Der Erfolg eines Unternehmens steht in direktem Verhältnis zur Produktivität seiner Mitarbeiter und zur Effizienz seiner Prozesse.
Leider ist die Aufrechterhaltung einer hohen Produktivität der Mitarbeiter für die meisten Arbeitsplätze ein ständiger Kampf. Ein Grund dafür ist, dass es kein Handbuch gibt, um Mitarbeiter zu motivieren oder ihre Effizienz zu steigern.
Jeder noch so kleine Aspekt spielt eine große Rolle für die Produktivität der Mitarbeiter, von strategischen Kommunikationspraktiken bis hin zur Auswahl der richtigen Technologie und der Einbeziehung von Gesundheit und Wohlbefinden.
Gleichzeitig ist es nicht die Rolle einer Abteilung – nämlich der Personalabteilung – Strategien zur Steigerung der Produktivität oder des Engagements der Mitarbeiter umzusetzen. Führungskräfte, Manager, Mitglieder des Teams und Mitarbeiter spielen hier eine entscheidende Rolle.
Lassen Sie uns die Faktoren untersuchen, die die Produktivität beeinflussen, wie Kommunikation, Führung, Gesundheit und Wohlbefinden sowie Schulung und Entwicklung.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie ein positives Arbeitsumfeld schaffen, das das Potenzial Ihrer Mitarbeiter maximiert und langfristiges Wachstum fördert.
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
Produktivität ist kein Zufall – sie wird durch Schlüsselfaktoren geformt, die die Arbeit der Mitarbeiter beeinflussen. Hier ist, was den größten Unterschied ausmacht:
- Kommunikation und Führung – Klare Erwartungen und eine starke Führung sorgen dafür, dass die Teams auf Kurs bleiben.
- Technologie – Die richtigen tools optimieren Workflows und reduzieren Zeitverschwendung.
- Gesundheit und Wohlbefinden – Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben beugt Burnout vor.
- Schulung und Entwicklung – Wachstumschancen sorgen für Motivation bei den Mitarbeitern.
- Arbeitsumfeld – Eine unterstützende Kultur fördert Konzentration und Zusammenarbeit.
- Motivation & Anreize – Anerkennung und Belohnungen fördern die Leistung.
- Ziele setzen – Klare Ziele geben den Mitarbeitern Orientierung.
- workload & Zeitmanagement* – Die Verwaltung von Prioritäten hilft, Stress zu vermeiden.
- Gehaltsstruktur – Eine angemessene Vergütung sorgt für Zufriedenheit am Arbeitsplatz.
ClickUp unterstützt Teams dabei, produktiv zu bleiben, und bietet leistungsstarke tools für die Verwaltung von Aufgaben, Zusammenarbeit und Automatisierung – alles an einem Ort.
Der Wert von Mitarbeiterengagement und Produktivität
Mitarbeiterbindung bezieht sich auf das Engagement und die Begeisterung eines Mitarbeiters für seine Arbeit. Engagierte Mitarbeiter sind am Erfolg ihres Unternehmens interessiert und eher bereit, über ihre Stellenbeschreibung hinauszugehen. Das Ergebnis ist eine höhere Produktivität am Arbeitsplatz.
Unmotivierte Mitarbeiter – die stillen Drückeberger – hingegen haben keine emotionale Verbindung zu ihrem Arbeitsplatz. Sie ergreifen möglicherweise keine Initiative, sind nicht in das Unternehmen oder ihr Wachstum investiert und ziehen sich möglicherweise sogar aus der Kommunikation zurück oder beschweren sich häufig über die Arbeit.
Hier sind einige interessante Daten aus dem Gallup-Bericht zum Mitarbeiterengagement. Unternehmen mit einem höheren Prozentsatz an engagierten Mitarbeitern waren
- 18 % mehr Produktivität
- 10 % mehr in die Kundenbindung investieren
- 23 % profitabler
Dieser Bericht zeigt einen direkten Zusammenhang zwischen dem Engagement der Mitarbeiter und der Produktivität am Arbeitsplatz und wie dies zu positiven Ergebnissen wie Rentabilität und besserer Kundenbindung führt.
In demselben Bericht heißt es jedoch auch, dass fast jeder zweite Arbeitnehmer in den Vereinigten Staaten im Jahr 2023 aktiv unengagiert war. Einige Gründe für das fehlende Engagement der Mitarbeiter bei der Arbeit können sein:
- Schlechtes Management: Mikromanagement, fehlende klare Erwartungen und keine konstruktive Rückmeldung
- Mangelnde Anerkennung: Mitarbeiter, die das Gefühl haben, dass ihre harte Arbeit unbemerkt bleibt, sind weniger engagiert.
- Über- oder Unterforderung bei der Arbeit: Das Gefühl, ständig überlastet zu sein oder nicht genug anspruchsvolle Aufgaben zu haben, kann zu Demotivation (und Burnout) führen
- Mangel an Wachstumschancen: Mitarbeiter, die das Gefühl haben, in einem Job ohne Aufstiegschancen festzustecken, neigen eher dazu, sich zurückzuziehen
Die Lösung dieser Probleme kann Unternehmen dabei helfen, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, das zu engagierten und produktiven Mitarbeitern führt.
10 Faktoren, die die Produktivität beeinflussen
Mehrere Faktoren beeinflussen die Produktivität der Mitarbeiter – sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihres Unternehmens. Hier sind einige der Schlüsselaspekte, die die Produktivität der Mitarbeiter beeinflussen.
1. Kommunikation
Die Kommunikationskultur in Ihrer Organisation kann sich erheblich auf die Produktivität Ihrer Mitarbeiter auswirken. Zum Beispiel verbringen Teams, in denen viele Meetings stattfinden oder von denen erwartet wird, dass sie sofort auf Nachrichten antworten, möglicherweise viel mehr Zeit mit der Kommunikation mit verschiedenen Personen als mit ihrer eigentlichen Arbeit.
Gleichzeitig kann sich eine unzureichende Kommunikation auch negativ auf die Produktivität eines Teams auswirken. Möglicherweise verfügen sie nicht über die richtigen Informationen, um ihre Arbeit fortzusetzen, oder sie müssen lange auf Antworten von Mitgliedern des Teams warten.
Deshalb müssen Sie für Ihr Team ein Gleichgewicht zwischen Echtzeit- und asynchroner Kommunikation herstellen, um die Produktivität zu steigern.
So können Sie dies erreichen:
Erstellen Sie ein Dokument mit dem Titel "Wie wir arbeiten"
Das Buch zur Unternehmenskultur sollte die Kommunikationsrichtlinien an Ihrem Arbeitsplatz näher erläutern und Informationen wie die Häufigkeit von Meetings zur Aktualisierung von Projekten, Tage ohne Meetings, wann ein Anruf zu tätigen ist und wann asynchron zu kommunizieren ist, enthalten.
Sie können ein Tool wie ClickUp Docs verwenden, um diese Dokumente zu erstellen und zu hosten, oder dies sogar als Abschnitt in Ihr Onboarding-Wiki aufnehmen, damit neue Mitarbeiter wissen, wie sie kommunizieren sollen.
Wählen Sie die richtigen tools
Die Auswahl der richtigen Tools, um die unterschiedlichen Anforderungen Ihres Teams zu unterstützen, ist ebenso wichtig wie die Erstellung einer Kommunikationsstrategie.
Verwenden Sie synchrone und asynchrone tools wie Videokonferenzsoftware, chatten Sie intern und nehmen Sie Videos auf.
Gleichzeitig ist es wichtig, Ihre Mitarbeiter nicht mit zu vielen Tools zu überfordern. Wir empfehlen, Ihre technische Ausstattung auf maximal 3–4 Tools oder besser noch auf ein All-in-One-Tool zu beschränken.
Eine Möglichkeit, dies zu erledigen, besteht darin, ein Tool auszuwählen, das mehrere Kommunikationsmethoden bietet.
Mit ClickUp können Sie zum Beispiel:
- Verwenden Sie das Feature für Tags und Kommentare in ClickUp Aufgaben, um den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen oder Engpässe zu beheben
- Chatten Sie direkt oder in Gruppen mit wichtigen Stakeholdern, um kontextbezogene oder tiefgehende, aber asynchrone Unterhaltungen zu führen – mit der Ansicht "Chat" von ClickUp
- Arbeiten Sie gemeinsam an Dokumenten, indem Sie Kommentare hinzufügen, Bearbeitungen in Echtzeit vornehmen und [@]erwähnen
- Nehmen Sie mit ClickUp Clips kurze Videos auf und geben Sie diese an Ihre Teamkollegen frei, um Ihre Ansichten zu erläutern
- Verwenden Sie das ClickUp Whiteboard, um Meetings zu visualisieren und virtuelle Meetings interaktiver zu gestalten
2. Führung
Denken Sie an das Sprichwort: "Mitarbeiter kündigen schlechten Managern, nicht Unternehmen."
Einer der entscheidenden Aspekte, die sich auf die Produktivität der Mitarbeiter auswirken, ist die Beziehung zwischen Teamleitern, Managern und ihren direkten Mitarbeitern.
So ermöglicht eine starke Führungskraft ihren Mitarbeitern, produktiver zu sein:
- Sie geben ihrem Team eine klare Vision vor und helfen allen zu verstehen, was zu erledigen ist und wie ihre Arbeit zum Gesamtbild beiträgt
- Sie erkennen Leistungen an, ermutigen und fördern ein positives Arbeitsumfeld und sorgen so für eine Kultur der Höchstleistungen
- Sie kommunizieren effektiv, halten ihre Teams auf dem Laufenden und schaffen eine Umgebung, in der sich die Mitarbeiter wohl fühlen, Fragen zu stellen und Bedenken zu äußern
Eine Möglichkeit, wie Sie Ihren leitenden Mitarbeitern helfen können, bessere Führungskräfte zu werden, besteht darin, in Führungsschulungen und -entwicklung zu investieren. Sie können auch Einzelcoachings mit guten Mentoren für sie sponsern.
3. Technologie
Während Technologie die Effizienz der Mitarbeiter steigert, können technische Probleme ihre Zeit in Anspruch nehmen, was zu Frustration und geringerer Produktivität führt.
Einige gängige Methoden, wie Technologie die Zeit Ihres Teams in Anspruch nehmen kann, sind
- Lange und komplizierte Einarbeitungsprozesse
- Unübersichtliche Benutzeroberfläche, die schwer zu bedienen ist
- Ständige Fehler und Fehlfunktionen
Aber es kommt nicht nur auf die verwendeten Tools an. Auch die Art und Weise, wie Sie Technologie einsetzen, ist wichtig und kann sich auf die Produktivität am Arbeitsplatz auswirken.
Ertrinken Ihre Mitarbeiter in täglich zahlreichen Benachrichtigungen oder müssen sie mit einem halben Dutzend Software-Programmen jonglieren?
So können Sie die negativen Auswirkungen der Technologie abmildern:
- investieren Sie in benutzerfreundliche tools*: Wählen Sie eine Technologie, die intuitiv und für Mitarbeiter leicht zu erlernen ist, um die Lernkurve und Frustration zu minimieren
- Schulung und Unterstützung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, damit sie die Technologie effektiv zu ihrem Vorteil nutzen können
- entscheiden Sie sich für All-in-One-Tools*: Wählen Sie eine Plattform, die mehrere Lösungen bietet, anstatt für jede Anforderung ein eigenes Tool zu verwenden, um das Wechseln zwischen Registerkarten zu reduzieren
4. Gesundheit und Wohlbefinden
Die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu unterstützen, ist eine einfache, aber effektive Möglichkeit, sie zu motivieren. Mitarbeiter, die sich körperlich und geistig gesund fühlen, sind fokussierter, konzentrierter und ausdauernder. Dies führt zu einer deutlichen Reduzierung von Störungen und ermöglicht es den Mitarbeitern, produktiv zu bleiben.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie Unternehmen die Gesundheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter fördern können, um die Produktivität zu steigern und ein schnelles, aber dennoch erfolgreiches Arbeitsumfeld zu schaffen:
- investieren Sie in umfassende Gesundheitsleistungen*: Bieten Sie Pläne für Krankenversicherungen an, die eine Vielzahl von Leistungen im Bereich der körperlichen und psychischen Gesundheit abdecken
- Förderung der Work-Life-Balance: Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Pausen einzulegen, außerhalb der Bürozeiten von der Arbeit abzuschalten und flexible Arbeitsregelungen wie Remote-Arbeit oder komprimierte Arbeitswochen anzubieten
- *schaffen Sie eine Kultur des Wohlbefindens: Bieten Sie Workshops zu Stressbewältigung, Achtsamkeitsübungen und gesunden Essgewohnheiten an. Sie können auch Zugang zu Fitnesseinrichtungen bieten oder Ihren Mitarbeitern die Kosten für Fitnesskurse erstatten
- Bezahlen Sie für ihre Therapie: Ermöglichen Sie den Zugang zu Mitarbeiterhilfsprogrammen (EAPs) mit vertraulichen Beratungsdiensten und Ressourcen für psychische Gesundheit
5. Schulung und Weiterbildung
Eine weitere Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern zu zeigen, dass sie Ihnen wichtig sind, und ihre Produktivität zu steigern, besteht darin, ihnen Weiterbildungsmöglichkeiten anzubieten.
Dies kann Folgendes umfassen
- Ein jährliches Budget für die persönliche Weiterbildung einrichten, damit sie sich für professionelle Kurse anmelden können
- Partnerschaften mit Online-Plattformen, um professionelle Kurse mit Rabatt anzubieten
- Veranstalten Sie regelmäßige Webinare oder Workshops zur Karriereentwicklung
- Bieten Sie Mentoring-Möglichkeiten in verschiedenen Phasen der Laufbahn eines Mitarbeiters an, z. B. wenn eine Beförderung ansteht
Wenn Sie ein Unternehmen mit einem vielschichtigen Schulungsprogramm sind, kann Ihnen die Vorlage für den ClickUp-Plan zur Einführung von Schulungen bei der Organisation und Nachverfolgung Ihrer verschiedenen Programme helfen.
Diese gebrauchsfertige Vorlage ermöglicht es Personalabteilungen,
- Setzen Sie sich Ziele für jedes Schulungsprogramm und verfolgen Sie die Fortschritte bei der Erreichung dieser Ziele
- Planen Sie Ihr Budget und weisen Sie für jede Phase des Schulungsprogramms Ressourcen zu
- Schaffen Sie eine einheitliche Struktur für die Durchführung aller zukünftigen Schulungsprogramme
Indem Sie der Aus- und Weiterbildung Priorität einräumen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter Herausforderungen bewältigen können, in ihrer Karriere nicht stagnieren und eine höhere Produktivität erreichen.
6. Arbeitsumfeld
Ihr tatsächliches Büro (oder das Homeoffice für Teams, die nicht vor Ort arbeiten ) hat einen großen Einfluss auf die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. In der Instanz kann ein unbequemer Arbeitsplatz mit schlechter Beleuchtung und minderwertigen Möbeln zu Unbehagen und verminderter Konzentration führen.
Unternehmen vor Ort können in eine ansprechende Einrichtung, ergonomische Möbel und gepflegte und saubere Büros investieren. Sie sollten sich auch um andere Einrichtungen wie Temperaturregelung, angemessene Konferenzräume und Lärmschutz kümmern, damit die Mitarbeiter länger konzentriert bleiben.
Andererseits können Unternehmen mit Telearbeitern ihren Mitarbeitern ein wiederkehrendes Home-Office-Budget zur Verfügung stellen, um einen komfortablen Arbeitsplatz zu gewährleisten, oder auch Coworking-Stipendien oder sogar Geräte wie geräuschunterdrückende Kopfhörer.
7. Motivation und Anreize
Motivierte Mitarbeiter gehen Herausforderungen eher positiv an und suchen nach kreativen Lösungen für Probleme. Sie sind auch glücklicher und erfüllter in ihrer Rolle.
Aber wie motiviert man Mitarbeiter? Wir empfehlen eine Mischung aus extrinsischer und intrinsischer Motivation.
Zu den extrinsischen Motivationsfaktoren gehören Belohnungen, Anerkennung oder Boni. Zum Beispiel eine höhere Provision für Vertriebsmitarbeiter oder jährliche Preisverleihungen im Unternehmen.
Intrinsische Motivation hingegen ist etwas nuancierter. Es ist der Wunsch zu arbeiten, weil es Spaß macht, befriedigend oder erfüllend ist.
Schaffen Sie ein Arbeitsumfeld, das ein Gefühl von Sinnhaftigkeit, Wachstum und Autonomie fördert. Mitarbeiter zu sehr zu kontrollieren und jede ihrer Handlungen in Frage zu stellen, ist der schnellste Weg, ihre Produktivität zu zerstören.
Eine weitere Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter zu motivieren, besteht darin, ihnen zu zeigen, dass Sie ihnen vertrauen und sie schätzen. Geben Sie ihnen anspruchsvolle Projekte und stellen Sie ihnen gleichzeitig die Schulungen und Ressourcen zur Verfügung, die sie für den Erfolg dieser Projekte benötigen.
Wenn Sie sich darauf konzentrieren, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das Ihre Mitarbeiter belohnt und ihnen ein Gefühl der Sinnhaftigkeit vermittelt, können Sie eine hoch motivierte und produktive Belegschaft fördern.
8. Ziele setzen
Ein weiterer Eckpfeiler der Produktivität von Mitarbeitern ist eine effektive Zielsetzung. Wenn Mitarbeiter klare Ziele haben, verstehen sie, was Arbeitgeber erwarten, und können ihre Aufgaben effizient priorisieren. Dies führt zu einer besseren Konzentration und weniger unnötiger Arbeit.
Außerdem reicht es nicht aus, Ziele festzulegen; Sie müssen Ihre Mitarbeiter in den Prozess der Zielsetzung einbeziehen. Dadurch kann ein Gefühl der Eigentümerschaft und Verantwortlichkeit entstehen.
Wir empfehlen das Ziel- und Ergebnis-Rahmenwerk (Objectives and Key Results, OKRs) als Produktivitäts-Hack für die Zielsetzung. OKRs vermitteln ein klares Bild von den Zielen der Organisation und davon, wie die Ziele des Einzelnen und des Teams zum Gesamtbild beitragen.
Die Konzentration auf eine begrenzte Anzahl von Zielen kann Teams dabei helfen, ihre Arbeit besser zu priorisieren und Ablenkungen zu vermeiden.
9. Workload und Zeitmanagement
Ein weiterer entscheidender Faktor, der in direktem Zusammenhang mit der Produktivität eines Mitarbeiters steht, ist die Menge an Arbeit, die auf seinem Schreibtisch liegt, und wie gut er seinen Arbeitstag plant.
Ein effektives System zur Verwaltung des Workloads stellt sicher, dass den Mitarbeitern eine überschaubare Menge an Arbeit zugewiesen wird und sie nicht überfordert sind.
Tools wie die Vorlage "ClickUp Employee Workload" können Ihnen eine ganzheitliche Ansicht des aktuellen Workloads jedes einzelnen Mitglieds Ihres Teams bieten und so die Zuweisung von Projekten auf der Grundlage ihrer Bandbreite erleichtern.
Sie erhalten auch einen Überblick darüber, wer an welcher Arbeit arbeitet, um realistische Fristen zu setzen und zu sehen, ob sie kurz vor einem Burnout stehen.
So funktioniert die Vorlage:
- Wenn Sie eine Aufgabe zu ClickUp hinzufügen, geben Sie an, wie lange es dauern würde, sie abzuschließen
- Je nach Zeitaufwand können Sie eine Frist hinzufügen
- Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Workload Ihres Teams in der "Team-Workload-Ansicht"
- Weisen Sie Aufgaben verfügbaren Mitarbeitern zu
Es ist ebenso wichtig, dass Ihr Team seine Zeit effektiv einteilen kann, wie die Verwaltung des Workloads. Ermutigen Sie Ihre Mitglieder, ihre Produktivität nachzuverfolgen, damit Sie eine realistische Schätzung der Zeit erhalten, die sie für die Ausführung einer Aufgabe benötigen.
Führungskräfte können sich auch wöchentlich oder alle zwei Wochen mit ihren direkt unterstellten Mitarbeitern treffen, um zu beurteilen, wie sie ihre Zeit einteilen, und um festzustellen, ob sie Unterstützung benötigen.
10. Gehaltsstruktur
Letztendlich ist ein Job eine Transaktion. Mitarbeiter stellen Ihnen ihre Zeit zur Verfügung und investieren ihre Fähigkeiten im Austausch für Geld. Wenn sie das Gefühl haben, fair entlohnt zu werden, kann dies die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen, was sich möglicherweise in einer höheren Motivation und einem stärkeren Engagement niederschlägt.
Außerdem ist es weniger wahrscheinlich, dass finanziell abgesicherte Mitarbeiter einer Nebentätigkeit nachgehen oder die Rolle wechseln. Gleichzeitig kann das Potenzial, mehr zu verdienen, Mitarbeiter dazu ermutigen, bessere Ergebnisse zu erzielen und einen größeren Beitrag zu leisten.
Neben einer wettbewerbsfähigen Vergütung sind auch eine pünktliche Zahlung und eine effiziente, genaue Lohnbuchhaltung von entscheidender Bedeutung. Nichts demotiviert Mitarbeiter so sehr wie verspätete Zahlungen.
Wir empfehlen die Verwendung eines Online-Trackers wie die Vorlage für den ClickUp-Gehaltsbericht.
Diese Vorlage ermöglicht es Teams in der Personalabteilung,
- Erstellen Sie einen konsolidierten Bericht über die Löhne und Gehälter Ihrer Mitarbeiter, Zahlungen und mehr
- Erstellen Sie eine zentrale Datenbank mit allen Mitarbeiterdaten und Informationen zu Zahlungen
- Richten Sie Zahlungen per Direkteinzahlung mit Automatisierung ein
Schaffen Sie mit ClickUp eine produktive Arbeitsumgebung für Ihre Mitarbeiter
Unternehmen können ein Arbeitsumfeld schaffen, das eine glückliche, gesunde und hochproduktive Belegschaft fördert, indem sie einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen. Dazu gehören die physische Umgebung, Technologie, Schulungen, Wohlbefinden, Motivation, Workload-Management und Vergütungsstrategien.
Wenn Sie nach einer Komplettlösung für die Produktivität suchen, die einzelnen Mitarbeitern und verschiedenen Abteilungen Ihres Teams bei der besseren Zusammenarbeit hilft, empfehlen wir Ihnen ClickUp.
ClickUp ist eine einzigartige Plattform, die die Nachverfolgung von Projekten, Kommunikation, Datenbankverwaltung und Dokumentenmanagement in einem ganzheitlichen tool vereint.
Probieren Sie doch einfach ClickUp aus und finden Sie heraus, wie es Ihnen dabei helfen kann, einen produktiven Arbeitsplatz zu schaffen