Haben Sie sich jemals gefragt, wie ein Tag im Leben eines Beschaffungsleiters aussieht? Es ist eine Rolle, die sich geheimnisvoll und verwirrend anfühlen kann, wenn man sie nicht selbst ausübt. Heute wollen wir Ihnen zeigen, wie das Leben eines Beschaffungsleiters aussieht und was es beinhaltet.
In diesem ausführlichen Leitfaden erfahren Sie, was ein Beschaffungsleiter ist, was zu seinen täglichen Aufgaben gehört, welche Fähigkeiten und Techniken er hat und wie Sie eine erfolgreiche Karriere in der Beschaffungsbranche aufbauen können. 💼
Was ist ein Beschaffungsmanager?
Die Rolle eines Beschaffungsmanagers besteht darin, das Management der Versorgungskette und den Einkauf (oder die Beschaffung) von Materialien, Dienstleistungen oder Vorräten durch das Unternehmen zu überwachen. Zu seinen Aufgaben gehört es, die richtigen Lieferanten zu finden, die Kosten für Verträge oder Bestellungen auszuhandeln und die besten Dienstleistungen oder Materialien zum besten Wert zu beschaffen.
Obwohl in diesem Artikel von Beschaffungsmanagern die Rede ist, kann die Rolle auch als Einkaufsmanager oder Beschaffungsspezialist bezeichnet werden. Der genaue Titel hängt von den Unternehmensrichtlinien ab, aber die Rolle ist dieselbe - die effiziente Beschaffung von Waren für das Unternehmen.
Typischer Tag eines Beschaffungsmanagers
Kommen wir gleich zu den Aufgaben, die ein Beschaffungsmanager tagtäglich zu erledigen hat. Diese Aufgaben werden in den Stellenbeschreibungen oft nur vage erwähnt. Im Folgenden wollen wir uns die Aufgaben genauer ansehen, damit Sie entscheiden können, ob dies die richtige Rolle für Sie ist.
Arbeit an Einkaufsverträgen
Ein großer Teil der Rolle eines Beschaffungsmanagers besteht darin, für das Unternehmen ein großes Angebot zu beschaffen. Dazu gehört auch die Arbeit an Kaufverträgen - Verträgen, in denen Sie sich verpflichten, eine bestimmte Menge eines Produkts oder einer Dienstleistung gegen einen Rabatt zu kaufen. 🤝
Die Verwaltung von Kaufverträgen und Verträgen nimmt viel Zeit in Anspruch, was bedeutet, dass viele Manager einen Teil ihres Tages mit Verhandlungen, der Überprüfung von Verträgen und dem Abschluss von Vereinbarungen verbringen. Diese Aufgaben können jedoch auch auf wöchentlicher oder monatlicher Basis erledigt werden.
Einmal vereinbart, sichern diese Verträge einen Rabatt auf Dienstleistungen oder Lieferungen im Laufe der Zeit, was es für alle Beteiligten einfacher macht, Kosten vorherzusagen und Budgets einzuhalten.
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Sicherstellung der Einhaltung
Als Beschaffungsmanager brauchen Sie ein gutes Verständnis von Prozessen und Verfahren, um sicherzustellen, dass Sie die Vorschriften einhalten. Zu Ihrer Rolle gehört es, Beschaffungsrichtlinien und -verfahren zu erstellen und einzuhalten, Risiken zu managen und Audits durchzuführen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. ⚖️
Die Einhaltung Ihrer eigenen internen Beschaffungsrichtlinien ist von entscheidender Bedeutung, da Sie andernfalls von potenziellen Lieferanten angefochten oder der Bevorzugung oder Bestechung bezichtigt werden können. Sie müssen nicht nur Ihre eigenen Richtlinien einhalten, sondern auch überprüfen, ob Ihre Lieferanten über angemessene Richtlinien verfügen - vor allem, wenn Sie Empfänger von Fördermitteln oder staatlichen Zuschüssen sind, die Sie dazu verpflichten.
Verwenden Sie diese ClickUp-Vorlage für die Planung und das Management der Einhaltung der Vorschriften, einschließlich der Bewertung der Anforderungen, der Messung des Fortschritts und der Abhilfemaßnahmen
Bewertung von Lieferanten
Bevor Sie eine Kaufvereinbarung mit einem Lieferanten unterzeichnen können, müssen Sie zunächst den richtigen Lieferanten finden. Zu den Aufgaben eines Beschaffungsexperten gehört es, potenzielle Lieferanten ausfindig zu machen, eine Liste zu erstellen und sie dann zu bewerten, um den besten Anbieter zu finden.
Sofern es sich nicht um ein kleines Unternehmen handelt, sind an dieser Aufgabe auch andere Mitglieder des Teams beteiligt, und es kann sein, dass eine endgültige Entscheidung erst auf Vorstandsebene getroffen werden muss. Das Einkaufsteam wird zusammenarbeiten, um Lieferanten zu finden, Referenzen zu prüfen, Angebote einzuholen mit
und verwenden Sie einen Rahmen oder eine Bewertungsmethode, um sie gegeneinander oder über die gesamte Lieferkette hinweg zu bewerten.
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Personal verwalten und koordinieren
Wenn Sie die Rolle eines Einkaufs- oder Beschaffungsleiters haben, steht Ihnen oft ein Beschaffungsteam zur Seite, das Sie in Ihrem Aufwand unterstützt, das beste Angebot für Ihr Unternehmen zu erhalten. Die Rolle eines Managers besteht darin, die Mitarbeiter zu koordinieren und sie zu befähigen, ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen. 🎉
In einer größeren Organisation leiten Sie möglicherweise einen Bereich von Support-Mitarbeitern auf der Einstiegsebene und Beschaffungsbeauftragten. Je nach Struktur Ihres Teams kann Ihre Rolle darin bestehen, Aufgaben zuzuweisen, Schulungen zu überwachen, Unterstützung anzubieten und als Führungskraft zu agieren, um Ihr Team zum Erfolg zu führen.
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Maintaining updated data
In der Welt des Einkaufs und der Beschaffung gibt es eine Menge Daten. Alles, von Ihrem
zu den genauen Stückpreisen für jedes Material oder Hilfsmittel, das Sie jemals kaufen möchten. 📝
Wenn Sie allein oder in einem kleinen Team arbeiten, gehört es zu Ihren täglichen Aufgaben, diese Daten zu pflegen und dafür zu sorgen, dass sie aktuell und korrekt sind. In einem größeren Team kann diese Rolle auch von einem Beschaffungsbeauftragten oder Assistenten übernommen werden.
Schlüsselqualifikationen für einen erfolgreichen Beschaffungsmanager
Nachdem wir nun mit einigen der täglichen oder wöchentlichen Aufgaben eines Beschaffungsmanagers vertraut sind, wollen wir nun einen genaueren Blick auf die Fähigkeiten und Kenntnisse werfen, die Sie benötigen, um erfolgreich zu sein.
Verhandlungsgeschick
Ausgezeichnete Beschaffungsfachleute sind brillante Verhandlungsführer. Auf diese Fähigkeit werden Sie sich immer wieder verlassen, wenn es darum geht, günstige Rabatte zu erzielen und Einkaufsvereinbarungen mit Ihren gefragtesten Lieferanten zu treffen.
Wenn dies derzeit nicht zu Ihren Stärken gehört, sollten Sie einen Kurs in
oder versuchen Sie, Arbeitserfahrung in einem Bereich zu sammeln, in dem diese Fähigkeiten besonders gefragt sind, z. B. im Verkauf. Um in der Beschaffungsbranche Erfolg zu haben, müssen Sie in der Lage sein, Ihren Standpunkt zu formulieren, zu verhandeln und ein besseres Angebot zu erhalten als das, was Sie anderswo finden können - dies sollte also ganz oben auf Ihrer Liste stehen. 💡
Analytische Fähigkeiten
Beschaffungsmanager treffen viele Entscheidungen. Das bedeutet, dass Sie wissen müssen, wie man Daten analysiert, um die bestmögliche Entscheidung zu treffen, die Sie zu diesem Zeitpunkt treffen können.
Führungskräfte im Einkauf wissen, wie sie Daten interpretieren, was sie damit zu erledigen haben und wie sie sie für ihre Entscheidungen nutzen können. Sie können die ihnen zur Verfügung stehenden Daten nutzen, wissen, wo sie um Erkenntnisse bitten können, die ihnen nicht zur Verfügung stehen, und können all ihr Wissen kombinieren, um den richtigen Lieferanten auszuwählen. ✅
Management von Beziehungen zu Lieferanten
Es mag sich so anhören, als ginge es bei der Beschaffung nur um Daten und Lieferungen, aber in Wirklichkeit geht es um eine Menge Beziehungen und Kommunikationsfähigkeiten. Wenn Sie keine starken Verbindungen aufbauen können, ist es unwahrscheinlich, dass Sie langfristige Partnerschaften mit anderen eingehen können.
Angehende Beschaffungsmanager müssen sich auf Kommunikation, Zuhören und soziale Kompetenz konzentrieren, wenn sie in dieser Branche erfolgreich sein wollen. Sie müssen wissen, wie man Menschen kennenlernt, ihre Wünsche und Bedürfnisse versteht und in der Lage ist, in allen Phasen des Beschaffungsprozesses effektiv zu kommunizieren. 💬
Fähigkeiten zur Bestandskontrolle
Sie können nicht wissen, was Sie in welcher Reihenfolge bestellen müssen, wenn Sie nicht wissen, wie Ihre Lagerbestände aussehen. Aus diesem Grund sind gute Kenntnisse der Bestandskontrolle ein Muss in der Beschaffungsbranche.
Gute Beschaffungsmanager wissen jederzeit, wie ihre Lagerbestände und ihr Inventar aussehen. Sie denken vorausschauend und bestellen mit genügend
vorlaufzeit
dass Sie das Angebot aufrechterhalten und sich an Änderungen anpassen können, wenn Sie ein neues Projekt oder einen neuen Auftrag übernehmen. 📋
ERP-Kenntnisse
Glücklicherweise müssen Sie nicht auswendig wissen, ob ein bestimmtes Angebot knapp wird oder ob Sie das Angebot in einem bestimmten Bereich erhöhen müssen. Dafür gibt es Enterprise Resource Planning (ERP) Management Tools.
Wie viele und welche Ressourcen Sie verwalten müssen, hängt von Ihrer Rolle innerhalb des Beschaffungsteams ab. Grundsätzlich sollten Sie wissen, wie man Bestände verwaltet und die Verfügbarkeit Ihres Teams plant, aber es kann auch sein, dass man von Ihnen erwartet, dass Sie mit Budgets oder Auftragnehmern umgehen. 📊
Wirtschaftliches Verständnis
Während Sie sich darauf konzentrieren, für Ihr Unternehmen die besten Angebote für Lieferungen und Verträge zu sichern, dürfen Sie die wirtschaftlichen Zusammenhänge nicht außer Acht lassen.
Beschaffungsmanager sollten die finanziellen Details und Wachstumspläne ihres Unternehmens in- und auswendig kennen, aber auch wissen, was in der Welt um sie herum geschieht. Faktoren wie Rezessionen, politische Unruhen und Herausforderungen in der Lieferkette können alle einen Einfluss darauf haben, wie leicht und zu welchen Kosten Lieferungen zu erhalten sind - es lohnt sich also, das größere wirtschaftliche Bild genau im Auge zu behalten. 🌍
Fähigkeiten im Risikomanagement
Im Idealfall können Ihre Lieferanten Ihren Bedarf decken, Sie können die Aufträge Ihrer Kunden pünktlich erfüllen, und Ihre Projekte verlaufen reibungslos. Das ist jedoch nicht immer der Fall. Deshalb müssen Beschaffungsleiter auch im Risikomanagement versiert sein und Hindernisse erkennen, bevor sie zu einem Problem werden.
Die besten Beschaffungsmanager sind in der Lage, Risiken zu kalkulieren, Veränderungen zu überwachen und kleine Probleme zu erkennen, bevor sie sich zu größeren Herausforderungen entwickeln. Risikomanagement ist ein fester Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit und nicht erst dann, wenn etwas schief läuft. ❌
Tools und Techniken, die von Beschaffungsmanagern verwendet werden
Der Beschaffungsprozess ist langwierig und detailliert, und die Verwaltung so vieler Erwartungen, Budgets, Fristen und Anforderungen kann sich manchmal stressig anfühlen. Aber das ist nichts, was Sie allein bewältigen müssen. Es gibt zahlreiche Tools und Techniken für die Beschaffung, die Prozesse beschleunigen, Aufgaben vereinfachen und die Verwaltung des Arbeitsablaufs von Anfang bis Ende erleichtern.
Hier sind einige der beliebtesten
software-Tools für das Beschaffungsmanagement
und Techniken, die Beschaffungsmanager nutzen, um effektiver zu arbeiten. 🤖
Rahmenwerk für das Beschaffungsmanagement
Ein langwieriger Beschaffungsprozess für jedes einzelne Projekt oder jeden einzelnen Bedarf ist nicht realistisch und nimmt Zeit für andere wertvolle Aufgaben weg. Eine Möglichkeit, dies zu umgehen, ist die Einstellung oder der Beitritt zu einem bestehenden Rahmen für das Beschaffungsmanagement.
Diese Rahmenwerke bieten einen fertigen Weg zu Qualitätslieferanten und -dienstleistungen, ohne dass ein vollständiger Ausschreibungs- oder Beschaffungsprozess durchgeführt werden muss. Damit sich diese Rahmenwerke für alle Beteiligten lohnen, sind hohe Auftrags- oder Mengenvolumina erforderlich, weshalb sie in der Regel von großen Organisationen und Behörden genutzt werden.
Tools für das Projektmanagement
Auch wenn Beschaffungsmanager nicht direkt für die Durchführung von Projekten zuständig sind, so können sie doch durch ein solides Verständnis des Projektmanagements und den Einsatz der Tools ihres Teams einen Vorteil erlangen und den Prozess vereinfachen.
Suchen, setzen oder sortieren Sie den Status von Aufgaben in der Listenansicht von ClickUp, um den Fortschritt aller Arbeiten zu sehen
Tools wie
ClickUp
rationalisieren Sie das Projektmanagement und machen Sie alles für die gesamte Organisation zugänglich. Mit
ClickUp's Projekt Hierarchie
mit der ClickUp-Projekthierarchie können Sie den Fortschritt eines Projekts auf einen Blick erkennen, Hindernisse identifizieren, mit den Projektmanagern über ihren Lieferbedarf kommunizieren und ein internes System aufbauen, das allen Beteiligten hilft, bei der Beschaffung besser organisiert zu bleiben.
Im Gegensatz zu vielen allgemeinen Tools für das Projektmanagement verfügt ClickUp über spezielle Features, die eine Anpassung an das Beschaffungsmanagement erleichtern. Zum Beispiel die
Beschaffungsvorlage von ClickUp
ermöglicht es Ihnen, Ihren gesamten Prozess von Anfang bis Ende zu steuern, mit all Ihren Projekten, Aufgaben und Informationen an einem Speicherort.
Supplier Engagement Tools
Ein großer Teil Ihrer täglichen Arbeit besteht darin, mit Lieferanten zu sprechen und eine gute Beziehung zu ihnen zu pflegen. Das richtige Engagement und
software-Tools für das Lieferantenmanagement
können hier einen großen Unterschied ausmachen, da sie eine zeitraubende Aufgabe in einen viel schnelleren Prozess verwandeln.
Kommentar-Threads sorgen dafür, dass Unterhaltungen innerhalb einer Aufgabe geordnet bleiben, damit Benutzer nicht durch jeden Kommentar scrollen müssen
ClickUp vereinfacht den Prozess der Lieferanteneinbindung, indem es alles an einem Ort zusammenfasst. Sie können nicht nur mit Teammitgliedern über Aufgaben, Kommentare und Echtzeit-Bearbeitung kommunizieren, sondern auch externe E-Mails verwalten - und das alles, ohne Ihre Projektmanagement-Plattform zu verlassen.
Finden Sie die Informationen, die Sie benötigen, mit einer der vielen
ClickUp Ansichten
und melden Sie sich dann auf effizientere Weise bei Ihren Lieferanten.
Tools für das Risikomanagement
Das Risikomanagement ist ein wesentlicher Bestandteil der Rolle eines Beschaffungsmanagers. Sie müssen sich vergewissern, dass Ihre Lieferanten tatsächlich mit Ihren Anforderungen mithalten können
bis hin zur Verwaltung von Budgets, damit Sie Ihre Lieferanten pünktlich bezahlen können, gibt es viele Möglichkeiten, etwas falsch zu machen.
Vereinfachen Sie den gesamten Prozess, indem Sie Tools und Features nutzen, um Ihr eigenes Risikomanagementsystem zu erstellen. Nutzen Sie die
Vorlage für das Risikomanagement-Risikoregister von ClickUp
um mit dem Aufbau einer eigenen internen Datenbank zu beginnen, die das Erkennen, Abschwächen und Reflektieren von Risiken erleichtert, und versuchen Sie eine
um einen Workflow für das Risikomanagement zu erstellen.
Kombinieren Sie dies mit ClickUp's
und Projektmanagement-Features, mit denen Sie alle Ihre täglichen Arbeiten an einem Ort zusammenfassen können.
Enterprise resource planning tools
Es ist fast unmöglich, die Beschaffung effektiv zu verwalten, wenn Sie nicht wissen, wie Ihr Bestand aussieht, wie Ihr Lagerbestand im Vergleich zu den Angaben Ihres Kassensystems aussieht, wie viele Mitglieder Ihres Teams Ihnen zur Verfügung stehen und mit welchen Budgetvorgaben Sie arbeiten. Aus diesem Grund sind Enterprise Resource Planning und
so vorteilhaft ist.
Die besten Beschaffungsmanager verstehen, wie
arbeit und wie man sie zu seinem Vorteil nutzen kann. ERP tools decken alles ab, von der Personaleinsatzplanung bis zum Einkauf von Lagerbeständen, und für welche Bereiche Sie zuständig sind, hängt von der Größe Ihres Unternehmens ab.
Passen Sie Ihren Workflow an, sehen Sie alle Projektdetails mit den zugewiesenen Teammitgliedern auf einer Plattform an und geben Sie Ressourcen mit dem Projektmanagement in ClickUp frei
Ermutigen Sie Ihr Unternehmen, ein Tool wie ClickUp zu nutzen, um Ihre Abläufe zu optimieren
betriebsmanagement
so können Sie nicht nur Material und Vorräte, sondern auch die Verfügbarkeit der Mitglieder Ihres Teams überwachen.
Mit all Ihren
da Planung und Ressourcenmanagement in einem einzigen System erfolgen, ist es einfacher, schnell zu überprüfen, ob alles vorhanden ist, was Sie brauchen - oder Entscheidungen auf der Grundlage dessen zu treffen, was Sie in Zukunft brauchen werden.
Schlüssel-Lektionen und Tipps von erfahrenen Beschaffungsexperten
Ein erfolgreicher Beschaffungsexperte zu sein, bedeutet nicht nur, Daten zu analysieren und mit potenziellen Lieferanten zu verhandeln. Wenn Sie es in dieser Branche zu etwas bringen wollen, sollten Sie diese Ratschläge von Experten beachten, die in diesem Space bereits Karriere gemacht haben.
Besuchen Sie Veranstaltungen der Branche
Es lohnt sich, das eigene Unternehmen in- und auswendig zu kennen, aber es ist auch sinnvoll, einen Schritt über den Tellerrand zu wagen und sich mit der Branche vertraut zu machen.
Die Teilnahme an Veranstaltungen der Branche bietet mehrere Vorteile. Sie haben die Möglichkeit, andere zu treffen, die sich in der gleichen Position wie Sie befinden oder schon weiter fortgeschritten sind, und von ihnen zu lernen. Sie können potenzielle Kontakte, Lieferanten oder sogar Personalvermittler für eine zukünftige Rolle treffen. Sie können Seminare und Workshops besuchen, um Ihre Kenntnisse aufzufrischen oder neue zu erwerben.
Die Teilnahme an Veranstaltungen der Branche ist ein Muss, wenn Sie mehr erledigen wollen, als nur gut in Ihrem Job zu sein. 💻
Erweitern Sie Ihr Netzwerk
Eine der Schlüsselqualifikationen, die Sie als Beschaffungsexperte benötigen, ist die Fähigkeit, gut zu kommunizieren. Eine gute Möglichkeit, dies zu üben, ist die Vernetzung und der Aufbau einer eigenen Community.
Beginnen Sie mit dem Aufbau einer Präsenz auf einer Plattform wie LinkedIn und erweitern Sie die Liste Ihrer Follower, indem Sie ein Vordenker oder unterstützendes Mitglied der Community werden. Knüpfen Sie digital oder persönlich Kontakte zu potenziellen Lieferanten oder Stakeholdern und nutzen Sie Meetings und Branchenereignisse als perfekte Brücke zum Aufbau starker, dauerhafter Beziehungen. 📣
Suchen Sie sich einen Mentor
Eine weitere Möglichkeit, von der Erfahrung und dem Fachwissen anderer zu profitieren, besteht darin, sich einen Mentor zu suchen. Es gibt viele Menschen, die bereits einen Weg in der Beschaffungsbranche eingeschlagen haben und anderen gerne dabei helfen, ebenfalls erfolgreich zu sein.
Erkundigen Sie sich zunächst in Ihrem Unternehmen, ob eine Person in Frage kommt, oder wenden Sie sich an Ihr Netzwerk. Wenn es in Ihrem Netzwerk niemanden gibt, versuchen Sie, es zu erweitern - oder setzen Sie sich mit Menschen in Verbindung, die Sie bewundern, und fragen Sie, ob sie so etwas anbieten. 🏆
Starten oder fördern Sie Ihre Karriere als Beschaffungsmanager
Als Beschaffungsmanager müssen Sie nicht nur über Fachwissen und Erfahrung verfügen, sondern auch wissen, wann Sie Aufgaben oder Prozesse an Tools und Software delegieren können. Die Wahl der richtigen Software kann Ihnen helfen, Arbeitsabläufe zu rationalisieren, einfache Aufgaben zu automatisieren und ein klareres Bild zu erhalten, damit Sie strategischere Entscheidungen treffen können.
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