{ „@context“: „http://schema. org“, „@type“: „FAQPage“, „mainEntity“: [ { „@type“: „Question“, „name“: „Co je řízení designových projektů?“, „acceptedAnswer“: { „@type“: „Answer“, „text“: „Řízení designových projektů je proces řízení designových projektů, vytváření a delegování úkolů, dohled nad zdroji a sledování projektu až do jeho dokončení.“ } } ] }
Pokud chcete popsat každodenní práci projektového manažera v oblasti designu za méně než 30 sekund, stačí se podívat na epizodu seriálu Friends, ve které Ross stěhuje svou novou pohovku do horního patra. Určitě ji znáte: „Pivot! Pivot! Pivooooooooot!“
To je trochu dramatické. Ale efektivní řízení designových projektů skutečně vyžaduje vysokou míru flexibility – kromě podrobného procesu zadávání požadavků, jasných časových harmonogramů a otevřené spolupráce od začátku do konce. Správný projektový plán je totiž často rozhodujícím faktorem pro úspěch nebo neúspěch designového projektu. 😯
Vytvoření vlastního plánu však není žádná procházka růžovým sadem – řízení designových projektů patří k nejobtížnějším úkolům, které vyžadují téměř neustálou spolupráci mezi klienty, ostatními odděleními, členy týmu nebo všemi výše uvedenými.
Navíc vaše požadavky na design budou málokdy spadat do stejného rozsahu projektu. Jednoho dne možná budete vytvářet logo a další den budete přepracovávat celý web! Design se dotýká téměř všech aspektů podnikání a my jsme tu, abychom vám pomohli tomu všemu porozumět. 🤓
Ať už zefektivňujete svůj stávající proces řízení projektů nebo začínáte od nuly, tento průvodce je určen právě vám. Rozdělili jsme základní prvky řízení designových projektů a shrnuli 10 nejlepších tipů, které pomohou vedoucím designérským týmům dosáhnout úspěchu.
Co je to řízení designových projektů?
Řízení designových projektů je proces spojený s řízením designových projektů, vytvářením a delegováním úkolů, dohledem nad zdroji a sledováním projektu až do jeho dokončení.
Ať už se jedná o jiného člena vaší organizace nebo o klienta, řízení designových projektů začíná požadavkem – něco jako mini kreativní zakázka od jiných oddělení nebo firem.
Od tohoto okamžiku je požadavek často začleněn do zadání projektu, které slouží jako vodítko pro další kroky projektu, a zde vstupuje do hry kreativní řízení projektů.
Účelem není pouze upevnit pracovní postupy v oblasti grafického designu nebo udržet tým na správné cestě – hlavním cílem správného řízení designových projektů je překlenout komunikační propast mezi designovým týmem a zadavatelem, ať už se jedná o klienta nebo interního stakeholdera.
Navíc mnoho požadavků na design vyžaduje více než jeden výstup na projekt, což vede k několika kolům zpětné vazby a nepřetržité týmové práci, aby byly výstupy dodány podle očekávání zadavatele. Dobrým příkladem je reklamní nebo marketingová kampaň složená z více designových výstupů od kreativních týmů, z nichž každý je zodpovědný za jiný výstup.
To vyžaduje dohled designového projektového manažera nad několika časovými osami, pracovními postupy a schvalovacími procesy, aby bylo zajištěno, že celý projekt bude dokončen bez nepředvídaných zpoždění.
Zní to trochu jako příliš mnoho kuchařů v kuchyni, že? Proto je správný proces řízení designových projektů tak důležitým nástrojem!
Proč je řízení designových projektů důležité?
Říct, že řízení designových projektů může být složité, je ještě slabé slovo. Situace se může rychle zkomplikovat, protože každý požadavek je jedinečný. Mnoho procesů řízení projektů má obvykle podobnou strukturu, která se den za dnem opakuje, až na pár drobných úprav.
V kreativním světě však budete pravděpodobně muset zvládat několik menších designových projektů najednou nebo pravidelně měnit svůj přístup, abyste vyhověli klientům z různých odvětví.
V tomto případě je téměř lepší představit si svůj plán řízení designového projektu jako mantinely na bowlingové dráze – udržuje celý tým na správné cestě a zároveň ponechává spoustu prostoru pro objevování nových možností. 🎳
Zavedení designového procesu dává vašemu designérskému týmu směr, i když je požadavek trochu nejasný. Ale není to jen prospěšné pro tým!
Správný proces řízení projektů dává vašim klientům jistotu, protože vytváří základ pro otevřený a upřímný pracovní vztah. Díky tomu budou kriticky uvažovat o tom, co požadují, jak poskytovat konstruktivní zpětnou vazbu a jak komunikovat koncepty, které si pro projekt již představili.
To pomáhá vedoucím designérům získat od klienta vše, co potřebují, již v rané fázi, aby během projektu nedocházelo k překvapením nebo zklamáním.
Řízení projektů je pojivem procesu designového projektu.
Váš vedoucí projektu se vždy pohybuje na tenké hranici, aby udržel designový tým i klienta spokojené. Jde o to, aby obě strany byly na stejné vlně a měly pocit, že mohou mluvit otevřeně. Koneckonců všichni pracujete na stejném cíli!
Mějte na paměti, že nastínění ideálního procesu je jen polovina úspěchu. Bez správného softwaru pro řízení designových projektů nebudete moci těžit ze stejných výhod ani dosáhnout stejně efektivních výsledků. Nástroje pro řízení projektů jsou navrženy tak, aby zefektivnily vaše procesy a posunuly je dále díky funkcím, které:
- Řiďte pracovní zátěž svého týmu a zajistěte rovnoměrné rozložení úkolů.
- Sledujte pokrok na makro i mikro úrovni ve prospěch týmu a zainteresovaných stran.
- Brainstorming a spolupráce na designových konceptech
- Vizualizujte a snadno prezentujte práci během schůzek
- Automatizujte rutinní úkoly
A ještě mnohem více!
Každý software pro řízení designových projektů má svou vlastní specializaci – ať už se zaměřuje na konkrétní metodiky řízení projektů, slouží jako nástroj pro webdesign, podporuje různé techniky tvorby nápadů, nabízí širokou škálu šablon pracovních postupů atd. – takže pokud ještě žádný nemáte ve svém technologickém portfoliu, určitě najdete ten, který vašemu týmu bude nejlépe vyhovovat.
Při pročítání tohoto průvodce si zapamatujte klíčové prvky, které by mohly být pro konkrétní potřeby a použití vašeho týmu velmi užitečné.
Metodiky řízení designových projektů
Žádné dva projekty nejsou stejné, proto neexistuje univerzální přístup k řízení designových projektů. Porozumění čtyřem hlavním metodikám řízení projektů vám pomůže vytvořit lepší základ pro váš tým nebo klienty, když začínáte od nuly.
Metodika Waterfall
Metodika vodopádu sleduje lineární proces s jasně vymezenými fázemi. Nejlépe funguje u projektů s jasně definovanými požadavky a očekáváními od samého začátku, kde pracujete v rámci stanoveného časového harmonogramu.
Agilní metodika
Agilní metodika se zaměřuje na iterativní cykly – rozdělení komponent projektu na menší úkoly, které se dokončují v přehledných časových úsecích, obvykle 4–6 týdnů. Tato metoda podporuje spolupráci mezi všemi zúčastněnými stranami a je nejvhodnější pro projekty, jejichž rozsah se může v průběhu času měnit.
Metodika Kanban
Metodika Kanban je založena na vizualizaci pracovního postupu – omezení počtu úkolů, na kterých pracujete v každé fázi, aby se zajistilo, že si nevezmete na sebe více, než zvládnete. Tento styl funguje dobře u týmů, které se spoléhají na to, že úkoly nebo designové soubory procházejí rukama více lidí, než jsou dokončeny.
Metodika Scrum
Metodika Scrum je kombinací vodopádového a agilního přístupu, která je ideální pro týmy pracující na složitých projektech, které vyžadují kratší kontroly k identifikaci priorit mezi termíny. Poskytuje také větší strukturu než tradiční agilní metody a zároveň zachovává týmu dostatečnou flexibilitu k řešení změn.
Fáze pracovního postupu řízení designových projektů
Ačkoli je každý designový projekt jedinečný, nejlepším způsobem, jak ho realizovat, je rozdělit ho na klíčové fáze projektového řízení – od brainstormingu až po realizaci projektu. Ukážeme vám, jak na to. 🤓
Fáze 1: Brainstorming
Váš designový projekt obvykle začíná požadavkem – nezaměňujte ho s plánem! Váš požadavek pokrývá pouze základní prvky projektu, takže není spíše vodítkem, ale spíše odrazovým můstkem pro proces řízení projektu. Je to základ pro zadání projektu a zdroj kreativity týmu.
Kreativní briefy se zabývají podrobnostmi požadavku a nastiňují počáteční požadavky projektu, cíle a potenciální překážky. Měly by se soustředit na kdo, co, kde, proč a jak vašeho projektu se zaměřením na požadavek a jeho celkový cíl.
Jakmile je návrhový brief připraven, tým může začít brainstormovat koncepty, kreslit makety a spolupracovat na způsobech, jak splnit požadavky. To se nejlépe provádí v rámci týmového brainstormingu s využitím osvědčených technik, které podněcují kreativitu v rámci struktury stanovené v briefu.
Zde se vám již bude hodit váš nástroj pro kreativní řízení projektů, zejména vizuální nástroje, jako je software pro digitální tabule, který slouží k vytváření drátových modelů, skicování nových konceptů a spolupráci s týmem na moodboardu.
PRO TIPUdržujte své nápady pohromadě a realizujte je rychleji díky brainstormingu na digitální tabuli ClickUp! Tabule v ClickUp jsou stejně kreativní jako kolaborativní, s živými kurzory pro skicování, úpravy a prezentaci konceptů týmu bez překrývání. Jsou ideálním prostředkem pro okamžité zachycení vašich nápadů. Navíc máte přístup ke stovkám šablon specifických pro tabule, od vizuálních tabulek po akční plány, které pomáhají sjednotit tým ohledně okamžitých cílů, očekávání a dalších věcí.
Jakmile shromáždíte své nejlepší nápady, je možná na čase je sdílet s klientem. Pokud používáte nástroj pro společnou práci na tabuli, můžete jednoduše prezentovat své návrhy během úvodní schůzky, abyste je správně a co nejefektivněji předali.
První schůzka je klíčová. Právě na ní mohou projektoví manažeři nastavit očekávání ohledně průběžné komunikace, pokud jde o tón, frekvenci a kanály mezi týmem a klientem.
Je to také první příležitost pro vašeho klienta poskytnout zpětnou vazbu a první příležitost pro tým ji uplatnit – dva faktory, které budou hrát klíčovou roli ve vašem dalším pracovním vztahu. Klient již může mít představu o konečném produktu.
Nyní je na vedoucích designérů, aby využili nástroje, které mají k dispozici (tj. požadavky, zadání a počáteční nápady), k přesnému určení konceptu a jeho realizaci.
Kromě toho je velmi důležité, aby množství práce potřebné k dokončení zakázky odpovídalo rozpočtu a očekáváním vašeho klienta. To může vyžadovat určité úpravy, aby byly obě strany spokojené.
Pokud však jasně stanovíte profesionální hranice již na začátku, zajistíte, že členové týmu i klienti budou mít stejnou představu o tom, co lze s dostupnými zdroji dokončit. A když se váš tým a zainteresované strany shodnou, je čas vytvořit projektový plán!
Fáze 2: Plánování a příprava projektu
Důkladná fáze plánování připraví váš tým na celkový úspěch projektu. Právě zde můžete posoudit svůj designový koncept z hlediska potenciálních překážek nebo komplikací a řádně se připravit, než budete pokračovat.
Tyto informace jsou nezbytné pro sestavení plánu vašeho designového projektu a konečného seznamu úkolů! A mluvíme zde o všech úkolech souvisejících s projektem, nejen o těch, které se týkají samotného designu. Podrobný hlavní seznam vašich nejdůležitějších úkolů odhalí další informace, jako jsou závislosti mezi úkoly, a poskytne vám informace o budoucích termínech.
Od tohoto okamžiku můžete začít plánovat rutinní schůzky, vyhodnocovat zdroje a stanovovat hrubý časový harmonogram projektu. V této fázi již váš plán nabývá konkrétní podobu a brzy budete připraveni přenést svůj projekt z tabule do reality!
Díky vašemu projektovému plánu na vysoké úrovni se můžete zaměřit na detaily, identifikovat milníky projektu a hlavní termíny a začít přidělovat úkoly pro vytvoření pracovních postupů! Jakmile budou úkoly přiděleny, milníky stanoveny a termíny vytvořeny, budete připraveni přejít do další fáze.
PRO TIPPokud používáte tabule v ClickUp, můžete jednoduše převést tvary z tabule na proveditelné úkoly a začít pracovat na svém pracovním postupu během několika sekund. Funkce jako více přiřazených osob, sledující, přiřazené komentáře a vlastní stavy úkolů vám od začátku poskytnou lepší přehled o postupu úkolů a budou členy informovat o postupu projektu.
Fáze 3: Uveďte svůj plán do pohybu
Je čas na vzrušující část – jste připraveni začít! V tuto chvíli už se asi nemůžete dočkat, až se do toho pustíte. *A správné plánování vám to výrazně usnadní.
Váš plán je v podstatě blueprintem projektu, ale jak tým pracuje na jeho realizaci, projektové přehledy jako Ganttovy diagramy, Kanban tabule a kalendáře pomohou manažerům sledovat časové osy v reálném čase a z jakékoli úrovně. Mohou vám také pomoci předvídat významné události projektu, jako jsou milníky a nadcházející schůzky se zainteresovanými stranami!
Nezapomeňte pravidelně komunikovat se svými klienty a pořádat dostatek schůzek s týmem a externími zainteresovanými stranami, aby všichni byli informováni o všech významných změnách. Pravidelné schůzky s týmem by neměly zabírat důležitý čas určený pro design, ale týdenní 10minutový blok pro vzájemnou komunikaci vám zajistí klid při podávání zpráv zainteresovaným stranám.
Fáze 4: Držte se plánu
V průběhu projektu obdržíte od klienta alespoň jednu významnou zpětnou vazbu. V ideálním případě vaše průběžné kontroly zajistily, že zde nedojde k žádným velkým překvapením a úpravy budou jen drobné! Je však stále důležité, abyste jako preventivní opatření vyhradili dostatek času na řádné revize.
Ačkoli se myšlenka zpětné vazby a opakovaných iterací může ve vašem harmonogramu jevit jako poněkud nejasná, existuje spousta způsobů, jak zůstat na správné cestě a udržet si náskok před blížícím se konečným termínem, například:
- Automatizace úkolů, která zbaví váš tým zbytečné práce
- Mějte po ruce sdílenou složku s návrhy, abyste mohli nahlížet do předchozích prací, ukládat aktuální návrhy a obecně uchovávat důležité práce pohromadě.
- Vytvoření standardizované metody pojmenovávání a exportování vaší práce, abyste nikdy neztráceli čas hledáním podkladů.
PRO TIP Dashboardy ClickUp poskytují manažerům přizpůsobitelný přehled o stavu jejich projektů, aby mohli zajistit maximální výkon. Můžete sledovat pokrok směrem k dokončení podle počtu dosažených milníků, počítat čas strávený na úkolech, kontrolovat pracovní vytížení svého týmu a mnoho dalšího! Tak vás nikdy nepřekvapí harmonogram vašeho projektu.
Fáze 5: Ukončení projektu a reflexe
Projekt se možná chýlí ke konci, ale zdaleka ještě není u konce! Zejména pokud jde o vztahy s klienty.
V této fázi předáváte schválené výstupy klientovi nebo zainteresovaným stranám naposledy a zajišťujete, že jste splnili jejich očekávání od začátku do konce. Jako projektový manažer je také na čase zkontrolovat, zda jsou všechny úkoly označeny jako dokončené a zda jsou interní kopie nebo vaše aktiva správně pojmenovány a kategorizovány.
Závěrečnou fázi procesu řízení projektu můžete využít k navázání kontaktu s klientem a zhodnocení celkové zkušenosti. Využijte tuto příležitost k poučení se z neúspěchů.
Byla nějaká část vašeho designového procesu, která neproběhla podle plánu?
Věnujte čas zvážení toho, co fungovalo dobře a, jednoduše řečeno, co nefungovalo. Usnadněte proces svému projektovému týmu pomocí šablony ClickUp Project Retrospective Template. Pomůže vám to vyhnout se opakování stejných chyb a v konečném důsledku vám pomůže stát se lepším projektovým manažerem.
Navíc to ocení i váš klient – a pravděpodobně se k vašemu týmu vrátí i v budoucnu s dalšími designovými projekty!
10 tipů pro projektové manažery v oblasti designu
Nastínili jsme tedy prvky, které řídí jednotlivé fáze řízení projektů, ale nejlépe střežená tajemství řízení designových projektů spočívají v detailech!
Než se pustíte do další úvodní schůzky, podívejte se na tyto osvědčené triky, díky kterým budou vaše snahy pro tým ještě účinnější.
1. Neustále opakujte své formuláře požadavků na design
Jakmile se pustíte do dalších designových projektů, zamyslete se nad tím, jak od klientů hned na začátku získat ty správné informace. Pokryjte základní informace, ale buďte také konkrétní, klást otázky a kromě vlastních zkušeností využijte i zpětnou vazbu od předchozích klientů, abyste zdokonalili svůj proces přijímání zakázek.
Formulář v ClickUp to zjednoduší, usnadní a připraví k prezentaci pomocí jednoduché URL adresy, kterou můžete sdílet s klienty. Jakmile budou hotovi, váš formulář se automaticky promění v akční úkol v ClickUp, takže tým neztrácí čas přezkoumáváním, brainstormingem a vytvářením strategie projektu.
2. Zapojte celý tým
Než začnete uvažovat o zapojení klienta, ujistěte se, že celý váš tým je propojený a souhlasí s finálními výstupy. Nechte tým interně zkontrolovat finální projekt, aby mohl vyjádřit případné poslední připomínky a doladit drobné detaily, které pro klienta mohou mít zásadní význam.
3. Definujte jasné cíle projektu
Bez ohledu na typ cílů nebo očekávání projektu je třeba již při první schůzce zabránit nedorozuměním a nepříjemným rozhovorům s klientem. Nejlepší způsob, jak toho dosáhnout, je přijít připraven s poznámkami ze schůzky nebo podrobnými cíli projektu, aby se rozhovor ubíral správným směrem.
4. Opřete se o své nástroje pro spolupráci
Silosy jsou smrtí každého skvělého designového projektu. Povzbuzujte svůj tým, aby spolupracoval a často komunikoval. Ale chápeme to – problém obvykle spočívá v tom, že se věci ztrácejí v e-mailech.
Nemusí to tak být. Nástroje jako Chat view v ClickUp centralizují všechny konverzace týkající se projektu a zahrnují všechny členy týmu, aniž by vás tížil tlak externích zainteresovaných stran, které sledují každý váš krok.
5. Vyhněte se nadměrné komunikaci
Je to tenká hranice, ale vy ji chcete dodržet! Příliš komunikativní manažeři velmi rychle vyvolávají dojem „mikromanagementu“, i když to myslí dobře. Vlastní stavy úkolů poskytují manažerům přehled o postupu jednotlivých úkolů a eliminují potřebu denních kontrol.
6. Vlastní pole jsou vaším přítelem
Získejte více informací na první pohled, abyste se nemuseli prohrabávat hromadou úkolů, abyste našli aktualizaci, kterou hledáte. A pokud používáte vlastní pole v ClickUp, můžete dokonce sledovat fakturovatelný čas, poznámky, iterace a aktualizace, aniž byste museli opustit svůj seznam.
Můžete dokonce filtrovat a seskupovat úkoly na základě vlastních polí, abyste je mohli během několika sekund prohledat a pracovat efektivněji ve všech oblastech.
7. Buďte flexibilní
Snažte se si vyhradit více času, než si myslíte. Tato časová rezerva uklidní tým a zajistí, že projekty budou dokončeny včas, i když se vyskytnou neočekávané problémy.
8. Respektujte hranice svého týmu
Nenaplánujte schůzky v době, kdy se váš tým soustředí na práci, a nepodléhejte všem požadavkům klientů na dodatečné schůzky na poslední chvíli. To také pomůže vašemu týmu najít zdravou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem a povede k pozitivnějšímu přístupu k projektu.
9. Upřednostňujte kreativitu a strukturu
Řízení designových projektů je neustálé balancování! Pokud svým designérům dáte jasné parametry, ve kterých mohou pracovat, zajistíte, že budou svou kreativitu využívat co nejproduktivnějším způsobem.
10. Získejte zpětnou vazbu od týmu
Stejně jako při retrospektivě týmu se zeptejte svých designérů, co se povedlo a co způsobovalo problémy, abyste mohli zlepšit jejich pracovní zkušenosti. Seznamte se s jejich dovednostmi, stylem práce, preferovanými komunikačními kanály a silnými stránkami.
Nebojte se provést další průzkum – může to znít trochu lacině, ale váš tým to opravdu ocení. Zobrazení pracovní zátěže v ClickUp vám dá představu o tom, kdo je přetížený, kdo má volné kapacity a jaká je celková pracovní zátěž vašeho týmu!
Software pro řízení designových projektů
Jak nejlépe pomoci vedoucím designérům uspět v každém projektu? Začněte s těmi správnými nástroji pro řízení kreativních projektů!
ClickUp je jediný nástroj pro řízení projektů, který je dostatečně výkonný, aby spojil veškerou vaši práci do jedné kolaborativní a dynamické platformy. S tisíci přizpůsobitelných šablon, stovkami funkcí softwaru pro řízení projektů a více než 1 000 integrací je ideální pro jakýkoli designový tým v jakékoli fázi procesu řízení projektů.
Využijte profesionální tipy uvedené v tomto článku a zefektivněte proces řízení projektů, když se zaregistrujete do programu ClickUp Free Forever Plan – nebo si za pouhých 7 dolarů vylepšete seznam funkcí!