Als Eigentümer eines kleinen Unternehmens verlassen Sie sich wahrscheinlich auf Notepads, Haftnotizen und einfache Tabellen, um Ihr Geschäft zu verwalten und die Nachverfolgung zu gewährleisten, wer was, wie viel und wann kauft.
Diese Tools helfen Ihnen dabei, wichtige Kundeninformationen zu sammeln, Ihren Bestand zu verwalten und vieles mehr. Wenn Ihr Geschäft jedoch wächst, reichen Haftnotizen und Notizblöcke nicht mehr aus, um wichtige Daten zu speichern. Hier kommt die Customer Relationship Management-Software ins Spiel.
Ein CRM-Tool wird Ihre Geschäftsabläufe und die Kommunikation mit bestehenden Kunden und neuen Interessenten verändern. Es kann starke Beziehungen zu Ihren Clients fördern und die Gesamteffizienz steigern.
Wenn Sie jedoch noch nicht bereit sind, sich für eine spezielle CRM-Software zu entscheiden, probieren Sie eine CRM-Vorlage in Excel aus. Viele Geschäfte in ihrer Anfangsphase entscheiden sich für ein CRM auf Excel-Basis, da es vertraut, anpassbar und fast kostenlos ist.
Dieser umfassende Leitfaden zeigt Ihnen, wie ein Excel-CRM funktioniert, wie Sie eines erstellen können und wie Sie mit einigen kostenlosen CRM-Vorlagen loslegen können.
Was ist ein Excel-CRM?
Ein Excel-CRM ist ein Kundenbeziehungsmanagementsystem, das die Funktionen von Microsoft Excel nutzt, um Kundendaten, Interaktionen und Verkaufsprozesse zu organisieren und zu verwalten.
Excel CRM ist eine flexible und anpassbare Plattform, mit der kleine Unternehmen Beziehungen zu Clients pflegen und Vertriebsprozesse optimieren können.
Mit einem Excel-CRM können Sie Ihren Vertriebsprozess effizient organisieren und Ihre Lead-Daten mühelos verwalten.
Sie oder Ihr Vertriebsteam können die CRM-Daten regelmäßig aktualisieren, benutzerdefinierte Phasen und Lead-Quellen hinzufügen und Daten exportieren. All diese wichtigen Informationen sind auch für Ihre Stakeholder leicht zugänglich.
Vorteile der Verwendung von Excel als CRM
Vertrautheit und Zugänglichkeit
Von Studenten bis hin zu Fachleuten – jeder weiß, wie man Excel verwendet, sodass der Übergang zu einem Excel-CRM nahtlos verläuft.
Excel ist weit verbreitet und erfordert keine spezielle Schulung. Microsoft Excel und seine Alternativen sind leicht zu erlernen und es gibt mehrere kostenlose Online-Tutorials.
Kosteneffizienz
Kleine Unternehmen können aufgrund der hohen Preise oft nicht in Softwarelösungen investieren. Bei Microsoft Excel ist der Preis kein Problem, da die Web-App kostenlos genutzt werden kann. Selbst wenn Sie die kostenpflichtige Desktop-Version benötigen, ist diese günstiger als ein herkömmliches CRM.
Die Microsoft Excel-Desktop-App ist als Teil eines Abonnements zusammen mit der Microsoft Office-Suite erhältlich. Dadurch benötigen Sie keine zusätzliche Software und können Kosten sparen.
Benutzerdefinierte Anpassung
Microsoft Excel ist bekannt für seine praktischen Funktionen und ermöglicht es Ihnen, Ihr CRM ganz nach Ihren Bedürfnissen anzupassen. Möchten Sie benutzerdefinierte Felder für bestimmte Kunden definieren? Dann legen Sie diese einfach an. Möchten Sie die Schritte innerhalb der Vertriebspipeline entsprechend Ihrer Arbeitsweise umbenennen? Nehmen Sie die Änderung vor und fahren Sie fort.
Sie können auch die vielen verfügbaren CRM-Vorlagen verwenden, um eine CRM-Tabellenvorlage zu entwerfen, die perfekt auf Ihre Prozesse und Anforderungen abgestimmt ist.
Integration mit anderen Microsoft Office-Apps
MS Excel lässt sich nahtlos in andere Microsoft Office-Anwendungen wie MS Word und Outlook integrieren. So erhalten Sie einen ganzheitlichen Ansatz für das Management Ihrer Kundenbeziehungen.
Egal, ob Sie Vertriebsmitarbeiter oder Eigentümer sind – mit Excel-Integrationen können Sie ohne zusätzliche Kosten eine beeindruckende und personalisierte Oberfläche für Ihre Daten erstellen.
Vorgefertigte Vorlagen
Aufgrund der Beliebtheit von Excel als CRM stehen Ihnen verschiedene vorgefertigte CRM-Excel-Vorlagen zur Verfügung, darunter Vorlagen für die Buchhaltung, für Verkaufschancen und andere.
Kopieren Sie einfach die verfügbaren Vorlagen, geben Sie die relevanten Daten in die benutzerdefinierten Felder ein, und schon können Sie loslegen. Von Vorlagen für die Ressourcenplanung bis hin zu Vorlagen für das Kundenmanagement – wählen Sie diejenigen aus, die Ihren geschäftlichen Anforderungen am besten entsprechen.
So erstellen Sie ein CRM in Excel: Schritte und Tipps
Der Aufbau eines Excel-CRM erfordert sorgfältigen Plan und Organisation. Hier finden Sie die wichtigsten Schritte und CRM-Tipps, die Sie durch den Prozess führen.
Schritt 1: Definieren Sie Ihre Ziele
Definieren Sie klar Ihre CRM-Ziele und was Sie mit dem tool erreichen möchten. Ihr Ziel könnte sein, das Lead-Management zu verbessern, Kundenbeziehungen zu pflegen oder Vertriebsprozesse zu optimieren.
Schritt 2: Excel-Tabellen erstellen
Sobald Sie und Ihr Team sich über Ihre zukünftigen Ziele einig sind, verwenden Sie verschiedene Excel-Tabellen, um Informationen zu kategorisieren. Zum Erstellen von CRM-Vorlagen benötigen Sie die folgenden Tabellen:
- Erstellen Sie ein Blatt mit einer Liste Ihrer Kontakte, um Kontaktinformationen einfach zu speichern und anzuzeigen.
- Erstellen Sie ein Unternehmens-Blatt, das speziell für die Verwaltung von Daten für Ihre B2B-Vertriebskontakte und Clients vorgesehen ist.
- Entwickeln Sie eine Pipeline-Tabelle für die Nachverfolgung der Kommunikation mit Kunden, um Clients zu betreuen und den Status des Leads für eine effektive Verkaufsüberwachung zu aktualisieren.
- Verwenden Sie ein Blatt „Einstellungen“, um Details wie Kontaktarten, Pipeline-Phasen, Deal-Status und Lead-Quelle einzufügen.
Schritt 3: Datenpunkte identifizieren
Die Speicherung und Pflege Ihrer Kontaktdaten an einem Ort kann Ihnen bei der Kommunikation mit potenziellen Kunden viel Zeit sparen. Außerdem vermeiden Sie so das Verlegen von Daten und ersparen sich einen zeitaufwändigen Datenwiederherstellungsprozess.
Navigieren Sie in der CRM-Vorlage zu Ihrem Kontaktblatt. Stellen Sie sicher, dass Sie für alle Ihre Kunden wichtige Details wie Name, Telefonnummer, Adresse, E-Mail-Adresse, Kaufdetails, Kaufhistorie, Kommunikationsprotokolle und andere relevante B2B-CRM-Daten konsistent überwachen. Zu diesem Zeitpunkt müssen Sie auch alle benutzerdefinierten Felder oder Daten definieren, die Sie erfassen und verfolgen möchten.
Geben Sie alle verfügbaren Daten für jeden Kunden in die Excel-Arbeitsmappe ein, um in Zukunft eine nahtlose Kommunikation zu ermöglichen.
Schritt 4: Daten eingeben
Sobald Ihre Excel-Datenbank fertig ist, geben Sie Informationen zu Geschäftsmöglichkeiten und andere relevante Daten in die vorgefertigte Vertriebspipeline ein. Sie können diese mit Ihren Vertriebsprozessen verknüpfen, um die Genauigkeit und Konsistenz zu maximieren und die Integrität Ihres CRM-Systems zu gewährleisten.
Vertriebsmitarbeiter verwenden benutzerdefinierte Felder im Vertriebs-CRM, um Verkaufschancen zu kategorisieren und zu verfolgen und die Art des Verkaufs oder der Dienstleistung hinzuzufügen, die von potenziellen Kunden angefordert wird.
Verfolgen Sie Ihren Fortschritt mit Dashboard-Updates, die Sie über Veränderungen in der Pipeline informieren. Wenn Ihr Vertriebsprozess bereits vordefiniert ist oder die Vertriebs-Pipeline-Vorlage nicht Ihren Anforderungen entspricht, können Sie sie ganz einfach benutzerdefiniert anpassen.
Schritt 5: Formeln und Funktionen implementieren
Nutzen Sie die Formeln und Funktionen von Excel, um Berechnungen zu automatisieren, Daten zu analysieren und Prozesse zu optimieren. Als Beispiel können Sie SUMIFS verwenden, um Verkaufszahlen zu verfolgen, und COUNTIFS, um Kundeninteraktionen zu analysieren. Machen Sie Ihre CRM-Vorlage zu einem anpassbaren Verkaufsprozess, der sich mit dem Wachstum Ihres Geschäfts weiterentwickeln kann.
Sie können auch Pivottabellen erstellen, um Ihre Pipeline schnell zu sortieren und zu filtern und so Ihre Daten zu verwalten und zu analysieren.
Sortieren Sie Ihre Vertriebspipeline-Tabelle nach dem geschätzten Wert einer Verkaufschance oder wählen Sie das Dropdown-Menü und sortieren Sie die Daten von A bis Z.
Schritt 6: Entwerfen Sie optisch ansprechende Dashboards
Erstellen Sie in Ihrem Excel-basierten CRM visuell ansprechende Dashboards, die eine schnelle Übersicht über wichtige Metriken bieten. Verwenden Sie Diagramme und Grafiken, um Datentrends effektiv darzustellen.
Hier sind einige kurze Tipps, die Sie bei der Verwendung einer Excel-CRM-Vorlage beachten sollten:
- Aktualisieren Sie Ihr CRM regelmäßig, um Genauigkeit und Relevanz sicherzustellen.
- Schulen Sie Ihr Team in der effizienten Nutzung des Excel-CRM.
- Führen Sie ein regelmäßiges Backup Ihrer Excel-Dateien durch, um Datenverluste zu vermeiden.
5 CRM-Vorlagen in Excel: Features und ihre Verwendung
1. Excel-CRM-Vorlage für Kontaktprotokolle
Erfassen Sie Details zu jedem Kontakt mit einem Kunden oder Interessenten, die Art des Kontakts, den Zweck und Folgeaktionen in einer Excel-Vorlage für Kontakt-CRM.
Diese Excel-CRM-Vorlage von Vertex42 hilft Ihnen dabei, Ihre Kontaktliste zu verwalten und den richtigen Kunden zum richtigen Zeitpunkt zu erreichen. So vermeiden Sie, dass Sie einen bestehenden Kunden mit unerwünschten Nachrichten zuspammen.
2. CRM-Excel-Vorlage für den Verkaufstrichter
Die Verwaltung des Verkaufstrichters ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Diese Excel-Vorlage für den Verkaufstrichter von Salesflare ist praktisch, wenn Fachleute und Kleinunternehmer einfach grundlegende Details eingeben möchten, um anstehende Geschäfte, voraussichtliche Abschlussdaten und den Fortschritt der Kontaktaufnahme (PoC) mit einem potenziellen Client zu verfolgen.
Eine solche Vorlage hilft Ihnen auch dabei, den Fortschritt in der Pipeline, die Größe des Geschäfts usw. zu verfolgen.
3. Excel-CRM-Vorlage für Verkaufsprotokolle
Mit dieser Excel-Vorlage für Verkaufsprotokolle von Vertex42 können Sie jeden Verkauf mit zusätzlichen Details wie Kosten, gewährten Rabatten und Rechnungsnummern erfassen. Mit dieser Vorlage behalten Sie ganz einfach den Überblick über Ihre täglichen, wöchentlichen und monatlichen Verkäufe.
Erstellen Sie mit dieser benutzerfreundlichen und kostenlosen CRM-Excel-Vorlage Berichte über durchschnittliche Ticketgrößen, Gesamtumsätze und vieles mehr.
4. Excel-CRM-Vorlage für den Opportunity-Bericht
Als Vertriebsleiter müssen Sie regelmäßig die Chancen überprüfen, potenzielle Clients zu Vertragsabschlüssen zu bewegen. Diese Excel-CRM-Vorlage für Chancen von Close.com hilft Ihnen dabei, über die Leistung jedes Vertriebsmitarbeiters auf dem Laufenden zu bleiben, verlorene Geschäfte zu verfolgen, in Geschäfte in der Endphase einzugreifen und Ihre besten Verkaufschancen zu priorisieren.
5. Excel-CRM-Vorlage für Umsatzprognosen
Als Eigentümer des Geschäfts ist die Vorhersehbarkeit der Umsätze der Schlüssel zu einer besseren Planung und genaueren Umsatzprognosen.
Verwenden Sie diese Excel-Vorlage für Umsatzprognosen von Spreadsheet.com, um zukünftige Umsätze vorherzusagen. Sie können den Umsatz des Geschäfts prognostizieren und nach Unternehmenstyp, Vertriebsmitarbeiter und Phase filtern.
Einschränkungen eines Excel-CRM
Excel-CRMs bieten zwar mehrere Vorteile, haben aber auch einige Limite, die es zu berücksichtigen gilt:
Begrenzte Skalierbarkeit
Excel ist nicht für die Verwaltung umfangreicher Datenbanken ausgelegt. Wenn Ihr Geschäft wächst, kann es schwierig werden, große Mengen an Kundendaten mit einer CRM-Tabelle zu verwalten.
Herausforderungen bei der Zusammenarbeit
Wenn Ihr Team wächst, kann die Zusammenarbeit an Excel-Dateien mühsam werden, was zu Problemen bei der Versionskontrolle und möglichen Dateninkonsistenzen führen kann. Begrenzte Excel-Zugriffsrechte für Benutzer machen die Nachverfolgung und Identifizierung von Änderungen extrem zeitaufwändig.
📮ClickUp Insight: Ein typischer Wissensarbeiter muss durchschnittlich mit 6 Personen in Kontakt treten, um seine Arbeit zu erledigen. Das bedeutet, dass er täglich 6 wichtige Verbindungen erreichen muss, um wichtige Informationen zu sammeln, Prioritäten abzustimmen und Projekte voranzubringen. Das ist eine echte Herausforderung – ständige Nachfassaktionen, Verwirrung wegen unterschiedlicher Versionen und Probleme mit der Sichtbarkeit beeinträchtigen die Produktivität des Teams. Eine zentralisierte Plattform wie ClickUp mit Connected Search und KI-Knowledge Manager löst dieses Problem, indem sie Ihnen den Kontext sofort zur Verfügung stellt.
Mangelnde Automatisierung
Eine CRM-Excel-Tabelle erfordert mehr manuelle Eingaben als eine spezielle CRM-Software. Beim Erstellen Ihrer Kundendatenbanken müssen Sie Daten manuell eingeben, um sicherzustellen, dass alle Kundeninformationen ordnungsgemäß gespeichert und erfasst werden. Dies kann Geschäftsprozesse verlangsamen, und Sie laufen außerdem Gefahr, dass menschliche Fehler zu Datenverlusten führen.
Sicherheitsbedenken
Excel-Dateien bieten möglicherweise nicht das gleiche Maß an Sicherheit wie spezielle CRM-Plattformen, sodass wichtige Daten für unbefugten Zugriff oder Verlust anfällig sind. Excel-Dateien können jederzeit abstürzen, und Backups sind möglicherweise keine wirksame Lösung. Jeder, der auf die Excel-Arbeitsmappe zugreift, kann die Daten leicht kopieren oder, schlimmer noch, löschen.
Kein Prüfpfad
Es ist schwierig, Änderungen an einer Excel-Datei zu verfolgen. In den meisten Fällen können mehrere Mitglieder des Teams mit den erforderlichen Zugriffsrechten und Berechtigungen Änderungen an Excel-Dateien vornehmen. Dies macht die Nachverfolgung und Überprüfung zu einem schwierigen Prozess.
Die beste Alternative zu einem Excel-CRM
ClickUp ist ein leistungsstarkes tool mit robusten CRM-Funktionen, das sich nahtlos in Ihre bestehenden Workflows integrieren lässt.
Die CRM-Vorlage von ClickUp hilft Ihnen dabei, Ihre Kundenbeziehungen mit sofort einsatzbereiten Tools zur Nachverfolgung all Ihrer Leads und Opportunities auszubauen. Sie bietet eine visuelle Darstellung Ihrer Pipeline und unterstützt Sie bei der effizienten Entscheidungsfindung.
Die CRM-Features in ClickUp helfen Ihnen dabei, wichtige Kontaktinformationen in einer speziellen Datenbank für Verkaufsdaten zu zentralisieren. So können Sie die Aufgaben Ihres Vertriebsteams entsprechend der Vertriebsphase priorisieren und so die Verkaufsgeschwindigkeit steigern.
Geschäft, das Excel für seine CRM-Prozesse verwendet, kann mühelos zu ClickUp wechseln, indem es seine vorhandenen Daten importiert.
Mit ClickUp können Sie Aufgabenansichten benutzerdefiniert anpassen, um Ihre Vertriebs- und Marketingprozesse zu verwalten. Neben der Standard-Listenansicht können Sie Ihre Daten auch in einer nach Status gruppierten Board-Ansicht oder einer Kalenderansicht mit Meetings und anderen geplanten Ereignissen anzeigen.
Sie können auch die Ansicht für Tabellen wählen, in der alle Ihre Daten in einem einfachen Raster dargestellt werden.
Mit ClickUp können Sie Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und deren Fortschritt verfolgen. Außerdem können Sie Benutzerberechtigungen basierend auf Rollen festlegen.
Mit Erwähnungen, Kommentaren und integrierten Kommunikationsfunktionen bietet ClickUp eine kollaborative Umgebung, in der Teams zusammenarbeiten können.
Darüber hinaus helfen Ihnen die Automatisierungen in ClickUp dabei, sich wiederholende Aufgaben zu optimieren und Zeit und Aufwand zu sparen.
Ob kleines Unternehmen oder großer Konzern – ClickUp bietet eine umfassende Lösung für Ihre CRM-Anforderungen.
Von der Kontaktverwaltung über die Nachverfolgung von Geschäften bis hin zu den Aufgabenansichten – die intuitiven Features von ClickUp machen es zu einer robusten CRM-Software, mit der Sie Ihr Geschäft ankurbeln können.
Verbessern Sie Ihr Kundenbeziehungsmanagement mit ClickUp
Berücksichtigen Sie bei der Planung Ihrer CRM-Strategie Ihre geschäftlichen Anforderungen und bewerten Sie die Skalierbarkeit der von Ihnen gewählten CRM-Lösung. Dies hilft Ihnen bei der Entscheidung, ob Sie ein CRM in Excel erstellen oder sich für eine spezielle Lösung wie ClickUp entscheiden sollten.
Excel-CRMs bieten Eigentümern von Unternehmen zwar eine kostengünstige und anpassbare Lösung, ihre Nachteile können jedoch das Wachstum behindern.
ClickUp hingegen ist eine effektive Alternative, die mit Ihrem Geschäft mitwächst.
Robuste CRM-Vorlagen, erweiterte Features wie ClickUp AI, nahtlose Integration mit mehreren Tools, ClickUp-Dashboards und Kollaborationsfunktionen machen es zu einer besseren CRM-Lösung als Excel oder Google Tabellen.
Mit dem CRM von ClickUp können Unternehmen jeder Größe ihre Kundenbeziehungen verwalten, Prozesse optimieren und gemeinsam daran arbeiten, die Kundenzufriedenheit zu steigern. Implementieren Sie eine spezielle CRM-Software für Ihr Geschäft, indem Sie sich kostenlos bei ClickUp anmelden.