Die manuelle Erstattung von Reise- und Spesenabrechnungen ist mühsam. Sie müssen Tabellenkalkulationen führen, alle Reisekostenbelege von Mitarbeitern sammeln, diese überprüfen, die Daten erfassen und die Erstattung genehmigen. Außerdem besteht dabei die Gefahr von Fehlern.
Warum sollten Sie sich mit diesen mühsamen Spesendaten herumschlagen, wenn Sie diesen Prozess mit einer Software für das Reise- und Spesenmanagement durch die Automatisierung automatisieren können?
Anstatt Hunderte von Belegen und umfangreiche Zeilen mit Aufzeichnungen über die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter zu verwalten, können Sie die Belege einfach einscannen, um die Ausgaben zu erfassen, und die Genehmigungsprozesse durch definierte Workflows automatisieren, wodurch das Management von Geschäftsreisen so einfach wie nie zuvor wird.
Entdecken Sie die 10 besten Reise- und Spesenmanagement-Softwareprogramme, die Ihre Geschäftsreisen unterstützen, ihre wichtigsten Features und Preise.
Worauf sollten Sie bei einer Reise- und Spesenmanagement-Software achten?
Eine Reise- und Spesenmanagement-Software sollte Buchungen, Rechnungsstellung und Erstattungen vereinfachen. Hier sind einige Funktionen, die einen optimierten Erstattungsprozess ermöglichen:
- Intuitives Dashboard: Ein intuitives Dashboard hilft Ihnen dabei, die Reisekosten jedes Mitarbeiters einfach zu überwachen, wenn diese digitale Spesenabrechnungen einreichen. Achten Sie auf anpassbare Ansichten, App-Integrationen und Echtzeit-Nachverfolgung.
- Automatisierung: Die Software sollte Details der Transaktionen von Firmenkarten automatisch ausfüllen und Spesenrückerstattungen berechnen.
- Digitale Erfassung von Belegen: Die Software sollte in der Lage sein, Daten aus digitalen Belegen zu extrahieren und in Spesenfelder einzutragen, sodass keine manuelle Dateneingabe mehr erforderlich ist.
- Erweiterte Analysen: Die besten Plattformen für das Ausgabenmanagement bieten umfassende Features für die Berichterstellung und Analyse, mit denen Geschäftsunternehmen ihre Reisekosten analysieren und verwalten können.
- Kosteneffizienz: Die Software sollte eine benutzerdefinierte und angemessene Preisgestaltung entsprechend Ihren geschäftlichen Anforderungen bieten.
Die 10 besten Reise- und Spesenmanagement-Softwareprogramme
Hier sind die 10 besten Reise- und Spesenmanagement-Softwareprogramme, mit denen Sie alle Aspekte Ihrer Geschäftsreisen verwalten können – von der Reisebuchung über das Spesenmanagement bis hin zur Nachverfolgung des Budgets und der Belegverwaltung.
1. TravelPerk
TravelPerk ist eine Plattform, die eine nahtlose Verwaltung von Reisen und Berichterstellung für Spesen ermöglicht. Sie unterstützt verschiedene Anwendungsfälle, wie Gruppenreisebuchungen für Offsite-Veranstaltungen, Reisemanagement, Spesenmanagement und zentralisierte Rechnungsstellung.
Mit dem integrierten Reise-Tracker können Personalmanager die Reisen ihrer Mitarbeiter in Echtzeit überwachen und überprüfen, ob sie die Richtlinien und Vorschriften für Reisekosten einhalten.
Die besten Features von TravelPerk
- Kontrollieren Sie Ihr Reisebudget mit Echtzeitinformationen aus dem interaktiven TravelPerk-Dashboard.
- Fügen Sie mit einem Klick leistungsstarke Integrationen hinzu, um alle Ihre Ausgaben von einem Ort aus zu verwalten.
- Ändern Sie Ihre Buchungen jederzeit mit Flexi Perk, einer One-Tap-Lösung, mit der Sie Flugtickets und Hotels zu jedem Preis buchen und jederzeit stornieren können.
- Zeigen Sie den Reisestatus in Echtzeit auf einer interaktiven Karte an.
- Erhalten Sie wichtige Einblicke in die CO2-Bilanz von Reisen, um nachhaltige Reiselösungen einzuführen.
Limitierungen von TravelPerk
- Die Optionen für die Reisebuchung haben ein Limit.
- Die Benutzeroberfläche für Reisebuchungen könnte verbessert werden. Beispielsweise können Sie nicht direkt nach Hotels suchen, sondern müssen die gesamte Liste durchblättern.
Preise von TravelPerk
- Starter: Kostenlos
- Premium: 99 $/Monat + 3 % Buchungsgebühr
- Pro: 299 $/Monat + 3 % Buchungsgebühr
- Unternehmen: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu TravelPerk
- G2: 4,6/5 (über 1500 Bewertungen)
- Capterra: 4,8/5 (404 Bewertungen)
2. Fyle
Fyle ist eine Lösung für das Ausgabenmanagement, die Ihren Ausgaben- und Erstattungsprozess automatisiert, einschließlich der Abstimmung von Firmenkartenausgaben und der Bearbeitung von Mitarbeiterausgabenrückerstattungen. Verbinden Sie sie mit Ihrer Buchhaltungssoftware, um die Nachverfolgung von Ausgaben von Lieferanten, Projekten und Abteilungen durchzuführen.
Sie können Fyle mit NetSuite, Xero, Sage Intact, BambooHR und QuickBooks integrieren. Es bietet zwar keine Reisemanagement-Features, kann jedoch mit TravelPerk integriert werden, um die Reisekosten Ihrer Mitarbeiter zu analysieren und für die Berichterstellung zu verwenden.
Die besten Features von Fyle
- Nutzen Sie dialogorientierte KI, um digitale Spesenabrechnungen zu erfassen und mit den Transaktionen der Kreditkarten abzugleichen.
- Automatisieren Sie das Ausfüllen von Spesenformularen, die Übermittlung von Berichten und die Synchronisierung von Ausgaben mit Ihrer Buchhaltungssoftware wie Quickbooks, Sage und Xero.
- Erhalten Sie über das leistungsstarke und fortschrittliche Analyse-Dashboard in Echtzeit umsetzbare Einblicke in Ihre Ausgabendaten.
Limitierungen von Fyle
- Die begrenzten Spesenkategorien von Fyle machen es schwierig, alle Arten von Ausgaben genau zu erfassen.
- Die Lernkurve ist steil.
Preise von Fyle
- Standard: 6,99 $ pro Monat und Benutzer, jährliche Abrechnung
- Geschäft: 11,99 $ pro Monat und Benutzer, jährliche Abrechnung
- Unternehmen: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Fyle
- G2: 4,6/5 (über 1300 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (146 Bewertungen)
3. WeGoPro (ehemals Travelstop)
WeGoPro ist eine Software für die Reisebuchung und -verwaltung sowie die Nachverfolgung der Spesen. Sie umfasst eine Liste mit über 800 Fluggesellschaften und 600.000 Hotels, um Unternehmen die Reisebuchung und -kontrolle zu erleichtern.
Mit WeGoPro können Sie die unternehmensweiten Ausgaben in Echtzeit auf einem einzigen Dashboard verfolgen. Außerdem können Sie damit Aufzeichnungen über häufige Verstöße gegen Reiserichtlinien und Compliance-Vorschriften führen.
Die besten Features von WeGoPro
- Sparen Sie sich stundenlange manuelle Schreibarbeit und beschleunigen Sie die Erstattung durch automatisierte Berichte zur Spesenabrechnung.
- Verwalten Sie Ausgaben in mehreren Währungen mit aktuellen Wechselkursen, um globale Ausgaben des Geschäfts ohne Verzögerungen zu verwalten.
- Erhalten Sie datengestützte Einblicke durch eine konsolidierte Ansicht Ihrer Ausgaben nach Ausgabenkategorie oder Abteilung an einem einzigen Ort.
- Verfolgen Sie die Daten von Geschäftsreisenden in Echtzeit und sorgen Sie für Sicherheit und sofortigen Support durch interaktive Karten.
Limitierungen von WeGoPro
- Im Vergleich zu anderen Reisemanagement-Plattformen bietet es nur begrenzte Unterkunftsmöglichkeiten.
- Höhere Preise pro Buchung können sich auf das Reisebudget auswirken, insbesondere für kleine Geschäfte.
Preise für WeGoPro
- Standard: 10 $/Buchung
- Premium: Preise auf Anfrage
- Ausgaben: 5 $/Monat pro Benutzer
Bewertungen und Rezensionen von WeGoPro
- G2: 4,4 /5 (12 Bewertungen)
- Capterra: 4,3/5 (18 Bewertungen)
4. Expensify
Expensify ist eine App für das Spesenmanagement mit unbegrenzter Nachverfolgung von Belegen. Das SmartScan-Feature scannt alle Belege mit einem Klick und lädt sie automatisch auf das Dashboard hoch.
Sie können Expensify mit Ihrer Buchhaltungs-, Personal- und Reisemanagement-Software über eine Synchronisierung zusammenführen, um alle Daten zusammenzuführen und so die Finanzprüfungsprozesse zu vereinfachen.
Die besten Features von Expensify
- Erfassen Sie alle Belege mit einem Klick mit SmartScan, um Ihre Ausgaben automatisch zu importieren und eine schnelle Erstattung zu erhalten.
- Erhalten Sie bis zu 2 % Cashback auf Expensify-Karten bei Transaktionen über 250.000 $.
- Erstellen Sie Ausgabenregeln, um wiederkehrende Zahlungen automatisch zu kategorisieren.
Limitierungen von Expensify
- Die Einreichung separater Spesenabrechnungen für private und geschäftliche Karten kann für Mitarbeiter sehr aufwendig sein.
- Häufige Störungen beim Scannen von Belegen erfordern manuellen Aufwand für die Einreichung von Spesenabrechnungen.
Preise von Expensify
- Collect: 5 $/Monat pro Benutzer, jährliche Abrechnung
- Control: 9 $/Monat pro Benutzer, jährliche Abrechnung
Bewertungen und Rezensionen zu Expensify
- G2: 4,5/5 (über 5100 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 1000 Bewertungen)
5. Navan
Navan ist eine Software zur Automatisierung des Spesenmanagements, die Details zu Geschäftsausgaben aus Belegen von Mitarbeitern und Ausgaben für Karten erfasst. Unternehmen können die Nutzung von Karten limitieren, um übermäßige Ausgaben durch Mitarbeiter zu vermeiden.
Mit Navan können Sie Geschäftsreisenden in 45 Ländern und 25 Währungen ihre Auslagen erstatten. Darüber hinaus können Mitarbeiter mit Navan Rewards Prämien für ihre Reisen sammeln.
Die besten Features von Navan
- Verfolgen Sie die Reisekosten Ihrer Mitarbeiter mit fortschrittlichen Funktionen für die Berichterstellung und Analyse der Spesen.
- Erhalten Sie Echtzeit-Daten zu CO2-Emissionen zur Nachverfolgung Ihrer Ziele für nachhaltiges Reisen.
Navan-Limitierungen
- Das Support-Team benötigt möglicherweise länger als üblich, um Ihre Support-Anfragen zu beantworten.
- Da das GPS nicht offline unterstützt wird, ist es schwierig, Reisen zu erfassen, wenn Mitarbeiter ohne internationale SIM-Karte in ein anderes Land reisen.
Preise von Navan
- Wachstum: Kostenlos
- Professional: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen von Navan
- G2: 4,7/5 (über 7500 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (176 Bewertungen)
6. Happay
Happay ist eine umfassende Plattform für das Reise- und Spesenmanagement. Sie bietet verschiedene Lösungen für das Spesenmanagement für unterschiedliche Anwendungsfälle, wie beispielsweise ein Self Booking Tool (SBT) zur Buchung von Reisetickets und Hotels für geschäftliche Zwecke und Xpendite zur automatischen Nachverfolgung von Ausgaben aus über sechs Quellen.
Die intelligente Audit-Lösung hilft Managern dabei, Verstöße gegen die Reiserichtlinien durch Mitarbeiter zu identifizieren und zu kennzeichnen. Die intelligenten Analysen von Happay bieten wertvolle Einblicke in die Ausgabengewohnheiten der Mitarbeiter und ermöglichen so eine bessere Kontrolle über die Geschäftsausgaben.
Darüber hinaus ist sie dank ihrer nahtlosen Integration in Buchhaltungssysteme die ultimative Lösung für ein effizientes Finanzmanagement.
Die besten Features von Happay
- Erzielen Sie mit Happay Xpendite eine 100 % genaue Berichterstellung für Spesen aus mehr als 6 Quellen.
- Erkennen Sie doppelte Belege und Verstöße gegen Richtlinien mit SmartAudit, um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.
- Verwalten Sie Ihre Reisen und Ausgaben von überall aus mit der Happay-App, die alle Web-Features bietet.
- Erhalten Sie mit DeepAnalyze Echtzeit-Einblicke in Reisen und Ausgaben, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Limitierungen von Happay
- Kann zeitaufwändig sein und zu fehlerhaften Berichten führen.
- Es kann schwierig sein, Ausgaben zu verwalten, die mehrere Ausgabenkategorien, Projekte und Währungen umfassen.
Preise von Happay
- Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Happay-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,5/5 (305 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (829 Bewertungen)
7. Emburse Certify
Emburse ist eine weitere beliebte Software für das Ausgabenmanagement, mit der Sie Ausgaben erstellen, einreichen und genehmigen können. Sie bietet außerdem ein Reise- und Ausgabenmanagementsystem, das die Reiseplanung, die Einhaltung von Richtlinien, die Erfassung von Ausgaben und die Erfassung von Visa- und Gesundheitsinformationen von Reisenden optimiert.
Sie können Vorabgenehmigungen für Reisekosten festlegen, um die Kosten besser zu kontrollieren. Außerdem entfallen manuelle Aufgaben wie das Einreichen von Spesenabrechnungen oder physischen Belegen.
Die besten Features von Emburse Certify
- Planen Sie mit ReportExecutive die automatische Erstellung von Spesenabrechnungen, um die mühsame manuelle Berichterstellung zu vermeiden.
- Erkennen Sie Verstöße und Doppelbuchungen mit Embrace Audit für einen transparenten Prozess der Kostenerstattung und Spesenabrechnung.
- Beseitigt Cashflow-Engpässe durch Vorabgenehmigung von Reiseprogrammen als Anbieter.
- Verbessern Sie Ihre finanziellen Entscheidungen durch die Analyse von Ausgaben und Ausgabeverhalten.
Limitierungen von Emburse Certify
- Die komplexe Benutzeroberfläche erschwert den Benutzern die Navigation durch die App.
- Es bietet eingeschränkte Integrations-Features.
Preise für Emburse Certify
- Jetzt zertifizieren: 12 $/Monat pro Benutzer
- Professional: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Nutzen Sie die Bewertungen und Rezensionen von Certify.
- G2: 4,5/5 (2035 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (1279 Bewertungen)
8. SAP Concur
SAP Concur bietet eine gebündelte Lösung für das Ausgaben-, Reise- und Rechnungsmanagement. Es stellt eine Verbindung zwischen den Reisekosten und Rechnungen der Mitarbeiter in einem einzigen System her, um mehr Sichtbarkeit bei Transaktionen zu schaffen und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
Die besten Features von SAP Concur
- Automatisieren Sie Ihr Ausgabenmanagementsystem mit Concur Expense und bearbeiten Sie Erstattungen schneller.
- Analysieren Sie Daten und Erkenntnisse aus Geschäftsausgaben und Zeitleisten der Rechnungsfreigabe mit umfassenden Dashboards.
- Optimieren Sie die Details Ihrer Geschäftsreisen, indem Sie Verbindungen zwischen Reisen, Reisenden und Reiserouten mit Concur Travel an einem Ort herstellen.
- Automatisieren Sie die Bearbeitung von Konten, um potenzielle Betrugs- und Compliance-Risiken zu minimieren.
Limitierungen von SAP Concur
- Unmöglichkeit, Spesenabrechnungen anzuzeigen, die älter als 90 Tage sind
- Die Bearbeitungszeit für Support-Tickets ist sehr lang.
Preise für SAP Concur
- Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu SAP Concur
- G2: 4,0/5 (über 6000 Bewertungen)
- Capterra: 4,3/5 (2030 Bewertungen)
9. TravelBank
TravelBank ist eine weitere umfassende Lösung für Kartenverwaltung, Spesennachverfolgung und Reisemanagement. Mit TravelBank können Sie digitale Spesenabrechnungen einreichen, die Automatisierung von Genehmigungen durchführen, Reisekosten optimieren, Firmenkartentransaktionen abgleichen und eine bessere Sichtbarkeit der Daten erzielen.
Die besten Features von TravelBank
- Überwachen Sie die Zuweisung und Ausgabe von Mitteln, um die Geschäftsausgaben zu kontrollieren.
- Prognostizieren Sie zukünftige Ausgaben und planen Sie Ihr Reisebudget entsprechend.
- Integrieren Sie alle virtuellen Firmenkarten und führen Sie die Synchronisierung der Transaktionen automatisch mit der TravelBank-Plattform für das Ausgabenmanagement durch.
Limit von TravelBank
- Es kann schwierig sein, Ihre Buchungen zu ändern.
- The scanning tool captures wrong information from uploaded receipts sometimes.
Preise für TravelBank
- Reisen: 25 $/Monat pro Benutzer
- Ausgaben: 10 $/Monat pro Benutzer
- Reisen und Ausgaben: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu TravelBank
- G2: 4,5/5 (333 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (226 Bewertungen)
10. Zoho Expense
Zoho Expense ist ein Reise- und Spesenmanagement-Tool für Unternehmen, mit dem sich die Spesenberichterstellung automatisieren und die Buchung von Geschäftsreisen vereinfachen lässt. Es scannt außerdem automatisch Transaktionen mit Kreditkarten und Firmenkarten mit Belegen, um die Abstimmung zu verbessern. Sie können auch Tagegelder für Mitarbeiter in verschiedenen Regionen festlegen.
Die besten Features von Zoho Expense
- Verschaffen Sie sich mit sofortigen Analysen und intuitiven Dashboards eine umfassende Ansicht der Reiseanträge Ihrer Mitarbeiter.
- Automatisieren Sie die Nachverfolgung der Kilometer, ohne Kompromisse bei der Datensicherheit einzugehen.
- Verbessern Sie die Spesenprüfung und Betrugskontrolle, damit Sie nicht jede Transaktion manuell überprüfen müssen.
- Vereinfachen Sie die Nachverfolgung von Geschäftsbelegen durch fortschrittliches automatisches Scannen in mehr als 14 Sprachen.
Einschränkungen von Zoho Expense
- Geringfügige Abweichungen beim Feature zur Belegerkennung führen zu ineffektiver Berichterstellung für Spesen.
- Die Integrationsmöglichkeiten haben einen Limit.
Preise für Zoho Expense
- Free
- Standard: 4 $/Monat pro Benutzer, jährliche Abrechnung
- Premium: 6 $/Monat pro Benutzer, jährliche Abrechnung
- Benutzerdefiniert: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Zoho Expense
- G2: 4,5/5 (über 1100 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 900 Bewertungen)
Weitere tools für das Reisemanagement
Mit einer Software für das Reise- und Spesenmanagement können Sie überhöhte Reisekosten und Verstöße gegen Richtlinien nachverfolgen. Um überhöhte Ausgaben zu vermeiden, benötigen Sie jedoch eine strategische Reiseplanung. Probieren Sie ClickUp aus, eine All-in-One-Plattform zur Erstellung intelligenter Reisepläne.
ClickUp
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Mit ClickUp for Finance können Sie und Ihr Finanzteam die finanziellen Ziele des Unternehmens verfolgen und entsprechend ein Reisebudget festlegen.
Als Nächstes benötigen Sie Reisevorlagen, um eine reibungslose Geschäftsreise zu planen.
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Nachdem Sie Ihre Reise und das Budget geplant haben, ist es an der Zeit, mit der Kalender-Ansicht von ClickUp einen Zeitplan für Ihr Reiseprogramm zu erstellen. Sie können alle Reiseaktivitäten planen, einschließlich Ruhetage und Reisezeit.
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Die Auswahl der richtigen Reise- und Spesenmanagement-Software ist unerlässlich, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, den Cashflow aufrechtzuerhalten und Erstattungen schnell zu bearbeiten.
Allerdings fehlen ihnen oft Features zur Reiseplanung und sie bieten nur teure Buchungsoptionen.
ClickUp ist die beste Lösung, um diese Lücke zu schließen. Kombinieren Sie Ihre Reise- und Spesenmanagementprozesse mit ClickUp, um die Planung und Durchführung von Geschäftsreisen zu vereinfachen, was wiederum ein besseres Spesenmanagement als Ergebnis bringt.
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