Confluence so với Teams: Công cụ hợp tác công việc nào là tốt nhất?

Năng suất là tất cả trong thế giới công việc. Nhưng giữa email, trò chuyện và cuộc họp, thật khó để quản lý mọi thứ mà nơi làm việc yêu cầu bạn.

Thay vì mất thời gian vào email và bảng tính, hãy sử dụng các công cụ cộng tác nhóm thông minh để làm nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Các công cụ này quản lý giao tiếp, khối lượng công việc, chiến lược của nhóm và hơn thế nữa. ⚒️

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ cộng tác, chắc hẳn bạn đã biết đến Atlassian Confluence và Microsoft Teams. Nhưng lựa chọn nào là tốt nhất?

Đừng lo lắng—chúng tôi đã nghiên cứu cả hai nền tảng để giúp bạn chọn lựa tùy chọn tốt nhất.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ so sánh Confluence và Teams, giải thích điểm mạnh của từng công cụ và chia sẻ một tùy chọn thứ ba không quá bí mật nhưng vượt trội hơn hẳn Confluence và Teams. 🤩

Confluence là gì?

Atlassian Confluence là kết quả khi bạn kết hợp công cụ cộng tác dự án với nền tảng quản lý kiến thức.

Quản lý kiến thức hoạt động giống như phần mềm wiki nội bộ, thu thập tất cả kiến thức tổ chức từ hộp thư đến email của nhóm và chuyển vào tài liệu có cấu trúc.

Ví dụ: nếu Steve đã làm việc tại công ty 25 năm và rời công ty, bạn có thể gặp khó khăn vì anh ấy biết rất nhiều. Bạn cần đưa kiến thức của anh ấy vào Confluence. Nền tảng này ghi lại kiến thức và cho phép chia sẻ để mọi thành viên trong nhóm đều có thể truy cập kiến thức này. 🧠

Về mặt hợp tác, Confluence giúp các nhóm hợp tác với nhau về mọi thứ, ở mọi nơi. Để lại nhận xét, đề cập đến thành viên nhóm và thậm chí chỉnh sửa cùng nhau trong thời gian thực.

Các tính năng của Confluence

Điểm tuyệt vời nhất của Atlassian Confluence là các tính năng của nó phù hợp với cả nhóm làm việc trực tiếp và từ xa. Sau khi thử nghiệm nền tảng này, chúng tôi cho rằng những tính năng sau đây là hấp dẫn nhất đối với các chuyên gia bận rộn. 🙌

1. Quản lý kiến thức

Thông tin bị phân tán không thể sử dụng được. Confluence sắp xếp tất cả thông tin của bạn vào một nơi. Nó kết hợp kế hoạch dự án, cập nhật trạng thái và bối cảnh thông tin trong một kho lưu trữ duy nhất.

Thay vì phải chuyển đổi giữa các nền tảng khác nhau để tìm kiếm quy trình làm việc (SOP) và tài liệu hướng dẫn, mọi thứ đều nằm trong tầm tay bạn trên Confluence.

Confluence bao gồm một cơ sở kiến thức mạnh mẽ. Chức năng tìm kiếm nâng cao và nhãn giúp bạn dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết.

Quyền truy cập là tính năng chỉ có trong các gói cao cấp, nhưng cho phép bạn thiết lập nhiều cấp độ truy cập để bảo mật thông tin nhạy cảm.

Nếu bạn là quản lý, hãy kiểm tra phân tích Confluence để xem công việc, khối lượng công việc và thống kê cơ sở kiến thức của nhóm. Nếu bạn đã tốn công xây dựng SOP, hãy kiểm tra phân tích để xem mọi người có thực sự đọc nó hay không.

Hệ thống phân cấp nội dung của Confluence cũng giúp bạn dễ dàng hiểu thông tin trong hệ thống mà không cần đào tạo. Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy gặp khó khăn, hãy đăng ký Atlassian University.

Tài nguyên miễn phí này hoàn hảo cho cả quản trị viên và người dùng hàng ngày. Đây là nền tảng học tập theo yêu cầu sẽ hướng dẫn bạn cách tận dụng Confluence một cách hiệu quả nhất.

Ngoài ra, còn có rất nhiều tùy chọn hỗ trợ, từ diễn đàn cộng đồng đến cơ sở kiến thức và hỗ trợ khách hàng.

2. Tích hợp

Có hơn 3.000 tích hợp có sẵn trên thị trường Atlassian, giúp bạn dễ dàng kết hợp tất cả các hệ thống của mình trong một bảng điều khiển.

Dưới đây là một số tích hợp Confluence yêu thích của chúng tôi:

Để thêm phần thú vị, Confluence còn cung cấp tính năng tích hợp với Microsoft Teams.

3. Trang

Các trang Confluence hoạt động giống như Tài liệu Google. Trên một trang, nhóm của bạn tạo nội dung và làm việc cùng nhau trong thời gian thực. Giống như Tài liệu Google, Trang bao gồm lịch sử phiên bản và theo dõi thay đổi, vì vậy bạn luôn có thể quay lại và khôi phục phiên bản trước đó nếu muốn.

Các trang cho phép bạn thêm các bình luận văn bản thông thường, nhưng nếu bạn muốn thêm phần sinh động, hãy thêm một vài GIF hoặc biểu tượng cảm xúc vui nhộn. Bạn cũng có thể gắn thẻ nhóm của mình để thu hút sự chú ý của họ đến các khu vực nhất định trên trang. ✨

Cần lên lịch cuộc họp? Confluence tích hợp với lịch của nhóm để bạn có thể xem lịch trống của mọi người ở một nơi. Ứng dụng này không bao gồm chức năng nhắn tin video gốc như ứng dụng Microsoft Teams, vì vậy bạn vẫn cần cài đặt phần mềm video để tích hợp với Confluence.

P.S. Confluence cũng có ứng dụng di động cho iPhone và Android để cộng tác mọi lúc mọi nơi.

4. Bảng trắng

Tính năng bảng trắng của Confluence rất phù hợp cho các nhóm làm việc từ xa. Phiên bản kỹ thuật số của bảng trắng này rất phù hợp để brainstorming và hình dung những ý tưởng tuyệt vời của nhóm bạn. 💡

Bảng trắng Confluence có các ghi chú dán ảo, giống như bảng trắng thông thường, nhưng còn có thêm tính năng bỏ phiếu và hẹn giờ. Sử dụng tính năng liên kết thông minh để nhúng nội dung từ các trang hoặc trang web khác để thêm bối cảnh.

P.S. Nếu bạn đang làm việc trong lĩnh vực phát triển phần mềm, bảng trắng Confluence có thể chuyển đổi sang Jira chỉ với vài cú nhấp chuột.

5. Mẫu

Muốn tiết kiệm thời gian hơn nữa? Confluence đi kèm với một số mẫu trang giới hạn. Sử dụng các mẫu này cho kế hoạch chiến lược, kế hoạch truyền thông hoặc thậm chí là các chiến dịch email nhỏ giọt.

Các mẫu này đi kèm với bảng, định dạng, hình ảnh và thậm chí cả mã. Hãy coi các mẫu này như một điểm khởi đầu hữu ích và tùy chỉnh chúng theo ý muốn.

Các thành viên của cộng đồng Confluence gửi các mẫu, vì vậy số lượng mẫu sẽ tăng lên theo thời gian — hãy theo dõi để biết thêm thông tin! 👀

Giá cả của Confluence

Teams là gì?

Microsoft Teams là nền tảng cộng tác của Microsoft đã thực sự chứng tỏ giá trị của mình trong thời kỳ đại dịch.

Teams là một công cụ cộng tác trực tuyến thuần túy, trong khi Confluence còn là một nền tảng cơ sở kiến thức. Microsoft Teams không nhất thiết phải có nhiều tính năng như Confluence, nhưng vẫn là một lựa chọn tốt, đặc biệt nếu nhóm của bạn có nhiều cuộc họp.

MS Teams cho phép chia sẻ và chỉnh sửa tệp trong thời gian thực. Cộng tác với mọi người trong và ngoài công ty và tạo các kênh chia sẻ với các thành viên nhóm dự án khác nhau.

Teams hoạt động hoàn toàn trên đám mây, cho phép bạn chia sẻ tệp và cộng tác từ mọi nơi. Nó đi kèm với tính năng quản lý quyền truy cập được tích hợp sẵn trong nền tảng, giúp bạn có toàn quyền kiểm soát ai có thể xem nội dung nào.

Điểm hay của Teams là bạn có thể cộng tác trong tài liệu, kênh Teams, cuộc họp hoặc trò chuyện. Chỉ cần lấy liên kết đến tài liệu của bạn và dán vào bất kỳ nơi nào bạn muốn làm việc. Hay phải không? 🤩

Các tính năng của Teams

Khi so sánh Confluence và Teams, điều quan trọng là phải nhận ra rằng hai nền tảng này có mục đích khác nhau. Các tính năng của Microsoft Team được thiết kế phù hợp hơn cho giao tiếp và cộng tác thay vì quản lý kiến thức. Dưới đây là các tính năng yêu thích của chúng tôi trong Teams.

1. Gặp gỡ

Không giống như Confluence, bạn có thể tổ chức các cuộc họp nhóm trong Teams với tối đa 1.000 người tham dự. Vì đây là sản phẩm của Microsoft, bạn có thể tự do nâng cao chất lượng cuộc họp bằng các công cụ khác của Microsoft, như PowerPoint Live hoặc Microsoft Whiteboard.

Bạn mệt mỏi với việc ghi chú cuộc họp? Meet cung cấp tính năng ghi chú cuộc họp do AI tạo. Chúng tôi sẽ kiểm tra lại độ chính xác, nhưng tính năng này vẫn có thể giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Microsoft Teams còn có tính năng gọi nhóm, chuyển cuộc gọi và thư thoại. Tính năng này rất lý tưởng nếu công việc của bạn phải trò chuyện qua điện thoại nhiều hoặc nếu bạn không muốn khách hàng hay nói chuyện biết số điện thoại cá nhân của mình. 📞

2. Trò chuyện

Cần thu hút sự chú ý của ai đó? Bắt đầu một chủ đề trò chuyện, gắn thẻ họ và thông báo Teams sẽ lo phần còn lại. Trò chuyện còn có tính năng dịch một cú nhấp chuột cho 35 ngôn ngữ, nhắn tin thoại và đề xuất trả lời.

Chúng tôi cũng rất thích tính năng Microsoft Loop, cho phép bạn cộng tác công việc cùng nhau trong thời gian thực trong một cuộc trò chuyện nhóm. Tính năng này không lý tưởng cho các tài liệu lớn. Nhưng nó rất hữu ích nếu bạn cần ai đó nhanh chóng xem lại một bảng trước khi thêm vào bản trình bày PowerPoint. 📊

3. Tích hợp

Microsoft gọi các tích hợp của mình là "ứng dụng". Với các ứng dụng này, bạn có thể tùy chỉnh Teams bằng cách thêm các chức năng từ các giải pháp khác mà bạn đã sử dụng. Điều này giúp bạn có thể áp dụng tự động hóa trong hầu hết các quy trình làm việc của mình.

Chúng tôi khuyên dùng ứng dụng Teams cho:

Tất nhiên, Teams tích hợp với các sản phẩm khác của Microsoft. Nếu bạn đã là người yêu thích Microsoft, thì lựa chọn này hoàn toàn hợp lý vì các sản phẩm của Microsoft hoạt động rất tốt với nhau.

P.S. Nếu bạn thích Microsoft Teams hơn, ứng dụng này cũng có ứng dụng cho Confluence.

Giá Teams

Confluence so với Teams: So sánh tính năng

Trong cuộc đối đầu giữa Confluence và Teams, ai sẽ là người chiến thắng? 🏆

Như thường lệ, câu trả lời "đúng" phụ thuộc vào cách thức hoạt động của doanh nghiệp và những gì bạn đang tìm kiếm. Dưới đây là so sánh giữa Confluence và Teams.

1. Hợp tác

Confluence và Teams đều là nền tảng cộng tác, nhưng chúng hỗ trợ cộng tác theo những cách khác nhau.

Ví dụ: Microsoft Loop là một tính năng thú vị để trình bày những việc nhỏ với sếp của bạn. Nhưng bảng trắng của Confluence rất hữu ích cho việc động não từ xa.

Một điểm khác biệt lớn là các tùy chọn hội nghị truyền hình của Teams. Tính năng này mang hội nghị truyền hình vào nền tảng cộng tác của bạn, điều mà Confluence không cung cấp một cách trực tiếp hoặc hiệu quả.

Nếu nhóm làm việc từ xa của bạn chủ yếu sử dụng văn bản, hãy chọn Confluence. Nhưng nếu bạn thích video hoặc cuộc gọi điện thoại hơn, hãy chọn Teams.

Người chiến thắng: Teams cho cuộc gọi video; Confluence cho cộng tác dựa trên văn bản

2. Mẫu

Teams cung cấp một số mẫu, nhưng sự đa dạng còn giới hạn. Thực tế, chúng không phải là mẫu. Chúng giống như "cài đặt đã lưu" giúp tiết kiệm thời gian nếu bạn thường xuyên tạo nhóm hoặc đội.

Mặt khác, Confluence có thư viện mẫu có thể tùy chỉnh ngày càng phong phú. Nếu bạn cần các mẫu sẵn sàng sử dụng, Confluence là lựa chọn tốt hơn.

Người chiến thắng: Confluence

3. Tích hợp

Cả Confluence và Teams đều có hàng trăm tích hợp. Điều này thực sự phụ thuộc vào cách tổ chức của bạn đã được thiết lập.

Nếu bạn là một công ty hoàn toàn sử dụng Microsoft, Teams sẽ phù hợp hơn vì nó đã hoạt động tốt trong hệ sinh thái Microsoft.

Tuy nhiên, nếu bạn là người yêu thích Jira, Confluence là lựa chọn tốt hơn vì nó tích hợp với các sản phẩm của Atlassian.

Người chiến thắng: Teams nếu bạn sử dụng Microsoft; Confluence nếu bạn sử dụng Jira

4. Quản lý kiến thức

Điểm mạnh nổi bật của Confluence là nó là một công cụ quản lý kiến thức và hợp tác tích hợp.

Microsoft Teams không cung cấp tính năng này. Bạn sẽ cần sử dụng một công cụ như Microsoft SharePoint để có được cơ sở kiến thức trong bộ sản phẩm Microsoft.

Nếu việc hợp tác và cơ sở kiến thức của bạn cần được tích hợp trên cùng một nền tảng, hãy chọn Confluence.

Người chiến thắng: Confluence

Confluence so với Microsoft Teams trên Reddit

Chúng tôi đã nghiên cứu kỹ lưỡng Confluence và Teams để tìm ra những điểm khác biệt hấp dẫn nhất giữa hai nền tảng này.

Theo Reddit, tính năng wiki của Teams khó sử dụng để chia sẻ kiến thức:

"Bộ phận của tôi đang tạo từng bước hướng dẫn trên Wiki trong Teams (mất vài tuần để hoàn thành) và chúng tôi nhận thấy Wiki thực sự rất tệ. Nó có nhiều lỗi, xóa ảnh chúng tôi tải lên, v.v."

Trong một bài đăng khác trên Reddit, một người dùng cả hai nền tảng nhận thấy Confluence là lựa chọn tốt hơn cho việc cộng tác:

"Tôi đã sử dụng cả hai. Confluence vượt trội hơn hẳn về khả năng hợp tác."

Mặc dù người dùng rõ ràng thích Confluence hơn, nhưng một số người cho rằng sở thích của họ không quan trọng vì "chính sách của công ty là 'Mọi thứ phải được thực hiện trong Teams'. "

Thật khó để thuyết phục cấp quản lý cao hơn hoặc nhân viên IT cho phép sử dụng các nền tảng khác nhau. Nếu bạn là một tổ chức Microsoft, bạn có thể phải sử dụng Teams dù thích hay không, thường là vì lý do cấp phép hoặc bảo mật. 🤷🏽

So sánh Confluence với SharePoint!

Gặp gỡ ClickUp: Giải pháp thay thế tốt nhất cho Confluence và Teams

Confluence và Teams chắc chắn có vị trí riêng của mình. Nhưng có một vấn đề: chúng không tập trung quản lý công việc vào một địa điểm trung tâm.

Tất nhiên, các ứng dụng và tích hợp có thể giúp bạn làm điều đó. Nhưng tại sao phải ghép nối nhiều thứ lại với nhau khi bạn có thể có một hệ thống đã bao gồm tất cả những gì bạn cần để kinh doanh?

ClickUp là giải pháp cộng tác được yêu thích nhất trên thế giới, giúp tập hợp tất cả công việc của bạn vào một nơi. Và chức năng của nó tốt đến mức khiến những chuyên gia quan tâm đến hiệu quả phải vui mừng khôn xiết. 🤸

Cộng tác trong thời gian thực, không gặp trở ngại

ClickUp Docs cho phép bạn tạo nội dung, kế hoạch dự án và thậm chí cả wiki để lưu trữ kiến thức. (Confluence là ai?)

Nhúng nội dung, thêm bảng và tùy chỉnh định dạng tài liệu của bạn để tạo ra thông tin hữu ích, bắt mắt, khuyến khích sự hợp tác.

Tất cả các tài liệu ClickUp cho phép chỉnh sửa thời gian thực với nhóm của bạn. Chuyển đổi văn bản hoặc nhận xét thành nhiệm vụ chỉ với một cú nhấp chuột — không cần nhập hai lần.

Trò chuyện với nhóm của bạn trên một nền tảng duy nhất

Với chế độ xem Trò chuyện của ClickUp, tất cả các cập nhật, liên kết và giao tiếp của bạn đều diễn ra ở một nơi. Gán các mục hành động bằng cách gắn thẻ mọi người hoặc nhúng video, trang hoặc bảng tính để thêm bối cảnh vào các cuộc trò chuyện. 👋

Chúng tôi cũng rất thích tính năng chỉnh sửa phong phú để định dạng trò chuyện. Thêm khối mã, dấu đầu dòng và băng rôn để làm nổi bật tin nhắn của bạn.

Thu hẹp khoảng cách giữa việc động não và việc cần làm

Bảng trắng ClickUp giúp hợp tác từ xa trở nên dễ dàng. Chúng rất trực quan và có thể tùy chỉnh hoàn toàn nhờ thư viện mẫu Bảng trắng khổng lồ của chúng tôi. Bạn có thể sử dụng một trong những mẫu của chúng tôi (chúng tôi không phiền) hoặc tạo mẫu của riêng bạn.

Sử dụng Bảng trắng để brainstorming trực tiếp hoặc từ xa với nhóm của bạn. Chuyển ý tưởng thành công việc và giao cho nhóm của bạn chỉ với một cú nhấp chuột. Đây là cách tốt nhất để biến những kế hoạch lớn của bạn thành hành động với ít rắc rối nhất.

Kết hợp quản lý nhiệm vụ và tài liệu với ClickUp

ClickUp không chỉ là một công cụ cộng tác. Nền tảng này là sự kết hợp hoàn hảo giữa phần mềm quản lý dự án, công cụ cộng tác và kho lưu trữ mẫu. Bắt đầu với Gói Miễn phí vĩnh viễn ngay hôm nay!