Die Kommunikation zwischen Abteilungen ist wie ein facettenreicher Edelstein.
Jede Facette reflektiert das Licht anders, doch alle sind Teil desselben Edelsteins. In ähnlicher Weise verwendet jede Abteilung in einem Unternehmen ein einzigartiges Rahmenwerk für die Zusammenarbeit und Kommunikation, das von unterschiedlichen Zielen, Rollen und Vorgaben bestimmt wird.
Abteilungsübergreifende Kommunikation kann definiert werden als der Flow von Informationen, Daten und Nachrichten zwischen verschiedenen Abteilungen, Einheiten oder Teams, der die Koordination von Aufgaben, Projekten und organisatorischen Zielen erleichtert.
Die abteilungsübergreifende Kommunikation umfasst fünf Kernelemente:
- Informationsaustausch
- Zusammenarbeit
- Ausrichtung auf die Ziele
- Feedback-Schleifen
- Ressourcenoptimierung
Die Kommunikation zwischen Abteilungen ist für den reibungslosen Ablauf eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Das hat folgende Gründe:
- Dies trägt dazu bei, personelle, finanzielle und materielle Ressourcen optimal auf verschiedene Abteilungen zu verteilen
- Sie fördert den Austausch von Ideen, die kreatives Denken und Innovation anregen
- Sie hilft, doppelten Aufwand zu vermeiden und stellt sicher, dass Aufgaben effizienter abgeschlossen werden
- Das Ergebnis sind fundierte und ausgewogene Geschäftsentscheidungen, da unterschiedliche Perspektiven und Fachkenntnisse berücksichtigt werden
- Sie verringert das Risiko von Wissensverlusten und fördert das Lernen in der Organisation, wodurch komplexe Probleme schneller erkannt und gelöst werden können
Wie oft haben Sie jedoch Gelegenheit, über den tatsächlichen Stand Ihrer abteilungsübergreifenden Kommunikation nachzudenken? Arbeiten Ihre Teams wirklich zusammen oder arbeiten sie isoliert voneinander, behindert durch Missverständnisse, Informationslecks und Fehlkommunikation?
Und wenn Sie erfahren möchten, wie Sie die Kommunikation zwischen Abteilungen verbessern und eine zentralisierte Kommunikation einführen können, was sollten Sie tun?
Keine Sorge – dieser Blogbeitrag enthält zehn praktische Tipps, wie Sie die Kommunikation zwischen Abteilungen verbessern und sicherstellen können, dass verschiedene Abteilungen miteinander sprechen und nicht aneinander vorbeireden.
Keine Sorge – dieser Blogbeitrag enthält zehn umsetzbare Tipps, mit denen Sie eine gute Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen sicherstellen können. Außerdem besprechen wir, wie ein Projektmanagement-Tool wie ClickUp zu einer effektiven abteilungsübergreifenden Kommunikation beitragen kann.
Legen wir los.
Strategien zur Verbesserung der abteilungsübergreifenden Kommunikation
1. Bewerten Sie die aktuellen Kommunikationspraktiken
Wie bei den meisten organisatorischen Initiativen beginnt die Verbesserung der internen Kommunikation zwischen mehreren Abteilungen damit, dass man versteht, wo die Lücken liegen und warum die Kommunikation zwischen Abteilungen wichtig ist.
Hier sind einige Punkte, auf die Sie achten sollten:
- Wie oft kommunizieren Ihre Mitarbeiter miteinander?
- Möchten Sie die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen langfristig oder für ein bestimmtes Projekt verbessern?
- Welche Erwartungen haben die Abteilungen hinsichtlich der Häufigkeit der Kommunikation und der zu verwendenden Tools/Plattformen?
- Was sind die häufigsten Beschwerden über Kommunikationsprobleme am Arbeitsplatz?
Der Schlüssel zu einer besseren Kommunikation zwischen Abteilungen liegt darin, mit allen beteiligten Abteilungen zu sprechen.
Erwägen Sie die Verwendung anonymer Umfragen und Feedback-Formulare, um ehrliche Meinungen von allen zu sammeln. Verfolgen Sie Kommunikationsmuster, wie z. B. die Häufigkeit und Antwortzeiten von E-Mails oder Nachrichten und sogar die Diskussionspunkte in abteilungsübergreifenden Meetings.
Dies hilft Ihnen, die Wahrnehmung Ihrer Mitarbeiter zu verstehen und konkrete Schwachstellen in der abteilungsübergreifenden Kommunikation aufzudecken.
Sobald Sie alle Schlüsselpunkte zusammengetragen haben, veranstalten Sie ein gemeinsames Meeting, um die Muster zu besprechen und eine Struktur für die zukünftige Kommunikation zu entwickeln. Es ist entscheidend, Input aus allen Abteilungen einzuholen und gemeinsam auf dieses Ziel hinzuarbeiten.
Mit der Vorlage für die Mitarbeiterkommunikation von ClickUp stellen Sie sicher, dass Ihre Nachrichten präzise übermittelt werden und Ihre Mitarbeiter stets auf dem Laufenden sind. Die Vorlage umfasst:
- Ein intuitives visuelles Layout für einfache Navigation
- Ein zentraler Space zum Speichern aller Dokumente und Nachrichten
- Integrierte Funktionen für Zusammenarbeit und Nachverfolgung von Aufgaben
2. Legen Sie gemeinsame Ziele für alle Abteilungen fest
In den meisten Fällen ist eine schlechte Kommunikation zwischen Abteilungen das Ergebnis fehlender gemeinsamer Ziele. Beispielsweise kann sich die Marketingabteilung auf die Generierung von Leads konzentrieren, während die Vertriebsabteilung der Konversion und dem Umsatz Priorität einräumt. Würden beide Abteilungen jedoch bei der Festlegung ihrer Ziele zusammenarbeiten, wäre es im Interesse beider Abteilungen, sich gegenseitig auf dem Laufenden zu halten und sich gegenseitig zu unterstützen.
Beispielsweise arbeiten die DevOps- und Kundendienst-Teams normalerweise unabhängig voneinander. Wenn Sie jedoch ein gemeinsames Ziel festlegen würden – beispielsweise die Bearbeitung einer bestimmten Anzahl von Kundentickets im Zusammenhang mit der App-Performance –, könnten sie sich gegenseitig besser unterstützen.
Das Kundendienstteam kann Kunden umgehend auf dem Laufenden halten, während das DevOps-Team die Lösung von Tickets priorisieren kann. Mit der Vorlage für Kommunikationspläne von ClickUp können Sie Ihre gemeinsamen Ziele planen und Informationen in einem zentralen Dokument organisieren.
Die Vorlage enthält zahlreiche Optionen, mit denen Sie:
- Erstellen Sie Nachrichten, die mit Ihren definierten Zielen übereinstimmen
- Aufgaben kategorisieren und Team-Mitgliedern zuweisen
- Richten Sie Benachrichtigungen und Warnmeldungen ein, um die abteilungsübergreifende Kommunikation und die Zusammenarbeit an Projekten zu fördern
Darüber hinaus empfiehlt es sich, ein praktisches Feature wie die benutzerdefinierten Aufgabenstatus von ClickUp zu verwenden, um ständige Rückfragen zu vermeiden und alle Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen auf dem Laufenden zu halten. So können mehrere Abteilungen den Fortschritt von Aufgaben und Abhängigkeiten nachvollziehen, ohne sich an Mitarbeiter aus anderen Abteilungen wenden zu müssen.
Im obigen Beispiel kann das DevOps-Team den Aufgaben verschiedene Phasen hinzufügen, z. B. "In Bearbeitung" oder "Zurückgestellt", oder einfach Checklisten verwenden, um anzuzeigen, wann Aufgaben "erledigt" oder "nicht erledigt" sind. Auf diese Weise können Ihre Kundendienstmitarbeiter Ihren Kunden entsprechend korrekte und Echtzeit-Updates bieten.
3. Beziehen Sie die Führungskräfte in den Prozess ein
Bei der Koordination der abteilungsübergreifenden Kommunikation ist es wichtig, auf Situationen zu achten, die zu ungesundem Wettbewerb oder Konflikten zwischen funktionsübergreifenden Teams führen, anstatt eine aktive Zusammenarbeit zu fördern. Holen Sie sich die Zustimmung aller Abteilungsleiter ein, damit die Abteilungen reibungslos und effektiv kommunizieren können.
Sie sollten zusammenarbeiten, um gemeinsame Ziele aktiv zu unterstützen und gesunde Beziehungen zu anderen Abteilungen zu pflegen, während sie sich für die Bedürfnisse ihrer Abteilung einsetzen.
Für eine optimierte Kommunikation zwischen den Abteilungen sollten Sie monatliche abteilungsübergreifende Meetings oder Roundtable-Gespräche zwischen dem Vertriebsteam, dem Produktteam und dem Kundenerfolgsteam einführen, bei denen die Abteilungsleiter die Erfolge, Herausforderungen und anstehenden Projekte ihres Teams vorstellen.
Ermutigen Sie alle, an Teambuilding-Aktivitäten und formellen Chats teilzunehmen und offen für Feedback oder Hilfeersuchen zu sein. Dies kann dazu beitragen, eine neutrale Verbindung zwischen den Abteilungen herzustellen, um horizontale Kommunikationslücken zu überbrücken oder mögliche Argumente zu schlichten. ClickUp vereinfacht diesen Prozess erheblich.
Unsere Kommunikation mit anderen Teams ist viel besser geworden. Das Projekt- und Aufgabenmanagement auf dieser Plattform ist unglaublich gut. Alle Abteilungen im Unternehmen sind dankbar, dass wir darauf gedrängt haben, auch die Freiberufler und Auftragnehmer, die nun vollständige Sichtbarkeit ihrer Erwartungen haben und diese leicht aktualisieren können.
Unsere Kommunikation mit anderen Teams ist viel besser geworden. Das Projekt- und Aufgabenmanagement funktioniert auf dieser Plattform unglaublich gut. Alle Abteilungen im Unternehmen sind dankbar, dass wir darauf gedrängt haben, auch die Freiberufler und Auftragnehmer, die nun vollständige Sichtbarkeit ihrer Erwartungen haben und diese leicht aktualisieren können.
4. Förderung der Teambildung zwischen Abteilungen
Je besser sich Ihre Abteilungen kennen, desto eher können sie gemeinsam an gemeinsamen Zielen arbeiten. Investitionen in Aktivitäten, die den Teamzusammenhalt und die Kameradschaft fördern, sind immer hilfreich.
Sie könnten die Abteilungen zu einem Bowlingabend einladen oder ein kuratiertes Firmenevent außerhalb des Unternehmens organisieren, mit Teambuilding-Aktivitäten, bei denen gemeinsam gearbeitet und Strategien entwickelt werden.
Organisieren Sie beispielsweise einen 24-Stunden-Hackathon, bei dem gemischte Teams Lösungen für ein unternehmensweites Problem entwickeln, um die Zusammenarbeit zu fördern und die Kommunikation zwischen den Abteilungen anzuregen.
Selbst wenn Sie ein Remote-Team sind, können Sie virtuelle Ereignisse wie Yoga-Kurse oder Spieleabende veranstalten. Sie können das noch mit einer Geschenkkarte für eine Karte aufbessern, mit der sich jeder ein Abendessen auf Kosten des Hauses bestellen und als Teil des virtuellen Retreats genießen kann.
Organisieren Sie außerdem mindestens ein wöchentliches Meeting zwischen Ihren Abteilungen, damit sich ein Rhythmus für die Zusammenarbeit entwickelt.
Mit den Whiteboards von ClickUp können sie Prozesse visuell auf Karten festhalten, Notizen hinzufügen und ihre kollektive Kreativität einfangen.
Dank der Echtzeit-Sichtbarkeit, wer das Whiteboard gerade ansieht und daran mitarbeitet, können einzelne Abteilungen nahtlos zusammenarbeiten und Überschneidungen und Verwirrung vermeiden. Ob Sprint-Planung, Entwicklung von Marketingstrategien oder Optimierung der Teamarbeit – ClickUp ist wirklich eines der besten Tools für die Kommunikation am Arbeitsplatz, um die abteilungsübergreifende Kommunikation zu verbessern.
💡Profi-Tipp: ClickUp Mindmaps sind ein effektives Feature, um Brainstorming-Sitzungen klar und strukturiert zu organisieren und so die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu verbessern. Abteilungen können im Blank-Modus frei gestaltbare Mindmaps erstellen und diese in Aufgaben umwandeln. Im Aufgabenmodus können sie die Aufgabenstruktur für eine bestimmte Liste anzeigen und neu anordnen.
5. Gleichen Zugang zu Unternehmensaktualisierungen sicherstellen
Schlechte Kommunikation zwischen Abteilungen ist manchmal das Ergebnis davon, dass eine Abteilung das Gefühl hat, die andere sei schneller mit den neuesten Informationen versorgt als sie selbst. Dies kann zu Unmut und einer weiteren Verschlechterung der Kommunikation zwischen den Abteilungen führen.
Dies lässt sich leicht beheben, indem Sie Unternehmensaktualisierungen auf einem gemeinsamen Unternehmensportal oder einem gemeinsamen digitalen Bulletin Board veröffentlichen, sodass alle Mitarbeiter gleichzeitig Zugriff darauf haben (anstelle von E-Mail-Threads, bei denen die Wahrscheinlichkeit, dass Namen vergessen werden, höher ist) und jederzeit auf dem gleichen Stand sind.
Sie können beispielsweise ClickUp Docs verwenden, um ein zentrales Repository für Unternehmenswissen, Projektpläne, Notizen zu Meetings usw. zu erstellen.
Dank Features für die Bearbeitung und Kommentierung in Echtzeit können Mitarbeiter auch gemeinsam an Dokumenten arbeiten, um sie über den Fortschritt von Projekten, Änderungen von Richtlinien und bevorstehende Ereignisse auf dem Laufenden zu halten.
Verwenden Sie ClickUp "Kommentare in Dokumenten zuweisen ", um asynchrones Feedback und Diskussionen zu ermöglichen. Sie können Kommentare ganz einfach direkt im Kommentarbereich lösen oder neu zuweisen.
Die Vorlage für die interne Kommunikation von ClickUp ist eine fantastische Möglichkeit, um Ereignisse oder interne Updates anzukündigen. Ob es sich um ein Meeting mit allen Mitarbeitern oder um individuelle Chats handelt, mit der Vorlage können Sie:
- Verfolgen Sie Fortschritte mit Status wie "Genehmigt", "Überarbeitung erforderlich", "Veröffentlicht", "Geplant" und "Zu erledigen"
- Greifen Sie auf verschiedene Ansichten wie Kommunikationsliste, Status Board, Kommunikationskalender, Ereignistyp und Aktivität zu, um Informationen zu organisieren
- Verbessern Sie die Nachverfolgung mit Features wie Zeiterfassung, Tags, Abhängigkeitswarnungen und E-Mails
💡Profi-Tipp: Verwenden Sie bei abteilungsübergreifenden Meetings ClickUp Brain , um Berichte und Meeting-Notizen zu erstellen. ClickUp Brain kann die Diskussion zusammenfassen und die nächsten Schritte planen. Wenn bestimmte Updates zu einem gemeinsamen Projekt freigegeben werden müssen, stellen Sie sicher, dass beide Abteilungen gleichzeitig Zugriff auf dieselben Details und denselben Kontext haben.
6. Implementieren Sie effektive Technologien für die abteilungsübergreifende Kommunikation
Technologie kann zwar keine starken menschlichen Beziehungen ersetzen, aber sie ist ein hervorragendes Hilfsmittel. Nutzen Sie Technologie, um das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu steigern und die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu verbessern.
Gehen Sie über herkömmliche E-Mail-Threads für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit hinaus und investieren Sie in Echtzeit-Kommunikationsplattformen, um Arbeitsfortschritte, unterhaltsame Unterhaltungen, persönliches Feedback von Vorgesetzten und vieles mehr zu teilen. Profitieren Sie von den Vorteilen der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit mit Tools wie ClickUp.
Mit ClickUp Clips können Produktteams beispielsweise Bildschirmaufzeichnungen erstellen und freigeben, um Prozesse zu demonstrieren, Vorschläge zu machen oder Updates an das Vertriebsteam und andere Abteilungen weiterzugeben. Dieses visuelle Kommunikations-Tool trägt dazu bei, dass alle Mitarbeiter Ihre Botschaften klar und einfach verstehen.
Die Chat-Ansichten von ClickUp hingegen fördern die allgemeine Kommunikation und das Engagement der Mitarbeiter. Und da alles auf derselben Plattform stattfindet, können Sie Projekte verwalten und mit Kollegen chatten – alles an einem Ort.
Dieses Feature bietet einen zentralen Space für Unterhaltungen zwischen verschiedenen Abteilungen, wodurch verstreute E-Mails und Nachrichten vermieden werden. Die gesamte Kommunikation bleibt im Kontext Ihrer Aufgaben und Ihre Abteilungen bleiben miteinander verbunden.
💡 Profi-Tipp: Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Technologie, um sicherzustellen, dass sie den sich wandelnden Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird. Führen Sie Schulungen durch, damit Ihre Mitarbeiter die verfügbaren Tools optimal nutzen können.
7. Feedback-Mechanismen vereinfachen
Eine reibungslose diagonale Kommunikation ist für die Abstimmung funktionsübergreifender Teams unerlässlich.
Die Verbesserung der abteilungsübergreifenden Kommunikation wird jedoch auf Hindernisse stoßen. Es ist hilfreich, eine Plattform ohne Vorurteile anzubieten, auf der Mitarbeiter ihre Gedanken und Probleme teilen können, sei es zu bestimmten Situationen oder zum Team als Ganzes.
Verwenden Sie dazu diese Vorlagen für Kommunikationspläne und legen Sie die Häufigkeit, Methoden und Kanäle für Feedback fest. So stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wann und wie er Feedback erhält und geben kann.
Sie können auch Online-Feedback-Formulare erstellen, die Ihre Mitarbeiter anonym ausfüllen können.
Halten Sie regelmäßig Meetings mit den Abteilungsleitern ab, um kritische Punkte zu besprechen, die über verschiedene Kanäle gemeldet wurden, und entwickeln Sie in einem moderierten Rahmen Lösungen. Mit der Zeit werden Sie feststellen, dass sich die Abteilungen anerkannt und gehört fühlen.
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8. Konflikte schnell und fair lösen
Konflikte zwischen Abteilungen können aus verschiedenen Gründen auftreten – unabhängig davon, um welche Gründe es sich handelt, müssen Sie so schnell wie möglich eingreifen und sie lösen. Der erste Schritt besteht darin, das Konfliktrisiko zu minimieren, indem Sie die Erwartungen jedes Einzelnen klar definieren
Wenn Konflikte auftreten, geben Sie jeder Partei die Möglichkeit, ihre Sichtweise freizugeben, und erleichtern Sie eine Einigung. Legen Sie klare Zeitleisten für jede Phase dieses Prozesses fest.
Das Ziel der Konfliktlösung sollte nicht nur darin bestehen, die Wogen zu glätten. Wenn konkrete Verbesserungen möglich sind, wie beispielsweise die Versetzung eines Mitarbeiters in einen Bereich, der seinen Fähigkeiten besser entspricht, oder die Anpassung der Arbeitsergebnisse, um mehr "Fairness" zu erreichen, sollten Sie nicht zögern, diese vorzuschlagen. Die endgültige Entscheidung liegt natürlich beim Vorgesetzten des betroffenen Mitarbeiters und dem Abteilungsleiter.
Gleichzeitig sollten Sie den Abteilungsleitern die Ressourcen und Schulungen zur Verfügung stellen, die sie benötigen, um Konfliktpotenziale zu erkennen und selbstständig zu lösen. Als Beispiel können Sie Workshops zu aktivem Zuhören, Mediation und Verhandlungstechniken anbieten.
💡Profi-Tipp: Legen Sie klare Protokolle für die Eskalation von Konflikten fest, z. B. die Einschaltung einer neutralen dritten Partei zur Schlichtung von Streitigkeiten oder die Einrichtung eines formellen Beschwerdeverfahrens. Überprüfen und aktualisieren Sie diese Protokolle jährlich, um sicherzustellen, dass sie praktisch und relevant bleiben und eine toxische Arbeitskultur vermieden wird.
9. Feiern Sie gemeinsame Erfolge
Eine der besten Möglichkeiten, Kameradschaft aufzubauen, ist das Feiern gemeinsamer Erfolge. Und wenn diese das Ergebnis einer hervorragenden Kommunikation zwischen den Abteilungen sind, ist das umso lobenswerter.
Ob es darum geht, ein Projektziel erfolgreich zu erreichen oder Kommunikationsstrategien reibungslos umzusetzen – schaffen Sie ein System, das die Arbeit jeder Abteilung für das Unternehmen und für die anderen Abteilungen wertschätzt.
Einige Tipps, um die Leistungen Ihrer Mitarbeiter zu würdigen:
- Erstellen Sie eine "Wand der Erfolge" (physisch oder virtuell) in Ihrem Intranet oder auf einem unternehmensweiten Kanal, auf der Mitarbeiter Lob und Erfolge freigeben können. Dies dient als ständige Erinnerung an die positiven Auswirkungen der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit und trägt dazu bei, ein Gemeinschaftsgefühl und ein gemeinsames Ziel zu entwickeln
- Bieten Sie Anreize wie Team-Essen, Belohnungskarten oder zusätzliche Urlaubstage. Das Feiern von Erfolgen steigert die Motivation und erhöht die Produktivität. Außerdem bietet es den Abteilungen die Möglichkeit, sich auszutauschen
10. Eine von Empathie geprägte Kultur pflegen
Letztendlich kommunizieren Mitarbeiter besser, wenn sie das Gefühl haben, dass ihre Meinung gehört wird und Fehler als Schritte zur Verbesserung angesehen werden. Die Förderung einer effektiven abteilungsübergreifenden Kommunikation ist eine Chance, eine Unternehmenskultur zu schaffen, in der Empathie an erster Stelle steht.
Sie können damit beginnen, ein Beispiel zu setzen, indem das Führungsteam offen Feedback gibt und an Fehlern arbeitet. Fördern Sie Sitzungen, in denen Führungskräfte ihre persönlichen Erfahrungen mit empathischer Zusammenarbeit austauschen.
Je mehr Ihre Mitarbeiter Beispiele dafür sehen, wie verschiedene Abteilungen komplexe Situationen bewältigen, desto eher werden sie dieses Verhalten übernehmen. Dies kann auch zu einem unterstützenderen und verständnisvolleren Arbeitsumfeld beitragen.
Beobachten Sie, wie Ihr Unternehmen mit effektiver Kommunikation zwischen Abteilungen erfolgreich ist
Es liegt in der Natur des Menschen, auf seine eigenen Zinsen und die seines Teams zu achten, weshalb die abteilungsübergreifende Kommunikation schwer zu optimieren sein kann.
Mit bewusstem Aufwand können Sie jedoch Ihren Abteilungen helfen, Gemeinsamkeiten zu erkennen, und sie zu einer besseren Zusammenarbeit motivieren. Beginnen Sie damit, Ziele festzulegen und durch regelmäßige Meetings Unterhaltungen zu ermöglichen, um die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu verbessern.
Die Erfolge mögen zunächst gering sein, aber mit aufrichtigem Aufwand werden sie sich fortsetzen. Und mit der Zeit profitieren Sie von Abteilungen, die sich gegenseitig vertrauen und sich gegenseitig in ihrem Wachstum verstärken, um gemeinsamen Erfolg zu erzielen.
Schließlich sollte die abteilungsübergreifende Kommunikation durch die richtigen Tools und Feedbackmöglichkeiten ergänzt werden. ClickUp kann Abläufe optimieren und Kommunikationsbarrieren beseitigen.
Als All-in-One-Plattform für Projektmanagement zentralisiert es Ihre Arbeitsdaten, Projekte, Diskussionen, Feedback und Fortschritte, sorgt für Transparenz und minimiert Missverständnisse auf allen Ebenen.
Mit ClickUp gibt es keine isolierten Arbeitsbereiche mehr.
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