Wie man ein Excel-CRM erstellt (mit Vorlagen und Alternativen)
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Wie man ein Excel-CRM erstellt (mit Vorlagen und Alternativen)

Als Kleinunternehmer verlassen Sie sich wahrscheinlich auf Notizblöcke, Haftnotizen und einfache Tabellenkalkulationen, um Ihr Unternehmen zu verwalten und zu verfolgen, wer was, wie viel und wann kauft.

Diese Hilfsmittel helfen Ihnen, wichtige Kundeninformationen zu sammeln, Ihr Inventar zu verwalten und vieles mehr. Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst, werden Haftnotizen und Notizblöcke nicht mehr ausreichen, um wichtige Daten zu speichern. Hier kommt die Customer Relationship Management-Software ins Spiel.

Ein CRM-Tool wird Ihre Geschäftsabläufe und die Kommunikation mit bestehenden Kunden und neuen Interessenten verändern. Es kann starke Kundenbeziehungen fördern und die Gesamteffizienz steigern.

Wenn Sie jedoch noch nicht bereit sind, sich für eine spezielle CRM-Software zu entscheiden, können Sie eine CRM-Vorlage in Excel verwenden. Viele Unternehmen, die sich noch in der Anfangsphase befinden, entscheiden sich für ein CRM auf der Basis von Excel, da es vertraut, anpassbar und fast kostenlos ist.

In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie, wie ein Excel-CRM funktioniert, wie Sie eines erstellen können und wie Sie mit einigen kostenlosen CRM-Vorlagen beginnen können.

Was ist ein Excel-CRM?

Ein Excel-CRM ist ein Kundenbeziehungsmanagement-System, das die Funktionen von Microsoft Excel nutzt, um Kundendaten, Interaktionen und Vertriebsprozesse zu organisieren und zu verwalten.

Excel CRM ist eine flexible und anpassbare Plattform, die kleine Unternehmen nutzen können, um Kundenbeziehungen zu pflegen und Vertriebsabläufe zu optimieren.

Mit einem Excel-CRM können Sie Ihre Vertriebsabläufe effizient organisieren und Ihre Lead-Daten mühelos verwalten.

Sie oder Ihr Vertriebsteam können die CRM-Daten regelmäßig aktualisieren, benutzerdefinierte Phasen und Lead-Quellen hinzufügen und Daten exportieren. All diese wichtigen Informationen sind auch für Ihre Stakeholder leicht zugänglich.

Vorteile der Verwendung von Excel als CRM

Vertrautheit und Zugänglichkeit

Vom Studenten bis zum Berufstätigen weiß jeder, wie man Excel benutzt, so dass der Übergang zu einem Excel-CRM nahtlos erfolgt.

Excel ist allgemein zugänglich, und es ist keine spezielle Schulung erforderlich. Microsoft Excel und seine Alternativen sind leicht zu erlernen und es gibt mehrere kostenlose Online-Tutorials.

Kosteneffektivität

Kleine Unternehmen sind oft nicht in der Lage, in Softwarelösungen zu investieren, weil sie zu teuer sind. Bei Microsoft Excel ist der Preis kein Thema, da die Webanwendung kostenlos ist. Selbst wenn Sie die kostenpflichtige Desktop-Version benötigen, ist sie günstiger als ein herkömmliches CRM.

Die Microsoft Excel-Desktop-Anwendung ist als gebündeltes Abonnement mit der Microsoft Office-Suite erhältlich. Dies macht zusätzliche Software überflüssig und hilft Ihnen, Kosten zu sparen.

Anpassung

Microsoft Excel ist bekannt für seine praktischen Funktionen und ermöglicht es Ihnen, Ihr CRM nach Ihren Bedürfnissen anzupassen. Möchten Sie benutzerdefinierte Felder für bestimmte Kunden definieren? Legen Sie sie einfach an. Möchten Sie die Schritte in der Vertriebspipeline entsprechend Ihrer Arbeitsweise umbenennen? Nehmen Sie die Änderung vor und fahren Sie fort.

Sie können auch die vielen verfügbaren CRM-Vorlagen um eine CRM-Tabelle zu entwerfen, die perfekt auf Ihre Prozesse und Anforderungen abgestimmt ist.

Integration mit anderen Microsoft Office-Anwendungen

MS Excel lässt sich nahtlos in andere Microsoft Office-Anwendungen wie MS Word und Outlook integrieren. So erhalten Sie einen ganzheitlichen Ansatz für die Verwaltung von Kundenbeziehungen.

Egal, ob Sie Vertriebsmitarbeiter oder Geschäftsinhaber sind, mit Excel-Integrationen können Sie ohne zusätzliche Kosten eine beeindruckende und personalisierte Schnittstelle für Ihre Daten schaffen.

Vorgefertigte Vorlagen

Aufgrund der Beliebtheit von Excel als CRM-System stehen Ihnen verschiedene vorgefertigte CRM-Excel-Vorlagen zur Verfügung, wie z. B. die buchhaltungsvorlage, chancen-Vorlage, und andere.

Klonen Sie einfach die verfügbaren Vorlagen, geben Sie die relevanten Daten in die benutzerdefinierten Felder ein, und schon können Sie loslegen. Von vorlagen für die Ressourcenplanung zu vorlagen für die Kundenverwaltung wählen Sie die Vorlagen aus, die am besten zu Ihren Geschäftsanforderungen passen.

Wie man ein CRM in Excel erstellt: Schritte und Tipps

Die Erstellung eines Excel-CRM erfordert eine sorgfältige Planung und Organisation. Hier finden Sie die wichtigsten Schritte und Tipps, die Sie durch den Prozess führen.

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Ziele

Definieren Sie klar Ihre CRM-Ziele und was Sie mit dem Tool erreichen wollen. Ihr Ziel könnte sein, das Lead-Management zu verbessern, Kundenbeziehungen zu pflegen oder Vertriebsprozesse zu rationalisieren.

Schritt 2: Excel-Tabellen erstellen

Sobald Sie und Ihr Team sich über Ihre zukünftigen Ziele einig sind, verwenden Sie verschiedene Excel-Tabellen, um die Informationen zu kategorisieren. Zum Aufbau CRM-Vorlagen benötigen Sie die folgenden Blätter:

  • Erstellen Sie ein Listenblatt Kontakte, um Kontaktinformationen einfach zu speichern und anzuzeigen
  • Erstellen Sie ein Blatt Unternehmen zur Verwaltung der Daten Ihrer B2B-Verkaufskontakte und -Kunden
  • Entwickeln Sie ein Tabellenblatt Pipeline, um die Kundenkommunikation zu verfolgen, mit Kunden in Kontakt zu bleiben und den Lead-Status für eine effektive Vertriebsüberwachung zu aktualisieren
  • Verwenden Sie ein Blatt Einstellungen, um Details wie Kontakttypen, Pipeline-Stufen, Geschäftsstatus und Lead-Quelle zu erfassen

Schritt 3: Identifizieren von Datenpunkten

Wenn Sie Ihre Kontaktdaten an einem Ort speichern und pflegen, können Sie bei der Kommunikation mit potenziellen Kunden viel Zeit einsparen. Auf diese Weise vermeiden Sie auch, dass Daten verloren gehen, und ersparen sich eine zeitaufwändige Datenwiederherstellung.

Navigieren Sie zu Ihrem Blatt Kontakte in der CRM-Vorlage. Vergewissern Sie sich, dass Sie für alle Ihre Kunden die wesentlichen Details wie Name, Telefonnummer, Adresse, E-Mail, Kaufdetails, Kaufhistorie, Kommunikationsprotokolle und andere relevante Informationen stets im Blick haben B2B-CRM daten. Hier müssen Sie auch alle benutzerdefinierten Felder oder Daten definieren, die Sie erfassen und verfolgen möchten.

Geben Sie alle verfügbaren Daten für jeden Kunden in die Excel-Arbeitsmappe ein, um eine nahtlose Kommunikation in der Zukunft zu ermöglichen.

Schritt 4: Daten eingeben

Sobald Ihre Kundendatenbank fertig ist, geben Sie Informationen über Geschäftsmöglichkeiten und andere damit verbundene Daten in die vorgefertigte Vertriebs-Pipeline ein. Sie können dies mit Ihren Vertriebsprozessen verknüpfen, um die Genauigkeit und Konsistenz zu maximieren und die Integrität Ihres CRM-Systems zu wahren.

Vertriebsmitarbeiter verwenden benutzerdefinierte Felder im CRM-System, um Verkaufschancen zu kategorisieren und zu verfolgen, und fügen die Art des Verkaufs oder der von potenziellen Kunden gewünschten Dienstleistung hinzu.

Mit Dashboard-Updates, die Sie über Bewegungen in der Pipeline informieren, können Sie Ihren Fortschritt verfolgen. Wenn Ihr Vertriebsprozess bereits vordefiniert ist oder die Vorlage für die Vertriebspipeline nicht Ihren Anforderungen entspricht, können Sie sie problemlos anpassen.

Schritt 5: Formeln und Funktionen implementieren

Nutzen Sie die Formeln und Funktionen von Excel, um Berechnungen zu automatisieren, Daten zu analysieren und Prozesse zu rationalisieren. Sie können beispielsweise SUMIFS verwenden, um die Umsatzsummen zu verfolgen, und COUNTIFS, um Kundeninteraktionen zu analysieren. Gestalten Sie Ihre CRM-Vorlage zu einem anpassbaren Vertriebsprozess, der sich mit dem Wachstum Ihres Unternehmens weiterentwickeln kann.

Sie können auch Pivot-Tabellen erstellen, um Ihre Pipeline schnell zu sortieren und zu filtern und Ihre Daten zu verwalten und zu analysieren.

Sortieren Sie Ihre Vertriebspipeline-Tabelle nach dem geschätzten Wert einer Verkaufschance, oder wählen Sie das Dropdown-Menü und sortieren Sie die Daten von A bis Z.

Schritt 6: Gestalten Sie visuell ansprechende Dashboards

Erstellen Sie in Ihrem Excel-basierten CRM visuell ansprechende Dashboards, die einen schnellen Überblick über die wichtigsten Metriken bieten. Verwenden Sie Diagramme und Schaubilder, um Datentrends effektiv darzustellen.

Einige kurze Tipps, die Sie bei der Verwendung einer Excel-CRM-Vorlage beachten sollten, sind:

  • Aktualisieren Sie Ihr CRM regelmäßig, um Genauigkeit und Relevanz zu gewährleisten
  • Schulen Sie Ihr Team in der effizienten Nutzung des Excel-CRM
  • Sichern Sie Ihre Excel-Dateien regelmäßig, um Datenverluste zu vermeiden

5 CRM-Vorlagen in Excel: Funktionen und ihre Verwendung

1. Excel CRM-Vorlage für Kontaktprotokolle

Excel-CRM-Vorlage von Vertex42

halten Sie Ihre Kontakte fest mit dieser CRM-Vorlage von Vertex42 Zeichnen Sie Details zu jedem Kontakt mit einem Kunden oder Interessenten, die Art des Kontakts, den Zweck und die Folgemaßnahmen in einer CRM-Excel-Vorlage für Kontakte auf.

Diese kostenlose CRM-Vorlage hilft Ihnen, Ihre Kontaktliste zu verwalten und den richtigen Kunden zur richtigen Zeit zu erreichen. So vermeiden Sie, dass Sie einen aktuellen Kunden mit unerwünschter Kommunikation überhäufen.

2. Excel-CRM-Vorlage für Verkaufstrichter

Kostenlose CRM-Vorlage für Excel von Salesflare

erfassen und verfolgen Sie Ihre Verkaufschancen mit dieser CRM-Excel-Vorlage von Salesflare Die Verwaltung des Verkaufstrichters ist für jedes Unternehmen entscheidend. Eine CRM-Excel-Vorlage für den Verkaufstrichter ist praktisch, wenn Fachleute und Kleinunternehmer einfach grundlegende Details eingeben möchten, um anstehende Geschäfte, erwartete Abschlusstermine und den Fortschritt des Kontaktpunkts (PoC) mit einem potenziellen Kunden zu verfolgen.

Eine solche Vorlage hilft Ihnen auch, den Fortschritt in der Pipeline, die Größe des Geschäfts usw. zu verfolgen.

3. Excel-CRM-Vorlage für Vertriebsprotokoll

Verkaufsprotokoll CRM Vorlage von Vertex42

behalten Sie den Überblick über die Kosten, Rabatte für Ihre Kunden und Verkäufe mit dieser CRM-Vorlage von Vertex42 Eine kostenlose Vorlage für ein Verkaufsprotokoll hilft Ihnen, jeden Ihrer Verkäufe mit zusätzlichen Details wie Kosten, angebotenen Rabatten und Rechnungsnummern zu erfassen. Mit dieser Vorlage behalten Sie leicht den Überblick über Ihre täglichen, wöchentlichen und monatlichen Verkäufe.

Ausführen umsatzberichte über durchschnittliche Ticketgrößen, Gesamtverkäufe und mehr mit dieser benutzerfreundlichen und kostenlosen CRM-Excel-Vorlage.

4. Excel-CRM-Vorlage für Chancenbericht

Kostenlose Excel-CRM-Vorlage von Close

überprüfen Sie Ihre Leads, die das Potenzial haben, zu Kunden zu werden, mit der CRM-Vorlage von Close.com Als Vertriebsleiter müssen Sie häufig Opportunities überprüfen, die potenzielle Kunden in Vertragskunden umwandeln können. Ein einfacher CRM-Vorlagenbericht für Verkaufschancen hilft Ihnen, über die Leistung jedes Vertriebsmitarbeiters auf dem Laufenden zu bleiben, verlorene Geschäfte zu verfolgen, bei Geschäften in der Spätphase einzugreifen und Ihre wichtigsten Verkaufschancen zu priorisieren.

5. Excel-CRM-Vorlage für Verkaufsprognosen

Excel-CRM-Vorlage für Umsatzprognose von Spreadsheet

erhalten Sie Vorhersagen über Ihre Verkäufe, um Ihre Einkaufs- und Bestandsentscheidungen besser zu planen, indem Sie die CRM-Vorlage von *[_Spreadsheet](https://www.spreadsheet.com/template/simple-crm)* Als Geschäftsinhaber ist die Vorhersagbarkeit der Verkäufe der Schlüssel zu einer besseren Planung und genaueren Umsatzprognosen.

Verwenden Sie eine CRM-Excel-Vorlage für Umsatzprognosen, um eingehende Verkäufe vorherzusagen. Sie können den Umsatz prognostizieren und ihn nach Unternehmenstyp, Verkäufer und Geschäftsphase filtern.

Beschränkungen eines Excel-CRM

Obwohl Excel-CRMs mehrere Vorteile bieten, haben sie auch einige Einschränkungen, die es zu beachten gilt:

Begrenzte Skalierbarkeit

Excel ist nicht für die Verwaltung umfangreicher Datenbanken ausgelegt, und wenn Ihr Unternehmen wächst, kann es schwierig werden, eine große Menge an Kundendaten mit einer CRM-Tabelle zu verwalten.

Herausforderungen bei der Zusammenarbeit

Wenn Ihr Team wächst, kann die Zusammenarbeit an Excel-Dateien mühsam werden, was zu Problemen bei der Versionskontrolle und potenziellen Datendiskrepanzen führt. Begrenzte Excel-Zugriffsrechte für Benutzer machen die Verfolgung und Identifizierung von Änderungen extrem zeitaufwändig.

Fehlende Automatisierung

Eine CRM-Excel-Tabelle erfordert mehr manuelle Eingaben als eine spezielle CRM-Software. Bei der Erstellung Ihrer Kundendatenbanken müssen Sie Daten manuell eingeben, um sicherzustellen, dass alle Kundeninformationen ordnungsgemäß gespeichert und erfasst werden. Dies kann Geschäftsprozesse verlangsamen, und es besteht die Gefahr, dass menschliche Fehler zu Datenverlusten führen.

Sicherheitsbedenken

Excel-Dateien bieten möglicherweise nicht dasselbe Maß an Sicherheit wie spezielle CRM-Plattformen, so dass wichtige Daten anfällig für unbefugten Zugriff oder Verlust sind. Excel-Dateien können jederzeit abstürzen, und Backups sind unter Umständen keine effektive Lösung. Jeder, der auf die Excel-Arbeitsmappe zugreift, kann die Daten leicht kopieren oder - schlimmer noch - löschen.

Kein Prüfpfad

Es ist schwierig, Änderungen an einer Excel-Datei nachzuvollziehen. In den meisten Fällen sind Excel-Dateien mehreren Teammitgliedern zugänglich, die über den erforderlichen Zugriff und die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um Änderungen vorzunehmen. Dies macht die Nachverfolgung und Prüfung zu einem schwierigen Prozess.

Die beste Alternative zu einem Excel-CRM

ClickUp ist ein leistungsfähiges Tool mit robusten CRM-Funktionen, das sich nahtlos in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe einfügt. ClickUp's CRM-Vorlage unterstützt Sie beim Ausbau Ihrer Kundenbeziehungen mit sofort einsetzbaren Tools zur Verfolgung aller Leads und Opportunities. Es bietet eine visuelle Darstellung Ihrer Pipeline und hilft bei der effizienten Entscheidungsfindung.

CRM-Vorlage von ClickUp

nutzen Sie die CRM-Vorlage von ClickUp, um Ihre Kundenbeziehungen zu optimieren und Leads und Opportunities mit Pipelines zu verfolgen

Die CRM-Funktionen in ClickUp helfen Ihnen, wichtige Kontaktinformationen in einer speziellen Datenbank für Vertriebsdaten zu zentralisieren. So können Sie die Aufgaben für Ihren Vertrieb priorisieren team je nach Verkaufsstufe, wodurch die Verkaufsgeschwindigkeit erhöht wird.

Unternehmen, die Excel für ihre CRM-Prozesse verwenden, können mühelos zu ClickUp wechseln, indem sie ihre bestehenden Daten importieren

ClickUp ermöglicht Ihnen die Anpassung von Aufgabenansichten, um Ihre Vertriebs- und Marketingprozesse zu steuern. Neben der Standard-Listenansicht können Sie Ihre Daten auch in einer Board-Ansicht gruppiert nach Status, oder eine Kalender-Ansicht mit Besprechungen und anderen geplanten Ereignissen.

Sie können sich auch für die Tabellenansicht entscheiden, die alle Ihre Daten in einem einfachen Raster darstellt.

Ziehen Sie eine beliebige Aufgabe in die nächste Spalte, um ihren Status automatisch mit der Kanban-ähnlichen Board-Ansicht von ClickUp zu aktualisieren

ziehen Sie eine beliebige Aufgabe in die nächste Spalte, um ihren Status automatisch mit der Kanban-ähnlichen Board-Ansicht von ClickUp zu aktualisieren

Mit ClickUp können Sie den Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und deren Fortschritt verfolgen. Sie können auch Benutzerberechtigungen auf der Grundlage von Rollen festlegen.

Mit Erwähnungen, Kommentaren und eingebauten Kommunikationsfunktionen bietet ClickUp eine kollaborative Umgebung für teams, die zusammenarbeiten Außerdem, Automatisierungen in ClickUp helfen Ihnen, sich wiederholende Aufgaben zu rationalisieren und Zeit und Mühe zu sparen...

Ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein großer Konzern sind, ClickUp bietet eine umfassende Lösung für Ihre CRM-Anforderungen.

Von der Kontaktverwaltung über die Geschäftsverfolgung bis hin zur Aufgabenansicht - die intuitiven Funktionen von ClickUp machen es zu einer robusten CRM-Software, die Ihr Unternehmen voranbringt.

Verbessern Sie Ihr Kundenbeziehungsmanagement mit ClickUp

Berücksichtigen Sie bei der Planung Ihrer CRM-Strategie Ihre geschäftlichen Anforderungen und bewerten Sie die Skalierbarkeit der von Ihnen gewählten CRM-Lösung. Dies wird Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie ein CRM in Excel erstellen oder sich für eine spezielle Lösung wie ClickUp entscheiden.

Excel-CRMs bieten Unternehmern zwar eine kostengünstige und anpassbare Lösung, ihre Nachteile können jedoch das Wachstum behindern.

ClickUp hingegen erweist sich als effektive Alternative, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann.

Robuste CRM-Vorlagen, erweiterte Funktionen wie ClickUp AI , nahtlose Integration mit mehreren Tools, ClickUp Dashboards und die Funktionen zur Zusammenarbeit machen es zu einer besseren CRM-Lösung als Excel oder Google Sheets.

Mit dem CRM von ClickUp können Unternehmen jeder Größe Kundenbeziehungen verwalten, Prozesse rationalisieren und zusammenarbeiten, um die Kundenzufriedenheit zu steigern.
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