen können. Beispielsweise können Sie bei einem Produktfeedback einen Fehler im System melden und die Antwort in eine Aufgabe umwandeln und Ihrem Entwicklerteam zuweisen.
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3. Verwenden Sie Vorlagen, um die Erstellung von Formularen zu beschleunigen
Mit ClickUp lassen sich Formulare zwar schnell erstellen und benutzerdefiniert anpassen, aber manchmal möchten Sie vielleicht nach vorgefertigten Formularen suchen, die Sie sofort (oder nach geringfügigen Änderungen) verwenden können.
Wissen Sie was? ClickUp bietet mehrere gebrauchsfertige Formularvorlagen für verschiedene Anwendungsfälle. Ob Feedback-Formularvorlagen oder allgemeine Registrierungsformularvorlagen – es stehen viele Optionen zur Auswahl. Sie müssen lediglich die Vorlage herunterladen, die Felder und Status entsprechend Ihren Anforderungen bearbeiten und schon können Sie loslegen!
Werfen wir einen Blick auf einige beliebte Vorlagen aus der ClickUp-Bibliothek:
Die ClickUp-Feedback-Formularvorlage
Wenn Ihr Unternehmen Feedback von Kunden/Benutzern und Partnern aus verschiedenen Abteilungen sammelt, ist die ClickUp-Feedbackformular-Vorlage eine gute Wahl.
Wenn Sie beispielsweise ein SaaS-Unternehmen betreiben, möchten Sie vielleicht wissen, wie Benutzer die Onboarding-Erfahrung Ihres Produkts, die Benutzererfahrung und ihre Interaktion mit dem Kundensupport über verschiedene Formulare bewerten. Mit dieser anpassbaren Vorlage können Sie benutzerdefinierte Formulare für jeden Zweck erstellen und die gesammelten Daten für einen einfachen Zugriff zentralisieren.
So können Sie diese Vorlage optimal nutzen:
- Erstellen Sie Umfragen, die auf die benutzerdefinierten Bedürfnisse Ihrer Kunden zugeschnitten sind.
- Erfassen Sie aussagekräftige Daten, die Ihnen helfen, Ihre Produkte/Dienstleistungen zu verbessern.
- Verschaffen Sie sich eine schnelle Übersicht über Kundenfeedback- Antworten aus verschiedenen Abteilungen.
- Passen Sie das Formular mit benutzerdefinierten Feldern wie Kundenstufe, Kaufdatum, Gesamtbewertung und Grund für die Bewertung an.
Die ClickUp-Formularvorlage
Die Formularvorlage von ClickUp ist eine allgemeine Registrierungsformularvorlage, die sich gut zum Sammeln von Informationen von Teilnehmern eines Ereignisses eignet. Ob Schulungsprogramm, Seminar, Workshop oder Kurs – Sie können diese Vorlage ganz einfach anpassen, um die richtigen Daten zu erfassen.
Mit dieser Vorlage können Sie:
- Legen Sie ein einheitliches Format für die Datenerfassung fest.
- Bearbeiten Sie eine beliebige Anzahl von Formular-Übermittlungen, egal ob groß oder klein.
- Organisieren Sie Übermittlungen, um sie einfach zu überprüfen.
- Fügen Sie beliebige benutzerdefinierte Felder hinzu, z. B. Rechnungsadresse, Geburtstag, Klassifizierung und Kontaktnummer.
- Sparen Sie Zeit, indem Sie schnell benutzerdefinierte Formulare erstellen.
Dank der integrierten Ansichten „Board“, „Liste“, „Dokument“ und „Formular“ können Sie die gesammelten Daten nach Belieben überprüfen.
4. Freigeben Sie das Formular für Ihre Zielgruppe
Ihr Formular ist standardmäßig öffentlich zugänglich. Um die öffentliche Freigabe zu deaktivieren und das Formular zu schließen, ändern Sie die Einstellung „Aktiv“ in der oberen rechten Ecke.
Das Freigeben des Formulars ist ganz einfach: Kopieren Sie den direkten Link zum Formular und geben Sie ihn an Ihre internen Teams, externe Stakeholder, Kunden und andere weiter. Sie können auch ein HTML-Formular über den Abschnitt „Einbettungscode“ zu Ihrer Landing Page hinzufügen.
Kunden schätzen die ClickUp-Formular-Ansicht wegen ihrer Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit. Hier eine Kundenstimme:
„Die Kommunikation zwischen Clients, Führungskräften und Managern wird durch Formulare und die Zuweisung von Aufgaben und Listen optimiert. ClickUp eignet sich perfekt für die Zusammenarbeit mit großen Teams und deren Verwaltung mit dem Team-Feature. “
„Die Kommunikation zwischen Kunden, Führungskräften und Managern wird durch Formulare und die Zuweisung von Aufgaben und Listen optimiert. ClickUp eignet sich perfekt für die Arbeit mit großen Teams und deren Verwaltung mit dem Team-Feature.“
Erstellen Sie dynamische Formulare mit umfangreichen benutzerdefinierten Anpassungsmöglichkeiten mit ClickUp
Wenn Sie nach einem unkomplizierten tool suchen, das grundlegende Anforderungen an Formulare problemlos erfüllt, ist Asana eine praktische Wahl.
Wenn Sie jedoch mit komplexeren Workflows zu tun haben und einen vielseitigen Online-Formular-Generator suchen, sollten Sie sich vielleicht nach Alternativen zu Asana umsehen, darunter Google Forms und ClickUp Forms.
ClickUp ist hier eine gute Option, da es für die Verwaltung komplexer Details entwickelt wurde und Ihnen mehr Kontrolle über die Funktionsweise Ihrer Formulare gibt. Außerdem beschränkt es sich nicht nur auf das Sammeln von Antworten, sondern ermöglicht es Ihnen, diese weiterzuverfolgen durch die direkte Erstellung umsetzbarer Aufgaben und die Nachverfolgung ihres Fortschritts.
Worauf warten Sie noch? Starten Sie mit ClickUp – erstellen Sie benutzerdefinierte Formulare mit erweiterten Features, um Daten effektiv zu erfassen und zu nutzen.