Selbst inmitten der allgegenwärtigen digitalen Transformation hat die Personalabteilung selten das Sagen. Als Ergebnis fühlen sich Personalabteilungen regelmäßig in der langsamen Spur festgefahren, während das Geschäft voranschreitet.
Sicherlich haben Sie bereits Best Practices und Strategien aus renommierten HR-Fachbüchern ausprobiert und HR-Software implementiert. Wenn Ihnen all das nicht die gewünschten Ergebnisse gebracht hat, könnte agiles HR die Lösung sein.
In diesem Blogbeitrag untersuchen wir, was agiles Personalwesen ist und wie Sie es in Ihrem Unternehmen umsetzen können, um die Leistung zu verbessern.
Was ist agile Personalarbeit?
Agile HR ist ein neuer Ansatz für die Personalarbeit, der von agilen Softwareentwicklungsmethoden inspiriert ist. Er umfasst agile/Scrum-Frameworks, um eine anpassungsfähigere, kollaborativere und iterativere HR-Praxis zu schaffen, die mit moderner Geschäftsführung im Einklang steht.
Agile HR-Teams konzentrieren sich auf:
- Granulare Struktur: Aufteilung großer Projekte in kleinere, überschaubare Aufgaben, die in kurzen Zyklen, sogenannten Sprints, ausgeführt werden.
- Kundenorientierung: Konzentrieren Sie sich auf die Bedürfnisse des Recruiting-Managements (interner Kunde) und der Kandidaten.
- Feedbackschleifen: Sammeln Sie aktiv Feedback von allen Beteiligten und passen Sie sich auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse an neue Anforderungen an.
- Zusammenarbeit: Priorisierung der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit zwischen den Bereichen Business, Finanzen, HR und anderen Teams
Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, zeigen wir Ihnen gerne die feinen Unterschiede zwischen agiler und traditioneller Personalarbeit auf.
Was ist der Unterschied zwischen agiler und traditioneller Personalarbeit?
Einfach ausgedrückt ähnelt die traditionelle Personalabteilung der Wasserfallmethode in der Entwicklung, während die agile Personalabteilung, nun ja, agil ist. Wenn Ihnen diese Begriffe nicht geläufig sind, finden Sie hier eine kurze Zusammenfassung von Agile vs. Wasserfall.
Sehen wir uns nun an, wie sich agile und traditionelle Personalabteilungen unterscheiden.
| Agile Personalabteilung | Traditionelles Personalwesen | |
|---|---|---|
| Ziel | Agilität und Innovation verbessern | Compliance, Mitarbeiterleistung und Risikominimierung |
| Struktur | Flexibel und anpassungsfähig | Starre und hierarchische Strukturen |
| Zusammenarbeit | Funktionsübergreifende Zusammenarbeit und Empowerment | Vordefinierte Organisationsstrukturen mit Abteilungs-Silos |
| Entscheidungsfindung | Dezentrale Entscheidungsfindung | Zentralisierte Entscheidungsfindung |
| Prozess | Iterativ und inkrementell | Sequenziell und linear |
| Fokus | Kundenorientiert, Fokus auf der Schaffung von Wert für interne und externe Stakeholder | Interne, betriebsorientierte Abläufe mit Schwerpunkt auf Verwaltungsaufgaben und Compliance |
| Anpassungsfähigkeit | Hohe Fähigkeit, Feedback zu sammeln und Strategien entsprechend anzupassen | Schwierigkeiten bei der Reaktion auf Veränderungen im externen Umfeld und bei Marktforderungen |
Die Vorteile und Herausforderungen einer agilen Personalabteilung
Agile HR verändert die Art und Weise, wie Personalvermittler, Bewerber, Manager, Abteilungsleiter und die Geschäftsleitung das Personalmanagement angehen. Es modernisiert die Personalplanung und -praxis. Dies hat erhebliche und weitreichende Vorteile.
Mitarbeiterengagement: Durch die Einbindung der Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse, die Förderung von Feedback und die Bereitstellung von Möglichkeiten für agiles Lernen schafft diese Methode ein Gefühl der Eigentümerschaft und Zugehörigkeit unter den Mitarbeitern.
Leistung der Personalvermittler: Agile HR ermöglicht es Personalvermittlern, eng mit den einstellenden Managern zusammenzuarbeiten, wodurch Vermutungen und Fehlerquellen minimiert werden. Es erweitert das kollektive Wissen und verbessert die Ergebnisse der Personalvermittler erheblich.
Arbeitszufriedenheit: Ein agiler Ansatz ermöglicht es funktionsübergreifenden Teams, unterschiedliche Rollen zu übernehmen und zu sinnvollen Projekten beizutragen. Dadurch wird verhindert, dass sich Mitarbeiter in ihren Rollen stagniert oder gelangweilt fühlen – und es entsteht eine dringend benötigte Lebendigkeit.
Mitarbeiterbindung: Agile HR-Praktiken wie Personalisierung, kontinuierliche Verbesserung, 360-Grad-Feedback, funktionsübergreifende Zusammenarbeit usw. können die Mitarbeiterbindung erhöhen.
Herausforderungen für agile HR-Teams
Auch wenn die Vorteile zahlreich sind, ist die Umsetzung einer agilen Personalstrategie nicht ohne Herausforderungen. Einige der häufigsten Herausforderungen, denen Personalabteilungen gegenüberstehen, sind die folgenden.
Kultureller Wandel: Die Einführung von Agilität ist eine Veränderung der Kultur, der Denkweise und des täglichen Verhaltens. Der Widerstand gegen diese Veränderung innerhalb des Unternehmens muss überwunden werden.
Ressourcenallokation: Agile HR-Initiativen erfordern Zeit, Budget und qualifiziertes Personal. Unternehmen können bei der effektiven Zuweisung dieser Ressourcen vor Herausforderungen stehen, insbesondere wenn sie mit begrenzten Kapazitäten oder konkurrierenden Prioritäten arbeiten.
Integration in bestehende Systeme: Legacy-Systeme unterstützen möglicherweise nicht die Agilität und Flexibilität, die für ein agiles Personalwesen erforderlich sind, was zu Ineffizienzen und Engpässen führen kann. Unternehmen müssen in die Aktualisierung oder den Austausch veralteter Systeme investieren und eine nahtlose Integration in agile Personalpraktiken sicherstellen.
Durch die proaktive Bewältigung dieser Herausforderungen und die Nutzung der Vorteile einer agilen Personalabteilung können Unternehmen eine agilere, reaktionsschnellere und mitarbeiterorientierte Funktion schaffen, die ihre HR-KPIs erreicht und den Erfolg des Unternehmens vorantreibt.
Die Rolle von Agile im Personalwesen
Agile HR ist nicht einfach nur ein tool oder eine Prozessänderung. Es ist eine grundlegende Art und Weise, wie HR-Teams denken, kommunizieren und handeln. Hier erfahren Sie, wie agile Werte an die HR-Funktion angepasst werden können.
Agile HR für die Personalbeschaffung
Die Zeiten langwieriger Stellenausschreibungen und Bewerbungsgespräche sind vorbei. Agile HR konzentriert sich darauf, schnell die besten Talente zu gewinnen. Dazu können agile Taktiken gehören, wie zum Beispiel:
- Nutzung sozialer Medien für gezielte Kontaktaufnahme anstelle von weitreichenden Stellenanzeigen
- Paarinterviews, ähnlich wie Paarprogrammierung, zur Optimierung von Unterhaltungen
- Automatisieren Sie Prozesse wie die Annahme von Bewerbungen, die Terminierung von Vorstellungsgesprächen, das Versenden von E-Mail-Updates usw. mit den entsprechenden tools.
Agile Personalarbeit für mehr Mitarbeiterengagement
Das agile HR-Modell fördert eine Kultur der Eigentümerschaft und des Engagements unter Verwendung agiler Artefakte und Prozesse.
- Feedbackschleifen zu allen mitarbeiterbezogenen Aktivitäten, um nah an den Bedürfnissen der Kunden zu bleiben
- Öffnen Sie Kommunikationskanäle, um Ideen und Erkenntnisse freizugeben.
- Digitale und offene Zusammenarbeit
Agile Personalabteilung für Leistungsbeurteilungen
Verabschieden Sie sich von jährlichen Beurteilungsgesprächen! Der agile HR-Ansatz legt den Schwerpunkt auf kontinuierliches Leistungsmanagement mit Zielsetzung, regelmäßigen Check-ins und einem Fokus auf Entwicklungsgespräche statt auf Bewertungen. Er verändert das Talentmanagement als Praxis grundlegend.
Agile Teams führen monatliche und vierteljährliche Überprüfungen statt jährlicher durch. Sie unterteilen die Jahresziele in kleinere Teilziele für jede Woche/jeden Monat. Sie legen Wert auf 360-Grad-Feedback.
Agile Personalarbeit zur Mitarbeiterbindung
Agile HR fördert eine Kultur des Lernens und der Weiterentwicklung. Es befähigt Mitarbeiter, innerhalb ihrer Rollen zu wachsen, und bietet innovative Möglichkeiten für den beruflichen Aufstieg.
Dadurch werden Ihre Mitarbeiter in die Lage versetzt, Chancen innerhalb des Unternehmens zu erkennen und zu verfolgen, auch wenn diese nicht in direktem Zusammenhang mit ihrer aktuellen Arbeit stehen.
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Agile HR-Methoden
Es gibt einige Prinzipien der Agilität, wie z. B. Feedback-Fokus, schrittweise Umsetzung und Zusammenarbeit statt Konkurrenz, die sich leicht in traditionelle HR-Praktiken integrieren lassen.
Agiles Personalwesen muss jedoch noch etwas mehr zu erledigen haben. Es muss über vereinzelte Maßnahmen hinausgehen und einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen. Einige der gängigen Modelle sind:
1. Scrum
Die Scrum-Softwareentwicklung ist ein zeitlich begrenztes Framework, das große Projekte in kurze Sprints von zwei Wochen unterteilt. Wenn Sie als HR-Experte Projekte leiten, wie z. B. die Entwicklung eines neuen Onboarding-Programms oder die Überarbeitung des Leistungsbeurteilungsprozesses, ist Scrum eine hervorragende Struktur, die Sie übernehmen können.
So setzen Sie HR-Projekte erfolgreich nach der Scrum-Methode um:
Denken Sie in Sprints: Teilen Sie die Arbeit in kleine, überschaubare Teile auf, die in 1-2-wöchigen Sprints abgeschlossen werden können.
Erstellen Sie einen Backlog: Nehmen Sie Anfragen von Teams des Geschäfts entgegen und organisieren Sie diese in einem klar priorisierten Backlog.
Priorisieren: Verwenden Sie einen Prozess ähnlich wie bei User Stories, um die Aufgaben zu priorisieren, die in jedem Sprint abgeschlossen werden müssen.
StandUp-Meetings und Retrospektiven durchführen: Halten Sie tägliche StandUp-Meetings ab, um die Pläne für den Tag zu besprechen und Hindernisse aus dem Weg zu räumen. Besprechen Sie Erfolge und Misserfolge in Sprint-Retrospektiven.
Fortschritt messen: Richten Sie Teilaufgaben ein, die zu Aufgaben und Projekten zusammengefasst werden können, damit Sie den Fortschritt effektiv verfolgen können.
2. Kanban
Kanban nutzt eine visuelle Tafel zur Verwaltung des Workflows. Aufgaben werden durch Karten dargestellt, die sich durch verschiedene Phasen bewegen (z. B. Zu erledigen, In Bearbeitung, Erledigt). HR-Teams können ihre Kanban-Boards für die für sie relevantesten Zwecke einrichten, z. B. für die Einstellungspipeline für jede Rolle.
Um Kanban optimal zu nutzen, sollten Sie Folgendes berücksichtigen.
- Prozess abbilden: Unterteilen Sie jeden Prozess in Phasen, die auf einem Kanban-Board dargestellt werden können.
- Parameter identifizieren: Erstellen Sie eine Liste mit den Dingen, die Sie für jede Aufgabe benötigen, z. B. Mitarbeiter, Frist, Akzeptanzkriterien usw.
- Work in Flow: Schulen Sie Ihre Teams darin, Aufgaben als einen Flow von einer Phase zur nächsten zu betrachten.
3. DevOps
Die DevOps-Softwareentwicklung basiert auf Team-Empowerment, Automatisierung und kontinuierlicher Verbesserung. Diese Prinzipien lassen sich auf DevOps anwenden, indem:
- Technologie nutzen und Self-Service-Portale für Mitarbeiter einrichten, über die diese auf HR-Ressourcen zugreifen können (z. B. Anmeldung zu Sozialleistungen, Richtliniendokumente)
- Automatisierung von Routineaufgaben wie Spesenabrechnungen, Urlaubsgenehmigungen usw.
- Integration mit anderen Systemen wie der Lohnabrechnung oder dem Leistungsmanagement für eine ganzheitliche Ansicht der Belegschaft
- Kontinuierliche Verbesserung auf der Grundlage von Leistung, Feedback, Beobachtungen und neuen Erwartungen
Bonus: Eine Einführung in DevOps vs. Agile
4. Minimal funktionsfähiges Produkt
In der Softwareentwicklung bedeutet dies, eine abgespeckte Version eines Produkts oder einer Dienstleistung zu erstellen, um frühzeitig Feedback zu sammeln und schnell iterieren zu können. Für agile HR-Teams kann dies besonders bei Change-Management-Programmen äußerst nützlich sein.
Wenn Sie eine neue Vergütungsstruktur in Betracht ziehen, können Sie diese zunächst in kleinerem Maßstab (z. B. in einer neuen Abteilung oder einem neuen Team) testen, bevor Sie sie im gesamten Unternehmen einführen.
Dies ermöglicht schnelle Anpassungen auf der Grundlage realer Benutzererfahrungen und vermeidet die Verschwendung von Ressourcen für ein agiles Personalmanagement, das bei den Mitarbeitern möglicherweise keinen Anklang findet.
Unabhängig davon, für welches agile HR-Modell Sie sich entscheiden, benötigen Sie einen Implementierungsplan. Sie haben Glück!
Implementierung von Agile HR in Ihrem Team
Sind Sie bereit, Ihr HR-Team in ein agiles Kraftpaket zu verwandeln? Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen den Einstieg erleichtert und den Prozess optimiert.
1. Bewerten und abstimmen
Daten sammeln: Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über den aktuellen Stand Ihres Teams und den gewünschten zukünftigen Zustand. Führen Sie Umfragen, Fokusgruppen oder Einzelgespräche durch. Erstellen Sie eine agile Dokumentation, um Stärken, Schwächen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
Definieren Sie Ihre Ziele: Richten Sie die HR-Ziele an den allgemeinen Geschäftszielen aus. Welche wichtigen HR-Metriken möchten Sie verbessern? Nutzen Sie das SMART-Ziel-Framework, um Ihre Chancen zu erhöhen, diese Ziele zu erreichen.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Die agile Team-Roadmap-Vorlage von ClickUp kann Ihnen dabei helfen, Ihre Position innerhalb des größeren organisatorischen Kontexts zu visualisieren.
2. Bauen Sie Ihr agiles HR-Team auf
Stellen Sie das Team zusammen: Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der HR-Mitglieder für die Pilotphase Ihrer agilen HR-Initiativen deren Fähigkeiten, Erfahrungen und Bereitschaft, Veränderungen anzunehmen. Diejenigen, die bereits mit Agile vertraut sind und dessen Methoden befürworten, sind möglicherweise die beste Wahl.
Halten Sie sich zurück: Agilität funktioniert nur, wenn sie auf Empowerment basiert. Befähigen Sie Ihre agilen Teams zur Selbstverwaltung und ermutigen Sie sie, Entscheidungen untereinander zu treffen.
3. Agile Praktiken einführen
Wählen Sie Ihr Framework: Wählen Sie eine agile Methodik (Scrum, Kanban usw.), die am besten zu Ihren HR-Prozessen passt.
Skizzieren Sie Ihre Vorgehensweise: Entwerfen Sie, wie Sie agiles HR umsetzen wollen, welche Artefakte Sie pflegen und welche Prozesse Sie befolgen werden.
Machen Sie agile Praktiken sichtbar und zugänglich, damit Ihr Team sie mit Begeisterung annimmt. Verwenden Sie die ClickUp HR-Handbuch-Vorlage, um Ihren Leitfaden für alle Aspekte des agilen Personalwesens zu erstellen.
Schritt 4: Implementieren und iterieren
Kommunizieren: Informieren Sie die Mitglieder Ihres agilen HR-Teams über die Veränderungen in Ihrer Arbeitsweise. Besprechen Sie sowohl die Philosophie als auch die konkreten Maßnahmen. Ermutigen Sie sie, zu widersprechen, und diskutieren Sie aktiv mit ihnen.
Teilen Sie die Arbeit in Sprints auf: Teilen Sie größere Projekte in überschaubare Abschnitte mit klaren Zielen, Fristen und Akzeptanzkriterien auf.
Seien Sie transparent: Machen Sie Informationen mit visuellen Tools wie den Kanban-Boards von ClickUp zugänglich und leicht verständlich. Auf diese Weise hat jeder jederzeit eine klare Ansicht der laufenden Arbeiten.
Feedback sammeln und anpassen: Sammeln Sie Feedback sowohl auf formelle als auch auf informelle Weise. Führen Sie formell Umfragen oder Interviews durch, um die Leistung zu messen.
Beobachten Sie informell, wie die Menschen auf die Veränderung reagieren. Finden Sie heraus, was ihnen gefällt und was sie ablehnen. Versuchen Sie, ihre agile HR-Denkweise zu verstehen. Verlangsamen oder beschleunigen Sie die Einführung von agiler Personalführung auf der Grundlage des Feedbacks.
Starten Sie Ihre agile HR-Praxis mit ClickUp
Agiles HR-Management ist ein Weg, kein Ziel. Ursprünglich ein Paradigma der Softwareentwicklung, werden agile Prinzipien heute in einem breiten Bereich von Funktionen angewendet, und auch das Personalwesen macht sich diese Prinzipien langsam zu eigen.
Um diesen organisatorischen Wandel hin zu einer agilen Personalabteilung voranzutreiben, benötigen Sie eine Reihe leistungsstarker tools. ClickUp wurde genau für diesen Zweck entwickelt.
Mit robustem Projektmanagement, Anpassungsmöglichkeiten, Zusammenarbeit und vielem mehr ist ClickUp der perfekte Partner auf Ihrem Weg zur agilen Transformation. Erfahren Sie, wie ClickUp Ihnen dabei helfen kann, ein leistungsstarkes, agiles HR-Team aufzubauen!