في عالم الأعمال سريع الوتيرة، تُعد الإدارة الفعالة للاجتماعات أكثر من مجرد وسيلة راحة - إنها ضرورة.
وسواء كنت تنسق مع فريق عمل عن بُعد أو تقوم بجدولة اجتماعات بين الأقسام، فإن الحل المناسب لإدارة الاجتماعات يمكن أن يُحدث فرقاً كبيراً. لمساعدتك في العثور على أفضل برنامج لإدارة الاجتماعات يلبي احتياجاتك، قمنا بتجميع قائمة بأفضل 25 خياراً في عام 2024.
من المساعدة المدعومة بالذكاء الاصطناعي إلى ميزات الجدولة البديهية، تم تصميم هذه الأدوات من أجل تحسين اجتماعاتك لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية والمشاركة.
أفضل 25 نظام برمجيات لإدارة الاجتماعات
حل برمجيات إدارة الاجتماعات هو أداة رقمية تتيح للأفراد والفرق تخطيط الاجتماعات وتنظيمها وإجراء الاجتماعات وتسجيل النتائج.
فيما يلي بعض من أفضل برامج إدارة الاجتماعات المتاحة اليوم:
1. ClickUp - الأفضل لإدارة الاجتماعات بالذكاء الاصطناعي
توليد دقة ملاحظات الاجتماع دون عناء باستخدام تقنية ClickUp المدعومة بالذكاء الاصطناعي
ClickUp هي واحدة من الأعلى تصنيفًا برنامج إدارة الاجتماعات و أدوات الإنتاجية تستخدمها الفرق المنتجة في جميع أنحاء العالم. سواء كنت تريد تدوين ملاحظات الاجتماعات إدارة إيقاع الاجتماع أو تحديد عناصر الإجراء ، يمكنك القيام بكل ذلك باستخدام برنامج واحد: ClickUp! 😄
إليك السبب في أن ClickUp يجب أن يكون خيارك رقم 1 لأفضل برنامج لإدارة الاجتماعات:
تعزيز الاجتماعات باستخدام الذكاء الاصطناعي
يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي أن تجعل الاجتماعات أكثر كفاءة. أدوات اجتماعات الذكاء الاصطناعي يمكن أن توفر الوقت والطاقة والمال، لذا فإن الأمر يستحق أن تجد ما يناسبك. 🤩
يمكن استخدام ClickUp Brain لتلخيص ملاحظات الاجتماعات، وإنشاء عناصر العمل التي يمكنك تحويلها إلى مهام في لحظات، وإنشاء جداول أعمال الاجتماعات، وغير ذلك الكثير. على الفور تحويل ملاحظات اجتماعك إلى قوائم مهام يوفر الوقت ويجعل فريقك مسؤولاً، ويحافظ على مستويات إنتاجية الفريق عالية.
إليك بعض ميزات ClickUp الأخرى:
- النقر فوق المفكرة لكتابة ملاحظات الاجتماع ولتحويلها إلى مهام لاحقًا
- السبورة البيضاء*/%ref للعصف الذهني، وتدوين الملاحظات، وتخطيط المشاريع، وغير ذلك الكثيرالمشاهدات .
الميزات الرئيسية لـ Microsoft Teams
- مؤتمرات الفيديو لجعل اجتماعات الفريق أكثر خصوصية
- السبورة الرقمية للتعاون في الأفكار
- إمكانية مشاركة الشاشة
- يتكامل مع أفضل برامج إدارة الاجتماعات الأخرى مثلكليك أب #### مايكروسوفت تيمز التسعير
يتوفر Microsoft Teams مجاناً. وتبدأ الخطط المدفوعة من 5 دولارات لكل مستخدم شهرياً ضمن مايكروسوفت أوفيس اشتراك 365.
تقييمات عملاء MS Teams
- Capterra: 4.4/5 (أكثر من 5600 تقييم)
- G2: 4.3/5 (أكثر من 11200 تقييم)
10. السياق التشعبي - الأفضل لإنشاء جداول أعمال الاجتماعات
عبر السياق التشعبي
/مرجع/ https://hypercontext.com/ السياق التشعبي /%href/
هو موطن لجميع تفاصيل اجتماعك - ما وراء التاريخ والوقت. يمكنك أن تحدد منذ البداية سبب اجتماعك وما يجب مناقشته وتحميل الجميع المسؤولية.
وباستخدام Hypercontext، يمكن للفرق التعاون في جداول أعمال الاجتماعات، والوصول إلى مئات من بادئات المحادثات المخصصة، وتوثيق القرارات، وتتبع الأهداف، وتبادل الملاحظات باستمرار. وبهذه الطريقة، يمكنك تقليل الأعمال الإدارية والتركيز على الأمور المهمة.
الميزات الرئيسية لـ Hypercontext
- إرسال ملاحظات الاجتماع تلقائياً بعد كل اجتماع
- التعاون في جداول أعمال الاجتماعات
- تقليل العبء المعرفي من خلال 100s من قوالب بدء المحادثات وجدول الأعمال
- التكامل مع سير عملك الحالي: تقويم Google وتقويم Google وMS و Chrome و Slack و Zapier و Google Meet والمزيد
تسعير السياق التشعبي
لدى Hypercontext خطة مجانية للأبد. تبدأ الخطط المدفوعة من 5 دولارات/مستخدم/شهرياً لأول 5 مستخدمين و7 دولارات/مستخدم/شهرياً للفرق الأكبر.
تقييمات عملاء Hypercontext
- Capterra: 4.8/5 (أكثر من 15 تقييم)
- G2: 4.3/5 (أكثر من 30 تقييم)
11. NetSuite - الأفضل لتخطيط موارد المؤسسة
عبر NetSuite
NetSuite هي أداة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تتيح لك التعامل مع جميع عملياتك الخلفية المهمة والعمليات المالية في السحابة.
لماذا هو على هذه القائمة؟
يوفر NetSuite تدفقًا سلسًا للمعلومات عبر أعضاء الفريق عن بُعد، وهو عبارة عن مجموعة موحدة لإدارة الأعمال.
يتيح لك NetSuite CRM أيضًا إدارة الأنشطة اليومية من الأجهزة المحمولة مثل إعداد تذكيرات التقويم لاجتماعات الفريق، وتسجيل ملاحظات المكالمات، وإرسال الجداول الزمنية، وما إلى ذلك.
ولكن هذا البرنامج يأتي بسعر باهظ.
الميزات الرئيسية لـ NetSuite
- مشاركة خزانة الملفات الافتراضية وربط المستندات المهمة
- تطبيق الهاتف المحمول لمهام الإدارة
- أداة التحليلات وإعداد التقارير BI
- مخطط جانت للحصول على حالة المشروع في الوقت الفعلي
تسعير NetSuite
تبلغ تكلفة Netsuite 499.00 دولارًا شهريًا.
تقييمات عملاء NetSuite
- Capterra: 4.1/5 (أكثر من 700 تقييم)
- G2: 3.9/5 (أكثر من 1200 تقييم)
12. نيكستيفا - أفضل نظام هاتف سحابي
عبر نيكستيفا
نيكستيفا هو نظام لإدارة الاجتماعات يتيح لك التحدث إلى أي شخص من خلال الهاتف أو الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني أو الرسائل الفورية.
إنه برنامج رائع لإدارة الاجتماعات عبر الإنترنت مع نظام الهاتف السحابي لمراكز الاتصال وخدمات العملاء لتبسيط الاتصالات التجارية.
ومع ذلك، يمكن أن يواجه برنامج الحجز هذا مواطن الخلل، مثل انقطاع المكالمات، وفصل الهاتف عن الخدمة، وفقدان الحزم الصوتية.
Nextiva الميزات الرئيسية
- يدعم اجتماعات الفيديو والصوت
- مشاركة الشاشة المشفرة ومشاركة الملفات
- يوفر بثاً مباشراً واستضافة ندوات عبر الإنترنت
- سهولة إدارة التذاكر
تسعير #### Nextiva
تبدأ خطة Nextiva من 30.95 دولارًا أمريكيًا لكل مستخدم شهريًا.
تقييمات عملاء Nextiva
- Capterra: 4.2/5 (180+ تقييم)
- G2: 4.3/5 (أكثر من 300 تقييم)
13. أودو - الأفضل للمناقشات في القنوات العامة
عبر أودو
أودو هو برنامج قوي آخر لاجتماعات مجلس الإدارة يتيح لك تنظيم المناقشات على جميع مستويات مؤسستك.
باستخدام أداة إدارة الاجتماعات هذه، يمكنك بدء المناقشات مع القنوات العامة، والتعامل مع المهام، وما إلى ذلك.
على الجانب السلبي، لا يعمل Odoo بشكل جيد مع البرامج الأخرى. قد يكون دمجها مع تطبيقاتك مهمة في حد ذاتها.
ميزات أودو الرئيسية
- موجز الأخبار للحصول على نظرة عامة على المناقشات
- نافذة منبثقة لمتابعة الدردشة داخل مساحات العمل الأخرى
- مجموعات خاصة لدعوة مجموعة مختارة من الأشخاص
- إشعارات مخصصة
تسعير أودو
استخدم أي تطبيق فردي من تطبيقات Odoo مجاناً. لاستخدام أكثر من تطبيق واحد من برنامج إدارة مجلس الإدارة هذا، سيتعين عليك دفع 5 دولارات/مستخدم شهرياً فأكثر.
تقييمات عملاء أودو
- Capterra: 4.2/5 (أكثر من 400 تقييم)
- G2: 4.2/5 (أكثر من 160 تقييم)
14. Pipedrive - الأفضل لفرق المبيعات
زيارة Pipedrive
Pipedrive هو أداة اجتماعات عبر الإنترنت التي تساعد في إعداد مراحل خط أنابيب المبيعات الخاصة بك والتركيز على إجراءات المبيعات مثل المكالمات الهاتفية والاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني، إلخ.
يمكنك تتبع Sales Goals مع تقارير في الوقت الفعلي ودمج الأداة مع تطبيقاتك المفضلة للعمل بالطريقة التي تريدها.
ومع ذلك، لا يمكنك التبديل بسرعة بين جهات الاتصال في القائمة. تحتاج إلى العودة إلى صفحة القائمة الرئيسية في كل مرة.
قد ترغب في البحث في مكان آخر إذا كنت ترغب في زيادة مبيعاتك بشكل أسرع. 🏎️
الميزات الرئيسية لـ Pipedrive
- نماذج الدردشة الآلية المخصصة ونماذج الويب
- تتبع المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني وسجل جهات الاتصال
- أتمتة المهام الإدارية المتكررة
- رؤى وتقارير لقياس أداء الشركة
تسعير Pipedrive
تبدأ خطة التسعير من 12.50 دولاراً لكل مستخدم شهرياً.
تقييمات عملاء Pipedrive
- Capterra: 4.5/5 (أكثر من 2300 تقييم)
- G2: 4.3/5 (أكثر من 1300 تقييم)
15. بلوتيو - الأفضل لتتبع الوقت
عبر بلوتيو
بلوتيو هو برنامج اجتماعات شامل لإدارة المشاريع والتواصل مع فرق العمل ومشاركة الملفات وما إلى ذلك.
وإلى جانب عقد المؤتمرات، يتيح أيضاً إمكانية تتبع الوقت ويحتوي على صندوق بريد غني بالميزات للحفاظ على تنظيم الاتصالات.
ومع ذلك، فإن هذا البرنامج ليس بديهيًا للغاية.
أي شخص يبحث عن أ Plutio Alternative ?
ميزات بلوتيو الرئيسية
- لوحات تحكم وبوابات عملاء قابلة للتخصيص
- المهام المتكررة والتذكيرات
- تتبع فوري للوقت
- رسائل في الوقت الفعلي ورسائل بريد إلكتروني مدمجة
تسعير بلوتيو
تبدأ خطة بلوتيو الأساسية من 15 دولاراً شهرياً.
تقييمات عملاء بلوتيو
- Capterra: 4.6/5 (أكثر من 130 تقييم)
- G2: 4.4/5 (أكثر من 30 تقييم)
16. سكورو - الأفضل لإدارة العمل
عبر سكورو
سكورو هو برنامج لإدارة العمل من البداية إلى النهاية لتتبع كل شيء مثل المشاريع والمبيعات وإنتاجية الفريق.
وهو يتكامل مع تطبيقات إدارة الاجتماعات الأخرى مثل Slack للسماح بتعاون الفريق. يمكنك أيضًا مزامنته مع التقويم الخاص بك لجدولة الاجتماعات.
ومع ذلك، لا يحقق Score نتائج كبيرة في تخصيص سير العمل.
ربما حان الوقت لتسجيل نقاط جيدة Scoro Alternative . 👀
الميزات الرئيسية لـ #### سكورو
- مخطط السحب والإفلات (لوحة مهام كانبان)التقويمات المشتركة .
تكبير #### الميزات الرئيسية
- مؤتمرات الفيديو والمراسلة عبر أي جهاز
- قابلة للتطوير حتى 50,000 شخص في ندوة فيديو حية عبر الإنترنت
- أوامر صوتية لغرف Zoom (مؤتمرات افتراضية)
- Zoom integrates with popular apps مثل Slack و ClickUp
تسعير #### Zoom
لدى Zoom خطة مجانية. وتبدأ الباقة المدفوعة من 14.99 دولاراً لكل مستخدم شهرياً.
تقييمات عملاء #### Zoom
- Capterra: 4.6/5 (أكثر من 9100 تقييم)
- G2: 4.5/5 (أكثر من 39100 تقييم)
22. الحبوب - الأفضل لتسجيل الفيديو
عبر الحبوب Grain يحول اجتماعات الفيديو إلى أكثر الأصول قيمة لشركتك من خلال تمكين الفرق من تسجيل الاجتماعات بسهولة، وإنشاء مقاطع فيديو بارزة قابلة للمشاركة، وبناء المعرفة من جميع المحادثات.
قم بنسخ الاجتماعات المسجلة مباشرةً والمسجلة مسبقاً، وقص أهم اللحظات ومشاركتها، وأنشئ مكتبة مشتركة لفريقك بأكمله لحفظ الرؤى من اجتماعاتهم المسجلة والبحث عنها والوصول إليها - في أي وقت ومن أي مكان.
تستخدم الشركات Grain كمصدر للحقيقة لزيادة الإيرادات من خلال تحسين البيع، والتقاط صوت العميل، وتوظيف مواهب أفضل، والتقاط رؤى قيمة لفرق المنتجات والأبحاث.
الميزات الرئيسية لـ #### Grain
- قص الرؤى من الاجتماعات ومشاركتها - مع تعليقاتك التوضيحية في الوقت الفعلي.
- البحث عبر المحادثات باستخدام الكلمات الرئيسية.
- التسجيل التلقائي لاجتماعاتك حتى عندما لا تكون أنت المضيف.
- ضغط اجتماع مدته 60 دقيقة إلى ملخص فيديو مدته 3 دقائق يمكن للآخرين مشاهدته.
- أنشئ مكتبة فيديو لتنظيم واكتشاف أبرز الأحداث والقصص والتسجيلات المنشورة لفريقك.
تسعير الحبوب
لدى Grain خطة أساسية مجانية تسمح لك بتسجيل وحفظ وتدوين ما يصل إلى 5 ساعات من اجتماعات الفيديو. تبدأ الخطة المدفوعة من 19 دولارًا أمريكيًا للمستخدم شهريًا وتوفر تخزينًا غير محدود للفيديو والنسخ وميزات أخرى.
تقييمات عملاء Grain
- ProductHunt: 5/5 (20 تقييمًا)
- G2: 4.6/5 (4 تقييمات)
23. Fellow.app - الأفضل لملاحظات الاجتماعات
عبر Fellow.app تطبيق Fellow.app هو المكان الذي تجتمع فيه الفرق لعقد اجتماعات فريق مثمرة واجتماعات جماعية مثمرة و1:1 ذات مغزى، وتسجيل القرارات، وإبقاء بعضهم البعض مسؤولين.
من خلال الاندماج في عشرات التطبيقات، مثل Zoom وSlack وتقويم Google، إلى منصات الموارد البشرية، يستبدل Fellow دفتر الملاحظات الورقي بجداول أعمال وملاحظات الاجتماعات التعاونية.
يمكنك تعيين عناصر العمل و طلب ملاحظات التي تنتج عن اجتماعاتك لبناء عادات اجتماعات رائعة.
الميزات الرئيسية
- تتبع عناصر العمل للحفاظ على تنظيم فريقك وتحميله المسؤولية.
- بناء عادات اجتماعات رائعة من خلال جداول الأعمال التعاونية وتدوين الملاحظات في الوقت الفعلي.
- استخدم معرض قوالب الاجتماعات لجميع أشكال الاجتماعات.
- طلب أو جمع الملاحظات في الوقت الفعلي من فريقك.
تسعير
Fellow مجاني لـ 10 مستخدمين كحد أقصى. الخطة الاحترافية هي 5 دولارات لكل مستخدم شهرياً، وتتوفر أيضاً خطط بأسعار مخصصة.
تقييمات عملاء Fellow
- Capterra: 4.9/5 (أكثر من 25 تقييمًا)
- G2: 4.7/5 (أكثر من 500 تقييم)
24. بودكاستل - الأفضل للبودكاست
عبر بودكاستل
بودكاستل عبارة عن منصة إنشاء صوتية مع برنامج رائع عبر الإنترنت ميزة مقابلة بودكاست عن بعد التي تتيح لك بدء اجتماع مع ما يصل إلى عشرة مشاركين وتسجيل كل منهم محلياً بأعلى جودة صوتية.
أفضل ما في الأمر أن بودكاستل يحتوي على خاصية التسجيل والتحرير متعدد المسارات، مما يعني أنك إذا قررت لاحقًا تحرير اجتماعك، فسيكون ذلك سهلًا للغاية.
ميزات بودكاستل الرئيسية
- تسجيل محلي عالي الجودة لضيوفك
- تقنية قائمة على السحابة
- تسجيل وتحرير متعدد المسارات
- واجهة بسيطة وسهلة الاستخدام
تسعير #### بودكاستل
بودكاستل لديه خطة مجانية. تبدأ الخطط المدفوعة من 14.99 دولارًا شهريًا.
تقييمات عملاء بودكاستل
- Capterra: غير متاح
- ج2: غير متاح
25. nTask - الأفضل لتحديد أولويات المهام
عبر nTask
nTask هي أداة لإدارة المهام تساعدك على التركيز على المهام المهمة وتحديد أولوياتها وإنجاز المزيد من المهام.
يساعدك nTask في إدارة الاجتماعات من خلال إعطائك نظرة عامة على الاجتماعات والمهام القادمة، مما يتيح لك استباق جميع التزاماتك والبقاء على رأس كل التزاماتك. يمكنك أيضًا تعيين تذكيرات أو تعيين المهام لأعضاء الفريق أو تتبع الوقت باستخدام مؤقت nTask حتى لا يفوتك أي شيء.
nTask الميزات الرئيسية
- جدولة الاجتماعات
- ميزات التسجيل والتدوين
- تكامل لإدارة المشاريع بسهولة والتعاون مع زملائك في الفريق
تسعير #### nTask
- قسط: 3 دولارات شهرياً تُدفع سنوياً
- الأعمال: 8 دولارات شهريًا يتم دفعها سنويًا
- المؤسسات: اتصل بالفريق
nTask تقييمات العملاء
- G2: 4.5/5 (أكثر من 17 تقييم)
- Capterra: 4.2/5 (أكثر من 100 تقييم)
أساسيات أداة إدارة الاجتماعات
1. ما هي إدارة الاجتماعات؟
تتضمن إدارة الاجتماعات تيسير المناقشات المثمرة وإدارة وقت الجميع بكفاءة لتحقيق أهداف الفريق. ويشمل ذلك إدارة الأنشطة قبل الاجتماع وأثناءه وبعده.
والآن، قد تعقد كل منظمة اجتماعات للتخطيط أو لحل المشاكل. وبالمثل، قد تعقد اجتماعًا لمجلس الإدارة لاتخاذ قرارات مهمة للشركة.
عندما يتعلق الأمر بالمؤسسات الكبيرة، تكون إدارة الاجتماعات أكثر تعقيدًا.
وهنا يأتي دور إدارة اجتماعات المؤسسات.
تغطي إدارة الاجتماعات المؤسسية جميع الأنشطة المتعلقة بالاجتماعات مثل وضع جدول الأعمال وتخطيط الجدول الزمني وإعداد الميزانية, Work Management ونشر محاضر الاجتماعات وإعداد التقارير.
إذا كنت ترغب في عقد اجتماعات مثمرة، فهناك بعض الخطوات الأساسية التي يجب اتباعها.
2. ما هي الخطوات الست للإدارة الفعالة للاجتماعات؟
فيما يلي الخطوات الست التي يجب عليك اتخاذها قبل الاجتماع وأثناءه وبعده من أجل إدارة فعالة للاجتماع:
أ. قبل الاجتماع
قبل الاجتماع، يجب أن يكون لديك جدول أعمال جاهز، وتحديد الحضور، وإرسال الدعوات. وإليك الطريقة:
الخطوة 1: تخطيط جدول أعمال الاجتماع
جدول أعمال الاجتماع هو قائمة بالأنشطة والمناقشات التي ستتناولها في اجتماعك. إنها نقطة البداية والعنصر الأكثر أهمية في أي تفاعل جماعي.
عادة ما يكون قادة الفريق مسؤولين عن جدولة جدول أعمال الاجتماع ووضع جدول أعمال الاجتماع.
وهو ما يطرح السؤال التالي: كيف تضع جدول أعمال الاجتماع؟
سواء كنت شركة صغيرة أو متوسطة الحجم أو مؤسسة، إليك كيفية كتابة جدول أعمال الاجتماع:
- حدد الهدف من الاجتماع: ضع هدفاً واضحاً وقابلاً للتحقيق للحفاظ على تركيز الاجتماع. على سبيل المثال، يمكن أن يكون "وضع سياسة العمل من المنزل" جدول أعمال لاجتماع الموارد البشرية الخاص بك
- اطلب المدخلات: يمكن لفريقك اقتراح مواضيع للمناقشة. يمكنك بعد ذلك اختيار ما يجب تضمينه في جدول أعمال اجتماعك. بالنسبة لسياسة العمل من المنزل، يمكن أن تكون "الأيام التي يمكنك فيها العمل من المنزل"، و"التوقيت"، وما إلى ذلك.
- ضع قائمة بالأسئلة: بمجرد أن يكون لديك بعض المواضيع، ضع قائمة بالأسئلة التي ستدفعك للمناقشة. بالنسبة للموارد البشرية، يمكن أن تكون أسئلة العمل من المنزل "من المؤهل لسياسة العمل من المنزل؟" أو "كيف سنقيس وقت العمل؟
- تحديد الغرض من كل مهمة: يتضمن الاجتماع عدة مهام مثل مشاركة المعلومات أو طلب المدخلات أو اتخاذ القرارات. في مثال الموارد البشرية، يمكن أن تكون المهمة الأولى مشاركة المعلومات حول سياسة العمل من المنزل. وسيكون البند الأخير من جدول الأعمال هو اتخاذ قرارات حول كيفية تنفيذ سياسة العمل من المنزل
- قم بإنشاء ميزانية زمنية: تقدير الوقت الذي سيتم إنفاقه على كل موضوع أو بند عمل. بالنسبة لاجتماع الموارد البشرية، يمكنك إبقاء مقدمة سياسة العمل من المنزل قصيرة وتخصيص المزيد من الوقت لطلب المدخلات. سيساعد ذلك على إبقاء اجتماع الفريق على المسار الصحيح وضمن الإطار الزمني المحدد
- حدد القادة للموضوعات: إذا كنت تستضيف اجتماعًا لمجلس الإدارة مع العديد من قادة الاجتماع، فحدد الأشخاص الذين سيتناولون الموضوعات الخاصة بكل منهم. في مثالنا، سيقوم مديرو الموارد البشرية بتقديم السياسة. ولكن سيتم اتخاذ القرار من قبل الرؤساء التنفيذيين ومدراء العمليات في الشركة.
- قم بتضمين وقت المراجعة: خصص وقتًا في جدول أعمال الاجتماع لمراجعة المعلومات التي تمت مشاركتها أو القرارات التي تم اتخاذها. وهذا يساعد على تلخيص الاجتماع ووضع جدول أعمال الاجتماع التالي.
الخطوة 2: تحديد الحاضرين في الاجتماع
حدد من يحتاج إلى حضور اجتماع الفريق.
من الناحية المثالية، يجب عليك تحديد عدد المشاركين في الاجتماع لإبقاء المناقشات في مسارها الصحيح.
على سبيل المثال، لا تحتاج إلى موظفين من قسم تكنولوجيا المعلومات في اجتماع يناقش سياسات الموارد البشرية. ومع ذلك، يمكنك مع ذلك، يمكنك مشاركة محضر الاجتماع مع الجميع لإبقائهم على اطلاع دائم.
الخطوة 3: تحديد الأدوار والمسؤوليات
حدد بوضوح الأدوار واذكر ما إذا كانت هناك حاجة إلى أي تحديثات من الحاضرين خلال الاجتماع. بهذه الطريقة، يعرف كل حاضر ما يتعين عليه القيام به.
الخطوة 4: إنشاء الدعوة للاجتماع وإرسالها
يجب أن تتضمن الدعوة جدول الأعمال ومدة الاجتماع والتاريخ والوقت والمكان. حدد موعدًا للاجتماع في التاريخ والوقت المناسبين لكل الحاضرين.
بالإضافة إلى ذلك، إذا كان المشاركون في الاجتماع حاضرين فعلياً، اذكر قاعة الاجتماع.
إذا كان حدث افتراضي أو اجتماع الفريق عن بُعد أضف الرابط إلى غرفة الاجتماع والتفاصيل الأخرى ذات الصلة.
ب. أثناء الاجتماع
أثناء انعقاد الاجتماع، عيّن مدوّن ملاحظات لتسجيل محضر الاجتماع.
الخطوة 5: إنشاء محضر الاجتماع وأرشفته
يجب أن يبدأ المدون في توثيق الاجتماع بمجرد بدء المناقشة.
ويمكنه إما تدوين الملاحظات المكتوبة أو استخدام برنامج إدارة اجتماعات المؤسسة لتدوين المناقشات وعناصر الإجراءات.
وسيتضمن محضر الاجتماع أيضاً العضو المسؤول عن كل بند من بنود العمل والتاريخ المتوقع لبدء العمل.
بمجرد أن يراجع الجميع محاضر الاجتماع، يمكنك أرشفتها في مجلد مشترك لتبقى متاحة للجميع في أي وقت.
ج. بعد الاجتماع
بمجرد الانتهاء من المناقشات واتخاذ القرارات، إليك ما عليك القيام به بعد ذلك:
الخطوة 6: جدولة اجتماعات المتابعة
تحقق مما إذا كنت بحاجة إلى جدولة اجتماع متابعة. سيعتمد ذلك فقط على بنود العمل وخطواتها التالية التي تم تحديدها خلال الاجتماع.
الآن أنت تعرف الخطوات المتبعة في إدارة الاجتماعات. عظيم!
لكن إدارة الاجتماعات على مستوى المؤسسة هي لعبة كرة قدم مختلفة.
3. كيف يمكنك إجراء اجتماعات على مستوى المؤسسة؟
يجب أن تكون جدولة الاجتماعات على مستوى المؤسسة فعالة من حيث التكلفة ومنتجة باستخدام برنامج إدارة الاجتماعات!
يمكن أن يساعدك في أتمتة أنشطة ما قبل الاجتماعات، وإدارة الجداول الزمنية، وإرسال الدعوات، وصياغة جداول الأعمال، وتدوين محاضر الاجتماعات، وغير ذلك الكثير.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعدك في إدارة سير العمل.
يعد برنامج إدارة الاجتماعات أمرًا حيويًا أيضًا للمؤسسات لأنها تحتاج إلى التنسيق مع فرق العمل عن بُعد المنتشرة في جميع أنحاء العالم_
إدارة اجتماعات الفريق باستخدام برنامج إدارة الاجتماعات
في عالم الأعمال سريع الخطى اليوم، أصبحت الإدارة الفعالة للاجتماعات أكثر أهمية من أي وقت مضى.
سواء أكنت تقود فريقًا صغيرًا أو مؤسسة بأكملها، فإن دمج نهج منظم مع برنامج مناسب لإدارة الاجتماعات يمكن أن يبسط عملياتك، ويجعل الاجتماعات أكثر هدفا، ويدفع مؤسستك نحو مزيد من النجاح. قم بتنفيذ هذه الأدوات والاستراتيجيات لتحويل اجتماعاتك من التزامات مستهلكة للوقت إلى محفزات قوية لنمو الشركة والابتكار.
جرّب انقر فوق الاجتماعات اليوم