Představte si fotbalový tým, který jde na hřiště hrát bez vize. Od špatných přihrávek po nesprávné postavení, dělají chyby, až nakonec prohrají.
Všimli jste si, v čem je problém? Nedostatečná příprava (nebo možná prostě nemají svůj den).
V každém případě se plánování PI nebo Program Increment neliší. Tyto akce jsou jako týmové porady, kde se členové scházejí, aby diskutovali o nedokončených úkolech, posoudili připravenost organizace a naplánovali budoucí akce. Plánování PI umožňuje více oddělením v organizaci koordinovat a sdílet stejnou vizi úspěchu – stejně jako dobře připravení fotbalisté přesně vědí, kdy mají útočit nebo bránit.
Pro každý tým zabývající se vývojem produktů je správné provedení plánovacího zasedání PI polovinou úspěchu. Pokud se to nepodaří, vede to k problémům v komunikaci, nedostatečné týmové spolupráci a neporozumění potřebám uživatelů nebo klientů.
V této příručce jsme pro vás zjednodušili proces plánování PI – probereme, jak můžete mapovat cíle, řešit výzvy a využívat osvědčené postupy v oboru, abyste v každém jednání dosáhli vynikajících výsledků!
Co je plánovací schůzka PI a které týmy ji potřebují?
Součástí SAFe (Scaled Agile Framework) je PI, neboli plánování projektového přírůstku, což je standardní týmová událost konaná v pevně stanovených intervalech, obvykle 8–12 týdnů.
Pomáhá týmům v agilním rámci spolupracovat se zainteresovanými stranami a dohodnout se nebo hlasovat o dodržování určitých zásad pro očekávané výsledky. Po dosažení dohody může každý člen týmu v Agile Release Train (ART) zajistit, že vylepšený produkt nebo služba bude vydána včas.
Vize, cíle a výstupy dosažené během schůzky jsou dočasné a mohou být změněny na příští schůzce plánování přírůstku programu.
Potřebují PI plánování všechny agilní týmy?
V obchodním kontextu je dobré si uvědomit, že plánování PI funguje nejlépe pro velké organizace a hybridní týmy, kde může být koordinace větších skupin obtížná. Zatímco pravidelné sprintové schůzky a retrospektivy jsou vhodné pro menší týmy, rozsáhlé schůzky s mnoha účastníky budou lépe fungovat podle zavedeného procesu plánování PI.
Cílem je pomoci zaměstnancům a zainteresovaným stranám sjednotit se. Jak? Členové přítomní na této akci společně vytvoří plán. Jedná se o něco, na čem se týmy shodnou, což položí základ pro budoucí procesy bez konfliktů.
Některé týmy mohou naplánovat PI plánovací ceremonii, aby zhodnotily současné rozhodovací procesy, identifikovaly neefektivnosti a přinesly zpětnou vazbu. Tyto akce také podporují diskuse o stávajících a potenciálních výzvách pro celkový pokrok projektu.
Kdo jsou účastníci plánování PI?
Technicky vzato vyžaduje plánovací schůzka PI účast všech zainteresovaných stran a týmů z jednoho agilního release vlaku. Následující tabulka vám poskytne hrubou představu o rolích klíčových účastníků:
| Člen | Odpovědnost |
| Vlastník produktu | Zajišťuje, že vývojový tým dobře rozumí požadavkům zainteresovaných stran. |
| Inženýr release train | Komunikujte s vedoucími pracovníky a zainteresovanými stranami, abyste podpořili neustálé zlepšování a minimalizovali rizika programu. |
| Scrum master | Je zodpovědný za vytvoření potřebných materiálů pro plánovací schůzku PI. |
| Vývojáři | Prozkoumejte zpětnou vazbu a proveďte změny, abyste přidali, odstranili nebo upravili funkce produktu. |
Některé týmy vytvářejí speciální programovou radu s poradci a architekty řešení, kteří pomáhají stanovit cíle PI a definovat funkční závislosti.
Bonus: Potřebujete rychlý návrh pro vedení agilních schůzek? Začněte snadno s šablonou pro plánování PI od ClickUp! Poskytuje komplexní přehled všech backlogů, rizik programu a pracovních zatížení, což je přesně to, co týmy potřebují k důsledné organizaci, sledování a stanovování cílů pro každou plánovací schůzku PI.
Fáze plánování před PI: Jak se připravit na úspěšnou akci
Plánování PI nemusí být nejjednodušší schůzky pro firmy, které jsou s tímto konceptem stále ještě nové. I poměrně zkušené agilní týmy potřebují čas na přípravu a organizaci všech materiálů pro schůzku o přírůstku programu.
Dobrou strategií je vytvořit kontrolní seznam všech komponent, které je třeba zvážit při zahájení přípravy plánování PI. Zde je pět tipů, které vám mohou pomoci:
- Seznam zainteresovaných stran: Nikdy nezapomeňte na lidi, kteří podporují dlouhodobou vizi vaší značky. Ujistěte se, že máte seznam všech zainteresovaných stran, které je třeba před schůzkou informovat – vyzkoušejte tyto šablony pro mapování zainteresovaných stran.
- Materiály a backlogy: Závisí na fázi vašeho projektu. Přidejte pouze důležité obsahy, jako jsou plány do budoucna a seznamy backlogů z předchozího plánovacího setkání PI.
- Místo: Osobní plánovací schůzky PI uspořádejte v prostorném prostředí, kde se lidé mohou volně pohybovat. Tak nebudou muset celou dobu sedět na židlích.
- Software: Nejlepší způsob, jak se připravit na úspěšné plánovací zasedání PI, je použít software pro správu schůzek nebo projektů (například ClickUp ). Tyto produkty jsou navrženy tak, aby pomáhaly vývojovým týmům efektivně plánovat a spravovat jejich produkty.
- Standardní program: Nikdo nerad chodí na schůzku zcela naslepo. Zapojte řečníky, kteří dokážou výmluvně sdělit program plánování PI a zároveň podpořit budování týmu.
Běžné výzvy, na které je třeba dávat pozor během plánovacích schůzek PI
Kromě výše uvedeného kontrolního seznamu se agilní týmy musí také zaměřit na řešení běžných problémů, které vznikají před uspořádáním plánovacího zasedání PI, zejména pokud mají členy týmu na dálku.
Podívejme se na tři největší výzvy plánování PI:
Nedostatek zapojení
Průměrná délka pozornosti člověka je pouze 8,25 sekundy, proto se musíte snažit udržet pozornost všech účastníků po celou dobu sezení.
Pokud budete číst dlouhé odstavce ze scénáře, nic tím nedosáhnete, ale osobní rozhovor ano. Zkuste také do svých schůzek začlenit více nástrojů pro spolupráci v reálném čase. Můžete použít digitální tabule, které umožňují všem účastníkům schůzky brainstormovat, přispívat nápady a cítit se vyslyšeni.
Příliš mnoho plánovacích schůzek PI za sebou může zaměstnance vyčerpat. Před další plánovací schůzkou PI proto vypracujte optimální rytmus schůzek, abyste co nejlépe využili čas všech zúčastněných.
Problémy s časovými pásmy
Pro globální pracoviště a rozptýlené týmy může být domluvení schůzky se všemi členy týmu v předem stanoveném čase noční můrou. Kromě rozdílných časových pásem může organizaci těchto akcí bez vhodného nástroje pro plánování ještě zhoršit.
Můžete zkusit rozdělit každé plánovací zasedání PI na kratší hodiny a prodloužit je o několik dní, aby se všichni mohli zúčastnit celé akce. Zvažte investici do dobrého plánovacího softwaru a zavedení efektivních komunikačních strategií, abyste mohli tato zasedání plánovat s dostatečným předstihem.
Nesprávná komunikace
Častým problémem, se kterým se můžete setkat, je to, že vlastník nebo manažer produktu jasně nevyjádří aktuální problémy, požadavky nebo očekávané výsledky, a přitom požaduje více přímých funkcí. 🤷
Například pokud tým programátorů spravuje přibližně 20 řádků kódu za měsíc, musí zajistit, aby jejich práce byla pro dlouhodobou vizi společnosti přínosná.
Chytrým přístupem je v tomto scénáři dát na první místo zákazníky. Během tohoto procesu se na produkt podívejte z pohledu uživatele a zmíňte body, které mu dodávají extra hodnotu a mohou zákazníky přimět k jeho koupi namísto produktů konkurence.
6 kroků k úspěšnému plánování PI pokaždé
Pojďme nyní odhalit kroky pro vedení smysluplného plánování PI a týmových breakout sessions. Předvedeme některé z funkcí ClickUp’s Agile Suite , které vám pomohou lépe pochopit, jak implementovat každý krok. 🌻
Krok 1: Stanovte cíle a záměry plánování PI
Jak již bylo zmíněno výše, jasné a závazné cíle PI jsou nezbytné od samého začátku. Přidejte všechny důležité cíle, které by váš tým měl na schůzce projednat. Bez stanovených cílů nebude vaše schůzka mít žádný kontext pro vytvoření plánu.
Právě zde se hodí ClickUp Goals! Umožní vám začít vytvářet plánování PI nebo budoucí sprintové cíle a třídit je do složek. V průběhu schůzky můžete vizualizovat pokrok každého cíle.
Pro lepší kontrolu propojte cíle s úkoly. Tímto způsobem bude ClickUp automaticky odrážet pokrok v plnění cílů, jak budete dokončovat propojené úkoly. Neváhejte nastavit různé typy cílů, jako jsou číselné, podmíněné a procentuální metriky.
Usnadněte si přípravy před plánováním PI tím, že ke každému cíli přidáte popis a dáte svému týmu vědět, pro co musí vytvořit materiály.
Stále se vám to zdá jako příliš mnoho práce? Vyzkoušejte šablonu ClickUp SMART Goals Template a začněte s nastavováním cílů okamžitě!
Krok 2: Vizualizujte, jak váš tým přichází s nápady
Poté, co si ujasníte své cíle, je dalším krokem vymýšlení nápadů s vaším agilním týmem. Týmy používají tabule, na které připevňují lepící papírky s nápady v fyzickém prostředí. Ale i na digitální tabuli můžete udělat spoustu věcí!
Díky virtuálním ClickUp Whiteboards mohou týmy nechat svou kreativitu volně plynout v nekonečném prostoru. Každý účastník dostane kurzor a panel nástrojů, aby mohl předkládat nápady, navrhovat akční plány a zdůrazňovat prioritní funkce. 🦋
Pokud jsou vaše navrhované pracovní postupy pro další přírůstek příliš složité, využijte Mind Maps od ClickUp a vytvořte podrobný procesní plán tím, že nakreslíte spojení mezi více uzly.
Chcete-li dále vizualizovat jednotlivé pracovní postupy, použijte zobrazení Kanban Board v ClickUp, kde uvidíte průběh úkolů v jednotlivých fázích. Pokud čelíte více rizikům a závislostem, naplánujte řešení pomocí zobrazení Gantt Chart View v ClickUp a identifikujte závislosti mezi týmy pro dokončení dalšího inkrementálního cyklu.
Krok 3: Stanovte realistické milníky
Neseďte jen tak a nedávejte svému týmu nevýrazné pokyny jako „Začněte“ a „Skončete“. Zajistěte, aby vaše příprava plánování PI obsahovala realistické milníky, které mohou lidé splnit. Skvělým způsobem, jak toho dosáhnout, je použití ClickUp Milestones, které vám umožní zvýraznit jakékoli významné úspěchy.
Milníky pomáhají motivovat váš tým tím, že mu ukazují hodnotu jeho výstupů. Pomáhají manažerům v agilních týmech při přidělování zdrojů pro různé úkoly a při přesném odhadování konečného plánu. To vám také umožňuje okamžitě zkontrolovat a odhalit jakékoli změny, místo abyste je objevili až na poslední chvíli.
Krok 4: Definujte role pro každého člena a připravte plány pro nepředvídané situace
Vždy se ujistěte, že vývojové týmy jsou si vědomy své role při přípravě na další plánovací schůzku PI. Nebude to moc platné, pokud se věci vymknou z rukou a lidé se budou ptát, co mají každý den dělat. Totéž platí pro neplánované události, kdy je váš tým rozhozený kvůli absenci nouzového plánu.
Jakmile vytvoříte seznam úkolů v rámci plánovacího setkání PI, přiřaďte jim štítky a dejte všem vědět, za co jsou zodpovědní. Můžete dokonce zkusit úkoly seřadit podle priority, abyste se mohli dříve věnovat důležitějším aktualizacím funkcí.
Využijte priority úkolů v ClickUp a definujte své úkoly pomocí jedné ze čtyř barevně odlišených značek – urgentní, vysoká, normální a nízká. Tyto značky můžete naplánovat a nastavit předem, abyste zlepšili přehlednost o době zpracování každého úkolu týmem.
Definování rolí týmu je stejně důležité pro správný tok znalostí a rozhodování, jakmile začne práce na inkrementu. ClickUp má několik šablon rolí a odpovědností, které vám v tomto ohledu pomohou. Můžete vyzkoušet šablonu ClickUp RACI Matrix a definovat role na základě těchto čtyř prvků: Responsible (odpovědný), Accountable (zodpovědný), Consulted (konzultovaný) a Individual (individuální).
Krok 5: Vytvořte jasné a otevřené komunikační kanály
Kromě schůzek je pro týmy obtížné vést osobní rozhovory, což vede k tomu, že se zaseknou na určitých problémech.
Jasné komunikační kanály pomáhají agilním týmům rychleji společně řešit překážky. Místo toho, aby členové týmu hledali řešení problému sami, mohou zveřejnit, s čím se potýkají, a získat odpovídající pomoc – a to i po skončení plánovacího setkání PI.
Právě k tomu slouží zobrazení ClickUp Chat – usnadňuje otevřené konverzace. Toto zobrazení umožňuje posílat členům týmu odkazy, obrázky a další zdroje, aby se podpořila dobře koordinovaná asynchronní práce.
Díky možnosti vytvářet chatovací místnosti pro jakýkoli projekt nebo tým máte úplnou kontrolu nad tím, kdo má přístup k jednotlivým konverzacím. Tato funkce vám umožňuje zmínit kohokoli, používat úpravy formátovaného textu a přiřazovat úkoly. Přesně to, co potřebujete, když máte v plánu vytvořit výukové video!
Krok 6: Reflektujte a vylepšujte
Po skončení plánovacího setkání PI nezapomeňte zhodnotit, co se povedlo, s jakými výzvami jste se potýkali a v jakých oblastech je třeba se zlepšit. Na konci každého plánovacího setkání PI proveďte rychlý průzkum zpětné vazby od účastníků, zejména od zainteresovaných stran, a získejte jejich názor na celkovou hodnotu a agilitu posledních setkání. Pro urychlení procesu použijte formuláře ClickUp k zaslání přizpůsobených dotazníků určeným účastníkům.
Po získání zpětné vazby můžete přejít na ClickUp Sprints, abyste automatizovali svůj pracovní postup a sledovali budoucí cíle plánování PI. Jedná se o škálovatelné řešení, které vám pomůže sledovat implementované změny v jednotlivých inkrementálních cyklech.
Osvědčené postupy plánování PI
Všechny agilní týmy musí co nejlépe využít časově omezené sezení, jako je plánování PI, aby se zajistilo, že všichni sdílejí stejnou vizi.
Abychom shrnuli to, o čem jsme diskutovali, zde je několik osvědčených postupů pro plánování PI, které vám pomohou vytěžit z každé schůzky maximum:
- Udržujte atmosféru zábavnou: Nikdo nechce sedět na schůzi, kde jedna osoba mluví celé hodiny. Zajistěte, aby se všichni účastníci schůzky cítili zapojeni, a to tím, že je budete v pravidelných intervalech zapojovat do diskuse.
- Jasně definujte cíle: Před schůzkou jasně definujte všechny cíle PI, aby účastníci věděli, čeho mají během akce dosáhnout.
- Zaznamenejte každé jednání: Samozřejmě můžete pořádat živá jednání pro členy týmu na dálku, ale co ti, kteří se nemohli zúčastnit? Použijte ClickUp Clips pro vysoce kvalitní nahrávání obrazovky během jednání bez časového omezení.
- Načasujte událost: Je dobré sledovat čas během každého plánovacího setkání PI, aby se zajistilo, že všechny důležité body budou rozumně prodiskutovány. Začleňte ClickUp Time Tracking, abyste mohli začít sledovat svá setkání a přidávat poznámky ke každému záznamu pro lepší kontext.
- Používejte šablony: Šablony pro projektové řízení, backlog a plánování sprintů vám poskytnou strukturu pro zaznamenávání opakujících se bodů, které se objevují během schůzek.
Důležitost vytváření cílů plánování PI zaměřených na zákazníka
Vaše cíle plánování PI nepřinesou požadované výsledky, pokud nebudou založeny na řešení problémů zákazníků. Zde je stručný přehled toho, jak vytvořit cíle PI, které jsou prospěšné pro podnikání:
- Vytvoření vize: Prvním krokem je vyhodnocení vaší společnosti a pochopení její vize. To vám umožní sladit všechny cíle s dlouhodobými cíli firmy.
- Projděte si zpětnou vazbu od zákazníků: Podívejte se, s čím mají zákazníci potíže nebo co by chtěli vylepšit. Komunikujte se svým agilním týmem, abyste zjistili, kde lze přidat funkce, které tyto problémy vyřeší.
- Napište cíle svého programu: Zapsání cílů přírůstku může být složité kvůli množství prvků, které chcete pokrýt. Chcete to udělat rychleji? Použijte ClickUp AI k návrhu cílů PI a posuňte brainstorming na vyšší úroveň! S více než 100 přednastavenými případy použití můžete během několika minut vymyslet soudržné cíle PI.
- Zkontrolujte své cíle PI: Posledním krokem je zkontrolovat všechny cíle PI s více týmy a zdůraznit ty, které mají vysokou prioritu.
Naplánujte slibné plánovací schůzky PI s ClickUp
Bez ohledu na to, jak obtížné je pořádání schůzek o programovém přírůstku, nelze popřít jejich význam. Odstraňte tuto obtížnost pomocí rozsáhlých funkcí ClickUp.
Pomocí ClickUp mohou společnosti rozdělit komplexní přípravu plánování PI na menší části, využít šablony a sledovat každé zasedání pod jednou střechou. Udělejte první krok ještě dnes a zaregistrujte se do ClickUp zdarma. 💗