Was wäre ein Maler ohne seine Farbe? Ein -er! 😅
Der Witz mag überflüssig sein, aber das Ressourcenmanagement ist es ganz sicher nicht. Dieser Prozess, der hinter den Kulissen abläuft, spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines jeden Projekts. Die Wahrheit ist: Selbst wenn alle Materialien von hoher Qualität und alle Mitarbeiter fähig sind, nützt das nichts, wenn man nicht weiß, wie man sie richtig einsetzt.
Um ein Projekt effektiv zu planen und durchzuführen, müssen Sie wissen, welche Ressourcen Sie brauchen und welche Sie haben. Außerdem müssen Sie sich mit der Verwaltung der Ressourcen auskennen. Nur dann kann Ihr Projekt reibungslos ablaufen und ein positives Ergebnis erzielen.
Wir haben diesen Leitfaden entwickelt, um Ihr Wissen über Projektmanagement-Ressourcen aufzufrischen. Sie erfahren, welche Arten von Ressourcen es gibt, wie man sie identifiziert und verwaltet und wie Ressourcenmanagement-Software diese Prozesse vereinfachen kann.
Was sind Projektmanagement-Ressourcen?
Projektressourcen sind alles, wovon Sie für den erfolgreichen Abschluss des Projekts abhängen. Ressourcenmanagement ist der Prozess der Planung und Nutzung dieser Elemente.
Projektmanagement-Ressourcen können physisch sein, wie z. B. Werkzeuge und Materialien, und immateriell, wie z. B. Zeit und Aufwand.
Physische Ressourcen haben einen bestimmten Geldwert. Sie können temporär oder fest sein, je nachdem, wie lange sie zur Verfügung stehen. Aber auch immaterielle Ressourcen wie Verträge können ein Verfallsdatum haben.
Wir können die Ressourcen des Projektmanagements auch als intern oder extern klassifizieren. Interne Ressourcen sind die Vermögenswerte Ihres Unternehmens, wie z. B. Büroräume, während externe Ressourcen diejenigen sind, die Sie von außen beziehen oder einstellen. Beispiele für externe Ressourcen sind Auftragnehmer und Zulieferer.
Pro-Tipp: Um den Überblick über alle Ressourcen zu behalten, verwenden Sie ein robustes software zur Ressourcenverwaltung wie ClickUp . Projektmanager nutzen ClickUp als All-in-One-Drehscheibe für die Planung von Ressourcen und Arbeit. Die vielseitigen Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten des Tools ermöglichen eine nahtlose Integration in jeden Projektablauf.
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Warum ist die Verwaltung von Projektressourcen wichtig?
Lassen Sie uns die Bedeutung der Verwaltung von Ressourcen anhand eines Beispiels verdeutlichen:
stellen Sie sich vor, Sie sind ein Projektmanager, der die Entwicklung einer wichtigen Anwendung beaufsichtigt
Da Sie nicht genügend Zeit in die Planung investiert haben, haben Sie es versäumt, einen realistischen Zeitplan aufzustellen und die für das Projekt erforderlichen Ressourcen zu bestimmen. Als die Entwicklung beginnt, geraten die Dinge schnell aus dem Ruder. Die Entwickler und andere Projektbeteiligte stehen unter Zeitdruck und leisten nicht ihre beste Arbeit.
Das Ergebnis ist eine unzureichende Anwendung, die ihren Termin weit überzogen hat. Sie ist voller Fehler und muss häufig überarbeitet werden, was letztendlich viel mehr kostet als erwartet. Alle, auch der Kunde, sind unzufrieden.
Solch ein unorganisierter Ansatz mag funktionieren, wenn das Unternehmen klein ist, aber nicht, wenn Sie große Projekte für Unternehmen leitet die sich mit mehreren Projekten gleichzeitig befassen. In diesem Szenario müssen Sie strategisch vorgehen, die Projektanforderungen sorgfältig analysieren und die Ressourcen entsprechend zuweisen. Ein ehrgeiziger, aber machbarer Projektplan berücksichtigt unvermeidlich auftretende Probleme und sorgt dafür, dass Ihr Team stressfrei und effizient arbeitet. Sie können die Fristen einhalten, ohne die Qualität zu beeinträchtigen und möglicherweise sogar die Erwartungen des Kunden übertreffen. 🏆
Arten von Projektressourcen
Während Ressourcen in projektleitung kann auf viele Arten klassifiziert werden, in diesem Artikel werden wir vier grundlegende Arten behandeln:
- Finanzielle Ressourcen
- Materielle Ressourcen
- Humanressourcen
- Zeit
In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr über die einzelnen Arten, ihre Bedeutung und Beispiele:
Finanzielle Ressourcen
Geld ist die wertvollste Ressource für jedes Projekt. Es bildet die Grundlage für alle anderen Projektmanagement-Ressourcen, wie z. B. Material und Arbeit. Deshalb müssen Sie es von Anfang an sorgfältig verwalten. 💵
Finanzielle Unterstützung für Ihr Projekt kann aus verschiedenen Quellen kommen, wie z. B.:
- Internes Projektbudget
- Externe Investoren und Sponsoren
- Bankkredite
- Zuschüsse
- Crowdfunding-Kampagnen
Wenn Sie finanzielle Entscheidungen treffen, sollten Sie sich auf kosteneffiziente Optionen konzentrieren. Im schlimmsten Fall haben Sie am Ende etwas Geld übrig. Wenn Ihnen jedoch mitten im Projekt das Geld ausgeht, ist das gesamte Vorhaben gefährdet.
Pro-Tipp: ClickUp's Projektbudget mit WBS Vorlage bietet eine einfache, aber effektive Möglichkeit, Ihre Projektausgaben zu verwalten. Sie enthält eine Work Breakdown Structure (WBS), mit der Sie selbst die kleinsten Ausgaben verfolgen können.
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Materielle Ressourcen
Materielle Ressourcen sind alle Vermögenswerte, die Ihr Unternehmen besitzt oder ausleiht, um Ihr Projekt zu verwirklichen. Sie umfassen:
- Einrichtungen: Dies sind die Räume, in denen Sie Ihre Tätigkeit ausüben werden, wie Büros, Werkstätten und Lagerräume
- Materialien: Dazu gehören Verbrauchsmaterialien und verarbeitete oder rohe Materialien, die die Durchführung Ihres Projekts ermöglichen. Sie sind verderblich und verbrauchen sich schnell, so dass Sie sie regelmäßig aufstocken müssen
- Werkzeuge: Hierbei handelt es sich um Geräte, Maschinen oder Software, die Ihnen bei der Durchführung des Projekts helfen. Sie verlieren mit der Zeit an Wert und müssen von Zeit zu Zeit erneuert werden
Pro-Tipp: ClickUp bietet verschiedene Vorlagen, die Sie bei der Verwaltung der materiellen Projektressourcen unterstützen. Zum Beispiel, die ClickUp-Bestandsmanagement-Vorlage ist ideal für die Verfolgung der Verfügbarkeit von Projektressourcen, Auftragsstatus, Lieferanten und Preisen. Mit der ClickUp Asset Management Vorlage können Sie die Aufzeichnungen über den Bestand, den Zustand und die Reparaturen Ihrer Ausrüstung pflegen. 🛠️
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Humanressourcen
Die Menschen, die Ihr Projekt umsetzen, sind die am schwierigsten zu verwaltenden Ressourcen, weil sie eine Reihe von Variablen einbringen, die Sie berücksichtigen müssen, bevor Sie Pläne machen. Sie sind einzigartige Persönlichkeiten mit eigenen Verpflichtungen, Charaktereigenschaften und Fähigkeiten. Außerdem sind sie für die Durchführung aller Projektvorgänge von der Idee bis zur Ausführung unerlässlich. 👥
Aus diesem Grund erfordert die Einstellung von Projektteammitgliedern, ihre Entwicklung und die Aufrechterhaltung ihrer Zufriedenheit einen erheblichen zeitlichen und finanziellen Aufwand. Nach Untersuchungen des Project Management Institute können Talentdefizite 40% behindern der Strategieumsetzung.
Zu den Humanressourcen können gehören:
- Projektleiter: Personen, die das Projekt planen, Ressourcen zuweisen und den Fortschritt überwachen
- Projektteammitglieder: Eine vielfältige Gruppe von Personen, die über relevante Fähigkeiten für das Projekt verfügen und zum Projekt beitragen
- Externe Auftragnehmer: Personen von außerhalb der Organisation, die Sie für bestimmte Projektzwecke einstellen
Pro-Tipp: Wussten Sie, dass ClickUp auch als Team-Management-Tool dient? Es rationalisiert die Rekrutierung, das Onboarding und die Verwaltung. Mit über 100 vorgefertigten HR-Vorlagen können Sie jeden HR-Prozess mühelos abwickeln.
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Zeit
Obwohl es die Arbeit ist, die das Projekt vorantreibt, ist die Zeit, die diese Arbeit in Anspruch nimmt, eine wesentliche Ressource, die bei der Planung berücksichtigt werden muss. Zeit ist Geld - ein Projekt kann sich nicht bis ins Unendliche und darüber hinaus hinziehen. Es muss einen Zeitplan einhalten, um das Budget einzuhalten und andere Verpflichtungen nicht zu beeinträchtigen.
Die Zeit hängt auch von verschiedenen anderen Ressourcen des Projektmanagements ab. Je mehr Personen an einer bestimmten Aufgabe arbeiten, desto weniger Zeit benötigen sie, um sie zu erledigen. Wenn die Fertigstellung der Aufgabe von einem bestimmten begrenzten Material abhängt, müssen Sie diese Ressource in ausreichender Menge bereitstellen, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden.
Anfangs kann es schwierig sein, abzuschätzen, wie viel Zeit Sie für Projektaufgaben benötigen - es sei denn, Sie erfassen die Zeit. Auf diese Weise können Sie in Zukunft Zeitfenster für Aufgaben genauer zuordnen und realistische Zeitpläne für das Projekt festlegen. ⌛
Pro-Tipp: Mit ClickUp können Sie die Zeit erfassen von jedem Gerät aus zu erfassen und schnell Berichte zur Analyse zu erstellen.
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Ressourcen für ein Projekt identifizieren und verwalten: Schritt-für-Schritt-Prozess
Wenn Sie möchten, dass Ihr Projekt reibungslos abläuft, sollten Sie lange vor dem Projektstart mit den Vorbereitungen beginnen und darauf achten, wie Sie Ihre Ressourcen verwalten.
Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, welche Schritte für die Verwaltung der Projektressourcen erforderlich sind. Außerdem lernen Sie einige praktische Managementtechniken kennen, z. B ressourcenabgleich und Vorhersagen.
Schritt 1: Definieren des Projektumfangs
Die Erstellung des Projektplans ist der erste Schritt im Arbeitsplan eines jeden Ressourcenmanagers. Listen Sie alle Informationen auf, die für den Beginn der Projektarbeit entscheidend sind, wie z. B:
- Spezifische Aufgaben und ihre Abhängigkeiten
- Teammitglieder und ihre Rollen
- Erwarteter Projektzeitplan
- Metriken, die den Projekterfolg bestimmen werden
Wenn Sie die Einzelheiten Ihrer Projektaktivitäten kennen, können Sie die erforderlichen Ressourcen besser einschätzen.
Schritt 2: Kommunizieren Sie mit den Teammitgliedern
Sie sollten das gesamte Team in den Ressourcenplanungsprozess einbeziehen. Sie sind Experten und haben möglicherweise Erfahrung mit ähnlichen Projekten und können Ihnen Anhaltspunkte für die Ressourcenprognose geben.
So können Sie genauer abschätzen, wie viel Zeit und andere notwendige Ressourcen für die einzelnen Projektaufgaben benötigt werden, und diese effektiv zuweisen. 🔮
Schritt 3: Analysieren Sie die verfügbaren Ressourcen
Bevor Sie festlegen, wie viel von jeder Ressource zur Verfügung gestellt werden soll, müssen Sie Daten über die derzeit verfügbaren Ressourcen sammeln. Die wichtigste Ressource, die Sie sich ansehen sollten, ist das Budget. Nachdem Sie sich mit den Grundlagen befasst haben, widmen Sie Ihre Aufmerksamkeit den folgenden Punkten:
- Ressourcen, die für den Start des Projekts unerlässlich sind
- Ressourcen, die eine Vorbestellung erfordern
Indem Sie sicherstellen, dass Sie über alle Mittel verfügen, um das Projekt erfolgreich und ohne Verzögerungen zu starten, schaffen Sie eine solide Grundlage, auf der Sie aufbauen können.
Schritt 4: Erstellen Sie einen Ressourcenplan
Sobald Sie alle notwendigen Informationen haben, erstellen Sie einen offiziellen ressourcenplan . Dieses Dokument dient als Leitfaden für das kommende Ressourcenmanagement im gesamten Team. Definieren Sie alle Anforderungen an Ihre Projektressourcen und geben Sie deren Beschreibungen, die erforderlichen Mengen und die Fristen für die Beschaffung an.
Schritt 5: Erstellen Sie einen Ressourcenplan
In dieser Phase müssen Sie Ihre ressourcenplan mit dem Projektplan. Die Ressourcenplanung verhindert Verzögerungen und sorgt dafür, dass alle Geräte und Materialien rechtzeitig eintreffen, damit Ihr Team keine Zeit mit Warten vergeuden muss. Wenn Sie externe Auftragnehmer beauftragen müssen, stellen Sie sicher, dass diese zur Verfügung stehen, um ihre Arbeit bei Bedarf auszuführen. 📝
Schritt 6: Zuteilung von Ressourcen
Die Ressourcenzuweisung ist das Kernstück Ihrer Strategie für das Ressourcenmanagement. In dieser Phase müssen Sie Ihr ganzes Denkvermögen und Ihre Zeitmanagementfähigkeiten einsetzen, um zu bestimmen, wer welche Ressource zu welchem Zeitpunkt nutzen wird.
Viele Ressourcen sind begrenzt, so dass die Erstellung eines präzisen Zeitplans im Vorfeld für zwei entscheidende Faktoren des Projekterfolgs notwendig ist:
- Vermeiden von Konflikten
- Sicherstellung einer maximalen Effizienz
Dieser Prozess der Zuweisung von Ressourcen zu verschiedenen Projektaufgaben ist bekannt als laden von Ressourcen und ist ein integraler Bestandteil des Planungszeitraums.
Berücksichtigen Sie bei der Zuweisung von Arbeit an Teammitglieder deren Verfügbarkeit und weisen Sie die Arbeit entsprechend zu. Auch wenn es sich in der Theorie verlockend anhört, ist es keine gute Idee, ihre Zeit auszufüllen, um eine 100%ige Auslastung zu erreichen. Es gibt immer wieder unvorhergesehene Umstände - wenn ein Teammitglied krank wird, müssen andere für es einspringen. Ein gewisser Spielraum für solche Situationen wird dazu beitragen, dass Ihr Projekt im Zeitplan bleibt.
Es ist von entscheidender Bedeutung, anpassungsfähig zu sein und umgehend Termine anzupassen oder Ressourcen neu zuzuweisen, um auftretende Probleme zu lösen und Überlastung zu vermeiden. Wir nennen diesen Prozess Ressourcenausgleich.
Schritt 7: Verfolgen Sie den Fortschritt und analysieren Sie die Ergebnisse
Sie sollten überwachen, wie die Ressourcen genutzt werden, um sicherzustellen, dass Sie nicht hinter dem Zeitplan zurückbleiben oder das Budget überschreiten. Um einen möglichst genauen Einblick zu erhalten, sollten Sie Ihre wichtigsten Leistungsindikatoren im Voraus festlegen und den Fortschritt im Laufe des Projektlebenszyklus messen. Auf diese Weise können Sie Probleme schnell erkennen und darauf reagieren, bevor sie das gesamte Projekt zum Entgleisen bringen.
Sobald das Team das Projekt abgeschlossen hat, können Sie diese Metriken analysieren, um die Effektivität Ihres Ressourcenmanagements zu verstehen. Auf diese Weise wissen Sie genau, was gut gelaufen ist und was Sie beim nächsten Projekt verbessern sollten. 📈
Wie man Projektressourcen mit ClickUp verwaltet
Die Ressourcenplanung ist wahrscheinlich das schwierigste Aspekt des Projektmanagements . Sie müssen weit vorausdenken. Wenn Sie eine falsche Entscheidung treffen, kann das gesamte Projekt schief gehen. Zum Glück haben Sie werkzeuge zur Ressourcenverwaltung wie ClickUp zu Ihrer Verfügung, um sicherzustellen, dass Sie alles haben, was Sie für den Projektstart brauchen. 🛫
Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie mit ClickUp Ressourcen für jedes Projekt planen und verwalten können. Sie können bei Null anfangen oder die vielen vorgefertigten Vorlagen von ClickUp nutzen. Für den Anfang finden Sie vielleicht diese beiden Vorlagen hilfreich:
Hier erfahren Sie, wie Sie das Beste aus ClickUp's umfassende Projektmanagement-Funktionen :
Erstellen Sie Ihren Arbeitsbereich und Ihr Inventar ClickUp's Projekt-Hierarchie ermöglicht Ihnen die Organisation und Rationalisierung Ihres gesamten Ressourcenmanagementprozesses. Erstellen Sie Ihren Arbeitsbereich, fügen Sie für jedes Arbeitselement eine Aufgabe hinzu und weisen Sie diese dem zuständigen Teammitglied zu. Definieren Sie Aufgabenabhängigkeiten, um die Reihenfolge der Aufgaben zu klären und Engpässe zu vermeiden. 🔗
Spezifizieren Sie Aufgaben und Aufgabenabhängigkeiten in ClickUp, um die Projektausführung nahtlos zu gestalten
Verwenden Sie eine von ClickUp's Automatisierungen oder erstellen Sie benutzerdefinierte Automatisierungen, um Ihren Workflow zu optimieren und Ihre Abläufe zu skalieren. Mit Automatisierungen müssen Sie keine Zeit mit sich wiederholender manueller Arbeit verschwenden und können sich stattdessen auf die Verwaltung von Ressourcen konzentrieren.
ClickUp vereinfacht darüber hinaus die funktionsübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation - verwenden Sie die Aufgabenansicht, um Beschreibungen, Checklisten und Dateien hinzuzufügen und helfen Sie den Beauftragten, ihre Arbeit nahtlos auszuführen. Wenn Sie direkten Input von Teammitgliedern oder Stakeholdern benötigen, fordern Sie ihn in Aufgabenkommentaren oder über ClickUp-Chat .
Planen Sie Ihre Ressourcen
ClickUp kommt mit über 15 anpassbare Ansichten die es Ihnen ermöglichen, jeden Aspekt der Ressourcenplanung mühelos zu verwalten und zu verfolgen. Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über aktuelle und ausstehende Ressourcen:
- Die StandardClickUp Listenansicht* Der Kanban-StilBoard-Ansicht Weisen Sie jeder Ressource eine Prioritätsbezeichnung zu, damit Ihr Team weiß, was es zuerst in Angriff nehmen muss. Sie können auch benutzerdefinierte Felder hinzufügen, wie z. B. Status und Formeln, mit denen Sie automatisch Ihre Kosten berechnen können.
Sobald Sie alle Informationen haben, erstellen Sie Ihren Ressourcenmanagementplan mit ClickUp-Dokumente -dem integrierten Texteditor der Plattform. Für die Ressourcenplanung können Sie den ClickUp Gantt-Ansicht oder Kalender-Ansicht zur Visualisierung des Zeitplans für anstehende Ressourcenmanagementmaßnahmen.
Verschaffen Sie sich einen besseren Überblick über Ihren Ressourcenplan mit der Gantt-Ansicht von ClickUp
Erstellen Sie benutzerdefinierte ClickUp Formulare zur Abfrage von Lieferanteninformationen, wie z. B. Preise und Bestand. Speichern und organisieren Sie alle gesammelten Daten zur einfacheren kosten-Nutzen-Analyse und Entscheidungsfindung. Mit ClickUp's Kartenansicht können Sie den genauen Standort jedes Anbieters oder jeder Einrichtung überprüfen, ohne die App zu verlassen. 📍
Arbeit zuweisen und Fortschritt verfolgen
Jetzt ist es an der Zeit, Ihren Ressourcenplan mit der Ressourcenzuweisung in die Tat umzusetzen. Verwenden Sie ClickUp's Workload-Ansicht zur Zuweisung von Arbeit an Teammitglieder auf der Grundlage ihrer Verfügbarkeit. Definieren Sie ihre Kapazität anhand von Indikatoren wie:
- Zeit
- Anzahl der Aufgaben
- Sprint-Punkte
Sie können sogar ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügen, um die Ansicht an die Arbeitsabläufe bestimmter Teams anzupassen. Danach müssen Sie nur noch festlegen, wie die Ansicht aussehen soll, einschließlich des angezeigten Zeitraums.
Die Workload-Ansicht von ClickUp macht das Laden von Ressourcen zu einem Kinderspiel
Wenn Ihr Team Arbeit erledigt und Ressourcen nutzt, kann es seinen Fortschritt auf der Plattform markieren. Mithilfe von über 50 Karten können Sie eine individuelle ClickUp Dashboard um die Leistung auf einen Blick zu beurteilen. Sie können Ihre Ziele auch in ClickUp-Ziele und verfolgen Sie Ihre Fortschritte auf dem Weg dorthin mit messbaren Zielvorgaben.
Optimieren Sie Ihr Projektressourcenmanagement mit ClickUp
Die Art und Weise, wie Sie mit Projektmanagement-Ressourcen umgehen, kann über Erfolg oder Misserfolg Ihres Projekts entscheiden. Eine effektive Ressourcenplanung und -zuteilung positioniert Ihr Team für den Erfolg und gewährleistet eine pünktliche und stressfreie Projektabwicklung.
Ressourcenmanagement ist ein komplexer Vorgang, aber Sie können ihn vereinfachen, indem Sie die vorteile von Projektmanagement-Software wie ClickUp. ClickUp kostenlos ausprobieren und machen Sie damit die leckerste Limonade aus den Zitronen, die Sie bekommen haben! 🍋