خطة إدارة المشتريات: ما هي وكيفية إنشائها

أصبحت المشتريات في دائرة الضوء. يقول حوالي 64٪ من المهنيين الذين شاركوا في استطلاع Global State of Procurement Survey أن تأثيرها يتزايد داخل المؤسسات.

مع تزايد دور فرق المشتريات، فإنها تواجه أيضًا تحديات جديدة، خاصةً عندما يتعلق الأمر بالعمليات القديمة وغير الفعالة.

وهنا تكمن أهمية خطة إدارة المشتريات الذكية. فهي خارطة الطريق التي تساعدك على اتخاذ قرارات شراء واثقة، والتحكم في التكاليف، وبناء شراكات قوية مع الموردين.

مع وجود الخطة المناسبة، يمكنك تقليل المخاطر وتعزيز تنسيق الموردين والحفاظ على التحكم في ميزانيتك. هل أنت مستعد للارتقاء بعملية المشتريات إلى المستوى التالي؟

دعنا نحلل الخطوات الرئيسية لإنشاء خطة إدارة مشتريات ناجحة، حتى تتمكن من تبسيط سير العمل وتحقيق نتائج متميزة للمشروع.

ما هي خطة إدارة المشتريات؟

تحدد خطة إدارة المشتريات كيفية قيام مؤسسة أو فريق مشروع بشراء السلع والخدمات اللازمة من موردين خارجيين.

الخطة هي وثيقة استراتيجية تحدد أهداف المشتريات وعوامل اختيار الموردين وعمليات مراقبة العقود والتدابير اللازمة لتجنب المخاطر. وهي تضمن تزامن أنشطة المشتريات مع الجدول الزمني للمشروع والتكلفة وتوقعات الجودة.

تتجنب خطة المشتريات الفعالة اضطرابات سلسلة التوريد وارتفاع التكاليف ومشاكل الامتثال. كما تحدد بوضوح الأدوار والمسؤوليات، مما يضمن التنسيق السلس بين أصحاب المصلحة وفرق المشتريات ومديري المشاريع.

⭐ نموذج مميز

يساعد نموذج المشتريات من ClickUp على تبسيط سير عمل المشتريات بالكامل، بدءًا من اختيار الموردين وحتى تتبع الطلبات. يمكنك إدارة الطلبات والموافقات والميزانيات بسهولة في مكان واحد للحفاظ على كفاءة المشتريات وتنظيمها وجاهزيتها للتدقيق.

احصل على نموذج مجاني

دور إدارة المشتريات في إدارة المشاريع

في إدارة المشاريع، تعد المشتريات قوة دافعة وراء النتائج الناجحة.

تضمن هذه الخطة حصول الفرق على الموارد المناسبة في الوقت المناسب، مع التحكم في التكاليف وتقليل المخاطر. من خلال وضع عقود واضحة، وتحديد جداول التسليم، وتحديد معايير الجودة منذ البداية، يضع مديرو المشتريات الأساس لتنفيذ المشاريع بسلاسة.

تساهم إدارة المشتريات الفعالة أيضًا في تعزيز العلاقات مع الموردين وفرض الامتثال للعقود، مما يقلل من احتمالية حدوث تأخيرات أو تجاوزات في الميزانية. وبنفس القدر من الأهمية، تضفي الشفافية على العملية برمتها — تتبع أوامر الشراء والموافقات وأداء الموردين — بحيث يظل الجميع على اطلاع ومتوافقين.

في النهاية، تعد ممارسات الشراء القوية ضرورية لتسليم المشاريع في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية، وبأعلى المعايير.

لماذا تعتبر خطة إدارة المشتريات مهمة؟

تتجنب الخطة الرسمية النفقات غير الضرورية والتأخير وعدم الامتثال من جانب المؤسسة. وهي مهمة للأسباب التالية:

فعالية التكلفة ومراقبة النفقات

تساعد خطة المشتريات المصاغة بفعالية المؤسسات على تحسين الإنفاق من خلال منع الشراء غير الضروري وتأمين أسعار تنافسية من الموردين. كما تتيح للشركات التفاوض على شروط أفضل، وإقامة علاقات أفضل مع الموردين، وخفض التكاليف.

📌 تخيل فريق تسويق يحتاج إلى مواد لإقامة حدث ما. بدلاً من الشراء من عدة موردين بأسعار اللحظة الأخيرة، تساعدهم خطة المشتريات على التفاوض على عقود سنوية مع الموردين المفضلين، مما يوفر المال والوقت.

التوافق مع استراتيجية الأعمال

تضمن خطة المشتريات توافق أنشطة الشراء مع الأهداف العامة للمؤسسة. من خلال توقع أهداف المشتريات، يمكن للشركات جدولة المشتريات المهمة وتجنب النفقات غير الضرورية وتحسين التخطيط المالي.

📌 تخيل شركة إنشاءات تخطط لعدة مشاريع على مدار العام. باستخدام خطة المشتريات، يمكن لفريق المشتريات مواءمة مشتريات المواد بالجملة مع الجداول الزمنية للمشاريع، مما يضمن الحصول على خصومات وتجنب نفاد المخزون.

تحسين إدارة الموردين

تضمن خطة إدارة المشتريات وجود معايير واضحة لاختيار الموردين، والتي تضمن للشركات التعامل مع موردين موثوقين. من خلال العلاقات الجيدة مع الموردين، يمكن للشركات التفاوض على شروط تعاقد مواتية، وتحسين جودة الخدمات، وتجنب المخاطر المرتبطة باستخدام موردين ذوي أداء ضعيف.

📌 تخيل شركة بيع بالتجزئة تقوم بتقييم الموردين سنويًا من خلال بطاقات تقييم تستند إلى مواعيد التسليم والجودة. تتيح خطة المشتريات القوية لها استبدال الموردين ذوي الأداء الضعيف قبل انخفاض مستوى رضا العملاء.

الامتثال للوائح والسياسات

يجب على المؤسسات الالتزام بالسياسات الداخلية والتشريعات الخارجية عند الشراء. تضمن خطة إدارة المشاريع الرسمية امتثال جميع عمليات الشراء، مما يمنع المشاكل القانونية أو الغرامات أو فقدان السمعة بسبب عدم الامتثال.

📌 على سبيل المثال، يجب على شركة الرعاية الصحية ضمان أن جميع مشتريات المعدات الطبية تتوافق مع اللوائح الحكومية. تدمج خطة المشتريات عمليات التحقق من الامتثال في كل قرار شراء، مما يقلل من المخاطر القانونية.

تخفيف المخاطر والتخطيط للطوارئ

تنطوي المشتريات على مخاطر في حالة فشل الموردين وتقلب الأسعار ومشاكل الجودة. تتضمن خطة إدارة المشتريات عمليات إدارة المخاطر، مثل التقييم والتخطيط للطوارئ وتوفير مصادر بديلة، لتقليل اضطراب العمليات إلى الحد الأدنى.

📌 تخيل شركة تصنيع تستورد مكونات أساسية من الخارج. عند حدوث تأخير في الشحن، يضمن المورد الاحتياطي المدرج في خطة المشتريات استمرار خطوط الإنتاج دون خسائر كبيرة.

تحسين الوقت والموارد

بدون عملية موثقة، تكون أنشطة المشتريات عرضة لعدم الكفاءة والهدر. مع وجود خطة دقيقة، يمكن للمؤسسات تقليل التكاليف الإدارية والتركيز بعد ذلك على العمليات التجارية الهامة بدلاً من تكرار عمليات المشتريات.

📌 فكر في شركة SaaS سريعة النمو تضم العديد من الموردين لاشتراكات البرامج. تعمل عملية الشراء المبسطة على تقليل الأعمال الورقية والارتباك بين الموردين، مما يتيح للموظفين التركيز على تحسين المنتجات بدلاً من السعي للحصول على الموافقات.

المكونات الرئيسية لخطة إدارة المشتريات

تتكون خطة إدارة المشتريات من ثلاثة عناصر أساسية:

بالإضافة إلى هذه العناصر الثلاثة، هناك عناصر أخرى تشمل:

دليل تفصيلي: إنشاء خطة إدارة المشتريات

يمكن أن تتيح خطة إدارة المشتريات المناسبة للمؤسسة شراء السلع والخدمات المناسبة بأفضل قيمة ممكنة، مع تحقيق الكفاءة والامتثال والتوفير في الوقت نفسه. فيما يلي عملية تفصيلية لوضع خطة مشتريات واضحة.

1. حدد أهداف المشتريات

تتمثل الخطوة الأولى في تخطيط المشتريات في وضع أهداف واضحة تتوافق مع الأهداف المحددة في أهداف العمل. تحتاج المؤسسات إلى معرفة ما تريد شراءه بوضوح، ولماذا، وما تتوقعه من عملية الشراء.

2. طور استراتيجيات المشتريات والميزانية

توضح خطة المشتريات الناجحة كيفية حصول المؤسسة على السلع والخدمات بأكثر الطرق فعالية من حيث التكلفة وموثوقية. وتشمل الخطوات ما يلي:

3. طلب عروض/مقترحات (عروض أسعار) من الموردين

بعد تحديد متطلبات واستراتيجيات المشتريات، يتبع ذلك فهم الموردين المحتملين وأنشطة الدعوة لتقديم العطاءات. وهذه هي طلبات تقديم العروض ( RFPs ) أو طلبات تقديم عروض الأسعار ( RFQs ) لطلب عطاءات تنافسية. يجب أن تحتوي على:

4. قارن العطاءات واختر الموردين

بعد تقديم العطاءات، يتعين على الشركات مقارنة الموردين وفقًا لمعايير محددة للتقييم. يجب أن تراعي عملية التقييم الفعالة ما يلي:

يمكن التفاوض مع الموردين المختارين قبل إبرام العقد للحصول على أفضل صفقة.

5. إدارة عملية المشتريات وإنهائها

بمجرد اختيار المورد، يجب على المؤسسات مراقبة كفاءة تسليم المشتريات وضمان الامتثال ومراقبة الجودة. فيما يلي الأنشطة الرئيسية في هذه المرحلة:

أفضل الأدوات لتخطيط إدارة المشتريات

يمكن للأدوات المناسبة أن تحقق كفاءة المشتريات وتوفير التكاليف والالتزام بالسياسات. تساعد برامج المشتريات الحديثة وحلول إدارة المشاريع على تبسيط العمليات وأتمتة الأنشطة وتوفير رؤية واضحة للنفقات. فيما يلي قائمة ببعض أفضل أدوات إدارة تخطيط المشتريات:

برامج المشتريات

باستخدام برامج المشتريات، يمكن للشركات إدارة علاقات الموردين مع مراقبة أنشطة الشراء وأتمتة عمليات المشتريات. ومن بين الحلول المعروفة ما يلي:

SAP Ariba

حل مشتريات قائم على السحابة لتبسيط عمليات التوريد وإدارة العقود والتعاون مع الموردين. يساعد المؤسسات على الحصول على صفقات أفضل وتحسين الإنفاق من خلال رؤية في الوقت الفعلي لأنشطة المشتريات.

Oracle Procurement Cloud

حل ممتاز يعمل على أتمتة عمليات الشراء وتأهيل الموردين والتعاقد. يضمن الامتثال لسياسة المشتريات ويبسط عمليات الشراء.

Coupa

حل شامل للمشتريات لإدارة الإنفاق وإدارة مخاطر الموردين وسير عمل الموافقة التلقائية. يتكامل Coupa مع الأنظمة المالية لمراقبة الميزانية في الوقت الفعلي والتحكم في التكاليف.

إدارة المشاريع والعقود: ClickUp

ClickUp،التطبيق الشامل للعمل، يجمع كل جداولك الزمنية ومهامك وعقودك في مساحة عمل واحدة موحدة. من صياغة الاتفاقيات إلى تتبع المخرجات والموافقات، يساعدك ClickUp على الالتزام بالجدول الزمني والتحكم في التكاليف وإدارة مسؤولية الموردين في كل خطوة على الطريق.

يوفر برنامج CRM من ClickUp لمديري المشتريات مصدرًا واحدًا موثوقًا لإدارة كل جانب من جوانب دورة حياة الموردين.

انسَ جداول البيانات المتناثرة وسلسلة رسائل البريد الإلكتروني. يحفظ ClickUp CRM جميع بيانات الموردين، مثل جهات الاتصال وشروط العقد وسجل الأداء والمستندات، في مكان واحد، بحيث يعرف فريقك دائمًا أين يبحث وما هي الخطوة التالية.

يمكن أن تساعدك في:

بشكل عام، يتصل ClickUp بأدوات المشتريات المفضلة لديك، وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات، وتطبيقات الاتصال للحفاظ على سير سير عملك دون انقطاع.

ديفيد يو يشاركنا تجربته:

أكثر ما يعجبني في ClickUp هو قابليته للتخصيص. يمكنك تخصيص كل شيء — العروض والحالات والحقول والأتمتة — لتتناسب تمامًا مع سير عملك. إنه يتكيف معك، وليس العكس.

تسريع عمليات الموافقة على المشتريات وتحديثات الموردين باستخدام الأتمتة

تقضي ClickUp Automations على المهام اليدوية، مما يضمن عملية شراء أكثر كفاءة. مع أكثر من 100 خيار للأتمتة، يمكن لفرق المشتريات أتمتة الأنشطة الروتينية مثل

تقلل هذه الأتمتة من مخاطر الأخطاء البشرية وتوفر وقتًا ثمينًا لاتخاذ القرارات الاستراتيجية. بفضل قواعد الأتمتة المخصصة، يمكن للفرق تخصيص سير العمل وفقًا لاحتياجات المشتريات الخاصة بهم، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية والاتساق عبر المشاريع

شارك الملفات، وتتبع المخرجات، وتواصل على الفور مع الموردين

التواصل الفعال أمر لا غنى عنه في مجال المشتريات. يوفر ClickUp مجموعة من أدوات التعاون التي تسهل التفاعل السلس بين فرق المشتريات والموردين

أنشئ مساحات مخصصة لكل مورد لتركيز الاتصالات والوثائق. استخدم الدردشة الفورية في ClickUp للمشاركة في المراسلة الفورية لحل المشكلات على الفور، مما يحسن أيضًا العلاقات مع الموردين.

تعاون في العقود والمقترحات والوثائق الأساسية الأخرى عبر ClickUp Docs داخل المنصة باستخدام مشاركة المستندات. تضمن هذه الميزات توافق جميع الأطراف المعنية، مما يقلل من سوء الفهم ويعزز علاقات أقوى مع الموردين.

تجنب التأخير من خلال مراقبة المعالم في الوقت الفعلي

تعد مراقبة التقدم أمرًا ضروريًا للحفاظ على سير مشاريع المشتريات وفقًا للجدول الزمني المحدد. توفر إمكانات تتبع المعالم البارزة في ClickUp رؤية واضحة للجداول الزمنية للمشاريع.

حدد مراحل الشراء الرئيسية كمعالم بارزة لمراقبة التقدم المحرز. تصور الجدول الزمني الكامل للمشتريات باستخدام مخططات جانت، وحدد التبعيات، واضبط الجداول الزمنية حسب الحاجة. تجنب التأخير هو المفتاح للتحكم في تكاليف المشتريات.

استخدم الإشارات المرئية لتقييم حالة إكمال كل مرحلة. تتيح هذه الأدوات لمديري المشتريات معالجة التأخيرات المحتملة بشكل استباقي وضمان تسليم السلع والخدمات في الوقت المحدد

نموذج إدارة المشتريات من ClickUp

احصل على نموذج مجاني

تم تصميم نموذج إدارة المشتريات من ClickUp لتوفير إطار شامل لإدارة عمليات المشتريات من البداية إلى النهاية. تشمل الميزات الرئيسية للنموذج ما يلي:

التغلب على التحديات في إدارة المشتريات

تتضمن إدارة المشتريات العديد من العناصر المتغيرة، بما في ذلك اختيار الموردين، ومراقبة ميزانية المشتريات، والامتثال، وإدارة المخاطر. يمكن أن يؤدي أي خلل في أي مرحلة من مراحل عملية الشراء إلى عدم الكفاءة، مما يؤدي إلى عدم كفاية الميزانية أو مخاطر مرتبطة بالموردين غير الجيدين.

تتطلب تحديات المشتريات هذه إدارة استراتيجية شاملة، واستخدامًا مناسبًا للتكنولوجيا، وتعاونًا قويًا بين الأطراف المعنية.

1. إدارة مخاطر الموردين وأدائهم

يعد الموردون عنصراً أساسياً في نجاح عمليات الشراء في أي مؤسسة. ومع ذلك، فإنها تنطوي على مخاطر مثل عدم تلبية الجودة المتوقعة، والتأخير في التسليم، أو الوضع المالي غير المستقر، مما قد يؤثر بدوره على العمليات. يمكن التحكم في هذه المخاطر بسهولة من خلال:

2. الحفاظ على التكاليف تحت السيطرة وفي حدود الميزانية

تعد تجاوزات التكاليف مشكلة شائعة في المشتريات، خاصةً عند تكبد تكاليف طارئة أو زيادة السعر من قبل المورد. للحفاظ على الانضباط المالي الجيد، يجب دائمًا:

3. ضمان الامتثال للقواعد والسياسات

يجب أن تعمل العديد من السياسات الداخلية واللوائح الصناعية والمتطلبات القانونية ضمن عمليات المشتريات. قد يؤدي عدم الامتثال إلى فرض عقوبات، مما يجبر المؤسسة على التعامل مع الأضرار التي تلحق بسمعتها أو النزاعات التعاقدية. لتجنب هذه المواقف، من المهم:

4. التعامل مع اضطرابات سلسلة التوريد

قد تؤدي الأحداث غير المتوقعة، مثل الاضطرابات العالمية في سلسلة التوريد أو نقص المواد الخام أو التأخير في النقل، إلى إبطاء عمليات المشتريات في المؤسسة. قد يتطلب بناء المرونة ما يلي:

5. زيادة الكفاءة في المشتريات وزيادة الوضوح

يمكن أن تؤدي العمليات اليدوية في مجال المشتريات بسهولة إلى عدم الكفاءة والأخطاء وعدم وضوح الإنفاق. لتحسين عمليات المشتريات:

6. إشراك أصحاب المصلحة

تشمل الإدارات المختلفة المشاركة في جهود المشتريات فرق الشؤون المالية والعمليات والقانونية. قد يؤدي عدم التنسيق بين مختلف الأطراف المعنية إلى إبطاء العمل أو حدوث سوء تفاهم داخلي. لتحقيق التعاون:

7. استخدام التكنولوجيا

يتغير قطاع المشتريات بسرعة بسبب التقدم في مجال الذكاء الاصطناعي والأتمتة والتحليلات. وستواجه الشركات التي لا تتكيف مع هذا التغيير مشاكل تتعلق بعدم الكفاءة. للحفاظ على قدرتك التنافسية:

إدارة المشتريات المثالية باستخدام البرنامج المناسب

المشتريات الذكية هي العمود الفقري للمشاريع الناجحة، حيث تحافظ على سير العمل وفقًا للخطة الموضوعة وفي حدود الميزانية. الاعتماد على عمليات متفرقة ومخصصة يمكن أن يؤدي إلى عدم الكفاءة ومخاطر عدم الامتثال وتأخيرات مكلفة. وهنا تبرز أهمية ClickUp.

إنها ليست مجرد أداة أخرى لإدارة المشاريع، بل هي منصة شاملة لتبسيط عمليات الشراء وضمان امتثالها واستنادها إلى البيانات. مع ClickUp، يمكنك مركزية كل خطوة من خطوات عملية الشراء، والتعاون بسلاسة مع أصحاب المصلحة، والحصول على رؤية في الوقت الفعلي للميزانيات والجداول الزمنية وأداء الموردين.

تحكم في استراتيجية المشتريات وحقق نتائج أفضل بسرعة أكبر. ابدأ باستخدام ClickUp مجانًا اليوم!

الأسئلة المتداولة

ما هي المكونات الخمسة لخطة إدارة المشتريات؟

تتضمن خطة إدارة المشتريات عادةً عدة مكونات أساسية لضمان سلاسة وفعالية العملية. أولاً، تحدد الخطة أهداف المشتريات وغاياتها، وتوضح ما تسعى المنظمة إلى تحقيقه. كما تحدد الجهات المعنية وتشركها، مما يضمن فهم جميع المعنيين لأدوارهم ومسؤولياتهم. يتم وضع معايير اختيار الموردين لتوجيه عملية تقييم الموردين واختيارهم. تحدد الخطة جدولاً زمنياً للمشتريات، وترسم الخطوط العريضة للمراحل المهمة والمواعيد النهائية. وأخيرًا، تتضمن تقييمًا للمخاطر واستراتيجية للتخفيف من حدتها لتوقع التحديات المحتملة وتحديد الخطوات اللازمة لمواجهتها.

ما هي وظيفة خطة إدارة المشتريات؟

تُعد خطة إدارة المشتريات بمثابة خارطة طريق لاقتناء السلع والخدمات اللازمة لإنجاز المشروع بنجاح. وهي تحدد كيفية إدارة أنشطة المشتريات، بدءًا من التخطيط واختيار الموردين وحتى إدارة العقود ومراقبة الأداء. من خلال توفير الهيكل والوضوح، تساعد الخطة على ضمان إجراء عمليات الشراء بكفاءة وفعالية من حيث التكلفة وبما يتماشى مع أهداف المشروع. كما تساعد على تقليل المخاطر وتبسيط الاتصال والحفاظ على سير المشروع على المسار الصحيح.

ما الذي يجب تضمينه في خطة المشتريات؟

يجب أن تغطي خطة المشتريات الشاملة جميع جوانب عملية الشراء. ويشمل ذلك أهداف المشروع ونطاقه، بالإضافة إلى أدوار ومسؤوليات أصحاب المصلحة الرئيسيين. يجب أن توضح الخطة بالتفصيل عملية تحليل السوق واختيار الموردين، وتحدد الميزانية واعتبارات التكلفة، وتوفر جدولًا زمنيًا واضحًا للمشتريات. يجب أن تتناول الخطة أيضًا استراتيجيات إدارة المخاطر وإجراءات إدارة العقود وطرق قياس وتقييم أداء المشتريات. يضمن تضمين هذه العناصر أن تكون عملية الشراء شفافة وخاضعة للمساءلة ومتوافقة مع أهداف المؤسسة.

ما هي الخطوات السبع لعملية الشراء؟

تتبع عملية الشراء عمومًا سبع خطوات رئيسية. تبدأ بتحديد احتياجات المؤسسة وتحديد متطلبات السلع أو الخدمات. بعد ذلك، يتم البحث عن الموردين المحتملين وتقييمهم من خلال عملية تقديم عطاءات أو عروض. بمجرد استلام العطاءات، يتم تقييمها واختيار أفضل مورد من خلال التفاوض ومنح العقد. ثم تتم إدارة العقد لضمان التسليم في الوقت المحدد والالتزام بالشروط المتفق عليها. وأخيرًا، تختتم العملية بتقييم أداء الموردين وتوثيق الدروس المستفادة وإغلاق عملية الشراء رسميًا. يساعد هذا النهج المنظم المؤسسات على تحقيق وفورات في التكاليف والحفاظ على الجودة وتقليل المخاطر طوال دورة حياة الشراء.