Ignorování problémů s výkonností zaměstnanců může bránit produktivitě, morálce týmu a obchodnímu úspěchu.
Zmeškaný termín tady, nezainteresovaný zaměstnanec tam – to vše se sčítá a může vést k vyšší fluktuaci, ztrátě příjmů a zastavení růstu.
Je lepší používat strukturované plány zlepšení výkonu (PIP), abyste mohli včas řešit problémy, stanovit jasná očekávání a dát zaměstnancům spravedlivou šanci na zlepšení.
Uvádíme 10 praktických příkladů plánů zlepšení výkonu, které vám pomohou řešit problémy se špatným výkonem, stanovit měřitelné cíle a dosáhnout významného zlepšení.
⏰ 60sekundové shrnutí
- Plán zlepšení výkonu je strukturovaný přístup, který pomáhá zaměstnancům zlepšit se v klíčových oblastech před přijetím formálních opatření.
- Nastínili jsme 10 příkladů PIP z reálného světa, které pokrývají problémy, jako jsou nedodržené termíny, nízká produktivita, špatná spolupráce a porušování zásad.
- Úspěšný plán zlepšení výkonu by měl identifikovat příčinu problému, stanovit jasné a měřitelné cíle a poskytovat průběžnou podporu a odpovědnost.
- Proaktivní řízení, jasná očekávání a konstruktivní zpětná vazba umožňují zcela se vyhnout plánům zlepšení výkonu.
- ClickUp pomáhá zefektivnit sledování výkonu, stanovení cílů a odpovědnost týmu, čímž zajišťuje, že zaměstnanci zůstanou na správné cestě, než se problémy s výkonem vyhrotí.
Co je plán zlepšení výkonu?
Plán zlepšení výkonu je strukturovaný rámec připravený manažery a vedoucími pracovníky v oblasti lidských zdrojů, který má zaměstnancům pomoci řešit problémy s výkonem. Obsahuje konkrétní kroky ke zlepšení výkonnostních standardů, časový harmonogram pokroku, milníky zlepšení a pravidelné kontroly s jasnými, měřitelnými cíli.
Na rozdíl od některých mylných představ není PIP nástrojem k vyhazování zaměstnanců z firmy, ale zdrojem, který jim pomáhá zlepšovat se.
Zde je příklad plánu zlepšení výkonu:
Proč byste měli vytvořit plán zlepšení výkonu?
Pokud problémy s výkonem zůstávají příliš dlouho neřešené, mohou narušit fungování týmů a snížit produktivitu. Namísto čekání, až se problémy vyhrotí, nabízí plán zlepšení výkonu strukturovaný a proaktivní přístup. Umožňuje manažerům stanovit jasné cesty ke zlepšení a zároveň udržet zapojení zaměstnanců.
PIP pomáhá:
- 🔍 Identifikujte základní příčiny: Zaměřte se na překážky výkonu, místo abyste řešili pouze symptomy.
- ✅ Vytvořte odpovědnost: Definujte kroky, aby zaměstnanci převzali odpovědnost za svůj růst.
- 📊 Snižte zaujatost při rozhodování: Poskytuje zdokumentovaný pokrok namísto spoléhání se na subjektivní názory.
- 😊 Zlepšete morálku týmu: Pomáhá zaměstnancům, kteří mají potíže, dosáhnout úspěchu a zabraňuje vzniku zášti ze strany zaměstnanců s vysokým výkonem.
- 🎯 Posilte koučování: Povzbuzujte manažery, aby zaměstnance vedli, místo aby pouze hodnotili výsledky.
🧠 Věděli jste, že... Výzkumy naznačují, že zaměstnanci s lepšími dovednostmi a zkušenostmi pomáhají zvýšit tržby podniku až o neuvěřitelných 50 %.
10 příkladů plánů na zlepšení výkonu, které pomohou zaměstnancům s problémy
Některé problémy s výkonem vyžadují koučování, zatímco jiné vyžadují strukturované plány zlepšení. Níže je uvedeno 10 příkladů rámců řízení výkonu z reálného světa, které pomáhají řešit běžné výzvy zaměstnanců pomocí jasných kroků a měřitelných cílů.
Každý příklad obsahuje:
- Scénář/kontext: Jaký je problém s výkonem?
- Možné příčiny: Proč tento problém vzniká?
- Kroky a časový harmonogram: Jak problém vyřešit, do kdy a jak sledovat pokrok
Příklad č. 1: Opakované nedodržování termínů
⛳ Scénář
Zaměstnanec opakovaně odevzdává práci pozdě, což způsobuje zpoždění a ovlivňuje produktivitu týmu. Tento problém trvá již tři měsíce a více než 60 % přidělených úkolů zadávání dat a dalších akčních položek je v čekání déle než měsíc. To má za následek zastavení projektů, špatnou kvalitu a dodatečnou pracovní zátěž pro ostatní členy týmu.
😦 Možné příčiny
- Nejasné stanovení priorit: Zaměstnanec nedokáže identifikovat, které úkoly jsou nejnaléhavější, což vede ke zpoždění důležitých termínů.
- Podceňování délky trvání úkolu: Předpokládají, že mají více času, než ve skutečnosti mají.
- Nedostatek strukturovaného sledování pokroku: Úkoly se hromadí bez pravidelného přezkoumávání.
🏁 Akční kroky a časový harmonogram
1. Stanovte jasné priority a termíny úkolů (1.–3. den)
- Řešení: Uspořádejte individuální schůzku, abyste zkontrolovali všechny nevyřízené a nadcházející termíny. Každému úkolu přiřaďte úroveň priority pomocí Eisenhowerovy matice, abyste objasnili, co je třeba udělat jako první.
- Očekávání: Zaměstnanec dokončí alespoň 80 % úkolů s vysokou prioritou včas během prvních 30 dnů.
2. Sledujte odhadovanou a skutečnou dobu dokončení úkolu (1.–2. týden)
- Řešení: Požádejte zaměstnance, aby po dobu dvou týdnů zaznamenávali odhadovaný a skutečný čas strávený na úkolech. Identifikujte vzorce, kdy podceňují časové nároky, a podle toho upravte plánovací strategie.
- Očekávání: Do konce druhého týdne by zaměstnanec měl dokončit úkoly s odchylkou maximálně 10 % od odhadovaného času, aby se zlepšila přesnost.
3. Zaveďte týdenní kontroly a předběžné termíny (2.–4. týden)
- Řešení: Zaveďte průběžné interní termíny – každý významný termín bude mít interní kontrolu 48 hodin před odevzdáním.
- Očekávání: Počet nedodržených termínů by se měl během prvního měsíce snížit alespoň o 50 %.
Příklad č. 2: Trvalé problémy s kvalitou
⛳ Scénář
Zaměstnanec neustále odevzdává práci s chybami, nesrovnalostmi nebo chybějícími detaily, což vede k přepracování a zpoždění projektů. Za poslední tři měsíce překročila míra chybovosti 30 %, což vyžadovalo časté opravy ze strany manažerů a členů týmu.
😦 Možné příčiny
- Nedostatečná pozornost věnovaná detailům: Zaměstnanec spěchá s úkoly, aniž by svou práci zkontroloval.
- Nejasné standardy kvality: Očekávání ohledně přesnosti a konzistence nejsou dobře definována.
- Neefektivní proces hodnocení: Neexistuje strukturovaný způsob, jak odhalit a opravit chyby před odesláním.
🏁 Akční kroky a časový harmonogram
1. Vytvořte kontrolní seznamy kvality (1.–5. den)
- Řešení: Definujte nekompromisní standardy kvality a vytvořte kontrolní seznam konkrétních úkolů, které musí zaměstnanec splnit před odevzdáním práce.
- Očekávání: Míra chybovosti by měla klesnout o 20 % během prvních 30 dnů, jakmile si zaměstnanci osvojí zvyk sebehodnocení.
2. Zaveďte vzájemné hodnocení (1.–4. týden)
- Řešení: Pověřte kolegu mentora nebo kontrolora kvality, aby zkontroloval práci zaměstnance před jejím finálním odevzdáním. Střídejte kontrolory, abyste zajistili různé úhly pohledu.
- Očekávání: Do 4. týdne by zaměstnanec měl opravit alespoň 70 % chyb, než se práce dostane k manažerům.
3. Sledujte a snižujte počet chyb po dobu 60 dnů
- Řešení: Nastavte strukturovanou zpětnou vazbu s dvoutýdenními kontrolami, abyste mohli diskutovat o pokroku, identifikovat opakující se problémy a posílit techniky přesnosti.
- Očekávání: Míra chybovosti zaměstnance by se měla do 60 dnů snížit o 50 %. Pokud chyby přetrvávají, přehodnoťte školení nebo vhodnost role.
💡 Tip pro profesionály: Použijte šablonu kontrolního seznamu kvality ClickUp k nastínění kroků kontroly kvality a definování jasných kontrolních bodů. Tím se standardizují kontroly kvality, přiřadí se odpovědnost za řešení chyb a zajistí se, že každý výstup splňuje očekávání před odevzdáním.
Příklad č. 3: Nedostatečná spolupráce na týmových projektech
⛳ Scénář
Zaměstnanec má potíže s efektivní prací v týmu, což vede k nedodržení termínů, nedorozuměním a rostoucímu napětí mezi kolegy. Úkoly, které vyžadují mezifunkční spolupráci, jsou často zpožďovány a kolegové jsou frustrováni, protože musí kompenzovat nedostatek koordinace.
😦 Možné příčiny
- Špatné komunikační dovednosti: Zaměstnanec neefektivně sdílí novinky nebo obavy.
- Neochota sdílet odpovědnost: Preferují práci samostatně nebo se zdráhají delegovat úkoly.
- Nejasné role a očekávání: Nechápou úplně, co je zapotřebí pro hladký předávací proces.
🏁 Akční kroky a časový harmonogram
1. Vytvořte kontrolní seznamy kvality (1.–5. den)
- Řešení: Definujte nekompromisní standardy kvality a vytvořte kontrolní seznam konkrétních úkolů, které musí zaměstnanec splnit před odevzdáním práce.
- Očekávání: Míra chybovosti by měla klesnout o 20 % během prvních 30 dnů, jak si zaměstnanci osvojí zvyk sebehodnocení.
2. Zaveďte vzájemné hodnocení (1.–4. týden)
- Řešení: Pověřte kolegu mentora nebo kontrolora kvality, aby zkontroloval práci zaměstnance před jejím finálním odevzdáním. Střídejte kontrolory, abyste zajistili různé úhly pohledu.
- Očekávání: Do 4. týdne by zaměstnanec měl opravit alespoň 70 % chyb, než se práce dostane k manažerům.
3. Sledujte a snižujte počet chyb během 60 dnů
- Řešení: Nastavte strukturovanou zpětnou vazbu s dvoutýdenními kontrolami, abyste mohli diskutovat o pokroku, identifikovat opakující se problémy a posílit techniky přesnosti.
- Očekávání: Míra chybovosti zaměstnance by se měla do 60 dnů snížit o 50 %. Pokud chyby přetrvávají, přehodnoťte školení nebo vhodnost role.
Příklad č. 4: Trvalé problémy s docházkou nebo dochvilností
⛳ Scénář
Zaměstnanec často chodí pozdě nebo chybí v práci bez předchozího upozornění, což narušuje plány týmu a zpožďuje úkoly. Za poslední měsíc vykazuje jeho docházka nepravidelné pracovní hodiny, což vede k obavám o spolehlivost a rozložení pracovní zátěže.
😦 Možné příčiny
- Osobní problémy: Výzvy mimo práci ovlivňují jejich dostupnost.
- Nedostatek motivace: Neuvědomují si vliv dochvilnosti na tým.
- Špatné plánování: Neefektivní řízení času způsobuje zpoždění při zahájení pracovního dne.
🏁 Akční kroky a časový harmonogram
1. Uspořádejte individuální schůzku (1. týden)
- Řešení: Posaďte se se zaměstnancem a prodiskutujte s ním jeho docházku a odhalte případné osobní nebo profesní překážky. Využijte tuto schůzku k nastavení jasných očekávání a dohodněte se na strukturovaném plánu zlepšení.
- Očekávání: Do konce prvního týdne by zaměstnanec měl mít jasnou představu o požadavcích na docházku a nápravných opatřeních.
2. Vyžadujte denní záznamy o odpracované době (2.–4. týden)
- Řešení: Požádejte zaměstnance, aby po dobu čtyř týdnů denně zaznamenával čas svého příchodu a přestávek. Podpora strukturovaného sledování a kontroly pokroku pomocí šablon pro zlepšování procesů může poskytnout systematičtější způsob monitorování úprav a zajistit trvalá zlepšení.
- Očekávání: Do 4. týdne by se mělo projevit alespoň 50% snížení počtu pozdních příchodů.
3. Používejte připomenutí harmonogramu a kontroly odpovědnosti týmu (průběžně)
- Řešení: Nastavte automatická připomenutí před začátkem pracovní doby zaměstnance a zavedete týmové kontroly, abyste posílili odpovědnost. Povzbuzujte je, aby aktivně komunikovali, pokud předpokládají zpoždění.
- Očekávání: Zaměstnanec by měl do 30 dnů prokázat trvalé zlepšení docházky a předem oznámit jakékoli nevyhnutelné absence.
📖 Další informace: Šablony plánů zlepšení výkonu (PIP)
Příklad č. 5: Špatná komunikace s klienty
⛳ Scénář
Zaměstnanec má potíže s komunikací s klienty, což vede k nedorozuměním, nesouladu očekávání a potenciálním konfliktům. V uplynulých dvou měsících klientové ve své zpětné vazbě poukazovali na nejasná vysvětlení, pomalé reakce a potíže s efektivním řešením problémů.
😦 Možné příčiny
- Nedostatek školení v oblasti měkkých dovedností: Zaměstnanec možná neví, jak efektivně vést profesionální rozhovory.
- Nejasné komunikační pokyny: Možná nedodržují strukturovaný přístup k interakcím s klienty.
- Kulturní bariéry: Rozdíly ve stylu komunikace mohou mít vliv na srozumitelnost.
🏁 Akční kroky a časový harmonogram
1. Zapište se do workshopů zaměřených na zlepšení komunikace (1.–2. týden)
- Řešení: Poskytněte strukturované školení měkkých dovedností, které se zaměřuje na aktivní naslouchání, udržování profesionálního tónu a zvládání obtížných rozhovorů. Pravidelné zpětné vazby a průběžné řízení výkonu mohou pomoci tyto dovednosti v průběhu času posílit a zajistit tak neustálé zlepšování interakcí s klienty.
- Očekávání: Do druhého týdne by zaměstnanec měl při komunikaci s klienty projevovat větší sebevědomí a strukturovanější přístup.
2. Procvičujte simulované hovory a prezentace (2.–4. týden)
- Řešení: Provádějte týdenní cvičení v podobě hraní rolí, při nichž zaměstnanec řeší simulované scénáře s klienty. Spárujte je s mentorem, aby mohli pozorovat skutečné interakce s klienty a poskytovat zpětnou vazbu.
- Očekávání: Do 4. týdne by zaměstnanec měl prokázat znatelné zlepšení v oblasti srozumitelnosti, sebevědomí a schopnosti reagovat.
3. Vyhodnoťte zlepšení na základě zpětné vazby od klientů (30. den a dále)
- Řešení: Shromažďujte dotazníky spokojenosti klientů nebo formuláře zpětné vazby, abyste mohli sledovat změny v efektivitě komunikace. Pokud se opakující se problémy přetrvávají, přehodnoťte strategie školení.
- Očekávání: Do 30. dne by zpětná vazba od klientů měla ukázat alespoň 20% zlepšení v hodnocení spokojenosti související s jasností komunikace.
Příklad č. 6: Překračování pravomocí nebo mikromanagement
⛳ Scénář
Manažer na střední úrovni často zasahuje do práce svého týmu, kontroluje drobné detaily, přepracovává úkoly nebo vyžaduje neustálé aktualizace, což zpomaluje pokrok a frustruje zaměstnance. Místo toho, aby posiloval svůj tým, vytváří překážky a závislost, což vede k nižší morálce, špatnému time managementu a snížené produktivitě.
😦 Možné příčiny
- Nedostatek důvěry: Manažer se domnívá, že zaměstnanci nejsou schopni odvádět kvalitní práci bez neustálého dohledu.
- Nesprávné chápání role manažera: Myslí si, že „řídit“ znamená kontrolovat každý detail, místo aby vedli tým.
- Strach z neúspěchu: Cítí se osobně zodpovědní za každý výsledek a kompenzují to nadměrným zapojením.
🏁 Akční kroky a časový harmonogram
1. Definujte hranice rolí a úrovně autonomie (1.–2. týden)
- Řešení: Stanovte jasné úrovně autonomie pro každého člena týmu a určete, které úkoly vyžadují schválení vedoucím a které nikoli. Podporujte odpovědnost a zodpovědnost v rámci týmu, abyste budovali důvěru.
- Očekávání: Do 2. týdne by manažer měl delegovat alespoň o 30 % více úkolů bez přímého zásahu.
2. Omezte kontrolní schůzky na jednou týdně (2.–4. týden)
- Řešení: Přechod od denních kontrol k strukturovaným týdenním hodnocení pokroku, aby mohli zaměstnanci pracovat samostatně a zároveň informovat vedení. Povzbuzujte manažery, aby se soustředili spíše na výsledky než na drobné detaily.
- Očekávání: Do 4. týdne by tým měl hlásit méně narušení a zlepšení v oblasti odpovědnosti za úkoly.
3. Shromážděte anonymní zpětnou vazbu od týmu (6. týden)
- Řešení: Proveďte důvěrný průzkum zpětné vazby týmu, abyste posoudili, zda se zapojení manažera zlepšilo. Použijte strukturované šablony, například šablony pro hodnocení výkonu, které vám pomohou vést smysluplné diskuse.
- Očekávání: Do 6. týdne by zaměstnanci měli vykázat alespoň 40% zlepšení v oblasti samostatnosti při rozhodování.
✨Zajímavost: Slyšeli jste někdy pojem „helikoptérový manažer“? Používá se pro ty, kteří neustále visí nad zaměstnanci, každých pár minut kontrolují jejich práci, přehnaně opravují drobné detaily a ztěžují týmu samostatnou práci. V tomto blogu se dozvíte, jak se vypořádat s mikromanagementem šéfa.
Příklad č. 7: Nízký výkon v oblasti prodeje nebo rozvoje podnikání
⛳ Scénář
Obchodní zástupce neustále nedosahuje kvót, má potíže s uzavíráním obchodů nebo nedokáže sledovat potenciální zákazníky, což vede ke ztrátě příjmů. Za poslední čtvrtletí klesla jeho úspěšnost uzavření obchodů pod 30 %, což je výrazně pod průměrem týmu, což signalizuje potřebu strukturovaného zásahu.
😦 Možné příčiny
- Nedostatečná znalost produktu: Nejsou schopni sebevědomě reagovat na dotazy zákazníků.
- Slabé vyjednávací schopnosti: Mají potíže s efektivním řešením námitek a uzavíráním obchodů.
- Nedostatek rutinních kontrol: Potenciální zákazníci nejsou řádně pečlivě sledováni, což vede ke ztrátě příležitostí.
🏁 Akční kroky a časový harmonogram
1. Poskytněte cílené koučovací sezení (1.–2. týden)
- Řešení: Spojte zaměstnance se zkušeným mentorem z oblasti prodeje, který mu poskytne praktické rady ohledně interakce se zákazníky. Zaměřte se na řešení námitek, positioning produktu a techniky konzultativního prodeje.
- Očekávání: Do 2. týdne by měli prokázat lepší znalost produktů a větší sebevědomí při prodejních rozhovorech.
2. Stanovte denní cíle pro oslovení zákazníků (2.–4. týden)
- Řešení: Zaveďte konkrétní cíle v oblasti oslovování zákazníků, například 10 telefonátů a 15 následných e-mailů denně, abyste udrželi stabilní tok zakázek. Propojte tyto cíle s měřitelnými výsledky výkonu a posilte strukturované stanovování cílů pro hodnocení výkonu, abyste mohli sledovat pokrok.
- Očekávání: Do 4. týdne by se měla zlepšit konzistence oslovování a míra odezvy by se měla zvýšit alespoň o 20 %.
3. Přehodnoťte výkonnost pomocí zpráv o pipeline (30. den a dále)
- Řešení: Zkontrolujte konverzní poměry, průběh obchodů a ztracené příležitosti pomocí podrobných zpráv o prodejním procesu. Pokud se výkonnost nezlepšila, upřesněte strategie koučování nebo upravte očekávání ohledně rolí.
- Očekávání: Do 30. dne by měl obchodní zástupce prokázat měřitelné zvýšení počtu uzavřených obchodů a silnější portfolio kvalifikovaných potenciálních zákazníků.
📖 Další informace: Jak vytvořit efektivní systém hodnocení výkonu ve vaší společnosti
Příklad č. 8: Opakované porušování zásad nebo neprofesionální chování
⛳ Scénář
Zaměstnanec opakovaně porušuje kodex chování zaměstnanců (např. nadměrné používání internetu k osobním účelům, nevhodné oblečení na pracovišti) nebo se chová neuctivě k kolegům, čímž vytváří negativní pracovní prostředí. I přes ústní napomenutí a další disciplinární opatření se toto chování opakuje a má negativní vliv na morálku a profesionalitu týmu.
😦 Možné příčiny
- Odcizení: Cítí se odtrženi od firemní kultury a očekávání na pracovišti.
- Nedorozumění ohledně standardů na pracovišti: Zaměstnanci mohou být neinformováni o konkrétních zásadách nebo mohou nesprávně interpretovat pokyny.
- Osobní konflikty: Napětí s kolegy nebo osobní problémy mohou ovlivňovat chování.
🏁 Akční kroky a časový harmonogram
1. Zaznamenejte konkrétní porušení pravidel a projednejte je soukromě (1. týden)
- Řešení: Zaznamenejte jasné, na faktech založené příklady porušení zásad a setkejte se se zaměstnancem v soukromí, abyste projednali jeho obavy. Vysvětlete mu, jak jeho jednání ovlivňuje tým a pracovní prostředí.
- Očekávání: Do 1. týdne by zaměstnanec měl uznat problém a zavázat se k nápravným opatřením.
2. Jasně definujte očekávání ohledně firemních zásad (2.–4. týden)
- Řešení: Sdílejte písemné shrnutí pracovních zásad a ujistěte se, že zaměstnanec plně rozumí očekáváním. V případě potřeby nabídněte školení o profesionálním chování a etice na pracovišti.
- Očekávání: Do 4. týdne by mělo být patrné úsilí o přizpůsobení chování standardům společnosti.
3. Sledujte chování a vyhodnocujte pokrok po dobu 60 dnů
- Řešení: Sledujte průběžné vzorce chování a sbírejte zpětnou vazbu od členů týmu, abyste mohli posoudit zlepšení. Pokud porušování pravidel pokračuje, zvažte další zásahy nebo disciplinární opatření.
- Očekávání: Do 60. dne by zaměstnanec měl prokázat důsledné dodržování firemních zásad a profesionálního chování.
Příklad č. 9: Potíže s přizpůsobením se nové technologii nebo softwaru
⛳ Scénář
Jeden ze zaměstnanců má potíže pokaždé, když společnost zavede nový software nebo nástroje, což vede k nedodržování termínů projektů, zpomalení pracovního toku a frustraci mezi kolegy, kteří musí jeho nedostatky kompenzovat. Často váhají s používáním nových platforem, což zpožďuje jejich plné zavedení v celém týmu.
😦 Možné příčiny
- Technická úzkost: Strach z chyb nebo neporozumění systému
- Nedostatečné školení: Nedostatek praktických pokynů nebo jasné dokumentace
- Odpor ke změnám: Preference starých metod, i když jsou méně efektivní.
🏁 Akční kroky a časový harmonogram
1. Poskytněte školení a návodná videa (1.–2. týden)
- Řešení: Nabídněte interaktivní školení, videonávody nebo podrobné průvodce, které zaměstnancům pomohou naučit se nový systém vlastním tempem. Zajistěte, aby měli přístup k samoobslužným zdrojům, které mohou použít jako referenci.
- Očekávání: Do druhého týdne by měli být schopni sebevědomě ovládat základní funkce.
2. Přiřaďte technického mentora pro každodenní podporu (2.–4. týden)
- Řešení: Spojte zaměstnance s mentorem, který se vyzná v technologiích a může poskytnout praktickou pomoc, řešit problémy a posilovat osvědčené postupy. Podporujte každodenní kontroly pro rychlé vyjasnění situací.
- Očekávání: Do 4. týdne by zaměstnanec měl prokázat zlepšení v oblasti pohodlí a efektivity při používání softwaru.
3. Posuzujte kompetence na základě míry dokončení úkolů (45. den a dále)
- Řešení: Vyhodnoťte, jak efektivně zaměstnanec plní úkoly související se softwarem ve srovnání s předchozím stavem. Pokud je pokrok pomalý, poskytněte mu další školení nebo upravte očekávání.
- Očekávání: Do 45. dne by se míra dokončení úkolů měla zlepšit alespoň o 30 %, což signalizuje zvýšenou odbornost.
💡 Tip pro profesionály: Použijte šablonu technologického plánu ClickUp k posouzení vaší současné technologické situace, naplánování fází implementace a stanovení jasných milníků pro úspěšné zavedení.
Příklad č. 10: Zastavený profesní růst nebo stagnace v roli
⛳ Scénář
Zaměstnanec přestal ve své roli dosahovat pokroku a projevuje malý zájem o nové výzvy nebo příležitosti k rozvoji dovedností. Plní úkoly adekvátně, ale postrádá zapojení, iniciativu, školení v oblasti vedení lidí nebo motivaci převzít další odpovědnosti.
😦 Možné příčiny
- Nejasná kariérní dráha: Nevidí budoucnost ve společnosti.
- Vyhoření: Cítí se psychicky vyčerpaní, což vede k jejich odcizení.
- Nedostatečné uznání: Jejich úsilí zůstává bez povšimnutí, což vede k pocitu, že růst není odměňován.
🏁 Akční kroky a časový harmonogram
1. Vytvořte osobní plán rozvoje s cíli SMART (1.–2. týden)
- Řešení: Spolupracujte se zaměstnancem na vytvoření osobního plánu rozvoje, který bude zahrnovat cíle SMART (konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní, časově ohraničené) spojené s jeho rolí. Zaměřte se na rozvíjení dovedností, příležitosti k vedení nebo zapojení do nových projektů.
- Očekávání: Do druhého týdne by měli mít strukturovaný plán růstu s jasnými kroky.
2. Nabídněte stáže nebo možnosti křížového školení (2.–6. týden)
- Řešení: Zaveďte stínování pracovních pozic, mentorství nebo křížové školení v různých odděleních, abyste rozšířili jejich dovednosti a znovu podnítili jejich zapojení. Poskytněte jim přehled o možných kariérních cestách v rámci společnosti.
- Očekávání: Do 6. týdne by zaměstnanec měl projevit větší zájem o kariérní postup a rozvoj dovedností.
3. Zhodnoťte pokrok a upravte plán rozvoje (3. měsíc)
- Řešení: Po třech měsících proveďte individuální pohovor o kariérním růstu, abyste zhodnotili pokrok, vyřešili překážky a upřesnili rozvojové cíle na základě jejich zájmů a výkonu.
- Očekávání: Do třetího měsíce by měli prokázat aktivní účast na iniciativách zaměřených na rozvíjení dovedností a obnovené zapojení do své role.
📖 Číst více: Jak najít kariérního mentora pro profesní růst
Jak vytvořit plán zlepšení výkonu ve 3 snadných krocích
PIP by měl poskytovat jasnou cestu vpřed, nastínit, v čem má zaměstnanec potíže, jak vypadá úspěch a jak ho dosáhnout. Postupujte podle těchto tří strukturovaných kroků a vytvořte efektivní plán.
1. Definujte problém s výkonem pomocí konkrétních příkladů
Nejasný nebo obecný plán zlepšení výkonu (PIP) vede u zaměstnanců k nejasnostem. Místo toho zdokumentujte jasné, na faktech založené příklady nedostatečného výkonu.
Jak na to:
- Používejte kvantifikovatelné údaje: Místo „Často nedodržuje termíny“ řekněte „V prvním čtvrtletí nedodržel 5 z 8 termínů“.
- Uveďte konkrétní příklady: Co se stalo, kdy a jak to ovlivnilo tým?
- Sladěte jej s očekáváními společnosti: Propojte problém s pracovními povinnostmi nebo metrikami výkonu.
Tím zajistíte, že nebude žádná nejistota ohledně důvodu vytvoření plánu zlepšení výkonu. Abyste to mohli provést efektivně, můžete použít systém pro správu týmu, který vám pomůže sledovat provedené úkoly. Zde můžete použít několik funkcí ClickUp najednou. První z nich je ClickUp Tasks.
Úkoly ClickUp
S ClickUp Tasks můžete:
- Přiřaďte svému týmu proveditelné, jasné a dobře definované úkoly.
- Sledujte průběh úkolů, abyste porozuměli výkonu svého týmu.
- Plánujte, organizujte a hladce spolupracujte na jakémkoli projektu
- Rozdělte úkoly podle priority a přidělení
- Propojte související úkoly a sledujte pokrok pomocí vlastních stavů.
📮ClickUp Insight: Téměř 60 % zaměstnanců reaguje na okamžité zprávy do 10 minut. Ačkoli jsou tyto rychlé reakce často považovány za projev efektivity, narušují soustředění a brání hluboké práci.
Centralizujte projekty, úkoly a chatové vlákna v ClickUp, abyste zefektivnili své interakce a omezili přepínání mezi různými kontexty. Získejte potřebné informace, aniž byste museli ztrácet soustředění!
2. Stanovte realistické a měřitelné cíle zlepšení
Bez jasných měřítek úspěchu nebudou ani zaměstnanci, ani manažeři vědět, kdy dochází k pokroku. Cíle by měly být dosažitelné, časově ohraničené a měřitelné.
Jak na to:
- Sladěte očekávání s mentoringem, školením nebo úpravami pracovních postupů, abyste odstranili překážky.
- Rozdělte cíle na 30, 60 nebo 90denní kontrolní body, abyste mohli sledovat postupný pokrok.
- Použijte kritéria SMART – cíle by měly být konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené.
ClickUp je aplikace pro práci, která pomáhá manažerům a profesionálům spolupracovat s jejich týmy. Od správy úkolů a dokumentů po šablony a chat – najdete zde vše, co potřebujete, pod jednou střechou.
Cíle ClickUp
Pomocí ClickUp Goals můžete nastavit měřítka výkonu, sledovat pokrok pomocí měřitelných cílů a poskytnout přehled o průběžných zlepšeních.
Pomůže vám to přiřazovat konkrétní cíle, stanovovat termíny a propojovat úkoly přímo s výkonnostními cíli zaměstnanců, čímž zajistíte odpovědnost v každé fázi.
📌 Příklad: Pokud je problémem nedodržování termínů, jasným cílem by mohlo být: Zvýšit míru dokončení úkolů z 60 % na 90 % do 60 dnů, s týdenním sledováním pokroku prostřednictvím ClickUp Goals.
3. Definujte systémy podpory a opatření pro zajištění odpovědnosti
PIP by neměl být vnímán jako trest – je to společné úsilí. Určete, kdo je zodpovědný za sledování pokroku a jaké zdroje budou k dispozici na pomoc.
Jak na to:
- Zaznamenávejte pokrok na jednom centrálním místě, abyste mohli sledovat zlepšení v průběhu času.
- Naplánujte pravidelné schůzky (týdně nebo dvakrát týdně) za účelem koučování a zpětné vazby.
- Přiřaďte mentora nebo manažera , který bude poskytovat poradenství a korigovat směr.
Tím zajistíte, že zaměstnanec nebude ponechán sám sobě, ale bude mít k dispozici strukturovaný systém pro řádné školení a růst.
4. Pravidelně vyhodnocujte výkonnost na základě datových analýz
Sledování výkonu v průběhu času je klíčové pro určení, zda je plán zlepšení výkonu účinný. Pravidelné hodnocení pomáhá upravit cíle, poskytnout další podporu nebo uznat pokrok.
Jak na to:
- Upravujte cíle podle potřeby na základě sledování pokroku v reálném čase.
- Vyhodnocujte pokrok v každém milníku (30, 60, 90 dní), abyste zajistili, že zlepšení odpovídají očekáváním.
- Shromažďujte zpětnou vazbu od kolegů, mentorů a manažerů, abyste mohli vyhodnotit změny v chování a výkonu.
ClickUp Dashboards
Chcete získat přehled o výkonu týmu v reálném čase?
Pomocí panelů ClickUp můžete vizualizovat trendy výkonu, sledovat dokončené a nevyřízené úkoly a zajistit, aby zaměstnanci zůstali na správné cestě. Panely poskytují informace v reálném čase, takže můžete činit informovaná rozhodnutí bez nutnosti mikromanagementu.
Naučte se, jak vytvořit vlastní dashboard v ClickUp!👇
Bonus: Použijte šablonu PIP
Plán zlepšení výkonu je účinný pouze tehdy, je-li strukturovaný, sledovatelný a zaměřený na cíle.
Pomocí šablony plánu zlepšení výkonu ClickUp můžete dokumentovat klíčové problémy s výkonem, nastínit měřitelné cíle zlepšení a měřit pokrok týmu v reálném čase – to vše v jednom centralizovaném pracovním prostoru.
Osvědčené postupy pro udržení motivace během plánu zlepšení výkonu
Plán řízení výkonu může být buď motivujícím nástrojem růstu, nebo demotivujícím ultimátem – vše záleží na tom, jak je strukturován a komunikován.
Zaměstnanci zůstávají motivovaní, když cítí podporu. Klíčem je vyvážit odpovědnost s povzbuzením a zajistit, aby plán zlepšení výkonu vedl ke zlepšení, aniž by vytvářel zbytečný stres.
Zde je několik doporučení, co dělat a nedělat, aby zaměstnanci zůstali motivovaní během celého procesu:
| ✅ Co dělat | ❌ Co nedělat |
| Přizpůsobte plán zlepšení výkonu silným stránkám. Sladěte oblasti zlepšení s dovednostmi a kariérním postupem zaměstnance. | Vyhněte se univerzálnímu přístupu. Obecné plány zlepšení výkonu působí neosobně a neúčinně. |
| Během období hodnocení integrujte rozvíjení dovedností. Nabídněte nástroje, kurzy nebo mentoring, aby se zlepšení jevilo jako přínosné. | Nezaměřujte se pouze na nápravu slabých stránek. Růst by měl být vnímán jako příležitost, nikoli jako důsledek. |
| Zaměřte zpětnou vazbu na pokrok. Řekněte: „Takto vám pomůžeme se zlepšit“ místo „Toto jste udělali špatně“. | Vyhněte se opakování minulých neúspěchů. Diskuse by měly být zaměřeny na budoucnost a řešení problémů. |
| Využijte grafy, milníky nebo vzájemnou odpovědnost při zpracování dat a udržení zájmu zaměstnanců. | Nespoléhejte se pouze na kontroly. Zaměstnanci by měli sledovat svůj vlastní růst. |
| Propojte pokrok zaměstnanců s smysluplnými odměnami. Nové projekty, vedoucí role nebo uznání zvyšují zapojení. | Nepředpokládejte, že motivace vzniká automaticky. Zaměstnanci potřebují pobídky, aby zůstali odhodlaní. |
🧠 Věděli jste? Průzkum společnosti Gartner odhalil, že 84 % marketingových pracovníků pociťuje vysokou „brzdu spolupráce“ v důsledku mezifunkční práce, která zpomaluje produktivitu a zvyšuje tření mezi týmy.
Zde je návod, jak ClickUp může pomoci implementovat osvědčené postupy:
- Komunikujte efektivně: Proaktivně komunikujte se svými zaměstnanci, abyste vyřešili problémy, které je brzdí. Použijte ClickUp Chat k povzbuzení prostřednictvím osobního chatu.
- Zlepšete řízení projektů: Využijte různé pohledy ClickUp, například Ganttův diagram, k vizualizaci pokroku projektů zaměřených na zlepšení výkonnosti zaměstnanců.
- Zlepšete časové řízení: Funkce ClickUp Project Time Tracking vám pomohou identifikovat trendy produktivity zaměstnanců. Pomocí vestavěných časovačů můžete měřit čas strávený na úkolech a pomocí automaticky generovaných zpráv analyzovat rozložení času mezi jednotlivé úkoly.
- Vyhodnoťte výkonnost zaměstnanců: Pomocí ClickUp Brain vygenerujte podrobné zprávy o výkonnosti zaměstnanců. Poté tyto zprávy prezentujte pomocí ClickUp Docs a sdílejte je se svými zaměstnanci a jejich mentory.
Předejděte problémům s výkonem ještě předtím, než nastanou, pomocí ClickUp.
Plán zlepšení výkonu by neměl být prvním krokem ke zlepšení výkonu zaměstnanců. Měl by být přijat v případě, že průběžná podpora a vedení nedokázaly plně vyřešit problémy s výkonem. Tomuto kroku se vyvarujte tím, že zaměstnancům od prvního dne poskytnete jasná očekávání, strukturované pracovní postupy a průběžnou zpětnou vazbu.
S ClickUp mohou manažeři zefektivnit správu úkolů, stanovit jasné priority a sledovat pracovní vytížení, čímž zajistí, že konkrétní problémy s výkonem budou řešeny včas.
✅ Řízení úkolů: Stanovte jasné termíny, priority a odpovědnosti.
✅ Sledování cílů: Stanovte měřitelné cíle, aby zaměstnanci zůstali v souladu.
✅ Spolupráce v reálném čase: Používejte tabule a dokumenty, abyste zajistili srozumitelnost.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a vytvořte proaktivní, vysoce výkonný tým!