اعتمدت الفرق على تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) التقليدية لاستخراج النصوص من الملفات. كانت هذه التقنية قادرة على "قراءة" النصوص، ولكنها لم تكن قادرة على فهم أي شيء.
لذلك كان الناس عالقين في القيام بالجزء الممل بأنفسهم: إصلاح الأخطاء، وملء الحقول الفارغة، وتحويل البيانات الفوضوية إلى شيء قابل للاستخدام.
لقد غير الذكاء الاصطناعي هذه الديناميكية تمامًا.
تقوم معالجة المستندات الذكية الحديثة (IDP) بتفسير السياق والبنية والمعنى. النماذج والفواتير والعقود والملاحظات المكتوبة بخط اليد... يمكن للذكاء الاصطناعي فهمها بطرق كانت تتطلب ساعات من الاهتمام البشري. فجأة، يتلاشى العمل اليدوي البطيء في الخلفية، وتبدأ سير العمل المليئة بالمستندات في الشعور بأنها لا تتطلب أي جهد تقريبًا.
في هذه المقالة، نحلل ماهية معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي، وأين تبرز مزاياها، والأدوات التي تدعم هذا التحول نحو سير عمل أكثر ذكاءً وأكثر أتمتة للمستندات.
ما هي معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي؟
معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي (المعروفة أيضًا باسم IDP) هي عملية استخدام الذكاء الاصطناعي لأتمتة استخراج البيانات وتصنيفها والتحقق من صحتها من المستندات.
بينما تركز أنظمة التعرف الضوئي على الحروف (OCR) على استخراج النصوص، يمكن لمعالجة المستندات الذكية تحديد وفهم سياق ومعنى المحتوى عبر مستندات العملية (ملفات PDF ورسائل البريد الإلكتروني والصور الممسوحة ضوئيًا).
تجمع معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي بين تقنيات مثل:
- التعرف الضوئي على الحروف (OCR) يحول الصور الممسوحة ضوئيًا أو ملفات PDF إلى نص قابل للقراءة آليًا عن طريق استخراج الأحرف والكلمات من المستندات المنظمة.
- معالجة اللغة الطبيعية (NLP) تفهم وتفسر اللغة البشرية داخل المستندات. ويشمل ذلك تحديد الكيانات (الأسماء والتواريخ والمواقع) وكشف النوايا واستخراج العلاقات والسياق.
- تحسن نماذج التعلم الآلي الدقة باستمرار من خلال التعلم من التعليقات. في حين أن النماذج المدربة مسبقًا تتعرف على الأنماط، تتطلب النماذج المخصصة تسمية البيانات ويتم تدريبها على مستندات خاصة بالمجال.
- تقوم الرؤية الحاسوبية بتحديد وتفسير عناصر التخطيط (الجداول، مربعات الاختيار، التوقيعات، إلخ) في المستندات.
- يتيح التعلم العميق التعرف على الأنماط المعقدة، مثل علاقات الكيانات وتحليل البيانات غير المنظمة.
تقوم هذه الأدوات بتحويل المستندات التناظرية إلى تنسيقات رقمية يمكن للكمبيوتر تفسيرها وفهمها. تتيح هذه الإمكانية للشركات معالجة مجموعة واسعة من المستندات، بما في ذلك المستندات غير المنظمة والمنظمة وشبه المنظمة ذات التخطيطات المعقدة واللغات المتعددة أو حتى المحتوى المكتوب بخط اليد.
👀 هل تعلم؟ أدى جائحة كوفيد إلى تسريع اعتماد تقنيات الأتمتة في مختلف الصناعات. وفقًا لمسح أجرته شركة ماكينزي، فإن أكثر من 52٪ من الشركات التي تجرب الأتمتة تقوم بتجربة الذكاء المستنداتي وتقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR).
كيف تعمل معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي؟
إليك كيفية عمل معالجة المستندات الذكية، خطوة بخطوة:
1. استيعاب المستندات
يقوم النظام بسحب الملفات من مصادر متعددة، بما في ذلك البريد الإلكتروني ومحركات الأقراص السحابية والماسحات الضوئية وأنظمة إدارة علاقات العملاء وحتى صور الملاحظات المكتوبة بخط اليد. أي شيء تحتاج إلى معالجته يعتبر بيانات مستندات. ويشمل ذلك:
- تقبل تنسيقات مثل ملفات PDF والصور الممسوحة ضوئيًا ورسائل البريد الإلكتروني وملفات DOCX وجداول البيانات
- التقاط المدخلات من محركات الأقراص المشتركة أو التطبيقات السحابية أو صناديق البريد الإلكتروني أو واجهات برمجة التطبيقات
- التعامل مع التحميلات المجمعة أو البث المباشر للمستندات ذات الحجم الكبير
2. المعالجة المسبقة
يتم تنظيف المستندات وتوحيدها لتحسين الدقة. يعني الإدخال النظيف التقاط بيانات أكثر دقة. تتضمن هذه الخطوة ما يلي:
- تصحيح الانحراف في المسح الضوئي المائل أو الصفحات المدورة
- إزالة الضوضاء لإزالة الضبابية أو البقع أو التشوهات
- تحسين التباين للنصوص الباهتة أو منخفضة الدقة
- تقويم أو تقسيم الأسطر النصية في المستندات المكتوبة بخط اليد
هذه الخطوة مهمة للغاية، حيث أن حتى أكثر نماذج الذكاء الاصطناعي تقدمًا تعاني من عدم دقة المدخلات.
3. استخراج البيانات باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR)
تقوم أنظمة التعرف الضوئي على الحروف (OCR) بتحويل الأحرف المطبوعة أو المكتوبة أو المكتوبة بخط اليد إلى نص يمكن قراءته آليًا. يقوم النظام بتحديد واستخراج البيانات الرئيسية للمستندات، مثل الأسماء والتواريخ والإجماليات وشروط العقود، في سياقها، حتى من المستندات غير المنظمة التي لا تتبع نموذج مستند ثابت.
4. اكتشاف التخطيط والهيكل
تتجاوز معالجة المستندات الذكية قراءة النص. فهي قادرة على تفسير بنية المستند باستخدام الرؤية الحاسوبية والتعلم العميق.
على سبيل المثال، عند معالجة فاتورة، لا يقتصر دور النظام على استخراج الأرقام فحسب، بل إنه يفهم كيفية تنظيم هذه الأرقام عبر الصفوف والأعمدة.
5. الفهم السياقي باستخدام معالجة اللغة الطبيعية (NLP)
يتيح NLP للنظام التعرف على الكيانات المسماة (مثل التواريخ والأشخاص والمواقع) واستنتاج النوايا وتفسير الدلالات.
أخبرنا عندما تكون التسميات غير واضحة. لا يزال بإمكانه التمييز بين تاريخ الاستحقاق وتاريخ الفاتورة بناءً على بنية الجملة وأنماط اللغة.
هذا هو السبب في أن معالجة المستندات الذكية تتكيف مع المفردات الخاصة بالمجال، وتتعرف على الاختصارات أو المرادفات. وتفهم النصوص شبه المنظمة التي تفشل فيها الطرق التقليدية القائمة على الكلمات المفتاحية.
📮 ClickUp Insight: يعتقد 30% من العاملين أن الأتمتة يمكن أن توفر لهم 1-2 ساعة في الأسبوع، بينما يقدر 19% أنها يمكن أن توفر 3-5 ساعات للعمل المكثف والمركّز.
حتى تلك المدة القصيرة من الوقت الموفر تضيف الكثير: ساعتان فقط يتم توفيرهما أسبوعيًا تعادل أكثر من 100 ساعة سنويًا، وهي مدة يمكن تخصيصها للإبداع أو التفكير الاستراتيجي أو النمو الشخصي. 💯
باستخدام وكلاء الذكاء الاصطناعي من ClickUp و ClickUp Brain، يمكنك أتمتة سير العمل وإنشاء تحديثات للمشاريع وتحويل ملاحظات اجتماعاتك إلى خطوات قابلة للتنفيذ، كل ذلك من خلال نفس المنصة. لا حاجة لأدوات أو تكاملات إضافية — يوفر ClickUp كل ما تحتاجه لأتمتة وتحسين يوم عملك في مكان واحد.
💫 نتائج حقيقية: خفضت RevPartners تكاليف SaaS بنسبة 50٪ من خلال دمج ثلاث أدوات في ClickUp — للحصول على منصة موحدة مع المزيد من الميزات، وتعاون أكثر تماسكًا، ومصدر واحد للمعلومات أسهل في الإدارة والتوسع.
6. وضع علامات على البيانات وتصنيفها
بفضل فهم أعمق للمحتوى والهيكل، يقوم الذكاء الاصطناعي الآن بتصنيف وتسمية الحقول الرئيسية من مصادر متعددة. ويشمل ذلك:
- تصنيف نوع المستند (على سبيل المثال، فاتورة، عقد، إيصال، نموذج)
- وضع علامات على البيانات الوصفية مثل رقم الفاتورة وتاريخ الاستحقاق والمبلغ الإجمالي وما إلى ذلك.
- التعلم بمرور الوقت لتحسين دقة التصنيف باستخدام التعلم الآلي
- معالجة الفواتير والتعامل مع المستندات غير المنظمة أو شبه المنظمة ذات التخطيط الديناميكي
7. التحقق والتدقيق
تقوم أنظمة IDP بالتحقق من صحة البيانات عن طريق مقارنتها بالقيم المعروفة أو قواعد البيانات أو قواعد العمل. عند ظهور تناقضات أو حقول مفقودة، تقوم آليات معالجة الاستثناءات بتمييزها للمراجعة أو تشغيل تنبيهات لتدخل الإنسان.
8. الإخراج والتكامل
تتضمن الخطوة الأخيرة نقل بيانات المستند إلى الأنظمة النهائية أو استخدامها لبدء الخطوات التالية:
- إرسال الحقول المستخرجة إلى أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو قواعد البيانات عبر واجهات برمجة التطبيقات (API)
- أتمتة الإجراءات مثل الموافقات أو المدفوعات أو التنبيهات
- تسجيل كل خطوة من أجل مسارات التدقيق والامتثال
- التكامل مع أدوات RPA للتعامل مع مهام المتابعة المتكررة
باستخدام الأدوات المناسبة، يمكنك أتمتة سير العمل، من الاستيعاب إلى التنفيذ.
👀 هل تعلم؟ تم اختراع أول معالج مستندات منذ أكثر من 100 عام. في عام 1914، صمم الفيزيائي إيمانويل غولدبرغ آلة يمكنها قراءة الأحرف وتحويلها إلى رموز، قبل عقود من ظهور أجهزة الكمبيوتر!
مزايا معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي
التكلفة الخفية لمعالجة المستندات يدويًا لا تقتصر على الوقت فحسب، بل تشمل أيضًا فقدان الرؤية، وتأخير اتخاذ القرارات، وتكرار الجهود. يعمل الذكاء الاصطناعي على تسريع العملية. تشهد الشركات التي تطبق معالجة المستندات باستخدام IDP تحسنًا في الكفاءة التشغيلية.
دعونا نحلل المجالات التي يكون لها أكبر تأثير في العمليات التي تتطلب الكثير من المستندات:
- تقليل الجهد اليدوي: انقل الأعمال المتكررة مثل إدخال البيانات ووضع العلامات على النماذج وتوجيه الملفات إلى نظام آلي يعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.
- تحسين الدقة: يقلل التحقق المدمج والفهم السياقي والتعلم القائم على التعلم الآلي من مخاطر الأخطاء البشرية.
- تعزيز الامتثال: تتبع تلقائيًا كل خطوة من خطوات دورة حياة المستند، وإنشاء سجل تدقيق واضح يدعم اللوائح الداخلية والخارجية.
- التوسع مع الأتمتة: يتعامل الذكاء الاصطناعي مع الأحجام المتزايدة دون زيادة عدد الموظفين خلال فترات الذروة الموسمية أو توسع السوق.
- تقليل العوائق التشغيلية: تعني سير عمل إدارة المستندات الآلي أن عمليات الموافقة والتسوية والتدقيق تتم بشكل أسرع، مما يلغي المتابعة اللانهائية ويتيح المعالجة المباشرة.
الذكاء الاصطناعي في العمل: الاستخراج التلقائي للأسماء وتواريخ الميلاد من السجلات بواسطة خدمات المواطنة والهجرة الأمريكية (USCIS)
ماذا تفعل: تستخدم USCIS أداة الذكاء الاصطناعي لاستخراج الأسماء وتواريخ الميلاد تلقائيًا من سجلات التحقق من الخلفية الجنائية التابعة لمكتب التحقيقات الفيدرالي (FBI). وهذا يوفر الوقت للموظفين من خلال تجنب الحاجة إلى فحص المستندات الطويلة غير المنظمة يدويًا.
كيف يعمل: يستخدم النظام نموذج لغة مدرب على التعرف على الأسماء المستعارة الحقيقية وتواريخ الميلاد الصحيحة. ويتجاهل أسماء الشوارع والنصوص المؤقتة أو المعلومات غير ذات الصلة. إذا كان الاسم أو تاريخ الميلاد موجودًا بالفعل في الملف، فلن يتم الإبلاغ عن التكرارات.
الإنسان في الحلقة:يقوم الموظفون بمراجعة مقترحات الذكاء الاصطناعي والموافقة عليها. ويقررون ما إذا كان الاسم أو تاريخ الميلاد المُشار إليه فعلاً ذا صلة بالقضية.
أهمية ذلك: تعمل هذه الأداة على تسريع عملية التحقق من الهوية أثناء معالجة قضايا الهجرة (على سبيل المثال، التجنس N-400)، وتحسين الدقة، وتقليل عبء العمل اليدوي. ولا يؤثر ذلك على حقوق أي شخص أو نتائج الهجرة.
الحالة: قيد التشغيل منذ عام 2022 ويستخدم كجزء من مراجعة الحالات داخل نظام USCIS ELIS.
أهم حالات استخدام معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي
فيما يلي بعض المجالات الأكثر تأثيرًا التي أحدثت فيها معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي فرقًا بالفعل:
1. معالجة الفواتير
واحدة من أكثر حالات الاستخدام شيوعًا (وأكثرها إحباطًا). بدلاً من إدخال أرقام الفواتير والتواريخ والمبالغ وتفاصيل الموردين يدويًا في نظام المحاسبة، يمكن للذكاء الاصطناعي استخراج البيانات والتحقق من صحتها وتوجيهها للموافقة عليها.
📍 مثال: تقوم شركة أتمتة من المصدر إلى الدفع بمعالجة أكثر من 20,000 فاتورة شهريًا باستخدام استخراج البيانات المدعوم بالذكاء الاصطناعي. كان فريق العمليات لديهم يقضي في السابق أكثر من 20 دقيقة لكل فاتورة في تصنيف البنود عبر أكثر من 60 نموذجًا مختلفًا.
بفضل الأتمتة، تمكنوا من تقليل وقت معالجة الفواتير إلى أقل من 5 دقائق، مع دقة استخراج البيانات بنسبة 98٪.
إليك كيف يمكن لوكيل ClickUp المساعدة في التحقق من التفاصيل في حالات مثل هذه:
2. مراجعة العقود وتحليلها
يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل المستندات القانونية والتجارية المكثفة، وتحديد البنود الرئيسية، وتسليط الضوء على المخاطر أو المصطلحات المفقودة، مما يوفر على الفرق القانونية ساعات من المراجعة اليدوية.
وهذا يجعل لغة العقود أسهل في التوثيق والتلخيص وإعادة الاستخدام في الاتفاقيات المستقبلية. لا يقتصر دور الذكاء الاصطناعي على تحليل العقود أو تحويل البيانات فحسب، بل إنه ينشئ وثائق ومكتبات بنود قابلة لإعادة الاستخدام.
📍 مثال: تستخدم شركة عقارية الذكاء الاصطناعي لمراجعة عقود الإيجار. يقوم النظام بتمييز بنود الإنهاء المفقودة ووضع علامات تلقائية على المسؤوليات المتعلقة بصيانة العقار، مما يساعد الفرق على تجنب الأخطاء المكلفة أثناء المفاوضات.
📚 اقرأ المزيد: الذكاء الاصطناعي للتوثيق: حالات الاستخدام والمطالبات
3. التحقق من KYC
العامل الرئيسي في تبسيط عملية استقطاب العملاء وتحسين تجربة العملاء هو تحويل عملية "اعرف عميلك" (KYC). ما كان في الماضي تجربة مليئة بالصعوبات أصبح الآن مدعومًا بالذكاء الاصطناعي، مع طبقة غير مرئية من الذكاء. تعمل عملية "اعرف عميلك" المدعومة بالذكاء الاصطناعي على تسريع عملية اكتساب العملاء وتعزيز إدارة المخاطر.
4. أتمتة مطالبات التأمين
يقوم الذكاء الاصطناعي باستخراج البيانات من نماذج المطالبات والوثائق الداعمة والصور، ثم يوجهها لاتخاذ القرار أو المتابعة، كل ذلك مع تقليل الأخطاء إلى الحد الأدنى.
هل سئمت من سحب البيانات يدويًا من الفواتير أو المستندات والتحقق من كل التفاصيل مرتين؟ مع حقول الذكاء الاصطناعي في ClickUp، يمكنك ترك الأتمتة تقوم بالأعمال الشاقة. ما عليك سوى تحميل فاتورتك أو مستندك، وسيقوم الذكاء الاصطناعي في ClickUp باستخراج المعلومات الأساسية — مثل أرقام الفواتير والتواريخ والإجماليات — مباشرة إلى حقولك المخصصة، مما يوفر لك الوقت ويقلل الأخطاء.
يمكن لـ AI Fields حتى التحقق من أن البيانات الملتقطة تتطابق مع ما تتوقعه، والإبلاغ عن أي تناقضات، وتشغيل الخطوات التالية في سير عملك تلقائيًا. وهذا يعني إدخال بيانات أقل مملة، وسجلات أكثر دقة، وموافقات أسرع — كل ذلك في مكان واحد. ودّع المعالجة اليدوية ورحّب بإدارة مستندات أكثر ذكاءً وسلاسة مع ClickUp AI.
5. رقمنة سجلات الرعاية الصحية
يواجه مقدمو الرعاية الصحية عبئًا هائلاً في إدارة السجلات الطبية غير المنظمة والمكتوبة بخط اليد وغير المتسقة، مع المخاطرة بعدم الامتثال للوائح البيانات الصحية. بدون رقمنة المستندات، يظل الوصول إلى معلومات المرضى والتصرف بناءً عليها مجزأً وغير فعال.
تقوم معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي بقراءة السجلات الطبية وتقارير المختبرات والملاحظات المكتوبة بخط اليد لرقمنة وتنظيم معلومات المرضى، مما يجعلها قابلة للبحث والاستخدام عبر الأنظمة.
📍 مثال: تستفيد منصة Omega Digital Platform (ODP) من الذكاء الاصطناعي وRPA وML وNLP لتبسيط عمليات دورة الإيرادات للمزودين. تعمل المنصة على أتمتة المهام عبر وظائف الوصول إلى المرضى ودورة الإيرادات المتوسطة والمكاتب التجارية، مما يقلل من عبء العمل الإداري ويخفض تكاليف الترميز مع الحفاظ على دقة تزيد عن 95٪، ويقلل أيام الحسابات المستحقة القبض بنسبة 30٪، ويعزز التحصيل بنسبة 10-20٪.
6. نماذج الموارد البشرية وتأهيل الموظفين الجدد
تساعد الذكاء الاصطناعي فرق الموارد البشرية على معالجة السير الذاتية والنماذج الضريبية ووثائق الامتثال بسرعة ودقة أثناء سير عمل التوظيف والتأهيل.
📍 مثال: تقوم شركة ناشئة متنامية في مجال التكنولوجيا بأتمتة الأعمال الورقية المتعلقة بتعيين الموظفين الجدد. يقوم الموظفون الجدد بتحميل نماذج W-4 ونماذج الإيداع المباشر، ويقوم الذكاء الاصطناعي باستخراج التفاصيل والتحقق من صحتها وتحديث نظام كشوف المرتبات على الفور.
فيما يلي مثال على شكل سير عمل التهيئة المدعوم بالذكاء الاصطناعي:
🔖 مكافأة: أهم ميزات برامج أتمتة المستندات
أفضل أدوات معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي
هناك الكثير من الأدوات التي تتعامل مع المستندات. ولكن القليل منها فقط يجمع بين الأتمتة والذكاء والتنفيذ في منصة واحدة.
فيما يلي تفصيل لأفضل الخيارات، بدءًا من الخيار الذي يقوم بكل شيء:
1. ClickUp (الأفضل لدمج معالجة المستندات والتحليل بالذكاء الاصطناعي وسير عمل المهام الآلي)
في ClickUp، أول مساحة عمل متكاملة للذكاء الاصطناعي في العالم، توجد المستندات والبيانات والذكاء الاصطناعي والمهام تحت سقف واحد. على الرغم من أنها ليست منصة معالجة مستندات ذكية نموذجية، إلا أنها توفر ميزات تساعدك على إدارة سير عمل مستندات الذكاء الاصطناعي بشكل أفضل.
استخدم ClickUp Docs للمحتوى المنظم
تساعد ClickUp Docs الفرق على جمع المعلومات وتنظيمها في تنسيق قابل للبحث والتعاون ومرتبط ارتباطًا وثيقًا بتنفيذ العمل.
توجد كل الوثائق داخل مساحة العمل الخاصة بك ويمكن ربطها بالمهام والأهداف ولوحات المعلومات. وهذا يزيل الفجوة بين التوثيق والعمليات اليومية التي تقوم بها الفرق.
وهذه هي الطريقة التي يدعم بها IDP:
- تتيح لك الصفحات المتداخلة إنشاء قواعد معرفية منظمة أو كتيبات إرشادية ذات بنية متعددة الطبقات.
- تتيح لك المهام المرتبطة تحويل أي سطر من النص إلى مهمة، مع تحديد المكلفين بها ومواعيدها النهائية وأولوياتها.
- تساعد علامات المستندات في تصنيف المستندات حسب الموضوع أو الفريق أو سير العمل لتسهيل التصفية والبحث.
- التعاون في الوقت الفعلي يجعل التحديثات مرئية للجميع، مع تتبع كامل للتعديلات وسلاسل التعليقات.
- تمنحك الأذونات والمشاركة التحكم في من يمكنه عرض المحتوى أو تحريره أو مشاركته داخليًا وخارجيًا.
استخدم ClickUp Brain لمعالجة محتوى المستندات واستخراجه واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنه.
ClickUp Brain هو مساعد الذكاء الاصطناعي المدمج (بصراحة، مستقبل العمل) الذي يساعدك على فهم مستنداتك وتوظيفها. بالإضافة إلى البحث عن الملفات، يفهم برنامج المساعدة في الكتابة هذا أيضًا سياق مستنداتك،
باختصار:
- البحث عن المستندات واسترجاعها: استخدم معالجة اللغة الطبيعية للبحث في جميع مستنداتك أو صفحاتك أو تعليقاتك. اسأل "أين قائمة مراجعة التعيين الجديدة؟" وسيقوم Brain بالعثور عليها لك.
- استخراج البيانات: يمكن لـ Brain استخراج البيانات المنظمة من المحتوى غير المنظم. ويشمل ذلك الأسماء والتواريخ والمواعيد النهائية أو الحقول المخصصة المخفية في النص. يمكنك تنسيق هذه المعلومات في جداول أو قوائم أو ملخصات داخل مساحة العمل الخاصة بك.
- إنشاء المحتوى وتحريره: هل تحتاج إلى كتابة مستند مشروع من البداية؟ يساعدك Brain في كتابة أو إعادة كتابة أو تحسين أجزاء من مستنداتك. يمكنه أيضًا إنشاء مخططات أو قوائم مراجعة أو قوالب كتابة لمساعدتك على البدء بشكل أسرع.
⏳ حيلة لزيادة الإنتاجية: إذا كنت ترغب في المضي قدمًا، يوفر لك ClickUp Brain MAX رفيقًا مخصصًا للذكاء الاصطناعي على سطح المكتب يعمل خارج مساحة عمل ClickUp الخاصة بك.
يمكنك:
- ابحث في جميع تطبيقاتك المتصلة (Google Drive و GitHub و SharePoint والمزيد)
- استخدم تحويل الصوت إلى نص لتعيين المهام أو تدوين الملاحظات أو إنشاء المحتوى دون استخدام اليدين.
- يمكنك الوصول إلى نماذج AI متعددة (GPT-4. 1، Claude، Gemini) حسب المهمة المطلوبة.
- قم تلقائيًا بإنشاء ملاحظات الاجتماعات، وإعداد تقارير المشاريع، وإنشاء صور للعمليات المعقدة.
إنه أشبه بمنح فريقك مدير عمليات شخصي يعمل بالذكاء الاصطناعي، يفهم سياق عملك بالكامل ولا يجعلك تنتقل بين علامات التبويب.
استخدم ClickUp Automations للحفاظ على سير عمل المستندات.
تريد التأكد من أن مستنداتك تقودك إلى الخطوات التالية الصحيحة. حقق كل ذلك وأكثر مع ClickUp Automations و ClickUp Custom Agents. حدد محفزات وإجراءات محددة لإنشاء وكلاء الذكاء الاصطناعي الذين يتولون مهامك داخل ClickUp.
على سبيل المثال، يمكنه توجيه المهام بناءً على المورد أو المبلغ أو فئة العميل في فاتورتك وتشكيل سير عمل معالجة البيانات. يمكنك استخدام هذه العوامل المخصصة لإنشاء مهام من العقود (على سبيل المثال، المتابعة والموافقات ومراجعة البنود) وإنشاء قوائم مراجعة من النماذج المقدمة.
أفضل ميزات ClickUp
- استخدم مساعد الذكاء الاصطناعي المخصص في الشريط الجانبي لتبسيط المهام المتكررة وتوفير سياق فوري.
- قم بتركيز مهامك ووثائقك وأهدافك واتصالات فريقك في منصة واحدة شاملة
- قم بتطبيق خيارات تخصيص شاملة، بما في ذلك طرق عرض متنوعة مثل اللوحة والقائمة والتقويم، لتتناسب مع أي سير عمل.
- أتمتة إنشاء المهام وتتبع التقدم وتحديد الأولويات باستخدام وكلاء الذكاء الاصطناعي المخصصين
قيود ClickUp
- يؤدي العدد الكبير من الميزات إلى صعوبة التعلم ويمكن أن يجعل الواجهة تبدو مزدحمة أو مربكة.
أسعار ClickUp
جدول الأسعار
تقييمات ومراجعات ClickUp
- G2: 4. 7/5 (أكثر من 10,600 تقييم)
- Capterra: 4. 6/5 (أكثر من 4000 تقييم)
ماذا يقول المستخدمون الحقيقيون عن ClickUp؟
يقول أحد المستخدمين في تعليقه:
لقد كان ClickUp Brain MAX إضافة رائعة لسير عملي. الطريقة التي يجمع بها بين عدة نماذج لغة كبيرة (LLM) في منصة واحدة تجعل الاستجابات أسرع وأكثر موثوقية، كما أن تحويل الكلام إلى نص عبر المنصة يوفر الكثير من الوقت. أنا أيضًا أقدر حقًا الأمان على مستوى المؤسسات، والذي يمنحني راحة البال عند التعامل مع المعلومات الحساسة. أكثر ما يبرز هو كيف يساعدني على تجاوز الضوضاء والتفكير بشكل أوضح — سواء كنت ألخص الاجتماعات أو أصوغ المحتوى أو أطرح أفكارًا جديدة. أشعر وكأنني أمتلك مساعدًا شاملاً يعمل بالذكاء الاصطناعي ويتكيف مع كل ما أحتاجه.
لقد كان ClickUp Brain MAX إضافة رائعة لسير عملي. الطريقة التي يجمع بها بين عدة نماذج لغة كبيرة (LLM) في منصة واحدة تجعل الاستجابات أسرع وأكثر موثوقية، كما أن تحويل الكلام إلى نص عبر المنصة يوفر الكثير من الوقت. أنا أيضًا أقدر حقًا الأمان على مستوى المؤسسات، والذي يمنحني راحة البال عند التعامل مع المعلومات الحساسة. أكثر ما يبرز هو كيف يساعدني على تجاوز الضوضاء والتفكير بشكل أوضح — سواء كنت ألخص الاجتماعات أو أصوغ المحتوى أو أطرح أفكارًا جديدة. أشعر وكأنني أمتلك مساعدًا شاملاً يعمل بالذكاء الاصطناعي ويتكيف مع كل ما أحتاجه.
2. Rossum
تشتهر Rossum بأتمتة البريد الإلكتروني إلى ERP واستخراج البيانات بدون مخطط، مما يعني أنها يمكنها سحب البيانات من الفواتير أو النماذج ذات التخطيطات المختلفة تمامًا. لا تحتاج إلى إنشاء أي قوالب لحالة الاستخدام الخاصة بك. تساعد حلقة التغذية الراجعة "التعلم من التصحيحات" على ضبط النماذج في الوقت الفعلي دون الحاجة إلى إعادة التدريب التقني.
أفضل ميزات Rossum
- استخدم Rossum Aurora Document AI لاستخراج البيانات تلقائيًا وبدقة عالية من المستندات المعقدة المتعلقة بالمعاملات.
- استقبل المستندات بسلاسة من مصادر مختلفة بما في ذلك البريد الإلكتروني وواجهة برمجة التطبيقات (API) ومحركات الأقراص المشتركة وشبكات الفواتير الإلكترونية مثل PEPPOL.
- استخدم شاشة تحقق مريحة تتيح إجراء تحقق فعال من قبل الإنسان ومعالجة الاستثناءات.
- أتمتة سير عمل المستندات من البداية إلى النهاية للوظائف الأساسية للأعمال مثل الحسابات المستحقة الدفع وإدارة سلسلة التوريد
قيود Rossum
- يتطلب إدارة تغيير تنظيمي كبير للفرق التي لا تزال جديدة على حل معالجة المستندات الذكية المخصص
- يمكن تمديد وقت النشر لأنواع المستندات المتخصصة أو عندما تتطلب مستويات عالية من منطق الأعمال المخصص.
- قد تجد بعض الفرق الصغيرة أن ميزات المنصة الشاملة وتركيزها على المؤسسات أكثر تقدمًا من اللازم.
أسعار Rossum
- أسعار مخصصة
تقييمات ومراجعات Rossum
- G2: 4. 5/5 (أكثر من 110 تقييمًا)
- Capterra: لا توجد تقييمات كافية
3. Nanonets
تشتهر منصة Nanonets الذكية لمعالجة المستندات وأتمتة سير العمل المدعومة بالذكاء الاصطناعي بتدريب النماذج بدون كود. تتعامل المنصة مع مستندات متعددة التنسيقات واللغات. وهي تبرز في سيناريوهات العمليات الواقعية — مثل الخدمات اللوجستية والرعاية الصحية — حيث تتسم المستندات بدرجة عالية من التباين. على عكس الأنظمة الصارمة، تتيح Nanonets للمستخدمين إعادة تدريب النماذج المخصصة باستخدام عدد قليل من الملفات النموذجية، دون الحاجة إلى مساعدة المطورين.
أفضل ميزات Nanonets
- يوفر منصة بدون كود وواجهة مستخدم بسيطة لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي باستخدام عدد صغير من نماذج المستندات.
- أتمتة سير العمل من البداية إلى النهاية باستخدام محركات اتخاذ القرار المدمجة للتحقق من صحة البيانات والتنسيق والتحكم في التدفقات
- يقدم نموذج تسعير مرنًا قائمًا على الاستخدام مع خيار الدفع الفوري المناسب للشركات من جميع الأحجام.
- يوفر دقة عالية في استخراج البيانات ويحظى بالثناء في كثير من الأحيان لسهولة الإعداد وقدرات التكامل القوية.
قيود Nanonets
- قد يقصر الدعم الأصلي للمنصة ودقتها عند معالجة أنواع المستندات غير المنظمة للغاية أو المتغيرة على نطاق واسع.
- لا يشمل الباقات الأقل سعرًا خدمة الدعم الفردي المخصص للعملاء.
- يحتوي البرنامج المجاني للمنصة على حد أقصى منخفض لعدد الصفحات ولا يتضمن ميزات متقدمة مثل الذكاء الاصطناعي لالتقاط البيانات المخصصة.
أسعار Nanonets
- مجاني
- مبتدئ (الدفع حسب الاستخدام): 0 دولار شهريًا + الاستخدام (حوالي 0.30 دولار للصفحة)
- Pro: 999 دولارًا شهريًا (يشمل 10,000 صفحة)
- المؤسسات: أسعار مخصصة
تقييمات ومراجعات Nanonets
- G2: 4. 8/5 (90+ تقييم)
- Capterra: لا توجد تقييمات كافية
4. Docsumo
تم تصميم Docsumo لاستخراج العناصر الفردية من المستندات شبه المنظمة مثل الفواتير وكشوف الحسابات المصرفية وأوامر الشراء. من خلال نهج التحقق من الصحة أولاً، يمكن للمستخدمين تحديد القواعد مسبقًا واكتشاف الحالات الشاذة (مثل عدم تطابق الضرائب) قبل دخول البيانات إلى الأنظمة النهائية، مما يقلل بشكل كبير من إعادة العمل اليدوي.
أفضل ميزات Docsumo
- حقق مستويات عالية من المعالجة بدون لمس، والتي غالبًا ما تتجاوز 90٪، لحالات استخدام المستندات القياسية.
- دعم الاستخراج السريع للبيانات، مما يجعل المعلومات متاحة للمراجعة في غضون أقل من 30 ثانية بعد تحميلها
- تقدم نماذج مسبقة التدريب لأكثر من 100 نوع من المستندات الخاصة بالصناعة، مع تكامل API سهل الاستخدام.
قيود Docsumo
- يخضع تحميل الملفات لحد أقصى يبلغ 20 ميجابايت لكل مستند.
- لاحظ المستخدمون أن عملية الإعداد قد تكون أكثر تعقيدًا مقارنة بالمنافسين، مما يؤدي إلى منحنى تعلم أولي أكثر صعوبة.
أسعار Docsumo
- الخطة المجانية: مجانية (تجربة لمدة 14 يومًا)
- المبتدئين: ~1500 دولار شهريًا (الحد الأدنى لمستوى الحجم)
- النمو: أسعار مخصصة (بناءً على الحجم)
- المؤسسات: أسعار مخصصة
تقييمات ومراجعات Docsumo
- G2: 4. 8/5 (أكثر من 60 تقييمًا)
- Capterra: لا توجد تقييمات كافية
5. ABBYY Vantage
يوفر ABBYY Vantage نمطية قائمة على مهارات الذكاء الاصطناعي. يمكنك توصيل نماذج استخراج مسبقة الصنع (مثل الفواتير، وبطاقات الهوية، وفواتير الخدمات العامة) بسير العمل دون الحاجة إلى تدريب نموذج من البداية. يوفر ABBYY Marketplace العشرات من المهارات المسبقة الصنع (مثل OCR، والجداول، وبطاقات الهوية، والمطالبات) الجاهزة للاستخدام الفوري.
أفضل ميزات ABBYY Vantage
- تقدم منصة ذكاء اصطناعي منخفضة الكود تستخدم "مهارات" مدربة مسبقًا لتحقيق دقة تعرف تزيد عن 90٪ فور تشغيلها.
- يحول المستندات التجارية إلى تنسيق JSON منظم للتكامل السلس مع أنظمة الذكاء الاصطناعي التوليدي وأنظمة LLM.
- يستخدم التعلم الآلي جنبًا إلى جنب مع المراجعة البشرية المستمرة لتحسين دقة الاستخراج وتقليل تكاليف التحقق.
- يدعم المستندات المعقدة، بما في ذلك الاستخراج المنظم وشبه المنظم والكتابة اليدوية، مع مجموعة واسعة من النماذج المدربة مسبقًا.
قيود ABBYY Vantage
- قد يؤدي إنشاء سير عمل أو "مهارات" مخصصة للغاية لسيناريوهات مستندات فريدة ومتخصصة إلى حدوث انسداد في سير العمل.
- تتطلب خيارات النشر المحلي مساحة تخزين كبيرة، كما تم الإبلاغ عن مشكلات تتعلق بإدارة التصحيحات الفعالة.
- واجهة المستخدم لإدارة أذونات المستخدمين والوصول إلى بيانات التقارير منفصلة عن واجهة برمجة التطبيقات (API)، مما يتطلب شاشة إدارة.
أسعار ABBYY Vantage
- أسعار مخصصة
تقييمات ومراجعات ABBYY Vantage
- G2: 4. 5/5 (أكثر من 340 تقييمًا)
- Capterra: 4. 7/5 (أكثر من 420 تقييمًا)
6. Automation Anywhere IDP
تم بناء أداة IDP هذه على منصة Automation Anywhere، وهي تجمع بين الاستخراج المدعوم بالذكاء الاصطناعي والتنسيق الأصلي لـ RPA. وتتمثل ميزتها في التحكم الشامل في سير العمل — من استيعاب المستندات إلى تحديثات النظام النهائية — دون الحاجة إلى أدوات خارجية. تتيح روبوتات المستندات المعدة مسبقًا لحالات الاستخدام الشائعة (مثل الفواتير والمطالبات) سرعة النشر في بيئات المؤسسات ذات احتياجات الأتمتة المعقدة.
أفضل ميزات Automation Anywhere IDP
- ادمج أتمتة المستندات بسلاسة مع منصة أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) الأساسية لتدفق العمليات من البداية إلى النهاية.
- استخدم Automator AI لإنشاء سير العمل الآلي وتسريعه تلقائيًا، مما يقلل بشكل كبير من وقت التطوير المطلوب.
- احصل على AI Agent Studio منخفض الترميز حيث يمكن للمستخدمين تصميم وإدارة وكلائهم المعرفيين للقيام بمهام متقدمة.
قيود IDP في Automation Anywhere
- أبلغ المستخدمون عن وجود قيود في تنوع أوامر الأتمتة والتكامل مع بعض التطبيقات المتخصصة.
- قد تكون خيارات التخصيص محدودة بسبب تركيز المنصة على الروبوتات والقوالب المعدة مسبقًا.
أسعار Automation Anywhere IDP
- الإصدار المجتمعي: مجاني
- حزمة Cloud Starter Pack: 750 دولارًا شهريًا (حزمة بسعر ثابت)
- حزمة متقدمة/مؤسسية: أسعار مخصصة
تقييمات ومراجعات Automation Anywhere IDP
- G2: 4. 5/5 (3,990+ تقييم)
- Capterra: لا توجد تقييمات كافية
كيفية البدء في معالجة المستندات باستخدام الذكاء الاصطناعي
لا يعني اعتماد معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي بالضرورة إجراء إصلاح شامل لنظامك بالكامل. في الواقع، تبدأ الفرق الأكثر نجاحًا بخطوات صغيرة. إليك خارطة طريق بسيطة لمساعدتك على البدء:
1. تحديد سير العمل الذي يتسم بدرجة عالية من الاحتكاك
ابدأ بتحديد المهام التي يقضي فريقك معظم الوقت في التعامل معها. فكر في: إدخال الفواتير، والموافقات على السياسات، وتعيين الموظفين الجدد، أو تتبع الامتثال.
اطرح هذه الأسئلة لكل عملية تتطلب معالجة الكثير من المستندات:
- هل يقوم الموظفون بإدخال نفس البيانات يدويًا عبر أنظمة متعددة؟
- هل تتأخر الموافقات أو المراجعات غالبًا بسبب عدم وضوح ملكية المستندات؟
- هل هناك تكرار متكرر بشأن تفاصيل المستندات المفقودة أو غير المتسقة؟
- هل يقضي أعضاء الفريق وقتًا في إعادة تنسيق الملفات أو إعادة تسميتها من أجل الوضوح؟
- هل تعتمد على البريد الإلكتروني أو الدردشة لتتبع حالة المستندات أو عمليات التسليم؟
إذا كانت إجابتك نعم على سؤالين أو أكثر، فمن المحتمل أنك وجدت مرشحًا قويًا لمعالجة المستندات المدعومة بالذكاء الاصطناعي.
2. قم بمراجعة تنسيقات المستندات الحالية لديك
قم بإدراج أنواع المستندات التي تتعامل معها أكثر من غيرها — ملفات PDF، نماذج ممسوحة ضوئيًا، قوالب منظمة، أو مرفقات بريد إلكتروني غير منظمة. سيساعدك ذلك في اختيار أداة يمكنها التعامل مع مدخلاتك الواقعية، بما في ذلك المستندات المعقدة التي يصعب توحيدها.
💡 نصيحة احترافية: قم بتحميل مجموعة عينات من كل نوع من أنواع المستندات إلى الإصدار التجريبي المجاني للأداة التي اخترتها (إن كان متاحًا). شاهد مدى كفاءتها في تصنيف المستندات واستخراج الحقول والتعامل مع الاختلافات في التخطيط قبل الالتزام بها.
3. اختر أداة الذكاء الاصطناعي المناسبة لاحتياجاتك
ليست كل أدوات معالجة المستندات متشابهة. بعضها متخصص في المستندات المنظمة مثل الفواتير والنماذج. والبعض الآخر مصمم لمساعدتك في إدارة المحتوى غير المنظم مثل ملاحظات الاجتماعات أو العقود أو مستندات السياسات. طابق حالة الاستخدام الخاصة بك مع ما تفعله الأداة بشكل أفضل.
4. ابدأ بنوع واحد من المستندات أو عملية واحدة
ابدأ بسير عمل واحد، مثل تحويل ملاحظات الاجتماعات إلى مهام أو توجيه نماذج الموارد البشرية المقدمة، وقم بقياس الوقت الذي تم توفيره. هنا، كمستخدم أعمال، سترى القيمة المبكرة دون الاعتماد على تكنولوجيا المعلومات.
⚡ أرشيف القوالب: غالبًا ما تتطلب أنظمة معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي سير عمل واضحًا وقابلًا للتكرار. لكن العديد من الفرق تفتقر إلى وثائق موحدة للتعامل مع الحالات الاستثنائية والمراجعة البشرية وتعليقات النموذج.
تساعد قوالب SOP الفرق على توثيق خطوات معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي — بدءًا من إدخال البيانات والتحقق من صحتها وحتى معالجة الاستثناءات وإعادة التدريب.
باستخدام هذه القوالب، يمكنك تحقيق الاتساق وتسريع عملية الإعداد وتجهيز سير العمل للتدقيق لكل من أصحاب المصلحة الفنيين وغير الفنيين.
5. إعداد عمليات التكامل والأتمتة
قم بإعداد عمليات أتمتة لربط مستنداتك بنظم إدارة علاقات العملاء (CRM) أو نظم تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو محللات PDF أو أدوات إدارة المهام. في هذه المرحلة، تتيح لك وكالات الطيار الآلي المعدة مسبقًا من ClickUp الاستجابة للمحفزات ونشر التحديثات في موقع معين.
حوّل فوضى المستندات إلى وضوح مع ClickUp
لسنوات عديدة، كانت الفرق عالقة في حلقة مفرغة من الفوضى في المستندات. توجد المعلومات المهمة في أماكن كثيرة جدًا، وتضيع المهام داخل ملفات PDF، ويضيع الموظفون ساعات في إعادة كتابة وتلخيص وتتبع ما كان يجب أن يكون واضحًا.
لذا، بدلاً من إنشاء أداة أخرى منفصلة، طرحت ClickUp سؤالاً أفضل: ماذا لو كان بإمكان الذكاء الاصطناعي أن يكون جزءاً من عملك؟ ماذا لو كان بإمكانه فهم مهامك ووثائقك وأهدافك وكل ما بين ذلك؟
باستخدام ClickUp Docs، يمكن للفرق إنشاء محتوى منظم ومتصل مرتبط بالعمل الذي يدعمه. يفهم ClickUp Brain هذا المحتوى ويساعد في تحويله إلى إجراءات، سواء كان ذلك يعني عرض الخطوات التالية أو تلخيص موجز من 10 صفحات في ثوانٍ. كل ذلك بينما تحافظ ClickUp Automations على استمرار كل شيء.
سجل في ClickUp اليوم لتبدأ.
✅ الأسئلة الشائعة
تُستخدم معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي لأتمتة استخراج البيانات من المستندات وتحليلها وإدارتها. وهي تبسط مهام مثل معالجة الفواتير وتحليل العقود وإدخال البيانات والتحقق من الامتثال وتسجيل العملاء الجدد عن طريق تحويل البيانات غير المنظمة (مثل النصوص والصور وملفات PDF) إلى رؤى منظمة وقابلة للتنفيذ، مما يوفر الوقت ويقلل من الجهد اليدوي.
تتميز معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي بدقتها العالية، حيث تصل دقتها في كثير من الأحيان إلى 90-99٪ اعتمادًا على الأداة وجودة المستند وبيانات التدريب. تعمل نماذج التعلم الآلي المتقدمة، مثل تلك التي تستخدم معالجة اللغة الطبيعية والرؤية الحاسوبية، على تحسين الدقة من خلال التعلم من أنواع المستندات المتنوعة وتصحيح الأخطاء بمرور الوقت، على الرغم من أن الدقة قد تختلف مع المستندات المعقدة أو ذات الجودة الرديئة.
نعم، يمكن للذكاء الاصطناعي قراءة المستندات الممسوحة ضوئيًا. باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) جنبًا إلى جنب مع التعلم الآلي (ML)، يستخرج الذكاء الاصطناعي النصوص والبيانات من الصور الممسوحة ضوئيًا أو ملفات PDF، حتى أنه يتعامل مع الملاحظات المكتوبة بخط اليد والمسح الضوئي منخفض الدقة أو المستندات المشوهة، مما يجعله فعالًا في رقمنة السجلات المادية.
يتفوق الذكاء الاصطناعي على تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) التقليدية من خلال الجمع بين التعرف على الأحرف وفهم السياق. بينما تستخرج تقنية OCR النص، يفسر الذكاء الاصطناعي المعنى، ويحدد حقول البيانات (مثل التواريخ والمبالغ)، ويتعامل مع التنسيقات غير المنظمة أو المتنوعة. يتكيف الذكاء الاصطناعي بشكل أفضل مع المستندات المعقدة، ويقلل الأخطاء، ويتعلم بمرور الوقت، على عكس تقنية OCR القائمة على القواعد، التي تعاني من عدم الاتساق.
هناك العديد من الأدوات التي تتفوق في سير عمل المستندات الآلي: ClickUp: يوفر معالجة قوية للمستندات باستخدام الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي لإدارة المهام واستخراج البيانات وتكامل سير العمل، وهو مثالي للفرق التي تعمل على تبسيط العمليات من البداية إلى النهاية ABBYY Vantage: متخصص في التقاط البيانات الذكي من أنواع مختلفة من المستندات Nanonets: يستخدم الذكاء الاصطناعي لاستخراج البيانات بسرعة ودقة وأتمتة سير العمل. تتكامل هذه الأدوات مع الأنظمة الحالية لتعزيز الكفاءة في العمليات التي تتطلب الكثير من المستندات Rossum: منصة مدعومة بالذكاء الاصطناعي متخصصة في IDP، خاصة للفواتير، مع استخراج البيانات والتحقق منها تلقائيًا.