كيف استخدمت ClickUp Chat ووكلاء الذكاء الاصطناعي لإنهاء حمل الاتصالات الزائد لعملائنا

الفوضى اليومية، والرسائل المستمرة، وفائض الاتصالات. إذا كان هذا يبدو وكأنه واقع فريقك اليوم، صدقني، أنت لست الوحيد (خاصة إذا كنت تعمل عن بُعد!)

التحدي: التغلب على عبء الاتصالات الزائد

قبل بضعة أشهر، جاء عميل عن بُعد إلى فريقي في IPM Software بما وصفوه بـ "ألعاب نارية الاتصالات".

أنا أورييل أساموا، مدير مشاريع في IPM Software، حيث نتخصص في تنفيذ ClickUp للفرق الموزعة. عندما اتصل هذا العميل بنا لأول مرة، كان اتصالهم اليومي يبدو كما يلي:

كانت القرارات المهمة والتحديثات والطلبات موزعة على أدوات مختلفة. لم يتمكن المديرون من رؤية الصورة الكاملة. شعر أعضاء الفريق أنهم يغرقون في الإشعارات. بصفتي مدير مشروع، كنت أشعر بمدى صعوبة فهم مديري المشاريع لما يحدث بالفعل.

الحل: مركزية وأتمتة الاتصالات الداخلية

بدلاً من إضافة أداة أخرى إلى المجموعة، أوصيت بالعكس: نقل كل تلك الاتصالات إلى المكان الذي كان العمل فيه بالفعل — ClickUp.

في ندوة عبر الإنترنت لمجتمع ClickUp، شرحت كيف استخدمت ClickUp Chat و Super Agents لإعادة بناء نظام الاتصالات لهذا الفريق من الألف إلى الياء.

النتيجة؟ عدد أقل من الاجتماعات، وعدد أقل من الأسئلة من نوع "أين هذا الرابط مرة أخرى؟"، وعدم فقدان أي طلبات دعم.

دعني أشاركك كيف قمنا بذلك!

سير العمل: ثلاثة وكلاء خارقين من ClickUp AI يديرون 90% من الاتصالات الداخلية

اليوم، يبدأ هذا الفريق يومه وينهيه داخل ClickUp Chat.

لقد ساعدتهم في إنشاء ثلاثة "وكلاء خارقين " بسيطين ولكنهم أقوياء في ClickUp ، والذين يتولون الآن معظم الاتصالات الداخلية:

يعتمد كل وكيل على فكرة بسيطة: إذا كان العمل موجودًا بالفعل في ClickUp — المشاريع، المستندات، إجراءات التشغيل القياسية، المهام — فيجب أن يكون التواصل حول هذا العمل موجودًا هناك أيضًا.

هذا يعكس طريقة تفكيري بشأن توسع العمل: تكلفة التنقل بين الأدوات لا تقتصر على إضاعة الوقت وفائض الإشعارات، بل تشمل أيضًا فقدان السياق وبطء اتخاذ القرارات.

الوكيل 1: طقس يومي للتنسيق يتم في ClickUp Chat

أول شيء تناولته كان التنسيق اليومي. وأردت القيام بذلك دون إضافة المزيد من الاجتماعات، مع تقليل انتشار أدوات الفريق.

لأنه عندما تكون تحديثاتك نصفها في Slack ونصفها في WhatsApp وأحيانًا في البريد الإلكتروني، فإن الوضوح لا يوجد في أي مكان. ما الأسوأ من ذلك؟ ينتهي بك الأمر إلى تخطي التحديثات تمامًا لأن كل شيء يبدو غير منظم.

لذلك، عملت معهم لاستبدال تلك الفوضى بطقس واحد داخل ClickUp Chat: وكيل تذكير العمليات اليومية.

كل صباح، ينشر هذا الوكيل الذكي تلقائيًا رسالة قصيرة وودية في قناة ClickUp Chat مخصصة، يطلب فيها من الجميع مشاركة:

نظرًا لأن كل شيء موجود في سلسلة محادثات ClickUp واحدة، يحصل المديرون على رؤية فورية للتقدم المحرز والعوائق دون الحاجة إلى البحث في أدوات متعددة.

💡 نصيحة احترافية: أسرع طريقة لتقليل عبء الاتصالات الزائد هي التوقف عن تكرار السياق. نظرًا لأن كل قناة دردشة ClickUp مرتبطة مباشرة بمشاريعك وقوائمك ومهامك، فلن تحتاج إلى Slack "للتحدث عن العمل" — لأنك تتحدث بالفعل داخل العمل. كل تحديث يظل مرتبطًا بما يؤثر عليه.

يمكنك أيضًا تحويل أي رسالة إلى مهمة ClickUp (مع القائمة + المالك المناسبين) مباشرة من الدردشة، بحيث لا يضطر الفريق إلى الانتقال إلى Slack أو فتح Jira أو نسخ ولصق السياق في أداة مشروع أخرى.

ملخصات موجزة في ثوانٍ بدلاً من اجتماعات

هنا حيث يغير ClickUp Brain، مساعد الذكاء الاصطناعي السياقي من ClickUp، قواعد اللعبة حقًا.

بعد وصول الردود، يمكن لـ ClickUp Brain تلخيص سلسلة الرسائل بأكملها في ملخص يومي واضح يمكن للمديرين قراءته في بضع دقائق. بدلاً من عقد اجتماع مدته عشرين دقيقة، يقومون بمسح ملخص منظم لما يلي:

لا مزيد من مطاردة الأشخاص، ولا مطاردة التحديثات، ولا حاجة إلى اجتماعات يومية مدتها عشرين دقيقة.

بالنسبة لفريق يعمل عن بُعد ويعاني بالفعل من إرهاق الإشعارات، أدى هذا وحده إلى تخفيف عبء العمل اليومي.

الوكيل 2: وكيل إجابات داخلي يقرأ مباشرة من ويكي ClickUp الخاص بك

يتعامل الوكيل الثاني مع مشكلة شائعة أراها في كل عملية تنفيذ تقريبًا: الأسئلة المتكررة من نوع "أين...؟".

مثل العديد من الفرق المتنامية، كانت هذه الشركة عالقة في الإجابة على نفس الأسئلة الداخلية مرارًا وتكرارًا:

كانت الإجابات موجودة من الناحية الفنية في الوثائق الداخلية وإجراءات التشغيل القياسية، ولكن لم يرغب أحد في البحث عنها أثناء قيامه بأعماله اليومية.

لذلك قمت بإعداد وكيل إجابات داخلي في ClickUp Chat يقرأ مباشرة من ويكي ClickUp الخاص بالشركة.

الآن، بدلاً من مراسلة المدير، يمكن لأي شخص فتح ClickUp Chat وطرح سؤال مثل: "ما هي سياسة الإجازات لدينا؟" خلف الكواليس، يبحث الوكيل عن إجراءات التشغيل القياسية والسياسات ذات الصلة في ClickUp Docs ويجيب بملخص واضح وموجز للسياسة، إلى جانب التفاصيل الرئيسية.

🔑 إذا كان لديك بالفعل ويكي ClickUp أو مركز SOP، فمن السهل تكرار هذا النمط:

إنه مثال نموذجي على استخدام الذكاء الاصطناعي السياقي لجعل المعرفة الحالية قابلة للاستخدام بالفعل.

الوكيل 3: تحويل رسائل "الموقع معطل" إلى تذاكر دعم حقيقية

الوكيل الثالث يربط بين التواصل والعمل.

قبل إجراء التغييرات، كانت طلبات الدعم تصل من كل مكان:

ليس من المستغرب أن حوالي واحد من كل عشرة طلبات اختفى ببساطة في خضم الفوضى.

لحل هذه المشكلة، ساعدت الفريق في إنشاء وكيل تذاكر الدعم داخل ClickUp Chat.

🔑 وإليك كيفية عمل ذلك:

من وجهة نظر الفريق، فإنهم يصفون المشكلة في الدردشة فقط. يقوم ClickUp AI بالمهمة الصعبة المتمثلة في ترجمة تلك الرسالة إلى عمل منظم.

إذا كنت تتعقب الأخطاء أو الطلبات بالفعل في ClickUp Tasks، فإن هذا النمط يحول الدردشة إلى البوابة الأمامية للعمل المنظم بدلاً من قناة اتصال أخرى مسدودة.

لماذا ينجح هذا النهج: التواصل يحدث في مكان العمل نفسه

السحر لا يكمن في الذكاء الاصطناعي فحسب، بل في اختيار ClickUp كمكان واحد للعمل والتواصل.

من خلال نقل المحادثات إلى ClickUp Chat وتزويدها بوكلاء، ساعدنا هذا الفريق على:

بمرور الوقت، بدأت أستخدم شعارًا بسيطًا لوصف ما قمنا ببنائه:

عندما يكون التواصل في مكان العمل، تتحرك الفرق بشكل أسرع دون حتى أن تحاول.

هذا هو بالضبط نوع التحول الذي أحب تحقيقه عندما تعامل الفرق ClickUp ليس كـ "تطبيق آخر"، بل كـ مركز قيادة موحد لعملهم. تربط ميزات مثل ClickUp Chat و Docs ووكلاء مدعومون بالذكاء الاصطناعي الاتصالات الداخلية مباشرة بالمهام والأتمتة وإعداد التقارير.

ودّع حمل الاتصالات الزائد: جرّب هذا في مساحة عملك الخاصة

أهم ما استفدته؟ لا تحتاج إلى المزيد من الأدوات لإصلاح فجوات الاتصال. كل ما تحتاجه هو مكان أفضل لها.

باستخدام الأنماط من هذا التطبيق، يمكنك البدء على نطاق صغير ثم التوسع:

مع تحسين سير العمل هذا، ستبدأ في ملاحظة التغيير نفسه الذي لاحظه عميلنا: عدد أقل من الأدوات، وفوضى أقل، ووقت أطول لإنجاز المهام.

كل ما تحتاجه للبدء؟ قم بالتسجيل للحصول على حساب ClickUp مجاني! ✨

أورييل أساموا هو مدير مشاريع في IPM Software، شريك تنفيذ ClickUp الذي يساعد الفرق على تحقيق الوضوح والتوافق والأتمتة. وهو متخصص في بناء حلول ClickUp التي تقضي على فوضى الاتصالات، وتبسط العمليات اليومية، وتعزز الإنتاجية — دون إضافة المزيد من الأدوات.