Selbst inmitten der allgegenwärtigen digitalen Transformation hat die Personalabteilung selten das Sagen. Das Ergebnis: Personalabteilungen fühlen sich regelmäßig ausgebremst, während das Geschäft voranschreitet.
Sicherlich haben Sie bereits Best Practices und Strategien aus renommierten HR-Büchern ausprobiert und HR-Software implementiert. Wenn all das nicht zu den gewünschten Ergebnissen geführt hat, könnte agile HR die Lösung sein.
In diesem Blogbeitrag untersuchen wir, was agile Personalarbeit ist und wie Sie sie in Ihrem Unternehmen umsetzen können, um die Leistung zu verbessern.
Was ist agile Personalarbeit?
Agile HR ist ein neuer Ansatz für die Funktionen des Personalwesens, der von agilen Softwareentwicklungsmethoden inspiriert ist. Er umfasst agile/Scrum-Frameworks, um eine anpassungsfähigere, kollaborativere und iterativere HR-Praxis zu schaffen, die sich an das moderne Geschäftsmanagement anpasst.
Agile HR-Teams konzentrieren sich auf:
- Granulare Struktur: Aufteilung großer Projekte in kleinere, überschaubare Aufgaben, die in kurzen Zyklen, sogenannten Sprints, ausgeführt werden
- Kundenorientierung: Konzentration auf die Bedürfnisse des Recruiting-Managements (interner Kunde) und der Kandidaten
- Feedbackschleifen: Sammeln Sie aktiv Feedback von allen Beteiligten und passen Sie sich anhand der gewonnenen Erkenntnisse an neue Anforderungen an
- Zusammenarbeit: Priorisierung der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit zwischen Business, Finanzen, HR und anderen Teams
Wenn Ihnen das wie etwas vorkommt, das Sie schon immer getan haben, zeigen wir Ihnen die feinen Unterschiede zwischen agiler und traditioneller Personalarbeit.
Was ist der Unterschied zwischen agiler und traditioneller Personalarbeit?
Einfach ausgedrückt ähnelt die traditionelle Personalarbeit der Wasserfallmethode in der Entwicklung, während agile Personalarbeit, nun ja, agil ist. Wenn Sie mit diesen Begriffen nicht vertraut sind, finden Sie hier eine kurze Zusammenfassung von Agilität vs. Wasserfall.
Sehen wir uns nun an, wie sich agile und traditionelle Personalarbeit unterscheiden.
| Agile Personalabteilung | Traditionelles Personalwesen | |
|---|---|---|
| Ziel | Agilität und Innovation verbessern | Compliance, Mitarbeiterleistung und Risikominimierung |
| Struktur | Flexibel und anpassungsfähig | Starre und hierarchische Strukturen |
| Zusammenarbeit | Funktionsübergreifende Zusammenarbeit und Empowerment | Vordefinierte Organisationsstrukturen mit Abteilungs-Silos |
| Entscheidungsfindung | Dezentrale Entscheidungsfindung | Zentrale Entscheidungsfindung |
| Prozess | Iterativ und inkrementell | Sequenziell und linear |
| Fokus | Kundenorientiert, Fokus auf die Schaffung von Wert für interne und externe Stakeholder | Interne Abläufe im Mittelpunkt, mit Fokus auf administrative Aufgaben und Compliance |
| Anpassungsfähigkeit | Hohe Fähigkeit, Feedback zu sammeln und Strategien entsprechend anzupassen | Schwierigkeiten, auf Veränderungen im externen Umfeld und auf Marktanforderungen zu reagieren |
Die Vorteile und Herausforderungen einer agilen Personalabteilung
Agile HR verändert die Art und Weise, wie Personalvermittler, Bewerber, Manager, Abteilungsleiter und die Führungsetage das Personalmanagement angehen. Es modernisiert die Personalplanung und -praxis. Dies hat erhebliche und weitreichende Vorteile.
Mitarbeiterengagement: Durch die Einbindung der Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse, die Förderung von Feedback und die Bereitstellung von Möglichkeiten für agiles Lernen schafft diese Methode ein Gefühl der Eigentümerschaft und Zugehörigkeit unter den Mitarbeitern.
Leistung der Personalvermittler: Agile HR ermöglicht es Personalvermittlern, eng mit den einstellenden Managern zusammenzuarbeiten, wodurch Annahmen und Fehlerquellen minimiert werden. Es erweitert das kollektive Wissen und verbessert die Ergebnisse der Personalvermittler erheblich.
Arbeitszufriedenheit: Ein agiler Ansatz ermöglicht es funktionsübergreifenden Teams, unterschiedliche Rollen zu übernehmen und zu sinnvollen Projekten beizutragen. Dadurch vermeiden Sie, dass sich Mitarbeiter in ihrer Rolle stagnieren oder langweilen, und sorgen für die dringend benötigte Lebendigkeit im Unternehmen.
Mitarbeiterbindung: Agile HR-Praktiken wie Personalisierung, kontinuierliche Verbesserung, 360-Grad-Feedback, funktionsübergreifende Zusammenarbeit usw. können die Mitarbeiterbindung erhöhen.
Herausforderungen für agile HR-Teams
Auch wenn die Vorteile zahlreich sind, ist die Umsetzung einer agilen Personalabteilung nicht ohne Herausforderungen. Einige der häufigsten Herausforderungen, denen Teams im Personalwesen gegenüberstehen, sind die folgenden.
Kultureller Wandel: Die Einführung von Agilität ist eine Veränderung der Kultur, der Denkweise und des täglichen Verhaltens. Der Widerstand gegen diese Veränderung muss im gesamten Unternehmen überwunden werden.
Ressourcenallokation: Agile HR-Initiativen erfordern Zeit, Budget und qualifiziertes Personal. Unternehmen stehen möglicherweise vor Herausforderungen bei der effektiven Allokation dieser Ressourcen, insbesondere wenn sie mit begrenzten Kapazitäten oder konkurrierenden Prioritäten arbeiten.
Integration in bestehende Systeme: Legacy-Systeme unterstützen möglicherweise nicht die Agilität und Flexibilität, die für ein agiles HR-Management erforderlich sind, was zu Ineffizienzen und Engpässen führen kann. Unternehmen müssen in die Aktualisierung oder den Austausch veralteter Systeme investieren und eine nahtlose Integration in agile HR-Praktiken sicherstellen.
Durch die proaktive Bewältigung dieser Herausforderungen und die Nutzung der Vorteile einer agilen Personalabteilung können Unternehmen eine agilere, reaktionsschnellere und mitarbeiterorientierte Funktion schaffen, die ihre HR-KPIs erreicht und den Erfolg des Unternehmens vorantreibt.
Die Rolle von Agilität im Personalwesen
Agile HR ist nicht einfach nur ein Tool oder eine Prozessänderung. Es ist eine grundlegende Art und Weise, wie HR-Teams denken, sprechen und handeln. Hier erfahren Sie, wie agile Werte an die HR-Funktion angepasst werden können.
Agile HR für die Personalbeschaffung
Die Zeiten langwieriger Stellenausschreibungen und Bewerbungsprozesse sind vorbei. Agile HR konzentriert sich darauf, schnell die besten Talente zu gewinnen. Dazu können agile Taktiken gehören, wie zum Beispiel:
- Nutzung sozialer Medien für gezielte Kontaktaufnahme anstelle von weitreichenden Stellenanzeigen
- Kombinieren Sie Paarinterviews wie Paarprogrammierung, um Unterhaltungen zu optimieren
- Automatisierung von Prozessen wie der Annahme von Bewerbungen, der Terminierung von Vorstellungsgesprächen, dem Versand von E-Mail-Updates usw. mit den entsprechenden Tools
Agile HR für Mitarbeiterengagement
Das agile HR-Modell fördert mithilfe agiler Artefakte und Prozesse eine Kultur der Eigentümerschaft und des Engagements der Mitarbeiter.
- Feedbackschleifen zu allen mitarbeiterbezogenen Aktivitäten, um nah an den Kundenbedürfnissen zu bleiben
- Öffnen Sie Kommunikationskanäle, um Ideen und Erkenntnisse freizugeben
- Digitale und offene Zusammenarbeit
Agile HR für Leistungsbeurteilungen
Verabschieden Sie sich von jährlichen Mitarbeitergesprächen! Der agile HR-Ansatz legt den Schwerpunkt auf kontinuierliches Leistungsmanagement mit Zielsetzung, regelmäßigen Check-ins und einem Fokus auf Entwicklungsgespräche statt auf Bewertungen. Er verändert das Talentmanagement als Praxis grundlegend.
Agile Teams führen monatliche und vierteljährliche Reviews statt jährlicher Reviews durch. Sie unterteilen die Jahresziele in kleinere Teilziele für jede Woche/jeden Monat. Sie legen den Schwerpunkt auf 360-Grad-Feedback.
Agile HR für Mitarbeiterbindung
Agile HR fördert eine Kultur des Lernens und der Weiterentwicklung. Sie befähigt Mitarbeiter, in ihren Rollen zu wachsen, und bietet innovative Möglichkeiten für den beruflichen Aufstieg.
Sie versetzt sie in die Lage, Chancen innerhalb des Unternehmens zu erkennen und zu verfolgen, auch wenn diese nicht in direktem Zusammenhang mit ihrer aktuellen Arbeit stehen.
Benötigen Sie Hilfe beim Einstieg? Nutzen Sie eine dieser kostenlosen HR-Vorlagen.
Agile HR-Methoden
Es gibt einige Prinzipien der Agilität, wie Feedback-Orientierung, schrittweise Umsetzung und Zusammenarbeit statt Konkurrenz, die sich leicht in traditionelle HR-Praktiken integrieren lassen.
Agiles HR muss jedoch noch etwas mehr leisten. Es muss über vereinzelte Maßnahmen hinausgehen und einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen. Einige der gängigen Modelle sind:
1. Scrum
Die Scrum-Softwareentwicklung ist ein zeitlich begrenztes Framework, das große Projekte in kurze Sprints von zwei Wochen unterteilt. Wenn Sie als HR-Experte Projekte leiten, beispielsweise die Entwicklung eines neuen Onboarding-Programms oder die Überarbeitung des Leistungsbeurteilungsprozesses, ist Scrum eine hervorragende Struktur für Sie.
So setzen Sie HR-Projekte erfolgreich nach der Scrum-Methode um:
Denken Sie in Sprints: Teilen Sie die Arbeit in kleine, überschaubare Teile auf, die in 1-2-wöchigen Sprints fertiggestellt werden können.
erstellen Sie einen Backlog*: Nehmen Sie Anfragen von Business-Teams entgegen und organisieren Sie diese in einem klar priorisierten Backlog.
*priorisieren: Verwenden Sie einen Prozess ähnlich wie bei User Stories, um die Aufgaben zu priorisieren, die in jedem Sprint abgeschlossen werden müssen.
standups und Retrospektiven durchführen*: Halten Sie tägliche Standup-Meetings ab, um die Pläne für den Tag zu besprechen und Hindernisse aus dem Weg zu räumen. Besprechen Sie Erfolge und Misserfolge in Sprint-Retrospektiven.
fortschritt messen*: Richten Sie Unteraufgaben ein, die zu Aufgaben und Projekten zusammengefasst werden können, damit Sie den Fortschritt effektiv nachverfolgen können.
2. Kanban
Kanban nutzt ein visuelles Board zur Verwaltung des Workflows. Aufgaben werden durch Karten dargestellt, die sich durch verschiedene Phasen bewegen (z. B. zu erledigen, in Bearbeitung, erledigt). HR-Teams können ihre Kanban-Boards für die für sie relevantesten Zwecke einrichten, beispielsweise eine Einstellungs-Pipeline für jede Rolle.
Um Kanban optimal zu nutzen, sollten Sie Folgendes berücksichtigen.
- Prozess auf einer Karte darstellen: Unterteilen Sie jeden Prozess in Phasen, die auf einem Kanban-Board abgebildet werden können
- Parameter identifizieren: Erstellen Sie eine Liste mit allen Dingen, die Sie für jede Aufgabe benötigen, z. B. zuständiger Mitarbeiter, Frist, Akzeptanzkriterien usw.
- Arbeiten im Flow: Trainieren Sie Teams darin, Aufgaben als einen Flow von einer Phase zur nächsten zu betrachten
3. DevOps
Die DevOps-Softwareentwicklung basiert auf der Stärkung von Teams, Automatisierung und kontinuierlicher Verbesserung. Diese Prinzipien lassen sich auf DevOps wie folgt anwenden:
- Nutzen Sie Technologie und richten Sie Self-Service-Portale für Mitarbeiter ein, über die diese auf HR-Ressourcen (z. B. Anmeldung zu Sozialleistungen, Richtlinien) zugreifen können
- Automatisierung von Routineaufgaben wie Spesenabrechnungen, Urlaubsgenehmigungen usw.
- Integration mit anderen Systemen wie der Gehaltsabrechnung oder dem Leistungsmanagement für eine ganzheitliche Ansicht der Belegschaft
- Kontinuierliche Verbesserung auf der Grundlage von Leistung, Feedback, Beobachtungen und neuen Erwartungen
Bonus: Eine Einführung in DevOps vs. Agile
4. Minimal funktionsfähiges Produkt
In der Softwareentwicklung bedeutet dies, eine abgespeckte Version eines Produkts oder einer Dienstleistung zu erstellen, um frühzeitig Feedback zu sammeln und schnell iterieren zu können. Für agile HR-Teams kann dies besonders in Change-Management-Programmen äußerst nützlich sein.
Wenn Sie eine neue Vergütungsstruktur in Betracht ziehen, können Sie diese zunächst in kleinerem Rahmen (z. B. in einer neuen Abteilung oder einem neuen Team) testen, bevor Sie sie im gesamten Unternehmen einführen.
Dies ermöglicht schnelle Anpassungen auf der Grundlage realer Benutzererfahrungen und vermeidet die Verschwendung von Ressourcen für ein agiles HR-Management, das möglicherweise nicht bei den Mitarbeitern Anklang findet.
Unabhängig davon, für welches agile HR-Modell Sie sich entscheiden, benötigen Sie einen Plan für die Umsetzung. Sie haben Glück!
Agile HR in Ihrem Team implementieren
Sind Sie bereit, Ihr HR-Team in eine agile Kraftquelle zu verwandeln? Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen den Einstieg erleichtert und den Prozess optimiert.
1. Bewerten und ausrichten
Daten sammeln: Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über den aktuellen Zustand Ihres Teams und den gewünschten zukünftigen Zustand. Führen Sie Umfragen, Fokusgruppen oder Einzelgespräche durch. Erstellen Sie eine agile Dokumentation, um Stärken, Schwächen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
Definieren Sie Ihre Ziele: Richten Sie die HR-Ziele an den allgemeinen Geschäftszielen aus. Was sind die Schlüssel-Metriken, die Sie verbessern möchten? Nutzen Sie das SMART-Ziel-Framework, um Ihre Chancen zu erhöhen, diese zu erreichen.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Die Vorlage "Agile Team Roadmap" von ClickUp hilft Ihnen dabei, Ihre Position innerhalb des größeren organisatorischen Kontexts zu visualisieren.
2. Bauen Sie Ihr agiles HR-Team auf
Stellen Sie das Team zusammen: Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Mitglieder Ihres HR-Teams für die Pilotierung Ihrer agilen HR-Initiativen deren Fähigkeiten, Erfahrungen und Bereitschaft, Veränderungen anzunehmen. Am besten eignen sich Personen, die bereits mit Agile vertraut sind und dessen Methoden befürworten.
Halten Sie sich raus: Agile funktioniert nur, wenn es auf Empowerment basiert. Befähigen Sie Ihre agilen Teams zur Selbstverwaltung und ermutigen Sie sie, Entscheidungen untereinander zu treffen.
3. Agile Praktiken einführen
Wählen Sie Ihr Framework: Wählen Sie eine agile Methodik (Scrum, Kanban usw.), die am besten zu Ihren HR-Prozessen passt.
Skizzieren Sie Ihre Vorgehensweise: Entwerfen Sie, wie Sie agiles HR praktizieren werden, welche Artefakte Sie pflegen und welche Prozesse Sie befolgen werden
Machen Sie agile Praktiken sichtbar und zugänglich, damit Ihr Team sie begeistert annimmt. Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für ein HR-Handbuch, um Ihren Leitfaden für alle Aspekte der agilen Personalarbeit zu erstellen.
Schritt 4: Implementieren und iterieren
Kommunizieren: Informieren Sie die Mitglieder Ihres agilen HR-Teams über die Änderungen in Ihrer Arbeitsweise. Besprechen Sie sowohl die Philosophie als auch die einzelnen Maßnahmen. Ermutigen Sie sie, unterschiedliche Meinungen zu äußern, und diskutieren Sie aktiv mit ihnen.
Arbeit in Sprints aufteilen: Teilen Sie größere Projekte in überschaubare Teile mit klaren Zielen, Fristen und Akzeptanzkriterien auf.
Seien Sie transparent: Machen Sie Informationen mit visuellen Tools wie den Kanban-Boards von ClickUp zugänglich und leicht verständlich. So hat jeder jederzeit einen klaren Überblick über die in Bearbeitung befindlichen Arbeiten.
Feedback sammeln und anpassen: Sammeln Sie Feedback auf formellem und informellem Wege. Führen Sie formell Umfragen oder Interviews durch, um die Leistung zu bewerten.
Beobachten Sie informell, wie die Menschen auf die Veränderung reagieren. Finden Sie heraus, was ihnen gefällt und was sie stört. Versuchen Sie, ihre agile HR-Denkweise zu verstehen. Verlangsamen oder beschleunigen Sie die Einführung von agiler Personalarbeit auf der Grundlage des Feedbacks.
Starten Sie Ihre agile HR-Praxis mit ClickUp
Agiles HR-Management ist ein Weg, kein Ziel. Ursprünglich ein Paradigma aus der Softwareentwicklung, werden agile Prinzipien heute in vielen Bereichen mit unterschiedlichen Funktionen angewendet, und auch das HR-Management setzt sie zunehmend ein.
Um diesen organisatorischen Wandel hin zu einer agilen Personalabteilung voranzutreiben, benötigen Sie eine Reihe leistungsstarker Tools. ClickUp wurde genau dafür entwickelt.
Mit robustem Projektmanagement, Anpassungsmöglichkeiten, Zusammenarbeit und vielem mehr ist ClickUp der perfekte Partner für Ihre agile Transformation. Erfahren Sie, wie ClickUp Ihnen beim Aufbau eines leistungsstarken agilen HR-Teams helfen kann!