إذا كنت مؤسسًا أو قائدًا، فستشعر في معظم الأيام وكأنك تتخذ آلاف القرارات الصغيرة التي تتعارض مع بعضها البعض. تستيقظ مع خطة، ولكن في غضون ساعة، تنشغل بسلسلة من التعليقات، وتتراكم طلبات الموافقة، وما كان يبدو عاجلاً في الساعة 8 صباحًا يصبح غير مهم في الساعة 11. بحلول وقت الغداء، يصعب تحديد ما يجب أن تعمل عليه أولاً.
هذه الفجوة تعكس بالضبط ما رأيته في سير عملي. أدركت أن الأدوات التي كنت أستخدمها — قوائم المهام واللوحات ولوحات المعلومات — كانت تخبرني بما هو موجود، ولكن ليس بما هو مهم اليوم. عندها لجأت إلى نوع جديد من زملاء الفريق لمساعدتي في ذلك.
زميل فريق الذكاء الاصطناعي داخل ClickUp: Daily Focus Super Agent المصمم لتحديد أولويات المهام باستخدام الذكاء الاصطناعي.
على عكس المساعدين المعزولين الذين يعتمدون على الذكاء الاصطناعي، يعيش Super Agents داخل مساحة عمل ClickUp الخاصة بك، حيث يتوفر لديهم سياق حقيقي حول عملك — المهام والوثائق والمحادثات والمواعيد النهائية والأنشطة معًا — ويمكنهم المساعدة في تحديد الأولويات بطرق مفهومة للبشر.
نبذة عني: مستشار معتمد من ClickUp وخبير في الكفاءة
أنا إيفون "يفي" هايمان، مستشارة معتمدة من ClickUp ومدربة كفاءة الأعمال، وأنا أعرف هذه الصعوبة جيدًا. في ندوة عبر الإنترنت حديثة لمجتمع ClickUp، شاركت كيف أستخدم ClickUp Super Agents في عملي.
في هذا المنشور، سأشرح كيف أستخدم Daily Focus Super Agent من أجل:
- تخطي الاجتماعات التي "كان من الممكن أن تكون رسالة"
- أبرز ما يهم حقًا عندما يكون مهمًا
- حوّل الأنشطة المتفرقة إلى قائمة تركيز بسيطة وقابلة للتنفيذ
لا يتعلق الأمر هنا باستبدال المديرين أو تسليم أعمالك إلى الذكاء الاصطناعي. إن Super Agents موجودون لمساعدتك على اتخاذ القرارات بشكل أسرع ومعرفة ما يجب التركيز عليه بعد ذلك، وليس لإدارة شركتك نيابة عنك.
📚 اقرأ أيضًا: كيفية تحديد أولويات عملك
لماذا تعتبر أولوية المهام باستخدام الذكاء الاصطناعي مهمة للفرق الحديثة
في السنوات القليلة الماضية، تضاعف حجم العمل الذي يتعامل معه الفريق. 40٪ من العاملين في مجال المعرفة يتنقلون بين أكثر من 26 أداة يوميًا، ويقضون ما يقرب من 60٪ من أسبوع العمل العادي في "العمل المتعلق بالعمل". فكر في التنسيق وتبديل السياق وتحديثات الحالة بدلاً من التنفيذ الفعلي.
لا تعني الإنتاجية دائمًا القيام بمزيد من المهام. إنها تعني الإجابة بشكل موثوق على سؤال يومي واحد: "ما الذي يجب أن أعمل عليه أولاً؟" يمكن لقوائم المهام التقليدية ولوحات المعلومات أن تعرض كل المهام التي ستستحق قريبًا، ولكنها لا تفهم السياق.
حتى مع وجود مساحات وقوائم وسير عمل جيدة التصميم، لا تزال هناك فجوة بين ما هو موجود في ClickUp وما يتم إنجازه بالفعل. يتعطل العمل ليس لأن النظام معطل، ولكن بسبب:
- لا أحد يبرز باستمرار الخطوات التالية الأكثر أهمية
- تظل القرارات والموافقات معلقة في سلاسل التعليقات
- لا يدرك المالكون دائمًا أن هناك شيئًا ما معطلًا أو مستحقًا اليوم
هذا هو بالضبط السبب في أن تحديد أولويات المهام باستخدام الذكاء الاصطناعي يكتسب زخمًا.
فهو يقلل من العبء المعرفي المتمثل في اختيار ما هو مهم. كما أنه يجمع السياق من مصادر متعددة ويطبق قواعد قرار متسقة.
وهذا ما يوفره Daily Focus Super Agent. لذا، كان هدفي هو إنشاء هذا Super Agent الذي يعمل كـ مساعد عمليات محترف، للتأكد من عدم ضياع أي شيء مهم في خضم الفوضى.
كيف تتيح Super Agents من ClickUp تحديد أولويات المهام باستخدام الذكاء الاصطناعي
عندما سمعت لأول مرة عن ClickUp Super Agents، كنت أشعر بالفضول ولكنني كنت حذراً. تبدو الكثير من أدوات الذكاء الاصطناعي وكأنها مجرد كلمة رنانة حتى ترى ما إذا كانت يمكن أن تتناسب مع عملك الحقيقي.
تختلف وكلاء ClickUp Super Agent لأنهم لا يكتفون بإنشاء النصوص فحسب، بل يفهمون السياق أيضًا. فهم موجودون داخل مساحة عملك، ويفهمون أذوناتك، ويرون المهام والمحادثات والمستندات والجداول الزمنية والأنشطة كعناصر متصلة بالعمل الفعلي.
يشرح هذا الفيديو كيفية عملها:
بالنسبة لترتيب أولويات المهام، هذا يعني أن Super Agent يراقب نشاطك الفعلي والمواعيد النهائية والملكية، ويستخدم كل ذلك لمساعدتك على تجاوز العقبات.
يركز Super Agent الذي أنشأته على مهمة واحدة بسيطة: مسح مساحة العمل الخاصة بي وتقديم قائمة واضحة ومحددة الأولويات بالأمور المهمة اليوم.
تعرف على الوكيل الفائق الذي يوجهني (بأفضل طريقة)
يعيش Super Agent الخاص بي داخل ClickUp، تحت علامة التبويب AI على الجانب الأيسر. هناك، قمت ببناء ما أسميه Daily Focus and Delegation Assistant.
أعتبره كأنه رئيس أركان العمليات الذي لا ينام أبدًا. مهمته بسيطة ولكنها قوية:
- انظر إلى نشاط مساحة العمل الخاصة بي
- حدد ما هو مهم اليوم
- قدم لي قائمة تركيز قصيرة وواضحة مباشرة
كيف يتم تشغيل الوكيل
كل صباح من أيام الأسبوع، في تمام الساعة 8:00 صباحًا، يعمل الوكيل تلقائيًا. لا ينتظر حتى أتذكر النقر على زر أو التحقق من تقرير ما — إنه يستيقظ، ويفحص ما يحدث، ويعد رسالة تركيز جديدة. بالإضافة إلى قائمة مهامي وأولوياتي الشخصية، يأخذ في الاعتبار تواريخ الاستحقاق وتغييرات الحالة والإشارات والملكية، بحيث تكون قائمة الأولويات مرتبطة بالسياق بشكل كبير.
كيف يحدد الوكيل أولوياتي القصوى
كل صباح، أفتح ClickUp وأرى رسالة مباشرة من Super Agent تتضمن ثلاثة أمور يجب أن أركز عليها اليوم.
تتضمن كل أولوية ما يلي:
- ما هو: اسم المهمة، المرتبط مباشرة في ClickUp
- لماذا اليوم: شرح في جملة واحدة لأهمية الأمر في الوقت الحالي
- كيفية التعامل معها: تسمية واضحة — تنفيذ، اتخاذ قرار، أو تفويض
بالإضافة إلى الرسالة نفسها، يضيف الوكيل هذه المهام الثلاث إلى أولويات مهامي بحيث تظل مرئية طوال اليوم، حتى لو لم أتمكن من إنجازها على الفور. وهذا ما يجعلها مفيدة: فهي لا تقتصر على سحب المهام فحسب، بل تشرح المنطق وراء إلحاحها.
كما يسلط الضوء على عدد من العناصر التي يجب الانتباه إليها، دون إخفاء القائمة الرئيسية في ضجيج المعلومات.
بدلاً من إعادة لوحة معلومات أخرى أو قائمة لا نهاية لها، يحول Super Agent هذا النشاط إلى إرشادات واضحة. لذا، أعلم أنه إذا تمكنت من إنجاز هذه الأشياء الثلاثة، فسأكون "أبعد إلى الأمام"، دون الحاجة إلى الكفاح من خلال صناديق البريد الوارد والعروض واللوحات.
ونظرًا لأن الوكيل يربط قائمة التركيز بالمهام الفعلية في ClickUp، يمكنني اتخاذ الإجراءات على الفور. لا أحتاج إلى التبديل بين الأدوات أو محاولة ربط أجزاء السياق معًا.
📚 اقرأ أيضًا: كيفية اختيار Super Agent
تحديد الأولويات دون إرهاق: لماذا يجعل الحد من الإنتاج هذا الوكيل قابلاً للاستخدام بالفعل
من المغري أن تعطي وكيل الذكاء الاصطناعي كل شيء لمراقبته وتطلب منه تلخيص كل الأشياء. لكن هذه هي أسرع طريقة لجعل الوكيل - وأنت - أقل فعالية.
لهذا السبب، فإن Daily Focys Super Agent الخاص بي مقيد بشكل متعمد:
- ثلاث أولويات فقط
- بعض "الأمور التي يجب الانتباه إليها"
- مجموعة صغيرة من تسميات الإجراءات الواضحة
ابدأ بسهولة. ابدأ حقًا بالتركيز على ثلاثة أمور، وما الذي تحتاج إلى معرفته أيضًا. ثم قم بالبناء على ذلك.
هناك سببان رئيسيان وراء هذا التصميم:
- الإفراط في الإنتاج أمر مرهق. إذا قدم لك الوكيل قائمة طويلة من المهام، فسوف تتجاهلها تمامًا مثل أي إشعار آخر مزعج.
- جودة الموجهات هي كل شيء. الطريقة التي توجه بها Super Agent لاتخاذ القرارات — ما تقدره، وكيف تحب تلقي المعلومات — هي العامل الحاسم في ما إذا كان مفيدًا حقًا أم لا.
من خلال تحديد النطاق وتوضيح قواعد اتخاذ القرار، يصبح الوكيل صوتًا موثوقًا به بدلاً من مجرد تنبيه آخر.
📚 اقرأ أيضًا: تعرف على زميلك الجديد في الفريق: وكلاء الذكاء الاصطناعي الفائقون وصعود الذكاء الاصطناعي الوكالي
كيف يغير تحديد أولويات المهام باستخدام الذكاء الاصطناعي مع وكيل ClickUp Super Agent طريقة بدء يومك
قبل هذا الإعداد، كان فريق العمل يتبع طريقة عمل يومية أكثر تقليدية: فحص صناديق البريد الوارد، ومراجعة اللوحات، والتنقل بين العروض، ومحاولة تجميع ما هو أكثر أهمية.
الآن، يبدأ اليوم بشكل مختلف:
- لقد قام Super Agent بالفعل بمسح مساحة العمل
- تصل الأولويات الثلاث الأولى إلى رسائلي المباشرة مع سياقها وعلامات الإجراءات
- يتم إبراز المهام ذات الأولوية العالية ووضع علامة عليها حتى لا تختفي.
لم أكن بهذه الإنتاجية منذ زمن طويل منذ بدء تشغيل هذا الوكيل الفائق.
لم أكن بهذه الإنتاجية منذ زمن طويل منذ بدء تشغيل هذا الوكيل الفائق.
بدلاً من بدء اليوم في حالة من الفوضى ومحاولة فهم الأمور، أعلم ما يلي:
- القرارات التي يجب أن أتخذها
- المهام التي أحتاج إلى القيام بها شخصيًا
- ما هي العناصر التي يجب تفويضها إلى آخرين؟
هذا هو الوعد الذي تقدمه أولوية المهام باستخدام الذكاء الاصطناعي داخل مساحة عمل متقاربة مثل ClickUp التي تجمع مهامك ووثائقك ومشاريعك والذكاء الاصطناعي معًا. ستواجه ضوضاء أقل وتركيزًا أكبر وقائمة جاهزة للقرار في انتظارك كل صباح.
📚 اقرأ أيضًا: كيفية إنشاء وكيل ذكاء اصطناعي لتحسين الأتمتة
كيفية إنشاء Daily Focus Super Agent الخاص بك (الإصدار 1)
المبادئ الكامنة وراء تكوين Super Agent الخاص بي بسيطة بما يكفي لتتمكن أي فريق من تكييفها.
إليك كيفية التفكير في الإصدار الأول الخاص بك:
1. أعط الوكيل مهمة واحدة واضحة
ابدأ بوكيل واحد مهمته الوحيدة هي التركيز اليومي، وليس القيام بكل شيء في وقت واحد.
📌 أمثلة على المهام الواضحة:
- "كل صباح من أيام الأسبوع، أخبرني بأهم ثلاث أولويات لي في مساحة العمل"
- "العمل السطحي المتوقف في انتظار قراري"
- "قم بتمييز الموافقات وسلسلة التعليقات التي أكون فيها العائق"
إذا كان وصف وظيفة وكيلك غامضًا، فستكون نتائج عمله غامضة أيضًا.
2. حدد النتائج بما ستقوم به فعليًا
حدد ما يعيده وكيلك:
- أهم ثلاث مهام يجب التركيز عليها اليوم
- قائمة قصيرة بالعناصر الإضافية التي يجب الانتباه إليها
- شرح في جملة واحدة لأهمية كل عنصر من العناصر الرئيسية اليوم
هذا يجعل قائمة التركيز قصيرة بما يكفي بحيث يمكنك قراءتها واستخدامها بالفعل.
3. علم الوكيل كيف تتخذ القرارات
السحر لا يكمن فقط في ما يراه Super Agent، بل في كيفية توجيهه لاتخاذ القرار.
في المطالبة والتكوين، تأكد من:
- اشرح الإشارات الأكثر أهمية (على سبيل المثال، تواريخ الاستحقاق مقابل الإشارات مقابل تغييرات الحالة)
- وضح ما يعنيه مصطلح "عاجل" حقًا لفريقك
- حدد النبرة والشكل الذي تريد رؤيته في رسائلك اليومية
كلما كان الوكيل أقرب إلى طريقة اتخاذك للقرارات الحقيقية، كلما بدا وكأنه مساعد عمليات بشري "يفهمك".
4. ابدأ بوكيل واحد، ثم كرر العملية
وأخيرًا، أهم توصية لدي: لا تحاول إنشاء خمسة Super Agents في وقت واحد.
- ابدأ بوكيل تركيز يومي واحد
- اتركه يعمل لفترة من الوقت
- عدّل الموجه والفلاتر أثناء تعلمك ما الذي ينجح (وما الذي لا ينجح).
بمجرد أن تصبح النسخة الأولى مفيدة بشكل موثوق، يمكنك التوسع في وكلاء سوبر إضافيين لتفويض سير العمل أو التركيز على مستوى الفريق أو إعداد التقارير.
💡 نصيحة احترافية: لا تحتاج إلى كتابة سطر واحد من التعليمات البرمجية لإنشاء Daily Focus Super Agent. يقوم منشئ Super Agent باللغة الطبيعية في ClickUp بتوجيهك خطوة بخطوة أثناء وصفك لما تريد أن ينجزه الوكيل. كما يطرح أسئلة متابعة ويحسن سلوكه مباشرة في AI Hub.
عندما تبدأ في إنشاء وكيل جديد من الشريط الجانبي للذكاء الاصطناعي، يرشدك المنشئ خلال اختيار مصادر معرفة الوكيل، وتعيين المحفزات (مثل الجدول اليومي)، وتشكيل طريقة تفكيره بشأن عملك.
بمجرد إنشاء Super Agent، يمكنك اختباره وتحسينه مباشرة من ملفه الشخصي عن طريق إرسال رسالة مباشرة أو تشغيله وفقًا للجدول الزمني لمعرفة كيفية تطور نتيجته. نظرًا لأن Super Agents لديه سياق كامل عبر مساحة العمل الخاصة بك — المهام والمستندات والدردشات والجداول الزمنية — فإن تكوينه بهذه الطريقة ينتج رؤية حقيقية وذات صلة بتحديد الأولويات.
📚 اقرأ أيضًا: لمزيد من الإلهام حول إنشاء سير عمل مدعوم بالذكاء الاصطناعي في ClickUp، راجع:
اجعل Super Agent الخاص بك أول "اجتماع" في يومك
خلاصة القول؟ يجب أن تساعد Super Agents في استمرار العمل دون الحاجة إلى دفع كل خطوة على الطريق.
خلاصة القول؟ يجب أن تساعد Super Agents في استمرار العمل دون الحاجة إلى دفع كل خطوة على الطريق.
من خلال تحويل كل ما يحدث بالفعل في ClickUp — المهام والتعليقات والعمليات والأولويات — إلى رسالة تركيز يومية بسيطة، يقوم Super Agent الخاص بي بما يلي:
- يحافظ على سير الأعمال المهمة دون توقف
- يقلل من الحاجة إلى اجتماعات تحديد الحالة
- يمنحني نقطة انطلاق هادئة وواثقة كل صباح
إذا كنت مستعدًا لتجربة ذلك في مساحة العمل الخاصة بك:
- حدد مهمة واحدة واضحة لأول وكيل سوبر (التركيز اليومي هو نقطة انطلاق رائعة)
- حصر النتائج في قائمة قصيرة وقابلة للاستخدام (ثلاث أولويات، وبعض المعلومات المفيدة)
- علّمه كيف تقرر، ثم كرر ذلك بناءً على ما تراه أكثر فائدة
ابدأ بخطوات صغيرة، وكن هادفًا، واجعل وكلاء ClickUp Super Agents هم المشغلون الثابتون الذين يحافظون على تقدم مشاريعك — دون إضافة المزيد من الأدوات أو لوحات المعلومات إلى يومك المزدحم.
جرب وكلاء ClickUp Super Agents مجانًا هنا!
إيفون هايمان هي مؤسسة FemAuthority LLC، والرئيسة التنفيذية لـ Ask Yvi، ومؤسسة Boss Your Business Academy، حيث تساعد المؤسسين على بناء أعمال مستدامة من خلال أنظمة بسيطة وسير عمل مدعوم بالذكاء الاصطناعي. بصفتها خبيرة في ClickUp واستراتيجية أتمتة، فهي متخصصة في تقليل العمل اليدوي، وتحسين التنفيذ، وتعزيز النمو من خلال التصميم المتمركز حول الإنسان.