من 6 أدوات إلى أداة واحدة: كيف وفرت Path8 Productions الوقت وخفضت تكاليف التطبيقات

نادرًا ما يكون نمو الأعمال الصغيرة عملية سلسة وخطية. عادةً ما يحدث ذلك عن طريق الصدفة.

تتولى مشروعًا، ثم آخر، وفجأة، لم تعد مجرد عامل مستقل.

بالنسبة لبات هندرسون، مؤسس شركة path8 Productions التي تتخذ من بوسطن مقراً لها، كان الانتقال إلى وكالة إنتاج فيديو متكاملة مصحوباً بتكلفة خفية: تكاثر الأدوات.

لمواكبة الطلب، وجدت Path8 نفسها تتعامل مع مجموعة تقنية ضخمة وغير مترابطة. كانت تستخدم SmartSheet لإدارة المشاريع، وToggl لتتبع الوقت، وDropbox Paper للوثائق، وSlack للتواصل. كانت الأدوات تتراكم، لكن الكفاءة كانت تتراجع.

إليك كيف خرجت Path8 من دوامة العمل، ودمجت مجموعتها التقنية في ClickUp، واستعادت أسبوعها.

مشكلة مجموعة الأدوات التقنية "الفرانكشتاينية"

عندما يتحرك الفريق بسرعة، غالبًا ما يتم شراء البرامج لحل مشكلة واحدة فورية في كل مرة. والنتيجة؟ شبكة من التطبيقات التي لا تتواصل مع بعضها البعض.

كانت أكبر نقطة خلاف بالنسبة لـ Path8 هي الفجوة بين المكان الذي تم فيه تخطيط العمل والمكان الذي كانت المحادثات تجري فيه بالفعل.

مع نمو الشركة، كنت أضيف أدوات جديدة فحسب. كنا نخطط لمشاريعنا في SmartSheet، لكن لم يكن أحد من أعضاء الفريق يتحقق فعليًا من SmartSheet. كان الجميع يستخدمون Slack فقط: "مرحبًا، أين وصلنا في هذا الأمر؟" وبالتالي، كان عليك تحديث المعلومات في مكانين.

ونظرًا لعدم قدرة هذه القوائم وأدوات التتبع المنفصلة على التواصل فيما بينها، اضطر الفريق إلى إدارة مجموعات من المعلومات غير مترابطة، مما جعل من المستحيل تقريبًا الحفاظ على تزامن سير العمل دون إجراء تحديثات يدوية مستمرة.

بلغت عملية إدخال البيانات المزدوجة ذروتها خلال مشروع ضخم مكون من 30 مقطع فيديو، مما دفع أدوات Path8 القديمة إلى تجاوز حدود قدرتها. كان نطاق العمل ببساطة أكبر وأكثر تعقيدًا من أن يُدار بفعالية في SmartSheet.

عقبة Slack: التغلب على الولاء للتطبيق

عادةً ما تفشل عمليات الانتقال بين الأدوات عندما ترفض الفرق التخلي عن تطبيقات التواصل المفضلة لديها.

عندما أدرك بات أن الفريق بحاجة إلى مصدر واحد موثوق للمعلومات، كان ClickUp هو الخيار الأمثل. العقبة الكبرى الوحيدة التي وقفت في طريق اعتماد هذا النظام؟ ولاء الفريق لـ Slack.

كان Slack هو الأهم بالنسبة لي. كان Slack رائعًا. فريقنا يحب Slack. وكنت أقول، يمكننا استخدام ClickUp لإدارة المشاريع، لكننا سنستمر في استخدام Slack لأن الجميع يحب استخدامه. ثم عندما دخلت إلى ClickUp ورأيت الدردشة، قلت، حسنًا، هذا هو Slack في الأساس. يمكننا التعامل مع هذا.

ما الذي أحدث التغيير الحقيقي؟ لم يضطروا إلى التضحية بتاريخهم أو ثقافة فريقهم من أجل إجراء هذا التغيير.

تمكن الفريق من استيراد كل محتويات Slack الخاصة بهم: الاستيرادات والقنوات والمحادثات وصولاً إلى ردود الفعل الصغيرة بالرموز التعبيرية. 💪🏽

العمل بذكاء: إدارة أكثر من 50 مشروعًا

لم يقتصر دمج أدواتهم على توفير المال من رسوم الاشتراك فحسب.

لقد غير ذلك بشكل جذري حجم الإنتاج الذي يمكن لهذا الفريق الصغير التعامل معه. بدلاً من البحث عن موجز في تطبيق واحد، والعثور على سجلات الوقت في تطبيق آخر، وطلب التحديثات في تطبيق ثالث، قامت Path8 بتركيز كل شيء في مكان واحد. استمع إلى ما يقوله الفريق. 👇🏼

التحول إلى "الذكاء الاصطناعي الأصلي": بدون منحنى التعلم

العالم التكنولوجي مهووس بالذكاء الاصطناعي، ولكن بالنسبة لمالك شركة صغيرة يركز على إنتاج الفيديو، فإن إتقان أوامر الذكاء الاصطناعي المعقدة أمر غير واقعي.

كان نهج بات تجاه الذكاء الاصطناعي عمليًا تمامًا.

أعترف أنني مبتدئ جدًا. قبل أن أحصل على ClickUp، لم يكن لدي أي تطبيق ذكاء اصطناعي على هاتفي.

بدلاً من استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي الخارجية، استخدم Pat الذكاء الاصطناعي الداخلي في ClickUp لحل مشكلة تشغيلية محددة للغاية: الإجابة على الأسئلة المتكررة للفريق.

قام ببناء وكيل ذكاء اصطناعي ليكون بمثابة قاعدة المعرفة الداخلية للشركة. ثم أنشأ قناة رسائل مباشرة مخصصة للفريق للتفاعل معه، وأطلق على الروبوت اسم "Mr. Systems" بحب.

الآن، كلما كان لدى أحد أعضاء الفريق سؤال حول عملية أو سير عمل، ما عليه سوى إرسال رسالة خاصة إلى Mr. Systems. يقوم الروبوت على الفور بسحب الإجابة الصحيحة مباشرةً من وثائق الشركة، مما يزيل Pat تمامًا من الحلقة ويقضي على "ضريبة المقاطعة" اليومية على جدوله.

كيفية تكرار نجاح Path8: 5 أمثلة سريعة على ClickUp

لا تحتاج إلى ميزانية على مستوى المؤسسات لدمج مجموعة أدواتك التقنية وإنشاء مساحة عمل عالية الكفاءة.

باستخدام ClickUp Small Business Suite ، يمكنك اتباع نفس استراتيجية Path8 لإنشاء مركز قيادة مركزي خاص بك.

إليك كيفية تصميم سير عمل مبسط وقائم على القيمة لفريقك:

1. قم بتمكين فريقك باستخدام وكلاء الذكاء الاصطناعي

ابدأ بإجراءات التشغيل القياسية (SOPs) وويكي شركتك. باستخدام Agents في ClickUp، يمكنك تحويلها إلى قواعد معرفية تفاعلية للخدمة الذاتية.

استخدم أداة Agent Builder لوصف احتياجاتك بلغة بسيطة لإنشاء وكيل مخصص يعمل مباشرة في مساحة عملك. أو قم بتشغيل وكلاء الإجابات المحيطة في مساحة عملك.

عندما يكون لدى أحد أعضاء الفريق سؤال حول إحدى العمليات، يمكنه ببساطة إرسال رسالة خاصة إلى الموظف للحصول على إجابة دقيقة وفورية مستمدة مباشرة من مستنداتك الداخلية. وهذا يمكّن فريقك من العثور على المعلومات بشكل مستقل ويحافظ على وقت التركيز الثمين للقيادة.

2. تسريع الإنتاج باستخدام الذكاء الاصطناعي السياقي

بالإضافة إلى الوكلاء المستقلين، تكمن القوة الحقيقية لـ Small Business Suite في دمج ClickUp Brain مباشرةً في المكان الذي تتم فيه أعمالك فعليًا.

بدلاً من التمرير يدويًا عبر سلاسل الرسائل الطويلة لمتابعة ما فاتك، يمكنك إنشاء تحديثات بالذكاء الاصطناعي على الفور ضمن المهام الفردية لترى بالضبط ما الذي تغير أثناء غيابك.

يمكنك حتى تجميع هذه الرؤى لإنشاء ملخصات عالية المستوى مباشرةً داخل لوحات معلومات إدارة المشاريع وعروض القوائم، مما يمنح القيادة صورة واضحة عن حالة المحفظة بأكملها في ثوانٍ. إذا فقدت أثر ملف أو محادثة معينة في أي وقت، فإن "البحث المؤسسي " المدعوم بالذكاء الاصطناعي يتيح لك العثور على ما تحتاجه بالضبط عبر جميع مهامك ووثائقك ومحادثاتك من خلال طرح الأسئلة بطريقة طبيعية.

وأخيرًا، يمكنك تحويل محادثاتك إلى بنود عمل فورية باستخدام AI Notetaker، الذي يلخص اجتماعاتك ويستخرج النقاط الرئيسية تلقائيًا ليحولها إلى مهام جاهزة للتنفيذ.

3. اربط الدردشة مباشرة بعملك

إن الحفاظ على التناغم التام بين أعضاء فريقك ليس بالمهمة المستحيلة! كل ما عليك فعله هو نقل المحادثات إلى المكان الذي توجد فيه النتائج الفعلية.

من خلال دمج اتصالاتك اليومية في ClickUp Chat، يتم ربط كل رسالة وتحديث سريع وتسجيل شاشة بالمهمة ذات الصلة.

يضمن ذلك أن أي شخص ينضم إلى مشروع ما يمكنه قراءة السجل وفهم السياق على الفور، مما يزيل عناء الرجوع إلى تطبيقات المراسلة المنفصلة للعثور على المعلومات المفقودة.

4. تصميم مسار عمل للمشاريع ذاتية التشغيل

هل ترغب في إنشاء سير عمل مرئي وآلي يمكن توسيع نطاقه بسهولة ليشمل عشرات المشاريع المتزامنة؟

ابدأ بتحديد مراحل العمليات بدقة باستخدام الحالات المخصصة (مثل "كتابة النص" أو "قيد التحرير" أو "مراجعة العميل"). بعد ذلك، استخدم عرض اللوحة الشاملة في مهام ClickUp حتى تتمكن الإدارة من تقييم حالة كل مشروع على الفور بنظرة واحدة.

وأخيرًا، أضف طبقة من الأتمتة بحيث عندما تنتقل المهمة إلى حالة جديدة، يتم تعيين عضو الفريق المناسب وإخطاره تلقائيًا، مما يضمن سلاسة عملية التسليم.

إليك مثال على سير عمل قسم المبيعات أثناء العمل. 🧰

5. توحيد العمليات باستخدام ميزة تتبع الوقت المدمجة

بفضل ميزة تتبع الوقت المدمجة في منصة ClickUp، يمكن لموظفيك والمستقلين تسجيل ساعات عملهم مباشرةً ضمن المهام التي يقومون بإنجازها.

يوفر هذا التكامل السلس بيانات عالية الدقة لتخطيط السعة، ويبسط عملية إصدار الفواتير للعملاء، ويضمن حساب كل دقيقة من العمل الجاد في مركز مركزي واحد.

خلاصة القول: توقف عن التبديل بين البرامج

بالنسبة لفريق صغير يسعى إلى تحقيق إنجازات تفوق إمكانياته بكثير، فإن إضاعة الساعات في تشغيل البرامج المختلفة ليس خيارًا مقبولًا.

أثبتت Path8 Productions أن توسيع نطاق عملك لا يعني بالضرورة إضافة المزيد من التطبيقات.

من خلال التخلي عن مجموعة أدواتهم التقنية "الفرانكشتاينية" ودمج 6 أدوات منفصلة في أداة واحدة، تمكنوا من إنشاء مركز مبسط مدعوم بالذكاء الاصطناعي يتولى المهام الشاقة.

الآن، أصبحت الأعمال الروتينية مؤتمتة، وأصبح الفريق متناسقًا تمامًا، ويمكن لـ Pat أخيرًا العودة إلى ما يجيده حقًا: إنشاء مقاطع فيديو مذهلة!