Haben Sie sich jemals gefragt, wie ein Tag im Leben eines Beschaffungsmanagers aussieht? Diese Rolle kann geheimnisvoll und verwirrend wirken, wenn man sie nicht selbst ausübt. Heute lüften wir jedoch den Schleier und zeigen Ihnen, wie das Leben eines Beschaffungsleiters aussieht und was es beinhaltet.
In diesem ausführlichen Leitfaden erklären wir Ihnen, was ein Beschaffungsmanager ist, was zu seinen täglichen Aufgaben gehört, welche Fähigkeiten und Techniken er benötigt und wie Sie eine erfolgreiche Karriere in der Beschaffungsbranche aufbauen können. 💼
Was ist ein Beschaffungsmanager?
Die Rolle eines Beschaffungsmanagers besteht darin, das Lieferkettenmanagement und die Art und Weise zu überwachen, wie das Unternehmen Materialien, Dienstleistungen oder Lieferungen einkauft (oder beschafft). Zu seinen Aufgaben gehört es, die richtigen Lieferanten zu finden, Kosten für Verträge oder Bestellungen auszuhandeln und die besten Dienstleistungen oder Materialien zum besten Wert zu beschaffen.
Obwohl wir in diesem Artikel über Beschaffungsmanager sprechen, wird diese Rolle möglicherweise auch als Einkaufsleiter oder Beschaffungsspezialist bezeichnet. Der genaue Titel hängt von den Unternehmensrichtlinien ab, aber die Rolle ist dieselbe: die effiziente Beschaffung von Lieferungen für das Unternehmen.
Ein typischer Tag im Leben eines Beschaffungsmanagers
Schauen wir uns einmal genauer an, was ein Beschaffungsmanager tatsächlich tagtäglich macht. Diese Aufgaben werden in Stellenbeschreibungen oft nur vage erwähnt. Hier erfahren Sie mehr darüber, was genau zu dieser Rolle gehört, damit Sie entscheiden können, ob sie die richtige Rolle für Sie ist.
Arbeit an Kaufverträgen
Die Rolle eines Beschaffungsmanagers besteht darin, für das Unternehmen günstige Angebote zu finden. Dazu gehört auch die Ausarbeitung von Kaufverträgen, in denen Sie sich verpflichten, eine bestimmte Menge eines Produkts oder einer Dienstleistung zu kaufen und dafür einen Rabatt zu erhalten. 🤝
Die Verwaltung von Kaufverträgen und Verträgen ist zeitaufwändig, sodass viele Manager einen Teil ihres Arbeitstages mit Verhandlungen, der Prüfung von Verträgen und dem Abschluss von Vereinbarungen verbringen. Diese Aufgaben können jedoch auch wöchentlich oder monatlich erledigt werden.
Einmal vereinbart, sichern diese Verträge einen Rabatt für Dienstleistungen oder Lieferungen über einen bestimmten Zeitraum hinweg – was es für alle einfacher macht, Kosten zu prognostizieren und Budgets einzuhalten.
Sicherstellung der Compliance
Als Beschaffungsmanager müssen Sie über ein gutes Verständnis der Prozesse und Verfahren verfügen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Zu Ihrer Rolle gehören die Erstellung und Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien und -verfahren, das Risikomanagement und die Durchführung von Audits zur Sicherstellung der Compliance. ⚖️
Die Einhaltung Ihrer internen Beschaffungsrichtlinien ist unerlässlich, da Sie sich sonst der Kritik potenzieller Lieferanten oder Vorwürfen der Begünstigung oder Bestechung aussetzen. Neben der Einhaltung Ihrer eigenen Richtlinien müssen Sie auch überprüfen, ob Ihre Lieferanten über angemessene Richtlinien verfügen – insbesondere, wenn Sie Empfänger von Finanzmitteln oder staatlichen Zuschüssen sind, die Sie dazu verpflichten.
Lieferanten bewerten
Bevor Sie einen Kaufvertrag mit einem Lieferanten unterzeichnen können, müssen Sie zunächst den richtigen Lieferanten finden. Die Rolle eines Beschaffungsspezialisten beinhaltet das Ausfindigmachen potenzieller Lieferanten, die Erstellung einer Liste und die Bewertung dieser, um den am besten geeigneten Lieferanten zu finden.
Sofern Sie nicht in einem kleinen Unternehmen tätig sind, werden andere Mitglieder des Teams in diese Aufgabe einbezogen, und möglicherweise muss sie zur endgültigen Entscheidung an das Board weitergeleitet werden. Das Einkaufsteam arbeitet gemeinsam daran, Lieferanten zu finden, Referenzen zu überprüfen, Angebote mit Vorlagen einzuholen und anhand eines Rahmens oder einer Bewertungsmethode zu bewerten, entweder im Vergleich zueinander oder über die gesamte Lieferkette hinweg.
Mitarbeiterführung und -koordination
Wenn Sie in der Rolle des Einkaufs- oder Beschaffungsmanagers tätig sind, arbeiten Sie oft mit einem Beschaffungsteam zusammen, das Sie beim Aufwand unterstützt, das beste Angebot für Ihr Unternehmen zu erzielen. Die Rolle eines Managers besteht darin, die Mitarbeiter zu koordinieren und sie zu befähigen, ihre beste Leistung zu erbringen. 🎉
In einem größeren Unternehmen leiten Sie möglicherweise einen Bereich mit Nachwuchskräften und Beschaffungsmitarbeitern. Je nach Teamstruktur kann es Ihre Aufgabe sein, Aufgaben zuzuweisen, Schulungen zu beaufsichtigen, Support anzubieten und als Führungskraft Ihr Team zum Erfolg zu führen.
Aktuelle Daten pflegen
Die Welt des Einkaufs und der Beschaffung ist mit einer Vielzahl von Daten verbunden. Dazu gehört alles von Ihrer Lieferantenliste bis hin zu den genauen Stückpreisen für jedes Material oder jede Ware, die Sie jemals kaufen möchten. 📝
Wenn Sie alleine oder in einem kleinen Team arbeiten, besteht ein Teil Ihrer täglichen Aufgaben darin, diese Daten zu pflegen und sicherzustellen, dass sie aktuell und korrekt sind. In einem größeren Team kann diese Rolle stattdessen von einem Beschaffungsbeauftragten oder -assistenten übernommen werden.
Schlüssel Fähigkeiten für einen erfolgreichen Einkaufsleiter
Nachdem wir nun einige der täglichen oder wöchentlichen Aufgaben eines Beschaffungsmanagers kennengelernt haben, wollen wir uns nun genauer ansehen, welche Fähigkeiten und Kenntnisse Sie benötigen, um Erfolg zu haben.
Verhandlungsgeschick
Exzellente Beschaffungsfachleute sind brillante Verhandlungsführer. Diese Fähigkeit werden Sie immer wieder einsetzen, um günstige Rabatte auszuhandeln und Kaufverträge mit Ihren gefragtesten Lieferanten abzuschließen.
Wenn dies derzeit nicht zu Ihren Stärken zählt, besuchen Sie einen Kurs in Verhandlungstechniken oder sammeln Sie Berufserfahrung in einem Umfeld, in dem diese Fähigkeiten häufig zum Einsatz kommen, beispielsweise im Vertrieb. Um in der Beschaffungsbranche erfolgreich zu sein, müssen Sie in der Lage sein, Ihre Meinung zu artikulieren, zu verhandeln und bessere Konditionen als anderswo zu erzielen – daher sollten diese Fähigkeiten ganz oben auf Ihrer Liste stehen. 💡
Analytische Fähigkeiten
Beschaffungsmanager treffen viele Entscheidungen, was bedeutet, dass Sie wissen müssen, wie man Daten analysiert, um die bestmögliche Entscheidung zu treffen, die Sie in diesem Moment treffen können.
Führungskräfte im Einkauf wissen, wie sie Daten interpretieren, was sie damit zu erledigen haben und wie sie sie für ihre Entscheidungen nutzen können. Sie können die ihnen zur Verfügung stehenden Daten nutzen, wissen, wo sie nach fehlenden Informationen fragen müssen, und kombinieren all ihr Wissen, um den richtigen Lieferanten auszuwählen. ✅
Fähigkeiten im Lieferantenbeziehungsmanagement
Es mag so klingen, als drehe sich im Beschaffungswesen alles um Daten und Lieferungen, aber tatsächlich sind auch viele Fähigkeiten im Bereich Beziehungsmanagement und Kommunikation gefragt. Wenn Sie keine starken Verbindungen aufbauen können, ist es unwahrscheinlich, dass Sie langfristige Partnerschaften mit anderen eingehen können.
Angehende Beschaffungsmanager müssen sich auf Kommunikation, Zuhören und soziale Kompetenz konzentrieren, wenn sie in der Branche Erfolg haben wollen. Sie müssen wissen, wie man Menschen kennenlernt, ihre Wünsche und Bedürfnisse versteht und in der Lage ist, in allen Phasen des Beschaffungsprozesses effektiv zu kommunizieren. 💬
Fähigkeiten in der Bestandskontrolle
Sie können nicht wissen, was Sie bestellen müssen, wenn Sie nicht sicher sind, wie Ihr Lagerbestand aussieht. Aus diesem Grund sind fundierte Kenntnisse in der Lagerverwaltung ein Muss in der Beschaffungsbranche.
Gute Beschaffungsmanager wissen jederzeit, wie hoch ihre Lagerbestände sind und wie ihr Bestand aussieht. Sie denken voraus, bestellen mit ausreichender Vorlaufzeit, um die Versorgung aufrechtzuerhalten, und passen sich an alle Änderungen an, wenn Sie ein neues Projekt oder einen neuen Auftrag übernehmen. 📋
ERP-Kenntnisse
Glücklicherweise wird von Ihnen nicht erwartet, dass Sie auswendig wissen, ob ein bestimmter Vorrat zur Neige geht oder in einem bestimmten Bereich aufgestockt werden muss. Dafür gibt es Management-Tools für die Unternehmensressourcenplanung (ERP).
Wie viele und welche Ressourcen Sie verwalten müssen, hängt von Ihrer Rolle innerhalb des Beschaffungsteams ab. Grundsätzlich sollten Sie wissen, wie Sie den Lagerbestand verwalten und die Verfügbarkeit Ihres Teams planen, aber möglicherweise wird von Ihnen auch erwartet, dass Sie sich um Budgets oder Auftragnehmer kümmern. 📊
Wirtschaftliches Verständnis
Während Sie sich darauf konzentrieren, die besten Angebote für Lieferungen und Verträge für Ihr Unternehmen zu sichern, dürfen Sie das gesamtwirtschaftliche Umfeld nicht außer Acht lassen.
Beschaffungsmanager sollten die finanziellen Details und Pläne ihres Unternehmens in- und auswendig kennen, aber auch wissen, was in der Welt um sie herum geschieht. Faktoren wie Rezessionen, politische Unruhen und Herausforderungen in der Lieferkette können sich darauf auswirken, wie einfach es ist, Lieferungen zu erhalten und zu welchen Kosten – daher lohnt es sich, die gesamtwirtschaftlichen Rahmenbedingungen genau zu beobachten. 🌍
Fähigkeiten im Risikomanagement
Im Idealfall können Ihre Lieferanten Ihre Anforderungen erfüllen, Sie können Client-Aufträge pünktlich ausführen und Ihre Projekte laufen reibungslos. Das ist jedoch nicht immer der Fall, weshalb Beschaffungsleiter auch geschickt im Risikomanagement sein und Hindernisse erkennen müssen, bevor sie zu einem Problem werden.
Die besten Beschaffungsmanager wissen, wie man Risiken berechnet, Veränderungen überwacht und kleine Probleme antizipiert, bevor sie zu größeren Herausforderungen führen. Risikomanagement ist ein fester Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit und nicht etwas, das Sie nur dann in Betracht ziehen, wenn etwas schief läuft. ❌
Von Beschaffungsmanagern verwendete Tools und Techniken
Der Beschaffungsprozess ist langwierig und detailliert, und die Verwaltung so vieler Erwartungen, Budgets, Fristen und Anforderungen kann manchmal stressig sein. Aber Sie müssen das nicht alleine bewältigen. Es gibt zahlreiche Beschaffungstools und -techniken, die Prozesse beschleunigen, Aufgaben vereinfachen und einfachere Möglichkeiten zur Verwaltung des Workflows von Anfang bis Ende bieten.
Hier sind einige der beliebtesten Softwaretools und Techniken für das Beschaffungsmanagement, mit denen Beschaffungsmanager effektiver arbeiten können. 🤖
Rahmenbedingungen für das Beschaffungsmanagement
Es ist nicht realistisch, für jedes einzelne Projekt oder jeden einzelnen Beschaffungsbedarf einen langen Beschaffungsprozess durchzuführen, da dies Zeit kostet, die für andere wichtige Aufgaben fehlt. Eine Möglichkeit, dies zu umgehen, besteht darin, ein Beschaffungsmanagement-Framework einzurichten oder sich einem bestehenden anzuschließen.
Diese Rahmenwerke dienen als vorgefertigter Weg zu hochwertigen Lieferanten und Dienstleistungen, ohne dass ein vollständiger Ausschreibungs- oder Beschaffungsprozess durchgeführt werden muss. Damit diese Rahmenwerke für alle Beteiligten sinnvoll sind, sind hohe Bestell- oder Mengenvolumina erforderlich, sodass sie in der Regel von großen Organisationen und Behörden genutzt werden.
Projektmanagement-Tools
Zwar sind Beschaffungsmanager nicht direkt für die Durchführung von Projekten verantwortlich, doch ein solides Verständnis des Projektmanagements und die Nutzung der tools ihres Teams können ihnen einen Vorteil verschaffen und den Prozess vereinfachen.
Tools wie ClickUp optimieren das Projektmanagement und machen alles für das gesamte Unternehmen leichter zugänglich. Mit der Projekthierarchie von ClickUp können Sie den Fortschritt eines Projekts auf einen Blick erkennen, Hindernisse identifizieren, mit Projektmanagern über deren Beschaffungsbedarf kommunizieren und ein internes System aufbauen, das allen hilft, im Beschaffungswesen besser organisiert zu bleiben.
Im Gegensatz zu vielen generischen Projektmanagement-Tools verfügt ClickUp über spezielle Features, die eine einfache Anpassung an das Beschaffungsmanagement ermöglichen. Mit der Beschaffungsvorlage von ClickUp können Sie beispielsweise Ihren gesamten Prozess von Anfang bis Ende abwickeln, wobei alle Ihre Projekte, Aufgaben und Informationen an einem Ort zusammengefasst sind.
Tools für die Lieferantenbindung
Ein Großteil Ihrer täglichen Arbeit besteht darin, mit Lieferanten zu sprechen und gute Beziehungen zu ihnen zu pflegen. Die richtigen Software-Tools für die Kundenbindung und das Lieferantenmanagement können hier einen großen Unterschied machen und eine zeitaufwändige Aufgabe in einen Teil eines viel schnelleren Prozesses verwandeln.
ClickUp vereinfacht den Prozess der Lieferantenbindung, indem es alles an einem Ort zusammenfasst. Sie können nicht nur über Aufgaben, Kommentare und Echtzeit-Bearbeitung mit Teammitgliedern kommunizieren, sondern auch externe E-Mails verwalten – und das alles, ohne Ihre Plattform für Projektmanagement verlassen zu müssen.
Finden Sie die benötigten Informationen mithilfe einer der vielen ClickUp-Ansichten und kommunizieren Sie dann effizienter mit Ihren Lieferanten.
Risikomanagement-Tools
Das Risikomanagement ist ein wesentlicher Bestandteil der Rolle eines Beschaffungsmanagers. Von der Sicherstellung, dass Ihre Lieferanten Ihre Bestellungen tatsächlich erfüllen können, bis hin zur Verwaltung von Budgets, damit Sie Ihre Lieferanten pünktlich bezahlen können, gibt es viele Möglichkeiten, dass etwas schiefgeht.
Vereinfachen Sie den gesamten Prozess, indem Sie Tools und Features nutzen, um Ihr eigenes Risikomanagementsystem zu erstellen. Verwenden Sie die Risikomanagement-RisikoregisterVorlage von ClickUp, um mit dem Aufbau Ihrer eigenen internen Datenbank zu beginnen, die das Identifizieren, Mindern und Reflektieren von Risiken erleichtert, und probieren Sie ein Tool für die Prozessabbildung aus, um einen Workflow für das Risikomanagement zu erstellen.
Kombinieren Sie dies mit den Features für Aufgabenverwaltung und Projektmanagement von ClickUp, um Ihre gesamte tägliche Arbeit an einem Ort zu verwalten.
Tools für die Unternehmensressourcenplanung
Es ist fast unmöglich, die Beschaffung effektiv zu verwalten, wenn Sie nicht wissen, wie Ihr Lagerbestand aussieht, wie Ihr Bestand im Vergleich zu den Angaben Ihres POS-Systems aussieht, wie viele Teammitglieder Ihnen zur Verfügung stehen und mit welchen Budgetbeschränkungen Sie arbeiten müssen. Deshalb ist eine Software für die Unternehmensressourcenplanung und Logistik so vorteilhaft.
Die besten Beschaffungsmanager verstehen, wie ERP-Softwaretools funktionieren und wie sie diese zu ihrem Vorteil nutzen können. ERP-Tools decken alles ab, von der Mitarbeiterplanung bis zum Einkauf von Lagerbeständen, und welche Bereiche Sie verantworten, hängt von der Größe Ihres Unternehmens ab.
Ermutigen Sie Ihr Unternehmen, ein tool wie ClickUp einzusetzen, um Ihr Betriebsmanagement zu optimieren, sodass Sie nicht nur Materialien und Vorräte, sondern auch die Verfügbarkeit Ihrer Teammitglieder im Blick haben.
Da Ihre gesamte operative Strategieplanung und Ihr Ressourcenmanagement in einem System erfolgen, können Sie leichter überprüfen, ob Sie alles haben, was Sie brauchen – oder Entscheidungen auf der Grundlage dessen treffen, was Sie in Zukunft benötigen werden.
Schlüssel-Erkenntnisse und Tipps von erfahrenen Beschaffungsfachleuten
Um als Beschaffungsprofi erfolgreich zu sein, reicht es nicht aus, Daten zu analysieren und Verträge mit potenziellen Lieferanten auszuhandeln. Wenn Sie in dieser Branche Fuß fassen möchten, sollten Sie die Ratschläge von Experten berücksichtigen, die bereits Karriere in diesem Bereich gemacht haben.
Nehmen Sie an Branchen-Ereignissen teil
Es lohnt sich, Ihr Unternehmen in- und auswendig zu kennen, aber es ist auch nützlich, einen Schritt über den Tellerrand hinaus zu machen und sich mit der gesamten Branche auseinanderzusetzen.
Die Teilnahme an Branchen-Ereignissen bietet zahlreiche Vorteile. Sie haben die Möglichkeit, andere Personen in derselben Position wie Sie oder in einer höheren Position kennenzulernen und von ihnen zu lernen. Sie können potenzielle Kontakte, Lieferanten oder sogar Personalvermittler für eine zukünftige Rolle treffen. Sie können an Seminaren und Workshops teilnehmen, um Ihre Fähigkeiten aufzufrischen oder neue zu erlernen.
Die Teilnahme an Branchen-Ereignissen ist ein Muss, wenn Sie mehr als nur gut in Ihrem Job sein wollen. 💻
Erweitern Sie Ihr Netzwerk
Eine der Schlüssel-Fähigkeiten, die Sie als Beschaffungsprofi benötigen, ist die Fähigkeit, gut zu kommunizieren. Eine gute Möglichkeit, dies zu üben, ist das Networking und der Aufbau Ihrer eigenen persönlichen Community.
Bauen Sie sich eine Präsenz auf einer Plattform wie LinkedIn auf und erweitern Sie Ihre Liste der Follower, indem Sie sich als Vordenker oder unterstützendes Mitglied der Community profilieren. Knüpfen Sie Kontakte zu potenziellen Lieferanten oder Stakeholdern – entweder digital oder persönlich – und nutzen Sie Meetups und Branchenereignisse als ideale Plattform, um starke, dauerhafte Beziehungen aufzubauen. 📣
Suchen Sie sich einen Mentor
Eine weitere Möglichkeit, von den Erfahrungen und dem Fachwissen anderer zu profitieren, ist die Suche nach einem Mentor. Es gibt viele Menschen, die sich bereits einen Namen in der Beschaffungsbranche gemacht haben und gerne anderen zum Erfolg verhelfen.
Fragen Sie zunächst in Ihrem Unternehmen, ob dort jemand in Frage kommt, oder wenden Sie sich an Ihr Netzwerk. Wenn Sie in Ihrem Netzwerk niemanden finden, versuchen Sie, es zu erweitern – oder wenden Sie sich an Personen, die Sie bewundern, und fragen Sie, ob sie Ihnen dabei helfen können. 🏆
Starten oder fördern Sie Ihre Karriere als Beschaffungsmanager
Als Beschaffungsmanager benötigen Sie nicht nur Fähigkeiten und Fachwissen, sondern müssen auch wissen, wann Sie Aufgaben oder Prozesse an Tools und Software delegieren sollten. Die Wahl der richtigen Software kann Ihnen dabei helfen, Workflows zu optimieren, einfache Aufgaben zu automatisieren und sich einen besseren Überblick zu verschaffen, damit Sie strategischere Entscheidungen treffen können.
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