Khi các công việc giao dịch nhân sự tiêu tốn cả ngày của bạn, những việc quan trọng như chương trình giữ chân nhân viên, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và phát triển nhân tài sẽ bị đẩy sang "ngày nào đó".
Đây không phải là sự thất bại về năng suất cá nhân, mà là sự thất bại của hệ thống.
Hầu hết các nhóm nhân sự dành phần lớn thời gian cho các công việc quản trị có thể tự động hóa: trả lời các câu hỏi về chính sách lặp đi lặp lại, theo dõi phê duyệt hoặc cập nhật bảng tính thủ công.
Điều này khiến gần như không còn sức chứa để thực hiện các công việc chiến lược thực sự ảnh hưởng đến việc giữ chân nhân viên và văn hóa doanh nghiệp.
Bài viết này hướng dẫn bạn cách lấy lại thời gian đó bằng cách tự động hóa các quy trình HR lặp đi lặp lại, xây dựng hệ thống kiến thức tự phục vụ và sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để xử lý các công việc giao dịch, giúp nhóm của bạn tập trung vào những việc cần làm mà con người làm tốt nhất.
Thuế quản trị viên nhân sự là gì?
Thuế hành chính nhân sự là tổng thời gian và công sức mà nhóm của bạn dành cho các công việc quản trị lặp đi lặp lại, có giá trị thấp.
Đó là chu kỳ vô tận của việc xử lý thủ công các yêu cầu nghỉ phép, theo dõi phê duyệt và cập nhật hệ thống HRIS, vốn nhanh chóng trở nên lỗi thời. Gánh nặng này ảnh hưởng đến mọi người trong bộ phận nhân sự, từ các điều phối viên bị ngập trong hộp thư đến các giám đốc không thể tìm được thời gian rảnh để lập kế hoạch lực lượng lao động chiến lược.
Dưới đây là một số nguyên nhân chính gây ra thuế quản trị viên nhân sự:
- Xử lý yêu cầu nghỉ phép: Kiểm tra lịch trình thủ công và liên hệ với quản lý để phê duyệt một yêu cầu đơn giản.
- Các câu hỏi về đăng ký phúc lợi: Trả lời các câu hỏi như “Khi nào là thời gian đăng ký phúc lợi?” và “Tôi có thể tìm danh sách nhà cung cấp ở đâu?” hàng chục lần mỗi mùa thu.
- Tài liệu tuân thủ: Tìm kiếm các bản xác nhận đã ký và chứng chỉ đào tạo trên nhiều hệ thống khác nhau trong quá trình kiểm toán.
- Hồ sơ onboarding: Đang theo dõi trạng thái hoàn thành của các biểu mẫu I-9 và biểu mẫu chuyển khoản trực tiếp cho mỗi nhân viên mới và gửi các lời nhắc nhở.
- Giải thích chính sách: Lặp lại cùng một giải thích về chính sách nghỉ thai sản, báo cáo chi phí hoặc chính sách công việc tại nhà hàng tuần.
Điều này dẫn đến tình trạng "Work Sprawl" nghiêm trọng. Đây là tình huống phổ biến khi các nhóm lãng phí hàng giờ để tìm kiếm thông tin cần thiết, chuyển đổi giữa các ứng dụng và tìm kiếm tệp tin trên nhiều nền tảng khác nhau. Thông tin quan trọng mà bạn cần có thể được phân tán trong email, chuỗi trò chuyện, ổ đĩa chia sẻ hoặc thậm chí trong ghi chú cá nhân của ai đó.
Chi phí ẩn của công việc quản trị nhân sự
Chi phí thực sự của thuế hành chính nhân sự không chỉ dừng lại ở số giờ bị mất trên đồng hồ—các nhà lãnh đạo kinh doanh dành hơn 10 giờ mỗi tuần cho công tác hành chính nhân sự phải chịu thiệt hại $171,997 về năng suất mỗi năm.
Vấn đề này xuất hiện ở ba lĩnh vực quan trọng mà các tổ chức thường không đo lường được, gây cản trở cho toàn bộ hoạt động kinh doanh. Khi nhóm nhân sự của bạn bị mắc kẹt trong chế độ phản ứng, hậu quả sẽ lan rộng ra toàn bộ tổ chức.
Chi phí cơ hội chiến lược
Mỗi giờ nhóm của bạn dành cho các công việc quản trị viên lặp đi lặp lại là một giờ họ không thể dành cho các công việc có tác động lớn như giữ chân nhân tài hàng đầu, huấn luyện quản lý hoặc cải thiện trải nghiệm của nhân viên. Tài năng quản lý nhân sự quý giá nhất của bạn đang bị dành cho các công việc có thể tự động hóa, khiến kỹ năng chiến lược của họ không được khai thác.
Trải nghiệm nhân viên bị suy giảm
Khi nhân viên phải đối mặt với phản hồi chậm chạp đối với các yêu cầu nghỉ phép đơn giản, câu hỏi về phúc lợi hoặc giải thích chính sách, điều này gây ra sự bất mãn và thất vọng. Việc phải chờ ba ngày cho một quy trình phê duyệt đơn giản làm suy giảm niềm tin của họ vào bộ phận nhân sự và khiến công ty trông có vẻ kém hiệu quả.
Mệt mỏi và tỷ lệ nghỉ việc trong lĩnh vực nhân sự
Các vai trò có nhiều công việc quản trị là con đường nhanh chóng dẫn đến sự mất động lực của chính những chuyên gia chịu trách nhiệm thúc đẩy sự gắn kết trong tổ chức. Điều này tạo ra một chu kỳ – vấn đề giữ chân nhân viên trong chính nhóm được giao nhiệm vụ giải quyết vấn đề giữ chân nhân viên.
Tính chất bắt buộc và liên tục của việc chuyển đổi ngữ cảnh trong các hoạt động nhân sự hiện nay nhanh chóng tích tụ, gia tăng gánh nặng quản trị viên đồng thời đẩy nhanh quá trình kiệt sức.
📮 ClickUp Insight: 83% nhân viên làm việc với kiến thức chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp trong nhóm. Tuy nhiên, gần 60% thời gian làm việc của họ bị lãng phí do phải chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin.
Với không gian làm việc AI tích hợp như ClickUp, quản lý dự án nhân sự, tin nhắn, email và trò chuyện của bạn đều được tập trung tại một nơi! Dưới đây là cách nó có thể đẩy nhanh quy trình làm việc nhân sự của bạn, bắt đầu từ quá trình onboarding!
📮 ClickUp Insight: 83% nhân viên làm việc với kiến thức chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp trong nhóm. Tuy nhiên, gần 60% thời gian làm việc của họ bị lãng phí do phải chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin.
Với không gian Làm việc AI tích hợp như ClickUp, quản lý dự án nhân sự, tin nhắn, email và trò chuyện của bạn đều được tập trung tại một nơi! Dưới đây là cách nó có thể đẩy nhanh quy trình làm việc nhân sự của bạn, bắt đầu từ quá trình onboarding!
Các chiến lược để giảm bớt gánh nặng hành chính nhân sự
Giảm thuế quản trị viên cho nhóm của bạn không đòi hỏi một sự thay đổi lớn và lý thuyết.
Bắt đầu với các phương pháp thực tiễn, có thể triển khai, có mục tiêu tập trung vào các nhóm công việc hành chính gây tốn kém. Khóa là kết hợp quy trình thông minh với công cụ phù hợp, biến công việc thủ công phiền phức thành các quy trình tự động hóa hiệu quả. ✨
Tự động hóa yêu cầu nghỉ phép và theo dõi tuân thủ.
Xử lý yêu cầu thủ công là nguyên nhân chính gây ra phiền toái quản trị, tạo ra các điểm nghẽn, lỗi và sự bực bội cho cả nhân viên và quản lý. Giải pháp đầu tiên để đối phó với công việc lặp đi lặp lại này là tự động hóa quy trình làm việc cho nhân sự. Nó loại bỏ quá trình trao đổi liên tục giữa yêu cầu và quyết định.
Ngừng quản lý yêu cầu nghỉ phép qua chuỗi email lộn xộn và bắt đầu sử dụng quy trình có cấu trúc, tự động hóa. Toàn bộ quy trình trở nên liền mạch với ClickUp:
- Nhân viên nộp yêu cầu thông qua biểu mẫu ClickUp chuẩn hóa, đảm bảo bạn nhận được tất cả thông tin cần thiết ngay từ đầu.
- Tính năng tự động hóa ClickUp sẽ tự động chuyển yêu cầu đến người quản lý phù hợp để phê duyệt dựa trên phân công công việc của nhóm.
- Sau khi được phê duyệt, một tự động hóa khác có thể kích hoạt cập nhật lịch và thậm chí điều chỉnh số ngày nghỉ phép tự động.
- Nếu yêu cầu bị từ chối, tự động hóa có thể yêu cầu người quản lý cung cấp lý do, đảm bảo giao tiếp rõ ràng.
Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho việc bạn đang theo dõi danh sách kiểm tra tuân thủ của mình.
Thay vì phải theo dõi thủ công các chứng chỉ, gia hạn đào tạo và xác nhận chính sách, bạn có thể sử dụng các lời nhắc nhở tự động. Tạo các quy tắc tự động để gửi thông báo trước hạn chót, giao công việc theo dõi cho các mục quá hạn và ghi lại ngày hoàn thành kiểm toán để tạo ra một chuỗi kiểm toán rõ ràng bằng cách sử dụng các mẫu tự động hóa của ClickUp.
🛠️ Bộ công cụ: Sử dụng mẫu lịch nghỉ phép sẵn có của ClickUp để bắt đầu quá trình này.
Xây dựng cơ sở kiến thức nhân sự tập trung
Bạn dành bao nhiêu thời gian trong ngày để trả lời những câu hỏi lặp đi lặp lại? Hầu hết thời gian bị lãng phí này đến từ những câu hỏi mà nhân viên có thể tự trả lời nếu có hệ thống quản lý kiến thức phù hợp — nếu họ biết nơi tìm kiếm.
Giải pháp không chỉ là tạo ra nhiều tài liệu hơn; mà là tạo ra tài liệu mà mọi người có thể tìm thấy và sử dụng.
Bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách xây dựng một cơ sở kiến thức nhân sự tập trung với ClickUp Docs. Điều này cho phép bạn có một nơi duy nhất để lưu trữ tất cả các chính sách, hướng dẫn phúc lợi và quy trình làm việc tiêu chuẩn. Vì Docs được tích hợp với công việc của bạn, bạn có thể liên kết chúng trực tiếp với các công việc và quy trình làm việc.
Tổ chức kiến thức của bạn với các trang con để điều hướng trực quan:
- Lợi ích: Bảo hiểm y tế → Các bước đăng ký → Danh bạ nhà cung cấp dịch vụ y tế
- Thời gian nghỉ phép: Chính sách nghỉ phép → Lịch nghỉ lễ → Quy trình yêu cầu nghỉ phép
- Onboarding: Danh sách kiểm tra tuần đầu tiên → Truy cập hệ thống → Giới thiệu nhóm
Vì đây là tài liệu động, bạn có thể cập nhật theo thời gian thực, loại bỏ rủi ro về các phiên bản PDF lỗi thời lưu hành trong email. Khi chính sách thay đổi, bạn chỉ cần cập nhật một tài liệu, không phải 47 tệp tin rải rác.
Tốt hơn nữa, cho phép trả lời ngay lập tức các câu hỏi của nhân viên bằng cách kết nối cơ sở kiến thức này với tính năng tìm kiếm được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) của ClickUp Brain.
Tính năng này cho phép nhân viên đặt câu hỏi bằng tiếng Anh thông thường và nhận câu trả lời ngay lập tức được trích xuất trực tiếp từ tài liệu của bạn. Tính năng đơn giản này chuyển đổi trải nghiệm của nhân viên từ “gửi email cho bộ phận nhân sự và chờ đợi” sang “tìm kiếm và tìm thấy ngay lập tức”.
Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để theo dõi cảm xúc của nhân viên.
Hiểu rõ phân tích cảm xúc của nhân viên là yếu tố quan trọng đối với hoạt động nhân sự chủ động—đặc biệt khi chỉ có 21% nhân viên thực sự hào hứng với công việc.
Nhưng đây thường là một trong những việc đầu tiên bị đẩy sang một bên do gánh nặng quản trị viên hàng ngày. Khi bạn đang phân tích kết quả khảo sát thủ công hoặc tiến hành phỏng vấn khi nghỉ việc, bạn đã bị tụt hậu. Bạn cần một cách để nhận diện xu hướng trước khi chúng trở thành vấn đề.
Đây chính là lúc AI phát huy lợi thế thực sự. Phân tích các mẫu dữ liệu trong tất cả quy trình nhân sự và biến dữ liệu hàng ngày thành thông tin có giá trị với ClickUp Brain.
- Xác định xu hướng yêu cầu: Một sự gia tăng đột ngột trong các yêu cầu nghỉ phép từ một nhóm cụ thể có thể là dấu hiệu cảnh báo sớm về tình trạng kiệt sức, cho phép bạn can thiệp trước khi nó ảnh hưởng đến việc giữ chân nhân viên.
- Phân tích chủ đề phản hồi: Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể phân tích các phản hồi từ biểu mẫu ClickUp để xác định các vấn đề hoặc đề xuất phổ biến từ các câu hỏi trong cuộc khảo sát hài lòng của nhân viên.
- Phát hiện sớm các dấu hiệu cảnh báo: Bằng cách kết nối các thông tin rời rạc, trí tuệ nhân tạo (AI) có thể giúp bạn phát hiện các vấn đề trước khi chúng leo thang thành khiếu nại chính thức hoặc đơn từ chức.
Trí tuệ nhân tạo (AI) xử lý việc nhận diện mẫu quy mô lớn mà con người đơn giản là không có thời gian để làm. Điều này giúp nhóm nhân sự của bạn tập trung vào việc áp dụng các thông tin thu được thay vì chỉ tổng hợp chúng. Đây chính là hình ảnh của hoạt động quản lý nhân sự khi bạn không bị ngập trong các công việc hành chính.
🎥 Xem video tổng quan về các công cụ AI đang cách mạng hóa hoạt động nhân sự để hiểu cách các công nghệ này được áp dụng trong các tình huống thực tế của nhân sự:
Cách AI loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại trong nhân sự
Có sự khác biệt lớn giữa " quy trình tự động hóa " và "quy trình thông minh".
Tự động hóa cơ bản rất hữu ích cho việc tuân thủ các quy tắc đơn giản, đã được định sẵn. Tuy nhiên, trí tuệ nhân tạo (AI) đi một bước xa hơn bằng cách hiểu bối cảnh, cho phép nó xử lý các công việc trước đây quá phức tạp để tự động hóa.
Các câu trả lời dựa trên ngữ cảnh từ các nguồn được quản lý
Thay vì chuyển câu hỏi của nhân viên đến bộ phận nhân sự hoặc dựa vào các câu hỏi thường gặp (FAQ) tĩnh, trí tuệ nhân tạo (AI) có thể trích xuất câu trả lời trực tiếp từ các tài liệu chính sách đã được phê duyệt.
Vì phản hồi dựa trên cùng một tài liệu được kiểm soát mà bộ phận nhân sự duy trì, nó giúp giảm cả thời gian phản hồi và sự không nhất quán. Hệ thống trả lời câu hỏi, nhưng nguồn thông tin chính xác vẫn được giữ nguyên.
Tạo bản nháp có cấu trúc với sự kiểm duyệt của con người
Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể tạo ra bản nháp đầu tiên cho mô tả công việc, cập nhật chính sách, thông báo nội bộ và thông tin hướng dẫn cho nhân viên mới bằng cách tổng hợp ngôn ngữ hiện có, mẫu tài liệu và các quyết định trước đây.
Điều này không loại bỏ việc kiểm tra, nhưng nó loại bỏ công việc thiết lập lặp đi lặp lại khiến các nhóm nhân sự chậm trễ và gây ra sự khác biệt giữa các tài liệu tương tự.
Trí tuệ vận hành trong các quy trình nhân sự
Khi AI có thể hiển thị trạng thái công việc, các mối quan hệ phụ thuộc và dòng thời gian, nó có thể phát hiện các vấn đề vận hành trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
Các ví dụ bao gồm xác định các bước onboarding thường xuyên bị trì hoãn, nhấn mạnh các công việc tuân thủ sắp đến hạn, hoặc đánh dấu các quá trình chuyển giao thường xuyên gây trì hoãn. Điều này chuyển đổi hoạt động nhân sự từ việc xử lý sự cố sang quản lý chủ động.
Tại thời điểm này, hầu hết các nhóm đã đạt đến giới hạn với "AI như một trợ lý". Sự cải thiện hiệu quả thực sự chỉ đến khi AI có thể thực hiện hành động, chứ không chỉ đưa ra đề xuất.
Nơi các trợ lý AI thay đổi mô hình
Hệ thống dựa trên đại lý chuyển đổi AI từ vai trò thụ động thành một thành viên tích cực trong các quy trình làm việc. Thay vì phản hồi các yêu cầu riêng lẻ, các đại lý hoạt động liên tục theo các quy tắc, quyền truy cập và bối cảnh đã được định nghĩa.
ClickUp Super Agents được thiết kế để thực hiện công việc ở cấp độ này.
Đây là các tác nhân không cần mã, có thể tùy chỉnh, hoạt động trong không gian làm việc và có quyền truy cập vào Công việc, Tài liệu, trạng thái, bình luận và Trường Tùy chỉnh. Vì chúng hoạt động trong cùng mô hình quyền hạn với phần còn lại của hệ thống, chúng tuân thủ các giới hạn quản trị mà các nhóm nhân sự đã tin cậy.
Từ góc độ kỹ thuật, Super Agents kết hợp bốn yếu tố:
- Các sự kiện kích hoạt: Các sự kiện như thay đổi trạng thái công việc, tạo hồ sơ nhân viên mới hoặc cập nhật tài liệu.
- Hướng dẫn: Logic rõ ràng, có thể kiểm tra được, xác định những việc cần làm của nhân viên trong từng tình huống.
- Bối cảnh Không gian Làm việc: Truy cập trực tiếp vào tài liệu, chính sách, công việc và quyết định lịch sử của bộ phận nhân sự.
- Các hành động: Tạo hoặc cập nhật công việc, đăng bình luận, yêu cầu phê duyệt hoặc tóm tắt tình trạng để xem xét.
Trong các quy trình nhân sự, điều này cho phép các trường hợp sử dụng như:
- Tổ chức quy trình onboarding bằng cách tạo các công việc liên quan đến IT, cơ sở vật chất và quản lý khi có nhân viên mới được bổ nhiệm.
- Theo dõi việc xác nhận chính sách và tự động theo dõi khi hạn chót bị bỏ lỡ.
- Chuẩn bị hồ sơ phê duyệt bằng cách tổng hợp bối cảnh, quyết định trước đó và tài liệu hỗ trợ trước khi xem xét bởi con người.
- Bảo đảm tính liên tục trong quá trình chuyển giao bằng cách tóm tắt những thay đổi đã xảy ra và những việc cần thực hiện tiếp theo.
Điều quan trọng là, Super Agents không thay thế người ra quyết định. Chúng hoạt động trong phạm vi được định sẵn, chuyển giao cho con người tại các điểm phê duyệt và để lại một bản ghi chép có thể kiểm tra được về các hành động. Kết quả là thực thi liên tục các lớp công việc lặp đi lặp lại khiến nhóm chậm lại.
ClickUp Accelerator: Kích hoạt 10 HR Agents ngay từ ngày đầu tiên.
Các nhóm nhân sự có thể kích hoạt ngay lập tức các Super Agents được xây dựng sẵn, không cần mã nguồn, mà không cần công việc kỹ thuật hoặc tích hợp tùy chỉnh. Vì các Super Agents này được kết nối với các công việc, tài liệu, biểu mẫu, quy trình phê duyệt và quyền truy cập, chúng hoạt động trong các quy trình làm việc được quản lý từ ngày đầu tiên.
Dưới đây là 10 công cụ chuyên biệt cho nhân sự có thể triển khai ngay lập tức:
🤖 Trợ lý Trả lời Chính sách Nhân sự: Trả lời các câu hỏi của nhân viên bằng cách trích xuất các câu trả lời đã được phê duyệt từ sổ tay, tài liệu chính sách và cơ sở kiến thức nội bộ.
🤖 Trợ lý Tự động Hỗ trợ Onboarding: Đang theo dõi tiến độ của nhân viên mới, phân công công việc, yêu cầu tài liệu thiếu và tự động nâng cấp các trường hợp chậm trễ.
🤖 Trợ lý tuân thủ quy trình rời khỏi công ty: Đảm bảo các bước thu hồi quyền truy cập, thu hồi tài sản và lập hồ sơ được hoàn thành và ghi chép trước khi kết thúc quy trình.
🤖 Trợ lý xử lý đơn xin nghỉ phép và PTO: Xử lý các yêu cầu nghỉ phép, chuyển chúng để phê duyệt, cập nhật hồ sơ và thông báo cho các bên liên quan.
🤖 Trợ lý Điều phối Tuyển dụng: Quản lý lịch phỏng vấn, theo dõi, thu thập phản hồi và cập nhật trạng thái ứng viên.
🤖 Trợ lý Chuẩn bị Đề nghị và Hợp đồng: Xác minh các phê duyệt, xác nhận lương thưởng và tài liệu trước khi đề nghị được phát hành.
🤖 Trợ lý theo dõi đào tạo và chứng chỉ: Theo dõi việc hoàn thành đào tạo bắt buộc và nhắc nhở nhân viên hoặc quản lý trước thời hạn.
🤖 Trợ lý Chu kỳ Đánh giá Hiệu suất: Theo dõi các giai đoạn đánh giá, nhắc nhở quản lý và tổng hợp các ý kiến thành các bản tóm tắt có cấu trúc.
🤖 Trợ lý tự động xử lý hộp thư đến HR: Phát hiện các câu hỏi lặp lại và giải quyết chúng tự động, giảm số lượng phiếu yêu cầu HR đến.
🤖 HR Ops Reporting Agent: Tạo các báo cáo định kỳ về trạng thái onboarding, các vấn đề chưa giải quyết và rủi ro tuân thủ cho ban lãnh đạo.
Hãy nhớ rằng, các công cụ này không nhằm thay thế phán đoán của bộ phận nhân sự; chúng chỉ giúp giảm bớt phạm vi công việc giao dịch khiến các nhóm nhân sự không thể tập trung vào việc đó.
Các chỉ số chứng minh việc giảm thuế quản trị viên nhân sự mang lại hiệu quả
Làm thế nào để biết liệu nỗ lực giảm thuế hành chính của bạn có thực sự hiệu quả hay không?
Nếu không có đo lường, ngay cả những sáng kiến tốt nhất cũng có thể bị lãng quên vì tác động của chúng không rõ ràng. Để chứng minh rằng đầu tư của bạn vào các quy trình quản lý nhân sự tốt hơn đang mang lại kết quả, bạn cần theo dõi các chỉ số phù hợp.
Dưới đây là một số chỉ số quan trọng đang theo dõi:
Chỉ số dựa trên thời gian
- Thời gian giải quyết yêu cầu trung bình: Mất bao lâu để một yêu cầu nghỉ phép được phê duyệt?
- Thời gian phản hồi của bộ phận nhân sự: Nhân viên được trả lời câu hỏi nhanh chóng như thế nào?
- Thời gian hoàn thành quá trình onboarding: Mất bao nhiêu ngày để một nhân viên mới trở nên hoàn toàn có năng suất cao?
Chỉ số khối lượng
- Tỷ lệ áp dụng tự phục vụ: Tỷ lệ phần trăm câu hỏi về chính sách được giải đáp thông qua cơ sở kiến thức so với liên hệ trực tiếp với bộ phận nhân sự là bao nhiêu?
- Tỷ lệ sử dụng tự động hóa: Có bao nhiêu luồng yêu cầu được xử lý qua các quy trình tự động so với xử lý thủ công?
Chỉ số kết quả
- Khả năng của nhóm nhân sự: Nhóm của bạn có bao nhiêu giờ mỗi tuần dành cho các dự án chiến lược?
- Sự hài lòng của nhân viên đối với bộ phận nhân sự: Điểm số khảo sát của bạn về khả năng phản hồi và sự hỗ trợ của bộ phận nhân sự là bao nhiêu?
💡Mẹo chuyên nghiệp: Đo lường hiệu suất nhóm và tiến độ dự án chỉ với một cái nhìn thông qua Bảng điều khiển ClickUp, tạo ra một biểu diễn trực quan, tổng quan về công việc của bạn. Bảng điều khiển của bạn trở thành bằng chứng không thể chối cãi rằng việc giảm thuế quản trị trực tiếp dẫn đến những cải thiện có thể đo lường được về hiệu quả và sức chứa.
Cách bắt đầu giảm thuế quản trị nhân sự ngay hôm nay
Bạn không cần một kế hoạch chuyển đổi quy mô lớn kéo dài nhiều tháng để bắt đầu. Điều quan trọng là tạo đà với những thành công ngay lập tức mang lại giá trị cụ thể. Phương pháp tiếp cận lặp lại giúp quá trình trở nên dễ quản lý và thể hiện tiến độ nhanh chóng.
Dưới đây là cách bạn có thể thực hiện việc cần làm này với sự hỗ trợ của ClickUp. 🛠️
Các hành động trong tuần đầu tiên
- Kiểm tra thời gian: Yêu cầu các thành viên trong nhóm nhân sự theo dõi nơi họ thực sự dành thời gian trong một tuần để có được cơ sở dữ liệu rõ ràng.
- Xác định ba vấn đề chính: Xác định các công việc lặp đi lặp lại, tốn nhiều thời gian nhất đang gây ra nhiều phiền toái nhất.
- Thiết lập một quy trình tự động hóa: Bắt đầu với loại yêu cầu có khối lượng lớn nhất — thường là PTO — và xây dựng một quy trình tự động hóa đơn giản cho nó.
Ưu tiên trong tháng đầu tiên
- Tạo cơ sở kiến thức cơ bản: Ghi chép câu trả lời cho 10 câu hỏi chính sách được hỏi nhiều nhất trong ClickUp Tài liệu.
- Cấu hình tìm kiếm AI: Hướng dẫn ClickUp Brain đến tài liệu nhân sự mới của bạn để nó có thể bắt đầu trả lời các câu hỏi của nhân viên.
- Kích hoạt một trợ lý AI: Cài đặt một trợ lý AI đơn giản để xử lý các câu hỏi thường gặp của nhân viên trong một kênh trò chuyện cụ thể.
Tối ưu hóa liên tục
- Kiểm tra bảng điều khiển hàng tháng: Tìm kiếm cơ hội mới để tự động hóa dựa trên các chỉ số của bạn.
- Mở rộng cơ sở kiến thức: Thêm tài liệu mới dựa trên các câu hỏi vẫn còn xuất hiện trong hộp thư đến của nhóm.
- Tối ưu hóa quy trình làm việc: Liên tục tìm kiếm các bước thủ công trong quy trình hiện tại có thể được tự động hóa.
📖 Đọc thêm: Chấm dứt hợp đồng đáng tiếc so với không đáng tiếc: Sự khác biệt và các thực hành tốt nhất
Loại bỏ thuế quản trị viên nhân sự với ClickUp
Gánh nặng hành chính trong lĩnh vực nhân sự hiếm khi xuất phát từ một quy trình bị lỗi. Nó tích tụ khi công việc, bối cảnh và quyết định được phân tán qua quá nhiều hệ thống, buộc các nhóm phải tái tạo hiểu biết mỗi khi có sự thay đổi.
Giảm thiểu sự cản trở bắt đầu từ việc hợp nhất. Khi các dự án, tài liệu, giao tiếp và báo cáo được quản lý trong một không gian làm việc duy nhất và được kiểm soát, các công việc HR thường xuyên trở nên dễ quản lý và cải thiện hơn. Tự động hóa có thể đẩy nhanh tiến độ công việc, trí tuệ nhân tạo (AI) có thể cung cấp câu trả lời từ các nguồn được phê duyệt, và các nhóm có thể theo dõi tiến độ mà không cần phải tổng hợp thông tin thủ công.
Các nền tảng như ClickUp hỗ trợ sự chuyển đổi này bằng cách tích hợp thực thi và trí tuệ vào cùng một môi trường. Kết quả là các nhóm nhân sự có thêm thời gian để tập trung vào con người, kế hoạch và các công việc thực sự cần đến kinh nghiệm và phán đoán.
Bắt đầu miễn phí với ClickUp và giúp nhóm nhân sự của bạn lấy lại thời gian. ✅
Câu hỏi thường gặp
Mặc dù có sự khác biệt, nghiên cứu cho thấy công việc hành chính thường chiếm phần lớn thời gian của chuyên viên nhân sự, khiến ít thời gian dành cho các sáng kiến chiến lược như phát triển nhân tài hoặc lập kế hoạch giữ chân nhân viên.
Tự động hóa truyền thống tuân theo các quy tắc đã được thiết lập sẵn, trong khi các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) có khả năng hiểu bối cảnh và xử lý các công việc trước đây yêu cầu sự giải thích của con người, như trả lời các câu hỏi về chính sách hoặc xác định xu hướng cảm xúc.
Quản lý các quy trình nhân sự như quản lý yêu cầu dịch vụ, tài liệu chính sách và quy trình onboarding mà không cần sử dụng các công cụ chuyên biệt riêng lẻ bằng cách sử dụng một không gian làm việc tích hợp như ClickUp, kết hợp quản lý dự án, tài liệu và giao tiếp.
Lợi ích đầu tư bao gồm: khôi phục năng lực nhân sự cho công việc chiến lược, giải quyết yêu cầu của nhân viên nhanh hơn, giảm tình trạng kiệt sức của nhân sự và nâng cao sự hài lòng của nhân viên đối với sự phản hồi của bộ phận nhân sự.