Als Marketingfachmann war ich stolz darauf, ein Multitasker zu sein. Das Jonglieren zwischen Strategieentwicklung, Erstellung von Inhalten, Betriebsabläufen und Analysen schien mir der ultimative Beweis für Effizienz zu sein. In Wahrheit jedoch versank ich in einem Meer aus offenen Registerkarten und halbfertigen Projekten.
Ein besonders albtraumhafter Tag sticht dabei besonders hervor. Ich schrieb einen Blogbeitrag – ein wichtiger Beitrag für den Start einer bevorstehenden Kampagne. Aber meine Konzentration war gestört. Mein Posteingang explodierte förmlich vor Benachrichtigungen, Social-Media-Updates blinkten auf meinem Bildschirm auf und mein Telefon summte vor eingehenden Nachrichten. Der ständige Kontextwechsel überwältigte mich, machte mich fehleranfällig und beeinträchtigte mein Schreiben.
In diesem Moment des Chaos wurde mir klar, dass mein Multitasking-Ansatz meine Produktivität nicht erhöhte, sondern mein Arbeitsgedächtnis überlastete und meine Fähigkeit beeinträchtigte, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. Ich war ständig damit beschäftigt, Versäumtes nachzuholen, und opferte dabei sowohl Genauigkeit als auch Kreativität. Es war Zeit für eine Veränderung.
Da stieß ich auf das Konzept des Monotasking. Monotasking zu praktizieren bedeutete, tiefes Konzentrieren über die Illusion von Produktivität zu stellen, die Multitasking oft vermittelt.
Das bedeutete, mich jeweils voll und ganz auf eine Aufgabe zu konzentrieren, mich in ihre Komplexität zu vertiefen und alle Ablenkungen auszublenden, die meine Aufmerksamkeit beanspruchten.
In diesem Artikel gebe ich meine Erfahrungen mit Monotasking frei und wie es mir geholfen hat, meine Zeit und meine innere Ruhe zurückzugewinnen – in einer Welt, die beides ständig von uns verlangt.
Was ist Monotasking?
Monotasking oder Single-Tasking ist die Praxis, seine volle Aufmerksamkeit einer einzigen Aufgabe zu widmen, ohne sich ablenken zu lassen.
Dadurch können Sie qualitativ hochwertigere Arbeit leisten, da Sie sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren können. Außerdem wird der mentale Stress durch ständiges Umschalten verringert, sodass Sie in kurzen, intensiven Zeiträumen konzentrierter Arbeit mehr leisten können.
Geschichte des Monotasking
Während Weise, Künstler, Dichter und Pädagogen bereits in der Antike Monotasking praktiziert haben mögen, begannen akademische Diskussionen über dieses Konzept erst Ende des 20. Jahrhunderts. Als Forscher die mit Multitasking verbundenen Ineffizienzen und kognitiven Kosten hervorhoben, entwickelte sich Monotasking zu einem starken Gegenpol.
Einige bemerkenswerte Instanzen sind:
1. In seinem Buch Flow: The Psychology of Optimal Experience (1990) spricht Mihaly Csikszentmihalyi über das Erreichen des „Flow”, einem „Zustand, in dem Menschen so sehr in eine Tätigkeit vertieft sind, dass nichts anderes mehr zu zählen scheint. ” Um Flow zu erreichen, empfiehlt er, sich realistische Ziele zu setzen, die den eigenen Fähigkeiten entsprechen, und eine einzige Tätigkeit abzuschließen, also das, was wir heute als Monotasking bezeichnen.
Das Kennzeichen einer Person, die ihre Bewusstseinskontrolle beherrscht, ist die Fähigkeit, ihre Aufmerksamkeit nach Belieben zu fokussieren, Ablenkungen auszublenden und sich so lange zu konzentrieren, wie es zum Erreichen eines Ziels erforderlich ist, aber nicht länger. Und wer dazu in der Lage ist, genießt in der Regel einen normalen Alltag.
Das Kennzeichen einer Person, die ihre Bewusstseinskontrolle beherrscht, ist die Fähigkeit, ihre Aufmerksamkeit nach Belieben zu fokussieren, Ablenkungen auszublenden und sich so lange zu konzentrieren, wie es zum Erreichen eines Ziels erforderlich ist, aber nicht länger. Und wer dazu in der Lage ist, genießt in der Regel einen normalen Alltag.
2. In einer Veröffentlichung aus dem Jahr 2001 mit dem Titel Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching (Exekutive Kontrolle kognitiver Prozesse beim Aufgabenwechsel) stellten die Psychologen Rubinstein, Meyer und Evans fest, dass die „exekutive Kontrolle” unseres Gehirns in zwei Phasen abläuft: „Zielverschiebung” (Entscheidung, eine Sache statt einer anderen zu tun) und „Regelaktivierung” (Änderung der Regeln für das, was wir tun).
Diese Phasen helfen uns, zwischen Aufgaben zu wechseln, ohne es überhaupt zu merken, was ziemlich praktisch ist. Das Problem entsteht, wenn das Wechseln zwischen Aufgaben mit dem kollidiert, was wir effizient und sicher erledigen müssen.
Auch wenn die Zeit, die für den Wechsel zwischen Aufgaben benötigt wird, gering erscheint – jeweils nur ein Bruchteil einer Sekunde –, summiert sie sich, wenn wir ständig zur nächsten Aufgabe springen, und verringert die Produktivität.
Multitasking mag wie eine zeitsparende Methode erscheinen. Allerdings können diese kurzen mentalen Pausen, die durch den Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben entstehen, bis zu 40 Prozent unserer Produktivität in Anspruch nehmen.
Multitasking mag wie eine zeitsparende Methode erscheinen. Allerdings können diese kurzen mentalen Pausen, die durch den Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben entstehen, bis zu 40 Prozent unserer Produktivität in Anspruch nehmen.
Diese Forscher und viele andere aus den Bereichen Psychologie, Neurowissenschaften und Studien zur Produktivität haben zum Verständnis, zur Erforschung und zur Förderung von Monotasking beigetragen. Wenn Sie die Ursprünge und Anwendungsmöglichkeiten von Monotasking besser verstehen möchten, haben wir eine Empfehlung für Sie.
Literaturempfehlung: Deep Work von Cal Newport
In seinem wegweisenden Werk mit dem Titel „Deep Work”, das 2016 veröffentlicht wurde, argumentiert Cal Newport, dass in einer Welt voller Ablenkungen wie sozialen Medien und ständiger Verbindung die Fähigkeit, sich tief auf Aufgaben zu konzentrieren, immer seltener und wertvoller wird.
Er definiert Deep Work als eine berufliche Tätigkeit, die in einem Zustand der ablenkungsfreien Konzentration ausgeführt wird und Ihre kognitiven Fähigkeiten bis an ihr Limit bringt. Deep Work ist eng mit Monotasking verbunden, das ebenfalls eine intensive Konzentration auf mehr als eine Aufgabe erfordert, um qualitativ hochwertigere Ergebnisse zu erzielen.
Das Buch betont, dass tiefes Arbeiten in der heutigen wissensbasierten Wirtschaft, in der hochwertige Arbeit und schnelles Lernen entscheidend für den Erfolg sind, immer wichtiger wird. Arbeitnehmer, die konsequent tiefes Arbeiten leisten können, werden Erfolg haben, während diejenigen, die dazu nicht in der Lage sind, zurückbleiben werden.
Newport spricht über die vier Regeln für tiefes Arbeiten:
- Regel Nr. 1: Arbeiten Sie konzentriert. Konzentrieren Sie sich über einen längeren Zeitraum intensiv auf eine Aufgabe und minimieren Sie Ablenkungen.
- Regel Nr. 2: Begrüßen Sie Langeweile. Newport empfiehlt, dass Sie sich, um Ihr Gehirn für konzentrierte Arbeit zu trainieren, mit Langeweile anfreunden und vermeiden sollten, nach Ablenkungen zu suchen, wenn Sie sich langweilen.
- Regel Nr. 3: Verzichten Sie auf soziale Medien. Newport plädiert dafür, die Nutzung sozialer Medien zu minimieren oder ganz einzustellen, da sie Zeit verschwenden und eine große Ablenkung darstellen.
- Regel Nr. 4: Entleeren Sie die Untiefen. Diese Regel ermutigt Einzelpersonen, oberflächliche Arbeit (nicht kognitiv anspruchsvolle, logistische Aufgaben) zu reduzieren, um mehr freie Zeit für tiefgehende Arbeit zu schaffen.
- Newport argumentiert, dass konzentriertes Arbeiten zu höherer Produktivität, besserer Qualität der Arbeit und schnellerem Erwerb von Fähigkeiten führt.
Kernkomponenten des Monotasking
Wie schafft man den Wechsel vom Multitasking zum Monotasking? Hier sind meine Erfahrungen und Erkenntnisse, die ich durch die Integration der wesentlichen Elemente des Monotasking in meine Sitzungen der Arbeit gewonnen habe:
Priorisierung von Aufgaben
Ich erstelle eine Reihenfolge der Aufgaben basierend auf Priorität und Fristen. So kann ich schnell die dringendsten Aufgaben identifizieren, die meine ungeteilte Aufmerksamkeit erfordern. Ich setze sie ganz oben auf meine To-do-Liste und arbeite sie als Erstes am Tag ab, um sicherzustellen, dass mein Aufwand die gewünschte Wirkung erzielt.
Zeitmanagement
Ich ziehe es vor, für jede Aufgabe eine bestimmte Zeitleiste festzulegen und sie in kleine Zeitblöcke zu unterteilen. Dieser Ansatz hilft mir, Termine einzuhalten, ohne mich von Ablenkungen beeinflussen zu lassen.
Die richtige Umgebung
Monotasking erfordert einen Raum ohne unnötigen Lärm, digitale Benachrichtigungen und Unterbrechungen. Für mich eignet sich mein abgeschiedenes Büro oder mein Arbeitszimmer am besten, mit geschlossener Tür und meinen Mobilgeräten beiseite gelegt.
Das „Warum”
Das Wissen um das „Warum” hinter jeder Handlung gibt mir die Überzeugung, mich auf die jeweilige Aufgabe zu konzentrieren. Wenn ich beispielsweise eine Markenrichtlinie für mein Team erstelle, ist mein „Warum” die Verbesserung der Qualität und Effizienz der Arbeit meines Teams.
Mentale Vorbereitung
Als Multitasker, der zum Monotasker geworden ist, muss ich mich mental darauf vorbereiten, in den richtigen Zustand zu kommen. Und so mache ich das: Ich setze mich für ein paar Minuten ruhig hin, bewerte die Wichtigkeit der Aufgabe, erstelle eine mentale Karte, wie ich vorgehen möchte, und fange dann an.
Pausen einlegen
Es ist wichtig, regelmäßig Pausen einzulegen, um sich auszuruhen und neue Energie zu tanken. Wenn ich zu Hause bin, spaziere ich gerne in meinem Terrassengarten, und wenn ich im Büro arbeite, mache ich einen kurzen Spaziergang, um frische Luft zu schnappen.
Reflexion und Anpassung
Ich setze mich jede Woche mit dem Fortschritt meiner Aufgaben auseinander, um meine Produktivität zu bewerten und Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Monotasking fällt mir oft schwer, weil ich es so gewohnt bin, zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu jonglieren, aber diese Selbstreflexionssitzungen helfen mir, die Dinge ins rechte Licht zu rücken.
Ich werde Ihnen Tipps, Strategien und tools vorstellen, die mir dabei geholfen haben, Monotasking zu meiner Gewohnheit zu machen. Zuvor möchte ich Ihnen jedoch gerne erzählen, wie positiv sich Monotasking auf mein Leben ausgewirkt hat.
Vorteile von Monotasking
Multitasking ist ein Killer für die Produktivität. Eine Studie hat ergeben, dass intensives Medien-Multitasking (z. B. das gleichzeitige Wechseln zwischen mehreren Apps und Social-Media-Plattformen) die Dichte der grauen Substanz im anterioren cingulären Kortex des Gehirns verringern kann, der für Empathie und Emotionskontrolle zuständig ist.
Das Trainieren Ihrer Monotasking-Fähigkeiten hat viele Vorteile. Anfangs wird es vielleicht einige Schwierigkeiten geben, aber das ist ein geringer Preis für eine gesunde Gewohnheit, die Ihr Leben bereichern wird.
- Ablenkungen in Schach halten: Eine Studie der Stanford University hat ergeben, dass Menschen, die Multitasking in weniger intensiven Medien betreiben, weniger leicht abgelenkt werden. Sie können sich leicht davor schützen, sich von externen Reizen beeinflussen zu lassen, die nichts mit ihrer Aufgabe zu tun haben.
- Gesteigerte Produktivität: Wenn ich mich voll und ganz auf eine Aufgabe konzentriere, kann ich sie schneller und effizienter abschließen. Ich muss keine Zeit mit dem Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben verschwenden, was oft meine Energie und Konzentration beeinträchtigt.
- Bessere Qualität der Arbeit: Wenn ich mich voll und ganz auf eine Aufgabe konzentriere, habe ich mehr Zeit, mich intensiv damit auseinanderzusetzen, was zu durchdachten und hochwertigen Ergebnissen führt. Monotasking fördert auch meine Kreativität, da ich den mentalen Freiraum habe, Ideen und Lösungen ohne Unterbrechungen zu erkunden.
- Weniger Stress: Wenn ich mich auf eine Aufgabe nach der anderen konzentriere, kann ich mich besser auf das Wesentliche konzentrieren und muss mich nicht mehr mit mehreren Aufgaben gleichzeitig herumschlagen. Ohne die Ablenkung durch konkurrierende Anforderungen, die mich in verschiedene Richtungen ziehen, kann ich meine Arbeit leichter abschließen.
- Verbesserte kognitive Funktionen: Monotasking unterstützt eine verbesserte Konzentration und kognitive Leistungsfähigkeit, indem es die kognitive Belastung minimiert. Die anhaltende Konzentration auf eine einzige Aufgabe verbessert das Behalten und Verarbeiten von Informationen, was zu einem besseren Erinnerungsvermögen und Verständnis führt. Nachdem ich Monotasking jahrelang praktiziert habe, konnte ich meine Fähigkeiten zur Problemlösung verbessern und mich leicht an komplexe Lernumgebungen anpassen.
Tipps für effektives Monotasking
Der Schlüssel zum Erfolg von Monotasking ist die richtige Einstellung. Seien Sie bereit, sich anzustrengen, um sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, und widerstehen Sie der Versuchung, Ihr Smartphone zu checken oder zu einer anderen Aufgabe zu wechseln.
Hier sind einige Tipps, taktische Methoden und tägliche Gewohnheiten, die mir geholfen haben, Monotasking zu einem festen und produktiven Bestandteil meines Tagesablaufs zu machen. Probieren Sie diese selbst aus, passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an und planen Sie Ihre Arbeitstage effektiver.
1. Fangen Sie klein an
Als ich anfing, Monotasking zu praktizieren, erlebte ich in den ersten Tagen einen massiven Rückgang der Produktivität. Es schien mir unmöglich, konzentriert zu bleiben, und allein der Gedanke, die Aufgabe über einen längeren Zeitraum fortzusetzen, bereitete mir Angst. Es dauerte eine Weile, bis ich meinen Fehler erkannte: Ich versuchte, gigantische Aufgaben innerhalb sehr kurzer Fristen abzuschließen.
Also habe ich den Tipp befolgt und meine Arbeitssitzungen so gestaltet, dass ich jeweils eine kleine, aber schwierige Aufgabe mit einem angemessenen Zeitrahmen in Angriff genommen habe. Das hat alles verändert. Indem ich klein angefangen habe, konnte ich mich bequem in die Aufgabe einarbeiten, mich mit der Zeit besser konzentrieren und nach und nach Schwung aufbauen, um länger in der Zone zu bleiben.
Wenn ich beispielsweise eine Fallstudie für mein Unternehmen erstellen muss, beginne ich damit, meine Zehen ins Wasser zu tauchen, anstatt gleich mit dem Kopf voran hineinzuspringen. Dazu kann es gehören, direkt mit Kunden zu sprechen, Sekundärdaten von unseren Clients zu sammeln oder Erfahrungsberichte von früheren Clients zu überprüfen.
Nachdem ich abgeschätzt habe, wie lange es dauern könnte, setze ich mir eine angemessene Frist. Die Idee ist einfach: Überfordern Sie sich nicht!
Tipps auf einen Blick:
- Arbeiten Sie zu Beginn an kleinen, aber wirkungsvollen Aufgaben, um Schwung aufzubauen.
- Legen Sie eine realistische Zeitleiste zum Abschließen der Aufgabe fest.
- Erledigen Sie dies jeden Tag, um Monotasking zur Gewohnheit zu machen.
2. Richten Sie sich einen eigenen Workspace ein
Im Laufe der Jahre habe ich Folgendes über meine Arbeitsgewohnheiten herausgefunden: Selbst wenn ich von überall aus arbeiten kann, brauche ich meine kleine Ecke, um meine Arbeit zu erledigen. Zu Hause habe ich mir einen eigenen Workspace eingerichtet, in dem ich alle notwendigen Elemente griffbereit habe – von meinen bevorzugten Arbeitsgeräten und Schreibwaren bis hin zu den leckersten Snacks und meinem HydroJug. Wenn ich auf Reisen arbeite, richte ich mir in meinem Hotelzimmer einen provisorischen Workspace ein.
Warum erledige ich das, wenn ich doch einfach bequem von meinem Bett aus arbeiten könnte? Nun, an meinem Schreibtisch komme ich sofort in Arbeitsstimmung. Wenn ich an meinem Schreibtisch sitze, muss ich mich nicht dazu zwingen, mich hinzusetzen und mich auf Monotasking zu konzentrieren – alles läuft im Flow ab. Außerdem versuche ich, meinen Schreibtisch so aufgeräumt und minimalistisch wie möglich zu halten, damit mich keine visuellen Unordnung ablenkt.
Tipps auf einen Blick:
- Richten Sie sich einen separaten Arbeitsplatz ein, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten.
- Halten Sie wichtige Dinge griffbereit, damit Sie Ihren Schreibtisch nicht unnötig verlassen müssen.
- Halten Sie Ihren Schreibtisch und Ihre digitalen Geräte frei von Unordnung
3. Erstellen Sie eine priorisierte Liste mit Aufgaben
Zu Beginn der Woche erstelle ich eine detaillierte Liste aller Aufgaben in meiner Aufgabenverwaltungs-App. Diese Liste enthält alle kleinen und großen Elemente, die ich im Laufe der Woche erledigen möchte.
Nun haben einige dieser Aufgaben hohe Priorität. Ich markiere alle meine Aufgaben mit hoher, mittlerer oder niedriger Priorität. Ich nehme nur zwei bis drei Aufgaben mit hoher Priorität pro Tag an, um die Qualität zu gewährleisten. Diese Trennung hilft mir auch, mich zuerst auf die wichtigsten und wirkungsvollsten Aufgaben zu konzentrieren, damit ich den Fortschritt in unserem Workflow nicht behindere.
In den letzten Jahren bin ich von Stift und Papier sowie Haftnotizen auf den digitalen Notepad von ClickUp umgestiegen. Ich nutze ihn als mein zweites Gehirn – vom Erstellen von Listen mit Aufgaben und deren Zuordnung nach Priorität bis hin zum Festhalten spontaner Gedanken geschieht alles in der App.
Sobald ich eine Aufgabe erledigt habe, streiche ich sie von der Liste und mache mit der nächsten weiter. Das ist ein einfaches tool, aber es macht einen riesigen Unterschied, wie ich meinen Zeitplan organisiere!
Tipps auf einen Blick:
- Verwenden Sie eine Notiz-App, um Ihre täglichen Aufgaben zu notieren, und konzentrieren Sie sich auf zwei bis drei Aufgaben mit Priorität pro Tag.
- Ordnen Sie sie nach Reihenfolge der Priorität, damit nichts untergeht.
- Schreiben Sie störende Gedanken in der Notiz-App auf, um sich auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren zu können.
4. Blockieren Sie Zeiten für verschiedene Aufgaben
Nennen Sie mich ruhig einen Freak der Produktivität, aber ich liebe es, meinen Kalender mit einem Zeitblockierungstool zu organisieren, in dem ich bestimmte Blöcke für verschiedene Aufgaben reserviere.
Ich versuche beispielsweise, die anspruchsvollsten Aufgaben wie das Brainstorming neuer Ideen, Recherchen und das Schreiben in der ersten Tageshälfte zu erledigen, da ich dann die höchste Produktivität habe. Für tägliche StandUp-Meetings mit meinem Team oder Kundengespräche bevorzuge ich den Nachmittag. Der Abend ist für die Überprüfung der Arbeit meines Teams, die Analyse von Kampagnenergebnissen und die Dokumentation von Erfolgen und Misserfolgen reserviert.
Nach der Pomodoro-Technik lege ich für jede Aufgabe einen Block von 25 bis 30 Minuten fest, gefolgt von einer kurzen Pause. Während dieser kurzen Sitzungen konzentriere ich mich intensiv auf nur eine Aufgabe, und die Pausen tragen hervorragend dazu bei, Burnout zu verhindern.
Die PomoDone-Integration von ClickUp ist eine meiner bevorzugten Funktionen – ich kann einen Timer von jeder ClickUp-Aufgabe oder direkt über die PomoDone-Erweiterung starten.
Ich bin auch ein großer Befürworter von Cal Newports „Deep Work”-Theorie. Ich ermutige meine Teams, zwei bis vier Stunden in ihrem Zeitplan für Deep Work zu reservieren. Eine weitere Maßnahme, die uns geholfen hat, ist der meetingfreie Freitag – ein ganzer Tag ohne Ablenkungen, um die Gewohnheit des Monotasking zu kultivieren.
Tipps auf einen Blick:
- Verwenden Sie eine Notiz-App, um Ihre täglichen Aufgaben zu notieren, und konzentrieren Sie sich auf zwei bis drei Aufgaben mit Priorität pro Tag.
- Ordnen Sie sie nach der Reihenfolge der Prioritäten, damit nichts untergeht.
- Schreiben Sie störende Gedanken in der Notizen-App auf, um sich auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren zu können.
5. DND und digitale Entgiftung
Während meiner konzentrierten Arbeitssitzungen schalte ich mein Mobiltelefon und meine Tablets in den Nicht-stören-Modus. Auf meinem Desktop-PC und Laptop deaktiviere ich die Benachrichtigungen aller Kommunikations-Apps. Während meiner Pomodoro-Pausen schaue ich dann in diesen Apps nach, was mein Team gerade macht.
Eine weitere Strategie, die mir geholfen hat, ist die Minimierung meiner digitalen Interaktionen (insbesondere in sozialen Medien), sofern sie nicht mit meiner Arbeit zu tun haben. Ich liebe es auch, von Zeit zu Zeit eine vollständige digitale Entgiftung durchzuführen, so etwas wie eine weniger intensive Version von Bill Gates' „Think Weeks”, um klarer denken und mich besser konzentrieren zu können. Ja, ich verspüre zwar FOMO, wenn ich Ablenkungen eliminiere, aber die Ruhe, allein mit meinen Gedanken zu sitzen, ist einfach unübertroffen!
Tipps auf einen Blick:
- Verwenden Sie eine Notiz-App, um Ihre täglichen Aufgaben zu notieren, und konzentrieren Sie sich auf zwei bis drei Aufgaben mit Priorität pro Tag.
- Ordnen Sie sie nach Reihenfolge der Priorität, damit nichts untergeht.
- Schreiben Sie störende Gedanken in der Notiz-App auf, um sich auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren zu können.
Beliebte Verwendungsmöglichkeiten und Beispiele für Monotasking
Beim Monotasking geht es nicht nur darum, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen. Seine Anwendungsmöglichkeiten sind vielfältig.
Wussten Sie beispielsweise, dass Monotasking mit den Prinzipien der Achtsamkeit übereinstimmt, indem es die Bewusstheit für den gegenwärtigen Moment während einer einzelnen Aufgabe fördert?
Und das ist auch kein neuer Trend. Bekannte Persönlichkeiten aus dem Geschäft, Sport und sogar Literatur praktizieren seit Jahren konzentrierte Arbeit, um den Höhepunkt ihrer Karriere zu erreichen.
Während Bill Gates sich „Denkwochen” gönnte, checkte J. K. Rowling, eine Verfechterin intensiver, konzentrierter Arbeit, Berichten zufolge in ein Hotelzimmer ein, um die Harry Potter-Reihe fertigzustellen. Diese Isolation erleichterte es ihr, sich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren und sich voll und ganz in den kreativen Prozess zu vertiefen.
Auch Oprah Winfrey betont in Interviews die Bedeutung konzentrierter Aufmerksamkeit. Sie schaltet ihr Telefon stumm und hält Augenkontakt, um sich voll und ganz auf ihren Gesprächspartner einzulassen und Raum für eine sinnvollere Unterhaltung zu schaffen.
Das Fazit? Mit Monotasking gehören Sie zur Elite!
Herausforderungen beim Monotasking
Als gewohnheitsmäßiger Multitasker, der sich an Single-Tasking gewöhnt, ist das nicht immer ganz einfach.
Hier sind einige Herausforderungen, denen wir im Alltag beim Monotasking begegnen können, und die Lösungen, die ich entwickelt habe, damit alles funktioniert:
Äußere Ablenkungen
Es gibt viel zu viele äußere Reize, die mich vom Kurs abbringen wollen – eine neue E-Mail-Benachrichtigung, die mich dazu verleitet, sie zu öffnen; ein Text mit der Aufforderung „schneller Anruf“ von einem Teamkollegen; oder meine Katzen und Hunde, die mich anstarren und sich fragen, warum ich nicht mit ihnen spiele.
Nun, für das letzte Problem habe ich keine Lösung. Ich mache einfach eine Pause und rufe ihn ein paar Minuten lang ab, bevor ich mich wieder an die Arbeit mache. Ich mache hier nicht die Regeln, sondern sie.
Für die ersten beiden Arten habe ich jedoch einige schnelle Lösungsansätze entwickelt.
Wie ich dem entgegenwirke: Ich schränke den Zugang ein, damit mich die Ablenkung nicht erreicht.
Wie? Indem ich Benachrichtigungen auf allen Geräten für einen bestimmten Zeitraum stumm schalte, mein Telefon im Flugmodus lasse (und es meistens außer Sichtweite aufbewahre) und mir einen Arbeitsplatz suche, an dem mich niemand stört (meine Haustiere sind natürlich eine Ausnahme).
Sich überfordert fühlen
Wenn ich im Hinterkopf weiß, dass ich heute eine lange Liste von Aufgaben abzuschließen habe, fällt es mir schwer, mich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren. Egal, wie sehr ich mich auch bemühe, an dem Blogbeitrag zu arbeiten, der morgen veröffentlicht werden soll, mein Gehirn erinnert mich ständig an die noch ausstehenden Aufgaben:
Ich muss mit dem Marketingteam eine bevorstehende Kampagne besprechen, ich muss den Kalender für den nächsten Monat überprüfen und fertigstellen, und oh, ich muss diese Woche auch noch einkaufen gehen!
... und dank dieser unerwünschten inneren Pop-ups fühle ich mich schneller ausgelaugt, als ich sollte.
Wie ich dem entgegenwirke: Ich versuche, meine aufdringlichen Gedanken auf Papier oder in meiner App für Listen, die zu erledigen sind, festzuhalten, um sie aus meinem Kopf zu bekommen. Sie sind als Notiz festgehalten, ich werde sie nicht vergessen – versichere ich mir selbst.
Dieser Trick funktioniert fast sofort, aber wenn das nicht der Fall ist, greife ich auf eine Prioritätsmatrix zurück, um meine Aufgaben nach Dringlichkeit, Wichtigkeit und Nicht-Wichtigkeit zu sortieren. Das hilft mir zu entscheiden, welche Aufgaben ich sofort erledigen, für später einplanen, an mein Team delegieren oder von meiner Liste streichen sollte.
Von dem Gedanken „Du erledigst nicht genug” geplagt
Wenn ich in eine zeitaufwändige Aufgabe vertieft bin und mehrere andere Aufgaben darauf warten, von meiner Liste gestrichen zu werden, überkommt mich plötzlich ein Gedankengang.
Mache ich genug? Ich habe so viel zu erledigen und so wenig Zeit! Wie soll ich Alles schaffen, wenn ich mich auf eine Aufgabe konzentrieren muss?
Uff. Jetzt bin ich gestresst und meine Konzentration ist völlig dahin.
Wie ich dem entgegenwirke: Ich versuche, mich selbst zu einer anderen Denkweise zu bewegen. Anstatt mich darauf zu konzentrieren, dass ich bei einer Aufgabe feststecke, betrachte ich es als Fortschritt, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen. Man kann keine Treppe hinaufsteigen, ohne den ersten Schritt zu machen, sage ich mir.
Normalerweise hilft diese aufmunternde Ansprache. Andernfalls notiere ich mir alle Mikroaufgaben, die ich bisher fertiggestellt habe. Wenn meine Aufgabe beispielsweise darin besteht, einen Inhalt für einen Blogbeitrag zu erstellen, wären die Mikroaufgaben oder Unteraufgaben das Entwickeln von Themen, das Finden von Schlüsselwörtern, das Recherchieren relevanter Inhalte als Referenz und das Erstellen einer Gliederung. Das gibt mir sofort ein gutes Gefühl hinsichtlich meiner Produktivität.
So implementieren Sie Monotasking in ClickUp
Ein tool, das dazu beigetragen hat, Monotasking zu einem wesentlichen Bestandteil meines Lebens zu machen, ist ClickUp. Es gibt viele Apps für Zeitmanagement und Konzentration, aber keine haben eine so gute Verbindung zu meinem Workflow wie ClickUp.
Es hilft mir, meine Zeitmanagement-Ziele zu erreichen, meine Fähigkeiten im Aufgabenmanagement zu verbessern, meine Fokuszeit an meinen Tagesablauf anzupassen und mit meinem Team zusammenzuarbeiten – alles auf derselben Plattform. Ich muss nicht mehr zwischen mehreren Apps hin- und herwechseln, sodass kein Aufgabenwechsel mehr erforderlich ist.
So nutze ich ClickUp, um Monotasking umzusetzen:
Zeit- und Aufmerksamkeitsmanagement
- Legen Sie Start- und Fälligkeitstermine fest, verfolgen Sie, wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe aufwenden, fügen Sie Notizen zum Kontext hinzu und erhalten Sie Einblicke in Ihre (und die Produktivität Ihres Teams) mit dem Zeitmanagement-Feature von ClickUp.
- Visualisieren Sie Ihre täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Aufgaben mit der Kalender-Ansicht von ClickUp . Planen und freigeben Sie Aufgaben mit der schnellen Drag-and-Drop-Funktion, richten Sie Meetings ein und erstellen Sie farbcodierte Blöcke für verschiedene Aufgaben.
- Führen Sie die Synchronisierung meiner ClickUp-Aufgaben mit den Kalender- und Apps für Zeiterfassung in meinem Tech-Stack durch (z. B. Google Kalender) und verwalten Sie meinen Zeitplan bequem von einer einzigen Plattform aus.
- Halten Sie Ablenkungen fern mit dem Fokusmodus in ClickUp Docs. Der Seitenfokusmodus blendet die Seitenleiste aus, sodass ich mich ganz auf den Text konzentrieren kann, an dem ich gerade arbeite. Der Blockfokusmodus reduziert die Sichtbarkeit anderer Texte und Inhalte in meinem Dokument, sodass ich mich ganz auf den Absatz konzentrieren kann, den ich gerade tippe.
- Ändern Sie das Fälligkeitsdatum einer verzögerten Aufgabe, die andere blockiert, und lassen Sie ClickUp automatisch die Fälligkeitsdaten für die abhängigen Aufgaben anpassen.
Wenn ich meine Arbeitszeit strukturierter organisieren möchte, greife ich auf Zeitblockierungsvorlagen zurück. Die Vorlage „Daily Time Blocking Template” von ClickUp hilft mir beispielsweise dabei, meinen Zeitplan an meine Stunden der höchsten Produktivität anzupassen und mich jeweils auf eine Aufgabe mit hoher Priorität zu konzentrieren.
Mit dieser anpassbaren Vorlage kann ich:
- Weisen Sie jeder Aufgabe eine bestimmte Zeit zu
- Analysieren Sie mit der Prioritätsmatrix, welche Aufgaben Sie sofort zu erledigen haben, welche warten können und welche Sie delegieren können.
- Beugen Sie Burnout vor, indem Sie die Zeit, die erforderlich ist, um eine Aufgabe abzuschließen, genau einschätzen.
- Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre gesamte Liste mit Aufgaben für den Tag
- Zeitblöcke festlegen, um inne zu halten und über meinen Tag nachzudenken
Das Framework eignet sich sowohl für den persönlichen Gebrauch als auch für die Verwaltung der täglichen Zeitpläne meines Teams. An Tagen, an denen ich viele kollaborative Aufgaben zu erledigen habe, hilft mir diese Vorlage dabei, wiederholende Aufgaben an Mitglieder meines Teams zu verteilen, eine Dauer für jede Aufgabe hinzuzufügen und benutzerdefinierte Kategorien festzulegen, wie z. B. Ideenfindung, Schreiben oder Bearbeitung.
- Erstellen Sie Erinnerungen von überall in meinem Arbeitsbereich mit Anhängen, Terminen und wiederkehrenden Zeitplänen. Ich habe auch ClickUp-Erinnerungen für bestimmte Kommentare innerhalb einer Aufgabe eingerichtet, um mich daran zu erinnern, wo ich wichtige Unterhaltungen weiterverfolgen muss.
Aufgabenmanagement
- Ich habe unseren ClickUp-Workspace an meinen Workflow angepasst, indem ich benutzerdefinierte Status und Felder eingestellt habe (zum Beispiel haben unsere Schreibprojekte oft Status wie „Brainstorming“, „Recherche“, „Schreiben“ und „Endgültiger Entwurf“).
- Fügen Sie Prioritäten hinzu, um Aufgaben je nach Dringlichkeit, hoher, normaler oder niedriger Priorität hervorzuheben.
- Verknüpfen Sie verwandte Aufgaben, um die Beziehungen zwischen ihnen zu verstehen, gemeinsame Ressourcen zu finden, Fortschritte zu verfolgen und Engpässe zu beseitigen, beispielsweise indem Sie eine Blog-Schreibaufgabe mit SEO-Optimierung verknüpfen.
- Teilen Sie Ihre täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Ziele mit ClickUp Goals in kleinere Einzelziele auf. Ich kann klare Zeitleisten festlegen, Aufgaben einem oder mehreren Mitgliedern des Teams zuweisen und meine Aufgaben mit automatischer Nachverfolgung des Fortschritts im Blick behalten.
Notizen machen
- Mit dem ClickUp Notepad mache ich mir Notizen, erstelle tägliche Liste von Aufgaben und schreibe zufällige Gedanken oder Ideen auf, die mir in den Sinn kommen. Ich kann Elemente per Drag & Drop verschieben oder untereinander anordnen, um eine visuelle Hierarchie zu erstellen (z. B. „SME-Interview durchführen” als untergeordnetes Element unter „Blogbeitrag schreiben” hinzufügen), und diese Notizen mit nur wenigen Klicks in Aktionspunkte/Aufgaben umwandeln.
…und das ist nur die Spitze des Eisbergs. Als tool, das entwickelt wurde, um konzentriertes Arbeiten zu fördern, unterstützen die meisten Features von ClickUp das Monotasking. Sobald Sie sich diese Gewohnheit angeeignet haben, können Sie die App eingehend erkunden und weitere Features entdecken, mit denen Sie Ablenkungen minimieren, Zeit sparen und die Qualität Ihrer Arbeit verbessern können.
Monotasking – mein Weg zu Produktivität und Spitzenleistungen
Monotasking hat mir geholfen, meine Zeit und Produktivität besser zu managen. Deshalb empfehle ich es oft meinen Team-Mitgliedern, die Schwierigkeiten haben, Schritt zu halten.
Seit ich mich auf jeweils nur eine Sache konzentriere, erledige ich meine Aufgaben mit neuer Klarheit und Effizienz. Es geht nicht nur darum, Aufgaben schneller abzuhaken, sondern darum, sie besser zu erledigen.
Monotasking hat diese raffinierte Art, meine Kreativität und meine Fähigkeiten zur Problemlösung zu entfalten, sodass ich mich frage, warum ich mich überhaupt jemals mit Multitasking beschäftigt habe. Ich genieße es, die Ablenkungen auszublenden und ganz im Moment zu sein, in meinem Flow.
Technologie hat im Allgemeinen einen schlechten Ruf, weil sie ablenkend wirkt, aber mit Software wie ClickUp kann ich mich voll und ganz konzentrieren und meine Deadlines konsequent einhalten. Probieren Sie ClickUp selbst aus und erleben Sie, wie Ihre Produktivität steigt!