هل سبق لك أن عملت في مشروع لم يحصل فيه شخص ما على المعلومات التي يحتاجها لإكمال مهمة ما أو تحقيق إنجاز ما؟ أو ما هو أسوأ من ذلك، لم يعرفوا أنهم قد تم تكليفهم بشيء ما؟

ربما كنت أنت ذلك الشخص في بعض الأحيان. حتى كمدير مشروع

من السهل أن تقول أن هذه المواقف تحدث بسبب عدم وضوح الأهداف، أو محدودية الموارد، أو حتى سوء التواصل. لكن هذه الأسباب هي أعراض لمشكلة أكبر.

تقريبًا 40% من المشاريع تفشل بسبب سوء التخطيط.

وقد تكون المشاريع المعقدة التي تشارك فيها فرق متعددة أكثر صعوبة.

مسارات العمل هي حل ديناميكي لهذه المشكلة. سيساعدك هذا الدليل في معرفة كل ما تحتاج إلى معرفته حول مسارات العمل. سنقوم بتغطية ما هو مسار العمل في إدارة المشاريع، وفوائده، وخمسة أمثلة لمساعدتك في إنشاء مسارات العمل الخاصة بك.

دعنا نتعمق في الأمر!

ما هو مسار العمل في إدارة المشاريع؟

مسار العمل هو أداة لتقسيم أجزاء كبيرة من العمل لتحريك المشروع إلى الأمام.

إنها سلسلة من المهام أو الأنشطة ذات الصلة التي يجب إكمالها لتحقيق هدف محدد. يمكن أيضًا أن تكون مسارات العمل مرادفًا أو تحتوي على معالم مشروعك، اعتمادًا على المشروع. عند استخدامها بشكل صحيح، يساعد مسار العمل فرق العمل على العمل بشكل متعدد الوظائف لتنظيم وتخطيط وتتبع التقدم المحرز في الوقت الفعلي.

تتمثل الفكرة الرئيسية وراء مسارات العمل في أن كل فريق مشارك في المشروع يجب أن يتعامل مع الجزء الخاص به فقط، مما يسهل على مديري المشروع الإشراف على التقدم المحرز.

ونتيجة لذلك، يتحرك المشروع بشكل أسرع وأكثر سلاسة مع الحد الأدنى من الارتباك أو التأخير. صُممت مسارات العمل لتقسيم العمل إلى أجزاء، مما يسمح للفرق بالتركيز على المجالات التي يتخصصون فيها، مما يزيد من الكفاءة.

سيساعدك مخطط جانت على تصور ماهية مسار العمل. على سبيل المثال، تحتوي مشاريع البناء على العديد من التبعيات -المعالم التي يجب إكمالها قبل الانتقال.

عرض مشاريع متعددة على مخطط جانت واحد في ClickUp

يجب على الفريق المسؤول عن الحصول على تصريح أن ينجز مهمته قبل أن يتمكن المشروع من "التدفق إلى فريق الهدم".

من السهل الخلط بين مسارات العمل و سير العمل . يمثل سير العمل سير عمل المشروع خريطة العملية (أو جزء من عملية)، والتي تحتوي على التسلسل المحدد للمهام التي يجب إكمالها.

مسار العمل ليس تسلسل المهام بل هو مخرجات فرق متميزة تعمل معًا على هدف مشترك.

## فوائد استخدام مسارات العمل لإدارة المشاريع

بصفتك مدير مشروع، يمكنك الاستفادة من استخدام مسارات العمل بدلاً من الأساليب التقليدية القائمة على المهام. يمكن لمسارات العمل دفع المشاريع إلى الأمام مع زيادة السرعة وتحسين رؤية التقدم المحرز.

فيما يلي أربع فوائد لمسارات العمل.

1. خطة منظمة

من خلال تقسيم المشروع إلى مسارات عمل أصغر، يمكن لمديري المشاريع تصميم خطة واضحة ومنظمة للمشروع. وهذا يجعل تعيين المهام وتتبع التقدم المحرز أسهل ويضمن معالجة كل جانب من جوانب المشروع.

من الناحية المثالية، ستقوم بإنشاء مسار العمل الخاص بك قبل بدء المشروع. إذا قمت بذلك، فستعرف ما هي قيود المشروع التي تواجهها

تعيين المهام لحظر أو انتظار بعضها البعض لإنشاء تبعية في ClickUp

يضمن نهج مسار العمل اكتمال المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية في كل نقطة على طول الطريق بحيث يتم إنجاز تنفيذ المشروع ليس في خطر أبداً

2. يزيل الصوامع التنظيمية

عندما تشارك فرق متعددة في مشروع ما، فمن السهل أن يعمل كل فريق بمعزل عن الآخر. إذا مررت بهذه التجربة، فأنت لست وحدك.

صوامع مكان العمل، كما يطلق عليها، شائعة. تقريبًا 55% من الشركات تشير إلى أن لديها فرق عمل منعزلة.

تكافح مسارات العمل ضد الصوامع. فهي تهدف إلى السماح لأعضاء المشروع بمشاركة المعلومات بسرعة وسهولة عبر الأقسام أو المؤسسات. وهذا يعني أن الجميع على اطلاع دائم بآخر التطورات في المشروع، مما يقضي على الصوامع.

مسارات العمل تحسين تعاون الفريق من خلال توفير إطار عمل واضح. يعرف أعضاء الفريق ما هي المهام التي يتحملون مسؤوليتها، ويمكنهم التصور من خلال أدوات التواصل ويمكنهم العمل معًا لإكمال المهام المتعلقة بمسار عملهم المحدد.

3. يتيح لك تحديد المجالات التي يجب تحسينها بسهولة

يعد تتبع المقاييس المحددة المتعلقة بكل مكون من مكونات المشروع أمرًا حيويًا لنجاح المشروع. وتساعد مسارات العمل هنا أيضًا. من خلال تحليل هذه المقاييس في كل مسار عمل، يمكن لمديري المشاريع تحديد المجالات التي يكون الأداء فيها منخفضًا واتخاذ خطوات لتحسينها.

قم بجدولة مشاريع متعددة، وإدارة التبعيات، وتحديد أولويات كل شيء في مشروعك المخصص الجدول الزمني للمشروع مع عرض مخطط جانت البياني

لنفترض أن مسار العمل يتأخر باستمرار عن الجدول الزمني أو يواجه مشكلة في الجودة. هذه فرصة لك بصفتك مدير المشروع للقيام بما يلي إجراء تحليل السبب الجذري للعثور على المشكلة الأساسية وتحديد الحلول المستهدفة الآن وليس بعد فوات الأوان.

4. تبسيط سير العمل والعمليات

بمجرد أن يتم تحديد مجالات التحسين المستمر يتم تحديد مسارات العمل، يمكن لمسارات العمل تحسين سير العمل والعمليات من خلال توحيدها عبر المشروع، مما يؤدي إلى زيادة الكفاءة. هذا يمنع أعضاء الفريق من تكرار جهودهم أو إضاعة الوقت في البحث كيف ينبغي إكمال مهمة ما.

قم بإنشاء وصفات أتمتة مخصصة أو استخدام وصفات أتمتة مسبقة الإنشاء لأتمتة العمل الروتيني وتبسيط سير العمل المعقد

يمكن إعداد مسارات العمل من أجل تنفيذ الأتمتة حيثما أمكن، مما يقلل من الحاجة إلى التدخل اليدوي. يمكن أن تساعد الأتمتة في تقليل الأخطاء وتحسين الكفاءة وتحرير أعضاء الفريق للتركيز على مهام أكثر استراتيجية.

5 أمثلة على مسارات عمل إدارة المشاريع

عندما تفكر في إدارة المشاريع، ربما يتبادر إلى ذهنك بناء ناطحات السحاب وتصميم البرامج. ولكن أي شيء له بداية ووسط ونهاية هو مشروع.

بغض النظر عن المشروع الذي تعمل عليه، يمكن أن تساعدك مسارات العمل.

سنقوم بمشاركة خمسة أمثلة على مسارات عمل إدارة المشاريع. أثناء قراءتك، من المهم أن تتذكر أن معظم المشاريع نادرًا ما تكون خطية تمامًا، إن وجدت.

في كل مشروع، ستواجه تغييرات خارجة عن إرادتك، مثل مرض أحد الأعضاء الرئيسيين أو حدوث نطاق المشروع تعديل، أو تخفيض في الميزانية. يمكن أن تتأرجح الجداول الزمنية والعمليات خارج نطاق السيطرة. لهذا السبب، تحتاج إلى بناء مسارات عمل. هذه الأمثلة الخمسة يجب أن تجعلك تشعر بالارتياح.

1. التخطيط لحدث

قد يكون التخطيط للحدث أحد أبسط أشكال إدارة المشاريع. ولكن البساطة لا تعني عدم الأهمية. تخطيط الفعاليات هو صناعة بقيمة 5.6 مليار دولار .

فيما يلي مسارات العمل الرئيسية التي ستحتاجها لتخطيط أي نوع من الفعاليات تقريباً.

• تحديد الغرض من الفعالية والجمهور المستهدف وأهدافها
• تحديد تكاليف جميع جوانب الفعالية (مكان إقامة الفعالية وتقديم الطعام والترفيه وما إلى ذلك)
• البحث واختيار المكان المناسب للفعالية
• التعاقد مع مزودي خدمات تقديم الطعام وأي خدمات ضرورية أخرى
• تصميم المواد الخاصة بالفعالية (الدعوات والملصقات والنشرات واللافتات وغيرها)
• تسويق الفعالية للجمهور. (إضافة رمز الاستجابة السريعة في مدخل مؤسستك، والتسويق عبر البريد الإلكتروني، ومجموعات وسائل التواصل الاجتماعي، واستخدام النشرات واللافتات المصممة حديثًا، وما إلى ذلك)
• تنفيذ الفعالية وإدارتها بنجاح

قد لا يكون هذا كل ما تقوم به. ولكن مسارات العمل هذه هي الكتل الكبيرة من المخرجات التي يجب إنجازها لإنجاح المشروع.

نصيحة أنشئ نظامًا متينًا وسلسًا لتخطيط الفعاليات مع قالب إدارة الفعاليات من ClickUp وإدارة جميع عملياتك الفريدة من نوعها في مكان واحد من خلال طرق العرض المبنية مسبقًا والحالات المخصصة والحقول المخصصة والمستندات والمزيد. استخدم هذا القالب لتخطيط وتصور كل شيء بدءًا من استكشاف الموقع إلى تأمين العروض، ومواءمة فريقك ومواردك من أجل التعاون السلس لإنجاز المهمة، وتتبع التقدم والأهداف لضمان إقامة فعالياتك في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية

اجعل إدارة مشروع الفعالية أسهل مع قالب إدارة الفعاليات من ClickUp. يأتي مع طرق عرض وميزات معدة مسبقًا وقابلة للتخصيص لمساعدتك في التخطيط لفعالية ناجحة

2. إنشاء تطبيق جوال

إن تطوير التطبيق تتطلب العملية بعض الخطوات المعقدة. فيما يلي مسارات العمل التي يمكن أن تكون لديك بشكل عام في مشروع تطبيق جوال:

• تحديد الغرض من التطبيق
• جمع المتطلبات الفنية
• إنشاء إطار سلكي للتنقل والمحتوى
• تصميم واجهة المستخدم/تجربة المستخدم
• إطلاق عملية التطوير
• إجراء اختبار الوحدة والتكامل
• الاستعداد للنشر

ClickUp رائع من أجل إدارة المشاريع الرشيقة ولوحاته البيضاء الرقمية أداة قوية لرسم خرائط المشاريع المعقدة مثل إنشاء تطبيق أو موقع إلكتروني. يمكنك استخدامها لإنشاء أي نوع من اللوحات. مثل الملاحظات اللاصقة:

توفر لوحات ClickUp Whiteboards جميع الميزات الإبداعية والتعاونية التي تحتاجها لإنشاء المخططات الانسيابية التي تحلم بها

أو مخطط انسيابي للتبعية:

قم بإنشاء تمثيلات مرئية للأفكار المعقدة مثل تدفقات المستخدم والإطارات السلكية والمخططات الهندسية باستخدام ClickUp Whiteboards

نصيحة احترافية عند تطوير منتج جديد، يجب أن يكون تصميمك وتجربة المستخدم (UX) في مقدمة أولوياتك. ولكن كيف يمكنك التقاط العديد من الإنشاءات التفصيلية وتدفقات العمل في مكان واحد؟ تُعد لوحات ClickUp Whiteboards مثالية لرسم تدفقات المستخدم، وإنشاء الأطر السلكية، وإنشاء تمثيلات مرئية للمخططات الهندسية المعقدة. إضافة مهام, المستندات والقوائم وحتى الأشخاص على السبورة لتصور أي شيء تقريبًا. ابدأ باستخدام مقدمة في قالب السبورة البيضاء من ClickUp ! يأتي مع دليل لمساعدتك على تحقيق أقصى استفادة من ميزة السبورة البيضاء في ClickUp.

3. طرح العلامة التجارية

العلامة التجارية عملية تغيير العلامة التجارية تتطلب التخطيط الدقيق والتنفيذ والتواصل عبر فرق التسويق والموارد البشرية وفرق القيادة التنفيذية. تتضمن بعض مسارات العمل الرئيسية ما يلي:

• إجراء أبحاث العلامة التجارية والسوق
• تطوير استراتيجية العلامة التجارية
• إنشاء أصول العلامة التجارية
• تطوير إرشادات العلامة التجارية
• تنفيذ استراتيجية العلامة التجارية الجديدة

في الشركات الصغيرة، فإن قسم التسويق قد يكون لديها موظف واحد أو اثنين فقط يعملون في العديد من هذه المسارات. قد يكون لدى الشركة الأكبر حجمًا فريق بحث وتطوير وفريق التصميم الجرافيكي، وفريق التسويق، وفريق وسائل التواصل الاجتماعي، وما إلى ذلك، يعملون جميعًا على هذا المشروع معًا.

نصيحة احترافية استخدم برنامج إدارة العلامة التجارية لمساعدتك في تخطيط وتتبع وإدارة كل ما تحتاجه لطرح علامة تجارية ناجحة والحفاظ عليها. يمكنك أيضًا الاستفادة من قوالب إدارة العلامة التجارية للوصول إلى إطار عمل قوي يساعدك في الحفاظ على اتساق العمليات وسيرها بسلاسة.

4. حملة الاحتفاظ بالموظفين

عادةً ما يُعتبر قسم الموارد البشرية "عمليات" ويُنظر إليه على أنه شيء منفصل تمامًا عن إدارة المشاريع. وهذا عادة ما يكون صحيحًا.

إلا إذا كانت حملة الموارد البشرية لها بداية ووسط ونهاية. إذن فهي مشروع.

فيما يلي مسارات العمل المهمة لحملة الاحتفاظ بالموارد البشرية.

• البحث عن رضا الموظفين واستراتيجيات مشاركة الموظفين
  • تحديد استراتيجية الاحتفاظ بالموظفين
• وضع مقاييس الاحتفاظ بالموظفين
• وضع خطة تنفيذية
• تنفيذ الخطة وإدارتها
• المتابعة من خلال الاستبيانات المنتظمة ومراجعات الأداء

نصيحة للمحترفين قم بتبسيط إدارة الأفراد وخلق أفضل تجربة للموظفين من خلال استخدام منصة إدارة الموارد البشرية للتوظيف والتأهيل إدارة المواهب وإدارة الموظفين

5. التخطيط الاستراتيجي طويل الأجل

مثالنا الأخير هو نوع آخر من المشاريع خارج الصندوق. التخطيط الاستراتيجي طويل المدى ليس مشروعًا بمعنى أنه ينتج منتجًا ملموسًا.

إنه مشروع لتوجيه المنظمة بأكملها، لذا فإن كل مشروع آخر له معنى في السياق التنظيمي.

قد تتضمن مسارات العمل للتخطيط الاستراتيجي ما يلي:

• إجراء تحليل للوضع (نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات)
• تحديد رؤية الشركة
• تحديد مهمة الشركة
• تحديد الأهداف التنظيمية
• تحديد متطلبات الموارد
• إنشاءمؤشرات الأداء الرئيسية ومقاييس الأداء
  • تطويرخطة التنفيذ
    • مراقبة الخطة الاستراتيجية وتعديلها

نصيحة اطلع على 10 نصائح مجانية نماذج التخطيط الاستراتيجي لتبدأ بها.

كيفية إنشاء مسار العمل الخاص بك

سيسرد هذا القسم الخطوات الأساسية التي يجب التفكير فيها لإنشاء مسار عمل فعال. في المثال 2، التركيز على ميزات ClickUp التي يمكن استخدامها لإنشاء مسارات عمل.

1. تحديد الفرق والأشخاص المعنيين

يتطلب إنشاء مسارات عمل المشروع جهدًا تعاونيًا من فرق وأفراد متعددين، لكل منهم أدواره ومسؤولياته المحددة. وتتمثل خطوتك الأولى في معرفة الفرق والأشخاص الذين سيكونون جزءًا من كل مسار عمل، وتحديدًا الأشخاص الذين سيكونون جزءًا من كل مسار عمل.

فيما يلي أربع مجموعات عريضة من الفرق التي يجب وضعها في الاعتبار، على الرغم من اختلافها حسب المجال.

1. مجموعات العمل: هذه هي الفرق المنفصلة المسؤولة عن إكمال العمل الفعلي للمشروع (المصممون والمطورون ومختبرو المنتجات، إلخ)
2. المحللون: هذا هو الفريق المسؤول عنجمع متطلبات المشروع وتحليلها وتوصيلها إلى فريق المشروع
3. القادة التقنيون: هذا هو الفريق المسؤول عن توفير التوجيه والإرشاد الفني لفريق المشروع.
4. ضمان الجودة: يقومون بأنشطة الاختبار والتحقق لتحديد العيوب وضمان استيفاء المشروع لمعايير القبول المحددة.

بمجرد وصولك إلى خطوة التصور، ستحتاج إلى التأكد من تحديد هذه الفرق والأفراد في كل مسار.

2. اختر أداة التواصل الخاصة بك

تم تصميم مسارات العمل لتعزيز الجهد متعدد الوظائف. لكن إدارة فرق متعددة وعاملين عن بُعد أو مختلطين يمكن أن يجعل ذلك صعباً. لن تكون اتصالاتك جيدة إلا بقدر جودة الأداة التي تستخدمها.

للتغلب على هذه المشكلة، من الأفضل استخدام أدوات إدارة المشاريع مع الاتصال غير المتزامن للسماح لك بالتعاون في وقت واحد والتأكد من أن الجميع يعمل مع أحدث إصدار من المشروع.

في النهاية، ستعتمد الأداة المناسبة لمشاريعك على الاحتياجات الخاصة بالمشروع والفريق. من المهم النظر في ميزات كل أداة ووظائفها وسهولة استخدامها قبل اتخاذ القرار.

3. تصور الجدول الزمني الخاص بك

توفر طريقة عرض المخطط الزمني في ClickUp نظرة شاملة لمواردك ومهامك

قبل أن تنتقل إلى إنشاء مخطط، ابدأ بإدراج المعالم المهمة ممثلة أو متضمنة في كل مسار عمل. ليس من الضروري أن يكون هذا مفصلاً للغاية - تذكر أن هذا هو الغرض من سير عملك.

يجب أن يكون لكل مسار عمل سطر خاص به في وقتك، مع تحديد طول كل منها اعتمادًا على مقدار الوقت الذي سيستغرقه.

يجب أيضًا تمثيل الإطار الزمني لهذا المشروع بخط أفقي في أعلى الرسم البياني.

قد يكون لبعض مسارات العمل تبعيات. حددها وتأكد من تمثيلها في الرسم البياني الخاص بك. الآن، أنت الآن جاهز لإنشاء جدول زمني لمسار العمل. ستحتاج فقط إلى اختيار الأداة المناسبة. يحتوي ClickUp على كل ما تحتاجه في مكان واحد للمساعدة في تصور خطك الزمني.

4. ضع الأدوار والقواعد لفريق المشروع

يجب على جميع المشاركين في المشروع فهم الهدف من كل مسار والقيام بدورهم لإنجاز هذا الإنجاز. ابدأ بتعيين أدوار ومسؤوليات محددة لكل عضو من أعضاء الفريق فيما يتعلق بمسار العمل الخاص به.

أدوار RACI في عرض لوحة المعلومات في ClickUp عبر علاء الدين دجيداني

سيساعد ذلك على ضمان أن يعرف الجميع ما هو مسؤول عنه وما هو متوقع منهم. بعد ذلك، ركز على هذه المسائل الثلاث:

• تحديد مواعيد نهائية لكل مسار عمل للبقاء على المسار الصحيح
• إنشاء قنوات اتصال منتظمة لإبقاء الجميع على علم بتقدم المشروع
• وضع إجراءات واضحة لاتخاذ القرارات وحل النزاعات وتصعيد المشكلات لتقليل فرصة حدوث مشكلة ما تخرج المشروع عن مساره الصحيح

راجع هذه

_/مرجع/ مدونة؟ ص=40725 قوالب_RACI *%/%href/_

!

5. أتمتة حيث يمكنك

لقد أشرنا إلى أن مسارات العمل يمكن أن تتضمن الأتمتة عند الحاجة. اسأل نفسك ما الذي يمكن أتمتته وما الذي يجب أن يقوم به الإنسان. العمليات المؤتمتة تساعدك أيضًا على زيادة أو تقليص حجم العمل مع تغير احتياجات العمل بأقل بكثير من تكلفة الموظف.

استخدم وصفات الأتمتة المبنية مسبقًا أو خصصها بناءً على احتياجاتك، حتى يتمكن فريقك من التركيز على ما هو أكثر أهمية

6. تقييم وتنقيح

هذا هو الجزء الذي يأتي فيه العمل الجاد. راقب بانتظام مسار عملك للتأكد من أنك تحرز تقدمًا نحو مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك. ركز على الجدول الزمني للمشروع والميزانية والجودة ورضا أصحاب المصلحة.

ثم مهمتك كمدير للمشروع هي إجراء التعديلات اللازمة لإبقاء مسار عملك على المسار الصحيح.

استخدم أدوات إدارة المشاريع للتغلب على المشاريع الكبيرة

يمكن أن تصبح المشاريع معقدة. لا يهم المجال الذي تعمل فيه أو المشروع الذي تعمل عليه. إذا كانت لديك مواعيد نهائية أو فرق عمل متعددة، فخطط جيدًا لتجنب أن تصبح من إحصائيات المشاريع.

وهنا يأتي دور مسارات العمل. لقد قرّبك هذا الدليل من تحسين التواصل والإنتاجية وتحسين سير العمل وتعزيز التعاون. والآن حان الوقت لوضعه موضع التنفيذ.

غيّر طريقة تخطيطك لمشاريعك وابدأ في بناء مسار عملك اليوم. يحتوي ClickUp على جميع الأدوات التي تحتاجها لبناء مسار عملك والحفاظ على اتصال موظفيك حتى لا ينزلق أي شيء من خلال الشقوق. ابدأ مجاناً اليوم! ---

_ضيفة اكتب %r:

/مراجع/ https://twitter.com/freyalaskowskihttps://twitter.com/freyalaskowski فريا لاسكوفسكي /%/%href/

_ هي مستشارة في تحسين محركات البحث تساعد العلامات التجارية على زيادة عدد الزيارات العضوية من خلال إنشاء المحتوى وتوزيعه. وهي مساهمة مقتبسة في العديد من المنشورات على الإنترنت، بما في ذلك بيزنس إنسايدر وفوكس بيزنس وياهو فاينانس وهافينغتون بوست

وهي تمتلك أيضاً مدونة CollectingCents - وهي مدونة مالية شخصية أنشأتها من الألف إلى الياء. يمكنك التواصل معها على freya@collectingcents.com