كيفية اختيار برنامج الموارد البشرية الذي يناسب احتياجات فريقك

تخيل هذا: أنت غارق في جداول بيانات التعيين، ونظام تتبع المتقدمين لديك عالق في عام 2014، وفريقك أرسل لك رسالة (مرة أخرى) يسألك عن مكان العثور على سياسة الإجازات المحدثة.

إذا كان هذا يبدو مألوفًا بشكل مؤلم، فأنت لست وحدك. وجدت دراسة أجرتها شركة Gartner أن 38% من قادة الموارد البشرية يقومون بالفعل بتجربة أو تنفيذ الذكاء الاصطناعي التوليدي لإصلاح وظائف الموارد البشرية لديهم.

لماذا؟ إن عمليات الموارد البشرية غير الفعالة والمتقطعة غير كفؤة وتكلف الشركات الوقت والمواهب والثقة. وهنا يأتي دور اختيار برنامج الموارد البشرية المناسب.

ولكن مع وجود عدد هائل من أدوات الموارد البشرية — من برامج الرواتب الأساسية إلى أنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS) المتكاملة — كيف يمكنك اختيار برنامج الموارد البشرية الذي يناسب احتياجات فريقك في العالم الواقعي؟

في هذا المنشور، سنقوم بتفصيل أنواع برامج الموارد البشرية المتاحة، ونقدم لك دليلًا تفصيليًا لاختيار برامج الموارد البشرية، ونوضح لك كيف يمكن للأدوات أن تتجاوز تتبع المهام لتدعم تأهيل الموظفين الجدد، والخدمة الذاتية للموظفين، وإدارة المواهب.

أهمية اختيار برنامج الموارد البشرية المناسب

يمكن أن يؤدي اختيار برنامج الموارد البشرية المناسب إلى تغيير يومك تمامًا. وفقًا لـ Gartner، يخطط 89% من قادة الموارد البشرية لزيادة ميزانياتهم المخصصة لتكنولوجيا الموارد البشرية أو الحفاظ عليها، مع التركيز بشكل أساسي على إدارة الأداء والتحليلات والخدمة الذاتية للموظفين.

إليك ما يجب الانتباه إليه:

اختيار برنامج الموارد البشرية ليس مجرد قرار تقني، بل إنه يؤثر على الأداء والموظفين ومستقبل مؤسستك.

⭐ نموذج مميز

قالب ClickUp People Operations مصمم لفرق الموارد البشرية التي تدير كل شيء بدءًا من التوظيف وحتى مشاركة الموظفين في مكان عمل واحد. يحول هذا القالب الفوضى إلى خطة واضحة دون الحاجة إلى إعدادات إضافية للفرق المتنامية التي تتولى مسؤوليات متعددة (التوظيف، والتغذية الراجعة، وتحديث السياسات).

احصل على نموذج مجاني

ويشمل ما يلي:

• قوائم مهام معدة مسبقًا لعمليات مثل التعيين، والعلاقات مع الموظفين، وإنهاء الخدمة
• طرق لعرض الأنشطة حسب وظيفة الموارد البشرية أو حالة المشروع أو الأولوية
• لوحة تحكم مبسطة لتعيين ومراقبة ومتابعة العمليات الهامة للموارد البشرية

أنواع برامج الموارد البشرية (ووظائفها)

سواء كنت متخصصًا في الموارد البشرية تعمل بمفردك وتؤدي 17 وظيفة أو كنت جزءًا من قسم موارد بشرية كامل، فإن معرفة أنواع برامج الموارد البشرية المتاحة يمكن أن يوفر لك الوقت والجهد والعديد من جداول البيانات.

دعنا نحل شفرة حساء الحروف الأبجدية في تكنولوجيا الموارد البشرية:

1. الموارد البشرية الأساسية (المعروفة أيضًا باسم المقر الرئيسي للموارد البشرية)

اعتبر هذا بمثابة الجهاز العصبي المركزي لإعدادات الموارد البشرية لديك. يتولى برنامج الموارد البشرية الأساسي الأمور الأساسية، مثل سجلات الموظفين ومعلومات الوظائف والمخططات التنظيمية ووثائق الامتثال وإدارة البيانات الأساسية.

ماذا يفعل:

2. نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS)

يبدو مصطلح "نظام معلومات الموارد البشرية" (HRIS) معقدًا، ولكنه مجرد نسخة مطورة من نظام الموارد البشرية الأساسي، مع مزيد من الأتمتة والرؤى والتكامل. إنه مركز التحكم الخاص بك لجميع أمور إدارة الموارد البشرية.

ماذا يفعل:

3. أنظمة إدارة المواهب (TMS)

من الصعب توظيف أشخاص ممتازين. والاحتفاظ بهم؟ أصعب من ذلك. تساعد أدوات إدارة المواهب في كلا الأمرين. من التوظيف إلى تخطيط التعاقب الوظيفي، تتولى TMS الجانب البشري من تخطيط الموارد البشرية.

ماذا يفعل:

4. أنظمة تتبع المتقدمين (ATS)

تنبيه: صندوق بريدك الإلكتروني ليس قناة للتوظيف. تساعدك منصات ATS على إدارة المتقدمين، وجدولة المقابلات، وتتبع كل خطوة من خطوات عملية التوظيف كالمحترفين.

ماذا يفعل:

5. برنامج الرواتب

إدارة الرواتب يدويًا في مجال الموارد البشرية يشبه المشي صعودًا في الثلج. برامج إدارة الرواتب تعمل على أتمتة كل شيء، من الرواتب والضرائب والخصومات والامتثال.

ماذا يفعل:

6. برنامج إدارة الوقت والحضور

من الذي تأخر عن العمل؟ من الذي أخذ إجازة؟ كم ساعة عمل المتدرب الجديد الأسبوع الماضي؟ برنامج تتبع الوقت يعرف الإجابة.

ماذا يفعل:

7. أدوات إدارة الأداء

لا مزيد من التقييمات الغامضة ومقاييس التقييم غير الملائمة. توفر برامج إدارة الأداء الحديثة لفريقك الوضوح وحلقات التغذية الراجعة ومسارات النمو.

ماذا يفعل:

8. بوابات الخدمة الذاتية للموظفين (ESS)

لا تجعل فريق الموارد البشرية يجيب 27 مرة في اليوم على سؤال "كم عدد أيام الإجازة المتبقية لي؟". دع الموظفين يساعدون أنفسهم.

ماذا يفعل:

إذن... ما هو أفضل إعداد لبرنامج الموارد البشرية؟

الإجابة المختصرة؟ يعتمد ذلك على احتياجات الموارد البشرية وحجم الشركة وهيكل الفريق. توفر بعض المنصات حزمًا شاملة (مثل نظام معلومات الموارد البشرية مع نظام رواتب مدمج وتتبع الأداء)، بينما تتخصص أخرى في مجال واحد وتتميز بالتكامل الجيد.

اختر حزمة البرامج المناسبة لك بناءً على:

دليل تفصيلي: كيفية اختيار برنامج الموارد البشرية

لا ينبغي أن يكون العثور على برنامج الموارد البشرية المناسب بمثابة فك رموز حروف قديمة. ولكن مع وجود المئات من الأدوات التي تعد بـ "تبسيط عمليات الموارد البشرية"، من السهل أن تشعر بالارتباك.

دعنا نقسم ذلك إلى خطوات واضحة وقابلة للتنفيذ لمساعدتك في اختيار برنامج الموارد البشرية الذي يناسب فريقك بالفعل.

الخطوة 1: حدد أهداف الموارد البشرية ونقاط الضعف

قبل أن تبحث عن لوحات معلومات براقة أو شارات تقدير مولدة بالذكاء الاصطناعي، ركز على ما هو فعلاً معطل (أو غير فعال) في نظام الموارد البشرية الحالي. ابدأ بالسؤال:

على سبيل المثال، قد تكون قائمة مهام التعيين عبر البريد الإلكتروني غير كافية لشركة ناشئة تضم 20 موظفًا. من ناحية أخرى، قد تكتشف شركة تضم 200 موظف أن أدوات نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) المجزأة تتسبب في تكرار البيانات ومخاطر عدم الامتثال.

سواء كنت توظف العضو العاشر في فريقك أو توسع عمليات الموارد البشرية عبر الأقسام، يوفر ClickUp Human Resources لفريقك الوضوح والاتساق والتحكم الذي يحتاجه. من إدارة قنوات التوظيف وقوائم التحقق الخاصة بالتأهيل إلى تبسيط مراجعات الأداء وتتبع مشاركة الموظفين، كل شيء موجود في منصة واحدة قوية.

بفضل سير العمل القابل للتخصيص والأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي والمستندات التعاونية، يمكن لفرق الموارد البشرية:

بدلاً من التبديل بين ستة أدوات وعشرة جداول بيانات، تتيح لك منصة الموارد البشرية ClickUp إدارة دورة حياة الموظف بالكامل في مكان واحد — فهي ذكية وقابلة للتطوير وسهلة الاستخدام.

الخطوة 2: قم بتدقيق أدوات الموارد البشرية الحالية وأنظمتها وسير العمل الخفي

قبل إضافة أي شيء جديد، كن صادقًا تمامًا بشأن ما هو موجود بالفعل في مجال الموارد البشرية. ابدأ تدقيق تقنية الموارد البشرية عن طريق إعداد قائمة بما يلي:

ثم تعمق في "الأنظمة الخفية" — سير العمل اليدوي الذي لا يتحدث عنه أحد:

أهم شيء هنا هو البحث الفعال، الذي يمكنه مساعدتك في العثور على المستندات الرسمية والأنظمة الخفية في غضون دقائق.

يوفر ClickUp AI Knowledge Management مركزًا مركزيًا حيث يتم تخزين جميع مستندات وسياسات وإجراءات الموارد البشرية الخاصة بك ويمكن الوصول إليها بسهولة. بفضل إمكانات البحث المدعومة بالذكاء الاصطناعي، أصبح استرداد المعلومات المحددة سريعًا وبديهيًا، مما يقلل من الوقت المستغرق في عمليات البحث اليدوية ويضمن وصول فريقك إلى الموارد المحدثة.

يتضمن:

لكن في بعض الأحيان، يكون من الأسهل البدء من نقطة انطلاق. قوالب ClickUp يمكنها تلبية احتياجاتك في هذا الصدد. 👇🏼

احصل على نموذج مجاني

قالب قاعدة المعرفة الخاصة بالموارد البشرية من ClickUp يساعد على تجميع مستندات الموارد البشرية في هيكل واضح وسهل التصفح. وهو مثالي لإنشاء مكتبة قابلة للبحث ويمكن الوصول إليها لجميع الأمور المتعلقة بالموارد البشرية.

ويشمل ما يلي:

بالإضافة إلى ذلك، تساعد قوالب كتيبات الموظفين والسياسات والإجراءات من ClickUp على مركزية سياسات الشركة من خلال دمج المعلومات الأساسية مثل سياسات الرواتب والإجازات في وثيقة واحدة يسهل الوصول إليها.

لتوثيق وتوحيد إجراءات الموارد البشرية، استخدم قالب ClickUp HR SOP. فهو يسهل إنشاء وإدارة الإجراءات، مثل مقابلات التعيين والمقابلات النهائية.

الخطوة 3: طابق البرنامج مع حجم فريقك ومسار نموه

ليست كل منصة موارد بشرية بحاجة إلى أن تكون متطورة للغاية. لا تحتاج شركة ناشئة مكونة من 10 أشخاص إلى سير عمل متوافق مع معايير المؤسسات الكبيرة، كما لا يمكن لمنظمة تتوسع لتضم 200 شخص إدارة الموارد البشرية باستخدام جداول البيانات وسلسلة المحادثات على Slack. قبل اتخاذ القرار، اسأل نفسك:

هدفك ليس فقط تلبية احتياجات الموارد البشرية الحالية، بل اختيار برنامج للموارد البشرية لا يتأثر بالنمو.

قالب لوحة التخطيط لخطة التوظيف من ClickUp هو قالب تخطيط مرئي يساعدك على تحديد متطلبات عدد الموظفين حسب القسم والفترة الزمنية والوظيفة، كل ذلك في لوحة بيضاء مرنة واحدة. ويشمل:

احصل على نموذج مجاني

يعمل هذا النموذج بشكل جيد بشكل خاص لمديري العمليات ومديري الموارد البشرية، حيث يساعد في إنشاء خطة توظيف تتوافق مع أهداف الشركة (وليس فقط طلبات الفريق المخصصة). سواء كنت تنمو بمعدل 5 أو 50، فإن هذا النموذج يوفر الوضوح لمسار القوى العاملة لديك.

الخطوة 4: تأكد من أنه يعمل بشكل جيد مع باقي مكونات التكنولوجيا لديك

قبل أن تقرر اختيار منصة موارد بشرية ذات واجهة أنيقة و"لوحات تحكم حائزة على جوائز"، خذ نفسًا عميقًا وافحص مجموعة الأدوات الحالية لديك.

اسأل نفسك:

إذا كانت الإجابة "كثيرة جدًا"، فأنت لست وحدك. أفاد 55% من قادة الموارد البشرية أن التقنيات الحالية لا تلبي احتياجات الأعمال المتطورة، و51% لا يمكنهم قياس عائد الاستثمار في التقنيات. هنا يصبح التكامل وتوافق سير العمل أمرًا لا يمكن التنازل عنه.

على سبيل المثال، يجب على شركة متوسطة الحجم تستخدم Google Workspace وZoom وSlack تجنب أدوات الموارد البشرية التي لا تتكامل بشكل أصلي. وإلا، ستصبح أسبوع فريق الموارد البشرية لديك عبارة عن خليط من عمليات التصدير وتضارب التقويمات والتحديثات الفائتة. ما هو الحل الحقيقي في مثل هذه الحالات؟ سير العمل المتكامل!

تم تصميم وكلاء ClickUp AI للتعامل مع هذه المهام وسير العمل المترابطة بشكل مستقل، مما يعزز الكفاءة ويسمح لفريق الموارد البشرية بالتركيز على المبادرات الاستراتيجية التي تركز على الموارد البشرية. يمكن أن يساعدك في:

خلاصة القول! اختر برنامج الموارد البشرية الذي يناسب واقع فريقك، وليس العكس.

الخطوة 5: قارن بين الموردين وجرب التجربة

لقد قمت بتحديد أفضل الخيارات. ماذا الآن؟

حان الوقت لتتجاوز قوائم الميزات وترى كيف تبدو كل حلول برامج الموارد البشرية في الواقع. فكر في الأمر كأنه موعد غرامي: لن تلتزم بعلاقة بعد الاطلاع على ملف شخصي واحد على LinkedIn، أليس كذلك؟

حدد موعدًا لعرض المنتج مع الموردين المختارين، ويفضل أن يكون ذلك بحضور عدة أشخاص من فريق الموارد البشرية أو مجموعة القيادة. أثناء الفترة التجريبية، اسأل عن:

أفضل الممارسات؟ يستخدمه العديد من المتخصصين في الموارد البشرية لإنشاء نماذج أولية لسير عمل الموارد البشرية المثالي قبل الالتزام بمنصات طويلة الأجل باهظة الثمن. يمكنك تجربة ميزات مثل:

الشيء الأساسي هو ألا تقع في فخ استخدام نوع معين من الأدوات لا يترك أي مجال للتجربة. لذا، إذا كنت ترغب في استكشاف كيف يمكن لأدوات مرنة مثل ClickUp سد الثغرات في الموارد البشرية قبل القيام بشراء كبير، فقد حان الوقت للتجربة.

تعزيز وظائف الموارد البشرية باستخدام حالات استخدام الذكاء الاصطناعي

لم يعد دمج الذكاء الاصطناعي في عمليات الموارد البشرية مجرد فكرة جذابة. بل يمكن أن يساعدك في سير العمل من البداية إلى النهاية، مع القليل من الإشراف البشري.

فيما يلي بعض السيناريوهات الشائعة:

الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها

حتى أفضل فرق الموارد البشرية تقع في هذه الأخطاء. دعنا نتأكد من أنك لن تقع فيها.

الخطأ 1: الانجذاب إلى الميزات البراقة بدلاً من حل المشكلات الحقيقية

قد توفر هذه الأداة الجديدة "تتبع الحالة المزاجية" أو "روبوتات تهنئة بأعياد الميلاد"، ولكن هل تحل مشاكل الرواتب أو الفوضى في عملية استقبال الموظفين الجدد؟ احرص دائمًا على التركيز على أهداف الموارد البشرية ونقاط الضعف (تذكر الخطوة 1)، وليس على قائمة من الإضافات الرائعة ولكن غير المفيدة. يجب أن يتوافق اختيار برامج الموارد البشرية مع احتياجات العمل، وليس مع خوفك من فقدان أحدث التقنيات.

الخطأ 2: تجاهل احتياجات المستخدمين الفعليين

إذا كان فريق الموارد البشرية لديك بحاجة إلى أدوات متقدمة لإدارة الأداء، ولكن مديريك يريدون فقط طريقة بسيطة لتتبع أهداف OKR... فماذا تفعل؟ كلا الاحتياجين مهمان. اختر برنامج الموارد البشرية الذي يتميز بواجهة سهلة الاستخدام وخدمة ذاتية مدمجة للموظفين لتسهيل عملية التبني.

الخطأ 3: إغفال قابلية التوسع والتخصيص

ما يناسب فريق مكون من 15 شخصًا الآن قد لا يناسب فريقًا مكونًا من 50 شخصًا. تجنب الأدوات التي تقيدك. أعط الأولوية للمنصات التي تتناسب مع حجم شركتك وتعقيدات الموارد البشرية، دون إجبارك على اتباع سير عمل صارم.

الخطأ 4: عدم اختبار المنصة باستخدام حالات استخدام حقيقية

قراءة قوائم الميزات لا تعني استخدام الأداة فعليًا. قم بتجربة تجريبية. قم بإعداد عملية موارد بشرية وهمية قبل الالتزام، مثل الموافقة على الإجازات أو تخطيط التوظيف.

الخطأ 5: عدم إطلاع قسم تكنولوجيا المعلومات أو القسم القانوني على الأمر

هل تحققت من مكان تخزين بيانات إدارة الموظفين؟ هل تفي بمتطلبات الامتثال؟ من لديه حق الوصول إليها؟ اختيار برنامج الموارد البشرية المناسب يعني مراعاة الأمان والامتثال والتكامل منذ البداية، وليس بعد فوات الأوان.

ClickUp: الطريقة الأذكى لاختيار برامج الموارد البشرية

يتمثل اختيار برنامج الموارد البشرية المناسب في ضمان استمرارية عمليات الموارد البشرية في المستقبل. بدءًا من تحديد أهدافك وتجنب الأخطاء التقنية الشائعة في مجال الموارد البشرية، أصبح لديك الآن دليل واضح ومفصل لاتخاذ قرارات أكثر ذكاءً (وتقليل الندم).

سواء كنت تتعامل مع عمليات التعيين أو الامتثال أو مشاركة الموظفين، يجب أن توفر الأداة المناسبة الوضوح وليس المزيد من الفوضى.

مع ClickUp، لا تحصل فقط على إدارة المهام. بل تحصل على قاعدة معرفية مدعومة بالذكاء الاصطناعي، وسير عمل آلي، وقوالب توظيف، ولوحات معلومات للموارد البشرية، وكتيبات للموظفين، وتتبع الأداء، والمزيد — كل ذلك تحت سقف واحد. لا حاجة لتبديل الأدوات. لا حاجة إلى حلول مؤقتة.

حان الوقت لترك جداول البيانات المتناثرة والمتقدمين المجهولين وإجراءات التشغيل القياسية الغامضة. اجعل الموارد البشرية أسهل وأسرع وأكثر متعة (نعم، متعة).

هل أنت مستعد لتجديد عمليات الموارد البشرية لديك؟ اشترك في ClickUp اليوم.