Chia sẻ tệp trong thế giới kinh doanh thường là một hành động cân bằng tinh tế — quản lý nhu cầu về tốc độ đồng thời đảm bảo dữ liệu nhạy cảm vẫn được bảo mật.
Rủi ro vi phạm hoặc xử lý sai là có thật, với các thông tin khách hàng, hợp đồng và tài liệu nội bộ được trao đổi hàng ngày.
Sau nhiều năm làm việc trong lĩnh vực CNTT, tôi đã thấy được sự khó khăn trong việc cân bằng giữa bảo mật và tính dễ sử dụng. Thông qua kinh nghiệm và nghiên cứu, tôi đã học được những gì hiệu quả và những gì không hiệu quả trong việc chia sẻ tệp tin an toàn và đáng tin cậy.
Dựa trên những hiểu biết và nghiên cứu sâu rộng của nhóm ClickUp, tôi đã tổng hợp một danh sách các nền tảng chia sẻ tệp an toàn nhất cho nhu cầu kinh doanh. Đọc tiếp để khám phá các công cụ có thể bảo mật dữ liệu của bạn mà không ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Bạn nên tìm kiếm điều gì trong chia sẻ tệp an toàn?
Việc lựa chọn giải pháp chia sẻ tệp an toàn không chỉ dựa trên giá cả hay giới hạn lưu trữ, mà còn phải tìm ra giải pháp cung cấp tính năng chia sẻ tệp an toàn cho dữ liệu kinh doanh đồng thời dễ sử dụng.
Dưới đây là các tính năng khóa cần xem xét khi lựa chọn nền tảng:
- Mã hóa: Nền tảng của bất kỳ nền tảng chia sẻ tệp an toàn nào là mã hóa mạnh mẽ cả khi lưu trữ và truyền tải. Tìm kiếm các dịch vụ cung cấp mã hóa đầu cuối để giảm thiểu rủi ro bị chặn dữ liệu
- Tuân thủ: Tùy thuộc vào ngành của bạn, việc tuân thủ các quy định như GDPR, HIPAA hoặc SOX là rất quan trọng. Hãy tìm một nền tảng cân bằng giữa chia sẻ tệp an toàn cho kinh doanh và kiểm tra tất cả các hộp tuân thủ cần thiết
- Kiểm soát truy cập chi tiết: Khả năng cài đặt quyền truy cập chi tiết cho người dùng là điều cần thiết để kiểm soát ai có thể xem, chia sẻ hoặc chỉnh sửa tệp. Tính năng này giúp giảm thiểu các mối đe dọa nội bộ bằng cách quản lý quyền truy cập một cách nghiêm ngặt theo nguyên tắc cần biết
- Dấu vết kiểm tra: Giám sát ai đã truy cập gì và khi nào giúp tăng cường bảo mật và trách nhiệm giải trình. Tính năng này rất quan trọng để theo dõi bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh và đảm bảo thông tin nhạy cảm không bị xâm phạm
- Dễ sử dụng: Mặc dù có các tính năng bảo mật mạnh mẽ, nền tảng bạn chọn phải thân thiện với người dùng. Điều này sẽ đảm bảo tất cả nhân viên có thể sử dụng hiệu quả mà không cần đào tạo chuyên sâu
- Khả năng tích hợp: Dịch vụ chia sẻ tệp an toàn phải tích hợp trơn tru với các công cụ và quy trình làm việc hiện có của bạn để nâng cao năng suất mà không làm gián đoạn các quy trình đã thiết lập
Khi chọn giải pháp chia sẻ tệp an toàn cho doanh nghiệp, hãy tìm kiếm khả năng mở rộng để phát triển theo nhu cầu của bạn và tài liệu đào tạo thân thiện với người dùng. Những yếu tố này đảm bảo giải pháp bảo vệ dữ liệu của bạn đồng thời hỗ trợ hiệu quả kinh doanh của bạn.
10 công cụ chia sẻ tệp an toàn tốt nhất cho doanh nghiệp
Với nền tảng phù hợp, bạn có thể bảo vệ thông tin nhạy cảm của mình đồng thời chia sẻ tệp dễ dàng.
Dưới đây là danh sách mười dịch vụ chia sẻ tệp an toàn hàng đầu do tôi lựa chọn, cân bằng giữa bảo mật mạnh mẽ và các tính năng thân thiện với người dùng:
1. Google Drive (Tốt nhất cho quản lý tệp tin hợp tác)
Google Drive là lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp cần chia sẻ tệp thuận tiện. Tích hợp liền mạch với các ứng dụng Google Workspace như Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày, Google Drive tạo ra môi trường cộng tác nơi tôi và nhóm của mình có thể làm việc cùng nhau, bất kể địa điểm.
Điều khiến Google Drive trở nên khác biệt đối với tôi là các tính năng bảo mật mạnh mẽ, bao gồm xác thực hai yếu tố và mã hóa dữ liệu nâng cao. Các biện pháp phòng ngừa bảo mật dữ liệu này đảm bảo thông tin của chúng tôi luôn được bảo vệ và mang lại sự an tâm rằng dữ liệu nhạy cảm của chúng tôi được an toàn khỏi sự truy cập trái phép.
Các tính năng tốt nhất của Google Drive
- Hợp tác trên tài liệu, bảng tính và bản trình bày cùng đồng nghiệp
- Truy cập tệp từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet
- Tự động lưu và sao lưu tệp tin lên đám mây để ngăn ngừa mất dữ liệu
- Chia sẻ và sắp xếp tệp và thư mục ngay lập tức với các nhóm hoặc đối tác bên ngoài
Giới hạn của Google Drive
- Bảo mật người dùng có thể là một vấn đề đáng quan tâm, vì quét dữ liệu được sử dụng để cá nhân hóa quảng cáo
- So với các giải pháp tập trung vào doanh nghiệp khác, giải pháp này có các tùy chọn tùy chỉnh giới hạn cho cài đặt truy cập
Giá Google Drive
- Bắt đầu kinh doanh: 6 USD/tháng
- Tiêu chuẩn kinh doanh: 12 USD/tháng
- Business Plus: 18 USD/tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Xếp hạng và đánh giá Google Drive
- G2: 4.6/5 (42.544+ đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 (27.486 đánh giá)
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tận dụng lợi thế của cả hai — tích hợp Google Drive với ClickUp
2. Box (Tốt nhất cho quản lý nội dung doanh nghiệp)
Nếu bạn đang cân nhắc cải tổ toàn bộ hệ thống quản lý tài liệu, Box là một lựa chọn tuyệt vời. Nền tảng chia sẻ tệp dựa trên AI của Box, Intelligent Content Cloud, cải thiện đáng kể sự hợp tác an toàn trong toàn tổ chức của bạn
Theo kinh nghiệm của tôi, Box là công cụ vô giá để chia sẻ tệp an toàn cho các nhóm kinh doanh ở mọi địa điểm. Công cụ này bảo vệ dữ liệu từ đầu đến cuối và bộ công cụ giúp tăng năng suất và tối ưu hóa quy trình làm việc. Đây là tài sản không thể thiếu cho bất kỳ doanh nghiệp hiện đại nào cần lưu trữ đám mây kinh doanh an toàn.
Các tính năng tốt nhất của Box
- Quản lý nội dung an toàn với bảo vệ dữ liệu từ đầu đến cuối
- Tự động hóa quy trình và công việc để tiết kiệm thời gian và giảm nỗ lực thủ công
- Cộng tác trên các tệp một cách an toàn giữa các nhóm với tính năng chỉnh sửa và chia sẻ thời gian thực
- Sử dụng các công cụ hỗ trợ AI để cải thiện quản lý nội dung và ra quyết định
Giới hạn của Box
- Các vấn đề chuyển đổi từ Box Sync sang Box Drive có thể dẫn đến việc truyền tệp không hoàn tất, yêu cầu người dùng xác minh việc di chuyển từng tệp theo cách thủ công
- Giao diện người dùng của Box Drive đôi khi không phản ánh chính xác trạng thái hiện tại của tệp, dẫn đến nhầm lẫn về việc tệp đã được cập nhật trên đám mây hay chỉ được lưu trữ cục bộ
Giá Box
- Kinh doanh: 20 USD/tháng
- Business Plus: 33 USD/tháng
- Enterprise: 47 USD/tháng
- Enterprise Plus: Giá tùy chỉnh
Xếp hạng và đánh giá Box
- G2: 4.2/5 (4.954 đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (5.432 đánh giá)
3. Dropbox (Tốt nhất cho quản lý tệp tin hiệu quả)
Dropbox hợp nhất lưu trữ, chia sẻ và cộng tác vào một nền tảng lưu trữ đám mây duy nhất, giúp nâng cao hiệu quả công việc của chúng ta. Đây là một công cụ cộng tác an toàn, hỗ trợ chỉnh sửa và quản lý tài liệu và video trực tiếp trên nền tảng.
Ngoài ra, Dropbox Paper cho phép lưu trữ tài liệu dễ dàng và truy cập từ mọi nơi, trong khi tính năng chú thích của Dropbox cho phép người dùng đánh dấu và bình luận trên hình ảnh để phản hồi hiệu quả.
Các tính năng của nó, như chỉnh sửa PDF trong nền tảng, quay video và ký tài liệu, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của tôi đáng kể. Với giao diện trực quan và bảo mật mạnh mẽ, tôi có thể quản lý công việc và cộng tác với nhóm của mình một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo dữ liệu của tôi luôn được bảo vệ và có thể truy cập được.
Các tính năng tốt nhất của Dropbox
- Lưu trữ và chia sẻ tệp hiệu quả trong một nền tảng tích hợp
- Chỉnh sửa PDF, ký tài liệu và theo dõi tương tác mà không cần rời khỏi Dropbox
- Truy cập và quản lý tệp ngoại tuyến dễ dàng thông qua ứng dụng máy tính và thiết bị di động
- Cộng tác dễ dàng với nhóm của bạn và hoàn thành công việc nhanh chóng từ mọi địa điểm
Giới hạn của Dropbox
- Đôi khi quá trình đồng bộ có thể bị chậm, dẫn đến việc truy cập tệp bị trì hoãn vào những thời điểm quan trọng
- Mặc dù nhìn chung là an toàn, một số người dùng đã báo cáo lo ngại về tính mạnh mẽ của các biện pháp bảo mật so với các giải pháp lưu trữ an toàn chuyên dụng
Giá cả của Dropbox
- Ưu đãi đặc biệt: $11.99/tháng
- Cơ bản: $19.99/tháng
- Kinh doanh: 18 USD/tháng
- Business Plus: 30 USD/tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Dropbox
- G2: 4.4/5 (27.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (21.000+ đánh giá)
Xem thêm: 10 Phần mềm thay thế Dropbox Paper tốt nhất và đối thủ cạnh tranh năm 2024
4. Microsoft OneDrive (Tốt nhất cho tích hợp đám mây toàn diện)
Nếu bạn cần một giải pháp chia sẻ tệp an toàn cho doanh nghiệp của mình, tích hợp liền mạch với Microsoft 365, hãy xem xét Microsoft OneDrive. Là phần mềm quản lý tài liệu, nó cho phép bạn lưu trữ, truy cập và quản lý tệp một cách đáng tin cậy trên các thiết bị khác nhau.
Theo kinh nghiệm của tôi, các tính năng chia sẻ an toàn và công cụ năng suất của OneDrive, chẳng hạn như khôi phục tệp và đồng bộ hóa thời gian thực, là rất cần thiết để giữ cho các dự án của nhóm đi đúng hướng và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
Các tính năng tốt nhất của Microsoft OneDrive
- Đồng bộ hóa tệp trên tất cả các thiết bị, đảm bảo bạn luôn có phiên bản mới nhất
- Hợp tác trên tài liệu với đồng nghiệp, xem cập nhật ngay lập tức
- Khôi phục dữ liệu bị mất bằng cách dễ dàng khôi phục các phiên bản trước của tệp
- Làm việc hiệu quả trên toàn hệ sinh thái Microsoft 365
Giới hạn của Microsoft OneDrive
- Đồng bộ hóa yêu cầu kết nối internet ổn định và hiệu suất có thể giảm khi băng thông thấp, dẫn đến rủi ro mất dữ liệu
- Quá trình đồng bộ hóa ban đầu các tệp hoặc thư mục lớn có thể mất nhiều thời gian
Giá cả của Microsoft OneDrive
- OneDrive for Business (Gói 1): 5 USD/tháng (thanh toán hàng năm)
- Microsoft 365 Business Basic: 6 USD/tháng (thanh toán hàng năm)
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 USD/tháng (thanh toán hàng năm)
Đánh giá và nhận xét về Microsoft OneDrive
- G2: 4.3/5 (9.574 đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (12.002 đánh giá)
💡Mẹo chuyên nghiệp: Kết nối OneDrive với ClickUp
5. WeTransfer (Phù hợp nhất cho việc chuyển file lớn)
WeTransfer đơn giản hóa việc gửi tệp tin lớn trực tuyến, cho phép bạn tải lên và chia sẻ tệp tin miễn phí lên đến 2 GB, với tùy chọn mở rộng sức chứa lên đến 200 GB cho mỗi lần chuyển.
Tôi khuyên dùng phần mềm chia sẻ tệp này cho các chuyên gia sáng tạo, những người thường xuyên cần trao đổi các tệp dự án có dung lượng lớn và muốn tránh sự phức tạp của email hoặc các phương pháp lưu trữ vật lý. Đây là một giải pháp đơn giản và hiệu quả để quản lý việc truyền tệp lớn.
Các tính năng tốt nhất của WeTransfer
- Gửi tệp tin lớn lên đến 2 GB dễ dàng miễn phí và hơn thế nữa với các gói trả phí
- Quản lý và lưu trữ các dự án của bạn với dung lượng lưu trữ cá nhân lên đến 1 TB
- Tăng cường hợp tác với các cổng thông tin và đánh giá không giới hạn để nhận phản hồi
Giới hạn của WeTransfer
- Quá trình tải lên và tải xuống có thể chậm, đặc biệt là với các tệp rất lớn, có thể ảnh hưởng đến dòng thời gian của dự án
- Phiên bản miễn phí giới hạn chia sẻ tệp chỉ cho ba người nhận, điều này có thể gây giới hạn cho các dự án hợp tác
Giá cả của WeTransfer
- Miễn phí vĩnh viễn
- Pro: $15/tháng (thanh toán hàng năm)
- Premium: $25/tháng (thanh toán hàng năm)
Đánh giá và nhận xét về WeTransfer
- G2: 4.6/5 (501 đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 (2.944 đánh giá)
6. GoAnywhere MFT (Tốt nhất cho lưu trữ và truyền tệp an toàn với khối lượng lớn)
GoAnywhere MFT là phần mềm tổ chức tệp được quản lý mạnh mẽ, được thiết kế riêng cho các tổ chức cần trao đổi dữ liệu tự động, đáng tin cậy. Nó hỗ trợ các giao thức thiết yếu như HTTPS, SFTP và FTPS, rất quan trọng để bảo vệ dữ liệu cả trong quá trình truyền tải và lưu trữ.
Nền tảng này đặc biệt có giá trị đối với bất kỳ tổ chức nào như chúng tôi, xử lý khối lượng dữ liệu lớn và cần tuân thủ các quy định nghiêm ngặt như HIPAA, PCI DSS và GDPR. Đây là một công cụ đáng tin cậy để truyền dữ liệu bí mật của bạn một cách an toàn và đảm bảo tuân thủ trong các giao dịch.
Các tính năng tốt nhất của GoAnywhere MFT
- Bảo vệ dữ liệu trong quá trình truyền tải bằng các giao thức bảo mật
- Tự động hóa việc chuyển tệp bằng các kích hoạt và lập lịch để hợp lý hóa quy trình
- Đảm bảo tuân thủ HIPAA, PCI DSS và GDPR thông qua mã hóa và xác thực mạnh mẽ
Giới hạn của GoAnywhere MFT
- Chi phí cao có thể là rào cản đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Việc thiết lập phức tạp đòi hỏi kiến thức chuyên môn sâu về CNTT, điều này có thể là thách thức đối với các tổ chức không có nguồn lực CNTT chuyên dụng
Giá cả của GoAnywhere MFT
- Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về GoAnywhere MFT
- G2: 4.7/5 (215 đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 (125 đánh giá)
7. FileCloud (Tốt nhất cho chia sẻ tệp an toàn, có thể tùy chỉnh)
FileCloud cung cấp tính năng chia sẻ tệp có thể tùy chỉnh cao và an toàn cho nhu cầu kinh doanh. Nó phù hợp cho các doanh nghiệp cần các tính năng bảo vệ dữ liệu và tuân thủ mạnh mẽ. Nó tích hợp trơn tru với các hệ thống CNTT hiện có và hỗ trợ cả triển khai trên đám mây và tại chỗ, làm cho nó trở nên linh hoạt cho các nhu cầu kinh doanh khác nhau.
Điều thực sự khiến FileCloud trở nên khác biệt đối với tôi là các tính năng bảo mật tiên tiến, chẳng hạn như mã hóa mạnh mẽ và quản lý quyền kỹ thuật số. Các biện pháp này đảm bảo rằng dữ liệu nhạy cảm của bạn luôn được bảo vệ khỏi truy cập trái phép.
Các tính năng tốt nhất của FileCloud
- Triển khai linh hoạt trên đám mây, tại chỗ hoặc môi trường hỗn hợp
- Tùy chỉnh rộng rãi để phản ánh thương hiệu của bạn và kiểm soát trải nghiệm người dùng
- Đảm bảo bảo mật với các công cụ bảo vệ dữ liệu và tuân thủ toàn diện
- Quản lý tệp tin một cách hiệu quả với các tính năng quản trị và quản lý mạnh mẽ
Giới hạn của FileCloud
- Các tính năng phức tạp của nó có thể yêu cầu đào tạo thêm, có khả năng làm chậm quá trình áp dụng của người dùng và giảm hiệu quả
- Chi phí cao hơn so với một số đối thủ cạnh tranh có thể gây áp lực lên ngân sách, đặc biệt là đối với các tổ chức nhỏ
Giá cả của FileCloud
- Các tính năng cơ bản: $12.50/tháng
- Nâng cao: $18.75/tháng
- GovCloud: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về FileCloud
- G2: 4.5/5 (144 đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (224 đánh giá)
8. Tiến độ MOVEit (Tốt nhất cho việc truyền tệp an toàn theo quy định)
MOVEit cung cấp giải pháp truyền tệp được quản lý (MFT) toàn diện, cho phép các tổ chức quản lý và kiểm soát việc truyền dữ liệu quan trọng cho kinh doanh một cách an toàn. Giải pháp này hỗ trợ tuân thủ các tiêu chuẩn khác nhau như PCI-DSS, HIPAA, GDPR, v.v., đảm bảo các tệp nhạy cảm được truyền một cách an toàn và đáng tin cậy.
MOVEit rất quan trọng để duy trì bảo mật và tính toàn vẹn của dữ liệu. Công cụ này quản lý việc truyền dữ liệu của bạn một cách đáng tin cậy và giúp bạn đáp ứng các yêu cầu quy định, trở thành một phần quan trọng trong chiến lược bảo vệ dữ liệu của bạn.
Các tính năng tốt nhất của MOVEit
- Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn như PCI, HIPAA và GDPR
- Tự động hóa việc truyền tệp để giảm lỗi do con người và nâng cao hiệu quả
- Chuyển dữ liệu an toàn với các giao thức mã hóa mạnh mẽ
- Giám sát và ghi nhật ký các hoạt động để có các bản ghi kiểm tra và quản trị hoàn chỉnh
Giới hạn của MOVEit
- Việc quản lý thông báo email cho nhiều công việc có thể rất tẻ nhạt do thiếu sự kiểm soát tập trung
- Việc thiết lập và cấu hình ban đầu có thể phức tạp, đặc biệt là đối với các tổ chức có yêu cầu phức tạp hoặc chuyên môn kỹ thuật hạn chế
Giá cả của MOVEit
- Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về MOVEit
- G2: 4.4/5 (439 đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (93 đánh giá)
9. Axway MFT Cloud Services (Tốt nhất cho quản lý tệp dựa trên đám mây có thể mở rộng)
Dịch vụ lưu trữ đám mây Axway MFT cung cấp tính sẵn sàng cao, môi trường an toàn và quản lý chuyên nghiệp. Dịch vụ này hoàn hảo cho các tổ chức muốn tận dụng những lợi thế của hoạt động truyền tệp dựa trên đám mây mà không phải đối mặt với sự phức tạp của việc quản lý nội bộ.
Để xử lý dữ liệu bí mật, Axway MFT đảm bảo chia sẻ dữ liệu an toàn và tuân thủ các tiêu chuẩn khóa, tích hợp liền mạch với các dịch vụ đám mây hiện có của chúng tôi. Nó hỗ trợ các tổ chức tăng cường hiệu quả hoạt động và nâng cao bảo mật dữ liệu.
Các tính năng tốt nhất của Axway MFT
- Đảm bảo tính sẵn sàng cao với thời gian hoạt động lên đến 99,99% trong triển khai đám mây
- Duy trì các biện pháp kiểm soát bảo mật nghiêm ngặt trong môi trường đám mây được quản lý riêng tư, dành cho một khách hàng duy nhất
- Tự động hóa giám sát và cảnh báo để bảo vệ chống lại các mối đe dọa suốt ngày đêm
- Thuê ngoài dịch vụ bảo trì cơ sở hạ tầng, phần mềm và bảo mật
Giới hạn của Axway MFT
- Các tùy chọn tùy chỉnh có thể bị giới hạn do tính chất được quản lý của dịch vụ đám mây
- Việc chuyển đổi sang dịch vụ đám mây được quản lý có thể yêu cầu điều chỉnh quy trình và công việc CNTT
- Mức độ phụ thuộc vào các thỏa thuận cấp độ dịch vụ có thể khác nhau, đòi hỏi phải lựa chọn cẩn thận để phù hợp với nhu cầu của tổ chức
Giá cả của Axway MFT
- Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Axway MFT
- G2: 4.5/5 (60+ đánh giá)
- Capterra: Không đủ đánh giá
10. Sharefile của Citrix (Tốt nhất cho cổng thông tin khách hàng an toàn)
ShareFile đơn giản hóa việc chia sẻ tệp an toàn cho nhu cầu kinh doanh đồng thời nâng cao năng suất và sự hợp tác giữa các nhóm. Công cụ này tối ưu hóa các công việc thường ngày và tích hợp liền mạch với các công cụ phổ biến tại nơi làm việc để đảm bảo quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ.
Với các tính năng như chia sẻ và cộng tác an toàn, cổng thông tin khách hàng trực quan và khả năng ký điện tử nhanh chóng, ShareFile được thiết kế để cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Ngoài ra, với các mẫu thuế tùy chỉnh sẵn sàng sử dụng, ShareFile tối ưu hóa các quy trình tài chính và giúp người dùng đáp ứng các yêu cầu tuân thủ một cách hiệu quả.
Các tính năng tốt nhất của ShareFile
- Chia sẻ tài liệu an toàn với mã hóa nâng cao
- Nhận hỗ trợ tuân thủ toàn diện cho các ngành như y tế và tài chính
- Tự động hóa các công việc thường ngày để nâng cao hiệu quả và dịch vụ khách hàng
Giới hạn của ShareFile
- Người dùng không quen thuộc với công nghệ đám mây có thể cần thời gian để làm quen với các tính năng của ShareFile
- Chỉnh sửa cùng một tài liệu cùng một lúc có thể gây ra xung đột, dẫn đến mất dữ liệu hoặc nhầm lẫn
Giá cả của ShareFile
- Nâng cao: $17.60/tháng
- Premium: $27.50/tháng
- Lợi thế trong ngành cho kế toán: 45,83 USD/tháng
- Phòng dữ liệu ảo: $75/tháng
Đánh giá và nhận xét về ShareFile
- G2: 4.2/5 (1.422 đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (398 đánh giá)
Phần mềm quản lý tệp và hợp tác khác
Mặc dù có nhiều công cụ quản lý tệp và cộng tác, ClickUp vẫn nổi bật với các tính năng đa năng được thiết kế riêng để cải thiện quy trình làm việc và năng suất.
ClickUp cung cấp các tính năng cộng tác mạnh mẽ, cho phép bạn chỉnh sửa, bình luận và chuyển đổi văn bản thành các nhiệm vụ có thể theo dõi trong thời gian thực. Điều này giúp cải thiện giao tiếp và quản lý dự án trong nhóm của bạn. ClickUp tập trung hóa giao tiếp và quản lý tệp với sự đảm bảo thêm về bảo mật dữ liệu.
Ví dụ: với ClickUp Docs, bạn có thể tạo, quản lý và chia sẻ tài liệu và wiki một cách an toàn trong khi kết nối chúng trực tiếp với quy trình làm việc của bạn. Sự tích hợp này giúp nhóm của bạn thực hiện ý tưởng một cách hiệu quả, giúp bản đồ đường đi và cơ sở kiến thức dễ dàng truy cập và sử dụng.
Ngoài ra, Tìm kiếm kết nối của ClickUp giúp đơn giản hóa việc tìm kiếm tệp trên ClickUp và bất kỳ ứng dụng nào được kết nối. Chức năng tìm kiếm mạnh mẽ của nó giúp giảm thời gian điều hướng qua các nền tảng khác nhau, giúp bạn dễ dàng tìm và chia sẻ thông tin cần thiết.
Với tài liệu hợp tác của ClickUp, bạn có thể::
- Cộng tác trong thời gian thực bằng cách chỉnh sửa tài liệu đồng thời và gắn thẻ thành viên nhóm để giao tiếp hiệu quả
- Bảo mật dữ liệu của bạn với cài đặt quyền truy cập nâng cao và các tính năng bảo mật tuân thủ để bảo vệ thông tin nhạy cảm
- Liên kết tài liệu trực tiếp với các công việc hoặc dự án cụ thể, đảm bảo tất cả các tệp liên quan đều có thể truy cập trong bối cảnh quy trình làm việc
Ngoài ra, tính năng Phát hiện cộng tác của ClickUp giúp cải thiện việc chia sẻ tệp bằng cách cho phép bạn xem đồng nghiệp đang xem hoặc chỉnh sửa một nhiệm vụ, thêm nhận xét hoặc thực hiện thay đổi trong thời gian thực. Điều này mang lại trải nghiệm cộng tác liền mạch và giúp bạn luôn được thông báo về các hoạt động đồng thời.
Ngoài ra, với ClickUp Whiteboards, bạn và nhóm của bạn có thể cộng tác trong thời gian thực, động não ý tưởng và lập kế hoạch dự án cùng nhau. Điều này đặc biệt hữu ích cho những người học bằng trực quan, những người thích nhìn thấy ý tưởng hơn là chỉ đọc chúng.
Nó cung cấp các tính năng động để ghi lại và phát triển ý tưởng ngay lập tức. Bạn có thể vẽ mô hình, tạo biểu đồ luồng và biến các ý tưởng thành công việc hoặc quy trình công việc có thể thực hiện được trực tiếp từ bảng. Với tính năng tự động lưu, bạn có thể quay lại công việc của mình bất cứ lúc nào mà không mất tiến độ.
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- Chia sẻ tệp dễ dàng với nhóm của bạn và theo dõi chúng bằng các chế độ xem và công cụ khác nhau
- Tạo và quản lý tài liệu và wiki, tích hợp chúng với quy trình công việc để thực hiện dự án tốt hơn
- Cộng tác trong thời gian thực bằng cách chỉnh sửa tài liệu cùng nhau và gắn thẻ thành viên nhóm
- Đảm bảo bảo mật dữ liệu với cài đặt quyền truy cập nâng cao và các tính năng tuân thủ
- Liên kết tài liệu với công việc để dễ dàng truy cập và hiểu bối cảnh trong các dự án của bạn
- Theo dõi các cập nhật và thay đổi trực tiếp của các thành viên trong nhóm với thông báo thời gian thực
- Thiết kế và chia sẻ nội dung trực quan để brainstorming và lập kế hoạch
- Tự động lưu công việc để tránh mất dữ liệu và dễ dàng tiếp tục công việc
Giới hạn của ClickUp
- Phạm vi rộng của các tính năng cộng tác nâng cao có thể khó sử dụng đối với một số người dùng
Giá ClickUp
- Miễn phí vĩnh viễn
- Không giới hạn: 7 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
- ClickUp Brain: Thêm vào bất kỳ gói trả phí nào với giá 7 USD/thành viên/tháng
Xếp hạng và đánh giá ClickUp
- G2: 4.7/5 (9.700+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (4.200+ đánh giá)
Xem thêm: 10 giải pháp thay thế và đối thủ cạnh tranh tốt nhất cho SharePoint vào năm 2024
Tối ưu hóa quy trình chia sẻ tệp của bạn với ClickUp
Chọn hệ thống quản lý tài liệu phù hợp là điều cần thiết để chia sẻ và tạo/lập tài liệu an toàn.
ClickUp nổi bật là một nền tảng an toàn giúp đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn bằng cách kết hợp quản lý tài liệu, theo dõi dự án và cộng tác nhóm trong một nền tảng duy nhất. Với khả năng chia sẻ tệp an toàn, các nhóm ưu tiên bảo mật dữ liệu có thể làm việc mà không lo lắng.
Với phạm vi rộng các tính năng và mẫu có thể tùy chỉnh và sẵn sàng sử dụng, nó giúp bạn hợp lý hóa các quy trình, tự động hóa các công việc và giữ cho nhóm của bạn được tổ chức tốt — đồng thời đảm bảo dữ liệu của bạn được an toàn. Sẵn sàng nâng cao năng suất và bảo mật thông tin của bạn chưa? Đăng ký ClickUp và trải nghiệm những lợi ích ngay hôm nay!