Google Forms và Microsoft Forms: Công cụ nào tốt hơn?

Bạn đã từng sử dụng Google Forms. Chắc hẳn bạn cũng đã từng dùng Microsoft Forms. Cả hai đều đơn giản, miễn phí và thực hiện chính xác những gì chúng hứa hẹn: thu thập phản hồi.

Nhưng đó cũng chính là vấn đề. Chúng thu thập dữ liệu, nhưng không cho phép bạn xử lý dữ liệu đó ngay trong giao diện của chúng. Mỗi khi nhận được một bài nộp/gửi, vẫn cần có người chuyển dữ liệu đó đi nơi khác, tạo và theo dõi các công việc, đồng thời xác định bước tiếp theo. Mỗi lần như vậy đều phải lặp lại quy trình này.

Theo Deloitte, chỉ riêng việc chuyển đổi giữa các ứng dụng đã khiến nhân viên mất 32 ngày mỗi năm. Mỗi bước thực hiện thủ công từ khi gửi biểu mẫu đến khi thực hiện hành động đều góp phần làm tăng số ngày này.

Vậy, công cụ tạo biểu mẫu nào thực sự đáng để sử dụng? Và liệu có giải pháp nào tốt hơn không? Hướng dẫn này sẽ so sánh Google Forms và Microsoft Forms về tính năng, khả năng tích hợp và sự phù hợp với quy trình làm việc. Ngoài ra, chúng tôi cũng sẽ giới thiệu cách ClickUp Forms có thể lấp đầy khoảng trống mà cả hai công cụ trên còn bỏ sót.

Tổng quan về Google Forms và Microsoft Forms

Quyết định của bạn sẽ phụ thuộc vào hệ sinh thái phần mềm hiện tại của nhóm và việc bạn cần một công cụ đơn giản hay một công cụ có khả năng tích hợp sâu hơn với hệ thống doanh nghiệp và bảo mật cao hơn.

So sánh nhanh này sẽ giúp bạn xác định công cụ nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Tổng quan về biểu mẫu Google

Bạn cần tạo một bản khảo sát nhưng không có ngân sách hay thời gian để sử dụng một công cụ phức tạp? Google Forms là lựa chọn lý tưởng trong trường hợp này. Công cụ này dễ dàng truy cập thông qua tài khoản Google của bạn và được thiết kế để đảm bảo sự đơn giản và tốc độ.

Vì là một phần của hệ sinh thái Google Không gian Làm việc, công cụ này dường như là phần mở rộng tự nhiên dành cho các nhóm đã sử dụng Google Trang tính, Drive và Gmail.

Ưu điểm:

Nhược điểm:

Tổng quan về Microsoft Forms

Microsoft Forms là lựa chọn phù hợp khi:

Công cụ này ưu tiên bảo mật, tuân thủ quy định và tích hợp sâu với các công cụ mà nhóm của bạn đang sử dụng, như Teams, SharePoint và Power BI. Mặc dù yêu cầu đăng ký, nhưng công cụ này đã được bao gồm trong hầu hết các Gói Doanh nghiệp của Microsoft 365.

Ưu điểm:

Nhược điểm:

So sánh tính năng giữa Google Forms và Microsoft Forms

Cả hai công cụ đều có thể tạo biểu mẫu “liên hệ với chúng tôi” cơ bản, nhưng sự khác biệt giữa chúng sẽ trở nên rõ ràng khi bạn bắt đầu xây dựng các bản khảo sát phức tạp hơn. Hoặc khi cố gắng tích hợp chúng vào cách nhóm của bạn quản lý quy trình làm việc.

Tính dễ sử dụng và giao diện

Một giao diện rườm rà có thể biến một công việc chỉ mất 5 phút thành một cơn đau đầu kéo dài 30 phút. Đó là lý do tại sao bạn nên luôn ưu tiên trải nghiệm người dùng mượt mà.

Google Forms cực kỳ trực quan. Giao diện của nó gọn gàng và tối giản, và hầu hết mọi người đều có thể tạo biểu mẫu đầu tiên của mình mà không cần hướng dẫn. Trình chỉnh sửa kéo và thả rất tự nhiên, và chế độ xem trước sẽ ngay lập tức hiển thị cho người trả lời những gì họ sẽ thấy.

Microsoft Forms có giao diện hiện đại và tinh tế, nhưng có thể khiến người dùng mới cảm thấy hơi rối mắt. Nhiều tùy chọn được hiển thị cùng lúc, điều này tuy mạnh mẽ nhưng cũng có thể gây choáng ngợp. Nếu bạn đã quen với các ứng dụng Microsoft 365 khác, bạn sẽ cảm thấy như ở nhà, nhưng đường cong học tập sẽ dốc hơn nếu bạn chuyển sang từ một hệ sinh thái khác.

Các loại câu hỏi và mẫu biểu mẫu

Bạn có biết yếu tố nào quyết định chất lượng dữ liệu mà biểu mẫu của bạn có thể thu thập không? Đúng rồi! Đó chính là các loại câu hỏi mà bạn có thể đưa ra.

Một trường văn bản đơn giản sẽ không phù hợp khi bạn cần một danh sách xếp hạng hoặc thang điểm đánh giá.

Google Forms cung cấp hơn 12 loại câu hỏi:

Tính năng tải lên tệp là một ưu điểm nổi bật, cho phép bạn thu thập trực tiếp hồ sơ, hình ảnh hoặc tệp dự án.

Microsoft Forms cung cấp tám loại câu hỏi dành riêng cho kinh doanh.

Các tùy chọn thang đo NPS và Likert tích hợp sẵn giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho bất kỳ ai thực hiện khảo sát phản hồi từ khách hàng hoặc nhân viên. Câu hỏi xếp hạng là một tính năng hữu ích mà Google Forms không có.

Hiện nay, Google Forms cũng cung cấp các mẫu hữu ích cho việc xác nhận tham dự, thăm dò ý kiến và thu thập phản hồi. Các mẫu này dễ tùy chỉnh hơn từ đầu và tích hợp một cách tự nhiên với Sheets và Drive.

Mặt khác, Microsoft Forms cung cấp các mẫu phong phú hơn, được thiết kế riêng cho từng vai trò (nhân sự, bài kiểm tra, phê duyệt, đào tạo nhân viên mới) và tích hợp sâu với Teams, SharePoint và Excel.

Tùy chỉnh và thiết kế

Giao diện của biểu mẫu có thể ảnh hưởng đến tỷ lệ phản hồi và cách thương hiệu của bạn được đánh giá về mặt chuyên nghiệp. Thật không may, đây là lĩnh vực mà cả hai công cụ đều có giới hạn.

Với Google Forms, bạn có thể chọn từ thư viện chủ đề, tùy chỉnh màu sắc và thêm hình ảnh tiêu đề. Bạn có thể điều chỉnh để phù hợp với bảng màu thương hiệu của mình, nhưng giao diện vẫn sẽ mang đậm dấu ấn của Google Forms. Công cụ này không hỗ trợ tùy chỉnh CSS hay các thay đổi bố cục nâng cao.

Mặt khác, Microsoft Forms hỗ trợ việc áp dụng thương hiệu trên toàn tổ chức thông qua các cài đặt quản trị. Điều này có nghĩa là quản trị viên CNTT có thể thiết lập một chủ đề mặc định để đảm bảo tất cả các biểu mẫu được tạo trong công ty đều có giao diện nhất quán và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, khả năng tùy chỉnh cá nhân lại bị giới hạn hơn so với Google Forms.

Tích hợp và cộng tác

Một công cụ tạo biểu mẫu chỉ thực sự hữu ích khi nó có khả năng kết nối với các công cụ khác mà bạn đang sử dụng. Nếu dữ liệu biểu mẫu của bạn bị cô lập trong một hệ thống riêng biệt, thì nó sẽ không mang lại nhiều giá trị.

Google Forms tích hợp tốt với Không gian Làm việc Google. Các phản hồi được chuyển trực tiếp vào Google Trang tính, bạn có thể nhúng biểu mẫu vào Google Sites và việc chia sẻ được quản lý thông qua quyền truy cập trên Google Drive. Đối với mọi nhu cầu khác, có Zapier, công cụ này kết nối Google Forms với hơn 8.000 ứng dụng khác.

Microsoft Forms được thiết kế để tích hợp sâu rộng trong hệ sinh thái Microsoft 365. Bạn có thể nhúng biểu mẫu vào các kênh nhóm Teams, tự động hóa các quy trình công việc phức tạp bằng Power Automate và xây dựng bảng điều khiển trong Power BI. Khả năng tích hợp này rất toàn diện, nhưng sẽ phát huy hiệu quả tối đa nếu bạn hoạt động hoàn toàn trong hệ sinh thái Microsoft.

Đối với việc cộng tác thời gian thực, Google Forms mang lại sự linh hoạt hơn. Bất kỳ ai có tài khoản Google đều có thể được mời cùng chỉnh sửa biểu mẫu, điều này rất lý tưởng khi thực hiện công việc với các đối tác bên ngoài hoặc các chuyên gia tự do.

Phân tích và báo cáo

Thu thập dữ liệu là bước đầu tiên. Bạn cũng cần phải hiểu rõ dữ liệu đó. Cả hai công cụ đều cung cấp các phương pháp để phân tích phản hồi của bạn, nhưng chúng áp dụng các cách tiếp cận khác nhau.

Google Forms cung cấp bản tóm tắt cơ bản về các câu trả lời, kèm theo các biểu đồ đơn giản được tích hợp sẵn trong công cụ. Để thực hiện phân tích thực sự, bạn nên sử dụng tính năng “Xem câu trả lời trong Sheets”. Tính năng này tạo ra một bảng tính được cập nhật theo thời gian thực, nơi bạn có thể sử dụng công thức, tạo bảng tổng hợp (pivot table) và xây dựng biểu đồ tùy chỉnh để trực quan hóa dữ liệu.

Microsoft Forms cung cấp các tính năng phân tích tích hợp mạnh mẽ hơn. Bạn có thể xem biểu đồ, số liệu thống kê tóm tắt và phân phối câu trả lời mà không cần rời khỏi giao diện Forms. Để phân tích sâu hơn, bạn có thể xuất dữ liệu sang Excel hoặc kết nối trực tiếp với Power BI để tạo báo cáo dự án.

Google Forms phù hợp hơn về khả năng truy cập, hợp tác với đồng nghiệp và các nhóm đã sử dụng Google Workspace. Microsoft Forms phù hợp hơn về bảo mật doanh nghiệp, các loại câu hỏi khảo sát nâng cao và các tổ chức đã chuẩn hóa trên Microsoft 365.

Bạn nên chọn Google Forms hay Microsoft Forms?

Hãy sử dụng khung tham chiếu này để định hướng quyết định của bạn.

Hãy chọn Google Form nếu:

Hãy chọn Microsoft Forms nếu:

Hãy cân nhắc các lựa chọn thay thế nếu:

🎥 Thêm một điều nữa: Bạn đang tìm kiếm những lựa chọn thay thế tốt hơn cho biểu mẫu Google? Video này sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc

Nếu bạn đang tìm kiếm các lựa chọn công cụ tạo biểu mẫu ngoài Google Forms và Microsoft Forms, video này sẽ phân tích chi tiết một số giải pháp thay thế mạnh mẽ có thể phù hợp hơn với nhu cầu công việc của bạn.

ClickUp Forms: Một giải pháp thay thế mạnh mẽ hơn so với Google Forms và Microsoft Forms

Vấn đề lớn nhất của cả Google Forms và Microsoft Forms là khoảng cách mà chúng tạo ra giữa việc thu thập dữ liệu và thực hiện hành động. Dữ liệu biểu mẫu của bạn được lưu trữ ở một nơi, trong khi công việc của bạn lại diễn ra ở một nơi khác.

Sự thiếu kết nối này dẫn đến hiện tượng mà chúng ta gọi là “Work Sprawl”: sự phân mảnh các hoạt động công việc trên các công cụ và hệ thống không liên kết với nhau.

ClickUp Forms giải quyết vấn đề này bằng cách tích hợp trực tiếp vào nơi bạn đang thực hiện công việc. Mỗi bài nộp/gửi sẽ tự động trở thành một công việc — với toàn bộ bối cảnh được giữ nguyên, được giao cho đúng người và sẵn sàng để xử lý.

Với ClickUp Forms, bạn sẽ có:

💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đừng để dữ liệu nằm im trong bảng tính. Kết nối trực tiếp các phản hồi từ biểu mẫu với Bảng điều khiển ClickUp để trực quan hóa xu hướng ngay lập tức thông qua Thẻ AI. Sử dụng ClickUp Brain để truy vấn dữ liệu bằng tiếng Anh thông thường — hãy hỏi “Ba phàn nàn hàng đầu từ các biểu mẫu phản hồi của tháng này là gì?” — và nhận được bản tóm tắt ngay lập tức, hoặc để AI tự động phân tích cảm xúc và các chủ đề chính từ hàng nghìn bài nộp/gửi.

Và bạn biết không, người dùng thực tế rất yêu thích sự tiện lợi khi sử dụng ClickUp. Một người dùng trên G2 chia sẻ:

Tôi thực sự thích việc ClickUp đã được cải tiến hơn so với vài năm trước. Tính năng theo dõi thời gian và các trợ lý ảo thực sự hữu ích, ngay cả đối với người dùng mới chưa biết cách sử dụng, vì những trợ lý này giúp họ học hỏi nhanh hơn. Tôi cũng thích tính năng biểu mẫu, giúp thu thập thông tin và thêm nó vào danh sách công việc trên một bảng điều khiển cụ thể, đáp ứng nhu cầu của người dùng về các bước tiếp theo. Tôi thực sự ấn tượng với cách các tính năng của ClickUp được thiết kế một cách chu đáo. Với trình độ hiểu biết từ trung bình đến nâng cao, tôi thấy mọi thứ đều hoạt động mượt mà nhờ những cải tiến đã được thực hiện cho đến nay. ClickUp là công cụ yêu thích nhất của tôi.

Các biểu mẫu của bạn nên hoạt động hiệu quả như chính bạn

Chi phí ẩn của các công cụ tạo biểu mẫu miễn phí không phải là phí đăng ký; đó chính là “công việc xung quanh công việc”. Mỗi phút dành ra để sao chép thủ công câu trả lời từ Google Forms vào công cụ theo dõi dự án đều là một phút thời gian tính phí hoặc năng lượng sáng tạo bị lãng phí.

Biểu mẫu của bạn không nên chỉ là một tờ giấy kỹ thuật số đơn thuần nữa. Nó nên là điểm khởi đầu cho một dự án.

Và nếu quy trình xử lý biểu mẫu của bạn yêu cầu theo dõi ngay lập tức (như phiếu yêu cầu hỗ trợ CNTT, thu thập thông tin khách hàng tiềm năng hoặc yêu cầu sáng tạo), một công cụ như ClickUp Forms – có khả năng tự động chuyển đổi phản hồi thành công việc – chính là giải pháp duy nhất để loại bỏ gánh nặng chuyển đổi giữa các ứng dụng.

Bạn đã sẵn sàng từ bỏ việc quản lý các phản hồi biểu mẫu theo cách thủ công chưa? Hãy dùng thử ClickUp miễn phí và kết nối các biểu mẫu của bạn trực tiếp với quy trình làm việc.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Microsoft Forms có giống Google Forms không?

Không, đây là hai công cụ khác nhau đến từ hai công ty khác nhau. Microsoft Forms là một phần của bộ công cụ Microsoft 365 và tập trung vào các tính năng dành cho doanh nghiệp, trong khi Google Forms là một công cụ miễn phí trong hệ sinh thái Google Workspace.

Tôi có thể sử dụng biểu mẫu Microsoft mà không cần đăng ký Microsoft 365 không?

Bạn có thể sử dụng phiên bản giới hạn của Microsoft Forms với tài khoản Microsoft cá nhân. Tuy nhiên, để sử dụng cho mục đích kinh doanh, bạn cần đăng ký gói Microsoft 365 trả phí để có được đầy đủ các tính năng và tính năng bảo mật.

Công cụ nào có logic điều kiện tốt hơn: Google Form hay Microsoft Form?

Microsoft Forms có logic phân nhánh chi tiết hơn ở cấp độ câu hỏi. Google Forms chỉ hỗ trợ phân nhánh theo phần, điều này khiến nó kém linh hoạt hơn đối với các biểu mẫu khảo sát phức tạp.

Google Forms có thể thu thập tệp đính kèm không?

Đúng vậy, Google Forms có loại biểu mẫu cho phép tải lên tệp. Tính năng này cho phép người trả lời tải lên tài liệu, hình ảnh hoặc các tệp khác, sau đó các tệp này sẽ được lưu trữ trong Google Drive của bạn.

Có công cụ tạo biểu mẫu nào tự động tạo công việc không?

Đúng vậy, ClickUp Forms được thiết kế để thực hiện chính xác điều đó. Các bài nộp/gửi có thể tự động tạo các công việc mới trong các dự án ClickUp của bạn, kèm theo người được giao công việc, ngày đáo hạn và tất cả thông tin từ biểu mẫu.