كيفية أتمتة رسائل WhatsApp (خطوة بخطوة)

إذا لم تهتم بعملائك، فسيفعل ذلك منافسوك.

في مجال الأعمال، تعني العناية بعملائك إجراء عمليات تسجيل الدخول والمتابعة في الوقت المناسب. ففي النهاية، نادرًا ما يتم تحويل سلال التسوق المهجورة دون دفعة بسيطة.

ومع ذلك، فإن معظم الشركات لا تتواصل أكثر من مرة واحدة بعد عدم الرد على عرض الأسعار. وفي دفاعها عن ذلك، فإن إرسال رسائل التذكير يدويًا قد يستغرق ساعات كل أسبوع.

وهنا يأتي دور أتمتة WhatsApp. تساعدك أتمتة رسائل WhatsApp على تقليل المهام المتكررة، مثل إرسال تذكيرات المواعيد والمتابعات ورسائل الترحيب أو حتى الرد على استفسارات العملاء الشائعة.

في هذه المقالة، سنرشدك إلى كيفية أتمتة رسائل WhatsApp باستخدام تطبيق WhatsApp Business وواجهة برمجة تطبيقات WhatsApp Business وأدوات أتمتة WhatsApp الشائعة.

⭐ قالب مميز

في عالم تنتشر فيه محادثات الفريق في كل مكان، من السهل أن تضيع التحديثات المهمة. ومع ذلك، يساعدك قالب الرسائل الفورية من ClickUp على جمعها كلها في مكان واحد. وهو يساعدك على:

• احتفظ بكل المحادثات في مكان واحد حتى يتمكن فريقك من العثور على التحديثات المهمة ومتابعتها ومراجعتها بسهولة دون الحاجة إلى التبديل بين التطبيقات.
• أعطِ الأولوية للرسائل المهمة من خلال سلاسل محادثات منظمة ومتابعات منظمة، مع التأكد من أن الأسئلة أو التحديثات العاجلة تحظى بالاهتمام الذي تستحقه.
• تأكد من عدم ترك أي رسالة دون رد عن طريق تحويل المحادثات إلى مهام أو تذكيرات قابلة للتنفيذ، مما يقلل من سوء الفهم وتجاوز المواعيد النهائية.

احصل على نموذج مجاني

ماذا تعني أتمتة رسائل WhatsApp؟

إذا كنت تشعر أن جهودك في المبيعات أو التسويق بحاجة إلى مزيد من الحماس، فأنت لست وحدك. حتى مع وجود أفضل النوايا، من الصعب التقاط كل عميل محتمل في اللحظة المناسبة، خاصةً عندما ترد يدويًا.

ونظرًا لأن 75% من الناس في جميع أنحاء العالم يستخدمون تطبيقات المراسلة كل شهر، فإنك ستفقد الكثير من الفرص إذا لم تواكب هذه التكنولوجيا.

تعني أتمتة WhatsApp إعداد رسائل WhatsApp الخاصة بك لإرسالها تلقائيًا، سواء كانت تحية سريعة أو متابعة أو تذكير مفيد.

وأفضل ما في الأمر؟ يمكن أن تظل رسائل WhatsApp الآلية هذه شخصية. سواء كنت تشارك عرضًا أو تتواصل مع عميل أو تذكره بحجز، يمكن أن تكون رسالتك مناسبة ومدروسة.

يمكنك استخدام أتمتة WhatsApp في مراحل مختلفة، مثل:

تسهل الأمور الصغيرة، مثل إضافة الرد التلقائي على WhatsApp أو استخدام قوالب الرسائل، على عملائك الرد، مما يحافظ على استمرار المحادثة بشكل طبيعي.

طرق أتمتة رسائل WhatsApp

دعنا نلقي نظرة على الطرق المختلفة التي يمكنك من خلالها إعداد المراسلة التلقائية على WhatsApp ونرى أيها يناسب عملك بشكل أفضل.

1. استخدم تطبيق WhatsApp Business

إذا كنت تريد طريقة بسيطة لبدء أتمتة WhatsApp، فإن تطبيق WhatsApp Business هو خطوة أولى رائعة.

يتيح لك إعداد رسائل WhatsApp الأساسية الآلية، مثل التحيات ورسائل الغياب والردود السريعة — وهي مثالية للترحيب بالعملاء الجدد أو التعامل مع الرسائل بعد ساعات العمل أو الرد على الأسئلة الشائعة دون الحاجة إلى كتابتها في كل مرة.

إليك كيفية إعدادها:

يمكنك أيضًا استخدام ميزات مفيدة مثل:

2. استخدم واجهة برمجة تطبيقات WhatsApp Business

على عكس تطبيق WhatsApp Business، الذي يعمل بشكل جيد مع الفرق الصغيرة، تتيح لك واجهة برمجة تطبيقات WhatsApp Business أتمتة رسائل WhatsApp على نطاق واسع ودمجها مع أدوات العمل الحالية لديك.

نعم، يتطلب الأمر القليل من التخطيط للإعداد، ولكنه يتيح لك إنشاء رحلات عملاء مخصصة وإرسال رسائل جماعية وإنشاء أتمتة متقدمة تعمل بسلاسة في الخلفية. إليك كيفية البدء:

باستخدام واجهة برمجة التطبيقات (API)، يمكنك:

📮 ClickUp Insight: 21٪ من الأشخاص يقولون إنهم يقضون أكثر من 80٪ من يوم عملهم في مهام متكررة. ويقول 20٪ آخرون إن المهام المتكررة تستهلك ما لا يقل عن 40٪ من يومهم.

هذا يمثل ما يقرب من نصف أسبوع العمل (41٪) المخصص لمهام لا تتطلب الكثير من التفكير الاستراتيجي أو الإبداع (مثل رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة 👀).

تساعد وكلاء ClickUp AI في التخلص من هذه المهمة الشاقة. فكر في إنشاء المهام والتذكيرات والتحديثات وملاحظات الاجتماعات وصياغة رسائل البريد الإلكتروني وحتى إنشاء سير عمل شامل! كل ذلك (وأكثر) يمكن أتمتته في لمح البصر باستخدام ClickUp، تطبيقك الشامل للعمل.

💫 نتائج حقيقية: توفر Lulu Press ساعة واحدة يوميًا لكل موظف باستخدام ClickUp Automations، مما أدى إلى زيادة كفاءة العمل بنسبة 12٪.

3. استخدم روبوتات الدردشة وأدوات الذكاء الاصطناعي

إذا كان فريقك مثقلًا بالرد على استفسارات العملاء على WhatsApp، يمكن أن تبسط روبوتات الدردشة حياتك بشكل كبير. بالإضافة إلى ذلك، تجعل منصات مثل WATI و Interakt إعداد روبوتات الدردشة أمرًا بسيطًا وفعالًا.

باستخدام وكيل الذكاء الاصطناعي من WATI، يمكنك إنشاء روبوتات تفهم السياق وتذكر المحادثات السابقة وتتعامل مع استفسارات العملاء الروتينية مثل تفاصيل المنتج أو تتبع الطلبات. يمكنك تحميل قاعدة معرفية وتعيين محفزات لتشغيل الروبوت ومراقبة الأداء من خلال تقارير مفصلة.

Interakt هو خيار آخر جيد، خاصة إذا كنت ترغب في أتمتة محادثات العملاء على نطاق واسع. بفضل أداة إنشاء روبوتات الدردشة سهلة الاستخدام التي تعمل بالسحب والإفلات، يمكنك أتمتة ما يصل إلى 80٪ من الاستفسارات الشائعة دون عناء.

تساعدك روبوتات الدردشة مثل WATI و Interakt على:

هذا مثالي عندما تريد أتمتة رسائل WhatsApp أو إرسال تحديثات جماعية أو تأهيل العملاء المحتملين دون بذل جهد بشري.

ولكن ماذا يحدث بعد تفاعل العميل؟

وهنا يأتي دور ClickUp Brain و ClickUp Brain MAX لتجميع كل شيء لفريقك الداخلي. 💡

بدلاً من ترك تفاعلات العملاء تنتهي عند روبوت الدردشة، يمكنك استخدام ClickUp Brain لجمع رؤى من أدوات خارجية أو مشاركات العملاء، وإنشاء مهام تلقائيًا، وتعيينها للأشخاص المناسبين، ومواصلة تقدم مشاريعك.

احصل على ClickUp Brain مجانًا

تضمن أدوات أتمتة WhatsApp عدم انتظار أي عميل، بينما يضمن ClickUp Brain عدم بقاء أي مهمة غير مكتملة.

لا عجب أن الفرق يمكنها توفير 1.1 يوم في الأسبوع، والعمل أسرع بأربع مرات باستخدام Talk to Text، وخفض التكاليف بنسبة تصل إلى 88٪ من خلال تبسيط سير العمل باستخدام ClickUp Brain MAX.

4. تكامل CRM وأتمتة التسويق

إذا كنت تستخدم أداة CRM أو أداة تسويق لتتبع العملاء المحتملين، فمن المنطقي ربطها بخدمة WhatsApp الخاصة بك. بعد كل شيء، يجب أن تكون المتابعة مع العملاء أمرًا طبيعيًا، وليس مثل التنقل بين عشرات التطبيقات المختلفة. وهنا تصبح عمليات تكامل CRM وأتمتة التسويق أمرًا بالغ الأهمية.

تتيح لك هذه الأدوات مزامنة حملات WhatsApp مع بيانات العملاء التي لديك بالفعل. سواء كانت رسالة شكر سريعة أو تأكيد شراء أو تذكير لطيف بشأن عربة تسوق مهجورة، يمكنك أتمتة كل ذلك مباشرة من نظام CRM أو منصة التسويق الخاصة بك.

خذ Zoho Marketing Automation على سبيل المثال. يتيح لك هذا البرنامج إنشاء رسائل WhatsApp مخصصة، وجدولتها في الوقت المناسب، وحتى إعداد سير عمل آلي يستجيب لإجراءات العملاء.

ما يجعل هذه التكاملات قيّمة هو التوازن الذي تحققه بين الأتمتة والتخصيص. يمكنك تجميع جهات الاتصال بناءً على الاهتمامات أو المشتريات السابقة أو كيفية تفاعلهم مع رسائلك.

5. جدولة رسائل WhatsApp باستخدام أدوات الأتمتة

نعلم جميعًا مدى أهمية التوقيت في التواصل مع العملاء. ولكن لا يمكن لأحد أن يكون متصلاً بالإنترنت على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ليضغط على زر "إرسال" في الوقت المناسب تمامًا.

يتيح لك برنامج جدولة WhatsApp صياغة رسالة الآن وإرسالها لاحقًا، دون الحاجة إلى تذكرها أو أن تكون متاحًا عندما يحين موعدها.

إليك كيفية عمل عملية الجدولة عادةً، بغض النظر عن الأداة التي تختارها:

تتيح لك معظم أدوات الجدولة أيضًا تعديل رسالتك لاحقًا أو التحقق من حالة تسليمها. أفضل ما في الأمر هو أنه يمكنك تخطيط اتصالات أسبوع كامل في جلسة واحدة، مما يمنحك راحة البال ويوفر وقت فريقك.

👋🏾 تعرف على كيفية أتمتة سير العمل بسهولة. شاهد هذا الفيديو:

القيود والاعتبارات في أتمتة الرسائل في WhatsApp

قبل أن تبدأ في أتمتة رسائل WhatsApp، من المفيد معرفة القيود والقواعد الأساسية التي تصاحب ذلك والاستعداد لبدائل WhatsApp:

❗️يتطلب WhatsApp موافقة صريحة من المستخدم قبل إرسال رسائل آلية، ويجب على الشركات أن تذكر بوضوح نوع الاتصالات التي سيتلقاها المستخدمون.

❗️يوجد حد أقصى لعدد الرسائل في كل من تطبيق WhatsApp Business وواجهة برمجة التطبيقات (API)، حيث تتبع واجهة برمجة التطبيقات (API) نظامًا متدرجًا يعتمد على أداء الأعمال وجودة الرسائل.

❗️إرسال عدد كبير جدًا من الرسائل أو محتوى غير ذي صلة قد يؤدي إلى تشغيل فلاتر البريد العشوائي في WhatsApp، مما يعرضك لخطر حظر الرسائل أو حتى تعليق الحساب.

❗️الردود التلقائية مقيدة، خاصة خارج نطاق ساعات عمل خدمة العملاء البالغة 24 ساعة، حيث يلزم استخدام قوالب رسائل معتمدة.

❗️يوفر تطبيق Business تكاملاً محدودًا مع أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) والأدوات، بينما تعد واجهة برمجة التطبيقات (API) أكثر ملاءمة للعمليات الكبيرة التي تتطلب أتمتة متقدمة وقابلية للتوسع.

لماذا تستخدم ClickUp لأتمتة الرسائل

عندما تفكر في أتمتة الاتصالات، فإن معظم الأدوات تتعامل إما مع محادثات العملاء أو التحديثات الداخلية، ولا تتعامل مع كليهما معًا.

وهذا ما يميز ClickUp، حيث يتيح التعاون في الوقت الفعلي بين أعضاء فريقك. إنه أول مساحة عمل متكاملة تعمل بالذكاء الاصطناعي تجمع بين المراسلة وإدارة المهام والذكاء الاصطناعي في مساحة عمل واحدة متصلة. والنتيجة؟ تقليل انتشار التطبيقات وانتشار السياق، مما يمثل نهاية سير العمل غير المتصل والمعلومات/سياق العمل المتناثر.

أتمتة التذكيرات والتحديثات والمتابعات باستخدام ClickUp Automations

للبدء، لديك ClickUp Automations، الذي يساعدك على تشغيل الرسائل في الوقت المناسب بناءً على سير عملك. لديك القدرة على إنشاء تذكيرات تلقائية للمواعيد النهائية القريبة أو تشغيل رسائل من العملاء.

يمكن تخصيص ذلك لتطبيقات الطرف الثالث المدمجة عبر ClickUp Integrations. تشمل حالات الاستخدام هنا تنبيه المراجعين إلى تغييرات حالة المهام أو إرسال التحديثات عند الوصول إلى مراحل مهمة.

على سبيل المثال، إذا انتقلت مهمة تصميم إلى "مراجعة"، يمكن لـ ClickUp إرسال رسالة إلى دردشة فريقك تقول: "التصميم جاهز للمراجعة — يرجى التحقق منه قبل الساعة 5 مساءً." يمكنك أيضًا جدولة رسائل متكررة، مثل ملخص أسبوعي لأصحاب المصلحة أو مطالبة يومية بالوقوف.

ابدأ المحادثات في مكان العمل مباشرةً باستخدام ClickUp Chat

باستخدام ClickUp Chat، يمكن لفريقك مشاركة التحديثات وطرح الأسئلة السريعة ومناقشة المهام المتعلقة بالعملاء، كل ذلك من خلال منصة واحدة. بدلاً من التبديل بين أداة المشروع وتطبيق الدردشة، لديك سلسلة واحدة تجمع الأفكار والقرارات وروابط المهام معًا.

على سبيل المثال، يمكن لمديري المشاريع إجراء عمليات تسجيل دخول أسبوعية مباشرةً من خلال ClickUp Chat، مع ربط كل تحديث بالمهام ذات الصلة. والأفضل من ذلك، عندما يبلغ شخص ما عن مشكلة في الدردشة، يمكنك على الفور تحويل تلك الرسالة إلى مهمة أو إجراء مكالمة عبر SyncUps.

صمم قوالب ونصوص قابلة لإعادة الاستخدام باستخدام ClickUp Docs و AI

ClickUp Docs مثالي لتخزين قوالب الاتصال. فكر في: رسائل الترحيب، نصوص روبوتات الدردشة، أو الأسئلة الشائعة للعملاء. يمكنك صياغة مسودة مرة واحدة، وتحسينها باستخدام ClickUp Brain، وتحديثها عند الحاجة.

بفضل هذه الإمكانية، يمكن لفريق دعم العملاء إنشاء مستند مشترك يحتوي على ردود مكتوبة مسبقًا للأسئلة الشائعة وتحديثه بعد كل تغيير في المنتج. يمكن لفرق التسويق إنشاء قوالب إعلانات واستخدام ClickUp AI لتعديل النبرة لتناسب مختلف الجماهير.

جرب ClickUp Brain مجانًا

تسير المحادثات بشكل أفضل عندما يكون ClickUp في الحلقة

إذا كان هناك شيء واحد أوضحه هذا الدليل، فهو أن البقاء على اتصال مع العملاء والفرق يعني إرسال الرسائل المناسبة في الوقت المناسب. تساعد أتمتة WhatsApp الشركات على القيام بذلك.

سواء كانت تذكيرات بالمواعيد أو متابعات أو تحديثات سريعة، فإن الرسائل الآلية تحافظ على استجابة علامتك التجارية وموثوقيتها ووجودها الدائم، حتى عندما لا تكون متصلاً بالإنترنت.

ولكن أين يأتي دور ClickUp؟ تركز معظم أدوات WhatsApp على الأتمتة الموجهة للعملاء.

يجمع ClickUp كل ذلك معًا: محادثات العملاء والمتابعات الداخلية وتحديثات المشاريع والتذكيرات التلقائية - في مساحة عمل واحدة متصلة.

هل أنت مستعد لتبسيط سير العمل وتحسين المتابعة وتوفير ساعات عمل لفريقك كل أسبوع؟ اشترك في ClickUp الآن!

الأسئلة المتداولة

لا يوفر WhatsApp نفسه ميزة مدمجة للرسائل التلقائية في الحسابات الشخصية. ومع ذلك، إذا كنت تستخدم تطبيق WhatsApp Business، فيمكنك إعداد رسائل ترحيب وغياب تلقائية للرد على العملاء عندما لا تكون متاحًا. للحصول على أتمتة أكثر تقدمًا، يمكن للشركات استخدام WhatsApp Business API، الذي يسمح بالردود التلقائية والرسائل المجدولة، ولكن هذا يتطلب عادةً إعدادًا تقنيًا أو تكاملًا مع طرف ثالث.

لا يدعم التطبيق القياسي إمكانية جدولة رسائل WhatsApp بشكل أصلي. على أجهزة Android، يمكنك استخدام تطبيقات طرف ثالث مثل SKEDit لجدولة الرسائل. على أجهزة iPhone، يمكنك استخدام تطبيق Shortcuts لتعيين تذكيرات لإرسال رسائل في وقت محدد، ولكن سيتعين عليك إرسالها يدويًا. بالنسبة للمستخدمين من رجال الأعمال، تتيح واجهة برمجة تطبيقات WhatsApp Business إمكانية جدولة الرسائل من خلال منصات طرف ثالث.

نعم، ولكن هذا يعتمد على نوع حسابك. يتيح تطبيق WhatsApp Business أتمتة أساسية، مثل رسائل الترحيب ورسائل الغياب. للحصول على أتمتة أكثر تعقيدًا، مثل إرسال الرسائل بناءً على محفزات أو جداول زمنية، يلزم استخدام WhatsApp Business API. لا تدعم حسابات WhatsApp الشخصية الأتمتة بشكل أساسي، ولكن بعض تطبيقات الجهات الخارجية توفر ميزات أتمتة محدودة.