ClickUp má mnoho přezdívek. Nástroj pro řízení projektů, náhrada za Slack, konvergovaný pracovní prostor s umělou inteligencí nebo „aplikace na všechno“ – to je jen několik příkladů.
Pravda leží někde uprostřed toho všeho.
Ve zkratce: ClickUp je místo, kde se skutečně odehrává práce vašeho týmu. Úkoly, dokumenty, chat, přehledy, cíle, sprinty a umělá inteligence – to vše v jednom pracovním prostoru (místo toho, aby to bylo rozházené po 10 záložkách). Používá ho přes 5 milionů týmů, od dvoučlenných startupů až po společnosti z žebříčku Fortune 500, a každý z nich ho využívá jinak.
Toto je váš rychlokurz o tom, k čemu se ClickUp vlastně používá: více než 20 reálných příkladů použití, funkce, které za nimi stojí, a věci, na které většina lidí přijde až po třech měsících. Ať už ClickUp zkoušíte poprvé, nebo se snažíte zjistit, co ještě nevyužíváte, začněte právě tady.
K čemu se ClickUp používá?
ClickUp, první konvergovaný pracovní prostor s umělou inteligencí na světě, se používá k řízení pracovních postupů od začátku do konce v rámci týmů i napříč odděleními. Díky němu fungují vaše projekty, úkoly, dokumenty, chat, řídicí panely a umělá inteligence společně v rámci jednoho sjednoceného pracovního prostoru.
A teď to nejlepší. Široká škála funkcí a rozsáhlé možnosti přizpůsobení aplikace ClickUp pomáhají týmům modelovat pracovní postupy v celé řadě případů použití, včetně řízení projektů, správy úkolů, vývoje softwaru, spolupráce, reportingu, CRM a dalších.
Brain², kontextově orientovaná umělá inteligence ClickUpu, dokonale rozumí vašemu pracovnímu prostoru, protože má přehled o vašich úkolech, dokumentech, chatech a projektech. Poskytuje vám přesné odpovědi, souhrny, postřehy a doporučení týkající se vaší práce, aniž byste museli přepínat mezi záložkami nebo prohledávat roztříštěné složky.
A to není vše. Získáte sadu pokročilých funkcí, jako jsou automatizace bez nutnosti programování, propojení MCP s externími nástroji a aplikacemi a Super agenti (agenti s umělou inteligencí). Umožní vám automatizovat každodenní standupy, generovat aktualizace projektů, spravovat dokumentaci, přesměrovávat úkoly mezi ClickUpem a externími nástroji, sledovat termíny a spouštět opakující se pracovní postupy, které by jinak vyžadovaly manuální zásah.
Díky těmto funkcím se ClickUp mění z nástroje pro řízení projektů na jednotné řídicí centrum pro vaši práci.
Přehled funkcí ClickUp
Zde je stručný přehled klíčových funkcí a jejich využití:
| Příklady použití | Klíčová funkce ClickUp | Nejvhodnější pro |
| Řízení projektů | Ganttův diagram, časová osa, nástěnka a více než 15 zobrazení | Vývoj, PMO, provoz |
| Správa úkolů | Vlastní stavy, priority, typy úkolů | Každý tým |
| Vývoj softwaru | Sprinty, integrace s Gitem, automatizace | Vývojářské a QA týmy |
| Spolupráce v týmu | Chat, SyncUps, sdílené dokumenty | Mezifunkční týmy |
| Pracovní postupy založené na umělé inteligenci | Brain², Super Agents, integrace MCP | Týmy nahrazující více nástrojů s umělou inteligencí |
| Schůzky a následné kroky | Plánovač, kalendář, AI poznámkový blok | Manažeři, konzultanti, pracovníci v přímém kontaktu s klienty |
| Dokumentace a správa znalostí | Dokumentace, wiki, podnikové vyhledávání s využitím umělé inteligence | Týmy v oblasti lidských zdrojů, produktového vývoje a obsahu |
| Reporty a přehledové panely | Dashboardy, AI karty, zobrazení pracovní zátěže | Vedení, provoz, finance |
| CRM a práce s klienty | Vlastní pole, formuláře a e-mail v ClickUp | Prodej, správa účtů |
| Automatizace | Nástroj pro tvorbu bez programování, více než 90 spouštěčů, synchronizace s Google Drive | Provoz, marketing, podpora |
Mezi nejčastější výhody ClickUpu, jak je uvádějí uživatelé, patří:
- Omezené přepínání mezi úkoly
- Omezte nadměrné rozšiřování aplikací
- Lepší koordinace mezi týmy
- Škálovatelnost pro každý tým a každé oddělení
Čísla mluví za vše:
- 60,2 % zákazníků ušetří týdně více než 3 hodiny.
- 3 nebo více nástrojů nahrazeno 40. 9 % zákazníků
- 54,7 % uživatelů uvádí, že přechodem na ClickUp ušetřili peníze
- 96,7 % uživatelů uvádí, že díky používání ClickUp dosáhli vyšší efektivity
- 87,9 % respondentů uvádí, že díky používání ClickUp v jejich týmech došlo ke zlepšení spolupráce.
- 87,5 % uživatelů uvádí, že díky používání ClickUp se zlepšila přehlednost.
🧠 Zajímavost: ClickUp vznikl jako interní nástroj, který měl vyřešit jednoduchý problém: produktivita nefungovala. Příliš mnoho nástrojů, příliš mnoho izolovaných systémů. Dnes je naším posláním vrátit týmům 20 % jejich času tím, že soustředíme veškerou práci na jedno místo. A to nejlepší na tom je, že se k nám v tomto úsilí připojilo již více než 5 milionů týmů.
Kdo používá ClickUp (a proč je tak populární)
ClickUp je oblíbený proto, že spojuje řízení projektů, dokumenty, chat a umělou inteligenci do jednoho pracovního prostoru. Eliminuje tak náklady a nutnost přepínání mezi různými nástroji a samostatnými předplatnými. Používá ho přes 5 milionů týmů a uživatelé v něm jen v roce 2025 vytvořili více než 3,6 miliardy úkolů.
Pracovní nástroje často řeší jen jednu část skládačky. V jedné aplikaci máte sledování projektů, v jiné dokumenty, ve třetí přehledy a dokonce i samostatné nástroje pro týmovou spolupráci v chatu. Nakonec je všechny musíte spojovat dohromady, abyste mohli svou práci dokončit.
ClickUp je postavený jinak. Od samého začátku byl navržen tak, aby zvládl všechny úrovně vaší práce na jednom propojeném místě, takže se nemusíte potýkat s neuspořádaností nesouvislých aplikací, abyste našli informace, které potřebujete.
Jak to tedy ClickUp přesně dělá? Tím, že vás neomezuje na jedno oddělení, velikost týmu ani pracovní postup. Svůj pracovní prostor si můžete přizpůsobit tak, aby odpovídal tomu, jak vaše práce mezi týmy probíhá. Díky této flexibilitě používají různé týmy ClickUp k velmi odlišným účelům:
- Vedení získá přehled o všech týmech v reálném čase, aniž by muselo sledovat aktualizace stavu
- Technické oddělení využívá sprinty, backlogy a roadmapy spolu s PRD a integrací s Gitem
- Marketing spravuje kampaně, kalendáře obsahu a schvalování kreativních návrhů v rámci jednoho workflow
- Prodej vytváří jednoduchá CRM řešení s vlastními poli, formuláři a e-maily v ClickUp
- HR spravuje kontrolní seznamy pro zapracování nových zaměstnanců, wiki s firemními zásadami a pracovní postupy pro školení
- Operace automatizují opakující se procesy, sledují dodržování předpisů a monitorují klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) na řídicích panelech
Ať už je váš případ použití jakýkoli, váš tým bude vždy na jedné vlně, bude pracovat rychleji a může se rozloučit s nepořádkem v nástrojích.
Tento přístup „vytvořeno pro každý tým“ sahá až do počátků ClickUpu. Slovy Zeba Evanse, generálního ředitele a zakladatele ClickUpu:
Navzdory všeobecnému doporučení „zaměřit se na úzkou niku“ a vyhýbat se konkurenčním trhům vytvořila společnost ClickUp záměrně flexibilní software pro týmy „dvou nebo více lidí“ napříč všemi odvětvími. Všichni říkali: „Do této kategorie se nepouštějte, je to naprostá hloupost,“ ale naše přesvědčení o tom, že je třeba vytvořit flexibilní a přizpůsobitelný software, který se přizpůsobí způsobu práce týmů, se ukázalo jako správné.
Navzdory všeobecnému doporučení „zaměřit se na úzkou niku“ a vyhýbat se konkurenčním trhům společnost ClickUp záměrně vyvinula flexibilní software pro týmy „dvou nebo více lidí“ napříč všemi odvětvími. Všichni říkali: „Do této kategorie se nepouštějte, je to naprostá hloupost,“ ale naše přesvědčení o tom, že je třeba vytvořit flexibilní a přizpůsobitelný software, který se přizpůsobí způsobu práce týmů, se ukázalo jako správné.
Jeho příspěvek na LinkedInu přináší další informace o tom, proč ClickUp spojuje práci a umělou inteligenci do jedné jednotné platformy:
📚 Přečtěte si více: Jak využívat ClickUp AI pro vyšší efektivitu a produktivitu
Více než 20 způsobů, jak využít ClickUp v různých týmech
Žádné dva týmy nepoužívají ClickUp stejným způsobem. Pracovní prostor marketingového týmu se vůbec nepodobá pracovnímu prostoru týmu vývojářů, i když jsou oba vytvořeny na stejné platformě. Pojďme se podívat na více než 20 způsobů, jak můžete ClickUp využívat každý den.
Začneme stručným shrnutím všech případů použití, které v této části probíráme, a poté se každému z nich podrobněji věnujeme.
| Příklady použití | Co kurz zahrnuje |
| Řízení projektů | Plánujte úkoly, časové osy a závislosti ve více než 15 různých zobrazeních. Sledujte milníky, spravujte pracovní zátěž a vizualizujte pokrok pomocí Ganttových diagramů i Kanbanových tabulek. |
| Správa úkolů | Přizpůsobte si stavy, nastavte priority, využívejte typy úkolů a nechte Brain² automaticky vytvářet, klasifikovat a přiřazovat úkoly na základě spouštěčů a logiky umělé inteligence. |
| Vývoj softwaru | Organizujte sprinty, spravujte backlogy, propojujte repozitáře Git, automaticky směrujte chyby z formulářů a využijte Enterprise AI Search k vyhledání specifikací napříč nástroji během několika sekund. |
| Spolupráce v týmu | Nahraďte Slack, e-mail a Zoom funkcemi Chat, SyncUps a sdílenými dokumenty. Převádějte zprávy na úkoly a k třídění konverzací využívejte agenty Autopilot. |
| Unified AI | Získejte přístup k Claude, GPT a Gemini prostřednictvím Brain² s automatickým směrováním, trvalou pamětí, vytvářením artefaktů a propojením s externími nástroji přes MCP. |
| Schůzky a následné kroky | Pomocí nástrojů Planner a Calendar si naplánujte práci, připojte se k hovorům a nechte AI Notetaker zaznamenávat přepisy, chaty a úkoly z jakékoli schůzky. |
| Správa dokumentů | Vytvářejte dokumenty a wiki stránky, které fungují společně s úkoly. Využijte umělou inteligenci k psaní návrhů, shrnování a vyhledávání v celé vaší znalostní bázi. |
| Reportování | Vytvářejte řídicí panely s vlastními widgety a AI kartami, které automaticky shrnují aktivity, upozorňují na rizika a sledují KPI v reálném čase. |
| Marketingové kampaně | Spravujte časové osy kampaní, schvalování kreativních návrhů a dodávky materiálů v jediném pracovním postupu pomocí zobrazení Kalendář, schvalování a automatizace. |
| Automatizované pracovní postupy | Vytvářejte automatizace bez nutnosti programování s více než 90 spouštěči, synchronizací s Google Drive, podmíněnou logikou agentů a akcemi napříč nástroji, jako je „Změnit název úkolu“ a „Přidat vztah“. |
| Práce s obsahem | Sledujte obsah od zadání až po zveřejnění pomocí vlastních polí, schvalovacích postupů, redakčních kalendářů a propojených dokumentů pro každý článek. |
| Rozpočtování a sledování financí | Pomocí polí vzorců, vlastních polí a dashboardů můžete sledovat rozpočty, předpovídat výdaje a upozorňovat na překročení rozpočtu v jednotlivých projektech. |
| Zlepšování procesů a auditování | Standardizujte procesy pomocí kontrolních seznamů, sledování času a automatizací. Identifikujte úzká místa a měřte doby cyklu. |
| CRM a práce s klienty | Vytvořte si jednoduchý CRM systém pomocí vlastních polí, formulářů pro zadávání požadavků, e-mailové komunikace v ClickUp pro komunikaci s klienty a přehledových panelů pro sledování stavu projektů. |
| Plánování akcí a logistiky | Koordinujte místa konání, dodavatele a termíny pomocí kalendáře, Ganttova diagramu, závislostí a sdílených seznamů úkolů mezi interními i externími zúčastněnými stranami. |
| Základní zaškolení a školení | Vytvářejte opakovatelné procesy zapracování nových zaměstnanců pomocí šablon, kontrolních seznamů a dokumentů. Sledujte pokrok nových zaměstnanců a automatizujte upomínky. |
| Uvedení produktů na trh | Sladěte produktový vývoj, marketing a technické práce na jedné časové ose pomocí Ganttova diagramu, závislostí a mezitýmových zobrazení, která včas odhalí překážky. |
| Provoz služeb a podpory | Směřujte tikety z formulářů, automatizujte eskalace SLA a poskytněte týmům podpory sdílenou frontu s přehledem o stavu v reálném čase. |
| Soulad s předpisy a připravenost na audit | Zajistěte dodržování kontrolních procesů pomocí oprávnění, kontrolních seznamů, vlastních stavů a historie úkolů připravené pro audit. |
| Design ops | Spravujte kreativní zpětnou vazbu pomocí funkce Proofing, brainstormujte na Whiteboards, sdílejte nahrávky obrazovky pomocí Clip a sledujte požadavky na design v jedné frontě. |
1. Řízení projektů
Zamyslete se nad svým typickým pracovním dnem. Obvykle zahrnuje sledování aktualizací, přeskakování mezi nástěnkami úkolů a chatovacími aplikacemi a hledání toho finálního dokumentu napříč pěti různými nástroji. Mnozí z nás tráví více času správou časových plánů, závislostí a zainteresovaných stran než samotnou prací.
Nejhorší na tom je, že tradiční nástroj pro řízení projektů vás nutí přizpůsobovat své pracovní postupy jeho rigidní struktuře.
Seznamte se s ClickUpem pro řízení projektů. Díky funkcím pro řízení projektů založeným na umělé inteligenci rozkládá složité pracovní postupy na úkoly a menší podúkoly, propojuje související práce se závislostmi a sleduje milníky, které odrážejí váš skutečný pracovní postup.
Díky více než 15 přizpůsobitelným zobrazením, jako jsou Ganttův diagram, časová osa, tabule nebo seznam, si můžete vybrat, jak vizualizovat postup práce podle toho, jak váš tým pracuje. Kromě toho můžete nahlížet na svůj projekt ze všech úhlů a:
- Sledujte plán versus skutečnost pomocí Ganttových základních linií: Uložte si původní harmonogram projektu jako základní linii a poté jej překryjte na aktuální Ganttově časové ose. Okamžitě zjistíte, které úkoly se zpozdily, které byly dokončeny dříve a o kolik, takže se vaše příští zpráva o stavu vypracuje sama.
- Získejte celkový přehled: Prohlížejte si více projektů vedle sebe nebo si jeden z nich zvětšete. Flexibilní třídění a seskupování vám pomůže sledovat pokrok a včas odhalit úzká místa.
- Organizujte své projekty: K dispozici máte možnosti vlastního třídění, filtrování a seskupování. Vytvářejte kaskádové pohledy, abyste viděli, co je dnes na programu, co se chystá a co vyžaduje okamžitou pozornost.
📌 Příklad z praxe: Jak společnost Savills spravuje poskytování IT služeb v několika zemích pomocí ClickUp
Regionální IT tým společnosti Savills zajišťuje zavádění CRM, vývoj řešení na míru a infrastrukturní projekty ve 14 regionech Asie. Portfolio již přesahovalo možnosti Azure DevOps a sady sledovacích tabulek v Excelu, a proto IT Business Partnerka Cherry Wong přestavěla celý dodavatelský cyklus na platformě ClickUp.
Žádosti nyní přicházejí prostřednictvím formulářů s integrovanými kontrolními seznamy a než se cokoli stane živým projektem, prověřuje je tabule požadavků. Odtud jeden záznam provází práci od začátku do konce: žádost o vylepšení, nevyřízené úkoly i chyby jsou všechny podřazeny pod jeden nadřazený úkol. Ian Or, který vede 10členný tým pro dodávky CRM v Indii, Hongkongu a Číně, může přesně vysledovat, co bylo nasazeno a co způsobilo problém o několik měsíců později.
Jakmile se ticket dostane do stavu „připraven k vývoji“, je mu automaticky přiřazen tým dodavatele. Dodavatelé zanechávají dotazy v komentářích, obchodní analytici na ně odpovídají ve stejném vlákně, tým QA provádí ověření přímo na místě a celá komunikace zůstává připojena k ticketu. Zmizel také měsíční maraton s PowerPointem: živý dashboard CIO nyní v reálném čase zobrazuje stav projektů ve všech zemích.
„ClickUp nám ušetřil více než 50 hodin měsíčně. Místo plánování hovorů a čekání na to, až budou mít všichni čas, prostě řešíme a vyřizujeme věci přímo v diskuzním vlákně úkolu. Pro 10členný tým působící v Indii, Hongkongu a Číně to představuje produktivitu jedné celé osoby, o kterou jsme ani nevěděli, že nám chybí. “
Ian Or, vedoucí projektový manažer, Savills
💡 Tip od profesionálů: Cítíte se zahlceni při nastavování pracovního postupu od nuly? Začněte s šablonou pro řízení projektů od ClickUp. Nabízí vám předem připravený prostor uspořádaný podle fází projektu, včetně zobrazení Seznam a Kanban, takže můžete okamžitě sledovat úkoly a zdroje.
Díky šesti vlastním stavům úkolů (jako „Otevřeno“, „Probíhá“ a „Hotovo“) jde o řešení typu „plug-and-play“, které vám umožní spravovat práci, aniž byste museli trávit hodiny nastavováním.
2. Správa úkolů
Úkoly v ClickUp představují prováděcí vrstvu, která pohání každý pracovní postup.
Začněte tím, že si přizpůsobíte stavy úkolů tak, aby odrážely způsob práce vašeho týmu. Potřebujete „K revizi klientem“, „Pozastaveno“ nebo „Vyžaduje schválení povolení“? Nic není problém!
Dále nastavte úrovně priority, které vašemu týmu pomohou soustředit se. V softwaru pro správu úkolů vyberte možnosti „Naléhavé“, „Vysoká“, „Normální“ nebo „Nízká“. K tomu je tu kombinace „Úkoly + Brain²“, která přidává vrstvu inteligence:
- Automatické vytváření úkolů při spuštění spouštěčů (např. když do vašeho CRM přibude potenciální zákazník → ClickUp vygeneruje předvyplněný úkol)
- Aktualizujte nebo klasifikujte úkoly na základě výstupů umělé inteligence (např. přidejte označení „Naléhavé“, pokud je sentiment negativní)
- Přiřazujte úkoly automaticky pomocí pravidel směrování, limitů kapacity nebo vlastní logiky
- Sledujte výkon automatizace pomocí vlastních polí nebo stavů, jako jsou „Navrženo AI“, „Eskalováno“ nebo „Ruční kontrola“.
Vlastní pole se vztahují na konkrétní typy úkolů, takže úkol typu „Chyba“ zobrazuje pouze pole relevantní pro chyby (závažnost, prostředí, kroky k reprodukci), zatímco úkol typu „Žádost o funkci“ zobrazuje svou vlastní sadu (cílovou verzi, úroveň priority, propojený PRD). To snižuje nepřehlednost pro týmy, které spravují více typů práce v jednom seznamu, a pole se automaticky uspořádávají podle typu úkolu ve Správci vlastních polí, postranním panelu Pole a v zobrazení úkolů.
📌 Příklad z praxe: Jak společnost Bell Direct využívá ClickUp k třídění více než 800 e-mailů denně
Společnost Bell Direct, dceřiná společnost Bell Financial Group (ASX: BFG), řídí provoz jedné z předních australských makléřských firem. Jejich tým se topil v více než 800 e-mailech od klientů denně, z nichž každý bylo třeba přečíst, zařadit do příslušné kategorie a předat správné osobě. Dva zaměstnanci na plný úvazek trávili celé dny pouze správou tohoto e-mailového provozu.
Zavedli superagenta ClickUp, kterému dali jméno „Delegator“. Každý příchozí e-mail od klienta se stane úkolem v frontě pro třídění. Delegator každý z nich prozkoumá, vyhodnotí naléhavost a automaticky úkoly roztřídí podle priority, klienta a značky pomocí vlastních polí založených na umělé inteligenci. Detekce klíčových slov posouvá naléhavé požadavky přímo na začátek seznamu. Agent poté každý úkol v reálném čase nasměruje správnému členovi týmu, a to bez jakéhokoli ručního zásahu.
Výsledek: práci, která dříve představovala náplň dvou zaměstnanců na plný úvazek, nyní zvládá jeden agent, provozní efektivita se zvýšila o 20 % a urgentní požadavky jsou řazeny podle priority během několika sekund namísto několika hodin.
„AI Agent se stal součástí týmu. Dříve jsme potřebovali dva zaměstnance na plný úvazek jen na třídění a přidělování úkolů. Nyní to všechno zvládá agent, a to okamžitě a přesně. “
Jonathan Tan, provozní manažer, Bell Direct
3. Vývoj softwaru
Platforma ClickUp pro vývoj softwaru založená na umělé inteligenci vám umožňuje plánovat, vytvářet a vydávat všechny aktualizace vašich produktů, od epik přes PRD až po nasazení, a to vše v rámci jednoho propojeného pracovního prostoru.
ClickUp AI dokáže automaticky přiřazovat úkoly, aktualizovat sprinty, navrhovat pole, shrnovat PRD a odstraňovat zastaralé položky. Namísto ručního organizování práce se váš backlog vyvíjí v reálném čase, takže se vývojáři mohou plně soustředit na dodávku.
Týmové chaty, revize PRD, poznámky z retrospektiv a standupy pravděpodobně obsahují skryté úkoly.
Umělá inteligence ClickUp dokáže tyto položky rozpoznat a přeměnit je na sledovatelné úkoly s přidělenými osobami a dalšími kroky – už žádné momenty typu „Zaznamenal to někdo?“. Váš tým DevSecOps dokáže pomocí funkce Enterprise AI Search v ClickUp během několika sekund najít pull requesty, specifikace, soubory a práci ve sprintech, a to i napříč různými nástroji.
A v neposlední řadě díky více než 1 000 integracím ClickUp může váš vývojový tým nadále využívat nástroje, na které je již zvyklý.
ClickUp se integruje s celým vývojářským ekosystémem: GitHub, GitLab, Bitbucket, Sentry, PagerDuty, Jenkins, LaunchDarkly a dalšími.
📌 Příklad z praxe: Jak společnost Rillsoft Sistemas dodává ERP software s AI agenty v rámci sprintu
Brazilská ERP společnost Rillsoft Sistemas řídí inženýrství, zákaznickou podporu, provoz, produktový management a marketing v jediném pracovním prostoru ClickUp. O propojení všech těchto oblastí se starají čtyři „super agenti“:
Brazilská společnost Rillsoft Sistemas, zabývající se ERP, řídí inženýrství, zákaznickou podporu, provoz, produktový management a marketing v jednom pracovním prostoru ClickUp. Čtyři „super agenti“ mají na starosti propojovací práci:
- Sprint Assistant převádí konverzace na souhrny sprintů a aktualizace backlogu
- SupportFlow AI třídí požadavky a připravuje předběžné návrhy odpovědí
- Bot pro shrnutí schůzek převádí hovory s klienty na přidělené úkoly
- Docs Helper připravuje návrhy standardních operačních postupů (SOP) a průvodců pro zaškolení nových zaměstnanců
Během nedávného zavádění ERP systému pro maloobchod odhalil Sprint Assistant chybějící závislost API, která blokovala moduly fakturace a skladových zásob, ještě než si toho někdo z týmu stačil ručně všimnout. Propojil informace z úkolů, komentářů a poznámek z jednání a následně na to upozornil v denním souhrnu. Díky tomu se podařilo zabránit zpoždění spuštění u klienta o několik dní.
„ClickUp proměnil opakující se operativní práci v našich týmech vývojářů, podpory a provozu v automatizované pracovní postupy, takže se nyní můžeme celý týden věnovat plnění úkolů a řešení problémů klientů namísto psaní souhrnů. “Rodrigo Nascimento, vývojář, Rillsoft Sistemas
„ClickUp proměnil opakující se operativní práci v našich týmech vývojářů, podpory a provozu v automatizované pracovní postupy, takže nyní trávíme týdny tím, že dodáváme výsledky a řešíme problémy klientů, místo abychom psali souhrny. “Rodrigo Nascimento, vývojář, Rillsoft Sistemas
4. Týmová spolupráce
Jste unaveni z toho, že pro rychlé zprávy používáte Slack, pro aktualizace a zpětnou vazbu e-maily a pro videohovory Zoom? Co kdybyste se dozvěděli, že tyhle časy jsou už za vámi?
Chat v ClickUp omezuje roztříštěnost kontextu tím, že tyto konverzace umisťuje přímo do prostoru, kde probíhá vaše práce. Chat se nachází hned vedle vašich úkolů, dokumentů, tabulek a projektů:
- Chat je integrován do postranního panelu, takže můžete na jednom místě vidět nepřečtené zprávy, soukromé zprávy a kanály
- V nové sjednocené domovské stránce jsou chaty, úkoly a prostory Spaces pohromadě, takže můžete plynule přecházet mezi prací a konverzacemi o této práci.
- Pro velké projekty můžete vytvořit kanál specifický pro daný projekt, který se nachází hned vedle seznamu, který používáte ke správě úkolů, takže se nikdy neztratí kontext
Když se v konverzaci objeví něco důležitého, nemusíte to kopírovat a vkládat do nástroje, který je „určen“ pro práci. V ClickUp můžete:
- Převést zprávu z chatu na úkol dvěma kliknutími
- Propojte chat s existujícím úkolem, aby klíčová rozhodnutí a podrobnosti byly vždy viditelné pro obě strany
- Použijte štítky jako Odpovědi, Aktivita v chatu, Návrhy a Odeslané, abyste se mohli rychle vrátit k probíhajícím konverzacím, aniž byste museli prohledávat dlouhou historii.
📚 Přečtěte si více: Jak používat ClickUp v agenturách
📌 Příklad z praxe: Jak společnost path8 Productions nahradila Slack a pět dalších nástrojů aplikací ClickUp
Pat Henderson, zakladatel společnosti path8, měl při zvažování ClickUp jeden zásadní důvod k zamítnutí: jeho tým miloval Slack. Pracovní postupy fungovaly hladce, všichni byli spokojení a nikdo se nechtěl učit něco nového.
Pak objevil ClickUp Chat. Nejenže replikoval vše, co na něm milovali, ale i migrace proběhla hladce. ClickUp importoval každý kanál, každou konverzaci, včetně emodži reakcí, které lidé přidali. Pat se rozhodl pro přechod v konkrétní den a tým neměl vůbec žádné otázky ohledně používání Chatu.
Společnost path8 sjednotila řízení projektů a komunikaci týmu do jedné platformy, čímž odstranila nutnost přepínat mezi aplikacemi, které dříve rozdělovaly jejich pracovní den.
„Říkal jsem si: ‚Můžeme použít ClickUp pro řízení projektů, ale Slack budeme používat dál, protože ho všichni milují.‘ Pak jsem se ale s ClickUpem seznámil a objevil funkci Chat. Řekl jsem si: ‚Aha, v podstatě je to Slack.‘ Přenesli jsme tam všechno a neměli jsme vůbec žádné otázky ohledně toho, jak to používat. Šlo to opravdu hladce a bez problémů. Lidé to hned pochopili. “
Pat Henderson, zakladatel společnosti path8 Productions
„Říkal jsem si: ‚ClickUp můžeme použít pro řízení projektů, ale Slack budeme používat dál, protože ho všichni milují.‘ Pak jsem se ale seznámil s ClickUpem a objevil funkci Chat. Řekl jsem si: ‚Dobře, tohle je v podstatě Slack.‘ Přenesli jsme tam všechno a neměli jsme vůbec žádné otázky ohledně toho, jak to používat. Šlo to opravdu hladce a bez problémů. Lidé to hned pochopili.“
Pat Henderson, zakladatel společnosti path8 Productions
Tip pro pokročilé: Přecházíte ze Slacku? Nyní můžete importovat svou historii ze Slacku do stávajících kanálů v ClickUp, takže se přenesou i minulé konverzace, rozhodnutí a kontext a nemusíte začínat od nuly. Přiřaďte příchozí kanály ze Slacku ke kanálům, prostorům nebo seznamům v ClickUp, které již používáte.
5. Jednotná umělá inteligence, která funguje podle vašich představ
Umělá inteligence měla lidem usnadnit život. Přepínání mezi několika nástroji s umělou inteligencí, jako jsou ChatGPT, Claude a Gemini, však pravděpodobně není tou budoucností poháněnou umělou inteligencí, kterou jste si představovali.
Každý nástroj má své vlastní přihlášení, vlastní kontextové okno a vlastní omezení. Ztrácíte čas opakováním výzev, ztrácíte kontext a přeskakujete mezi záložkami, čímž bojujete s rozrostlým systémem AI.
Brain², kontextově orientovaná umělá inteligence ClickUpu, již ví, na čem právě pracujete, kdo je za co zodpovědný a co bylo rozhodnuto. Právě tento kontext určuje, co pro vás umělá inteligence skutečně dokáže udělat.
Umělá inteligence, která s vámi spolupracuje
Stačí říct „potřebujeme landing page“ a Brain² nejenže napíše text, ale také stránku navrhne a vytvoří, poté ji rozdělí na dílčí úkoly (dokončit hero, shromáždit reference, nastavit nasazení) s jasně definovaným rozsahem a přiřazenými osobami, které jsou připraveny začít. Podívejte se, jak to funguje.
Brain² také generuje prezentace, přehledové panely, funkční prototypy aplikací a zprávy, přičemž vše čerpá z vašich skutečných dat z pracovního prostoru, místo aby začínal od nuly. Potřebujete něco přiřadit? Řekněte: „Vytvoř úkol pro Mayu, aby do pátku aktualizovala prezentační materiály k uvedení produktu na trh,“ a Brain² se postará o zbytek. Úkol vytvořen, termín stanoven a pověřená osoba přidána ✅.
Paměť, která se znásobuje
Brain² se v průběhu konverzací učí vaše preference, styl psaní a kontext projektu. Stačí mu něco říct jednou a on si to zapamatuje do budoucna. Můžete dokonce importovat to, co jste již naučili ChatGPT nebo jiné AI, takže nikdy nezačínáte od nuly.
Všechny modely Frontier v rámci jednoho předplatného
V pozadí Brain² automaticky směruje váš požadavek na nejvhodnější model umělé inteligence pro daný úkol (nebo vám umožní vybrat si jej ručně). Tato funkce je průběžně aktualizována o novější modely, jakmile jsou k dispozici, což znamená, že jste vždy o krok napřed. Jedno předplatné, všechny modely.
Podnikové vyhledávání napříč celým vaším systémovým prostředím
Tento nástroj s ambientní umělou inteligencí funguje zároveň jako inteligentní vyhledávací lišta pro znalostní bázi vaší společnosti. Čerpá odpovědi z ClickUpu, z webu a z propojených pracovních aplikací, jako jsou Slack, Google Drive a projektové dokumenty. Vždy získáte úplnou odpověď s odkazy na relevantní dokumenty a návrhy dalších kroků.
Při psaní tohoto článku jsme například požádali Brain², aby sestavil seznam všech aktualizací, které jsme v poslední době vydali, a tady je výsledek.
Brain MAX: Umělá inteligence na každém zařízení
Brain MAX přináší plnou sílu Brain² v samostatné aplikaci pro všechna zařízení. Je k dispozici jako desktopová aplikace pro Mac, rozšíření pro Chrome pro jakýkoli prohlížeč a mobilní aplikace pro iOS a Android.
Aplikace se propojí s celým vaším pracovním prostředím (ClickUp, Google Drive, GitHub, Gmail, Slack, Figma a další), takže můžete z jednoho místa vyhledávat, klást dotazy a provádět akce napříč všemi vašimi nástroji. Shrňte obsah webové stránky, najděte zapomenuté vlákno ve Slacku nebo se zeptejte na dokument v Google Drive, aniž byste museli přepínat mezi záložkami.
S funkcí Talk to Text budete mluvit čtyřikrát rychleji, než píšete. Diktujte aktualizace, brainstormujte nápady nebo vytvářejte návrhy zpráv bez použití rukou. Brain MAX vyčistí vaše slova, naučí se vaši slovní zásobu a formátuje přepisy do souhrnů, seznamů nebo úkolů.
Potřebujete další důkazy? Tady je, co o Brain MAX řekl jeden z uživatelů G2:
Nový Brain MAX výrazně zvýšil mou produktivitu. Možnost využívat více modelů umělé inteligence, včetně modelů s pokročilým uvažováním, za dostupnou cenu usnadňuje centralizaci všeho na jedné platformě. Funkce jako převod řeči na text, automatizace úkolů a integrace s dalšími aplikacemi činí pracovní postupy mnohem plynulejšími a chytřejšími.
Nový Brain MAX výrazně zvýšil mou produktivitu. Možnost využívat více modelů umělé inteligence, včetně modelů s pokročilým uvažováním, za dostupnou cenu usnadňuje centralizaci všeho na jedné platformě. Funkce jako převod řeči na text, automatizace úkolů a integrace s jinými aplikacemi činí pracovní postupy mnohem plynulejšími a chytřejšími.
Propojené, autonomní pracovní postupy s využitím umělé inteligence prostřednictvím ClickUp MCP
Váš tým nemusí opouštět své oblíbené nástroje s umělou inteligencí, aby mohl pracovat s ClickUpem. Externí nástroje mohou prostřednictvím MCP přistupovat k vašim úkolům, kontrolovat je, vytvářet souhrny projektů nebo zadávat nové úkoly – to vše na základě aktuálních dat z ClickUpu. Takto to funguje:
Zvenčí dovnitř: Propojte ClickUp MCP s ChatGPT nebo Cursorem a tyto nástroje budou mít přístup do vašeho pracovního prostoru v ClickUp, kde budou moci vyhledávat úkoly, načítat kontext projektu, vytvářet práci a aktualizovat stavy. Vývojář může požádat Cursor, aby vyhledal specifikaci funkce, kterou právě vyvíjí. Manažer může požádat ChatGPT, aby shrnul pokrok ve sprintu za tento týden. Oba pracují s živými daty z ClickUp, není třeba přepínat mezi záložkami. K dispozici ve všech tarifech.
Zevnitř ven: Super agenti se mohou připojit k jakémukoli serveru kompatibilnímu s MCP, k vašemu CRM, systému podpory, datovému skladu nebo interním API a přímo z ClickUpu načítat data nebo provádět akce v těchto systémech. Super agent může zkontrolovat účet zákazníka v Salesforce, načíst jeho nejnovější žádosti o podporu ze Zendesku a aktualizovat příslušný úkol v ClickUpu o souhrn.
Co to pro vás znamená: ClickUp se stane centrálním místem, kam proudí informace z vašich nástrojů a odkud se zase rozcházejí další akce, aniž by někdo musel ručně přesouvat data mezi aplikacemi.
6. Schůzky a následné kroky
Pracovník v oblasti znalostních profesí stráví v průměru 103 hodin na schůzkách. Pokud vnímáme koordinaci jako úkol, musíte nejprve přepínat mezi aplikací pro správu kalendáře, nástrojem pro schůzky a samotnou platformou pro řízení projektů. To jsou hned tři nástroje potřebné k zorganizování schůzky.
K řešení tohoto problému nabízí ClickUp propojený systém plánování založený na nástrojích Planner a Calendar.
Díky Planneru uvidíte všechny své úkoly, schůzky a priority na jednom místě. Přetáhněte úkoly do svého rozvrhu a naplánujte si den nebo týden. Úkoly se okamžitě promění v časové bloky, takže můžete vyvážit schůzky a soustředěnou práci.
V přehledu kalendáře se můžete rychle připojit k schůzkám nebo je naplánovat, aniž byste museli opustit ClickUp. Když otevřete časový úsek, kalendář ClickUp vám na základě vaší pracovní zátěže a stávajících plánů navrhne volné termíny.
Potřebujete proměnit nápady v činy? Můžete plánovat úkoly přímo z Plánovače, vyhradit si na ně čas a upravit svůj týden jednoduchým přetahováním myší. Vše zůstává synchronizované, takže vždy víte, co by mělo následovat.
AI Notetaker: každá schůzka, kompletně zaznamenaná
AI Notetaker můžete poslat na jakoukoli schůzku pouhým sdíleným odkazem, a to i na ad hoc hovory, které nemáte zapsané v kalendáři. Zachycuje také chat během schůzky ze služeb Zoom, Google Meet a Teams, takže vedlejší konverzace, sdílené odkazy a rychlá rozhodnutí, ke kterým dochází v okně chatu, jsou zahrnuta do vašich poznámek s uvedením odesílatele.
Nepotřebujete celý záznam? Pomocí přepínačů v nastavení AI Notetaker si můžete ponechat pouze shrnutí, pouze přepis nebo pouze záznam – podle toho, co nejlépe vyhovuje potřebám vašeho týmu. Díky tomu, že se AI stará o poznámky, extrahuje úkoly a přiřazuje následné akce, přestávají být schůzky izolovanými událostmi a stávají se součástí propojeného pracovního postupu.
📌 Příklad z praxe: Týmy, které používají AI Notetaker, tyto náklady zcela eliminují.
Senior projektový manažer v organizaci Global Vaccine Data Network to vyjádřil jednoduše:
„Naše schůzky dříve vyžadovaly hodiny následné práce. Nyní je při každé schůzce, kterou pořádáme, zapojen nástroj AI Notetaker od ClickUp, který automaticky zaznamenává zápis, akční položky a úkoly. Práce, která dříve začínala až po schůzce, nyní začíná přímo během ní. “
„Naše schůzky dříve vyžadovaly hodiny následné práce. Nyní je součástí každé schůzky, kterou pořádáme, nástroj AI Notetaker od ClickUp, který automaticky zaznamenává zápisy, akční položky a úkoly. Práce, která dříve začínala až po schůzce, nyní začíná přímo během ní. “
Rachel Drummond, manažerka kancelářského provozu a marketingu ve společnosti Treescapes, zaznamenala podobné výsledky:
„Dřív jsem se potýkal s chaosem po hovorech: načmárané poznámky, zmeškané následné kroky, hledání pomocí Ctrl+F v dokumentech. A teď? Funkce AI Notetaker v ClickUp zachytí každý klíčový detail, shrne další kroky, přiřadí následné úkoly a zkrátí mi čas strávený administrativou po schůzkách na polovinu. “
„Dřív jsem se potýkal s chaosem po hovorech: načmárané poznámky, zmeškané následné kroky, hledání pomocí Ctrl+F v dokumentech. A teď? Funkce AI Notetaker v ClickUp zachytí každý klíčový detail, shrne další kroky, přiřadí následné úkoly a zkrátí mi administrativní práci po schůzce na polovinu. “
A Ashley Campos, CSO ve společnosti dlivrd Tech, zdůrazňuje vrstvu akcí:
„Funkce AI Notetaker v ClickUp shrne obsah hovoru a převede klíčové body na přidělené úkoly, které můžete rovnou přidat do svého seznamu. Je to první nástroj, který našemu týmu pomáhá proměnit poznámky z jednání v konkrétní akce, místo aby se staly jen dalším rušivým prvkem. “
A když už jsme u toho – pokud máte potíže s komunikací, využijte bezplatné šablony komunikačních plánů pro projekty a sjednoťte tak komunikační strategii svého týmu.
7. Správa dokumentů s využitím umělé inteligence
ClickUp hostuje vaše dokumenty a wiki na stejném místě, kde již máte uložené své úkoly, časové osy a projekty.
Dokumenty v ClickUp jsou přímo v editoru vybaveny funkcí Brain². Tento asistent s umělou inteligencí vám umožní vytvořit cokoli: rychlou interní poznámku, podrobného průvodce procesem, nabídku pro klienta nebo celou znalostní bázi. Vaše dokumenty jsou dynamické a Brain² bere v úvahu kontext.
V čem se liší od samostatného nástroje pro správu dokumentů: Dokumenty jsou propojeny s vaší prací:
- Propojte dokument s úkolem a kontext se přenese spolu s ním
- Vložte živý seznam úkolů do dokumentu Doc a ten se bude aktualizovat podle změn stavu úkolů
- Vytvořte si wiki pro své procesy a stane se jediným spolehlivým zdrojem informací, který Brain² dokáže prohledávat a citovat.
Pro týmy, které spravují směrnice, standardní operační postupy (SOP) nebo znalostní báze, podporuje Docs také vnořené stránky, pokročilé formátování, historii verzí a vložené komentáře. Zainteresované strany mohou dokument zkontrolovat a schválit, aniž by jej musely opustit, a vy můžete stránky uzamknout, abyste po schválení zabránili úpravám.
Pokud potřebujete více než jen text, použijte Enterprise AI Search k vyhledávání odpovědí v dokumentech, úkolech, chatech a propojených aplikacích, jako jsou Google Drive, Slack a GitHub – to vše z jednoho vyhledávacího pole.
8. Vytváření reportů
Dashboardy ClickUp vám poskytují přehledný pohled v reálném čase na vše, co se ve vašich projektech děje.
Vytvořte si svůj dashboard pomocí karet, které lze přetahovat myší a které zobrazují přesně to, na čem vám záleží. Vizualizujte stavy úkolů, zvýrazněte zpožděné práce, porovnávejte odhadovaný a skutečný čas nebo sledujte cíle přímo propojené s úkoly, které k jejich dosažení vedou.
🤓 Síla dashboardů spočívá v rozmanitosti karet, ze kterých si můžete vybírat. Například:
- Karta „Kruhový graf“ umožňuje vizualizovat úkoly podle stavu, přidělené osoby nebo priority a na první pohled vám ukáže, jak je práce rozdělena.
- Karta „Výpočet“ umí agregovat čísla, jako jsou například odpracované hodiny v rámci týmu, celkový odhadovaný rozsah práce nebo vynaložený rozpočet v porovnání se zbývajícím rozpočtem.
- Pro více detailů karta „Tabulka“ načte seznamy úkolů s aplikovanými filtry, což vám umožní zaměřit se na konkrétní metriky, jako jsou úkoly po termínu nebo blížící se termíny.
- A pokud potřebujete jít do hloubky, podrobné zobrazení vám umožní kliknout přímo na jednotlivé úkoly, aniž byste museli opustit řídicí panel.
A jako třešničku na dortu můžete přidávat karty pro sprinty, sledování času, pracovní zátěž nebo dokonce vkládat externí obsah, jako jsou soubory Google Sheets nebo Figma. A jak budete integrovat další projekty, stane se Dashboards Hub nepostradatelným nástrojem. Je to centrální místo, kde se nacházejí všechny dashboardy, včetně filtrů, třídění a oblíbených položek pro rychlý přístup.
📌 Příklad z praxe: Jak společnost Finastra využívá dashboardy ClickUp pro reporting pro vedení.
Globální marketingový tým společnosti Finastra potřeboval jasnější přehled napříč odděleními a rychlejší způsob, jak informovat vrcholové vedení o pokroku.
Díky dashboardům ClickUp poskytuje společnost Finastra výkonným viceprezidentům jednotlivých obchodních jednotek ucelený přehled o stavu projektů v reálném čase. Tyto dashboardy shrnují průběh kampaní, regionální výkonnost, rizikové oblasti a nadcházející milníky – vše se automaticky aktualizuje v závislosti na práci týmů.
Jak vysvětluje Joerg Klueckmann, viceprezident pro marketing: „Sdělování informací o stavu a výkonu našich globálních a regionálních marketingových kampaní našim obchodním jednotkám zdaleka nebylo optimální. Díky našim novým dashboardům šetříme čas a naši partneři mají přístup k potřebným informacím v reálném čase, kdykoli je potřebují.“
9. Marketingové kampaně
Práce na kampaních probíhá rychlým tempem. Vždy je v hře více kanálů, je třeba zvládat úpravy na poslední chvíli a termíny se mění bez varování.
ClickUp vám pomáhá spravovat celý životní cyklus kampaně na jednom místě, takže váš tým může trávit méně času koordinací a více času tvorbou marketingových materiálů.
Začněte s kalendářovým zobrazením v ClickUp a naplánujte si časový harmonogram kampaně. Naplánujte rozesílání e-mailů, spouštění blogů, zveřejňování reklam a příspěvků na sociálních sítích v denním, týdenním nebo měsíčním zobrazení.
Úkoly lze snadno přesouvat, pokud dojde ke změnám, a můžete je filtrovat podle týmu, kanálu nebo kampaně, abyste se soustředili právě na to, co potřebujete. Aplikace se dokonce synchronizuje s kalendářem Google nebo Outlook, takže obsah vašeho marketingového kalendáře odpovídá tomu, co máte v pracovním prostoru ClickUp.
S rostoucím rozsahem kampaní potřebujete větší přehlednost a rychlost. K tomu rozdělte složité úkoly na konkrétní, proveditelné kroky.
Pomocí kontrolních seznamů úkolů a podúkolů v ClickUpu proměňte každý úkol v jasnou posloupnost kroků. Místo vágního zadání „vytvořit vstupní stránku“ můžete vytvořit položky kontrolního seznamu nebo podúkoly, jako například „napsat text pro domovskou stránku“, „navrhnout hlavní obrázek“, „zkontrolovat právní aspekty“ nebo „provést test kvality formuláře“. Každou položku lze přiřadit konkrétní osobě a aktualizovat v reálném čase, jakmile je dokončena.
📌 Příklad z praxe: Jak náš marketingový tým díky ClickUp přešel od tvorby obsahu k jeho produkci.
V ClickUp náš marketingový tým spravuje rozsáhlý obsahový kanál – blogy, newslettery, webináře, videa, kampaně na sociálních sítích a uvedení produktů na trh – a to vše v rámci jednoho pracovního prostoru ClickUp.
Každý nový obsah začíná jako úkol s kontrolním seznamem pro tvorbu obsahu, který zahrnuje rešerši, vytvoření osnovy, sepsání návrhu, úpravy, požadavky na design, aktualizace SEO a závěrečnou kontrolu kvality. Každý krok má svého vlastníka a termín, takže nic neunikne pozornosti.
Všechny zadání, návrhy, vlákna s zpětnou vazbou a schvalování se nacházejí přímo v ClickUp Docs, což znamená, že autoři, designéři a projektoví manažeři spolupracují v reálném čase, aniž by museli hledat odkazy nebo staré verze. Jak se termíny mění, tým využívá zobrazení kalendáře k okamžitému přesouvání a přeskupování dat publikování.
Greg Swan, manažer obsahu v ClickUpu, se s vámi podělí o rychlý tip:
Pomocí kontrolních seznamů proměňte každý úkol související s obsahem v opakovatelný pracovní postup. Snížíte tak množství oprav a zajistíte dokonalou koordinaci mezi autory, designéry a redaktory.
Pomocí kontrolních seznamů proměňte každý úkol související s obsahem v opakovatelný pracovní postup. Snížíte tak množství oprav a zajistíte dokonalou koordinaci mezi autory, designéry a redaktory.
📚 Přečtěte si také: Jak marketingový tým ClickUpu využívá ClickUp
10. Automatizované pracovní postupy
Kolikrát se vám stane, že v práci přerušíte svou činnost jen proto, abyste někomu připomněli termín, aktualizovali stav nebo posunuli úkol dál? Ano, nejste v tom sami. A právě v takových případech může automatické připomenutí zázračně pomoci!
Naše výzkumná data ukazují, že 45 % znalostních pracovníků uvažovalo o využití automatizace, ale dosud se k tomu neodhodlalo. Co je odrazuje od toho, aby udělali první krok směrem k automatizaci? Faktory jako nedostatek času, nejistota ohledně nejvhodnějších nástrojů a příliš velký výběr.
ClickUp tento přechod usnadňuje. Díky automatizacím bez nutnosti programování a snadno vytvořitelným agentům s umělou inteligencí můžete rychle začít s automatizací pracovních postupů založenou na umělé inteligenci.
Začněte s automatizacemi ClickUp, které vám pomohou zvládnout předvídatelnou práci, jako například:
- Přiřazujte úkoly při změně stavu
- Odesílejte oznámení, když se změní termín splnění
- Přesuňte požadavek do správného týmu na základě vlastního pole
Díky těmto pravidlům zůstane váš systém konzistentní, aniž by někdo musel proces neustále hlídat.
Poté do toho zapojte AI Super Agents – vaše partnery pro inteligentní automatizaci. Rozumí kontextu, nejen spouštěčům.
Místo toho, abyste vrstvil podmínky a akce, popíšete požadovaný výsledek („Odesílat denní aktualizace ze standupů“, „Eskalovat zpožděnou práci“, „Směřovat chyby podle závažnosti“) a Agent za vás vytvoří logiku. Agent dokáže číst úkoly, komentáře, konverzace v chatu a pole, aby rozhodl, co by se mělo stát dál.
A konečně, agenti dokážou interpretovat kontext, aby zajistili, že úkoly, aktualizace a následné kroky proběhnou bez manuálního zásahu, a to vše v souladu s vašimi vlastními pokyny.
Kombinace funkcí Automations, Agents a Brain vytváří pracovní prostředí, ve kterém práce postupuje vpřed, i když se o ni aktivně nestaráte – čímž se snižují zpoždění, chyby a provozní náklady.
📌 Příklad z praxe: Společnost CEMEX, globální výrobce a dodavatel cementu, se potýkala s manuální prací a potřebovala komplexní platformu pro zvýšení produktivity, aby mohla rozšířit své operace.
ClickUp pomohl společnosti CEMEX automatizovat úkoly, jako je proces přijímání projektů, aby se týmy mohly rychleji pustit do práce.
Výsledek?
- Zkrácení doby uvedení na trh o 15 %
- Předávání projektů z trvá několik hodin na pouhých několik sekund
Je to skvělé, protože celý tým sleduje své denní úkoly v ClickUpu. „Před zavedením automatizace jsme pokaždé, když copywriter dokončil úkol, museli ručně informovat nadřízené, že text je hotový. To mohlo trvat až 36 hodin.
Je to skvělé, protože celý tým sleduje své denní úkoly v ClickUpu. „Před zavedením automatizace jsme pokaždé, když copywriter dokončil úkol, museli ručně informovat nadřízené, že text je hotový. To mohlo trvat až 36 hodin.“
📚 Přečtěte si více: Jak používat ClickUp pro stanovování a sledování cílů
11. Práce s obsahem
Každý správce obsahu ví, že jeho práce může být někdy chaotická. Mezi řízením autorů, schvalováním návrhů a sledováním úprav je dodržování termínů neustálou výzvou.
ClickUp Docs vám pomůže udržet celý životní cyklus obsahu na jednom místě – od zadání a osnov až po finální návrhy. Vaši autoři budou Docs používat k psaní návrhů, redaktoři mohou přidávat komentáře a zainteresované strany je budou schvalovat prostřednictvím komentářů a úprav přímo v textu, aniž by museli přepínat mezi nástroji.
Díky integrované funkci Brain² můžete vytvářet osnovy, přepisovat části textu, shrnovat zpětnou vazbu a převádět schválené texty přímo na úkoly s termíny a přidělenými osobami.
Ale tím to nekončí. Využijte Docs k vytvoření úložišť pro váš obsahový tým. Zahrňte do nich stylové příručky, knihovny podnětů, brandingové materiály a další prvky, které mohou využívat všichni zaměstnanci napříč odděleními.
Při brainstormingu nápadů a strategií vám poslouží ClickUp Whiteboards. Toto digitální plátno vám umožní vizuálně znázornit obsahové kalendáře, uživatelské cesty, kreativní koncepty a pracovní postupy.
Přidávejte poznámkové lístky, propojujte nápady, vkládajte úkoly nebo dokumenty a proměňte jakýkoli prvek v konkrétní práci. Už žádné ztracené nápady z brainstormingu ani nesouvislé plánovací soubory. Vaše strategie je vždy hned po ruce při realizaci.
📚 Přečtěte si více: Jak v ClickUpu rozšiřujeme produkci obsahu
📌 Praktický příklad: Jak Oxford University Press řídí globální obsahové operace pomocí osmi Super Agentů
Oxford University Press, největší univerzitní nakladatelství na světě, řídí marketingové a obsahové aktivity ve Velké Británii, Indii a USA z jednoho pracovního prostoru v ClickUp.
Přípravy kampaní, které dříve zabíraly dvě až tři hodiny vzájemné komunikace, nyní zvládne Brain² za méně než 30 minut. O kontrolu se stará osm superagentů: po jednom pro každou hlavní sociální platformu, recenzent blogů, generátor alternativního textu, kontrolor UTM odkazů, plánovač kampaní a agent pro pondělní reporty, který zcela nahradil týdenní statusové schůzky.
Při nedávném akademickém uvedení na tři trhy odhalil jejich Campaign Planner dva konflikty termínů tři týdny před spuštěním. V okamžiku, kdy lidský revizor otevře úkol, je strukturální práce již hotová.
„Marketing, webové operace i naši agenti pracují v jednom pracovním prostoru ClickUp. Zadání, recenze na sociálních sítích, aktualizace stavu – vše na jednom místě. Zrušili jsme naše týdenní schůzky o stavu, protože je nahrazuje pondělní souhrn. “Vartika Singh, vedoucí marketingu, Oxford University Press
12. Rozpočtování a sledování financí
Snažit se řídit cash flow pomocí roztříštěných tabulek a schvalování na poslední chvíli vás jen zbavuje soustředění. ClickUp vám naopak pomůže vybudovat systém rozpočtování, který je přizpůsoben tomu, jak dnes pracujete.
Kdykoli otevřete svůj dashboard, uvidíte přesně, kolik měsíců vám ještě zbývá, které oddělení nejrychleji čerpá svůj rozpočet a které faktury od dodavatelů jsou po splatnosti.
Finanční widgety v ClickUp pro finanční týmy zobrazují trendovou linii MRR, porovnání výdajů za minulý měsíc s rozpočtem a prognózy nadcházejících výdajů.
Přepněte do tabulkového zobrazení ClickUp, když potřebujete rozčlenit údaje po jednotlivých řádcích. Začněte přidáním vlastních sloupců pro kategorie výdajů, správce rozpočtu, termíny splatnosti a stav plateb, abyste mohli organizovat výdaje přesně podle potřeb vašeho týmu.
Filtrujte a tříďte řádky podle oddělení nebo dodavatele, abyste odhalili trendy nebo zachytili duplicitní náklady, než se nahromadí. Až budete mít výdaj připravený ke kontrole, přiložte účtenky přímo k danému řádku a označte kolegy v komentářích k úkolu, aby jej schválili.
Máte více než jeden tým, který soupeří o stejný rozpočet? Využijte ClickUp Portfolios ve svých dashboardech a získejte přehled o všech projektech na jednom místě.
Zjistěte, kdo je na dobré cestě a kdo příliš rychle utrácí peníze. Zaměřte se na jakýkoli projekt, abyste zkontrolovali stav rozpočtu a mohli rychle rozhodovat, aniž byste museli pochybovat o číslech.
📌 Příklad z praxe: Jedním z týmů, který díky tabulkovému zobrazení zaznamenal výrazný nárůst produktivity, je tým sociálních médií společnosti Cartoon Network.
Tým Cartoon Networku zodpovědný za sociální sítě dříve zápasil s roztříštěnými pracovními postupy rozptýlenými napříč několika nástroji. Správa kampaní pro Cartoon Network i Warner Bros znamenala neustálé přepínání mezi různými úkoly a přehlížení detailů.
Díky tabulkovému zobrazení v ClickUp nyní sledují všechny kanály na jednom místě, což usnadňuje správu termínů, zdrojů a priorit.
ClickUp je tak přizpůsobitelný, že ať už někdo potřebuje cokoli, vždy se dá přijít na to, jak to udělat tak, aby to nemělo dopad na celý systém a fungovalo to pro všechny. Existují funkce, jako je například tabulkový náhled, o kterých jsme ani nevěděli, že je potřebujeme, dokud jsme je neměli.
ClickUp je tak přizpůsobitelný, že ať už někdo potřebuje cokoli, vždy najdete způsob, jak to provést tak, aby to nemělo dopad na celý systém a vyhovovalo to všem. Existují funkce, jako je například tabulkové zobrazení, o kterých jsme ani nevěděli, že je potřebujeme, dokud jsme je neměli.
13. Zlepšování procesů a audit
Týmy často mají potíže sledovat, jak procesy skutečně probíhají ve srovnání s tím, jak byly navrženy. Bez dokumentace nebo organizovaného procesu je pravděpodobné, že každý vynechá některé kroky, když se změní priority.
ClickUp vám pomůže vrátit do vašich procesů strukturu, přehlednost a zodpovědnost.
Začněte s vlastními poli, abyste zachytili přesně ty informace, na nichž vaše audity závisí – úroveň rizika, důvod stavu, vlastník procesu, kategorie shody, odkazy na důkazy nebo oddělení. Každý záznam je strukturovaný, prohledávatelný a jednotný napříč týmy.
Poté vylepšete své audity pomocí vlastních polí AI. Tato pole data nejen ukládají, ale také je interpretují. Mohou automaticky:
- Zjistěte chybějící informace („K této kontrole shody nejsou připojeny žádné důkazy“)
- Posuzujte úrovně rizika na základě obsahu úkolů
- Shrňte dlouhé poznámky z auditu do jasných závěrů
- Označujte neobvyklé vzorce, zpoždění nebo opakované nedostatky v dodržování předpisů
- Hodnoťte úkoly nebo podání podle kritérií, která si sami definujete
AI Super Agents pak mohou posílit dodržování procesů tím, že upozorní na zablokované úkoly, odhalí chybějící kroky, přiřadí práci správnému vlastníkovi a informují auditory o nahrání důkazních podkladů. Agenti dokážou dokonce číst obsah úkolů a během auditů upozorňují na nesrovnalosti nebo neúplné informace.
Podívejte se na toto video a zjistěte, jak ClickUp Super Agents pomáhají řídit projektová rizika:
K porovnání aktuálních a ideálních pracovních postupů a k vizualizaci míst, kde dochází nebo pravděpodobně dojde k selhání, slouží nástěnky.
📌 Příklad z praxe: Talent Plus, globální poradenská firma v oblasti lidských zdrojů, potřebovala lepší způsob, jak zajistit koordinaci více než 100 členů týmu při rychle se vyvíjejících projektech pro klienty. Jelikož různá oddělení používala nesourodé nástroje, docházelo ke ztrátám informací o postupu prací a vedení často nemělo jasný přehled o stavu projektů.
ClickUp se stal jejich jediným spolehlivým zdrojem informací a velkou roli v tom sehrály tabule. Místo toho, aby tým přeskakoval mezi aplikacemi na tvorbu diagramů a ručně převáděl nápady do úkolů, nyní přímo v ClickUp vizuálně plánuje standardní operační postupy, pořádá brainstormingy a vytváří pracovní postupy.
Když jsme přešli na ClickUp Whiteboards, mohli jsme konečně okamžitě proměnit nápady v úkoly bez zbytečných kroků. Ušetřilo nám to čas a všichni jsme byli na stejné vlně.
Když jsme přešli na ClickUp Whiteboards, mohli jsme konečně okamžitě proměnit nápady v úkoly bez zbytečných kroků. Ušetřilo nám to čas a všichni jsme byli na stejné vlně.
14. CRM a práce s klienty
Tradiční CRM systémy omezují vaše týmy na rigidní procesy a předem definované fáze prodeje.
Pokud váš pracovní postup nezapadá do jejich struktury, skončíte tím, že budete systém obcházet, žonglovat s externími tabulkami nebo spojovat různé nástroje dohromady, jen abyste mohli spravovat obchody, zapracování nových zaměstnanců a komunikaci s klienty.
Marketing běží na jedné platformě, prodej na jiné a zaškolování zaměstnanců zase někde jinde. Výsledkem jsou izolovaná data a ztracený kontext.
CRM ClickUp se naopak přizpůsobí vašim procesům.
- Začněte tím, že si vytvoříte databázi zákazníků, kterou skutečně potřebujete
- Vytvořte si vlastní pole pro velikost obchodu, smluvní podmínky, fázi životního cyklu, riziko neprodloužení smlouvy – zkrátka pro vše, na čem váš tým závisí
- Propojte úkoly, dokumenty, soubory a zprávy, aby veškerá komunikace s klienty byla soustředěna na jednom místě
Můžete dokonce zmapovat závislosti úkolů a zjistit, jak se úlohy pro zapracování nových zaměstnanců propojují s nastavením produktu nebo fakturačními kroky.
Poté zefektivněte příjem požadavků pomocí ClickUp Forms. Zákazníci mohou odesílat požadavky, zadání nebo informace pro zaškolení prostřednictvím firemně přizpůsobených formulářů založených na podmíněné logice. Na základě jejich odpovědí se okamžitě vytvářejí úkoly, přiřazují se štítky, určují se odpovědní pracovníci a spouštějí se automatizované pracovní postupy bez nutnosti ručního třídění.
Ať už spravujete potenciální zákazníky, obnovení smluv nebo poprodejní služby, ClickUp vám nabízí propojený a flexibilní CRM systém, který se přizpůsobí celému životnímu cyklu vašeho klienta od potenciálního zákazníka → prodejního procesu → zapojení → průběžné správě účtu.
📌 Příklad z praxe: Jak společnost Pharmacy Mentor obsluhuje 200 klientů s tříčlenným týmem
Společnost Pharmacy Mentor, marketingová agentura pro komunitní lékárny, měla tři zaměstnance, kteří obsluhovali 200 klientů pomocí roztříštěných dokumentů v Google Docs, Trello a samostatného CRM systému. Projekty klientů se duplicitně zadávaly, průběh prací nebyl přehledný a na vstupní dotazníky odpovědělo pouze 20 % klientů.
Vše sjednotili do ClickUp jako své platformy pro CRM a řízení projektů. Formuláře ClickUp nahradily staré dotazníky a zvýšily míru odezvy klientů z 20 % na 80 %. Automatizace zasílá e-mailové aktualizace, díky kterým jsou všichni v obraze. Karty Master Client poskytují account manažerům ucelený přehled o každém kontaktu a dashboardy na první pohled ukazují stav klienta, nadcházející projekty a pracovní vytížení jednotlivých account manažerů. Klientské projekty nyní vyžadují o 20 % méně revizí a tým zdvojnásobil svou produktivitu.
„ClickUp pomohl naší firmě výrazně zvýšit produktivitu, ušetřit čas, omezit zbytečné schůzky a výrazně zvýšit spokojenost zaměstnanců i klientů. “Lewis Norwood, vedoucí oddělení vztahů s klienty, Pharmacy Mentor
📚 Přečtěte si také: Jak používat formuláře v ClickUp
15. Plánování akcí a logistiky
Když se akce organizují pomocí tabulek a roztříštěných chatů, může se pokazit spousta věcí. Například můžete omylem rezervovat dodavatele dvakrát. Nebo zapomenout informovat člena týmu o důležité změně, což způsobí chaos na poslední chvíli.
Platforma ClickUp pro správu akcí sjednocuje všechny součásti akce do jednoho propojeného systému. Váš tým tak zůstane koordinovaný od plánování před akcí až po závěrečné vyhodnocení po jejím skončení.
Nástroje pro správu času vám pomohou dodržovat harmonogram. Rozdělte rozsáhlé projekty na strukturované úkoly s daty zahájení a termíny dokončení a přiřaďte jim odpovědné osoby, aby byla jasně stanovena odpovědnost. Sledujte fakturovatelné hodiny, zaznamenávejte čas strávený přípravou pomocí globálního sledování času a využívejte odhady času k nastavení přesných očekávání u klientů a partnerů.
Poté pomocí závislostí úkolů vytvořte pořadí operací. Využijte priority a kontrolní seznamy úkolů v ClickUp, aby váš tým věděl, co je třeba udělat jako první a co může počkat.
Ať už kontrolujete časy příjezdu dodavatelů, aktualizujete úkoly v rámci programu akce nebo schvalujete změny na poslední chvíli, díky mobilní aplikaci ClickUp budete mít svůj plán akce vždy po ruce.
📌 Příklad z praxe: Jak společnost Convene spravuje akce pro více klientů v ClickUp
Společnost Convene, která spravuje řešení pro schůzky a pracovní prostory napříč několika lokalitami, zavedla ClickUp, aby sjednotila 200 profesionálů z různých oddělení v rámci jediného pracovního prostoru pro plánování akcí.
Přizpůsobitelné šablony zajišťují jednotný zážitek pro klienty napříč všemi projekty, od počátečního plánování až po samotnou realizaci. Sledování času pomáhá při odhadování projektů a zlepšování termínů dodání.
Výsledek: Méně koordinačních schůzek, přehlednější informace o akcích a jednotná kvalita napříč všemi pobočkami.
💡 Tip pro pokročilé: Využijte šablonu pro správu akcí v ClickUp k řízení proměnlivých aspektů reálných akcí
16. Zaškolení a školení
Chcete, aby se vaši noví zaměstnanci rychle zorientovali a neztráceli čas hledáním informací v roztroušených souborech?
Pomocí ClickUp Docs můžete psát příručky, podrobné návody nebo poznámky k projektům přímo tam, kde se práce odehrává. Propojte dokumenty přímo s úkoly, aby každý mohl pochopit smysl toho, co dělá, aniž by musel přepínat mezi různými nástroji.
Můžete také shromáždit související dokumenty a vytvořit živé wiki stránky, které se rozšiřují a zůstávají aktuální stejně jako váš tým.
🎥 Bonus: Pokud vytváříte interní znalostní bázi poprvé, toto video vám ukáže, jak ji vytvořit pomocí ClickUp.
Jakmile tyto dokumenty sestavíte, vytvořte automatizace ClickUp, které se postarají o zbytek. V okamžiku, kdy se někdo připojí, jeho úkoly se spustí automaticky.
Uvítací zprávy, kroky pro první den a připomenutí – to vše probíhá hladce, aniž byste museli cokoli dohánět. Každý ví, co má dělat dál, a vy máte více času na to, abyste jim skutečně pomohli se zapracovat.
📌 Příklad: Personální tým zefektivňuje provoz pomocí ClickUp a omezuje chaos způsobený roztříštěnými standardními operačními postupy a neustálými dotazy zaměstnanců.
Pomocí Brain² připravují náborové pracovní postupy, kontrolní seznamy pro zapracování nových zaměstnanců a standardní operační postupy pro dodržování předpisů, přičemž Brain² čerpá formulace a standardy z jejich stávajících dokumentů v oblasti lidských zdrojů.
Všechny finální standardní operační postupy (SOP) jsou uloženy v ClickUp Docs, přehledně uspořádané do sekcí věnovaných náboru, benefitům, školení a hodnocení výkonu. Když dojde ke změně zásad, personální oddělení aktualizuje dokument pouze jednou a každý tým okamžitě vidí nejnovější verzi.
Během zaškolování i při každodenní práci se zaměstnanci spoléhají na Brain² s funkcí Enterprise Search, aby získali okamžité odpovědi. Mohou klást otázky jako „Jaký je náš proces schvalování dovolené?“ nebo „Kde najdu formulář pro IT majetek?“ a umělá inteligence na základě kontextu vyhledá přesnou směrnici, odkaz na dokument a další kroky.
📚 Přečtěte si také: Jak používat ClickUp pro studenty: funkce, příklady a tipy
17. Uvedení produktů na trh
Znáte ten pocit, když zbývají už jen dny do spuštění a vy stále pracujete na posledních úpravách textů nebo opravě chyby, která všechno zdržuje?
Myšlenkové mapy v ClickUp pomáhají týmům vývojářů softwaru spojit všechny jednotlivé části do jednoho přehledného plánu, od poznámek z beta testování až po finální propagační příspěvky.
Můžete začít s prázdnou myšlenkovou mapou, do které zaznamenáte nápady na funkce, úkoly, kroky kampaně a jakékoli volné myšlenky vašeho týmu. Jak se větve rozrůstají, můžete je přetahovat a uspořádávat tak, abyste vytvořili plán a propojili související části. Až budete připraveni, můžete jakoukoli větev přímo z mapy převést na skutečný úkol v ClickUp.
Jakmile se úkoly rozběhnou, funkce závislostí v ClickUp zajistí, že váš plán zůstane synchronizovaný. Označte úkoly jako čekající na ostatní, když je třeba nejprve dokončit něco jiného, označte překážky, které brzdí další krok, nebo propojte související úkoly pro lepší kontext.
Když dojde ke změně termínů (což se stává vždy), ClickApp „Reschedule Dependencies“ v ClickUp automaticky posune propojené počáteční a konečné termíny tak, aby se s nimi shodovaly. Pokud se tedy váš finální návrhový soubor zpozdí o týden, posunou se i následující kroky, aniž byste museli provádět ruční aktualizace.
📌 Příklad z praxe: Jak společnost Lulu Press koordinuje produktový tým, vývojáře a marketing při každém uvedení nového produktu na trh
Společnost Lulu Press, platforma pro vlastní vydávání knih sloužící tvůrcům ve více než 225 zemích, řídila vývoj produktů a marketingové kampaně pomocí nástrojů Jira a Basecamp. Ruční aktualizace stavů, roztříštěné požadavky v e-mailech a chatech a nesouvislé pracovní postupy zpomalovaly každé vydání.
Po sjednocení do ClickUp s integrací GitLabu se okamžitě zlepšila viditelnost napříč týmy. Produktový tým, vývojáři a marketing nyní pracují v jednom propojeném pracovním prostoru, kde má každá verze sdílený časový plán, jasně určené odpovědné osoby a automatizované předávání úkolů.
Tým zaznamenal 12% nárůst pracovní efektivity a 100% přijetí v rámci celé společnosti.
18. Provoz služeb a podpory
Zeptejte se kteréhokoli manažera podpory, co mu nedá spát, a odpoví: „přehlednost“. Co se zaseklo? Co se eskalovalo? Co hrozí porušením SLA?
Pokud jsou tyto odpovědi rozptýleny napříč několika platformami, ztrácí reporting na přehlednosti a stává se pouhým hádáním.
Software pro řízení projektů v oblasti zákaznického servisu ClickUp sjednotí vaše pracovní postupy v oblasti podpory do jednoho integrovaného prostředí.
Díky integraci ClickUp s více než 1 000 nástroji, včetně Intercomu, Zendesku, Help Scoutu, Gmailu a Slacku, se z ticketů automaticky vytvářejí úkoly v ClickUp.
Díky funkci „Více přidělených osob“ mohou týmy spolupracovat na složitých úkolech (jako jsou fakturace, technické záležitosti a úkoly související s dodržováním předpisů), aniž by musely rozdělovat ticket na zbytečné duplikáty. Každý vidí, kdo je za co zodpovědný, a informace o postupu prací zůstávají na jednom místě.
Pomocí štítků úkolů můžete okamžitě kategorizovat případy (riziko porušení SLA, žádost o vrácení peněz, chyba P1, VIP zákazník). Poté přidejte priority úkolů, aby agenti věděli, co je třeba vyřídit okamžitě, co může počkat a co je třeba eskalovat.
Pokud je váš tým podpory již zahlcen žádostmi o pomoc, je na čase využít agenty zákaznické podpory s umělou inteligencí, kteří převezmou rutinní úkoly.
📌 Příklad z praxe: Jak společnost Guardian Angel Carers řídí podporu ve 18 franšízových pobočkách
Společnost Guardian Angel Carers koordinuje více než 500 pečovatelů v 18 samostatných pobočkách poskytujících domácí péči ve Velké Británii. Žádosti o podporu, dotazy týkající se dodržování předpisů a hodnocení výkonu se dříve ukládaly do sdílené schránky v Outlooku, do tabulek a do ručně psaných poznámek.
Nyní každý dotaz prochází sledovaným pracovním postupem v ClickUp s vlastními stavy (přiřazeno, čeká na odpověď, vyřešeno), poli pro naléhavost, původní pobočkou a termíny splnění. Superagent automaticky každý pátek v 16:30 odesílá týdenní zprávu o výkonu. Každá pobočka má svůj vlastní prostor s přehledy, které ukazují zdroje potenciálních zákazníků, konverze a kam by měly směřovat další marketingové výdaje.
„Dotazy na podporu se dříve ukládaly do sdílené schránky v Outlooku, do stále rozsáhlejších tabulek a na můj ručně psaný seznam úkolů. Sloučení všech 18 poboček do jednoho pracovního prostoru v ClickUp nám poskytlo jednotný systém evidence a umožnilo zajistit konzistentnost. “
Tyler, národní provoz, Guardian Angel Carers
19. Dodržování předpisů a připravenost na audit
Zapomeňte na prohrabávání starých složek a roztříštěných e-mailů jen proto, abyste mohli odpovědět na jednoduchou otázku v rámci auditu. S ClickUpem jsou všechny aktualizace zásad, schválení a kontrolních mechanismů soustředěny v jediném strukturovaném systému, který je aktuální a přehledný.
Takto vám pomůže udržet vaši dokumentaci týkající se auditu a dodržování předpisů připravenou pro audit:
- Nastavte pokročilá oprávnění a určete, kdo může prohlížet, komentovat nebo upravovat citlivé složky a dokumenty. Můžete například udělit týmu pro dodržování předpisů plný přístup, zatímco ostatním omezit přístup pouze na prohlížení, aby nedošlo k náhodné změně důležitých údajů.
- Pokud dojde k aktualizaci, protokol aktivit podrobně zaznamenává každou změnu. Vždy budete vědět, kdo a kdy provedl úpravy.
Pokud patříte k lidem, kteří zapomínají na rutinní kontroly, funkce opakujících se úkolů v ClickUp vám pomůže udržet si náskok, než vás audit zaskočí nepřipravené. Nastavte si obnovení licencí, revize zásad nebo bezpečnostní kontroly, které se budou opakovat podle vámi zvoleného harmonogramu.
Úkoly se znovu vytvoří, jakmile jsou označeny jako hotové, nebo se automaticky zobrazí v nastavený den. Díky oznámením ClickUp dostává váš tým připomenutí přímo do své schránky nebo přímo v ClickUp, takže všichni drží krok.
📌 Příklad z praxe: Jak společnost Magical Moments ABA zajišťuje provoz v souladu s předpisy HIPAA ve čtyřech státech
Magical Moments, organizace zabývající se terapií založenou na aplikované behaviorální analýze, poskytuje klinické služby v Indianě, Georgii, Virginii a Severní Karolíně a má 71 uživatelů ClickUp v rámci plánu Enterprise.
Všechny neklinické pracovní postupy (příjem klientů, nábor talentů, personální obsazování, zajištění kvality, zapojení komunity napříč několika státy) probíhají v ClickUpu, zatímco citlivá klinická data zůstávají v jejich systému EMR. Oba systémy jsou propojeny prostřednictvím API, aniž by došlo k ohrožení bezpečnosti kteréhokoli z nich.
Soulad ClickUp Enterprise s normou HIPAA zajišťuje provozní úroveň a díky oddělení systémů je připravenost na audit zabudována přímo do pracovního postupu, nikoli dodatečně připojena.
„Zpracováváme citlivá data klientů ve čtyřech státech, takže dodržování předpisů HIPAA není volitelné. ClickUp Enterprise tuto podmínku splňuje a zároveň uchovává klinické výsledky v našem systému EMR. Každý systém plní svůj zamýšlený účel. “Jacob, provozní oddělení, Magical Moments ABA
„Zpracováváme citlivá data klientů ve čtyřech státech, takže dodržování předpisů HIPAA není volitelné. ClickUp Enterprise tuto podmínku splňuje a zároveň uchovává klinické výsledky v našem systému EMR. Každý systém plní svou zamýšlenou funkci. “Jacob, provozní oddělení, Magical Moments ABA
20. Design ops
To poslední, co chcete, je, aby se váš designový tým zasekl v nekonečných cyklech revizí, nejasných prioritách a roztříštěné zpětné vazbě.
Na pomoc vám v tomto případě přichází platforma ClickUp pro řízení designových projektů.
Pomocí funkce Proofing můžete přímo v ClickUpu přidávat poznámky k obrázkům, videím, souborům PDF a exportům z Figma.
Díky zobrazení pracovní zátěže mohou manažeři designu okamžitě zjistit, kdo je přetížený, kdo má volné kapacity a kde se tvoří úzká místa. To pomáhá spravedlivě přidělovat práci a včas odhalovat problémy, zejména během velkých kampaní nebo při uvádění nových produktů na trh.
Členové týmu mohou pomocí Brain² vytvářet koncepční obrázky, prvky moodboardů a rychlé vizuální návrhy. Je to ideální nástroj pro brainstorming v rané fázi, A/B variace nebo prozatímní návrhy, které pak mohou designéři doladit.
⭐ Bonus: Využijte hlasové klipy při revizích návrhů. Nahrajte krátké vysvětlení, ve kterém popíšete rozhodnutí ohledně rozvržení nebo volby animací, a nechte ClickUp vše přepsat, aby copywriteři, projektoví manažeři a vývojáři získali úplný kontext bez nutnosti schůzky.
📌 Příklad z praxe: Jak společnost RedCube Creative řídí design, produkci a publikaci webových stránek v jednom pracovním prostoru
Agentura RedCube Creative, zabývající se multimediální produkcí a designem se sídlem v Georgii, řídila fotografickou a videoprodukci, vývoj webových stránek a grafický design pomocí aplikací Slack a Monday. Stav projektů měl v hlavě pouze projektový manažer, detaily se ztrácely při přenosu mezi nástroji a udržet všechny v obraze představovalo další vrstvu práce.
Po přechodu na ClickUp pracují webové, produkční a designové týmy v jednom sdíleném pracovním prostoru. Dashboardy poskytují přehled o všech aktivních zakázkách pro klienty napříč všemi kreativními obory na první pohled. Chat nahradil Slack pro interní komunikaci a čas strávený řízením projektů se snížil téměř o půl dne na osobu každý den. Přechod trval dva týdny.
„ClickUp je nejbohatší platforma pro řízení projektů a komunikaci za rozumnou cenu, jakou jsme za 8 let naší existence používali. “
Kevin Hemphill, projektový manažer, RedCube Creative
📚 Přečtěte si více: Kompletní průvodce ClickUpem pro osobní použití
Je ClickUp zdarma? Vysvětlení tarifů a cen
Ano. ClickUp nabízí tarif Free Forever s neomezeným počtem úkolů, neomezeným počtem členů, společnými dokumenty, kalendářem, kanbanovými tabulemi, správou sprintů a zkušebním přístupem k funkcím umělé inteligence Brain². Není nutná kreditní karta, není stanoven žádný časový limit.
Jakmile váš tým překročí limity bezplatné verze, placené tarify vám odemknou více úložného prostoru, automatizací, integrací a administrátorských oprávnění:
Brain² AI je k dispozici jako doplněk u všech placených tarifů. Doplněk Brain AI (9 $/uživatel/měsíc) zahrnuje neomezený počet konverzací s Brain², přístup k prémiovým modelům (Claude, GPT, Gemini) a 1 500 AI Super Credits na uživatele a měsíc. Doplněk Everything AI (28 $/uživatel/měsíc) obsahuje AI Notetaker, AI Fields, rozšířené kredity Super Agent a další funkce.
Pracovní prostory s doživotním bezplatným přístupem získávají zkušební přístup k Brain² (25 použití na pracovní prostor) a 500 AI Super Credits, aby si mohly vyzkoušet Super Agents, AI Cards a další prémiové funkce umělé inteligence, než se rozhodnou pro placený tarif.
Výhody, nevýhody a omezení ClickUp
V čem ClickUp vyniká:
- Konsolidace: Úkoly, dokumenty, chat, přehledy a umělá inteligence v jednom pracovním prostoru. Týmy po přechodu na ClickUp pravidelně nahrazují 3 a více nástrojů
- Přizpůsobení: Stavy, vlastní pole, typy úkolů, zobrazení a automatizace se přizpůsobí způsobu práce vašeho týmu, nikoli naopak.
- Umělá inteligence integrovaná do pracovního postupu: Brain² není jen přidaný chatbot. Je součástí vašich úkolů, dokumentů a chatů a má k dispozici celý kontext vašeho pracovního prostoru, takže poskytuje odpovědi vycházející z vaší skutečné práce.
- Bezplatný tarif, který je skutečně použitelný: Neomezený počet úkolů a členů za 0 $ je v této kategorii vzácností. Většina konkurentů omezuje základní funkce nebo počet uživatelů.
Co byste měli vědět, než začnete:
- Je toho hodně k objevování: ClickUp nabízí více funkcí než většina pracovních nástrojů, takže týmy přecházející z jednodušších aplikací, jako jsou Trello nebo Todoist, si možná budou chtít vyhradit pár dní na prozkoumání. Šablony, průvodce nastavením a Brain² to však urychlují oproti dřívějšku.
- Na nastavení záleží: Týmy, které z ClickUp vytěží maximum, jsou ty, které si dají čas na konfiguraci svých prostorů (Spaces), stavů a automatizací. Šablona pro rychlý start vám umožní začít během několika minut a postupně ji můžete vylepšovat.
- Úložný prostor v bezplatném tarifu je omezený: Tarif „Free Forever“ omezuje úložný prostor na 60 MB, což stačí pro nenáročné projekty. Týmy, které pracují s obrázky, soubory PDF nebo designovými soubory, by měly přejít na tarif „Unlimited“ s neomezeným úložným prostorem.
- Full AI je placený doplněk: Každý tarif zahrnuje zkušební přístup k Brain², ale neomezené možnosti AI (Super Agents, AI Notetaker, prémiové modely) vyžadují placený tarif a doplněk AI, jehož cena začíná na 9 $ za uživatele a měsíc
- Vytvořeno pro týmy, ne jen pro seznamy úkolů: ClickUp je navržen pro týmy a sjednocuje více nástrojů do jednoho pracovního prostoru. Pokud potřebujete pouze osobní aplikaci pro seznamy úkolů, může vám zatím nabízet více, než potřebujete, ale bude připraven, až se vaše potřeby rozšíří.
Závěr: ClickUp odměňuje týmy, které věnují trochu času jeho nastavení. Pokud nahrazujete nesourodou směsici nesouvislých nástrojů a chcete mít vše na jednom místě, tato investice se vám rychle vrátí.
Je ClickUp lepší než Asana, Notion a Trello?
Podívejme se, jak si ClickUp vede v porovnání s jinými nástroji pro řízení projektů.
| Funkce | ClickUp | Asana | Notion | Trello |
| Zobrazení úkolů | Více než 15 zobrazení, včetně Ganttova diagramu, Kanbanu, kalendáře, seznamu, myšlenkové mapy a dalších | Seznam, tabule, kalendář, časová osa | Tabule, seznam, kalendář (bez nativní časové osy/Ganttova diagramu) | Nativní kanbanová tabule, kalendář a další (prostřednictvím Power-Upů) |
| Sledování času | Integrované sledování času a odhady | K dispozici v tarifech Premium a Business | Neobsahuje nativní funkci sledování času; lze integrovat s nástroji třetích stran | K dispozici prostřednictvím Power-Ups (např. Time Doctor, Harvest) |
| Dokumentace a wiki | Integrované dokumenty, poznámkový blok a tabule | Omezený; zaměřený především na úkoly | Robustní možnosti dokumentace s formátováním bohatého textu | Omezeno; lze použít přílohy nebo odkazy na externí dokumenty |
| Automatizace | Pokročilé automatizace s podmíněnou logikou a vlastními spouštěči | Základní automatizace v tarifech Premium a Business | Neobsahuje nativní automatizaci; lze integrovat s nástroji třetích stran | Automatizace Butler (k dispozici v tarifech Business Class a Enterprise) |
| Sledování cílů | Nativní funkce „Cíle“ s měřitelnými cíli a sledováním pokroku | K dispozici v tarifech Premium a Business | Neobsahuje nativní funkci sledování cílů; lze však vytvářet vlastní databáze pro sledování cílů | Neobsahuje nativní sledování cílů; lze použít Power-Ups nebo externí nástroje |
| Sprinty/Agilní přístup | Plná podpora agilních pracovních postupů, včetně plánování sprintů, backlogu a burndown grafů | Omezené agilní funkce; pro základní agilní pracovní postupy lze využít časovou osu a tabule | Neobsahuje nativní podporu agilních metod; lze vytvářet vlastní pracovní postupy pomocí databází a šablon | Omezená podpora agilních metod; lze použít doplňky (Power-Ups) jako Agile Cards nebo Corrello |
| Správa zdrojů | Nativní správa pracovního zatížení, plánování kapacity a přidělování zdrojů | K dispozici v tarifech Business a Enterprise | Žádné nativní funkce pro správu zdrojů | K dispozici prostřednictvím Power-Ups (např. TeamGantt, Placker) |
| Integrace | Více než 1 000 integrací, včetně Slacku, Google Drive, Zoomu, Microsoft Teams a dalších | Integruje se s oblíbenými nástroji, jako jsou Slack, Google Drive, Microsoft Teams a další | Omezené možnosti integrace; lze propojit s nástroji jako Slack, Google Drive a GitHub prostřednictvím API nebo Zapieru | Díky funkci Power-Ups se dá propojit s nástroji jako Slack, Google Drive, Microsoft Teams a dalšími. |
| Ceny* | K dispozici je bezplatný tarif; placené tarify začínají na 7 $ za uživatele a měsíc | K dispozici je bezplatný tarif; placené tarify začínají na 10,99 $ za uživatele a měsíc. | K dispozici je bezplatný tarif; placené tarify začínají na 8 $ za uživatele a měsíc | K dispozici je bezplatný tarif; placené tarify začínají na 5 $ za uživatele a měsíc. |
Jak začít s ClickUpem
Začít s ClickUpem je snadné.
Zaregistrujte si bezplatný účet a pozvěte pár kolegů z týmu, abyste se v něm nemuseli orientovat sami. Slibujeme, že díky uživatelsky přívětivému rozhraní se ho naučíte ovládat okamžitě.
Poté si vytvořte svůj první prostor: představte si ho jako základnu pro projekt, oddělení nebo práci pro klienta. Přidejte do něj několik složek a seznamů, abyste si věci ještě více rozčlenili. Zde se nacházejí vaše úkoly, připravené k uspořádání podle vašich představ.
Vyzkoušejte různé zobrazení, jako je Seznam, Tabule nebo Kalendář, a zjistěte, které rozložení nejlépe vyhovuje vašemu stylu. Neváhejte experimentovat; nastavení můžete kdykoli později změnit.
Chcete ještě větší pomoc? Zapněte funkci Brain², která vám pomůže nastavit pracovní prostor. Umí vytvářet seznamy a úkoly, přiřazovat jim příslušné stavy a poskytnout kompletní pracovní postup přizpůsobený vašim preferencím.
Nakonec propojte své oblíbené nástroje, pozvěte zbytek svého týmu a můžete se hned pustit do práce. Čím dříve začnete pracovat s ClickUpem, tím dříve si budete klást otázku, jak jste bez něj vůbec mohli dříve fungovat.
⭐ Bonus: Naučte se ClickUp používat rychleji díky ClickUp University. Pokud chce váš tým bez zbytečného tápání zvládnout přizpůsobitelné funkce ClickUpu, ClickUp University je tím nejlepším místem, kde začít. Získáte přístup k videonávodům, díky kterým se uživatelé mohou učit vlastním tempem a získávat jistotu při práci s reálnými pracovními postupy. Každý modul nabízí cenný vhled do toho, jak týmy ClickUp v praxi využívají, takže si můžete osvojit techniky, které lze přímo aplikovat na vaše procesy v oblasti pořádání akcí a logistiky.
Centralizujte svou práci a zvyšte produktivitu s ClickUpem
Pokud přeskakujete mezi různými nástroji pro různé účely, jako jsou úkoly, dokumenty, chat, cíle, sprinty nebo připomenutí, je ClickUp jediným pracovním prostorem, který opravdu potřebujete.
Sloučí všechny aspekty vaší práce do jednoho místa. Složité projekty, rychlé kontrolní seznamy, týmové konverzace a dokonce i vaše osobní úkoly lze v tomto softwaru pro řízení projektů přehledně uspořádat a přizpůsobit.
Potřebujete naplánovat uvedení produktu na trh? Uspořádat agilní sprint? Pořizovat si poznámky z jednání a okamžitě přidělovat úkoly? ClickUp to vše zvládne na jednom místě.
Díky výkonným zobrazením, jako jsou Ganttovy diagramy, tabule, kalendáře a bílé tabule, a navíc díky integrované umělé inteligenci, automatizacím a integracím udržuje ClickUp všechny účastníky v obraze ohledně postupu projektu.
👉 Jste připraveni nahradit všechny ty zbytečné aplikace? Začněte ClickUp používat ještě dnes a sjednoťte veškerou svou práci pod jednou střechou.
Často kladené otázky na téma „K čemu se ClickUp používá?“
ClickUp slouží k řízení práce celého týmu v rámci jednoho pracovního prostoru. Projekty, úkoly, dokumenty, chat, přehledy a umělá inteligence fungují společně a nahrazují samostatné nástroje jako Asana, Notion, Slack a Trello. Týmy jej využívají pro řízení projektů, správu úkolů, vývoj softwaru, spolupráci, reporting, CRM a více než 15 dalších pracovních postupů. Brain², kontextově orientovaná umělá inteligence ClickUpu, přidává inteligentní vyhledávání, automatizaci a tvorbu obsahu napříč všemi rozhraními.
Ano. ClickUp nabízí tarif „Free Forever“ s neomezeným počtem úkolů, neomezeným počtem členů, sdílenými dokumenty, kalendářem, kanbanovými tabulemi a správou sprintů. Není potřeba kreditka ani časové omezení. Získáte také zkušební přístup k funkcím Brain² AI. Placené tarify (Unlimited za 7 $/uživatel/měsíc, Business za 12 $/uživatel/měsíc a Enterprise) přidávají neomezené úložiště, pokročilé automatizace a správcovské ovládací prvky. Plné možnosti AI jsou k dispozici jako doplněk již od 9 $/uživatel/měsíc.
Hlavním kompromisem ClickUpu je jeho komplexnost. Stejná flexibilita, díky níž může nahradit několik nástrojů, znamená, že při začátcích je třeba prozkoumat více možností. Týmy přecházející z jednodušších aplikací možná budou potřebovat pár dní, než se v něm zorientují, i když šablony a nastavení s podporou umělé inteligence tento proces urychlují. Plán Free Forever omezuje úložiště na 60 MB a plné funkce umělé inteligence vyžadují placený doplněk. ClickUp je určen pro týmy, které sjednocují více nástrojů, takže samostatným uživatelům, kteří potřebují pouze základní kontrolní seznam, se může zdát, že nabízí více, než v danou chvíli potřebují.
ClickUp je oblíbený proto, že spojuje řízení projektů, dokumenty, chat a umělou inteligenci do jednoho pracovního prostoru, čímž snižuje náklady a eliminuje nutnost přepínání mezi různými předplatnými. Používá ho přes 5 milionů týmů a uživatelé v něm jen v roce 2025 vytvořili více než 3,6 miliardy úkolů. Díky možnosti přizpůsobení mohou týmy vývojářů, marketingu, prodeje, lidských zdrojů i provozu pracovat na stejné platformě, aniž by musely slevit ze svých představ o struktuře pracovních postupů.