Một công ty quảng cáo kỹ thuật số trung bình thu được biên lợi nhuận 35% từ các dự án của khách hàng, nhưng kết thúc năm với lợi nhuận ròng chỉ còn 13%. Khoảng cách 22 điểm phần trăm này không nằm ở khâu sáng tạo. Nó ẩn chứa trong các khâu tiếp nhận dự án, xác định phạm vi công việc, bảng chấm công, quy trình phê duyệt và báo cáo – những công việc mà khách hàng không trực tiếp chi trả.
Tuy nhiên, khi các công ty quảng cáo áp dụng tự động hóa, họ lại tập trung vào các sản phẩm đầu ra – chính là nơi mà sự tinh tế mới là yếu tố quyết định, còn tốc độ chỉ khiến họ trông rẻ tiền hơn. Các con số về biên lợi nhuận lại nằm ở phần chi phí vận hành giữa, nơi mà không ai theo dõi.
Hướng dẫn này vạch ra ranh giới rõ ràng giữa những công việc bạn nên tự động hóa và những quyết định mà bạn tuyệt đối không nên tự động hóa. Sau đó, hướng dẫn này sẽ đi qua bảy bước tự động hóa trong công ty tiếp thị, giúp biến thời gian tiết kiệm được thành lợi nhuận thay vì chỉ giảm giá trị hóa đơn.
TL;DR: Bạn đang tự động hóa quy trình giao hàng hay chi phí chung?
Hầu hết các công ty quảng cáo đã có các quy trình tự động hóa đang hoạt động, vì vậy hãy rà soát chúng trước khi triển khai thêm. Đối với từng quy trình, hãy đặt hai câu hỏi: khách hàng có nhận được kết quả đầu ra không, và có ai điều chỉnh giá sau khi quy trình được triển khai không?
Các sản phẩm dành cho khách hàng mà không thay đổi giá có nghĩa là bạn đã tự động hóa quy trình giao hàng và chuyển lợi ích đó cho khách hàng. Giờ đây, họ nhận được cùng một công việc nhanh hơn với mức giá không đổi. Các sản phẩm nội bộ có nghĩa là bạn đã tự động hóa chi phí chung: những giờ làm việc đó chưa bao giờ được tính vào hóa đơn, do đó không cần điều chỉnh giá, và thời gian tiết kiệm được sẽ được tính vào lợi nhuận của bạn.
Thường thì tỷ lệ này sẽ mất cân đối, với nhiều quy trình tự động hóa tập trung vào các sản phẩm giao cho khách hàng nhưng lại không có quy trình nào dành cho việc tiếp nhận dự án, bảng chấm công hay quy trình phê duyệt. Hướng dẫn này sẽ giúp khắc phục khoảng cách đó.
Tự động hóa hoạt động của công ty tiếp thị là gì?
Tự động hóa tại các công ty tiếp thị sử dụng phần mềm, quy tắc quy trình làm việc và trí tuệ nhân tạo (AI) để vận hành các công việc nội bộ có thể lặp lại của công ty mà không cần nỗ lực thủ công. Quy trình này bao gồm các bước như tiếp nhận khách hàng, thiết lập dự án, phân công nhân sự, phê duyệt, ghi nhận thời gian, báo cáo trạng thái và các cơ chế kích hoạt thanh toán.
Thuật ngữ này bao quát hai phạm vi công việc rất khác nhau.
Tự động hóa chiến dịch quản lý các hoạt động tiếp thị mà bạn thực hiện cho khách hàng: chuỗi email, đánh giá điểm khách hàng tiềm năng và đấu giá quảng cáo.
Tự động hóa hoạt động bao quát mọi quy trình diễn ra từ khi trúng thầu đến khi lập hóa đơn: tiếp nhận công việc, xác định phạm vi công việc, phân công nhân sự, xử lý phê duyệt, ghi chép thời gian và tổng hợp báo cáo. Nó cũng giúp bảo vệ lợi nhuận của bạn bằng cách loại bỏ những giờ làm việc mà hóa đơn của khách hàng không bao giờ tính đến.
Dưới đây là sự khác biệt giữa tự động hóa chiến dịch và tự động hóa hoạt động:
| Chiều | Tự động hóa chiến dịch | Tự động hóa hoạt động |
|---|---|---|
| Những lĩnh vực liên quan | Tiếp thị hướng đến khách hàng | Hoạt động thực hiện và quản trị nội bộ |
| Các công cụ điển hình | HubSpot, Klaviyo, các skript của Google Ads | Zapier, Make, các nền tảng dành cho công ty |
| Ai được hưởng lợi | Phễu khách hàng | Biên lợi nhuận của công ty |
| Có thể tính phí cho khách hàng | Thông thường là có | Hầu như không bao giờ |
| Các trường hợp thất bại | Các sản phẩm chung chung mà khách hàng nhận thấy | Sự thất thoát lợi nhuận âm thầm mà không ai để ý |
| Rủi ro về vị trí thương hiệu | Cao. Tự động hóa theo sở thích sẽ khiến bạn trở thành hàng hóa đại trà | Thấp. Không ai quan tâm đến bảng chấm công của bạn |
Cách đọc bảng như sau: Tự động hóa chiến dịch tiềm ẩn rủi ro về vị trí thương hiệu thực sự vì khách hàng trả tiền cho “gu thẩm mỹ”, chứ không phải tốc độ. Tự động hóa hoạt động gần như không tiềm ẩn rủi ro nào vì không có khách hàng nào đánh giá quy trình phê duyệt hay cách bạn xây dựng thư mục dự án. Đó chính là lý do tại sao tự động hóa hoạt động là điểm khởi đầu lý tưởng.
Tại sao việc tự động hóa hoạt động lại thay đổi cơ cấu kinh tế của các công ty quảng cáo
Tự động hóa hoạt động tác động đến bốn số: nó chuyển đổi giờ làm việc không tính phí thành sức chứa tính phí, biến phạm vi công việc chưa được định giá thành chi phí được hiển thị, giúp lợi nhuận ở cấp độ dự án trở nên hiển thị hàng tuần thay vì chỉ vào cuối năm, và lưu giữ kiến thức về quy trình trong hệ thống ngay cả khi nhân viên rời đi. Không số nào trong số đó cải thiện chất lượng sáng tạo. Tất cả những số này quyết định liệu sản phẩm sáng tạo đó có đáng để thực hiện với mức giá mà bạn đưa ra hay không.
Bạn sẽ thu hồi được những giờ làm việc chưa bao giờ được ghi vào hóa đơn. Tỷ lệ sử dụng thời gian tính phí đã giảm xuống mức thấp kỷ lục 66,4% vào năm 2025, có nghĩa là một phần ba thời gian làm việc được trả lương mỗi tuần dành cho những công việc mà khách hàng không thấy trên hóa đơn. Mục tiêu tự động hóa hoạt động là phần ba đó. Tỷ lệ sử dụng là số nhạy cảm nhất trên báo cáo lãi lỗ của công ty. Việc cải thiện 10 điểm sẽ nâng biên lợi nhuận gộp lên 15% đến 20% cho một công ty có kích thước trung bình mà không cần thêm bất kỳ khách hàng mới nào, bởi vì chi phí giữ nguyên trong khi sản lượng tính phí tăng lên
Bạn sẽ không còn để lợi nhuận bị bòn rút do sự mở rộng phạm vi công việc một cách vô hình. 79% các công ty sáng tạo thường xuyên thực hiện công việc vượt ngoài phạm vi đã thỏa thuận mà không được trả thêm tiền. Việc tự động hóa ghi chép các thay đổi phạm vi công việc sẽ biến các yêu cầu ngoài phạm vi thành một khoản chi phí cụ thể trong báo cáo đánh giá hàng quý, thay vì chỉ là cảm giác mơ hồ rằng nhóm đã làm thêm miễn phí.
Bạn phát hiện vấn đề về lợi nhuận trước mùa gia hạn hợp đồng. 35% các công ty quảng cáo không theo dõi chi tiết số giờ làm việc cho từng dự án. Nếu thiếu dữ liệu thời gian chi tiết theo từng công việc, bạn sẽ chỉ phát hiện ra những hợp đồng cố định nào bị lỗ vào cuối năm, khi đó đã quá muộn để điều chỉnh giá. Khi thời gian được ghi nhận ngay khi công việc diễn ra, bạn sẽ theo dõi được dữ liệu biên lợi nhuận hàng tuần ở cấp độ dự án.
Bạn bảo vệ kiến thức tổ chức khỏi tình trạng nhân viên nghỉ việc. Tỷ lệ nghỉ việc trung bình hàng năm tại các công ty tiếp thị là khoảng 30%. Mỗi lần có nhân viên nghỉ việc đều mang theo kiến thức về quy trình. Khi quy trình được tự động hóa, nhân viên mới sẽ tiếp nhận hệ thống ngay từ ngày đầu tiên thay vì phải mất ba tháng để tái xây dựng kiến thức nội bộ.
Những công việc nào của công ty quảng cáo bạn tuyệt đối không nên tự động hóa?
Không bao giờ tự động hóa những công việc mà khách hàng đang trả tiền cho con người để đánh giá. Điều đó bao gồm các ý tưởng sáng tạo, các cuộc họp chiến lược, định giá, các cuộc hội thoại khó khăn và kiểm soát chất lượng cuối cùng. Dưới đây là lý do:
Bản thảo chiến lược. Một mô hình có thể tạo ra một sản phẩm hoàn thành về mặt cấu trúc. Tuy nhiên, điều mà nó không thể tạo ra là lý do để từ chối phương án hiển nhiên. Đó chính là dấu hiệu mà một khách hàng cấp cao sẽ nhận ra trong vòng khoảng một phút, bởi vì không có nội dung nào trong tài liệu có thể tranh luận được, và không có nội dung nào trong đó có thể xuất phát từ bất kỳ ai trong nhóm của bạn. Chi phí ở đây không phải là một bản trình bày yếu kém. Mà là việc khách hàng kết luận rằng họ có thể tự mình đưa ra ý tưởng này, và đó là kết luận mà bạn không thể rút lại trong cuộc hội thoại gia hạn hợp đồng.
Các tín hiệu về mối quan hệ. Chúng bao gồm việc phản đối phạm vi công việc, trễ hạn, lời xin lỗi hoặc yêu cầu gia hạn hợp đồng. Lời xin lỗi được tạo tự động thường trôi chảy và cân đối: nó nêu rõ vấn đề, cam kết khắc phục và không chịu bất kỳ rủi ro nào, chính vì vậy mà nó đọc giống như một lá thư biểu mẫu. Một người viết cùng một thông điệp sẽ nêu rõ nguyên nhân thực sự và nhận một phần trách nhiệm. Đó chính là phần mà khách hàng ghi nhận. Nếu làm sai, họ sẽ ngừng báo cáo trực tiếp với bạn và bắt đầu phàn nàn về bạn.
Kiểm soát chất lượng cuối cùng. Việc kiểm tra bằng AI có thể phát hiện một cách đáng tin cậy bất kỳ lỗi nào có thể kiểm tra dựa trên quy tắc: lỗi chính tả, liên kết bị hỏng, trường thông tin thiếu, tệp logo sai. Tuy nhiên, nó không thể phát hiện ra trường hợp sản phẩm đầu ra có mọi yếu tố đều đúng, nhưng tổng thể lại không phù hợp với khách hàng này. Vấn đề nằm ở những gì một người còn nhớ từ ba cuộc gọi gần nhất, do đó, con người vẫn là người kiểm tra cuối cùng.
Sai lầm phổ biến là phân loại công việc theo mức độ khó. Thay vào đó, hãy phân loại dựa trên việc liệu sản phẩm đầu ra có đòi hỏi sự phán đoán hay không. Một công việc khó nhưng tuân theo các quy tắc rõ ràng (tổng hợp báo cáo từ dữ liệu thời gian thực) có thể tự động hóa tốt. Ngược lại, một công việc dễ nhưng đòi hỏi sự tinh tế (chọn kết quả nào để đưa lên đầu trong báo cáo đó) thì không thể. Trên thực tế, ba cấp độ sau đây được áp dụng hiệu quả:
| Lớp | Nội dung cần có ở đây | Ai là người quyết định | Ví dụ về các công ty |
|---|---|---|---|
| Tự động hóa hoàn toàn | Dựa trên quy tắc, không cần đến sự chủ quan | Hệ thống | Tạo công việc từ biểu mẫu tiếp nhận, nhắc nhở về bảng chấm công, tổng hợp trạng thái, kích hoạt hóa đơn |
| Hỗ trợ bằng trí tuệ nhân tạo (AI) | Vẫn cần sự phán đoán, nhưng bản nháp giúp tiết kiệm thời gian thực sự | Một nhân viên được chỉ định sẽ kiểm tra lại trước khi sản phẩm được giao | Dự toán phạm vi công việc ban đầu, ghi chú cuộc họp, danh sách kiểm tra chất lượng (QA), phần bình luận trong báo cáo |
| Giữ lại yếu tố con người | Chính sự đánh giá đó mới là điều mà khách hàng đang mua | Một người cụ thể chịu trách nhiệm về cuộc gọi | Ý tưởng sáng tạo, chiến lược, định giá, tin xấu, cứu vãn một tài khoản đang gặp rủi ro |
Cách sử dụng bảng này: Mỗi công việc định kỳ trong công ty của bạn đều thuộc một trong ba tầng này. Câu hỏi quyết định không phải là “việc này có khó không?”, mà là “khách hàng có cảm thấy khó chịu khi biết rằng máy móc đã tự động thực hiện việc này không?”. Nếu câu trả lời là “có”, thì công việc đó thuộc về tầng “hỗ trợ” hoặc “con người”. Nếu câu trả lời là “không”, hãy tự động hóa hoàn toàn và ngừng dành thời gian của nhân viên cho việc đó.
10 công việc vận hành công ty quảng cáo đáng được tự động hóa trước tiên
Hãy bắt đầu từ khâu tiếp nhận khách hàng, ghi chép thời gian và tổng hợp báo cáo. Ba công việc này có tần suất lặp lại cao nhất trong mỗi chu kỳ khách hàng và gây ra hậu quả nghiêm trọng nhất ở các giai đoạn sau nếu được thực hiện thủ công và có sai sót. Các công ty có quy mô từ 8 đến 50 nhân viên hầu như luôn chỉ ra cùng 10 vấn đề này sau khi kiểm toán.
Hãy sử dụng danh sách công việc này như một tài liệu tham khảo, không phải là sự thay thế cho quy trình: phiên bản của bạn có thể được sắp xếp lại dựa trên các công việc nào có chi phí cao nhất theo mức giá tính phí của bạn.
- Tiếp nhận khách hàng. Chỉ cần một biểu mẫu là có thể tạo dự án, áp dụng mẫu có sẵn, phân công người phụ trách và thiết lập thời hạn. Điều này giúp loại bỏ công việc xây dựng lại thủ công thường xuyên nhất tại hầu hết các công ty
- Xây dựng khung dự án từ các mẫu có sẵn. Một hợp đồng cố định được triển khai vào tháng 3 được xây dựng y hệt như hợp đồng được triển khai vào tháng 1. Không có quản lý dự án nào phải tái cấu trúc lại cấu trúc thư mục từ trí nhớ
- Phân bổ nguồn lực. Dữ liệu sức chứa theo thời gian thực giúp xác định những người đang quá tải trước khi tuần làm việc bắt đầu, thay vì phải chờ đến khi thời hạn bị trễ.
- Theo dõi thời gian. Các bộ đếm thời gian chạy trên từng công việc sẽ tạo ra dữ liệu lợi nhuận ngay tại nguồn, thay vì phải phỏng đoán vào chiều thứ Sáu xem thời gian trong tuần đã trôi đi đâu
- Quy trình phê duyệt. Công việc sẽ được chuyển sang người xem xét tiếp theo khi người trước đó đã phê duyệt. Không ai phải gửi tin nhắn hỏi xem công việc đã sẵn sàng chưa
- Cập nhật trạng thái. Báo cáo tiến độ được tự động tạo ra từ dữ liệu công việc thời gian thực thay vì phải thu thập thông tin trong các cuộc họp định kỳ mà chẳng ai muốn tham gia
- Tạo báo cáo cho khách hàng. Các số liệu và bố cục được tạo tự động, còn phần giải thích thì do con người viết.
- Ghi chép các thay đổi về phạm vi công việc. Mỗi yêu cầu nằm ngoài phạm vi công việc sẽ được ghi lại thành một bản ghi có ngày tháng kèm theo giá trị bằng tiền, chứ không chỉ là một dòng trong chủ đề trò chuyện
- Các điều kiện kích hoạt hóa đơn và cột mốc thời gian. Việc lập hóa đơn được thực hiện ngay khi công việc hoàn thành, thay vì phải thực hiện thủ công hàng tháng
- Các tác vụ quản trị viên định kỳ. Việc thiết lập lại phí duy trì, danh sách kiểm tra chất lượng (QA) và quy trình tiếp nhận khách hàng mới đều được khởi chạy từ các mẫu theo lịch trình
“Dữ liệu sức chứa thời gian thực” trông như thế nào trong thực tế tại ClickUp:
Cách tự động hóa hoạt động của công ty tiếp thị qua bảy bước
Tự động hóa hoạt động của công ty quảng cáo bao gồm bảy bước: kiểm tra xem các giờ làm việc không tính phí thực sự được sử dụng vào đâu, phân loại các trường hợp dựa trên đánh giá chuyên môn, khắc phục quy trình trước khi tự động hóa, tích hợp vào hệ thống quản lý dữ liệu chính thức của công ty, chỉ định người chịu trách nhiệm cụ thể cho mỗi quy trình tự động hóa, quyết định cách phân bổ các giờ làm việc được thu hồi, và đo lường biên lợi nhuận thay vì số giờ tiết kiệm được.
Toàn bộ quy trình có thể được thực hiện trên bảng tính, công cụ kết nối hoặc nền tảng làm việc toàn diện. Điểm mấu chốt là đưa ra quyết định đúng đắn trước khi xem xét đến các công cụ hỗ trợ.
Bước 1: Xác định chính xác các giờ làm việc không tính phí thực sự được sử dụng vào đâu
Theo dõi hoạt động trong hai tuần theo thời gian thực ở cấp độ công việc. Bao gồm cả các công việc quản trị viên mà thường không ai ghi chép: xây dựng lại thư mục dự án, theo dõi các bảng chấm công còn thiếu, tổng hợp báo cáo, đối chiếu dữ liệu khách hàng giữa các công cụ. Bạn đang tìm kiếm những hạng mục tiêu tốn thời gian mà không được tính vào hóa đơn.
Dễ dàng cho rằng việc giao tiếp với khách hàng là nguyên nhân gây hao hụt lớn nhất. Tuy nhiên, sự phối hợp nội bộ hầu như luôn là nguyên nhân gây hao hụt lớn hơn.
Hãy ghi chép ba điều sau đây cho mỗi công việc định kỳ:
- Nội dung công việc: Đặt tên cụ thể, ví dụ như ‘tạo lại thư mục dự án cho khách hàng mới’ thay vì ‘quản trị viên’
- Tần suất lặp lại: Theo từng dự án, theo tuần hoặc theo chu kỳ khách hàng
- Ai thực hiện: Người thực hiện và mức phí tính giờ của họ, bởi vì việc cần làm cho một chuyên gia chiến lược cấp cao thực hiện việc rà soát bảng chấm công sẽ khác với chi phí cho một điều phối viên vận hành thực hiện công việc này
Một bảng tính có cột phân loại là đủ cho việc này. Bất kỳ mục nào xuất hiện hơn năm lần trong hai tuần đều là ứng viên tiềm năng.
Mô hình hoạt động mới của các công ty quảng cáo vào năm 2026
Hướng dẫn này yêu cầu bạn theo dõi thời gian không tính phí trong hai tuần. Công cụ tính lợi nhuận trong báo cáo sẽ cung cấp cho bạn số ban đầu chỉ trong hai phút, trước khi bạn quyết định tiến hành kiểm toán.
Phần còn lại của báo cáo đề cập đến năm thay đổi trong hoạt động giúp phân biệt các công ty đạt biên lợi nhuận ròng trên 25% với mức trung bình của ngành là 13%. Bạn sẽ tìm thấy sáu nghiên cứu điển hình cụ thể cùng các tính toán về biên lợi nhuận đằng sau mỗi trường hợp.
Bước 2: Phân loại các ứng viên dựa trên đánh giá, chứ không phải dựa trên mức độ khó
Khi đã có danh sách các ứng viên, hãy phân loại chúng theo ba cấp độ từ bảng phân loại ở trên: tự động hóa hoàn toàn, hỗ trợ bằng AI hoặc duy trì nhân lực. Ghi nhãn bên cạnh mỗi công việc trước khi xem xét bất kỳ công cụ nào.
Khi các công ty quảng cáo bỏ qua việc đặt nhãn, họ thường bắt đầu với những công việc mà họ cảm thấy đáng để giải quyết. Đây hầu như luôn là những công việc liên quan đến viết lách hoặc tư duy, do đó việc soạn thảo báo cáo thường được giao cho AI xử lý.
Trong khi đó, người quản lý khách hàng vẫn phải gửi lời nhắc nhở qua Slack về bảng chấm công vào mỗi chiều thứ Sáu, vì không ai cho rằng đó là một vấn đề đủ quan trọng để giải quyết. Một trong hai vấn đề này có thể khiến khách hàng chú ý. Vấn đề còn lại đơn thuần là chi phí.
Mẹo chuyên nghiệp: Hãy kiểm tra các hàng “hỗ trợ” (assist) của bạn. Nếu phần lớn các hàng trong danh sách công việc của bạn nằm ở đó, hãy xem lại từng hàng và tự hỏi khách hàng nhận được gì từ mỗi công việc. Nếu câu trả lời là “không có gì”, hãy đổi nhãn thành “tự động hóa hoàn toàn”. Các lời nhắc nhở về bảng chấm công, cảnh báo về sức chứa và báo cáo về trạng thái thường được xếp vào hàng “hỗ trợ” vì lý do thận trọng, nhưng thực tế không cần sự can thiệp của con người trong các quy trình này.
Bước 3: Cải thiện quy trình trước khi tự động hóa
Chỉ chọn những công việc mà bạn đã gắn nhãn “tự động hóa hoàn toàn” và mô tả chi tiết cách thức thực hiện từng công việc hiện nay: từng bước cụ thể, ai thực hiện và ở đâu công việc được chuyển giao cho người tiếp theo. Sau đó, hãy kiểm tra ba yếu tố sau trước khi triển khai bất kỳ giải pháp nào.
- Mọi người đều mô tả các bước theo cùng một thứ tự. Hãy nhờ hai người phụ trách quy trình này hướng dẫn bạn từng bước. Nếu phiên bản của họ khác nhau, điều đó có nghĩa là bạn chưa có một quy trình chuẩn, và việc tự động hóa theo phiên bản của một người sẽ làm gián đoạn công việc của người kia.
- Mỗi lần chuyển giao đều có người gửi và người nhận được chỉ định rõ ràng. ‘Bộ phận Thiết kế gửi bản thiết kế để xem xét’ không phải là một lần chuyển giao. Một người chuyển giao, một người khác nhận lại, và cả hai đều biết rõ vai trò của mình là gì.
- Không có bước nào trong quy trình là thừa thãi. Một ví dụ phổ biến là quy trình phê duyệt với bốn người đánh giá nhưng không có thứ tự cố định: công việc bị đình trệ vì ai cũng cho rằng người khác sẽ làm trước. Hãy xác định thứ tự và loại bỏ bất kỳ người đánh giá nào chưa từng thay đổi kết quả dù chỉ một lần. Nếu tự động hóa quy trình trước khi thực hiện điều đó, bạn vẫn sẽ gây ra sự nhầm lẫn tương tự, chỉ là theo một lịch trình cố định mà thôi.
Bước 4: Xây dựng các quy trình tự động hóa bên trong hệ thống dữ liệu chính của bạn, chứ không phải xung quanh nó
Các quy trình tự động hóa nên truy cập và xử lý cùng một dữ liệu mà nhóm của bạn xem xét hàng ngày. Các thiết lập chỉ dựa trên trình kết nối (connector) để chuyển dữ liệu qua lại giữa năm ứng dụng sẽ tạo ra một hệ thống thứ hai, vô hình mà không ai quản lý.
Hình thức thất bại này rất cụ thể và phổ biến:
- Điều gì xảy ra: Một tác vụ Zap được kích hoạt trong công cụ quản lý dự án. Một công cụ AI riêng biệt tự động soạn thảo báo cáo từ dữ liệu xuất ra từ bảng tính. Các số trong bản trình bày cho khách hàng không còn khớp với các số trong dự án
- Chi phí phát sinh: Một người phải đối chiếu hai nguồn dữ liệu chính xác bằng tay. Điều này đòi hỏi nhiều công việc quản trị viên hơn so với ban đầu
Việc cần làm thay vào đó: Chọn phần mềm tự động hóa tiếp thị có khả năng quản lý các công việc, thời gian và công việc của khách hàng, sau đó kết nối các công cụ khác vào hệ thống này thay vì đi vòng qua nó.
Bước 5: Chỉ định người chịu trách nhiệm cụ thể cho từng quy trình tự động hóa
Mỗi quy trình tự động hóa cần có một người chịu trách nhiệm quản lý, kèm theo ghi chú giải thích chức năng và lý do thực hiện. Các quy trình tự động hóa không được ghi chép sẽ trở thành “hệ thống ống nước ma ám” ngay khi người xây dựng chúng thay đổi vai trò công tác.
Tạo một bảng theo dõi đơn giản gồm ba cột:
- Tên quy trình tự động hóa: Mô tả chức năng của quy trình bằng ngôn ngữ đơn giản, ví dụ: ‘Tạo thư mục dự án từ biểu mẫu đăng ký’
- Chủ sở hữu: Người duy nhất chịu trách nhiệm khắc phục sự cố khi hệ thống gặp trục trặc hoặc khi quy trình cơ bản thay đổi
- Mục đích: Lý do tại sao tính năng này tồn tại, để thành viên mới trong nhóm không vô tình tắt nó đi do nhầm lẫn
Các công ty tiếp thị nhận ra sự thiếu hụt quyền sở hữu nhanh hơn so với hầu hết các doanh nghiệp khác do sự thay đổi liên tục của các vai trò quản lý tài khoản và quản lý dự án. Một hệ thống tự động hóa trạng thái được thiết lập bởi người quản lý dự án trước đó vẫn tiếp tục gửi thông báo vào một kênh mà không ai theo dõi. Nhóm ngừng tin tưởng vào các bản cập nhật tự động hóa trạng thái và cuối cùng từ bỏ công cụ này.
Hãy kiểm tra sổ đăng ký này mỗi khi có nhân viên đảm nhận vai trò phụ trách việc thực hiện dự án rời đi. Thói quen đơn giản này giúp phát hiện hầu hết các sự cố trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
Bước 6: Quyết định trước việc cần làm với số giờ tiết kiệm được
Hãy quyết định trước khi triển khai bất kỳ dự án nào xem thời gian tiết kiệm được sẽ được phân bổ vào đâu: tăng sức chứa cho khách hàng, nâng cao chất lượng công việc cho các tài khoản hiện có, hay trực tiếp tăng lợi nhuận. Thời gian không được phân bổ cụ thể sẽ bị “hút” vào những công việc cần ưu tiên nhất, mà thường là các công việc chưa được tính phí.
Đây là bước mà hầu hết các công ty thường bỏ qua, và đó chính là lý do tại sao tự động hóa thường giúp tăng tốc độ hoàn thành công việc mà không cải thiện được lợi nhuận. Các con số sẽ giải thích lý do tại sao.
Giả sử bạn có một hợp đồng cố định trị giá 15.000 USD/tháng. Hiện tại, nhóm của bạn đang thực hiện 120 giờ công cho hợp đồng này. Tính ra, mức phí hiệu quả là 125 USD/giờ. Khách hàng không nhìn thấy số này, nhưng lợi nhuận của bạn phụ thuộc vào nó.
Bạn tự động hóa quy trình tiếp nhận dự án, xây dựng khung dự án và báo cáo trạng thái. Ba công đoạn này giúp tiết kiệm 20 giờ mỗi tháng. Giờ đây, nhóm của bạn hoàn thành cùng khối lượng công việc trong 100 giờ. Mức phí hiệu quả của bạn vừa tăng lên 150 USD/giờ mà không cần thay đổi bất kỳ điều gì trên hóa đơn.
Đây chính là lúc “cái bẫy” mở ra. Nếu khách hàng đánh giá giá trị dựa trên các hoạt động có thể nhìn thấy (số giờ làm việc, số cuộc họp, số tin nhắn gửi đi), thì việc hoàn thành công việc nhanh hơn sẽ khiến họ nghĩ rằng công ty đã bỏ ra ít nỗ lực hơn. Họ sẽ hỏi tại sao phí dịch vụ cố định lại không giảm. Lúc này, bạn có ba lựa chọn, và chỉ có hai trong số đó giúp bảo vệ biên lợi nhuận của bạn:
| Tình huống | Điều gì sẽ xảy ra | Ảnh hưởng đến biên lợi nhuận |
|---|---|---|
| Bạn giảm phí cố định để phù hợp với số giờ làm việc mới | $15,000 giảm xuống còn $12,500. Bạn đã tự tay làm mất đi doanh thu của chính mình thông qua việc tự động hóa. | Lợi nhuận duy trì ổn định. Việc cần làm là tự thực hiện tư vấn miễn phí về hiệu quả hoạt động của chính mình |
| Bạn giữ nguyên mức giá và tái đầu tư thời gian vào tài khoản đó | Với cùng mức phí 15.000 USD, nhưng giờ đây khách hàng sẽ nhận được chiến lược chủ động hơn, quy trình kiểm tra chất lượng (QA) kỹ lưỡng hơn hoặc thời gian hoàn thành nhanh hơn. Giá trị cốt lõi chuyển từ số giờ làm việc sang kết quả đạt được. | Lợi nhuận được duy trì. Cuộc hội thoại về gia hạn hợp đồng trở nên dễ dàng hơn vì công việc đã được cải thiện |
| Bạn giữ nguyên giá và thu lợi nhuận | Với cùng số tiền $15,000, chi phí giảm đi 20 giờ. Chi phí thực hiện dự án giảm từ khoảng $7,200 (với chi phí thực tế $60/giờ) xuống còn $6,000. Biên lợi nhuận ròng từ khách hàng này tăng từ 52% lên 60%. | Biên lợi nhuận sẽ được cải thiện, nhưng chỉ khi khách hàng không bao giờ hỏi về số giờ làm việc |
Kịch bản thứ hai là an toàn nhất. Kịch bản thứ ba mang lại lợi nhuận cao nhất nhưng đòi hỏi một mô hình định giá không bao giờ dựa trên số giờ làm việc. Kịch bản đầu tiên là điều sẽ xảy ra theo mặc định khi bạn không có kế hoạch cụ thể.
Hãy xác định rõ các quyết định này trước khi hệ thống tự động hóa đầu tiên đi vào hoạt động:
- Sức chứa hay biên lợi nhuận? Số lượng khách hàng nhiều hơn đồng nghĩa với tăng trưởng doanh thu. Số giờ làm việc cho mỗi khách hàng ít hơn trong khi mức phí cố định không đổi đồng nghĩa với tăng trưởng biên lợi nhuận. Hãy chọn một trong hai mục tiêu này mỗi quý
- Mô hình định giá: Một công ty tính phí theo giờ sẽ giảm một nửa thời gian sản xuất và đồng thời làm giảm doanh thu của chính mình. Hãy chuyển sang mô hình định giá dựa trên phạm vi công việc, giá trị hợp đồng cố định hoặc dựa trên kết quả trước khi khách hàng thắc mắc tại sao công việc lại hoàn thành nhanh hơn dự kiến.
- Quy tắc tái đầu tư: Xác định tỷ lệ phần trăm số giờ đã thu hồi để tái đầu tư vào các tài khoản hiện có. Đây chính là cách tự động hóa giúp cải thiện kết quả cho khách hàng thay vì chỉ đơn thuần cắt giảm chi phí cơ bản
Thời điểm tốt nhất để điều chỉnh lại giá là khi gia hạn hợp đồng hoặc khi bổ sung một dòng dịch vụ mới. Nếu bạn đang ở giữa hợp đồng và chưa thể điều chỉnh giá, hãy tái đầu tư một cách hiển thị. Gửi một báo cáo kiểm toán chủ động mà khách hàng chưa yêu cầu. Chỉ ra cơ hội trước khi chính họ nhận ra. Mục đích là lấp đầy những giờ làm việc đã thu hồi bằng giá trị rõ ràng để cuộc hội thoại không bao giờ trở thành “tại sao tôi phải trả cùng một mức giá cho ít thời gian hơn?”
Mẹo chuyên nghiệp: Hãy tính toán kỹ lưỡng với một khách hàng trước khi triển khai rộng rãi. Nếu bạn tiết kiệm được 10 giờ mỗi tháng trên hợp đồng cố định trị giá 15.000 USD, việc cần làm là gì? Nếu câu trả lời khiến hợp đồng cố định trông có vẻ quá đắt so với logic tính theo giờ, bạn cần phải có một cuộc hội thoại về giá cả trước tiên.
Bước 7: Ưu tiên lợi nhuận hơn là thời gian tiết kiệm được
Hãy đánh giá mọi quy trình tự động hóa dựa trên biên lợi nhuận của dự án và tỷ lệ sử dụng thời gian tính phí. Số giờ tiết kiệm được chỉ là một chỉ số hão huyền. Nó không cho thấy liệu thời gian đó có mang lại kết quả cụ thể nào hay không.
Theo dõi ba số cho mỗi khách hàng, trước và sau khi áp dụng:
- Biên lợi nhuận dự án: Doanh thu trừ đi chi phí thực hiện, tính theo từng khách hàng mỗi tháng. Nếu con số này không thay đổi trong một quý, hãy quay lại Bước 6
- Tỷ lệ sử dụng thời gian tính phí theo vai trò: Tỷ lệ phần trăm số giờ có sẵn được ghi vào hóa đơn. Chỉ số này cho biết thời gian đó được dành cho công việc của khách hàng hay chỉ dành cho các công việc quản trị viên khác
- Số đơn đặt hàng thay đổi được ghi nhận: Có bao nhiêu đơn đặt hàng nằm ngoài phạm vi dự án đã được định giá. Đây là chỉ số đánh giá mức độ tuân thủ phạm vi dự án, giúp phân biệt các công ty quảng cáo biết tận dụng biên lợi nhuận với những công ty phải chịu lỗ do vượt phạm vi.
Tỷ lệ sử dụng cần có một mục tiêu cụ thể thay vì một con số mơ hồ. Quy trình lập kế hoạch sức chứa của công ty là nơi mục tiêu đó được thiết lập một cách trung thực, và thói quen phân bổ nguồn lực tổng thể sẽ quyết định liệu mục tiêu đó có được duy trì hay không.
Mẹo chuyên nghiệp: Hàng tháng, hãy trình bày số lợi nhuận cho nhóm. Mọi người sẽ bảo vệ những gì họ có thể nhìn thấy. Một bảng điều khiển được cập nhật ngay khi công việc hoàn thành sẽ tạo động lực hơn so với một báo cáo quý mà không ai đọc cho đến khi có cuộc họp toàn thể.
Nên chọn công cụ nào để tự động hóa hoạt động của công ty quảng cáo
Bốn cấp độ, cùng với số lượng nhân sự và một vấn đề cấp bách sẽ quyết định bạn nên chọn giải pháp nào.
| Thiết lập | Các công cụ được đề cập | Giá | Nên áp dụng khi |
|---|---|---|---|
| Bảng tính + trình kết nối | Airtable hoặc Google Trang tính, được kết nối với Make hoặc Zapier | Tổng cộng $20–$70/tháng | Dưới 8 người. Chỉ cần một người là có thể nắm rõ toàn bộ quy trình trong đầu |
| Nền tảng công việc | ClickUp, monday.com, Asana, Productive | 7–25 USD/người dùng được cấp phép/tháng | Nếu có hơn 10 người, hoặc bạn không thể xác định được những hợp đồng cố định nào mang lại lợi nhuận |
| Các giải pháp riêng lẻ | Harvest, Float, Filestage | 7–20 USD/người dùng được cấp phép/tháng, tùy theo từng công cụ | Một vấn đề cấp bách đến mức cần được giải quyết triệt để: thời gian, nguồn lực hoặc quá trình đánh giá sáng tạo khi xử lý khối lượng lớn |
| Tầng chiến dịch của khách hàng | HubSpot, Klaviyo, GoHighLevel | Mở rộng quy mô theo số lượng khách hàng tiềm năng | Tách biệt chi phí mua hàng. Điều này tự động hóa quy trình chuyển đổi của khách hàng, chứ không phải lợi nhuận của bạn |
Ba phần đầu tiên là nơi diễn ra các hoạt động nội bộ của bạn. Dưới đây là cách thức hoạt động “trong hệ thống ghi chép chính thức” được thể hiện qua ba thiết lập chính:
Nền tảng làm việc: Mọi thứ đều được quản lý trong cùng một hệ thống: các quy trình tự động hóa, công việc, ghi chép thời gian và báo cáo. Một biểu mẫu tiếp nhận sẽ tạo ra dự án. Việc thay đổi trạng thái sẽ kích hoạt quy trình phê duyệt. Bảng điều khiển (Dashboard) sẽ trích xuất dữ liệu lợi nhuận từ các công việc và ghi chép thời gian mà hệ thống đã lưu trữ sẵn.
Bảng tính + trình kết nối: Hệ thống tự động hóa sẽ ghi lại dữ liệu vào cùng một cơ sở dữ liệu Airtable hoặc Google Trang tính mà nhóm kiểm tra hàng ngày. Mỗi lần bài nộp/gửi biểu mẫu đăng ký mới sẽ tạo ra một hàng trong bảng theo dõi dự án chính, chứ không phải trong một công cụ riêng biệt. Các thay đổi trạng thái, nhật ký thời gian và liên kết đến sản phẩm hoàn thành đều được lưu trữ trong cùng một cơ sở dữ liệu đó. Nhiệm vụ của Zap là đẩy dữ liệu vào bảng tính, chứ không bao giờ lưu trữ dữ liệu chỉ tồn tại trong lịch sử của Zap. Ghi chú: Nếu hệ thống tự động hóa của bạn chạy trên Airtable, hãy theo dõi các thay đổi về giá cả và gói dịch vụ sau khi Airtable được Bending Spoons mua lại.
Giải pháp chuyên biệt: Chọn một công cụ làm nguồn dữ liệu duy nhất cho từng loại dữ liệu. Dữ liệu về thời gian được lưu trữ trong Harvest. Dữ liệu về nguồn lực được lưu trữ trong Float. Nếu công cụ báo cáo của bạn cần dữ liệu đó, nó sẽ lấy từ các nguồn này thông qua API thay vì lưu trữ bản sao riêng.
3 ví dụ về tự động hóa tại các công ty quảng cáo trên các mô hình dịch vụ khác nhau
Việc một công ty quảng cáo tự động hóa quy trình nào trước tiên phụ thuộc vào dịch vụ mà khách hàng đang mua. Các công ty chuyên về nội dung và SEO tự động hóa quy trình tiếp nhận yêu cầu vì khối lượng công việc đến từ bản tóm tắt yêu cầu. Các studio thương hiệu và sáng tạo tự động hóa quy trình phê duyệt, vì dòng thời gian thường bị chậm trễ giữa các giai đoạn xem xét. Các nhóm chuyên về hiệu suất và truyền thông trả phí tự động hóa việc tổng hợp báo cáo, vì dữ liệu là thời gian thực và sản phẩm đầu ra chính là việc phân tích dữ liệu đó.
Bảy bước này áp dụng cho cả ba mô hình. Điều thay đổi là ranh giới: một công ty nội dung vạch ranh giới này gần với sản phẩm đầu ra hơn so với một studio thương hiệu, bởi vì sản phẩm đầu ra ở đây là nội dung văn bản.
Dưới đây là cách thức đó được áp dụng trong thực tế.
1. Công ty chuyên về nội dung và SEO với 15 nhân viên
Một biên tập viên điều hành phụ trách việc giao sản phẩm cho tám hợp đồng dài hạn đang diễn ra đồng thời. Mỗi khách hàng nhận được lịch nội dung hàng tháng, bản tóm tắt được lập bản đồ từ khóa, bản nháp, bản sửa đổi và báo cáo hiệu suất. Khối lượng công việc lớn, cấu trúc sản phẩm giao nộp lặp đi lặp lại, và lợi nhuận phụ thuộc hoàn toàn vào tốc độ mà bản tóm tắt chuyển từ phạm vi đã ký kết sang trang đã xuất bản. Tự động hóa được áp dụng ở đây:
- Từ tiếp nhận yêu cầu đến lập bản tóm tắt: Biểu mẫu phạm vi công việc hàng tháng tạo ra một công việc cho mỗi bài viết được đặt hàng, mỗi công việc đã được điền sẵn từ khóa mục tiêu, số từ và ngày đáo hạn, sau đó phân công tác giả dựa trên lịch sử chủ đề thay vì dựa vào người nào còn thời gian rảnh
- Trạng thái hiển thị cho khách hàng: Bảng điều khiển hiển thị vị trí của tất cả 20 bản thảo cùng lúc, do đó việc khách hàng kiểm tra một bản thảo sẽ không khiến trình chỉnh sửa phải tốn công trả lời
- Tạo báo cáo: Dữ liệu về lưu lượng truy cập và thứ hạng được tự động điền vào bố cục báo cáo. Một chuyên gia chiến lược sẽ viết phần phân tích và đề xuất các bước tiếp theo
- Theo dõi thời gian: Việc sử dụng các đồng hồ bấm giờ riêng biệt cho các công đoạn viết, chỉnh sửa và lập chiến lược cho thấy chỉnh sửa thường là khâu khiến lợi nhuận bị hao hụt, bởi vì một bản nháp sơ sài cũng đòi hỏi các chuyên gia cấp cao phải dành nhiều giờ để chỉnh sửa
Ranh giới quan trọng: Trí tuệ nhân tạo (AI) soạn thảo bản tóm tắt nội dung dựa trên nhóm từ khóa và phân tích đối thủ cạnh tranh. Tuy nhiên, chuyên gia chiến lược vẫn là người quyết định góc tiếp cận, điểm khác biệt và những nội dung không nên đề cập. Khách hàng trả tiền cho sự đánh giá chuyên môn về nội dung, chứ không phải mật độ từ khóa.
Điểm khác biệt ở đây là: Bản thân sản phẩm đầu ra là nội dung văn bản, do đó ranh giới giữa tự động hóa và sự tinh tế gắn liền với công việc hơn so với bất kỳ mô hình nào khác. Tự động hóa quá trình biên tập và báo cáo. Nếu tự động hóa các quyết định biên tập, cuối cùng bạn sẽ gửi cùng một góc nhìn cho hai khách hàng.
2. Công ty sáng tạo và xây dựng thương hiệu với 25 nhân viên
Một giám đốc sáng tạo phụ trách sáu dự án thương hiệu diễn ra đồng thời. Mỗi dự án đều trải qua các giai đoạn: khám phá, phát triển ý tưởng, hai hoặc ba vòng đánh giá nội bộ, buổi trình bày cho khách hàng, các lần chỉnh sửa và bàn giao sản phẩm cuối cùng. Công việc này đòi hỏi sự tương tác cao nhưng khối lượng thấp. Lợi nhuận bị thất thoát không phải do tốc độ sản xuất mà do các chu kỳ chỉnh sửa không được tính phí và phạm vi công việc bị lệch khỏi kế hoạch vì không ai ghi chép lại yêu cầu của khách hàng. Tự động hóa phát huy tác dụng ở đây:
- Quy trình phê duyệt: Chuỗi quy trình bao gồm từ copywriter đến giám đốc sáng tạo, đến người phụ trách khách hàng và cuối cùng là khách hàng; và việc tự động hóa buộc bạn phải cam kết tuân thủ thứ tự này bằng văn bản – điều mà một studio có 25 nhân viên thường chưa bao giờ thực sự thống nhất được
- Ghi chép thay đổi phạm vi công việc: Mỗi yêu cầu của khách hàng nằm ngoài phạm vi công việc sẽ được ghi vào một biểu mẫu có ghi thời gian, gắn thẻ dự án và được đưa vào hệ thống theo dõi các yêu cầu thay đổi. Giám đốc tài khoản sẽ tham chiếu thông tin này trong lần kiểm tra tiến độ tiếp theo kèm theo ngày tháng cụ thể
- Khung dự án: Một chiến dịch tương tác thương hiệu mới sẽ tự động tạo ra cấu trúc thư mục đầy đủ, các công việc trên bảng cảm hứng, danh sách kiểm tra giao tài sản và dòng thời gian từ một mẫu duy nhất
- Theo dõi các lần sửa đổi: Mỗi vòng phản hồi từ khách hàng sẽ trở thành một công việc có phiên bản kèm theo phản hồi, nhờ đó không ai phải lục lọi các chủ đề email để tìm xem yêu cầu thực tế là gì
Ranh giới quan trọng: Trí tuệ nhân tạo (AI) hỗ trợ các công việc sản xuất ban đầu: điều chỉnh kích thước tài nguyên, tạo các biến thể bố cục, và lắp ghép các trang hướng dẫn phong cách từ các yếu tố đã được phê duyệt. Giám đốc sáng tạo vẫn là người chịu trách nhiệm về ý tưởng, định hướng nghệ thuật và cách trình bày công việc. Không có khách hàng nào chi $80K cho một dự án tái định vị thương hiệu lại muốn biết rằng chính một cỗ máy đã chọn bảng màu sắc.
Điểm khác biệt ở đây là: Quy trình phê duyệt dài hơn và phức tạp hơn so với bất kỳ mô hình nào khác, do đó lợi ích lớn nhất nằm ở khâu định tuyến. Một công ty nội dung thường tự động hóa quy trình tiếp nhận đầu tiên. Một công ty thương hiệu thường tự động hóa quy trình phê duyệt đầu tiên. Khoảng thời gian ba ngày trôi qua giữa giai đoạn đánh giá nội bộ và buổi trình bày cho khách hàng hiếm khi chỉ tốn đúng ba ngày. Khoảng thời gian này chính là lúc các bên liên quan đưa ra ý kiến mới, và dự án phải chịu một vòng chỉnh sửa mà không ai dự tính trước, trong khi phí dịch vụ vẫn giữ nguyên.
3. Công ty chuyên về hiệu suất và quảng cáo trả phí với 12 nhân viên
Một trưởng bộ phận truyền thông quản lý các tài khoản hợp đồng cố định thông qua một nhóm gồm các chuyên viên mua quảng cáo, chuyên viên phân tích và một chuyên gia chiến lược. Công việc diễn ra với chu kỳ nhanh: quyết định ngân sách hàng ngày, tối ưu hóa hàng tuần và báo cáo hàng tháng. Khối lượng công việc rất lớn, dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, và kết quả công việc được đo lường bằng các số mà khách hàng đã có sẵn.
Câu hỏi về biên lợi nhuận không phải là “Chúng ta có thể sản xuất điều này nhanh hơn không?”, mà là “Chúng ta có thể chứng minh giá trị của quá trình tư duy đằng sau những số không?”. Tự động hóa nằm ở điểm này:
- Tạo báo cáo: Dữ liệu từ nền tảng (chi phí, ROAS, CPA, hiệu suất nội dung quảng cáo) được tự động nhập vào mẫu báo cáo có sẵn. Chuyên viên phân tích sẽ viết phần phân tích: những gì đã xảy ra, lý do tại sao, và những thay đổi cần thực hiện trong tháng tới
- Theo dõi thời gian theo tài khoản và loại công việc: Các bộ đếm thời gian phân tách các hoạt động như lập chiến lược, tối ưu hóa, họp bàn ý tưởng sáng tạo và giao tiếp với khách hàng. Nhờ đó, nhóm có thể biết được những tài khoản nào mang lại lợi nhuận ở cấp độ công việc cụ thể, chứ không chỉ ở mức phí cố định.
- Cảnh báo tiến độ ngân sách: Tự động hóa sẽ cảnh báo ngay vào thứ Tư nếu bất kỳ tài khoản nào có xu hướng vượt quá hoặc thấp hơn ngân sách hơn 10%, trước khi khách hàng tự phát hiện trên bảng điều khiển của họ
- Các công việc quản trị viên định kỳ: Việc thiết lập lại phí duy trì, danh sách kiểm tra chất lượng (QA) khi ra mắt tài khoản mới và quy trình tiếp nhận tài khoản mới đều được thực hiện tự động dựa trên các mẫu có sẵn
Ranh giới quan trọng: Trí tuệ nhân tạo (AI) đưa ra các đề xuất tối ưu hóa dựa trên dữ liệu từ nền tảng. Tuy nhiên, người mua quảng cáo vẫn là người quyết định có thực hiện hay không. Một đề xuất có vẻ đúng khi xem xét tổng thể có thể lại không phù hợp với khách hàng có các quy tắc an toàn thương hiệu hoặc mô hình theo mùa mà mô hình AI chưa từng gặp trước đây.
Điểm khác biệt ở đây là: Khách hàng có quyền truy cập vào các bảng điều khiển giống như bạn. Họ có thể xem chi tiêu và tỷ lệ chuyển đổi. Vì vậy, sản phẩm đầu ra không phải là dữ liệu. Đó là việc phân tích và định hướng hành động tiếp theo. Tự động hóa bố cục báo cáo là an toàn. Tự động hóa việc trình bày kết quả mới là nguyên nhân khiến mất tài khoản.
Cách sử dụng ClickUp để tự động hóa hoạt động của công ty
ClickUp tích hợp quản lý dự án, theo dõi thời gian, tài liệu, tự động hóa và báo cáo trong một hệ thống duy nhất. Quy trình từ giai đoạn tiếp nhận dự án đến bảng điều khiển lợi nhuận được kết nối liền mạch mà không cần xuất dữ liệu giữa các công cụ.
Khác với trí tuệ nhân tạo (AI) trong cuộc hội thoại chỉ dừng lại ở việc đưa ra câu trả lời, một hệ thống tự động hóa có thể xử lý toàn bộ quy trình làm việc từ đầu đến cuối. Dưới đây là cách xây dựng hệ thống này trong ClickUp mà không cần viết mã:
Quy trình làm việc sẽ diễn ra như thế nào khi không có khoản chi phí nào thoát ra khỏi nền tảng:
- Biến biểu mẫu đăng ký thành một dự án đã được thiết lập sẵn đầy đủ. Khi biểu mẫu ClickUp được gửi đi, hệ thống sẽ tự động tạo dự án và áp dụng mẫu có sẵn: cấu trúc thư mục, các công việc con, người được giao, ước lượng thời gian và các Trường Tùy chỉnh sẽ được điền tự động chỉ với một thao tác kích hoạt. Không có quản lý dự án nào phải tái tạo lại mọi thứ từ trí nhớ
- Phát hiện vấn đề về nhân sự trước khi tuần làm việc bắt đầu. Chế độ xem Khối lượng công việc so sánh ước lượng thời gian với lịch làm việc và sức chứa của từng nhân viên theo ngày, tuần hoặc tháng, giúp bạn dễ dàng điều chỉnh lại trước Monday
- Ghi nhận thời gian thực hiện công việc, sau đó khóa lại để lập hóa đơn. Hệ thống theo dõi thời gian tích hợp (Native Time Tracking) hoạt động trực tiếp trên chính công việc đó. Trung tâm Bảng chấm công (Timesheets Hub) bổ sung các bước nộp, xem xét, phê duyệt và khóa, nhờ đó dữ liệu lợi nhuận được đảm bảo chính xác ngay từ nguồn.
- Chuyển công việc giữa các bước mà không cần thông báo kiểm tra trạng thái. Các quy trình tự động hóa của ClickUp được kích hoạt khi có thay đổi trạng thái: phân công lại, thông báo hoặc tạo công việc tiếp theo. Hơn 100 mẫu có sẵn đáp ứng các mô hình làm việc phổ biến của các công ty. Một “Siêu Đại lý” (Super Agent) còn làm được nhiều hơn thế: nó phân tích dữ liệu xuyên suốt các dự án, nhận diện các mô hình (ví dụ: cảnh báo “mở rộng phạm vi” khi các công việc xuất hiện ngoài khuôn khổ mẫu ban đầu) và tạo ra kết quả đầu ra để con người phê duyệt.
- Hãy xem lợi nhuận gộp như một sản phẩm phụ của công việc. Bảng điều khiển ClickUp tổng hợp tất cả các chi tiết này thành các số lợi nhuận gộp cho từng khách hàng. Hãy đặt một câu hỏi bằng ngôn ngữ thông thường cho Thẻ AI (‘hợp đồng nào có lợi nhuận gộp giảm xuống dưới 30% trong tháng này?’) và nhận câu trả lời mà không cần phải tạo bộ lọc.
Giới hạn:
- Độ chính xác của khối lượng công việc phụ thuộc hoàn toàn vào các ước tính trong mẫu của bạn, vì vậy hãy coi những ước tính đó là dữ liệu đầu vào thực sự cho quá trình lập kế hoạch, chứ không phải là trường cần điền sau này
- Các bảng điều khiển lấy dữ liệu từ chính ClickUp: công việc, mục nhập thời gian, Trường Tùy chỉnh. Các chỉ số từ nền tảng bên ngoài (chi phí quảng cáo, ROAS, phiên truy cập GA) cần tích hợp hoặc nhập liệu thủ công để hiển thị cùng với các số liệu nội bộ. Ví dụ về báo cáo quảng cáo trả phí ở trên vẫn cần một trình kết nối để đẩy dữ liệu từ nền tảng vào trước khi bảng điều khiển có thể hiển thị nó
Bỏ qua nếu: Công ty của bạn có dưới tám nhân viên và việc phối hợp diễn ra thông qua cuộc hội thoại thay vì theo quy trình. Với kích thước như vậy, việc cài đặt một bảng tính được kết nối với công cụ tích hợp sẽ rẻ hơn và nhanh hơn.
Phù hợp nhất với: Các công ty quảng cáo mà lợi nhuận bị thất thoát giữa các bước (từ tiếp nhận dự án đến khởi động, từ thực hiện đến lập hóa đơn) và hiện tại không ai có thể xác định được khách hàng nào mang lại lợi nhuận ở cấp độ công việc hoặc hợp đồng cố định.
Bắt đầu từ đâu trong tuần này
Chọn một hạng mục: tiếp nhận dự án, theo dõi thời gian hoặc tổng hợp báo cáo. Thiết lập hệ thống, chỉ định người chịu trách nhiệm và quyết định xem số giờ thu hồi sẽ được chuyển thành sức chứa, công việc chuyên sâu hay lợi nhuận trực tiếp. Nếu biên lợi nhuận của dự án không thay đổi trong một quý, điều đó có nghĩa là số giờ đó đã được phân bổ vào một hạng mục mà bạn không lựa chọn.
Điều duy nhất phá vỡ quy trình này là một quy trình làm việc cứng nhắc không có lối thoát. Hệ thống tiếp nhận tự động hóa xử lý 80% các yêu cầu tương tự như các yêu cầu trước đó, nhưng 20% còn lại mới là yếu tố quyết định việc giành được hay mất đi tài khoản. Nếu khách hàng không thể liên hệ trực tiếp với nhân viên mà không cần hiểu rõ hệ thống nội bộ của bạn, thì không có lối thoát nào cho các trường hợp ngoại lệ.
Cùng một logic cũng áp dụng cho sản phẩm đầu ra: ngay khi khách hàng gọi một sản phẩm đầu ra là “chung chung” hoặc “theo mẫu”, điều đó có nghĩa là đã có sự vượt ranh giới. Hoặc là AI đã can thiệp vào một khía cạnh mà nó không nên can thiệp, hoặc là bước kiểm duyệt của con người đã trở thành một thủ tục hình thức. Hãy khôi phục lại ngay lập tức.
Kết luận: Nếu tự động hóa việc ra quyết định, bạn sẽ mất khách hàng. Nếu để các hoạt động vận hành theo cách thủ công, bạn sẽ mất lợi nhuận. Làm đúng ngay từ đầu, và khoảng cách sẽ bắt đầu thu hẹp từ phía duy nhất mà không ai phải điều chỉnh giá cả.
ClickUp quản lý toàn bộ quy trình làm việc của bạn trong một hệ thống duy nhất, đảm bảo không có sự cố nào xảy ra giữa các bước. Bắt đầu dùng thử miễn phí tại đây.
Các câu hỏi thường gặp về tự động hóa trong các công ty tiếp thị
Sự khác biệt giữa tự động hóa tiếp thị và tự động hóa hoạt động của công ty tiếp thị là gì?
Tự động hóa tiếp thị điều hành các hoạt động tiếp thị mà bạn cung cấp cho khách hàng. Nó bao gồm chuỗi email, chấm điểm khách hàng tiềm năng và đặt giá thầu quảng cáo trong các công cụ như HubSpot hoặc Klaviyo. Tự động hóa hoạt động của công ty tiếp thị điều hành chính công ty của bạn: tiếp nhận, xác định phạm vi, phân bổ nguồn lực, phê duyệt, theo dõi thời gian và lập hóa đơn. Phần đầu tiên là phần có thể tính phí và tiếp xúc trực tiếp với khách hàng; phần thứ hai là nơi lợi nhuận của công ty có thể bị thất thoát. Việc nhầm lẫn giữa hai phần này là lý do tại sao các công ty tự động hóa các sản phẩm đầu ra hiển thị và để nguyên các chi phí chung mang lại lợi nhuận.
Chi phí để tự động hóa hoạt động của công ty là bao nhiêu?
Việc tự động hóa hoạt động của công ty tiếp thị có phạm vi chi phí dao động từ gần 0 đến vài trăm đô la mỗi tháng cho mỗi người dùng được cấp phép, tùy thuộc vào phương pháp tiếp cận. Một bảng tính cộng với một trình kết nối (Google Trang tính/Airtable với Zapier hoặc Make) có chi phí khoảng 20–50 đô la/tháng. Các giải pháp điểm (Harvest, Float, Filestage) tính phí theo từng công cụ. Một nền tảng làm việc duy nhất (ClickUp, Asana, Monday.com, Teamwork, Productive) giúp hợp nhất chi phí nhưng lại tốn thêm thời gian di chuyển dữ liệu. Chi phí thực sự nằm ở việc duy trì và triển khai, chứ không phải phí bản quyền; một hệ thống tự động hóa không được duy trì sẽ tốn kém hơn số tiền nó tiết kiệm được.
Mất bao lâu để tự động hóa quy trình làm việc của một công ty?
Hãy dành ra hai tuần chỉ để kiểm tra xem các giờ làm việc không tính phí thực sự được sử dụng vào đâu trước khi tự động hóa bất kỳ quy trình nào. Một quy trình công việc đơn lẻ (tiếp nhận dự án, ghi nhận thời gian hoặc tổng hợp báo cáo) có thể được triển khai trong vòng vài ngày trên nền tảng bảng tính thiết lập kết hợp với công cụ kết nối. Việc chuyển đổi hoàn toàn sang nền tảng công việc mới thực tế sẽ mất vài tuần, bởi rủi ro là hệ thống chỉ được áp dụng một nửa, dẫn đến các bảng điều khiển hiển thị thông tin sai lệch. Hãy tự động hóa một hạng mục, chứng minh hiệu quả, rồi mới mở rộng.
Liệu có thể tự động hóa việc lập báo cáo cho khách hàng mà không làm giảm chất lượng không?
Đúng vậy, hãy tự động hóa quá trình tổng hợp, nhưng vẫn giữ phần phân tích do con người thực hiện. Hãy để nền tảng trích xuất số liệu và xây dựng bố cục (ClickUp bảng điều khiển, AgencyAnalytics), sau đó giao cho một chuyên gia chiến lược cụ thể viết phần phân tích và ký tên. Các báo cáo được tạo ra từ hệ thống sẽ mang lại cảm nhận khác biệt so với những báo cáo được phân tích rõ ràng bởi con người, ngay cả khi dữ liệu hoàn toàn giống nhau. Khách hàng trả tiền cho phần phân tích chuyên sâu này.
Việc cần làm là thông báo cho khách hàng rằng mình đang sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) hoặc tự động hóa không?
Hãy chủ động nêu rõ tên. Các công ty công khai các bước được hỗ trợ bởi AI trong bản mô tả công việc sẽ ít phải đối mặt với những câu hỏi khó xử sau này. Điều này cung cấp cho bạn cơ sở để giải thích tại sao giá cả phản ánh sự đánh giá thay vì số giờ làm việc. Hãy giữ tên của một người cụ thể trên mọi tài liệu dành cho khách hàng và thiết lập một quy trình ngoại lệ để khách hàng luôn có thể liên hệ trực tiếp với một người và bỏ qua quy trình làm việc tự động. Niềm tin sẽ tồn tại trong bối cảnh tự động hóa khi trách nhiệm giải trình vẫn hiển thị; nó sẽ bị xói mòn khi mọi thứ trở nên ẩn danh.
Liệu trí tuệ nhân tạo (AI) có thay thế các công ty tiếp thị không?
Trí tuệ nhân tạo (AI) đang tối ưu hóa công việc thực thi thay vì thay thế các công ty quảng cáo, dù nó tạo áp lực lên những ai cung cấp dịch vụ sản xuất đã trở nên phổ thông. AI đang tạo ra nhu cầu mới về chiến lược, tái thiết kế quy trình làm việc và phát triển hệ thống tự động hóa, đồng thời thu hẹp không gian cho các công việc như viết lách, phân tích và khám phá thiết kế. Rủi ro nằm ở các dịch vụ thực thi không có điểm khác biệt, được tính phí theo giờ. Các công ty quảng cáo cung cấp sự đánh giá chuyên môn, kiến thức chuyên sâu về ngành và trách nhiệm giải trình đang nắm giữ vị trí vững chắc, chứng minh tại sao việc duy trì các khía cạnh này do con người đảm nhận lại quan trọng đến vậy.