Cách xây dựng cổng thông tin khách hàng Google Drive (và những hạn chế của nó)

Chia sẻ khóa nhà với ai đó là việc khá đơn giản. Nhưng khi nhiều người cần truy cập vào các phòng khác nhau, bạn phải cân nhắc xem ai được phép vào, họ có thể sử dụng những gì và khi nào quyền truy cập của họ nên kết thúc. Việc trao cho mọi người cùng một khóa có thể tiết kiệm thời gian ban đầu, nhưng lại khiến bạn mất kiểm soát đối với những gì diễn ra bên trong.

Cổng thông tin khách hàng Google Drive cũng đi kèm với những thách thức tương tự. Bạn có thể tạo một thư mục, chia sẻ liên kết và bắt đầu trao đổi tệp chỉ trong vài phút. Tuy nhiên, khi số lượng khách hàng ngày càng tăng, bạn cần một cách để phân tách các tài liệu của họ, kiểm soát ai có thể tải lên hoặc chỉnh sửa tệp, đồng thời đảm bảo rằng các khách hàng cũ và nhà thầu không còn quyền truy cập lâu hơn mức cần thiết.

Google Drive cung cấp các công cụ để quản lý hầu hết các tác vụ này thông qua các thư mục chia sẻ, quyền truy cập thư mục và cài đặt chia sẻ tệp. Thách thức nằm ở việc lựa chọn thiết lập phù hợp với cách làm việc của khách hàng, đặc biệt khi một số khách hàng không có tài khoản Google hoặc cần gửi tệp thường xuyên.

Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn từng bước xây dựng cổng thông tin khách hàng trên Google Drive, lựa chọn các cài đặt chia sẻ và tải lên phù hợp, cũng như duy trì sự sắp xếp gọn gàng cho các tệp tin của khách hàng. Chúng tôi cũng sẽ đề cập đến những hạn chế của Drive và những trường hợp bạn có thể cần sử dụng một công cụ quản lý khách hàng chuyên dụng.

Bạn có thể sử dụng Google Drive làm cổng thông tin khách hàng không?

Có. Google Drive hoạt động như một cổng thông tin khách hàng khi mối quan hệ hợp tác dựa trên tài liệu và sản phẩm đầu ra. Bạn có thể sử dụng các thư mục chia sẻ để trao đổi bản tóm tắt yêu cầu, xem xét bản nháp và giao các tệp hoàn chỉnh thông qua giao diện mà nhiều khách hàng đã quen thuộc.

Yếu tố quyết định là mức độ bạn mong đợi khách hàng thực hiện các việc cần làm trong cổng thông tin. Nếu họ chủ yếu gửi tài liệu, để lại bình luận và tải xuống sản phẩm hoàn thiện, Google Drive đã đáp ứng được điều đó. Nếu họ mong muốn theo dõi trạng thái dự án, thanh toán hóa đơn hoặc nhắn tin cho nhóm của bạn tại cùng một nơi, Google Drive sẽ không đáp ứng được. Tính năng Phê duyệt (Approvals) của Google Drive cho phép phê duyệt từng tệp riêng lẻ, nhưng chỉ áp dụng cho các gói Enterprise và Education Plus đủ điều kiện. Cuối cùng, bạn sẽ phải kết hợp thêm email, bảng tính và công cụ thanh toán để lấp đầy những khoảng trống đó.

Tại sao nên xây dựng cổng thông tin khách hàng trên Google Drive?

Nếu nhóm của bạn đã sử dụng Google Workspace, việc xây dựng cổng thông tin khách hàng trên Drive có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí và nỗ lực khi không cần phải triển khai một nền tảng khác. Điều này còn mang lại một số lợi ích thiết thực:

Tại sao các cổng thông tin khách hàng Google Drive lại gặp phải vấn đề?

Khách hàng có thể mở được thư mục chia sẻ nhưng vẫn gặp khó khăn khi tải lên tài liệu. Google Drive có các quy định khác nhau đối với khách truy cập, việc tải lên tệp và các thư mục chia sẻ. Nếu bạn không tính đến các giới hạn này khi cài đặt cổng thông tin, khách hàng có thể gặp sự cố ngay cả khi bạn đã cấp quyền truy cập cho họ.

Khách truy cập không thể tải lên tệp vào các thư mục trong My Drive

Tính năng chia sẻ cho khách truy cập của Google cho phép những người không có tài khoản Google cộng tác sau khi xác minh địa chỉ email của họ. Khách truy cập có thể xem, bình luận và chỉnh sửa các tệp được hỗ trợ ở bất kỳ đâu bạn chia sẻ chúng. Họ chỉ có thể tải lên hoặc tạo tệp bên trong các thư mục của ổ đĩa chia sẻ, với các quyền truy cập cần thiết và phiên bản Không gian Làm việc được hỗ trợ.

Nếu cổng thông tin của bạn nằm trong My Drive, khách hàng sử dụng quyền truy cập khách truy cập có thể cộng tác trên các tệp được hỗ trợ mà bạn chia sẻ, nhưng không thể tải lên tài liệu vào thư mục khách hàng của bạn.

Khách truy cập phải xác minh quyền truy cập của mình mỗi bảy ngày một lần

Khách truy cập xác minh danh tính bằng mã được gửi qua email. Sau đó, họ có thể truy cập nội dung được chia sẻ trong vòng bảy ngày trước khi cần xác minh lại.

Điều này phù hợp với những khách hàng chỉ truy cập một lần mỗi tháng để xem lại hoặc gửi tài liệu. Đối với những khách hàng truy cập cổng thông tin hàng ngày, việc phải xác minh lại mỗi tuần có thể gây phiền toái.

Google Forms có các hạn chế riêng về việc tải lên tệp

Nếu bạn sử dụng Google Forms để thu thập tài liệu của khách hàng, bạn cần lưu biểu mẫu đó trong My Drive. Google không hỗ trợ các câu hỏi yêu cầu tải lên tệp trong các biểu mẫu được lưu trữ trên ổ đĩa chia sẻ. Khách hàng cũng phải đăng nhập vào tài khoản Google để tải lên tệp đính kèm. Các câu hỏi yêu cầu tải lên tệp cũng không khả dụng khi quản trị viên của bạn bật tính năng Ngăn ngừa mất dữ liệu (Data Loss Prevention).

Theo tài liệu hướng dẫn của Google, các tệp đã tải lên sẽ được lưu vào tài khoản Drive của chủ sở hữu biểu mẫu. Nếu cổng thông tin khách hàng của bạn sử dụng ổ đĩa chia sẻ, bạn sẽ cần tự chuyển các bài nộp/gửi vào thư mục khách hàng tương ứng hoặc thiết lập một quy trình riêng để xử lý chúng.

Hai câu hỏi sau đây sẽ giúp bạn xác định thiết lập phù hợp: khách hàng của bạn có tài khoản Google không, và họ sẽ gửi tệp cho bạn với tần suất như thế nào?

Thiết lập Google Drive nào phù hợp với cổng thông tin khách hàng của bạn?

Bạn có ba cách để tổ chức cổng thông tin khách hàng Google Drive: thư mục chia sẻ trong My Drive, thư mục khách hàng trong một ổ đĩa chia sẻ, hoặc trang chủ Google Sites được tích hợp trên một trong hai tùy chọn trên.

Dưới đây là so sánh giữa các tùy chọn:

1. Thư mục chia sẻ trong My Drive

Thư mục chia sẻ trong My Drive là một thư mục Google Drive thông thường mà bạn cấp quyền truy cập cho các khách hàng cụ thể. Đây là một trong những cách đơn giản nhất để trao đổi tệp mà không cần cài đặt một cổng thông tin khách hàng riêng biệt.

Nếu bạn làm việc một mình hoặc quản lý một nhóm khách hàng nhỏ, bạn có thể tạo một thư mục trong My Drive cho từng khách hàng và chia sẻ thư mục đó với tài khoản Google của họ. Họ có thể mở các tệp bạn đã chia sẻ và, với quyền truy cập phù hợp, thêm các tài liệu của riêng họ.

Bạn cũng có thể sử dụng thiết lập này với tài khoản Google cá nhân. Tuy nhiên, các tệp trong My Drive thuộc quyền sở hữu của từng chủ sở hữu. Khi nhóm của bạn phát triển, bạn có thể cần quản lý các tệp thuộc quyền sở hữu của nhiều người khác nhau hoặc sắp xếp việc chuyển giao quyền sở hữu khi có người rời khỏi nhóm.

Ưu điểm

Nhược điểm

2. Các thư mục khách hàng trong ổ đĩa chia sẻ

Ổ đĩa chia sẻ là không gian lưu trữ trên Google Workspace, nơi các tệp thuộc sở hữu của tổ chức. Các thành viên trong nhóm có thể truy cập và quản lý các tệp chia sẻ mà không cần phụ thuộc vào tài khoản Google Drive của một cá nhân nào đó.

Tạo một ổ đĩa chia sẻ dành cho công việc của khách hàng và sắp xếp từng dự án vào một thư mục riêng. Đối với những khách hàng cần kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ hơn, bạn cũng có thể tạo một ổ đĩa chia sẻ riêng cho các dự án của họ.

Tuy nhiên, các thành viên của ổ đĩa chia sẻ thường có quyền truy cập vào toàn bộ ổ đĩa. Nếu bạn đang quản lý nhiều khách hàng trong cùng một ổ đĩa chia sẻ, hãy cấp quyền truy cập cho mỗi khách hàng chỉ vào thư mục được chỉ định của họ mà không cần thêm họ vào danh sách thành viên của ổ đĩa đó.

Ưu điểm

Nhược điểm

3. Google Sites kết hợp với Drive

Google Sites cho phép bạn tạo một trang web đơn giản làm trang chủ cho cổng thông tin khách hàng của bạn. Bạn có thể liên kết hoặc nhúng các tệp Google Drive và tập hợp các tài nguyên dự án quan trọng tại một nơi duy nhất.

Ví dụ: một công ty tư vấn có thể tạo một trang web riêng cho từng khách hàng, bao gồm trang giới thiệu, lịch cuộc họp và các liên kết đến các sản phẩm dự án. Khách hàng sẽ có một nơi duy nhất để truy cập trong suốt quá trình hợp tác, mà không cần phải tìm kiếm trong các email để tìm tài liệu phù hợp.

Bạn cũng có thể kiểm soát ai có thể xem trang web đã được xuất bản. Tuy nhiên, quyền truy cập trang web và quyền truy cập Drive hoạt động độc lập với nhau. Khách hàng vẫn cần có quyền truy cập để mở các tệp mà bạn liên kết hoặc nhúng.

Ưu điểm

Nhược điểm

Google Sites có thể hoạt động với cả My Drive hoặc ổ đĩa chia sẻ. Nếu khách hàng của bạn chỉ cần gửi và nhận tài liệu, thì chỉ cần Drive là đủ. Thêm một trang web khi họ cần một nơi tập trung để truy cập các tài nguyên trong suốt quá trình hợp tác.

Cổng thông tin khách hàng Google Drive nên bao gồm những gì?

Khi khách hàng truy cập cổng thông tin của mình, họ nên có thể tìm thấy các tài liệu mới nhất, tải lên tệp tin và để lại phản hồi mà không cần phải hỏi hướng dẫn. Ở phía sau hậu trường, nhóm của bạn cũng cần một cách để quản lý quyền truy cập và duy trì sự tổ chức cho mọi thứ khi các dự án tiến triển.

Dưới đây là những gì bạn cần:

Lưu trữ các ghi chú nội bộ, hồ sơ tài chính và các tệp tin kinh doanh riêng tư khác bên ngoài các thư mục dành cho khách hàng. Điều này giúp nhóm của bạn làm việc một cách tự do mà không lo rủi ro về việc truy cập vào các tài liệu không bao giờ được dự định chia sẻ.

Cách cài đặt cổng thông tin khách hàng trên Google Drive

Trước khi mời khách hàng tham gia Google Drive, hãy quyết định nơi lưu trữ tệp tin của họ và cách họ sẽ gửi tệp tin cho bạn. Sau khi đã xác định rõ các vấn đề này, hãy xây dựng cấu trúc thư mục, cài đặt quyền truy cập và chuẩn bị cổng thông tin để sử dụng thường xuyên.

Dưới đây là hướng dẫn cài đặt trong sáu bước.

Bước 1: Xác định cách khách hàng của bạn sẽ gửi tệp

Bắt đầu bằng cách hỏi khách hàng xem họ có sử dụng tài khoản Google để truy cập Drive hay không và họ sẽ cần thực hiện những việc cần làm gì trên cổng thông tin. Một số khách hàng có thể chỉ xem tài liệu, trong khi những người khác sẽ gửi tệp, để lại bình luận hoặc thực hiện công việc trên các bản nháp được chia sẻ.

Hãy lưu ý rằng không nhất thiết phải có địa chỉ Gmail mới có thể tạo tài khoản Google. Những người sử dụng địa chỉ email Outlook hoặc email kinh doanh có thể đã có tài khoản Google rồi.

Dựa trên câu trả lời của họ, hãy chọn phương thức tải lên phù hợp:

Nếu tổ chức của bạn chặn tính năng chia sẻ cho khách truy cập, bạn sẽ cần một phương thức khác để thu thập tệp từ khách hàng không có tài khoản Google. Hãy xác nhận điều này trước khi xây dựng phần còn lại của cổng thông tin. Đồng thời, hãy hỏi xem khách hàng sẽ tải lên từ máy tính hay điện thoại. Tính năng chia sẻ cho khách truy cập yêu cầu trình duyệt trên máy tính; tính năng này không hỗ trợ thiết bị di động hoặc Drive trên máy tính để bàn.

Thêm các câu hỏi này vào bảng câu hỏi đăng ký khách hàng và sử dụng các câu trả lời khi chuẩn bị không gian làm việc cho từng khách hàng.

Bước 2: Tạo một thư mục riêng cho từng khách hàng

Giờ đây, khi bạn đã biết cách khách hàng sẽ truy cập các tệp của họ, hãy tạo các thư mục mà họ sẽ sử dụng.

Nếu kế hoạch Google Workspace của bạn hỗ trợ các thư mục chia sẻ và quản trị viên cho phép bạn tạo chúng, hãy mở Google Drive và làm theo các bước sau:

Hãy giới hạn thành viên của ổ đĩa chia sẻ chỉ bao gồm các thành viên trong nhóm nội bộ cần quyền truy cập. Bạn sẽ mời khách hàng vào các thư mục riêng của họ sau này.

Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Google cá nhân, hãy mở My Drive > New > New thư mục và tạo một thư mục riêng cho từng khách hàng. Hãy lưu ý rằng những khách hàng không có tài khoản Google sẽ không thể tải lên tệp tin vào đó.

Đối với các dự án cần sự tách biệt nghiêm ngặt hơn, hãy tạo một ổ đĩa chia sẻ dành riêng cho khách hàng đó.

Bước 3: Tạo cấu trúc thư mục có thể tái sử dụng

Khách hàng không nên phải lục lọi hàng chục tệp để tìm bản nháp hoặc tải lên tài liệu. Hãy đảm bảo mỗi thư mục khách hàng đều có cấu trúc cơ bản giống nhau, với tên thư mục mô tả rõ ràng vị trí của từng tệp.

Ví dụ: thư mục Acme Corp của bạn có thể chứa:

Các số giúp sắp xếp các thư mục theo thứ tự nhất quán, trong khi tên thư mục giúp khách hàng tìm đúng vị trí để lưu trữ tài liệu của họ.

Bạn có thể sử dụng cùng một mẫu đặt tên cho tất cả các dự án. Đối với các tệp cần có các phiên bản riêng biệt, tên như Acme_Proposal_v02 sẽ dễ nhận biết hơn so với Final_Proposal_New.

Google Drive không có lệnh tích hợp sẵn để sao chép toàn bộ thư mục. Đối với thiết lập nhỏ, bạn có thể tạo lại các thư mục con này mỗi lần. Nếu bạn có cấu trúc lớn hơn, hướng dẫn của chúng tôi về cách sao chép thư mục trong Google Drive sẽ giới thiệu các phương pháp thay thế.

Lưu trữ các hồ sơ kinh doanh riêng tư, phản hồi nội bộ và thông tin tài chính trong các thư mục không được chia sẻ với khách hàng.

Bước 4: Chia sẻ thư mục và cấp quyền truy cập phù hợp

Khi các thư mục của bạn đã sẵn sàng, hãy quyết định khách hàng nào có thể truy cập và chỉnh sửa chúng.

Trong Google Drive, nhấp chuột phải vào thư mục chính của khách hàng và lựa chọn Chia sẻ > Chia sẻ.

Thêm địa chỉ email của khách hàng, chọn Người xem làm quyền truy cập ban đầu và giữ cài đặt Quyền truy cập chung ở mức Hạn chế.

Tiếp theo, mở các thư mục con riêng lẻ và điều chỉnh quyền truy cập dựa trên những việc khách hàng cần làm. Tên vai trò có sự khác biệt nhỏ giữa My Drive và các ổ đĩa chia sẻ:

Google Drive truyền quyền truy cập từ thư mục cha sang nội dung bên trong. Việc cấp quyền "Trình chỉnh sửa" cho ai đó đối với thư mục chính của khách hàng cũng sẽ cho phép họ chỉnh sửa các tệp trong các thư mục con của nó. Hãy bắt đầu với quyền "Xem" và chỉ cấp quyền truy cập cao hơn khi thực sự cần thiết để tránh vấn đề này. Đối với các tài liệu cần được ẩn khỏi những người có quyền truy cập vào thư mục cha, hãy sử dụng một địa điểm riêng biệt hoặc một thư mục có quyền truy cập giới hạn.

Bạn cũng có thể xem lại các cài đặt chia sẻ để kiểm soát xem trình chỉnh sửa có thể chia sẻ lại tệp hay không, cũng như liệu người dùng có thể tải xuống, sao chép hoặc in các tệp đó hay không. Các cài đặt này cung cấp quyền kiểm soát bổ sung, nhưng chúng không ghi đè lên quyền truy cập được thừa hưởng từ thư mục cha.

Thử nghiệm với hai tài khoản khách hàng riêng biệt. Xác nhận rằng mỗi tài khoản đều có thể tải lên và xem các tệp tin theo dự định, đồng thời không tài khoản nào có thể mở thư mục hoặc tệp tin của khách hàng kia, ngay cả khi sử dụng liên kết trực tiếp.

Bước 5: Cung cấp cho khách hàng một cách rõ ràng để gửi tệp và yêu cầu

Sau khi khách hàng đã có quyền truy cập, hãy hướng dẫn họ nơi gửi tệp và cách gửi yêu cầu mới.

Đối với việc tải lên trực tiếp, hãy gửi cho họ liên kết đến 01 Client Uploads. Khách hàng có quyền truy cập cần thiết có thể thêm tài liệu tại đó, trong khi khách truy cập đủ điều kiện không có tài khoản Google có thể tải lên thông qua tính năng chia sẻ ổ đĩa chung dành cho khách truy cập.

Nếu bạn cũng cần khách hàng điền vào biểu mẫu đăng ký, Google Forms có thể giúp bạn thu thập thông tin chi tiết về dự án, thông tin liên hệ và các tệp đính kèm.

Tuy nhiên, các câu hỏi yêu cầu tải lên tệp tin bắt buộc người trả lời phải đăng nhập vào tài khoản Google. Bạn cũng cần lưu biểu mẫu trong My Drive, vì các biểu mẫu được lưu trữ trong ổ đĩa chia sẻ không hỗ trợ các câu hỏi yêu cầu tải lên tệp tin. Các tệp tin được tải lên sẽ được lưu vào một thư mục trong Drive của chủ sở hữu biểu mẫu. Sau khi xem xét từng bài nộp/gửi, bạn có thể di chuyển chúng vào thư mục khách hàng tương ứng.

Đối với khách hàng không có tài khoản Google, bạn có thể thu thập thông tin yêu cầu thông qua một biểu mẫu không có câu hỏi về tải lên tệp. Đảm bảo biểu mẫu đã được công bố và cho phép những người được yêu cầu trả lời truy cập vào biểu mẫu, sau đó hướng dẫn khách hàng đến thư mục tải lên trên ổ đĩa chia sẻ để đính kèm tệp đính kèm.

Hướng dẫn của chúng tôi về các mẫu biểu mẫu thông tin khách hàng bao gồm các thông tin chi tiết mà bạn có thể thu thập trong quá trình đăng ký và các yêu cầu sau này.

Sau khi đã chọn phương thức tiếp nhận, hãy đưa hướng dẫn vào email chào mừng. Khách hàng cần biết nơi gửi tài liệu và liên hệ với ai nếu gặp khó khăn khi truy cập thư mục.

Bước 6: Cài đặt thời hạn truy cập và chuẩn bị cho việc ngừng sử dụng dịch vụ

Quyền truy cập của khách hàng không nên tiếp tục vô thời hạn sau khi dự án kết thúc. Trước khi bàn giao cổng thông tin, hãy quyết định thời điểm bạn sẽ rà soát các quyền truy cập và ai sẽ chịu trách nhiệm quản lý chúng.

Nếu bạn sử dụng tài khoản Google Workspace đủ điều kiện, bạn có thể cài đặt ngày hết hạn cho các vai trò truy cập được hỗ trợ:

Google hỗ trợ thiết lập ngày hết hạn cho tệp tin và quyền truy cập "Người xem" vào các thư mục. Các vai trò khác trong thư mục có thể cần phải xóa thủ công khi dự án kết thúc.

Khi dự án kết thúc, hãy kiểm tra thư mục chính của khách hàng, cùng với bất kỳ thư mục con hoặc tệp nào bạn đã chia sẻ riêng với họ. Việc thu hồi quyền truy cập vào thư mục chính có thể không làm mất các quyền truy cập cao hơn đã được cấp trực tiếp cho các tệp hoặc thư mục con cụ thể. Sau khi đã kiểm tra những phần đó, hãy thu hồi mọi quyền truy cập còn lại và chuyển các bản sao nội bộ của các tài liệu cuối cùng vào kho lưu trữ.

Thêm đánh giá này vào danh sách kiểm tra hoàn tất dự án của bạn, kèm theo ngày quyền truy cập bị thu hồi và người đã hoàn thành việc này.

Làm thế nào để duy trì sự gọn gàng và ngăn nắp cho cổng thông tin khách hàng Google Drive?

Khi cổng thông tin của bạn đã đi vào hoạt động, việc rà soát nhanh hàng tháng có thể giúp bạn phát hiện các quyền truy cập đã lỗi thời, các tệp bị đặt sai vị trí và các công việc hoàn tất chưa được thực hiện trước khi chúng tích tụ lại.

Dưới đây là những gì bạn có thể kiểm tra:

Đối với những khách hàng gửi tệp tin hàng ngày, hãy kiểm tra thư mục của họ thường xuyên hơn. Khi dự án kết thúc, hãy hoàn thành quy trình ngừng dịch vụ ngay lập tức thay vì chờ đến đợt đánh giá hàng tháng tiếp theo.

Ví dụ về Cổng thông tin khách hàng Google Drive

Cách thiết lập có thể hơi khác nhau tùy thuộc vào loại khách hàng mà bạn làm việc cùng và tần suất họ cần gửi tệp. Dưới đây là ba cách phổ biến mà các nhóm thường sử dụng Google Drive làm cổng thông tin khách hàng trong thực tế.

Một công ty tiếp thị gồm năm người: Công ty này làm việc với các khách hàng sử dụng cả Gmail và Outlook. Công ty lưu trữ tất cả công việc của khách hàng trong một ổ đĩa chia sẻ, với một thư mục riêng cho mỗi tài khoản. Khách hàng tải lên các tài sản thương hiệu và tệp nguồn vào 01 Client Uploads, trong khi công ty chia sẻ các bản nháp chiến dịch trong 02 In Review và thu thập phản hồi qua phần bình luận. Vì quy trình xem xét diễn ra ngay trong tệp, nhóm không phải mất thời gian theo dõi phản hồi qua các chủ đề email.

Một công ty kế toán nhỏ: Hầu hết khách hàng chỉ cần sử dụng cổng thông tin này trong mùa khai thuế, và nhiều người trong số họ không sử dụng tài khoản Google. Công ty sử dụng một thư mục ổ đĩa chia sẻ cho mỗi khách hàng và chỉ cấp quyền truy cập "Người đóng góp" cho khách truy cập vào thư mục tải lên, để khách hàng có thể gửi tài liệu mà không xem được những thông tin không cần thiết. Các bản dự thảo tờ khai thuế chỉ ở chế độ xem, và công ty thêm ngày hết hạn vào các tệp nhạy cảm mà họ chia sẻ lại. Vì khách hàng chỉ sử dụng cổng thông tin vào một số thời điểm nhất định trong năm, nên khoảng thời gian xác minh khách truy cập trong bảy ngày thường là đủ.

Một chuyên gia tư vấn độc lập: Chuyên gia tư vấn này chủ yếu làm việc với các khách hàng đã sử dụng Google Workspace. Mỗi khách hàng sẽ có một thư mục trong My Drive để lưu trữ các tài liệu được chia sẻ, cùng với một trang Google Site đóng vai trò như một trang chủ đơn giản cho dự án. Trang này bao gồm các ghi chú cuộc họp, các liên kết quan trọng và quyền truy cập vào các sản phẩm đầu ra, giúp khách hàng dễ dàng tìm thấy những gì họ cần mà không phải lục lọi các email cũ. Trong trường hợp này, trang này còn đóng vai trò như một trung tâm giới thiệu khách hàng mới đơn giản.

Google Drive còn thiếu sót gì khi được sử dụng làm cổng thông tin khách hàng?

Google Drive hoạt động hiệu quả khi công việc chủ yếu xoay quanh việc chia sẻ tệp. Tuy nhiên, những hạn chế sẽ bộc lộ khi khách hàng cần có cái nhìn toàn diện hơn về công việc liên quan đến các tệp đó.

Khách hàng có thể mở bản nháp, để lại bình luận và tải xuống phiên bản cuối cùng. Tuy nhiên, họ không thể xem tổng quan dự án. Google Drive không hiển thị ai là người chịu trách nhiệm cho bước tiếp theo hoặc thời điểm dự kiến hoàn thành sản phẩm. Trên các gói Enterprise và Education Plus đủ điều kiện, tính năng Phê duyệt của Google Drive có thể hiển thị rằng một tệp cụ thể đang chờ phê duyệt. Tính năng này không theo dõi quá trình phê duyệt trên toàn bộ dự án.

Một số giới hạn thường gặp nhất bao gồm:

Khi những hạn chế này bắt đầu làm chậm tiến độ của nhóm, nhiều doanh nghiệp vẫn giữ Google Drive để lưu trữ và sử dụng một công cụ khác để quản lý yêu cầu, thời hạn, phê duyệt và công việc theo dõi. Nếu bạn vẫn cần so sánh các tùy chọn lưu trữ, hướng dẫn so sánh OneDrive và Google Drive của chúng tôi có thể giúp ích.

Cách quản lý công việc của khách hàng trong ClickUp cùng với Google Drive

Giả sử một khách hàng xem xét một báo cáo trên Google Drive và để lại khoảng một chục bình luận. Phản hồi đã có sẵn, nhưng một thành viên trong nhóm của bạn vẫn cần phân công các phiên bản sửa đổi, xin phê duyệt phiên bản cuối cùng và đảm bảo báo cáo được gửi đi đúng hạn. Khi có thêm nhiều người tham gia, việc theo dõi các bước chuyển giao này có thể trở thành một dự án riêng biệt.

Đây chính là lúc một nền tảng quản lý công việc như ClickUp phát huy tác dụng. Bạn có thể tiếp tục sử dụng Google Drive để lưu trữ tệp tin của khách hàng, trong khi ClickUp sẽ tập hợp các công việc, cuộc hội thoại và thời hạn liên quan vào một không gian làm việc duy nhất.

Trong thực tế:

Đảm bảo các yêu cầu của khách hàng được xử lý kịp thời với Nhiệm vụ ClickUp: Khi khách hàng yêu cầu thay đổi báo cáo quý, hãy tạo một Nhiệm vụ ClickUp, chỉ định trình chỉnh sửa và đặt ngày đáo hạn. Từ đó, các Trạng thái tùy chỉnh như Đang xem xét và Đang chờ phê duyệt giúp mọi người theo dõi tiến độ. Bạn cũng có thể thêm các Trường Tùy chỉnh cho tên khách hàng hoặc loại yêu cầu, cùng với các nhắc nhở về các ngày đáo hạn sắp tới.

Tập hợp các tệp và tài liệu dự án của bạn lại một chỗ: Tải tệp đính kèm trực tiếp lên các nhiệm vụ ClickUp và bình luận để lưu trữ các tệp liên quan gần với công việc. Nếu tài liệu của bạn đã có sẵn trên Drive, tính năng tích hợp Google Drive cho phép bạn đính kèm chúng vào các nhiệm vụ hoặc tạo các Tài liệu Google Docs, Sheets và Slides mới trực tiếp từ ClickUp. Đối với các bản tóm tắt, ghi chú cuộc họp hoặc hướng dẫn nội bộ, ClickUp Docs cung cấp cho nhóm của bạn một không gian chung để soạn thảo, cộng tác và liên kết tài liệu với các nhiệm vụ liên quan.

Cho phép khách hàng theo dõi tiến độ dự án của họ: Mời khách hàng với tư cách khách truy cập và chia sẻ các Danh sách công việc hoặc công việc cụ thể. Tùy thuộc vào quyền truy cập của họ, họ có thể kiểm tra thời hạn, xem những công việc đang được thực hiện và để lại nhận xét về những công việc cần họ chú ý. Trong khi đó, các dự án khác của khách hàng vẫn có thể được giữ riêng tư trong Không gian Làm việc của bạn.

Giúp việc thu thập và quản lý yêu cầu trở nên dễ dàng hơn: Với ClickUp Forms, khách hàng có thể gửi bản tóm tắt dự án mới, yêu cầu chỉnh sửa hoặc thông tin đăng ký dịch vụ thông qua một biểu mẫu chia sẻ. Mỗi phản hồi sẽ trở thành một công việc mà nhóm của bạn có thể tiếp nhận và theo dõi. Bạn cũng có thể thu thập thông tin chi tiết thông qua các Trường Tùy chỉnh, giúp người xử lý yêu cầu có thêm bối cảnh ngay từ đầu.

Tìm kiếm thông tin bạn cần trên ClickUp và Google Drive: Tính năng Tìm kiếm Doanh nghiệp của ClickUp giúp bạn tìm kiếm thông tin trên Không gian Làm việc ClickUp và các ứng dụng được kết nối, bao gồm Google Drive, dựa trên quyền truy cập của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng Brain² để tóm tắt hoạt động công việc, cập nhật tiến độ dự án hoặc đặt câu hỏi về công việc của mình. Các tệp trên Drive của bạn vẫn giữ nguyên quyền chia sẻ hiện có, ngay cả khi chúng được kết nối với ClickUp.

Giá dịch vụ ClickUp

Bạn có nên sử dụng Google Drive làm cổng thông tin khách hàng không?

Trước khi triển khai cổng thông tin khách hàng, hãy thử sử dụng nó từ góc độ của khách hàng. Mở lời mời từ một tài khoản khác, tìm một sản phẩm cần giao và gửi lại một tệp mẫu. Nếu bạn cần một email dài để giải thích mọi thứ nằm ở đâu, thì vẫn còn chỗ để đơn giản hóa trải nghiệm này.

Và đừng chỉ dừng lại ở việc trao đổi tệp tin. Hãy nghĩ đến những gì sẽ xảy ra sau khi khách hàng gửi tài liệu. Nhóm của bạn cần tiếp nhận, xử lý và giữ liên lạc với khách hàng. Việc chuyển giao công việc càng dễ dàng, mọi người sẽ càng tiết kiệm được thời gian theo dõi các công việc đang được thực hiện.

Đối với các giao dịch thỉnh thoảng, một quy trình đơn giản có thể là đủ. Nhưng khi những việc chuyển giao này trở thành một phần trong công việc hàng ngày của bạn, ClickUp có thể giúp bạn quản lý chúng một cách rõ ràng và nhất quán hơn.

Câu hỏi thường gặp về Cổng thông tin khách hàng Google Drive

Tôi có thể xây dựng cổng thông tin khách hàng Google Drive miễn phí không?

Có. Bạn có thể tạo một cổng thông tin khách hàng cơ bản bằng cách sử dụng tài khoản Google miễn phí và các thư mục chia sẻ trong My Drive. Bạn sẽ nhận được 15 GB dung lượng lưu trữ được chia sẻ chung giữa Google Drive, Gmail và Google Photos. Tuy nhiên, nếu bạn cần các ổ đĩa chia sẻ thuộc sở hữu của tổ chức hoặc muốn khách hàng không có tài khoản Google có thể tải lên tệp, bạn sẽ cần một kế hoạch Google Workspace đủ điều kiện kèm theo các cài đặt chia sẻ phù hợp.

Khách hàng có thể sử dụng địa chỉ Outlook với Google Drive không?

Có. Google cho phép người dùng tạo Tài khoản Google bằng địa chỉ email Outlook hiện có hoặc các địa chỉ email không phải Gmail khác. Nếu khách hàng của bạn đã có tài khoản, bạn có thể chia sẻ các thư mục Drive với họ như bình thường. Nếu họ chưa có, bạn có thể mời họ thông qua tính năng chia sẻ dành cho khách truy cập, miễn là tổ chức của bạn hỗ trợ tính năng này.

Khách truy cập có thể tải lên tệp tin của khách hàng từ điện thoại không?

Không. Tính năng chia sẻ cho khách truy cập của Google không hỗ trợ truy cập tệp trên thiết bị di động hoặc thông qua ứng dụng Drive trên máy tính để bàn. Khách hàng sử dụng quyền truy cập dành cho khách truy cập phải tải lên tài liệu của họ thông qua trình duyệt máy tính trên Google Drive. Nếu khách hàng của bạn thường xuyên gửi tệp từ điện thoại, hãy cân nhắc yêu cầu họ sử dụng tài khoản Google hoặc chọn phương thức tải lên khác hỗ trợ truy cập trên thiết bị di động.

Thư mục tải lên có che khuất các bài nộp/gửi của các khách hàng khác không?

Không. Bất kỳ ai có quyền truy cập vào một thư mục chia sẻ đều có thể xem nội dung của thư mục đó tùy theo quyền truy cập của họ. Ví dụ: hai khách hàng cùng chia sẻ một thư mục tải lên có thể xem được các tệp của nhau. Hãy tạo một thư mục riêng cho từng khách hàng và giới hạn quyền truy cập chỉ dành cho những người liên quan. Nếu các liên hệ riêng lẻ trong cùng một tổ chức khách hàng cũng cần bảo mật, hãy cấp cho họ các thư mục tải lên riêng biệt.

Tại sao khách hàng có thể mở trang Google Site nhưng không thể mở các tệp được nhúng trong đó?

Google Sites và Google Drive quản lý quyền truy cập riêng biệt. Khách hàng có thể mở trang web đã được xuất bản của bạn nhưng vẫn không thể xem tài liệu bị hạn chế được nhúng trên trang. Hãy kiểm tra cài đặt chia sẻ của tệp và cấp quyền truy cập cho khách hàng. Sau đó, kiểm tra trang web đã xuất bản bằng một tài khoản có cùng quyền truy cập. Bạn không cần phải công khai các tài liệu bí mật để hiển thị chúng cho các khách hàng được ủy quyền.

Google Drive có thông báo cho tôi khi khách hàng tải lên tệp không?

Cài đặt thông báo tiêu chuẩn của Google Drive không bao gồm cảnh báo riêng cho mỗi lần tải lên thư mục chia sẻ. Các thông báo tiêu chuẩn của nó bao gồm các hoạt động như chia sẻ tệp, bình luận và yêu cầu quyền truy cập. Bạn có thể kiểm tra hoạt động của thư mục theo cách thủ công hoặc thiết lập quy trình tự động hóa để thông báo cho nhóm của bạn khi có tệp mới. Nếu khách hàng gửi tài liệu thường xuyên, điều này cho phép bạn xem xét các tệp đã tải lên mà không cần phải kiểm tra từng thư mục suốt cả ngày.