Nikdo není dokonalý. Představte si však, jaký rozdíl by mohl každý v organizaci přinést, kdyby se snažil k dokonalosti co nejvíce přiblížit.
Je pravda, že to může být stále přehnaný nebo nereálný cíl. Organizace však prosperují, když mají zavedené strukturované plány, díky nimž se všichni mohou v průběhu času zlepšovat ve své práci, což pomáhá podniku a maximalizuje jejich produktivitu.
K dosažení tohoto cíle potřebujete strukturovaný plán pro řízení a zlepšování výkonu všech členů týmu.
Jako manažer chcete svým týmům pomoci dosáhnout úspěchu. Vzestupná vlna zvedá všechny lodě a jak ví každý, kdo se někdy účastnil skupinových projektů, třeba už na škole, tým může dojít jen tak daleko, jak daleko dojde jeho nejslabší článek.
Může však být náročné pomáhat svému týmu v zlepšování a sledovat výkonnost zaměstnanců, zatímco se vy sami věnujete svému vlastnímu seznamu úkolů a každodenním povinnostem. Čím více se vám podaří tento proces standardizovat, tím lépe. A právě zde přicházejí na řadu šablony plánů na zlepšení výkonu.
⏰ 60sekundové shrnutí
Zde je 11 nejlepších šablon plánů na zlepšení výkonu (PIP), které vám pomohou vytvořit strukturovaný a efektivní přístup ke zvýšení výkonu zaměstnanců:
- Šablony plánů na zlepšení výkonu v ClickUp
- Šablona plánu nápravných opatření ClickUp
- Šablona akčního plánu pro zaměstnance ClickUp
- Šablona plánu rozvoje zaměstnanců ClickUp
- Šablona pro hodnocení výkonu v ClickUp
- Šablona zprávy o výkonu ClickUp
- Šablona čtvrtletního hodnocení výkonu v ClickUp
- Šablona plánu ClickUp na 30, 60 a 90 dní
- Šablona kariérního postupu v ClickUp
- Šablona formuláře pro hodnocení zaměstnanců ClickUp
- Šablona plánu na zlepšení výkonu pro Microsoft Word od Template.net
Co je to šablona plánu na zlepšení výkonu (PIP)?
Šablona plánu na zlepšení výkonu je standardizovaný dokument, který vám – i všem, které vedete – pomůže vytvořit strategii pro rozvoj jejich dovedností a zvýšení jejich výkonu. Díky své standardizované podobě se jedná o skvělou šablonu pro management a personální oddělení, která vám umožní řídit vaše týmy, aniž by vám to zabralo příliš mnoho času.
Můžete například řídit svůj tým podle metody OKR pro stanovování organizačních cílů. Správná šablona plánu na zlepšení výkonu vám pomůže vytvořit podobné plány pro každého člena vašeho týmu, což jim umožní pracovat na dosažení společných cílů.
Co charakterizuje dobrou šablonu plánu na zlepšení výkonu?
Neexistuje jediná „nejlepší“ šablona plánu na zlepšení výkonu, jednoduše proto, že pojem „nejlepší“ závisí zcela na tom, co hledáte. Můžete například potřebovat šablonu, která navazuje na pravidelně plánovaná hodnocení výkonu. Nebo potřebujete plán na zlepšení výkonu, který pomůže s lepším přidělováním zdrojů.
Možná chcete zlepšit řízení pracovní zátěže v rámci celého týmu, ale ať už je tomu jakkoli, plán by měl obsahovat měřitelné cíle a jasně nastínit nebo projednat problémy s výkonem. Nejlepší šablony plánů na zlepšení výkonu mají několik společných charakteristik, na které se můžete zaměřit:
- Stručný přehled: Díky tomu bude zpráva, kterou sestavujete, přehledná, a každý si z ní okamžitě odnese to, co potřebuje k vyhodnocení plánů na zlepšení výkonu.
- Vizuální zdůraznění. Nikdo nemá rád dlouhé odstavce ani odrážky složené z více vět (ano, je to ironické, my to víme), takže čím vizuálně přitažlivější bude zpráva o pokroku zaměstnance, tím lépe nastavíte jasná očekávání.
- Vzájemně prospěšný závěr. Obsahuje plán zlepšení výkonu část s závěrem, která přesně ukazuje, co je třeba udělat dál? Je to nejlepší způsob, jak zajistit, aby se doporučení plánu zlepšení výkonu skutečně realizovala a aby tak zaměstnanci splnili očekávání.
- Intuitivní barevné kódování. Možná vás překvapí, jak velký rozdíl může jednoduché barevné kódování znamenat. Červená barva může znamenat problém s nízkým výkonem, žlutá splnění očekávání a zelená vysoký nebo přijatelný výkon. Správné barvy pomáhají omezit nejasnosti a stanovit jasná očekávání.
- Snadné úpravy v průběhu času. Nikdo nemá rád plán zlepšování pracovního výkonu, který se po vytvoření už nikdy nedá změnit. Koneckonců chcete skutečně sledovat zlepšení výkonu zaměstnanců a jakoukoli zpětnou vazbu, kterou jim doporučujete! Čím flexibilnější je šablona, tím lépe.
Nezáleží na tom, jakou konkrétní šablonu hledáte. Pokud plán zlepšování výkonu splňuje tyto charakteristiky, máte skvělý základ.
👉🏽 Plán zlepšování výkonu pomáhá pouze tehdy, pokud je skutečně dodržován
Vypracování plánu je ta snadná část. Skutečnou prací jsou připomínky, kontroly, dokumentace a další kroky, které musí personální oddělení po schůzce neustále sledovat. Podívejte se na 10 nástrojů pro personální workflow, které jsou navrženy právě pro zvládnutí této následné práce.
🎯Přečtěte si také: 10 příkladů plánů na zlepšení výkonu pro lepší výsledky
11 šablon plánů na zlepšení výkonu
Bez dalších okolků přejdeme rovnou k jádru věci. Stejně jako šablony akčních kroků vynikají i tyto šablony plánů na zlepšení výkonu tím, že jsou prakticky použitelné a zároveň dodržují všechny výše uvedené osvědčené postupy.
Pojďme se podívat na naše oblíbené.
1. Šablony plánů na zlepšení výkonu od ClickUp
Zlepšete výkon svých zaměstnanců pomocí šablony plánu na zlepšení výkonu (PIP) od ClickUp. Tato šablona PIP, vytvořená s cílem zajistit efektivnější pracovní postupy, je navržena tak, aby pomohla manažerům a zaměstnancům identifikovat problémy s výkonem a navrhnout řešení vedoucí ke zlepšení.
V šabloně najdete části věnované vymezení konkrétních cílů plánu na zlepšení výkonu (PIP), včetně identifikace oblastí vyžadujících rozvoj, navrhovaných strategií pro zlepšení, konkrétních časových harmonogramů pro dosažení cílů a měřitelných ukazatelů výkonu.
Plnění těchto cílů plánu na zlepšení výkonu (PIP) podporuje efektivní a produktivní pracovní prostředí, motivuje k rozvoji jednotlivých zaměstnanců a pomáhá plnit firemní standardy a cíle. Tyto základní prvky poskytují strukturovaný způsob řešení nedostatečného výkonu a umožňují sledovat a organizovaně kontrolovat pokrok.
Tato šablona plánu na zlepšení výkonu (PIP) pro ClickUp byla vytvořena s cílem ušetřit čas a podpořit efektivní pracovní postupy. Stáhněte si tuto šablonu PIP ještě dnes, abyste zefektivnili provoz a vytvořili optimální podmínky pro růst výkonu zaměstnanců.
2. Šablona plánu nápravných opatření ClickUp
Tato šablona nápravných opatření v ClickUp, vytvořená ve formátu bílé tabule, je díky své vizuální a prostorové povaze naší nejoblíbenější šablonou mezi plány na zlepšení výkonu (PIP). Obsahuje šest pečlivě barevně odlišených sekcí uspořádaných do sloupců, které při čtení zleva doprava dávají intuitivní smysl:
- Oblasti ke zlepšení: Určete obecné kategorie, ve kterých se mohou jednotliví členové týmu zlepšit.
- Problémy a jejich příčiny: Příležitosti v každé oblasti k přesnému určení toho, co se pokazilo, nebo problémů s nedostatečným výkonem, které je třeba zlepšit, a důvodů, proč k nim došlo.
- Možná řešení: Řešte zjištěné problémy s výkonem přímo a navrhněte způsoby, jak by zaměstnanec nebo úkol mohl zlepšit pracovní výkon.
- Míra úspěchu: Začleňte do rovnice odpovědnost a hodnocení, abyste mohli snáze sledovat pokrok v realizaci stanovených řešení a vytvářet měřitelné cíle.
- Odpovědní za úkoly: Identifikujte oblasti, které je třeba zlepšit v rámci projektů a úkolů s více přidělenými pracovníky.
- Časový plán: Termíny a potenciální milníky, které zajistí, že se všichni budou soustředit na realizaci stanovených řešení.
Spojením jednotlivých sloupců se tato šablona úzce shoduje s přístupem ClickUp k cílům SMART v oblasti řízení projektů a lidí. Přesto zůstává dostatečně jednoduchá, aby bylo možné rychle vytvořit plány zlepšení i pro ty nejsložitější problémy.
3. Šablona akčního plánu pro zaměstnance od ClickUp
Šablona akčního plánu pro zaměstnance od ClickUpu využívá odlišný přístup než výše zmíněná šablona akčního plánu na tabuli. Tento strukturovaný akční plán je lineárnější a obsahuje jasný a jednoduchý přehled, který uvádí jméno zaměstnance, jeho pozici a nadřízeného spolu s polem pro datum pro budoucí potřebu.
Odtud se můžete rovnou přesunout k hlášení o incidentu týkajícího se konkrétní záležitosti, u které je třeba zlepšit výkon. Hlášení o incidentu umožňuje manažerovi uvést několik podrobností o konkrétním spouštěcím faktoru, který vede k tomu, že zaměstnanec potřebuje zlepšit svůj výkon, jako je například nesplnění prodejních cílů nebo nedodržování protokolů.
Následuje část věnovaná zjištěním, která umožňuje podrobněji popsat, k jakým závěrům vedlo další vyšetřování incidentu, a nápravná opatření k naplnění očekávání.
Zpráva nakonec obsahuje část určenou pro manažery k průběžnému aktualizování s názvem „známky pokroku“. V průběhu plnění plánu na zlepšení výkonu je tato část místem, kde mohou manažeři i zaměstnanci společně oslavovat dosažené úspěchy.
4. Šablona plánu rozvoje zaměstnanců ClickUp
Ne každý plán zlepšení výkonu musí být vyvolán negativní událostí. Proaktivní řízení znamená pomáhat zaměstnancům, aby byli v průběhu času úspěšnější, bez ohledu na jejich aktuální výkon. Právě to pomáhá sledovat šablona plánu rozvoje zaměstnanců od ClickUp.
Ve výchozím zobrazení má každý člen týmu vlastní položku, která uvádí stav jeho plánu na zlepšení výkonu, základní informace o něm a jaké možnosti profesního rozvoje pro něj byly identifikovány.
To vám pomůže odhalit příčinu konkrétních problémů a ušetří vám čas tím, že nastíní jasnou cestu k dosažení očekávaných milníků pokroku.
Sekce od „Dokončeno“ po „Probíhá“ pomáhají manažerovi přesně sledovat, v jaké fázi se v daném okamžiku nachází každý konkrétní zaměstnanec. Ale to je teprve začátek. Šablona také obsahuje plán pro celé oddělení, který se zabývá cíli zlepšování na vyšší úrovni a sledováním pokroku při jejich dosahování.
Zároveň díky přizpůsobitelným polím, jako jsou personální požadavky, časové harmonogramy a získané dovednosti, mají manažeři vždy přehled o tom, jak si jejich tým vede a kteří členové nejvíce potřebují další rozvoj.
5. Šablona pro hodnocení výkonu v ClickUp
Na první pohled to vypadá jako jednoduchý program, ale tato šablona pro hodnocení výkonu od ClickUp skrývá skutečnou sílu. Kromě přehledných sekcí, jako jsou body k diskusi a zpětná vazba, umožňuje tento dokument pro zlepšení výkonu manažerům také přesně nastínit, které iniciativy a priority jsou pro členy jejich týmu nejdůležitější, když se snaží v průběhu času optimalizovat výkon týmu.
A to je teprve začátek. Část této šablony věnovaná řízení výkonu obsahuje tabulku, kterou mohou zaměstnanci a jejich kolegové využít k vzájemnému hodnocení v kategoriích, jako je porozumění pracovnímu úkolu, pracovní dovednosti a další. Hodnotící kódy od U (neuspokojivé) po E (vynikající) zajišťují, že vyplňování této části je pro všechny zúčastněné jednoduché a přehledné.
Na závěr je třeba zmínit, že tato šablona obsahuje část, která by měla být součástí hodnocení výkonu každého zaměstnance: úspěchy. I když se každý v některých oblastech potřebuje zlepšit, soustředění se pouze na tato potřebná zlepšení může snadno vést k přehlédnutí toho, že tento zaměstnanec pravděpodobně dosáhl významných úspěchů a výsledků v jiných oblastech.
Zařazení takovéto části do šablony plánu na zlepšení výkonu přispívá k vytvoření pozitivnější pracovní kultury zaměřené na úspěch, protože vyvažuje negativní aspekty těmi pozitivními.
6. Šablona zprávy o výkonu v ClickUp
Jak ukazuje tato šablona zprávy o výkonu od ClickUp, ne každý plán zlepšení výkonu musí být nutně spojen s výkonem jednotlivého zaměstnance. Místo toho zdůrazňuje přístup zaměřený na projekty, který pomáhá týmu, který vedete, držet se stanoveného směru a plnit úkoly v souladu s časovými harmonogramy a výstupy.
Samotná šablona pro hodnocení výkonu obsahuje přehledný přehled více projektů, což je obzvláště užitečné pro manažery, kteří potřebují dokumentovat pokrok projektů na více úrovních. Kromě obecného přehledu očekávání společnosti obsahuje také souhrnné údaje o každém projektu, o kterém se má podávat zpráva, včetně procentuálního podílu vynaloženého času a rozpočtu a dosaženého pokroku.
Díky vizuálnímu znázornění čísel v této šabloně je tento dokument užitečným přehledem pro manažery, kteří chtějí sdělit celkový přehled o veškeré provedené práci. Jelikož se jedná o přehled na vysoké úrovni, funguje tato šablona obzvláště dobře v kombinaci s dalšími zprávami o výkonu projektu.
Lze je například využít k udržení přehledu o více agilních projektech pro klíčové zainteresované strany, zatímco podrobnější zprávy, jako jsou retrospektivy sprintů, mohou poskytnout detailnější informace o každém z těchto projektů a jejich očekávaném pokroku.
7. Šablona pro čtvrtletní hodnocení výkonu v ClickUp
Ačkoli se šablona pro čtvrtletní hodnocení výkonu od ClickUp zaměřuje převážně na zpětné hodnocení zaměstnance, obsahuje také příklady plánů na zlepšení výkonu zaměřené do budoucna.
Zaznamenejte, jak si člen vašeho týmu vedl, čeho dosáhl a jak tyto poznatky mohou vést k plánu zlepšení ještě před dalším čtvrtletním hodnocením výkonu.
8. Šablona plánu ClickUp na 30–60–90 dní
Noví zaměstnanci nutně potřebují plán zapracování, který jim pomůže zlepšovat se během prvních několika měsíců v organizaci. Šablona plánu na 30, 60 a 90 dní od ClickUp vám v tomto úsilí pomůže, protože vám umožní stanovit konkrétní cíle a dokumentovat pokrok nového člena týmu při jejich dosahování.
Vytvoření plánu na 30, 60 a 90 dní i měření pokroku jsou snadné, stejně jako sdílení plánu s novým zaměstnancem. To je obzvláště důležité pro udržování a plánování pravidelných schůzek. Pomůže vám to také udržet pozitivní vztah se zaměstnanci.
9. Šablona kariérního postupu v ClickUp
Pokud mentorujete členy svého týmu, je šablona „Career Path“ od ClickUp ideálním nástrojem. Jedná se o kvalitativnější nástroj pro hodnocení výkonu než většina ostatních šablon zmíněných v tomto průvodci, který vám umožní společně s vaším svěřencem stanovit kariérní cíle a měřitelnou cestu k jejich dosažení.
Vše je prezentováno v přehledné tabulce s barevným kódováním, která i na první pohled jasně odráží očekávání společnosti.
10. Šablona formuláře pro hodnocení zaměstnanců ClickUp
Šablona formuláře pro hodnocení zaměstnanců od ClickUp je vytvořena jako interaktivní formulář a funguje díky své jednoduchosti. Vy vyplníte formulář, který automaticky vytvoří seznamový přehled, který slouží jako hodnocení.
Zároveň vám vlastní pole, jako jsou získaná ocenění a milníky, schopnost pracovat v týmu, technické dovednosti a další vlastní pole, pomohou přesně specifikovat, v čem byl zaměstnanec úspěšný, kde je třeba se zlepšit a jaká jsou celková očekávání společnosti ohledně pracovního výkonu.
11. Šablona plánu na zlepšení výkonu pro Microsoft Word od Template.net
Tato šablona plánu na zlepšení výkonu (PIP) v programu Microsoft Word od Template.net je komplexní, upravitelný a tisknutelný dokument, který má pomáhat firmám a organizacím zvyšovat výkonnost zaměstnanců. Tato šablona slouží jako strukturovaný průvodce pro manažery, který jim pomáhá nastínit oblasti, kde je třeba se zlepšit, stanovit jasná očekávání a definovat měřitelné cíle pro zaměstnance s nedostatečným výkonem.
Výhody šablon plánů na zlepšení výkonu pro personální týmy
Plány na zlepšení výkonu (PIP) představují účinný způsob, jak zajistit, aby zaměstnanci plnili očekávání a cíle stanovené organizací. Jsou nezbytnou součástí nástrojů každého personálního týmu. Dobře zpracovaná šablona PIP může podpořit úspěšný proces zlepšování výkonu tím, že týmům poskytne jednotný formát a strukturu, se kterou mohou pracovat.
Použití šablony plánu na zlepšení výkonu (PIP) zefektivňuje proces jeho vypracování, zavedení a správy. Poskytuje komplexní rámec, na který se mohou zaměstnanci při vytváření vlastního plánu odvolávat, a zjednodušuje tak kroky potřebné k maximalizaci účinnosti plánu PIP. Přístup k aktuální šabloně PIP zajišťuje, že zaměstnanci splňují očekávání a cíle organizace, a zároveň umožňuje určitou flexibilitu.
Při používání šablony plánu na zlepšení výkonu (PIP) je důležité zajistit, aby obsahovala všechny nezbytné prvky. Kromě stanovení očekávání a vymezení konkrétních cílů by měla zahrnovat také informace týkající se časového harmonogramu, odpovědností a důsledků.
Jak vytvořit plán zlepšení výkonu
- Definujte očekávání: Toto je první krok při vytváření plánu na zlepšení výkonu (PIP) a je zásadní zajistit, aby očekávání byla jasná a konkrétní.
- Stanovte cíle: Stanovení měřitelných cílů pomáhá zaměřit plán a může sloužit jako měřítko po celou dobu procesu.
- Stanovte časový harmonogram: Uveďte, jak dlouho bude proces PIP trvat a kdy a jak by měl být pokrok vyhodnocován.
- Přidělte zdroje: Zajistěte, aby byly k dispozici dostatečné zdroje na podporu cílů plánu, jako jsou například další školení nebo koučování.
- Přidělte odpovědnosti: Jasně vymezte, kdo je v rámci procesu PIP zodpovědný za které úkoly.
- Sledujte pokrok: Sledujte pokrok a poskytujte zpětnou vazbu, abyste zajistili plnění cílů.
- Plán pravidelně revidujte: Pravidelně kontrolujte průběh procesu PIP a posuzujte, zda je třeba provést nějaké změny.
- Stanovte důsledky: Pokud nebudou cíle splněny, je důležité mít zavedený systém odpovědnosti s jasně definovanými důsledky za nesplnění.
Příklady plánů na zlepšení výkonu
Plány na zlepšení výkonu (PIP) jsou účinným nástrojem, který mohou personální týmy využít k řešení nedostatečného výkonu a absence. Šablona PIP je skvělým výchozím bodem, když nevíte, kde začít. Zde je přehled situací, ve kterých se vyplatí vytvořit si vlastní šablonu PIP:
- Pokud byl zaměstnanec několikrát upozorněn na svůj nedostatečný výkon
- Pokud výkonnost zaměstnance nedosahuje očekávané úrovně
- Když zaměstnanec nedodrží termíny nebo nesplní cíle
- Pokud existuje rozpor mezi očekávanou a skutečnou produktivitou
- V případě stížností ze strany zákazníků nebo kolegů ohledně chování či přístupu zaměstnance
Kdy se vyhnout používání plánů na zlepšení výkonu
Ačkoli jsou šablony plánů na zlepšení výkonu cenným zdrojem pro personální týmy, existují určité situace, kdy je lepší se jejich použití vyhnout:
- Pokud je výkonnost zaměstnance způsobena problémem, který je mimo jeho kontrolu.
- Pokud je příčinou problému nedorozumění nebo nedostatek zdrojů.
- Pokud pokrok zaměstnance vyžaduje další školení, mentoring nebo koučování, než bude schopen zlepšit svůj výkon.
- Pokud se pracovní náplň zaměstnance změnila a již
Zvyšte produktivitu svého týmu pomocí šablon plánů na zlepšení výkonu (PIP)
Který manažer by nechtěl tým, který funguje jako dobře promazaný stroj? Samozřejmě, dostat se tam vyžaduje tvrdou práci. Jakákoli pomoc, kterou můžete získat při maximalizaci výkonu a produktivity každého člena vašeho týmu, je zásadní. Právě proto je šablona plánu na zlepšení výkonu tak důležitým nástrojem v arzenálu každého manažera.
Šablony akčních plánů pro zlepšení výkonu můžete využít k nápravě konkrétní chyby nebo k vytvoření obecnějšího a jasně definovaného plánu rozvoje. Hodí se stejně dobře pro zaškolování nových zaměstnanců jako pro propojení výkonu se současnými projekty.
Stačí jen vědět, kterou šablonu použít, a tento výběr vám s tím pomůže.
A když už mluvíme o řízení vašeho týmu jako o dobře promazaném stroji: správný nástroj pro řízení projektů a produktivitu vám k tomu může také pomoci – zejména pokud je navždy zdarma. Jste připraveni dozvědět se více o ClickUp a začít používat výše uvedené šablony?