20 مثالاً على الأتمتة في ClickUp تستحق الاقتباس

كانت شركة Pontica Solutions تواجه صعوبات. بصفتها وكالة تعهيد سريعة النمو تضم فريقًا يزيد عن 800 موظف، كان كل موظف جديد يعني عملية تسليم مهام أخرى تتعطل عندما يفوت أحدهم رسالة ما.

لم يقم الفريق بتعيين موظفين إضافيين لحل هذه المشكلة. بل قاموا بدلاً من ذلك بأتمتة أكثر من 25 عملية. واليوم، يتم تنفيذ 60,000 عملية أتمتة سنويًا، مما يوفر أكثر من 2,000 ساعة. أصبحت تغييرات نوبات العمل وتحديثات التقدم وتقارير العملاء تُنفذ الآن تلقائيًا في ClickUp. ويُستثمر هذا الوقت المُوفَّر في الأعمال الإبداعية والاستراتيجية.

يمكنك القيام بنفس الشيء على أي نطاق. ففي كل مرة تقوم فيها بإعادة تخصيص مهمة أو إخطار زميل في العمل يدويًّا، فإنك تقوم بعمل يمكن للآلة أن تتولاه. يقدم هذا المقال 20 مثالًا على الأتمتة في ClickUp. ويوضح كل مثال ما يجب إنشاؤه وكيفية إعداده دون كتابة أي كود.

ما هي الأتمتة في ClickUp؟

تعد «أتمتة ClickUp» سير عمل قائمًا على القواعد يتولى إنجاز المهام الروتينية نيابة عنك. فبدلاً من إعادة تخصيص المهام وإرسال الإشعارات يدويًّا، ما عليك سوى تعريف القاعدة مرة واحدة. ثم يقوم ClickUp بتنفيذ تلك القاعدة في كل مرة يحدث فيها الحدث.

تتبع كل عملية أتمتة صيغة صارمة:

الأتمتة = المحفز + الشرط + الإجراء

على سبيل المثال، لنفترض أن مهمة ما انتقلت إلى حالة «المراجعة»، وأن أولويتها هي «عاجلة». يقوم ClickUp تلقائيًا بتعيينها إلى عضو الفريق المعني. هنا، يكون المشغل هو الانتقال إلى حالة «المراجعة»، بينما يكون الشرط هو الأولوية «العاجلة». أما الإجراء فهو إعادة التعيين. تدعم عملية أتمتة واحدة ما يصل إلى مشغل واحد و15 شرطًا و6 إجراءات. وهذا يسمح لقاعدة واحدة بإدارة سير عمل معقد.

يمكنك إنشاء عملية أتمتة بثلاث طرق.

كيف تختلف الأتمتة عن وكلاء الذكاء الاصطناعي؟

تعمل كل من الأتمتة ووكيل الذكاء الاصطناعي نيابة عنك. لكنهما يعالجان القرارات بطريقة مختلفة.

تتبع الأتمتة قاعدة صارمة وثابتة. فهي تتحقق من تطابق المشغل والشروط. وإذا تطابقا، فإنها تنفذ الإجراء نفسه بالضبط في كل مرة. ولا تحيد عن ذلك أبدًا، مما يجعلها مثالية للأعمال التي يمكن التنبؤ بها وتكرارها.

على العكس من ذلك، يقوم وكيل الذكاء الاصطناعي بتحليل السياق الكامل للمهمة قبل اتخاذ أي إجراء. فبدلاً من التحقق من مرشح محدد مسبقًا، يقوم بتفسير البيانات، مثل قراءة تقرير خطأ لتحديد الفريق الذي يجب أن يقوم بإصلاحه. إنها أداة تُستخدم عندما تتطلب المهمة حكمًا شبيهًا بالحكم البشري لا يمكن اختزاله إلى قاعدة من نوع «إذا حدث هذا، فسيحدث ذلك».

كيف تختلف الأتمتة في ClickUp عن عمليات التكامل؟

من السهل الخلط بين الأتمتة والتكامل لأنهما يظهران في نفس سير العمل. ومع ذلك، فإنهما يؤديان وظائف متعاكسة.

في الواقع، تعمل هاتان الميزتان معًا. حيث يربط التكامل بين ClickUp وتطبيقات مثل GitHub وSlack وHubSpot وGoogle Calendar أو البريد الإلكتروني لمزامنة الأحداث الخارجية. ثم تأخذ الأتمتة هذا الحدث وتقرر كيفية استجابة ClickUp له. على سبيل المثال، تحديث حالة المهمة تلقائيًا عندما يقوم مطور بدمج طلب سحب (pull request).

فيما يلي نظرة عامة على كيفية استفادة فرق التسويق والهندسة وإدارة المشاريع والوكالات من الأتمتة لتعزيز الإنتاجية.

20 مثالاً على الأتمتة في ClickUp حسب نوع سير العمل

يتضمن كل مثال من أمثلة الأتمتة أدناه صيغة ونوع محفز وإرشادات الإعداد خطوة بخطوة.

مقارنة سريعة: جميع أمثلة الأتمتة العشرين في ClickUp

استخدم الجدول أدناه للاطلاع على جميع أمثلة الأتمتة العشرين دفعة واحدة. ثم انتقل إلى القسم الذي يتناسب مع ما تحاول أتمتته.

تتولى عمليات أتمتة المهام السبع هذه الأعمال المتكررة التي يقوم بها كل فريق يوميًا: إعادة التخصيص، وإنشاء القوالب، وإضافة التعليقات، والأرشفة، وتحديد المواعيد. وهي تحافظ على تنظيم مساحة العمل الخاصة بك، بحيث لا يضطر أحد إلى القيام بدور «شرطي المرور».

1. إعادة تخصيص مهمة عندما تتغير حالتها إلى «مراجعة»

تقوم فرق المحتوى والتصميم والهندسة بتوجيه كل مخرجات العمل إلى مراجع مخصص. عادةً ما يعتمد هذا التسليم على تذكر المبدعين إخطار المكلف بالمهمة. وعندما ينسون ذلك، تتعطل المهام وتبقى في طي النسيان.

تنقل هذه القاعدة المهمة إلى قائمة انتظار المراجع عندما تتغير حالتها. يتلقى المراجع إشعارًا فوريًا؛ ويواصل منشئ المهمة عمله.

الصيغة: عندما تتغير الحالة إلى «مراجعة»، قم بتغيير المكلف بالمهمة إلى المراجع

نوع المشغل: الحالة

إليك كيفية الإعداد:

2. تطبيق قالب عند انتقال المهمة إلى قائمة جديدة

تتطلب عمليات تأهيل الموظفين الجدد وإطلاق الحملات والتخطيط للسبرينت أن تحتوي المهام على قوائم مراجعة أو هياكل مهام فرعية متطابقة. ويؤدي إرفاق هذه القوالب يدويًّا إلى إغفال بعض الخطوات وعدم اتساق سير العمل عبر فريقك.

تقوم هذه القاعدة بتطبيق القالب فور دخول المهمة إلى القائمة. تصل كل مهمة وهي منظمة بالكامل، مما يضمن بدء العمل على أساس متكامل بدلاً من البدء من الصفر.

الصيغة: عندما تنتقل مهمة إلى قائمتك، قم بتطبيق قالب المهمة الخاص بك

نوع المشغل: تم نقل المهمة إلى هذا الموقع

إليك كيفية الإعداد:

3. أضف تعليقًا عندما يتغير حقل الموافقة إلى «موافق عليه»

تتطلب سير العمل التي تعتمد بشكل كبير على الموافقات، مثل المراجعات القانونية، عمليات تسليم فورية. وبهذه الطريقة، يعرف الشخص التالي أن الدور قد حان عليه. تنشر هذه القاعدة تعليقًا وتضع علامة على المسؤول التالي بمجرد تغيير الحقل. كما تنشئ سجل موافقة مزودًا بختم زمني وتسلم العمل في خطوة واحدة.

الصيغة: عندما يتغير حقل «حالة الموافقة» إلى «موافق عليه»، قم بنشر تعليق يضع علامة على المسؤول التالي

نوع المشغل: الحقل

إليك كيفية الإعداد:

4. أرشِف المهمة عندما تنخفض أولويتها إلى «منخفضة»

يجب على فرق التقييم تنظيم قائمة المهام المتراكمة بانتظام للحفاظ على تركيز لوحة العمل على المهام ذات التأثير الكبير. فالعناصر ذات الأولوية المنخفضة تزدحم بها العروض النشطة وتطمس المهام العاجلة.

تعمل هذه القاعدة على نقل المهام إلى «قائمة الأرشيف» عندما تنخفض أولويتها إلى «منخفضة». ونتيجة لذلك، تظل لوحتك النشطة مرتبة، بينما تظل المهام المؤرشفة قابلة للبحث للرجوع إليها مستقبلاً. ادمج هذه القاعدة مع مراجعة دورية لقائمة المهام المتراكمة لضمان عدم إغفال العناصر المهمة.

الصيغة: عندما تتغير الأولوية إلى «منخفضة»، انقل المهمة إلى قائمة الأرشيف

نوع المشغل: الأولوية

إليك كيفية الإعداد:

5. تعيين تاريخ استحقاق تلقائيًا عند إنشاء مهمة

يجب على فرق الدعم وخدمة العملاء والامتثال الالتزام بالمواعيد النهائية عند وصول أي طلب. تضع هذه القاعدة تاريخ استحقاق لكل مهمة فور إنشائها. مما يحافظ على دقة لوحات المعلومات وعروض أعباء العمل منذ اليوم الأول.

الصيغة: عند إنشاء مهمة في قائمتك، قم بتعيين تاريخ استحقاقها على عدد محدد من الأيام

نوع المشغل: الإنشاء

إليك طريقة الإعداد:

6. تغيير الحالة إلى «مكتمل» عندما تصل المرحلة إلى «منشور»

تقوم فرق التسويق بتتبع حقل «المرحلة» (مسودة، قيد التحرير، منشور) بشكل منفصل عن حالة المهمة الرئيسية. تضمن هذه القاعدة التوافق بين الحقلين من خلال إغلاق المهمة بمجرد وصول المرحلة إلى «منشور».

الصيغة: عندما يتغير حقل «المرحلة» إلى «منشور»، قم بتغيير الحالة إلى «مكتمل»

نوع المشغل: الحقل

إليك كيفية الإعداد:

7. وضع علامة على المهمة عند عدم ملء حقل إلزامي

يجب أن تكون موجزات التصميم والمواصفات الهندسية وتفاصيل العميل جاهزة قبل بدء العمل. فبدون وجود ضوابط توجيهية، يبدأ أعضاء الفريق مهام تفتقر إلى السياق الأساسي، مما يؤدي إلى إهدار الجهد في أولويات خاطئة.

تتحقق هذه القاعدة من وجود أي معلومات ناقصة في بداية العمل وتطلبها تلقائيًا. وهي تكتشف المهام غير المكتملة في وقت مبكر، مما يقلل من الحاجة إلى إعادة العمل والتواصل المتكرر.

الصيغة: عندما يتغير الحالة إلى «قيد التنفيذ» ويكون حقل «رابط الملخص» فارغًا، قم بنشر تعليق لطلب الملخص

نوع المشغل: الحالة

إليك طريقة الإعداد:

تعد عمليات الموافقة وتسليم المهام من الأسباب التي تؤدي إلى تأخير سير العمل. فقد ينتهي أعضاء الفريق من إنجاز مهامهم، لكن الشخص التالي لا يعلم أن دوره قد حان. والأسوأ من ذلك، أن المهام تظل معلقة لأن أحداً لم يضع علامة عليها للمراجعة. تعمل هذه الأتمتات الست على إزالة فترة الانتظار بين انتهاء شخص ما من مهمته وبدء الشخص التالي لها.

8. توجيه مهمة للحصول على موافقة المدير بناءً على قيمة أحد الحقول

يجب على فرق الشؤون المالية والمشتريات الموافقة على النفقات التي تتجاوز مبلغًا محددًا. وعادةً ما تعتمد هذه العملية على قيام شخص ما بوضع علامة يدويًّا على البنود ذات القيمة العالية. وإذا فاتتهم علامة واحدة، فسيتم الموافقة على المهمة على المستوى الخاطئ.

تقوم هذه القاعدة بقراءة قيمة حقل مخصص وتقوم بتوجيه المهمة تلقائيًا.

الصيغة: عندما يتجاوز حقل «الميزانية» الحد الأدنى المحدد، قم بتغيير المسؤول إلى المدير وتغيير الحالة إلى «في انتظار الموافقة»

نوع المشغل: الحقل

إليك طريقة الإعداد:

9. منع إتمام المهمة في حالة عدم اجتياز اختبار ضمان الجودة

يجب اجتياز فحوصات الجودة قبل إغلاق أي مهمة. إذا اعتمدت على الذاكرة، فقد يقوم الموظفون بوضع علامة «مكتمل» على المهام قبل الأوان. هذه القاعدة تمنع حدوث هذا الخطأ.

إذا قام شخص ما بإغلاق مهمة قبل اجتيازها مرحلة ضمان الجودة، فإن القاعدة تعيد فتحها وتنشر تعليقًا. وهذا يحافظ على مستويات الجودة عالية دون الاعتماد على الذاكرة.

الصيغة: عندما تتغير الحالة إلى «مكتمل»، ولا يكون حقل «حالة ضمان الجودة» هو «ناجح»، قم بتغيير الحالة مرة أخرى إلى «قيد التقدم». بعد ذلك، انشر تعليقًا يشرح سبب التعطل

نوع المشغل: الحالة

إليك كيفية الإعداد:

10. تشغيل المهمة التالية عند انتهاء أحد الشروط المسبقة

في بعض الأحيان، تسير المشاريع وفقًا لترتيب صارم، مثل الكتابة قبل التحرير، أو التصميم قبل التنفيذ. في هذه السلاسل، تظل المهمة التالية معلقة لأن المسؤول عنها لا يعلم أن العائق الذي كان يعيقها قد تمت إزالته. تعمل هذه القاعدة على تعيين حالة المهمة التالية إلى «جاهزة» وإرسال تنبيه إلى المسؤول عنها.

الصيغة: عندما تتغير حالة المهمة المعوقة إلى «مكتملة»، قم بتغيير حالة المهمة التابعة إلى «جاهزة» وأبلغ المكلف بها

نوع المشغل: التبعية

إليك كيفية الإعداد:

11. إرسال بريد إلكتروني إلى العميل عندما ينتقل العمل إلى حالة «قيد التنفيذ»

يتعين على الوكالات وشركات الاستشارات إطلاع العملاء على آخر المستجدات دون منحهم حق الوصول الكامل إلى مساحة العمل. وعادةً ما يعني ذلك توقف العمل لكتابة رسالة بريد إلكتروني يدوية لإطلاع العملاء على آخر المستجدات.

تقوم هذه القاعدة بإرسال تلك الرسالة الإلكترونية نيابة عنك عند بدء العمل. وبذلك يظل العملاء على اطلاع تلقائيًا، ويظل فريقك مركزًا على المشروع.

الصيغة: عندما تتغير الحالة من «مهام» إلى «قيد التنفيذ»، يتم إرسال بريد إلكتروني إلى العميل

نوع المشغل: الحالة

إليك كيفية الإعداد:

12. إخطار الأطراف المعنية عند الانتهاء من كل مهمة فرعية

يقوم مديرو المشاريع بتتبع المخرجات المكونة من أجزاء متعددة، مثل حملة تضم خمسة عناصر. ويعد فحص كل مهمة فرعية لمعرفة متى تنتهي المجموعة بأكملها عملية بطيئة ومملة.

تُرسل هذه القاعدة تنبيهًا واحدًا فور إغلاق آخر مهمة فرعية. وبذلك، يصبح مدير المشروع على علم بأن الناتج النهائي جاهز بالكامل دون الحاجة إلى التحقق من كل جزء على حدة.

الصيغة: عندما يتم وضع علامة «مكتمل» على جميع المهام الفرعية، قم بإخطار قائمة المتابعين وانشر تعليقًا يفيد بأن الناتج جاهز للمراجعة

نوع المشغل: مهمة فرعية

إليك كيفية الإعداد:

13. استخدم قوالب مخصصة لكل مرحلة مع تقدم المشروع

تتطلب المشاريع متعددة المراحل، مثل عملية استقبال العملاء ومراحل البناء الرئيسية، قوائم مراجعة ووثائق متميزة. تعمل هذه القاعدة على تحميل قالب قائمة المراجعة الصحيح بمجرد دخول المهمة إلى مرحلة جديدة. تبدأ كل مرحلة بالهيكل الصحيح، دون الاعتماد على الذاكرة.

الصيغة: عندما تتغير الحالة إلى «المرحلة 2: التنفيذ»، قم بتطبيق نموذج قائمة مراجعة المرحلة 2

نوع المشغل: الحالة

إليك كيفية الإعداد:

تعمل الأتمتة داخل ClickUp على ربط مساحة العمل الخاصة بك بالأدوات والفرق الأخرى. وبهذه الطريقة، لن تضطر إلى نسخ البيانات يدويًّا. تغطي هذه الأمثلة السبعة سير العمل مع HubSpot وGitHub، والتعاون بين الأقسام المختلفة، والقواعد التي تم إنشاؤها باستخدام ClickUp Brain.

14. تحويل الصفقات في HubSpot إلى مهام مبيعات مخصصة

يستخدم مندوبو المبيعات HubSpot لإدارة الصفقات وClickUp لإدارة المهام. وعندما يربطون بين النظامين يدويًّا، فإنهم يعتمدون على ذاكرتهم، مما يؤدي غالبًا إلى ضياع الفرص الجيدة.

تقوم هذه القاعدة بإنشاء مهمة في ClickUp عند دخول صفقة إلى HubSpot وتعيينها إلى أحد مندوبي المبيعات. يحصل كل عميل محتمل على مهمة في غضون ثوانٍ، مما يحافظ على استمرارية مسار المبيعات.

الصيغة: عند إنشاء صفقة جديدة في HubSpot، قم بإنشاء مهمة في قائمة المبيعات الخاصة بك تتضمن تفاصيل الصفقة وقم بتعيينها إلى أحد مندوبي المبيعات

نوع المشغل: التكامل

إليك كيفية الإعداد:

15. ابدأ عملية التهيئة عندما يقبل المرشح العرض

تتولى فرق الموارد البشرية عملية التسليم بدءًا من التوظيف وحتى الإعداد للانضمام. وإذا اضطروا إلى إنشاء مهام جديدة يدويًّا، فسيتأخر بدء الإجراءات الورقية والإعدادات التقنية. تطلق هذه القاعدة سير عمل الإعداد للانضمام عندما يقبل المرشح العرض. فهي تنشئ المهمة، وتطبق القالب، وتعيّن المنسق.

الصيغة: عندما تتغير حالة مهمة في قائمة التوظيف إلى «العرض مقبول»، قم بإنشاء مهمة في قائمة التهيئة مع تطبيق نموذج التهيئة، وقم بتعيينها إلى منسق الموارد البشرية

نوع المشغل: الحالة

إليك كيفية الإعداد:

16. قم بتسليم المسودة إلى المحرر عند انتهاء الكاتب من كتابتها

تستخدم فرق المحتوى مسار عمل يمر من الكاتب إلى المحرر إلى الناشر. وقد تفشل عمليات التسليم هذه إذا نسي الكاتب إعادة تخصيص المهمة.

تقوم هذه القاعدة بإرسال المسودة إلى المحرر وتغيير الحالة إلى «قيد التحرير» عندما ينتهي الكاتب من عمله. نستخدم هذه القاعدة بالذات لبدء التحرير في وقت أبكر والحفاظ على سير العمل وفق الجدول الزمني المحدد.

الصيغة: عندما تتغير الحالة إلى «المسودة مكتملة»، قم بتغيير المكلف إلى المحرر وتغيير الحالة إلى «قيد التحرير»

نوع المشغل: الحالة

إليك كيفية الإعداد:

17. أضف الأخطاء التي أبلغ عنها العملاء إلى قائمة المهام المتأخرة لفريق الهندسة

تعمل فرق الدعم والهندسة في قوائم مختلفة. ولا يفيد تقرير الأخطاء المهندسين إلا إذا احتوى على السياق الصحيح. لكن مطالبة موظفي الدعم بالتنقل في مساحة عمل فريق الهندسة يؤدي إلى فقدان التفاصيل.

تنشئ هذه القاعدة مهمة مرتبطة في قائمة المهام المتأخرة للهندسة عندما يسجل فريق الدعم خطأً برمجياً. ويحصل المهندسون على تقارير منظمة، ويقوم كلا الفريقين بتتبع التقدم المحرز من خلال واجهاتهما الخاصة.

الصيغة: عندما يتم إنشاء مهمة في قائمة الدعم الخاصة بك، ويكون حقل «النوع» مساويًا لـ «خطأ»، قم عندئذٍ بإنشاء مهمة مرتبطة بها في قائمة المهام المتأخرة للهندسة مع نسخ التفاصيل إليها

نوع المشغل: الحقل

إليك كيفية الإعداد:

18. تحديث المهام تلقائيًا من عمليات الالتزام في GitHub

تحتاج فرق الهندسة إلى أن تنعكس أنشطة البرمجة في ClickUp دون الحاجة إلى تحديث المهام يدويًّا. تقرأ هذه القاعدة معرّف المهمة في التزام GitHub وتنقل المهمة إلى حالة «قيد التطوير». ثم تنشر رابط الالتزام كتعليق.

يعمل هذا النظام على التكامل الأصلي لـ ClickUp مع GitHub. يقوم المطورون بتسجيل التغييرات في الكود كالمعتاد، ويتمكن مديرو المشاريع من متابعة التقدم في الوقت الفعلي دون الحاجة إلى طلب تحديثات الحالة.

الصيغة: عندما يشير التزام GitHub إلى معرّف مهمة في ClickUp، قم بتغيير حالة المهمة إلى «قيد التطوير» وانشر تعليقًا يتضمن رسالة الالتزام والرابط

نوع المشغل: التكامل

إليك كيفية الإعداد:

19. أنشئ عمليات أتمتة بلغة إنجليزية بسيطة باستخدام ClickUp Brain

تجبرك أدوات الإنشاء التقليدية على تعلم المصطلحات الدقيقة الخاصة بالمحفزات والشروط والإجراءات قبل أن تتمكن من إنشاء قاعدة. ويؤدي هذا المنحنى التعلمي إلى إثناء معظم الأشخاص عن استخدامها. أما ClickUp Brain فيزيل هذا العائق.

صِف ما تريده بلغة بسيطة، وسيقوم الذكاء الاصطناعي بتكوين القاعدة لتتمكن من مراجعتها. يمكن لأعضاء الفريق غير التقنيين إنشاء قواعد معقدة دون الحاجة إلى دروس تعليمية، مما يساعد الفريق بأكمله على توفير الوقت.

كيف تعمل:

يقوم Brain بصياغة القاعدة لتتمكن من مراجعتها وتفعيلها. ولا يقوم أبدًا بنشر أي شيء دون استئذانك.

20. إنشاء ملخصات المهام تلقائيًا باستخدام حقل الذكاء الاصطناعي

يواجه أعضاء الفريق الذين يتولون مهامًا تحتوي على سلاسل تعليقات طويلة مهمة شاقة. فعليهم قراءة كل تحديث على حدة لمتابعة ما فاتهم. ويحل «حقل الذكاء الاصطناعي » هذه المشكلة.

عند إضافة هذا الحقل إلى قائمة، يقوم ClickUp Brain بكتابة ملخص متجدد لوصف المهمة والتعليقات والأنشطة المتعلقة بها. ثم يقوم بتحديث الملخص مع تغير المهمة، مما يوفر سياقًا فوريًا دون الحاجة إلى التعمق في سجل المهمة.

كيف تعمل: لا تستخدم هذه الميزة قاعدة «المحفز-الشرط-الإجراء» التقليدية. بل هي حقل ذكاء اصطناعي يعمل بشكل مستمر ويقوم تلقائيًا بتلخيص السياق. في حين أن المثال السابق يستخدم الذكاء الاصطناعي لإنشاء القواعد، فإن هذا المثال يستخدم الذكاء الاصطناعي للقيام بأعمال مستمرة داخل الحقل. وكلاهما يعملان بشكل أصلي على ClickUp Brain.

إليك كيفية الإعداد:

كيفية كتابة أتمتة مفيدة بالفعل

لقد اطلعت على 20 مثالاً. وإليك كيفية إنشاء سير العمل الخاص بك بحيث يوفر كل واحد منها الوقت.

لقد ذكرنا سابقًا أن كل عملية أتمتة تتبع صيغة واحدة: الأتمتة = المحفز + الشرط + الإجراء

قبل إنشاء قاعدة، قم بإخضاعها لاختبار واحد: حدد المهمة اليدوية التي تحل محلها. إذا كان بإمكانك تحديد خطوة يقوم بها شخص ما يدويًّا في الوقت الحالي، فإن الأتمتة تستحق الإنشاء. أما إذا لم تتمكن من تحديد تلك الخطوة، فأنت تقوم بأتمتة شيء لم يكن أحد يقوم به أصلاً. وبالتالي، فإن القاعدة لا تؤدي إلا إلى زيادة الفوضى.

الفرق بين القاعدة المفيدة والقاعدة المزعجة يكمن في مدى تحديدك للتفاصيل. قارن بين هذين المثالين:

تفشل الصيغ الغامضة الموجودة على اليسار لأنها لا تحدد أي حدث، أو أي مهمة، أو من الذي يتولى الخطوة التالية. أما الصيغة المحددة فتسمي المحفز بدقة، وتحدد المهام التي تتأثر به، وتنتهي بتسليم واضح إلى شخص محدد.

اكتب العناصر الثلاثة جميعها، وستعمل القاعدة تلقائيًا. أما إذا تركت أي عنصر منها غير مكتمل، فستتلقى إما تنبيهات بشأن مهام غير مهمة، أو ستحصل على عملية أتمتة لا تؤدي إلا إلى إحداث الارتباك.

وكما قال بيل غيتس في كتابه «الأعمال بسرعة الفكر»:

القاعدة الأولى لأي تقنية تُستخدم في الأعمال هي أن الأتمتة المطبقة على عملية فعالة ستضاعف من كفاءتها. والقاعدة الثانية هي أن الأتمتة المطبقة على عملية غير فعالة ستضاعف من عدم كفاءتها.

الفائدة التي ستجنيها: تعمل الأتمتة على نسخ عمليتك بالضبط، بما في ذلك الأخطاء. إذا كانت خطوة المراجعة تتضمن ثلاثة معتمدين غير ضروريين، فإن أتمتة هذه الخطوة ستوجه العمل عبر الثلاثة بشكل أسرع. قم أولاً بتخطيط سير العمل الذي تريده، ثم قلل العناصر الزائدة عن الحاجة، وأخيراً قم بأتمتة الخطوات المتبقية.

أين توجد الأتمتة: مساحة، مجلد، أم قائمة

بمجرد كتابة قاعدة معينة، فإن المستوى الذي تحددها عليه هو الذي يحدد مدى تأثيرها. اختر المستوى المناسب، وستتجنب تكرار نفس المنطق عبر المشاريع المختلفة.

إن توثيق عملياتك قبل إنشاء الأتمتة يضمن أن كل محفز وشرط وإجراء يتوافق مع خطوة حقيقية يتخذها فريقك.

يساعدك نموذج «العمليات والإجراءات» في ClickUp على تقسيم كل سير عمل إلى مراحل واضحة ومنظمة مع تحديد المسؤولين عنها. يمكنك تحديد المكان الذي يجب أن يتم فيه تشغيل الأتمتة ومن يجب أن يتسلم المهمة.

احصل على قالب مجاني

كيفية إنشاء وتوسيع نطاق الأتمتة في ClickUp

توضح الأمثلة العشرين المذكورة أعلاه ما يمكن أتمتته. يوفر لك ClickUp النظام اللازم لإنشاء تلك القواعد وتتبع تأثيرها. كما يربط سير العمل الخاص بك بالنتائج الفعلية، كل ذلك في مساحة عمل واحدة.

لوحات المعلومات: تتبع ما تقوم به عمليات الأتمتة الخاصة بك

كل عملية أتمتة توفر وقتًا لا يمكنك رؤيته ما لم تقم بقياسه. تستمد لوحات معلومات ClickUp البيانات مباشرةً من المهام النشطة لتظهر التغييرات التي تحدث.

استخدم «بطاقة الحساب» لتجميع الوقت المسجل قبل وبعد تفعيل القاعدة. أضف «مخطط الحالة» لترى مدى سرعة انتقال المهام عبر مراحل التسليم. يتم تحديث البيانات تلقائيًا، لذا لن تضطر إلى إنشاء مجموعة شرائح كل يوم جمعة لإثبات أن عمليات الأتمتة تعمل بشكل صحيح.

الحقول المخصصة: طبقة البيانات التي تدعم مشغلاتك

تتوقف دقة الأتمتة على دقة البيانات التي تستقيها. تخزن الحقول المخصصة القيم المنظمة، مثل القوائم المنسدلة والأرقام والتسميات، مباشرةً في المهام.

عندما تقوم بتعيين مشغل ليتم تنفيذه عند «ميزانية تزيد عن 5,000 دولار» أو شرط يتحقق من أن «حالة ضمان الجودة لم يتم اجتيازها»، فإن هذه القيم تأتي من الحقول المخصصة. وتظل البيانات محدثة لأن الأشخاص الذين يقومون بالعمل يقومون بتحديثها بشكل مستمر.

ClickUp Brain: إنشاء القواعد ومراجعتها باستخدام الذكاء الاصطناعي

لست بحاجة إلى حفظ صيغة «المحفز - الشرط - الإجراء». ما عليك سوى وصف ما تريده بلغة بسيطة، وسيقوم Brain بصياغة القاعدة. وبالإضافة إلى إنشاء سير العمل، يمكن لـ Brain تحديد فرص الأتمتة من خلال الإجابة على أسئلة مثل «ما هي سير العمل التي لا تزال تتضمن عمليات تسليم يدوية؟» مباشرةً من بيانات مساحة العمل الخاصة بك.

وعندما يحتاج سير العمل إلى أكثر من مجرد قاعدة ثابتة، يتولى «الوكلاء المتميزون» في ClickUp المهمة من حيث توقفت الأتمتة. فهم يقيّمون السياق، ويفسرون تفاصيل المهام، ويتخذون الإجراءات بناءً على حكم يشبه الحكم البشري. وبهذه الطريقة، تتولى الأتمتة الأعمال التي يمكن التنبؤ بها، بينما يتولى الوكلاء الباقي.

ابدأ بخطوات صغيرة، وتوسع بذكاء

كل عملية أتمتة هنا تحل محل خطوة يدوية. فهي تعالج حالات التسليم المنسية، أو التنبيهات التي فاتت، أو حقول المهام التي لم يتم تحديثها. وهنا تكمن القيمة الحقيقية. لست بحاجة إلى أتمتة كل شيء. بدلاً من ذلك، ركز على أعمال التنسيق غير المرئية التي تستهلك ساعات عمل فريقك كل أسبوع.

الطريقة بسيطة. اختر عملية تسليم واحدة تتعطل بشكل متكرر. أنشئ القاعدة على مستوى «القائمة». راقبها وهي تعمل على مهام حقيقية. وبمجرد أن تثق بها، انقلها إلى مستوى «المجلد» أو «المساحة». ثم اختر العملية التالية.

الفرق التي تتعامل مع الأتمتة كنظام حي تُنشئ مساحات عمل تزداد ذكاءً بمرور الوقت. الأمثلة العشرين المذكورة أعلاه ليست نظرية. فهي تعكس سير العمل الذي تستخدمه الفرق الحقيقية يوميًا، وكل واحد منها متاح في ClickUp.

ابدأ استخدام ClickUp مجانًا.

الأسئلة الشائعة حول الأتمتة في ClickUp

هل تعمل أتمتة ClickUp على المهام الحالية أم على المهام الجديدة فقط؟

لا يتم تشغيل الأتمتة إلا على الإجراءات التي تحدث بعد إنشاء القاعدة. وهي لا تغير المهام الموجودة بالفعل في القائمة. إذا كنت بحاجة إلى تطبيق المنطق على مهام أقدم، فيجب عليك تشغيل الحدث يدويًّا أو استخدام إجراء جماعي. ويُعد اختبار قاعدة جديدة على مهمة جديدة الطريقة الأكثر أمانًا للتأكد من أنها تعمل كما تتوقع.

لماذا لا تعمل أتمتة ClickUp الخاصة بي؟

الأسباب الأكثر شيوعًا هي شرط لم يتم استيفاؤه، أو مشغل لا يتطابق مع الحدث، أو إجراء يتعارض مع حالات قائمتك. تحقق من أن أسماء الحالات أو الحقول في القاعدة تتطابق تمامًا مع تلك الموجودة في تلك القائمة. على سبيل المثال، لن يتم تشغيل القاعدة التي تشير إلى «Done» في قائمة تستخدم «Complete» فقط. يمكنك أيضًا التحقق من سجل أنشطة الأتمتة لمعرفة ما إذا كانت قد تم تشغيلها وما الذي قامت به.

هل يمكن لأحد عمليات الأتمتة أن تؤدي إلى تشغيل عملية أخرى في ClickUp؟

نعم، يمكن أن يؤدي إجراء من عملية أتمتة ما إلى تشغيل عملية أتمتة أخرى. وهذا يتيح لك ربط القواعد عبر القوائم أو المراحل. هذه ميزة قوية، لكن يجب عليك مراقبتها عن كثب. فقد تؤدي سلاسل القواعد التي تم تخطيطها بشكل سيئ إلى حدوث حلقات لا نهائية أو نتائج سيئة. لذا، قم بإنشاء كل قاعدة واختبارها على حدة قبل ربطها ببعضها.

من في فريقي يمكنه إنشاء أو تعديل عمليات الأتمتة؟

تعتمد أذونات الأتمتة على دور المستخدم وحقه في الوصول إلى المساحة أو المجلد أو القائمة المحددة. لا يمكن للضيوف إنشاء عمليات أتمتة. ويحتاج الأعضاء إلى حق الوصول للتعديل في الموقع لإنشاء القواعد أو تغييرها. ولضمان اتساق القواعد على مستوى الفريق، اطلب من أحد المسؤولين تعيينها على مستوى المجلد أو المساحة بحيث لا يتمكن الأفراد من تغييرها.

هل يمكنني إيقاف الأتمتة مؤقتًا دون حذفها؟

نعم، يمكنك إيقاف تشغيل الأتمتة وإعادة تشغيلها دون فقدان إعداداتها. وهذا مفيد خلال فترات الذروة أو عمليات التدقيق أو استكشاف الأخطاء وإصلاحها. يعد إيقاف القاعدة مؤقتًا خيارًا أكثر ذكاءً من حذفها عند اختبار الأخطاء. راجع القواعد النشطة بشكل متكرر وقم بإيقاف أي قاعدة لم تعد بحاجة إليها.

هل ستقوم الأتمتة بالتراجع عن التغيير إذا ارتكبتُ خطأً؟

لا، لا تحتوي الأتمتة على زر «تراجع». يتم تنفيذ الإجراء على الفور، مثل نقل 50 مهمة إلى قائمة أخرى. إذا حدث خطأ في تطبيق إحدى القواعد، فيجب عليك التراجع عن التغييرات يدويًّا أو إنشاء قاعدة جديدة لإصلاح المشكلة. ولهذا السبب، فإن الانضباط في تحديد النطاق أمر مهم. قم بإجراء الاختبار على مستوى القائمة أولاً، حتى لا تؤثر القاعدة الخاطئة إلا على عدد قليل من المهام.

هل أتمتات ClickUp مجانية، وكم عددها المتاح لي؟

نعم، تتوفر الأتمتة في جميع الخطط، بما في ذلك الخطة المجانية إلى الأبد (Free Forever)، التي تشمل 5 عمليات أتمتة نشطة و100 إجراء شهريًا. ترفع الخطة «Unlimited» هذا العدد إلى 500 عملية أتمتة نشطة و1,000 إجراء شهريًا، بينما توفر خطة «Business» عددًا غير محدود من عمليات الأتمتة النشطة مع 10,000 إجراء شهريًا. يُحسب كل تشغيل لقاعدة ما كإجراء واحد، ويتم إعادة تعيين الحد الخاص بك في الأول من كل شهر (بتوقيت المحيط الهادئ). يمكنك شراء المزيد من الإجراءات في الخطط الأعلى إذا نفد رصيدك.