Bạn đã từng sử dụng Google Forms. Có lẽ bạn cũng đã từng sử dụng Microsoft Forms. Cả hai đều đơn giản, miễn phí và làm đúng như những gì chúng hứa hẹn: thu thập phản hồi.
Nhưng đó chính là vấn đề. Chúng thu thập dữ liệu, nhưng không cho phép bạn xử lý dữ liệu đó ngay trong giao diện của chúng. Mỗi khi có một bài nộp/gửi đến, vẫn cần có người chuyển dữ liệu đó đi nơi khác, tạo và theo dõi các công việc, đồng thời xác định bước tiếp theo. Mỗi lần như vậy.
Theo Deloitte, việc chuyển đổi giữa các ứng dụng đã khiến nhân viên mất 32 ngày mỗi năm. Mỗi bước thủ công giữa việc gửi biểu mẫu và thực hiện hành động đều góp phần làm tăng số ngày đó.
Vậy, công cụ tạo biểu mẫu nào thực sự đáng sử dụng? Và liệu có công cụ nào tốt hơn không? Hướng dẫn này so sánh Google Forms và Microsoft Forms về tính năng, tích hợp và sự phù hợp với quy trình làm việc. Ngoài ra, chúng tôi cũng sẽ giới thiệu ClickUp Forms để lấp đầy khoảng trống mà cả hai công cụ tạo biểu mẫu trên đều chưa đáp ứng được.
Cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp
Nhóm biên tập của chúng tôi tuân thủ quy trình minh bạch, dựa trên nghiên cứu và không thiên vị nhà cung cấp, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các đề xuất của chúng tôi dựa trên giá trị thực sự của sản phẩm.
Dưới đây là bản tóm tắt chi tiết về cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp.
So sánh nhanh giữa Google Forms và Microsoft Forms
Quyết định của bạn phụ thuộc vào hệ sinh thái phần mềm hiện tại của nhóm và việc bạn cần một công cụ đơn giản hay một công cụ có khả năng tích hợp sâu hơn với hệ thống doanh nghiệp và bảo mật cao hơn.
So sánh nhanh này sẽ giúp bạn xác định công cụ nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
| Tính năng / Danh mục | Google Forms | Microsoft Forms | 🌟 Thêm: ClickUp Biểu mẫu |
| Phù hợp nhất cho | Cá nhân, giáo viên và các nhóm nhỏ cần các cuộc khảo sát nhanh chóng, miễn phí với tích hợp Google Không gian Làm việc | Các nhóm doanh nghiệp cần tính năng bảo mật nâng cao, phân tích dữ liệu và tích hợp sâu với Microsoft 365 | Các nhóm với kích thước khác nhau cần biến dữ liệu thành hành động tức thì và có thể theo dõi |
| Kích thước nhóm | Từ cá nhân đến các nhóm nhỏ; mở rộng quy mô với các kế hoạch Google Workspace | Các nhóm từ quy mô nhỏ đến doanh nghiệp đang sử dụng Microsoft 365 | Từ cá nhân đến doanh nghiệp |
| Hệ sinh thái | Google Không gian Làm việc (Trang tính, Drive, Gmail) | Microsoft 365 (Excel, Teams, SharePoint, Power BI) | Không gian Làm việc kỹ thuật số tích hợp của ClickUp (Nhiệm vụ, Tài liệu, Trò chuyện, ClickUp Brain) |
| Các loại câu hỏi | Hơn 12 loại, bao gồm tải lên tệp, ngày/giờ và lưới câu hỏi trắc nghiệm | Tám loại, bao gồm NPS, xếp hạng và thang đo Likert | Nhiều loại Trường Tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của bạn |
| Tùy chỉnh | Các chủ đề, màu sắc và hình ảnh tiêu đề cơ bản; giới hạn trong việc tùy chỉnh thương hiệu | Các chủ đề chuyên nghiệp và thương hiệu tổ chức thông qua cài đặt của quản trị viên | Có thể tùy chỉnh hoàn toàn với màu sắc và chủ đề thương hiệu |
| Logic điều kiện | Phân nhánh theo phần | Hiển thị/ẩn nhánh theo câu hỏi | Logic đa điều kiện nâng cao (Hiển thị/Ẩn/Yêu cầu) |
| Hợp tác | Chỉnh sửa chung theo thời gian thực với bất kỳ tài khoản Google nào | Hợp tác trong các tài khoản Microsoft 365 | Hợp tác trong ClickUp |
| Phân tích | Tích hợp Google Trang tính và biểu đồ cơ bản | Tính năng phân tích tích hợp, xuất sang Excel và tích hợp Power BI | Phân tích nâng cao với Bảng điều khiển ClickUp và AI |
| Truy cập | Yêu cầu có tài khoản Google | Yêu cầu đăng ký Microsoft 365 | Yêu cầu tài khoản ClickUp miễn phí |
| Khả năng AI | Gemini: Giúp tôi tạo một biểu mẫu; tóm tắt văn bản mở | Copilot: Đề xuất luồng tự động hóa; soạn thảo đa ngôn ngữ | ClickUp Brain: Tạo biểu mẫu ngay lập tức và phân tích dữ liệu tự động |
| Tạo công việc | Thủ công (hoặc thông qua các skript Zapier/Gemini) | Thực hiện thủ công hoặc yêu cầu thiết lập Power Automate | Tích hợp sẵn và tự động; các bài nộp/gửi sẽ trở thành các công việc có thể thực hiện |
| Tệp bên ngoài | Hỗ trợ tích hợp sẵn (lưu vào Drive) | Hỗ trợ tải lên từ nguồn bên ngoài (yêu cầu cấu hình OneDrive cụ thể) | Hỗ trợ tích hợp sẵn (tệp đính kèm được lưu trữ trực tiếp trong nhiệm vụ ClickUp cụ thể) |
Tổng quan về Google Forms
Bạn cần tạo một bản khảo sát nhưng không có ngân sách hoặc thời gian để sử dụng một công cụ phức tạp? Google Forms là lựa chọn lý tưởng cho trường hợp này. Công cụ này dễ dàng truy cập thông qua tài khoản Google của bạn và được thiết kế để mang lại sự đơn giản và tốc độ.
Vì là một phần của hệ sinh thái Google Không gian Làm việc, nó giống như một phần mở rộng tự nhiên dành cho các nhóm đã sử dụng Google Trang tính, Drive và Gmail.
Ưu điểm:
- Dễ dàng truy cập: Công cụ này có sẵn cho bất kỳ ai có tài khoản Google, giúp cá nhân, giáo viên và các nhóm nhỏ đều có thể sử dụng. Không có giới hạn tính năng hay thời gian dùng thử; mọi thứ đều hoạt động ngay từ ngày đầu tiên
- Cộng tác thời gian thực: Nhiều người dùng có thể chỉnh sửa biểu mẫu cùng lúc với tính năng đồng bộ tức thì. Đây chính là tính năng cộng tác nhóm thời gian thực tương tự như trong Tài liệu Google, giúp nhóm của bạn có thể cùng nhau xây dựng khảo sát mà không cần gửi tệp qua lại.
- Tích hợp với Google Trang tính: Các phản hồi sẽ tự động được cập nhật vào bảng tính được kết nối. Điều này tạo ra một cơ sở dữ liệu trực tiếp được cập nhật ngay khi có bài nộp/gửi mới, giúp bạn phân tích dữ liệu mà không cần thực hiện mục nhập thủ công
- Đa dạng loại câu hỏi: Công cụ này hỗ trợ nhiều định dạng câu hỏi, bao gồm tải lên tệp để thu thập tài liệu, lưới câu hỏi trắc nghiệm cho các lựa chọn phức tạp và công cụ chọn ngày/giờ để lên lịch
- Tiện ích bổ sung của bên thứ ba: Bạn có thể truy cập hàng trăm tiện ích bổ sung của Google do bên thứ ba phát triển để mở rộng chức năng cho các quy trình làm việc chuyên biệt và tích hợp. Kết nối với các công cụ như Zapier hoặc Slack để đẩy dữ liệu biểu mẫu đến bất kỳ đâu cần thiết
Nhược điểm:
- Khả năng tùy chỉnh thiết kế giới hạn: Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, phông chữ và hình ảnh tiêu đề để phù hợp với thương hiệu của mình, nhưng không có tùy chọn CSS tùy chỉnh hay các tính năng điều chỉnh bố cục nâng cao. Nếu biểu mẫu của bạn cần phải trông như một phần mở rộng liền mạch của trang web, bạn sẽ cảm thấy bị giới hạn
- Logic điều kiện cơ bản: Việc phân nhánh dựa trên từng phần, nghĩa là bạn phải tạo các phần riêng biệt cho các lộ trình người dùng khác nhau. Điều này có thể trở nên rườm rà nếu bạn đang xây dựng một cuộc khảo sát có nhiều lộ trình.
- Không hỗ trợ xử lý thanh toán tích hợp sẵn: Nếu bạn cần thu tiền hoặc nhận đóng góp, bạn sẽ phải sử dụng các tích hợp từ bên thứ ba. Công cụ này không tự xử lý thanh toán.
- Không có ứng dụng di động riêng: Bạn có thể truy cập và tạo biểu mẫu trên trình duyệt di động, nhưng trải nghiệm không được mượt mà
📮 ClickUp Insight: 44% các nhóm giải quyết vấn đề ngay lập tức mà không qua bất kỳ quy trình phân loại chính thức nào. Hành động nhanh chóng để khắc phục sự cố có vẻ tăng năng suất, nhưng sự khẩn cấp có thể dễ dàng lấn át khả năng của nhóm trong việc đưa ra giải pháp hiệu quả. Điều bạn cần là một hệ thống để chuyển các vấn đề nhận được qua một quy trình tiếp nhận có cấu trúc. ClickUp Biểu mẫu có thể thu thập bối cảnh cần thiết ngay từ đầu, trong khi một Super Agent có thể phân loại các bài nộp/gửi, đánh giá mức độ nghiêm trọng và chuyển yêu cầu đến chủ sở hữu hoặc hàng đợi phù hợp trước khi công việc bắt đầu.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Mỗi bước thừa thãi giữa việc gửi biểu mẫu và thực hiện hành động đều gây cản trở cho quá trình phân tích. Hãy sử dụng ClickUp — Không gian Làm việc AI hội tụ đầu tiên trên thế giới để tạo, phân tích và theo dõi các biểu mẫu trên cùng một nền tảng.
Tổng quan về Microsoft Forms
Microsoft Forms là lựa chọn phù hợp khi:
- Nhóm của bạn đang sử dụng bộ công cụ Microsoft 365 và cần một công cụ tạo biểu mẫu tương thích với hệ sinh thái này
- Bạn đang xử lý dữ liệu nhạy cảm và không thể mạo hiểm sử dụng một công cụ không đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật doanh nghiệp
Nó ưu tiên bảo mật, tuân thủ và tích hợp sâu với các công cụ mà nhóm của bạn đang sử dụng, như Teams, SharePoint và Power BI. Mặc dù yêu cầu đăng ký, nhưng nó đã được bao gồm trong hầu hết các Gói Doanh nghiệp của Microsoft 365.
Ưu điểm:
- Tích hợp sâu với Microsoft 365: Công cụ này kết nối liền mạch với Excel, Teams và SharePoint. Bạn có thể nhúng biểu mẫu trực tiếp vào nhóm Teams hoặc trang SharePoint, giúp mọi thứ được quản lý trong cùng một hệ sinh thái
- Các loại câu hỏi nâng cao cho khảo sát: Bao gồm các câu hỏi tích hợp sẵn về Chỉ số Khuyến nghị (NPS), xếp hạng và thang đo Likert. Những loại câu hỏi này được thiết kế dành cho phản hồi kinh doanh, giúp bạn tiết kiệm thời gian khi xây dựng các khảo sát về sự hài lòng của khách hàng hoặc mức độ gắn kết của nhân viên
- Logic phân nhánh theo câu hỏi: Logic điều kiện của nó cho phép bạn hiển thị hoặc ẩn các câu hỏi riêng lẻ dựa trên câu trả lời của người dùng. Bạn có thể xây dựng các lộ trình khảo sát phức tạp và cá nhân hóa hơn mà không cần tạo hàng chục phần.
- Bảo mật doanh nghiệp: Công cụ này được chứng nhận ISO 27001 và tích hợp tính năng Bảo vệ trước các mối đe dọa nâng cao (Advanced Threat Protection). Đây cũng là một trong những công cụ tạo biểu mẫu hàng đầu tuân thủ các tiêu chuẩn FERPA và HIPAA. Các quản trị viên CNTT có thể kiểm soát cài đặt chia sẻ và thời gian lưu trữ dữ liệu cho toàn bộ tổ chức
- Phân tích tích hợp sẵn: Bạn có thể xem trực quan hóa phản hồi theo thời gian thực thông qua các biểu đồ và đồ thị ngay trong công cụ. Để có báo cáo nâng cao hơn, bạn có thể kết nối trực tiếp với Power BI
Nhược điểm:
- Yêu cầu đăng ký: Cần có gói đăng ký Microsoft 365 để sử dụng cho mục đích kinh doanh, điều này có thể giới hạn khả năng truy cập đối với các nhóm nằm ngoài hệ sinh thái Microsoft
- Số lượng loại câu hỏi giới hạn: Công cụ này cung cấp ít loại câu hỏi hơn so với Google Forms nói chung. Tính năng tải lên tệp được hỗ trợ, nhưng chỉ dành cho người trả lời nội bộ. Nếu biểu mẫu của bạn mở cho những người bên ngoài tổ chức, tùy chọn này sẽ không còn nữa
- Hạn chế về thiết kế: Công cụ này có ít tùy chọn tùy chỉnh hơn so với Google Forms. Mặc dù các biểu mẫu trông chuyên nghiệp, nhưng chúng cũng có xu hướng trông rất đồng nhất
- Giới hạn tính năng khi quy mô lớn: Biểu mẫu có thể thu thập tối đa 5.000.000 phản hồi trên các gói thương mại. Tuy nhiên, một số tính năng như biểu đồ tóm tắt, xem phản hồi từng người và chia sẻ kết quả sẽ ngừng hoạt động sau 1.050.000 phản hồi. Các cuộc khảo sát có khối lượng lớn sẽ cần một giải pháp thay thế
So sánh tính năng giữa Google Forms và Microsoft Forms
Cả hai công cụ đều có thể tạo biểu mẫu “liên hệ với chúng tôi” cơ bản, nhưng sự khác biệt giữa chúng sẽ trở nên rõ ràng khi bạn bắt đầu xây dựng các cuộc khảo sát phức tạp hơn. Hoặc khi cố gắng tích hợp chúng vào cách nhóm của bạn quản lý quy trình làm việc.
Tính dễ sử dụng và giao diện
Một giao diện rườm rà có thể biến một công việc chỉ mất 5 phút thành một cơn đau đầu kéo dài 30 phút. Đó là lý do tại sao bạn nên luôn ưu tiên trải nghiệm người dùng mượt mà.
Google Forms cực kỳ trực quan. Giao diện của nó gọn gàng và tối giản, và hầu hết mọi người đều có thể tạo biểu mẫu đầu tiên của mình mà không cần hướng dẫn. Trình chỉnh sửa kéo và thả rất tự nhiên, và chế độ xem trước hiển thị ngay lập tức cho người trả lời những gì họ sẽ thấy.
Microsoft Forms có giao diện hiện đại và tinh tế, nhưng có thể khiến người dùng mới cảm thấy hơi rối mắt. Nhiều tùy chọn hiển thị cùng lúc, điều này rất mạnh mẽ nhưng cũng có thể gây choáng ngợp. Nếu bạn đã quen với các ứng dụng Microsoft 365 khác, bạn sẽ cảm thấy như ở nhà, nhưng đường cong học tập sẽ dốc hơn nếu bạn chuyển sang từ một hệ sinh thái khác.
🏆 Kết luận: Google Forms là người chiến thắng. Công cụ này dễ học hơn, giao diện trực quan hơn và giúp bạn bắt đầu tạo ngay trong vài phút. Không cần có kinh nghiệm trước đó.
Các loại câu hỏi và mẫu
Bạn có biết yếu tố nào quyết định chất lượng dữ liệu mà biểu mẫu của bạn có thể thu thập không? Đúng rồi! Đó chính là loại câu hỏi mà bạn có thể đặt ra.
Một trường văn bản đơn giản sẽ không phù hợp khi bạn cần danh sách xếp hạng hoặc thang điểm đánh giá.
Google Forms cung cấp hơn 12 loại câu hỏi:
- Câu trả lời ngắn gọn
- Đoạn văn
- Câu hỏi trắc nghiệm
- Hộp chọn
- Menu thả xuống
- Tải lên tệp
- Thang đo tuyến tính
- Đánh giá
- Bảng câu hỏi trắc nghiệm
- Bảng ô chọn
- Ngày
- Thời gian
Tính năng tải lên tệp là một lợi thế lớn, cho phép bạn thu thập CV, hình ảnh hoặc tệp dự án trực tiếp.
Microsoft Forms cung cấp tám loại câu hỏi dành riêng cho kinh doanh.
- Lựa chọn
- Văn bản
- Đánh giá
- Ngày
- Xếp hạng
- Likert
- Tải lên tệp
- Chỉ số Khuyến nghị của Khách hàng (NPS)
Các tùy chọn thang đo NPS và Likert tích hợp sẵn giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho bất kỳ ai thực hiện khảo sát phản hồi của khách hàng hoặc nhân viên. Câu hỏi xếp hạng là một tính năng hữu ích mà Google Forms không có.
Hiện nay, Google Forms cũng cung cấp các mẫu hữu ích cho việc xác nhận tham dự, thăm dò ý kiến và thu thập phản hồi. Các mẫu này dễ tùy chỉnh hơn từ đầu và tích hợp một cách tự nhiên với Sheets và Drive.
Mặt khác, Microsoft Forms cung cấp các mẫu phong phú hơn, dành riêng cho từng vai trò (nhân sự, bài kiểm tra, phê duyệt, đào tạo nhân viên mới) và được tích hợp sâu với Teams, SharePoint và Excel.
🏆 Kết luận: Kết quả hòa, phụ thuộc vào mục đích sử dụng của bạn. Google Forms cung cấp nhiều loại câu hỏi đa dạng hơn; Microsoft Forms lại nổi trội với các loại câu hỏi như NPS và xếp hạng, điều mà những người chuyên tạo khảo sát sẽ đánh giá cao.
📚 Đọc thêm: Công cụ sẽ xử lý định dạng câu hỏi. Tuy nhiên, bạn vẫn cần những câu hỏi phù hợp. Nếu bạn đang xây dựng khảo sát phản hồi của khách hàng hoặc sản phẩm, danh sách hơn 60 câu hỏi khảo sát sản phẩm này rất đáng để lưu lại.
Tùy chỉnh và thiết kế
Giao diện của biểu mẫu có thể ảnh hưởng đến tỷ lệ phản hồi và cách thương hiệu của bạn được đánh giá về mặt chuyên nghiệp. Thật không may, đây là lĩnh vực mà cả hai công cụ đều có giới hạn.
Với Google Forms, bạn có thể chọn từ thư viện chủ đề, tùy chỉnh màu sắc và thêm hình ảnh tiêu đề. Bạn có thể điều chỉnh để phù hợp với bảng màu thương hiệu của mình, nhưng giao diện vẫn sẽ mang đậm phong cách của Google Forms. Không có tùy chọn CSS tùy chỉnh hoặc các thay đổi bố cục nâng cao.
Mặt khác, Microsoft Forms hỗ trợ việc áp dụng thương hiệu trên toàn tổ chức thông qua các cài đặt quản trị. Điều này có nghĩa là quản trị viên CNTT có thể thiết lập một chủ đề mặc định để đảm bảo tất cả các biểu mẫu được tạo trong công ty đều có giao diện nhất quán và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, khả năng tùy chỉnh cá nhân lại còn giới hạn hơn so với Google Forms.
🏆 Kết luận: Google Forms giành chiến thắng với cách biệt rất nhỏ. Cả hai công cụ đều không mang lại sự linh hoạt thực sự về thương hiệu, nhưng Google cho phép người dùng cá nhân có nhiều quyền kiểm soát hơn mà không cần sự can thiệp của quản trị viên CNTT.
📚 Đọc thêm: Google Trang tính so với Excel
Tích hợp và hợp tác
Một công cụ tạo biểu mẫu chỉ thực sự hữu ích khi nó có khả năng kết nối với các công cụ khác mà bạn đang sử dụng. Nếu dữ liệu biểu mẫu của bạn bị cô lập trong một hệ thống riêng biệt, nó sẽ không mang lại nhiều giá trị.
Google Forms tích hợp tốt với Google Không gian Làm việc. Các phản hồi được chuyển trực tiếp vào Google Trang tính, bạn có thể nhúng biểu mẫu vào Google Sites và việc chia sẻ được quản lý thông qua quyền truy cập trên Google Drive. Đối với mọi thứ khác, có Zapier, công cụ kết nối Google Forms với hơn 8.000 ứng dụng khác.
Microsoft Forms được thiết kế để tích hợp sâu rộng trong hệ sinh thái Microsoft 365. Bạn có thể nhúng biểu mẫu vào các nhóm Teams, tự động hóa các quy trình công việc phức tạp với Power Automate và xây dựng bảng điều khiển trong Power BI. Khả năng tích hợp rất toàn diện, nhưng sẽ phát huy hiệu quả tốt nhất nếu bạn hoạt động trong hệ sinh thái Microsoft.
Đối với việc cộng tác thời gian thực, Google Forms mang lại sự linh hoạt hơn. Bất kỳ ai có tài khoản Google đều có thể được mời cùng chỉnh sửa biểu mẫu, điều này rất lý tưởng khi thực hiện công việc với các đối tác bên ngoài hoặc các freelancer.
🏆 Kết luận: Tùy thuộc vào hệ sinh thái của bạn. Google Forms là lựa chọn tốt hơn cho việc hợp tác giữa các nhóm và với đối tác bên ngoài. Microsoft Forms là lựa chọn rõ ràng nếu bạn đã sử dụng Teams, SharePoint và Power Automate.
Phân tích và báo cáo
Thu thập dữ liệu là bước đầu tiên. Bạn cũng cần phải hiểu rõ dữ liệu đó. Cả hai công cụ đều cung cấp các phương pháp để phân tích phản hồi của bạn, nhưng chúng áp dụng các cách tiếp cận khác nhau.
Google Forms cung cấp bản tóm tắt cơ bản về các phản hồi, kèm theo các biểu đồ đơn giản được tích hợp sẵn trong công cụ. Để thực hiện phân tích chi tiết, bạn nên sử dụng tính năng “Xem phản hồi trong Sheets”. Tính năng này tạo ra một bảng tính cập nhật theo thời gian thực, nơi bạn có thể sử dụng công thức, tạo bảng tổng hợp (pivot table) và xây dựng biểu đồ tùy chỉnh để trực quan hóa dữ liệu.
Microsoft Forms cung cấp các tính năng phân tích tích hợp mạnh mẽ hơn. Bạn có thể xem biểu đồ, thống kê tóm tắt và phân phối câu trả lời mà không cần rời khỏi giao diện Forms. Để phân tích sâu hơn, bạn có thể xuất dữ liệu sang Excel hoặc kết nối trực tiếp với Power BI để tạo báo cáo dự án.
Google Forms phù hợp hơn về khả năng truy cập, hợp tác với đồng nghiệp và các nhóm đã sử dụng Google Workspace. Microsoft Forms phù hợp hơn về bảo mật doanh nghiệp, các loại câu hỏi khảo sát nâng cao và các tổ chức đã chuẩn hóa trên Microsoft 365.
🏆 Kết luận: Microsoft Forms là người chiến thắng. Các tính năng phân tích tích hợp sẵn của nó đã được hoàn thiện ngay từ đầu, và kết nối với Power BI giúp công cụ này trở nên mạnh mẽ hơn nhiều cho các nhóm cần báo cáo thực tế.
🔎 Bạn có biết? Báo cáo tốt hơn chỉ thực sự có ý nghĩa nếu nó thúc đẩy hành động. Gartner phát hiện ra rằng chỉ 8% nhân viên tận dụng được hết lợi ích về năng suất từ các công cụ họ đang sử dụng. Công cụ biểu mẫu phù hợp sẽ giúp ích, nhưng chỉ khi dữ liệu thực sự được sử dụng một cách có ý nghĩa!
Bạn nên chọn Google Forms hay Microsoft Forms?
Hãy sử dụng khung tham chiếu này để giúp bạn đưa ra quyết định.
Chọn Google Forms nếu:
- Bạn đang sử dụng Google Không gian Làm việc và muốn các biểu mẫu có thể kết nối với Sheets, Drive và Gmail
- Bạn cần một công cụ tạo biểu mẫu mà không cần phải mua thêm phần mềm
- Bạn muốn truy cập vào một phạm vi rộng của các tiện ích bổ sung của bên thứ ba dành cho các quy trình làm việc chuyên biệt
- Bạn cần hợp tác với người dùng bên ngoài có thể không có tài khoản Microsoft
- Bạn cần thu thập các tệp tải lên từ những người trả lời bên ngoài tổ chức của bạn
Chọn Microsoft Forms nếu:
- Bạn đang làm việc trong một môi trường doanh nghiệp sử dụng Microsoft 365
- Bạn cần các tính năng bảo mật và tuân thủ tiêu chuẩn doanh nghiệp
- Bạn cần các câu hỏi NPS tích hợp sẵn để thu thập phản hồi từ khách hàng hoặc nhân viên
- Bạn muốn có tính năng phân tích tích hợp sẵn mà không cần phải xuất dữ liệu
- Tổ chức của bạn coi sự nhất quán về giao diện và trải nghiệm người dùng là giá trị quan trọng trên tất cả các công cụ
Hãy xem xét các lựa chọn thay thế nếu:
- Bạn cần logic điều kiện nâng cao vượt xa những gì cả hai công cụ này cung cấp
- Bạn muốn các biểu mẫu có thể tự động tạo công việc và cập nhật dự án
- Bạn cần một trải nghiệm được tùy chỉnh hoàn toàn với khả năng kiểm soát thiết kế theo ý muốn
- Bạn đã chán ngấy việc phải sao chép và dán thủ công các phản hồi từ biểu mẫu vào công cụ quản lý dự án của mình
🎥 Thêm: Bạn đang tìm kiếm các lựa chọn thay thế tốt hơn cho biểu mẫu Google? Video này sẽ giúp bạn
Nếu bạn đang tìm kiếm các lựa chọn công cụ tạo biểu mẫu ngoài Google Forms và Microsoft Forms, video này sẽ giới thiệu chi tiết một số giải pháp thay thế mạnh mẽ có thể phù hợp hơn với nhu cầu công việc của bạn.
ClickUp Forms: Một lựa chọn thay thế mạnh mẽ hơn so với Google Forms và Microsoft Forms
Vấn đề lớn nhất của cả Google Forms và Microsoft Forms là khoảng cách mà chúng tạo ra giữa việc thu thập dữ liệu và thực hiện hành động. Dữ liệu biểu mẫu của bạn nằm ở một nơi, còn công việc của bạn lại nằm ở một nơi khác.
Sự thiếu kết nối này dẫn đến hiện tượng mà chúng ta gọi là "Work Sprawl": sự phân mảnh các hoạt động công việc trên các công cụ và hệ thống không liên kết với nhau.
ClickUp Forms giải quyết vấn đề này bằng cách tích hợp trực tiếp vào nơi bạn đang thực hiện công việc. Mỗi lần gửi biểu mẫu sẽ tự động trở thành một công việc — với toàn bộ bối cảnh được giữ nguyên, được giao cho đúng người và sẵn sàng để xử lý.
Với ClickUp Biểu mẫu, bạn sẽ có:
- Tạo biểu mẫu bằng công nghệ AI: Không cần phải bắt đầu từ trang trống. Chỉ cần cho ClickUp Brain, lớp AI tích hợp sẵn của ClickUp, biết bạn muốn thu thập thông tin gì, và nó sẽ tự động tạo ra một biểu mẫu hoàn chỉnh cho bạn, được thiết kế phù hợp với mục tiêu của bạn
- Tích hợp quản lý dự án gốc: Khi một phản hồi được gửi qua biểu mẫu ClickUp, nó có thể tự động tạo một nhiệm vụ ClickUp trong dự án được kết nối/chọn. Dữ liệu biểu mẫu sẽ tự động điền vào mô tả nhiệm vụ và các Trường Tùy chỉnh ClickUp, do đó không cần phải chuyển dữ liệu thủ công. Một yêu cầu IT mới hoặc báo cáo lỗi ngay lập tức trở thành một nhiệm vụ có thể thực hiện, được giao cho người phù hợp kèm theo ngày đáo hạn.
- Logic điều kiện nâng cao: Vượt xa các nhánh đơn giản. ClickUp Biểu mẫu cho phép bạn cài đặt nhiều điều kiện để hiển thị hoặc ẩn các câu hỏi cụ thể, giúp mỗi người trả lời chỉ thấy những nội dung thực sự liên quan đến họ
- Hợp tác nhóm trong một không gian làm việc: Vì biểu mẫu, công việc và giao tiếp đều nằm trong cùng một nơi, nhóm của bạn sẽ có đầy đủ bối cảnh. Khi việc gửi biểu mẫu tạo ra một công việc, nhóm của bạn có thể thảo luận về nó trong phần bình luận, đính kèm các tài liệu ClickUp liên quan và theo dõi tiến độ từ đầu đến cuối, tất cả đều được liên kết trở lại với bài nộp/gửi ban đầu
- Tự động hóa có thể tùy chỉnh: Việc gửi biểu mẫu không nên tạo thêm công việc thủ công. Với ClickUp Automations, bạn có thể kích hoạt các hành động tự động ngay khi có người gửi biểu mẫu. Giao công việc bằng ClickUp Tasks, cập nhật trạng thái, thêm thẻ hoặc khởi chạy tích hợp với các công cụ khác
- Bảo mật cấp doanh nghiệp: Dữ liệu của bạn được bảo vệ nhờ tuân thủ SOC 2 và các quyền truy cập chi tiết, dựa trên vai trò. Bạn có toàn quyền kiểm soát việc ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc quản lý các biểu mẫu của bạn và dữ liệu mà chúng thu thập
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đừng để dữ liệu nằm im trong bảng tính. Kết nối trực tiếp các phản hồi từ biểu mẫu với ClickUp Bảng điều khiển để trực quan hóa xu hướng ngay lập tức thông qua AI Thẻ. Sử dụng ClickUp Brain để truy vấn dữ liệu bằng tiếng Anh thông thường — hãy hỏi “Ba phàn nàn hàng đầu từ các biểu mẫu phản hồi tháng này là gì?” — và nhận được bản tóm tắt ngay lập tức, hoặc để AI tự động hiển thị phân tích cảm xúc và các chủ đề chính từ hàng nghìn bài nộp/gửi.
Và bạn biết không, người dùng thực tế rất thích sự tiện lợi khi sử dụng ClickUp. Một người dùng G2 chia sẻ:
Tôi thực sự thích việc ClickUp đã được cải tiến hơn so với vài năm trước. Tính năng theo dõi thời gian và các trợ lý thực sự hữu ích, ngay cả đối với những người dùng mới chưa biết cách sử dụng, vì các trợ lý này giúp họ học hỏi nhanh hơn. Tôi cũng thích tính năng biểu mẫu, giúp thu thập thông tin và thêm nó vào danh sách công việc trong một bảng điều khiển cụ thể, đáp ứng nhu cầu của mọi người về những việc cần làm tiếp theo. Tôi rất ngạc nhiên trước sự chu đáo trong thiết kế các tính năng của ClickUp. Là người có kiến thức từ trung bình đến nâng cao, tôi thấy mọi thứ đều mượt mà nhờ những cải tiến đã được thực hiện. ClickUp là công cụ yêu thích nhất của tôi.
Tôi thực sự thích việc ClickUp đã được cải tiến hơn so với vài năm trước. Tính năng theo dõi thời gian và các trợ lý thực sự hữu ích, ngay cả đối với những người dùng mới chưa biết cách sử dụng, vì các trợ lý này giúp họ học hỏi nhanh hơn. Tôi cũng thích tính năng biểu mẫu, giúp thu thập thông tin và thêm nó vào danh sách công việc trong một bảng điều khiển cụ thể, đáp ứng nhu cầu của mọi người về những việc cần làm tiếp theo. Tôi rất ngạc nhiên trước sự chu đáo trong thiết kế các tính năng của ClickUp. Là người có kiến thức từ trung bình đến nâng cao, tôi thấy mọi thứ đều mượt mà nhờ những cải tiến đã được thực hiện. ClickUp là công cụ yêu thích nhất của tôi.
Các biểu mẫu của bạn nên hoạt động hiệu quả như chính bạn
Chi phí ẩn của các công cụ tạo biểu mẫu miễn phí không phải là phí đăng ký; đó chính là “công việc xung quanh công việc”. Mỗi phút dành ra để sao chép thủ công câu trả lời từ Google Forms vào công cụ theo dõi dự án đều là một phút thời gian tính phí hoặc năng lượng sáng tạo bị lãng phí.
Biểu mẫu của bạn không nên chỉ là một tờ giấy kỹ thuật số nữa. Nó nên là điểm khởi đầu cho một dự án.
Và nếu quy trình làm việc với biểu mẫu của bạn yêu cầu theo dõi ngay lập tức (như phiếu yêu cầu hỗ trợ CNTT, thu thập thông tin khách hàng tiềm năng hoặc yêu cầu sáng tạo), một công cụ như ClickUp Forms, có khả năng chuyển đổi phản hồi thành công việc ngay lập tức, là cách duy nhất để loại bỏ gánh nặng chuyển đổi giữa các ứng dụng.
Sẵn sàng ngừng quản lý phản hồi biểu mẫu thủ công chưa? Hãy dùng thử ClickUp miễn phí và kết nối các biểu mẫu của bạn trực tiếp với quy trình làm việc.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Không, đây là hai công cụ khác nhau đến từ hai công ty khác nhau. Microsoft Forms là một phần của bộ Microsoft 365 và tập trung vào các tính năng dành cho doanh nghiệp, trong khi Google Forms là một công cụ miễn phí trong hệ sinh thái Google Workspace.
Bạn có thể sử dụng phiên bản giới hạn của Microsoft Forms với tài khoản Microsoft cá nhân. Tuy nhiên, để sử dụng cho mục đích kinh doanh, bạn cần đăng ký gói Microsoft 365 trả phí để có được đầy đủ các tính năng và tính năng bảo mật.
Microsoft Forms có logic phân nhánh chi tiết hơn ở cấp độ câu hỏi. Google Forms chỉ hỗ trợ phân nhánh theo phần, điều này ít linh hoạt hơn đối với các cuộc khảo sát phức tạp.
Đúng vậy, Google Forms có loại biểu mẫu cho phép tải lên tệp. Điều này cho phép người trả lời tải lên tài liệu, hình ảnh hoặc các tệp khác, sau đó các tệp này sẽ được lưu trữ trong Google Drive của bạn.
Đúng vậy, ClickUp Forms được thiết kế để làm chính xác việc đó. Các bài nộp/gửi có thể tự động tạo các công việc mới trong các dự án ClickUp của bạn, kèm theo người được giao công việc, ngày đáo hạn và tất cả thông tin từ biểu mẫu.