Owen Jones je senior content marketer ve společnosti ZoomShift, která vyvíjí online aplikaci pro tvorbu rozvrhů. Je zkušeným SaaS marketérem specializujícím se na content marketing, CRO a reklamu na Facebooku. Rád se o své znalosti dělí s ostatními, aby jim pomohl dosáhnout lepších výsledků.
Jednou z nejlepších věcí na distribuovaném designérském týmu je svoboda najímat ty nejlepší lidi, bez ohledu na to, kde žijí. Se správnými dovednostmi a nástroji pro řízení distribuovaného týmu budete schopni vést svůj vysněný designérský tým k úspěchu.
Ze všech výzev při řízení vzdáleného týmu je nejobtížnější zajistit, aby lidé zůstali produktivní, kreativní a spolupracovali, když není nikdo jiný poblíž. Jako manažer musíte zajistit, aby vaši zaměstnanci vždy podávali maximální výkon.
5 strategií, které vám pomohou udržet distribuovaný tým na správné cestě
1. Stanovte měřitelné obchodní a osobní cíle
Není žádným tajemstvím, že komunikace je obvykle snazší v kanceláři. Proto je důležité psát a mluvit jasně a srozumitelně a zároveň se dohodnout na realistických úkolech a termínech.
Stanovení klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) je skvělý nápad, jak jako zaměstnavatel nastavit svá očekávání. Pokryje vše, co od nich očekáváte. Níže je uveden příklad tabulky KPI pro různé divize společnosti.
Ve vašem případě však KPI budou zahrnovat například:
- Čas, který je třeba věnovat designovému projektu
- Kolik práce očekáváte, že člověk za den zvládne?
- Hodnocení spokojenosti klientů
Když členové vašeho týmu vědí, co od nich očekáváte, mohou od samého začátku vytvářet strategie k dosažení těchto cílů. Pro zajištění efektivity je také nezbytné zavést pevný proces návrhu práce pro celý tým, aby bylo možné splnit týmové cíle.
2. Naplánujte si jednou týdně individuální schůzky
Pravidelné schůzky jsou nutností. Musíte vědět, zda jsou úkoly plněny a zda jsou dosahovány cíle. Individuální schůzky vám pomohou sledovat výsledky. Budete moci lépe poznat členy svého týmu a zaznamenat případné obavy, které mohou mít.
Vždy strukturovejte své schůzky.
Před každou schůzkou vytvořte program schůzky. Program pomůže udržet schůzku na správné cestě. Zde je několik důvodů, proč je to nutné:
- Informujte členy designového týmu předem o účelu
- Stanovte jasná očekávání ohledně toho, co je třeba udělat před schůzkou a během ní.
- Udržuje účastníky soustředěné na dané téma
- Určuje tempo schůzky
- Uveďte čas zahájení a ukončení, aby si všichni mohli naplánovat svůj čas.
Dalším dobrým nápadem jsou denní stand-upy. Jedná se o krátké schůzky s členy vzdáleného týmu, jejichž cílem je udržet přehled o každodenních novinkách. Nebojte se, při těchto schůzkách nemusíte skutečně stát.
Můžete diskutovat o aktuálních úkolech, problémech, věcech, které je třeba zlepšit, trendech v designu a nejlepších postupech. Chcete, aby váš designový tým měl celkový přehled o všem, na čem se pracuje, efektivně rozděloval práci, vyjasňoval nedorozumění a byl informován o nejnovějších novinkách v oblasti designu.
Můžete například pokrýt to, co budou členové vašeho designového týmu dělat v pondělí a pátek v daném týdnu. Používání plánovacího softwaru je skvělý způsob, jak mít přehled o všech nabitých rozvrzích. Zde je příklad rozvrhu od Zoomshift zobrazený v mobilní aplikaci.
Měli byste také plánovat měsíční skupinové chaty s celým týmem. Tyto chaty jsou příležitostí pro setkání a navázání kontaktů.
Další věc, kterou stojí za zmínku, je to, jak důležité je často oceňovat zaměstnance za jejich vynikající práci. To platí zejména při individuálních schůzkách, kdy máte svému zaměstnanci věnovat plnou pozornost.
Pokud to ještě nevíte, zapamatujte si, že zaměstnanci, včetně těch v kreativním průmyslu, neustále hledají uznání za svou práci a jsou loajálnější, když dostávají pochvalu. Pokud ve společnosti neexistuje kultura zpětné vazby, nezůstanou. Jejich názory by měly být brány vážně a k tomu by měla stačit otevřená komunikace.
A nakonec, nepanikařte, když se občas na schůzce objeví děti nebo domácí mazlíčci. Tyto situace se během schůzek stávají a jsou součástí kultury práce z domova.
3. Využijte software pro řízení projektů a komunikační nástroje
Nemohu dost zdůraznit, jak důležité je pro vzdálený tým nastavit jasné komunikační kanály. Každá společnost by měla mít preferovaný komunikační kanál. Musí být jasný a snadno přístupný. Skype je dobrým příkladem jednoduchého a bezplatného komunikačního softwaru.
Abyste zajistili splnění svého obchodního plánu a cílů týmu, potřebujete řešení pro řízení projektů. K sdílení informací a přidělování úkolů můžete použít software pro řízení projektů. S takovým softwarem můžete vytvořit designový kanál, kde mohou vaši designéři snadno komunikovat.
Promyšlený proces a software pro řízení projektů pomáhají zajistit, aby každý designér měl globální přehled o tom, co se v projektu děje. Když jsou všechny informace na jednom místě a všichni k nim mají přístup, je sledování změn a rozhodnutí snazší. Podle mnoha designérů je ClickUp software pro řízení projektů, který jim pomáhá organizovat úkoly způsobem, který vyhovuje jejich pracovnímu postupu.
Jedním z nejdůležitějších prvků vedení týmu je efektivní proces zpětné vazby k návrhu. K tomuto účelu můžete použít vybranou platformu pro správu projektů. Zde je několik způsobů, jak můžete poskytovat zpětnou vazbu svému vzdálenému týmu:
- Nahrávky: Pokud dáváte svým designérům konkrétní pokyny, můžete k vyjádření svých myšlenek použít videonahrávky. K určitým částem projektu, které chcete zdůraznit, můžete přidat komentáře nebo poznámky.
- Screenshoty: Někdy je jednodušší a rychlejší vložit screenshot, abyste ukázali, co máte na mysli. Vizuální prvky pomáhají objasnit, o čem mluvíte. Rozšíření FireShot pro prohlížeč Google Chrome je také skvělý nástroj, který vám umožňuje pořizovat, upravovat a ukládat screenshoty celých webových stránek jako soubory PDF/JPEG/GIF/PNG.
- Náčrtky: Pokud popis nestačí, nebojte se nakreslit to. Můžete použít papír a tužku nebo online aplikaci, abyste vizualizovali své nápady a předali je svému týmu.
- Komentáře: Někdy je jednodušší lepší. Dobrá platforma pro řízení projektů vám umožní zanechávat komentáře, poznámky nebo zpětnou vazbu ve formě odrážek.
Snažte se omezit zpětnou vazbu k návrhu na několik různých míst. Chcete, aby byl návrhář schopen snadno najít a rychle implementovat.
4. Vytvořte kulturu „Getting Things Done“ (Dostaňte věci do konce)
„Getting Things Done“ (GTD) je systém osobní produktivity vyvinutý Davidem Allenem a publikovaný ve stejnojmenné knize. Je popisován jako systém time managementu, který umožňuje soustředit se na plnění jednotlivých úkolů uvedených v externím záznamu.
Autor tvrdí, že najednou můžete správně vykonávat pouze jednu úlohu.
Na základě systému GTD společnost ClickUp vydala šablonu Getting Things Done, která pomáhá organizovat úkoly a projekty. Šablona je zaznamenává a rozděluje na proveditelné pracovní položky. Obsahuje různé vestavěné zobrazení, vlastní pole a dokumenty, které uživatelům pomáhají stanovovat priority, sledovat a provádět úkoly na jednom místě.
Šablona Getting Things Done v ClickUp
Bonusy a odměny jsou v profesionálním zaměstnání zcela běžnou záležitostí. Podle Reward Gateway se 90 % pracovníků v oblasti lidských zdrojů shoduje, že efektivní program uznání a odměn pomáhá zlepšovat obchodní výsledky. Pokud zaměstnanec důsledně plní své KPI a prokazuje svou spolehlivost, měli byste ho odměnit.
5. Buďte přizpůsobiví a důvěřujte svým spolupracovníkům
To, že jsou všichni v jedné kanceláři, ještě nezaručuje produktivitu. Je však snazší sledovat, co každý z nich dělá. Musíte mít tým pracovníků, kterým můžete důvěřovat. Když lidé pracují na dálku, není možné jim koukat přes rameno.
Práce z domova má mnoho výhod. Flexibilita, úspora času a peněz za dojíždění, žádné předpisy ohledně oblečení, abychom jmenovali alespoň některé.
Ne každý je však schopen dosáhnout očekávané úrovně.
Práce z domova může být plná rozptýlení a někteří zaměstnanci mohou mít potíže oddělit pracovní a soukromý život. Vaši zaměstnanci musí vykonávat práci, která jim byla přidělena, a plnit své úkoly.
Pokud se rozhodnete dát svým designérům vysokou míru tvůrčí svobody, můžete očekávat skvělé výsledky. Dejte jasně najevo, že vaši designéři budou zodpovědní za svou práci a za svá rozhodnutí. Pokud nesplní očekávání, budete muset učinit těžké rozhodnutí, zda jsou pro vaši společnost vhodní.
V dnešní době není neobvyklé, že zaměstnanci pracují v různých časových pásmech. Může být obtížné kontaktovat někoho, když je v jeho časovém pásmu 2 hodiny ráno. Musíte respektovat časová pásma členů svého týmu. Jinými slovy, snažte se přizpůsobit čas, který nejlépe vyhovuje ostatním.
Vždy uveďte časová pásma spolu s časem plánované schůzky. Nezapomeňte zkontrolovat státní svátky a náboženské svátky v zemích, kde žijí vaši zaměstnanci.
Závěr
Práce na dálku není pro každého a na tom není nic špatného. Vaším úkolem jako manažera distribuovaného designérského týmu je najít ty, kteří mají rádi práci na dálku a rozumí její specifičnosti. Odvětví softwarového designu a vývoje se neustále vyvíjí a my musíme rychle reagovat na nové požadavky.
Nezapomeňte, že nic nemůže nahradit osobní interakci. I při práci na dálku byste se měli snažit občas se setkávat pomocí nástrojů, které máte k dispozici.